EBP Presta Paye : externalisation de la paie

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Voici ce que propose EBP :

EXTERNALISATION DE LA PAIE DÉDIÉE AUX TPE / PME

Près de 40% des bulletins de paie édités en France comportent des anomalies liées à un manque de connaissance des législations en vigueur.
Source : Ministère du Travail

La gestion de la paie est une tâche complexe qui implique une mobilisation importante de vos équipes administratives. L’évolution rapide des règlementations et des conventions collectives rendent par ailleurs le traitement de la paye risqué et sensible.

Que vous soyez une entreprise de 10, 100 ou 500 salariés, et quelle que soit votre convention collective, EBP Presta Paye adapte ses services d’externalisation de la paye à votre secteur d’activité et votre organisation.

Nous traitons la paie d’entreprises avec des conventions collectives diverses : BTP, SYNTEC, Commerce, HCR, Droit du travail, Agricole, Automobile…

Avec EBP Presta Paye, libérez-vous de la complexité de la paye !

NOS DOMAINES DE COMPÉTENCES

UN PARTENAIRE FIABLE ET PÉRENNE

30 ans d’expertise auprès des TPE / PME
Une équipe d’experts en mécanismes de la paie
Des demandes traitées en moins de 5 heures ouvrables
Une prestation entièrement réalisée en France

TÉMOIGNAGE

"Grâce à ce service, nous ne nous préoccupons plus de la paie de notre entreprise et nous sommes assurés d’avoir des bulletins et des déclarations toujours conformes."

Magalie DHERMY - Société UG CLIM

Manuels Utilisateurs et documentation EBP :

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EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP

Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP

Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP

toutsavoirlignepme.pdf-EBP

EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Bar_Restaurant_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Batiment_2009_10_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

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Devis et Facturation Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Devis et Facturation Classic 3 Convention d’Utilisation d’EBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le 4 EBP Devis et Facturation Classic CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Devis et Facturation Classic 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Devis et Facturation Classic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : · La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis · Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Devis et Facturation Classic 7 Table des matières INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15 1.2. Les autres options ................................................................................. 15 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20 5.2. Le corps ................................................................................................. 20 5.3. Le pied ................................................................................................... 20 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22 8.2. Duplication ............................................................................................. 22 8.3. Impression des documents .................................................................... 22 8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24 11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24 11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25 12.2. Le transfert .......................................................................................... 26 8 EBP Devis et Facturation Classic 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28 LES FONCTIONS AVANCEES 29 1. L’ECHEANCIER CLIENT 29 2. LES RELANCES 29 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29 4. LES EPURATIONS 29 5. LES STATISTIQUES 29 6. EBP SAUVEGARDE 30 7. LE MENU INTERNET 30 INDEX 31 Avant de commencer EBP Devis et Facturation Classic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : · Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » · Exposez votre problème par e-mail devis.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : · Processeur : P4 2 GHz ou équivalent · Mémoire : 1 Go · Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits · Espace disque libre : 1.5 Go · Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont : · Windows XP SP2 · Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit · Windows 7 32 bit & 64 bit INSTALLATION 10 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. Comment lancer mon logiciel ? EBP Devis et Facturation Classic 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic… 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 12 EBP Devis et Facturation Classic 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : · Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). · Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. · Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. · Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : · Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code. · Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous Ecran de travail EBP Devis et Facturation Classic 13 pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus La barre de fenêtres PRISE EN MAIN 14 EBP Devis et Facturation Classic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Comment initialiser mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 15 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : · Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. · Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. · Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. · Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. · Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. · TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 16 EBP Devis et Facturation Classic 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. Comment enregistrer un client ? EBP Devis et Facturation Classic 17 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : · Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, · Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK. L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur la société de votre client. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement. PRISE EN MAIN 18 EBP Devis et Facturation Classic Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 02 Libellé : Chèque à 30 jours Type de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Mode de Règlement : Net Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. Comment saisir un devis ? EBP Devis et Facturation Classic 19 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : · L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouveau devis, · Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : · l'entête, · le corps · le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. PRISE EN MAIN 20 EBP Devis et Facturation Classic 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : · D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. · D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. · D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. · D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne) Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment créer une facture ? EBP Devis et Facturation Classic 21 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : · L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouvelle facture, · Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. PRISE EN MAIN 22 EBP Devis et Facturation Classic 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: · Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. · Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Comment saisir un acompte ? EBP Devis et Facturation Classic 23 Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : · affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, · ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 24 EBP Devis et Facturation Classic Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : · Les derniers documents, · Les devis à relancer, · Les échéances échues, · Les statistiques, · Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment transférer mes écritures en comptabilité ? EBP Devis et Facturation Classic 25 11.3. L’historique Eco Contribution Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a besoin de plusieurs renseignements : · Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ; Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . · Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ; · Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ; · Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options ; · Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du dossier. Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. PRISE EN MAIN 26 EBP Devis et Facturation Classic 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 12.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 12.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 27 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 28 EBP Devis et Facturation Classic 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’ECHEANCIER CLIENT EBP Devis et Facturation Classic 29 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 5. LES STATISTIQUES EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15 premiers. 6. EBP SAUVEGARDE EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 7. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Devis et Facturation Classic 31 Index A Accès au service technique ...................................................................................... 9 Acompte.................................................................................................................. 23 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6 Archivage ................................................................................................................ 28 Articles .................................................................................................................... 16 Avoir ....................................................................................................................... 21 C Clients ..................................................................................................................... 17 Code d'activation .............................................................................................. 11, 12 Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26 Configuration minimale ............................................................................................. 9 Corps du devis ........................................................................................................ 20 Création de dossier ................................................................................................. 12 D Date d’échéance ..................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 22 E EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30 Echéances ........................................................................................................ 18, 29 éco-contribution ...................................................................................................... 16 Ecran de travail ....................................................................................................... 13 e-mail ...................................................................................................................... 22 Entête du devis ....................................................................................................... 20 Epurations............................................................................................................... 29 Expert comptable .................................................................................................... 29 Expert Comptable ................................................................................................... 15 F Facture.................................................................................................................... 21 Facture d’acompte .................................................................................................. 23 Fonctions avancées ................................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15 INDEX 32 EBP Devis et Facturation Classic H Historique des ventes ............................................................................................. 24 Historique eco-contribution ..................................................................................... 25 I Images .................................................................................................................... 16 Impressions ............................................................................................................ 22 Initialisation du dossier ........................................................................................... 14 Installation............................................................................................................... 10 Internet.................................................................................................................... 30 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 11 M Mode de règlement ................................................................................................. 17 N Nouveau devis ........................................................................................................ 19 O Options du dossier .................................................................................................. 15 P Pied de devis .......................................................................................................... 20 Prospects ................................................................................................................ 17 R Relances ................................................................................................................. 29 S Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23 Sauvegarde ............................................................................................................ 27 Statistiques ............................................................................................................. 29 T Tableau de bord ...................................................................................................... 24 Tarif article .............................................................................................................. 16 Transfert comptable ................................................................................................ 26 Transfert de documents .......................................................................................... 22 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités ............................................................................................. 19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29 4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) • Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : • OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. • Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2010. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. • En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : • Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : • Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, • Passez par le menu Fichier + Nouveau, • Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : • Définir les Préférences du dossier, • Etablir le paramétrage des Données de base, • Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : • Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. • Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : • Un correcteur d’orthographe, • Un outils d’insertion de champs variables, • Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : • Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; • Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; • Les Ventes (Négoce, Produits & services); • Les Achats (Négoce, Produits & services); • Les Charges Externes ; • Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; • Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; • Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; • Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : • les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. • les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : • Le compte de résultat, • Le tableau de trésorerie, • Le seuil de rentabilité, • Le bilan, • Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. • Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : • le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; • le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : • les stocks, • les encaissements et les décaissements, • la TVA, • les amortissements, • les comptes courants d’associés, • les emprunts, • les crédits-bails, • l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : • Les tableaux sont indiqués par l'icône , • Les graphiques sont indiqués par l'icône , • Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; • La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; • La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; • La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; • Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 29 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 28 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 28 Dossier .............................................................................................................................. 28 Exportations ...................................................................................................................... 28 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société ..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 28 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 28 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 27 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée....................................................................................................................... 12 EBP Bouw Voor Windows XP en Vista Installatie- en initiatiegids Uitgegeven door EBP Business Software bvba, Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel Tel : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Website: www.ebp.com © Copyright 2009 EBPBusiness Software, editie 2010 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de EBP Bouw 3 recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen. 4 EBP Bouw Proficiat ! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen : • De toets F1 voor help op een bepaald scherm • De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking. Opmerking Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen dat wordt voorgesteld in het menu ? + Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen. EBP Bouw 5 Inhoudstafel Installatie 9 1. ALVORENS TE STARTEN................................................................................9 1.1. Toegang technische dienst......................................................................9 1.2. Minimum aanbevolen configuratie...........................................................9 1.3. De nodige schijfruimte...........................................................................10 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?......................................................10 3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ?..............................................................11 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?...........................................................11 4.1. Demoversie...........................................................................................11 4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?...........................................................11 4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?.........................................................11 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?...............................................................12 6. WERKSCHERM..............................................................................................14 Van start gaan 15 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?..................................................................15 1.1. De in te vullen opties.............................................................................16 1.2. De andere opties...................................................................................17 1.3. De weergave opties...............................................................................17 1.4. Paswoord...............................................................................................18 1.5. Beheer schermen..................................................................................18 2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?...............................................................18 2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek................................................19 2.2. De bibliotheken van uw partners............................................................21 3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?.............................................................21 3.1. Voorbeeld formule.................................................................................22 4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ?....................................................................23 5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? ........................24 5.1. Promoties..............................................................................................24 5.2. Tarief.....................................................................................................25 6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?.................................................25 7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?...................................................................27 7.1. De hoofding...........................................................................................28 7.2. De body.................................................................................................28 7.3. De voet..................................................................................................29 8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?...............................................................29 9. HOE RECUPELBEHEREN?.........................................................................30 9.1. Aanmaak barema...........................................................................30 9.2. Gebruik barema Recupel................................................................30 10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?........................................30 10.1. Ingave vordering werken................................................................31 10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur...............................................31 11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN.................32 6 EBP Bouw 11.1. Omzetten........................................................................................32 11.2. Dupliceren......................................................................................32 11.3. Groeperen leveringsbonnen...........................................................32 11.4. Afdrukken.......................................................................................33 11.5. Per mail zenden.............................................................................33 12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?........................................33 13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING.........................................34 14. INGAVE TIJD WERKNEMERS.................................................................35 15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? ..................................................36 15.1. Hoe bestellen ?..............................................................................37 15.2. Automatische herbevoorrading.......................................................38 15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?............................................................39 15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?...........................................39 16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? ......................................................40 16.1. Hoe een project aanmaken ?.........................................................40 16.2. Hoe een document linken aan een project ?..................................41 17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?..........................................................41 17.1. Twee manieren van voorraadbeheer..............................................41 17.2. De voorraaddocumenten................................................................42 17.3. De ingave van de inventaris ...................................................43 17.4. De voorraadbewegingen................................................................44 18.HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DIENST NA VERKOOP .........................................................................................45 18.1. De onderhoudscontracten..............................................................45 18.2. De dienst na verkoop.....................................................................46 18.3. Historiek Onderhoud / DNV............................................................47 19. DE PLANNING..................................................................................47 19.1. Voorstelling planning......................................................................48 19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken.......................49 19.3. Toevoegen interventie....................................................................50 19.4. Fiche afspraak................................................................................50 20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS..................51 20.1. Hoe een voorschot ingeven?..........................................................51 20.2. Hoe een betaling klant ingeven?....................................................52 21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK....................................................53 21.1. Beheeroverzicht.............................................................................53 21.2. Historiek klanten/prospecten..........................................................53 22. HOE EEN MAILING DOEN ? ...........................................................54 23. HOE BOEKINGENTRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?................55 23.1. In te vullen opties voor transfer......................................................55 23.2. De transfer......................................................................................56 24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?...............................56 25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?................................................57 EBP Bouw 7 De gevorderde functies 59 1. DE HERINNERINGEN.............................................................................59 2. VERVALDAGBOEK KLANT......................................................................59 3. DOSSIER ACCOUNTANT........................................................................59 4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN..........................................59 5. DE STATISTIEKEN...................................................................................60 6. IMPORT PRIJSAANVRAAG .............................................................60 7. HET MENU INTERNET............................................................................60 8 EBP Bouw Alvorens te starten Installatie 1. ALVORENS TE STARTEN 1.1. Toegang technische dienst De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel : • Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/737 95 95 • Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem support.be@ebp.com Uren Maandag tot vrijdag 09u00 tot 17u30 Middagpauze 12u30 tot 13 :30 *Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract. 1.2. Minimum aanbevolen configuratie De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende: • Intel Pentium processor 4 –2 gHz of gelijkwaardig • Geheugen van 512 Kb RAM (1Gb voor Vista), • Microsoft Windows® XP SP2 of Vista SP1*, • Een scherm 15’’ minimum is aanbevolen, resolutie 1024 * 768 en 16 bits. • Microsoft Internet Explorer 6 • Een printer met driver Windows* (inktjet of laser). * Windows Vista versie 32 bits EBP Bouw 9 Opmerking Windows XP of VIsta zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software. 1.3. De nodige schijfruimte De vrije schijfruimte moet 500 Kb zijn. 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ? Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten. 1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK. 2. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op Bouw om de installtie van EBP Bouw te starten. 3. EBP Bouw heeft drie versies: Standaard, Onderhoud en Pro. Selecteer de installatie volgens de aangekochte versie. 4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplichtend moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk. 5. Klik op Ik aanvaard de licentievoorwaarden om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor die toepassing anders kan de installatie niet doorgaan. Klik op Volgende om verder te gaan. 6. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, te kiezen voor de knop Volledige installatie. 7. Om bepaalde mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerde installatie. 8. De standaard installatiemap is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw10.0. Om die te wijzigen, klikt u op de knop Doorlopen. 9. U klikt dan op Installeren om de kopei van de bestanden op uw schijf uit te voeren. 10. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard af te sluiten. 10 EBP Bouw Hoe de toepassing starten ? 3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ? U kunt de toepassing starten door te klikken op het icoon op het bureaublad. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Bouw. 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 4.1. Demoversie Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat deze beperkt is tot 40 dagen. Daarna is de toepassing beperkt in gegevens : 20 elementen, 20 documenten en de afdrukken krijgen de vermelding "Demonstratie". Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken. 4.2. Hoe uw activeringscode krijgen? U moet de software EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven die geleverd wordt door EBP. Klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu ? + Activeren toepassing). De activering van de toepassing gebeurt via de internetsite EBP. De verbinding met onze site is automatisch vanaf de toepassing als u pc over internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de instructies op het scherm. Als u op uw pc niet over internet beschikt, verschijnt er automatisch een bericht dat u de procedure uitlegt. 4.3. Hoe de activeringscode ingeven ? Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones: • Handelsnaam U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart » rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters). EBP Bouw 11 • Licentienummer U vult het licentienummer in van « Registratiekaart» die in de doos steekt. • Websleutel Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site www.ebp.com. Hiermee kan u bijwerkingen downloaden, … . • Activeringscode U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP. U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht : • Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code. • Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu ? + Activeringscode. Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn. 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ? Via menu Via klavier [Ctrl]+[N] Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw. U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier. 12 EBP Bouw hoe mijn dossier aanmaken ? U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota’s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. EBP Bouw 13 6. WERKSCHERM De menus Navigatiebalk. Het beheeroverzicht* Snelle toegang tot de meest courante menus. De vensterbalk De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, … *Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier. Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen. 14 EBP Bouw Van start gaan In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of werfopvolging en de ingave van een betaling. De opties die de versies Onderhoud of PRO van EBP Bouw betreffen verschijnen respectievelijk de pictogrammen : ou . Opmerking De functies van de versie Onderhoud zijn ook beschikbaar in de versie PRO. 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ? Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu « Tools\Opties » te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen. Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie. EBP Bouw 15 1.1. De in te vullen opties Het is belangrijk om volgende delen in te vullen: • Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz… die daarna automatisch verhoogt. Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier. • Werken: bepaalt de berekeningswijze die u wenst toe te passen op de werken en de werking voor het bijwerken van de prijzen. • Documenten: vkeuze hoe de voorraadopvolging beheerd wordt en welk type van vordering toegepast wordt in de vorderingsfacturen. • Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven. • Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer. • BTW: u kan tot 5 BTW-percentages en –rekeningen ingeven. 16 EBP Bouw 1.2. De andere opties De andere opties zijn praktisch zoals het deel Beheeroverzicht waar u de alarmparameters ingeeft en het aantal maanden voor de grafiek zakencijfer. In Diversen - Verkopen kan u de geldigheidsduur van offerten instellen. In Accountant geeft u de gegevens van de boekhouder in zodat die info verschijnt op alle voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. 1.3. De weergave opties EBP Bouw levert vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing te personaliseren : • In de opties Algemeen kan u al dan niet de tips of welkomstscherm weergeven, het achtergrondscherm veranderen, keuze weergavebalken, enz.. • U kan het weergavetype van menus wijzigen door de inhoud van de menus te veranderen met alleen de meest gebruikte menus. • U kan de lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te slecteren en sorteringen en filters multi-criteria erop uit te voeren et berekeningen weer te geven. • Alle lijsten kan u in boomstructuur organiseren dankzij de categorieën • Via de groeperingsbalk (toegang via menu Weergave) kan u snel de inhoud van lijsten rangschikken. • In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz..) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken . • In alle documenten (offerte, factuur, opvolging, enz..) kan u ingaveschermen instellen door de weer te geven kolommen te kiezen. U kan ook de kleuren en stijlen van alle elementen veranderen die u in ene offerte kan invoegen (Schijven, sub schijven, werken, formules...) Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. EBP Bouw 17 1.4. Paswoord U kan uw dossier bji het openen beveiligen door middel van een paswoord. U gaat hiervoor naar het menu Gegevens + Diversen + Gebruikers. De gebruiker ADM (Beheerder) is standaard aangemaakt. Om hieraan een paswoord toe te kennen selecteert u die en klikt op de knop Wijzigen. U vult het paswoord in de zone paswoord en Bevestiging in en valideert de fiche beheerder. Bij de volgende opstart van het dossier zal de identificatie en het paswoord gevraagd worden. 1.5. Beheer schermen Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm. 2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ? U kan naar de bibliotheken lijst gaan via: • Menu Gegevens - Elementen • Optie Elementen beschikbaar in Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van elementen vermeld het geheel van bibliotheken waarover u beschikt. Ze heeft het voordeel om elementen afkomstig van uw eigen bibliotheek te scheiden van die komende van partners. Om de elementlijst samen te stellen kan u een interne bibliotheek aanmaken en/of een prijslijst (of leverancierstarieven) importeren. 18 EBP Bouw 2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek U kunt elementen aanmaken type Materialen, Manuren, Gereedschap, Diversen, Tekst en Werken. • Werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, gereedschap, diversen) nodig voor de realisatie van een volledige prestatie. • Materialen de fysieke elementen met soms inbegrepen de plaatsing • Manuren is de nodige werktijd • Gereedschap is algemeen wat in huur heeft en waarvan u het gebruik factureert aan de klant. • Diversen is eventueel gereedschap dat nodig is voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..) • Tekst types kunnen ingevoerd worden in de body van documenten Om een element aan te maken in de bibliotheek kan u de knoppen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op TOEVOEGEN onderaan de elementlijst. De elementfiche wordt geopend. Kies het type Materialen en selecteer de familie, verkoopeenheid in via het icoon en vul een bondige omschrijving in. EBP Bouw 19 Opmerking Om een tab te selecteren klikt u erop of gebruikt u de toetsen [ALT] + de onderlijnde letter van de tab. Geef dan de commerciële en/of technische beschrijving in, onderlijn enkele woorden met behulp van de attributen (vet, cursief, onderlijnd..). - De tab Aanvulling : bepalen van gewicht en volume van een element. In documenten kan u zo het totaal gewicht en volume verkrijgen van elementen. In de versie Onderhoud kunt u het materiaal een waarborgtype en de duur meegeven. In de versie Pro van EBP Bouw kunt u de verschillende verpakkingseenheden beheren tussen de aankopen, verkopen en voorraad. Hiervoor dient u de aankoop-, voorraad- en verkoopeenheid in te vullen en de toe te passen coëfficiënten te vermelden tussen elke eenheid. De X betekent bevat. Voorbeeld U koopt lijm in palet. Elke palet bevat 50 kartons die u opslaagt in depot. Elk karton bevat 250 zakken et u verkoop de zakken per eenheid : - De tab Tarieven: geef de aankoopprijs in en doe Enter. De prijs incl. BTW is automatisch berekend in functie van de percentages algemene kosten en opbrengst ingegeven in de dossieropties. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar indien nodig. In deel Manuren kunt u een prijs manuren linken aan de prijs van materiaal meer bepaald als het materiaal verkocht wordt incluis plaatsing. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm legt uit hoe de bedragen berekend worden. 20 EBP Bouw Vervolgens kan u de fiche vervolledigen door volgende tabs in te vullen : • Tarief/Promoties: u geeft de uitzonderlijke tarieven in en u ziet de promoties. • Rekeningen: geef hier de boekhoudrekeningen in gebruikt voor de transfer boekhouding. • Gelinkte ref.: laat toe om elementen in te voegen die toegevoegd en gefactureerd worden op hetzelfde moment dat u het artikel invoegt. • Leveran.: u kan tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kotingen, leveringstermijn, kosten, enz... • Beeld : laat toe om een beeld van het element in te voegen dat automatisch overgenomen wordt op de afdrukken van documenten (lijst elementen, offerte...) met beeld. Opmerking Bij de aanmaak van een element type Werk heeft u toegang tot de tab Samenstelling om de elementen in te voegen waaruit het werk bestaat en de tab Formule. Dit is een berekeningsblad en dient om het aantal van een of meerdere elementen te berekenen nodig om het werk te realiseren. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vindt u het detail van alle functies gelinkt aan de tabs en elementtypes. 2.2. De bibliotheken van uw partners Om een (of meerdere) bibliotheek(eken) van uw partners weer te geven moet u eerst alles importeren. De importprocedure en de elementfiches zijn eigen aan elke bibliotheek. Dan vinkt u in het menu Tools + Opties + Bibliotheken de bibliotheek(eken) aan weer te geven in de elementlijst. U vindt, bovenaan de tabs, in de elementlijst een knop voor elke bibliotheek . 3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ? De formule is een handeling die erin bestaat de aantallen te berekenen van materialen en/of gereedschap nodig voor het realiseren van het werk. EBP Bouw laat u toe om formules te linken aan werken en verkoopdocumenten. De tab Formule is een berekeningsblad waarin u de handelingen opsomt voor een of meerdere materialen. Die handelingen kunnen eenvoudig gerealiseerd worden door de berekeningen direct in te geven in de zone Formule of door beroep te doen om de wizard. EBP Bouw 21 Wij stellen u voor om type formules aan te maken vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule. Dit zijn berekeningsformules die altijd gebruikt kunnen worden. Enkel de variabelen moeten telkens ingevuld worden. Hieronder staat een voorlbeeld van een formule aangemaakt met de wizard. Opmerking U kan het demodossier raadplegen waarin een aantal voorbeelden staan. 3.1. Voorbeeld formule Vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule klikt u op Toevoegen onderaan de lijst. U wenst het volume van een cylinder te berekenen om de hoeveelheid beton te kennen. De omschrijving: Volume cilinder In de lijnen van de formule doet u volgende handelingen: • Voor meer zichtbaarheid typt u volgende commentaar: ‘Afmeting cilinder’. De aanhalingsteken zijn noodzakelijk om de toepassing te melden dat het tekst is. • Op de 2de lijn typt u de variabele: DIAM= ? en eronder HOOGTE= ? (diameter en hoogte cilinder) • Op een nieuwe lijn terug commentaar: ‘Oppervlakte cilinder’ • U opent de wizard al klikkend op icoon van de toolbalk. • In de Functies opent u de rubriek Volume en selecteert u Volcilinder via dubbelel klik. • De functie verschijnt in de ingave zone. Onderaan komt de formule te staan. In de ingave zone bepaalt u de variabelen met de diameter en de hoogte als volgt: Volcilinder(DIAMETER;HOOGTE) • Klik op Beëindigen De formule is aangemaakt. U kan de test uitvoeren door in de kolom Waarden de twee afmetingen diameter en hoogte in te geven. De berekening staat in de kolom Totaal. Vergeet niet die waarden te verwijderen alvorens te valideren anders staan ze standaard in formule. 22 EBP Bouw Dan opent u een element type Werk en klikt op tab Formule. U vindt de elementen terug waaruit het werk bestaat. • Plaatst u op een lijn materiaal en klik op icoon , • Selecteer de formule en de handelingen verschijnen. • Geef de waarden in Diameter en Hoogte. • De formule berekent automatisch en het totaal is overgedragen in de kolom totaal van de tab Formule en in de kolom hoeveelheid van de tab Samenstelling. U kan op dezelfde wijze de formules oproepen in de tab Formule van verkoopdocumenten. 4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ? Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden: • Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk, • Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten. EBP Bouw 23 De toepassing maakt een onderscheidt tussen klanten en prospecten (mogelijke klanten). Eens een offerte omgezet naar factuur wordt de prospect omgezet naar klant. Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier. Vul de gegevens in in de tab Detail en valideer met OK. In tab Contacten kunt u de lijst en fiches van contacten, gelinkt aan de klant, raaplegen. U kan een nieuw contact toevoegen door de klilkken op icoon Nieuw. 5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? 5.1. Promoties De promoties worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Promoties. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe promotie aan te maken. De begin- en einddatum zijn niet verplicht maar u moet toch minstens een van die datums invullen om de fiche te valideren. De tab Tarieven / Promoties laat u toe om een promotie in te geven voor een bepaalde cliënt, voor een familie van artikels of voor een familie klanten. 24 EBP Bouw De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid waarop de korting toegepast wordt. Die is bekomstig. Om de aanmaak van de promotie valideren moet u minstens een kortingspercentage ingeven. 5.2. Tarief Om uitzonderlijke tarieven aan te maken, gaat u naar de tab Tarieven en Promoties in de fiches Families klanten, Families Elementen, Klanten of Elementen. Voor de Families Klanten en Klanten moet u een tarief instellen voor een elementcode of voor een bepaalde familie elementen. Voor de Families Artikel en Artikels moet u een tarief instellen voor een bepaalde klant of voor een familie van klanten. Opmerking Als u, bij het aanmaken van een tarief, meerdere criteria invult op de tarieflijn zal die lijn voorrang hebben bij de berekening van de korting/promotie in het verkoopdocument. De minimum hoeveelheid en de verkoopprijs, waarvan de prijs of korting zal toegepast worden, zijn alleen ingeefbaar in de tab van de klant- of artikelfiche. De begin- en einddatum zijn niet ingeefbaar noch wijzigbaar omdat ze alleen in de promoties bepaald worden. Opmerking Als er een familie werd ingegeven, is de code niet ingeefbaar (en omgekeerd). Als er een verkoopprijs staat in de lijn is het onmogelijk om een kortingspercentage in te geven (en omgekeerd). De volgorde van tarieven geeft niet de voorrangsvolgorde dat in het verkoopdocument genomen wordt. Het toepassen gebeurt volgens het beheer bepaald in de Opties. 6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ? De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Diverse + Betalingswijzen. Gebruik de knop Toevoegen om er een aan te maken. De betalingswijzen in EBP Bouw betreffen en de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag. U moet een code en omschrijving ingeven. In het rooster vervaldag geeft u op de lijn de betalingswijze in en het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de datum aanmaak document. EBP Bouw 25 De vervaldag zal automatisch berekend worden in verkoopdocumenten. In de Pro kan u meerdere vervaldaglijnen aanmaken voor een betalingswijze. Zo kan u automatisch de vervaldagen van klanten instellen. Klik op het icoon om een nieuwe lijn in het rooster in te voegen en geef de criteria’s in. Opgelet De som van de % van de aangemaakte lijnen moeten gelijk zijn aan 100%. BV : Aanmaak betalingswijze met drie vervaldagen: - Eerste lijn met 20% contant, - Tweede lijn met 40% en 30 dagen einde maand, - Derde lijn met 40% en 60 dagen einde maand. Selecteer dan de betalingswijze in de klantfiche in de tab Beheer zone Betalingswijze. Bij het valideren van de factuur, zullen de vervaldagen (datum, type en bedrag) automatisch berekend worden. 26 EBP Bouw 7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ? U kan een offerte aanmaken via : • Optie Nieuwe offerte van de navigatiebalk, • Menu Verwerking + Nieuwe offerte, • Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen. Een nieuwe offerte verschijnt. De offerte bestaat uit drie delen onder de vorm van tabs : de hoofding, de body en de voet. De hoofdgegevens (nummer, klant, Datum, status...) staat bovenaan het venster. EBP Bouw 27 U heeft een zone Project. Als u een offerte linkt aan een project verschijnt een bericht of u de informatie gelinkt aan het project automatisch wilt overnemen (klant, gegevens, commentaar, enz…). 7.1. De hoofding In de delen Hoofding en Aanvulling kan u de klant oproepen met behulp van het icoon en icoon om de fiche te zien. Hier kan u ook de gegevens wijzigen. U kan ook de status van de offerte invullen (lopende, aanvaard...). De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de dossieropties. In de zone Gelinkt document kan u aan de offerte een document linken (*.doc, *.pdf, *.xls..) of een plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) en dit afdrukken met de offerte. De zone Voorraadbeweging is default aangevinkt als u de voorraad beheert op leveringsbonnen en facturen (zie pg 40). Als u dit ontvinkt en documenten genereert vanaf de offerte, zal de voorraad niet verminderd worden. 7.2. De body De body van de offerte is deel waarin alle elementen van de bibliotheek (intern of extern) worden ingevoegd of zelfs artikels die niet in de lijst staan die u aan de lijst kan toevoegen. De body is een rooster en om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over: • Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer detail). U kan tot 6 niveau’s van schijven ingeven. De knop Ingave volledig scherm is handig als u veel lijnen moet ingeven in de body van het document. • Als u een omschrijving ingeeft kan u de toolbalk gebruiken om tekst in het vet, onderlijnd, doorstreept te zetten en u kunt de schrijfwijze nazien. • •Een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 40 kolommen (zie help on line) zijn beschikbaar. • Een soepele ingave : u voegt de elementen in waar u wilt in het rooster, u kan elementen invoegen die niet bestaan in de lijst door direct de omschrijving en prijs in te geven en u kan werken met knippen-kopiëren-plakken werken in het document of van een document naar een ander. De prijzen kunnen gewijzigd worden. • 28 EBP Bouw In de tab Formule kunt u de nodige hoeveelheid berekenen voor het realiseresn van de werken en ze direct bijwerken in de offerte (zie pagina 21). De tab Type brieven laat toe om een briefhoofding of voet toe te voegen dat zal afgedrukt worden op een aparte pagina van de offerte. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. • 7.3. De voet De voet is het totalisatie deel van de offerte. U kan een actualisering ingeven, bijkomende posten, portkosten (ex. of incl. BTW) toevoegen en een bedrag van voorschot ingeven (wordt niet geregistreerd in de betalingen). Onderaan heeft u twee knoppen: BTW om een overzicht van de bedragen ex. BTW en BTW bedragen per percentage te hebben en Overzicht geeft u de aankoopprijs, de verkoopprijs en de totaalkost per elementtype en de plaatsingstijd en MU uitgedrukt in uren en dagen. 8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ? Om een factuur aan te maken kan u gebruikmaken van : • Optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk, • Menu Verwerking + Nieuwe factuur, • Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen. Een factuur kan ook aangemaakt worden door de omzetting van een offerte. De factuur heeft ook drie delen: hoofding, body en voet. Ze hebben dezelfde werking als een offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help on line toegankelijk via de toets F1 in elk deel van de factuur. Opmerking In bestellingen klanten, leveringsbonnen en facturen heeft u: - bijkomende kolommen in de body van het document, - een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Voor die punten, raadpleeg de help on line om het werkingsprincipe te kennen. EBP Bouw 29 9. HOE RECUPEL BEHEREN? Sinds 1 juli 2001 wordt Recupel toegepast op Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA). 7 organisaties staan in voor innen van die belasting en elke organisatie heeft zijn eigen barema. Wij stellen u standaard de barema’s van de vzw Recupel voor. In EBP Bouw gebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen. 9.1. Aanmaak barema Om een barema aan te maken, kunt u de fiches ingeven of u selecteert « Aanmaak barema Recupel » bij de aanmaak van het dossier of u importeert het barema. 9.2. Gebruik barema Recupel Op de elementfiche Na de aanmaak van uw fiches Barema moet u het barema aan elk element toekennen. Het bedrag Recupel is inclusief BTW. Standaard bevat de verkoopprijs incl. BTW het bedrag Recupel (bedrag element waarvan Recupel). In de documenten Telkens u een element in een document (Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) oproept, wordt het barema Recupel gelinkt aan dit element automatisch overgenomen. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie an het aantal verkochte elementen. Onderaan elk document Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) staat het totaalbedrag Recupel (Waarvan Recupel). Via het menu Afdrukken-Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema’s Recupel in uw documenten. Al deze stappen worden uitgelegd in de helpfunctie. 10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ? De vorderings- of situatiefacturen worden aangemaakt : • Vanaf de facturen zelf, • Via omzetting van een offerte of besteling. 30 EBP Bouw 10.1. Ingave vordering werken De ingave van vordering gebeurt vanaf de eerste aangemaakte factuur. U beschikt over bijkomende kolommen in de body van de factuur: % gecumuleerde vordering, % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid. Bepaal in de kolommen de verbruikte hoeveelheid volgens de vordering van de werken. De toepassing herberekent dan het te factureren bedrag (nettobedrag ex. BTW Vordering). Opmerking Het % gecumuleerde vordering laat toe om het te factureren bedrag aan de klant te bepalen. In wijze kwantitatief geeft u het % gecumuleerde vordering hoeveelheid in en dit wordt gekopieerd in het % gecumuleerde vordering om het te factureren bedrag aan de klant te berekenen. In wijze kwalitatief geeft u het te factureren % vordering in onafhankelijk van het % gecumuleerde vordering hoeveelheid om de reële vordering van de werken te bepalen. De wijze wordt gekozen in de dossieropties (menu Tools + Opties +Document, Ventes. In alle gevallen kan u de bedragen wijzigen in de kolom MNettobedrag ex. BTW Vordering in de body van de factuur, op de schijven, sub-schijven of werken. De tab Vordering toont de totaalbedragen (ex. BTW, BTW, incl. BTW, enz..) dat de klant moet betalen in functie van de vordering van de werken ingebracht in de body van de factuur. De tab Vervaldagen geeft de betalingswijze en de vervaldagen van de factuur weer. U kunt ervoor kiezen om de inhouding waarborg te berekenen op elke vorderingsfactuur of op alleen op de laatste (F1 voor Help). 10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur Om een nieuwe vordering in te geven selecteert u de aangemaakte factuur uit de lijst verkoopdocumenten en klit u op Vordering in de Navigatiebalk. Een nieuwe factuur wordt geopend, identiek aan de vorige, en u geeft de nieuwe vorderings % in. EBP Bouw 31 11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN 11.1. Omzetten Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document om te zetten in een ander documenttype. Het origineel document is dan niet meer wijzigbaar. Een offerte kan omgezet worden naar een bestelling, leveringbonnen of facturen. Opmerking Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het origineel document wordt bewaard maar kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden maar wil gedupliceerd. Hiervoor moet u de lijst documenten weergeven via menu Verwerking + Verkoopdocumenten. Selecteer het oorspronkelijk document en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten. 11.2. Dupliceren U kunt alle documenten dupliceren (behalve voorschotdocumenten) om de inhoud over te nemen. U gebruikt hiervoor de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoop-documenten. 11.3. Groeperen leveringsbonnen Het groeperen van LB gebeurt vanaf de lijst van verkoopdocumenten en de knop Groeperen LB. Het groeperen van LB kan op volgende manieren: • Groeperen geselecteerde documenten in de tab Leveringsbonnen naar een factuur. • Groeperen op een periode voor eenzelfde klant (een zelfde voorraaddepot) van alle leveringsbonnen naar een factuur. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten. 32 EBP Bouw 11.4. Afdrukken Er worden, met de toepassing, vele standaard afdrukmodellen meegeleverd. Gebruik de toets Afdrukken onderaan het venster van het document en kies het afdrukmodel. Een afdrukvenster opent en u hebt toegang tot de tabs: • Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen. • Overzicht voor afdruk. De functies in elke tab worden uitgelegd in de help online (via F1 vanaf elke tab). 11.5. Per mail zenden Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster, is het mgelijk om het document per mail te verzenden. Er verschijnt een venster waarin u het afdrukmodel en het formaat kiest. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info hierover. 12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ? De werfopvolging is een intern document waarin u de verbruikte hoeveelheden materialen ingeeft op de werf en vanaf waar u de voorraad zal verminderen. Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + In detail. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen . De werfopvolging bestaat uit twee delen : Hoofding en Body. In de hoofding linkt u de opvolging linken aan het oorspronkelijk document (offerte of factuur), geeft u informatie over de klant en een commentaar in. In de body geeft u voor elk element (type materiaal, divers, manuren, gereedschap) de kostprijs en de voorziene hoeveelheid in voor die werf. Dan, naargelang de vordering van de werken, kan u telkens in de werfopvolging komen en elementen toevoegen, verwijderen of wijzigen en de verbruikte hoeveelheden bijwerken. Klik op Uitgaande bon om de uitgaande voorraad volgens de nieuwe verbruikte hoeveelheid aan te maken. EBP Bouw 33 13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING EBP Bouw stelt een tweede werfopvolging voor: vereenvoudigd. In die opvolging geeft u de bedragen van uw uitgaven in, gerangschikt per uitgavecategorie en u vergelijkt telkens de voorziene uitgaven met de gerealiseerde. Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + Vereenvoudigd. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen . In de tabs Hoofding en Aanvulling geeeft u de gegevens van de klant en een omschrijving van de werken in. Via het icoon in de zone Document selecteert u het verkoopdocument (offerte, bestelling, enz..). De totale voorziene aankopen verschijnen onderaan. In de versie Onderhoud kan u een vereenvoudigde opvolging aanmaken vanaf een Code contract om de rentabiliteit te controleren. Zonder zelfs een Contract in te stellen kan u, via de sneltoets Interventies in de Navigatiebalk de manuren en de verbruikte materialen overnemen. 34 EBP Bouw In de tabs Materialen/Diversen, Manuren, Gereedschap en Bijkomende kosten, beschikt u over een toolbalk om uitgavelijnen in te voegen, toe te voegen en te verwijderen. Op elke lijn voert u de datum, de uitgave en het bedrag in. In de tabs MU en Gereedschap geeft u de gepresteerde uren in. U roept de werknemer op om de naam en uurkost over te nemen alsook voor het gereedschap. Opmerking Het ingeven van de werkuren kunnen direct gebeuren via de optie Ingave tijd werknemers (zie pg 35). Met de tab Overzicht verkrijgt u een synthese van alle uitgaven gelinkt aan de werf gerangschikt per categorie: • totaal materialen/ diversen • totaal MU • totaal gereedschappen • totaal uren • totaal bijkomende kosten Het algemeen totaal staat in de zone Totaal gerealiseerde aankopen in vergelijking met Totaal voorziene aankopen afkomstig van het brondocument (in de hoofding van de werfopvolging). Als de uitgaven groter zijn dan voorzien (de winst is negatief) zal de toepassing een icoon plaatsen. Druk de opvolging en de rentabiliteit van de werf af via het menu Afdrukken + Vereenvoudigde werven. 14. INGAVE TIJD WERKNEMERS De optie ingave tijd werknemers vult de vereenvoudigde werfopvolging aan. U kan hier, werknemer per werknemer, de gepresteerde tijd ingeven op elk van de vereenvoudigde werven. U selecteert de code werknemer. De al ingebrachte uren voor die werknemer verschijnen in de lijst Gebruik icoon Toevoegen om een nieuwe lijn aan te maken en geef de code werfopvolging, de datum, het aantal uren en de uurkost in. Opmerking U moet de ingave valideren alvorens een andere werknemer te selecteren. EBP Bouw 35 Bij validering van de ingave worden de vereenvoudigde werven, waarvoor de arbeiders werkten, bijgewerkt. 15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? Het aankoopbeheer is alleen beschikbaar in de versie PRO. De aankoopdocumenten zijn toegankelijk via de sneltoets Aankoopdocument in de Favorieten van de navigatiebalk. U komt in de lijst aankoopdocumenten die dezelfde kenmerken heeft als de lijst verkoopdocumenten. De kenmerken worden beschreven in de help on line via de toets F1. Ook het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en verwijderen van documenten werkt zoals vermeld op pagina 32. U kan meerdere documenttypess aanmaken: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangstbonnen, retourbonnen, facturen en creditnota’s. 36 EBP Bouw 15.1. Hoe bestellen ? U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie Automatische herbevoorrading (zie pg 38) of door manueel een bestelling aan te maken. De bestelling bestaat uit drie tabs: hoofding, body en voet. De hoofdinformatie staat bovenaan en is altijd zichtbaar wat ook de tab is. (behalve bij ingave volledig scherm) 15.1.1. Hoofding Bevat twee tabs Hoofding en Aanvulling waarin u de leveranciersgegevens, de depot, een werkomschrijving of –commentaar… ingeeft. 15.1.2. Body Alles wat u wenst te bestellen bij de leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen beschikt u over: • een toolbalk met iconen. • Een ingavescherm volledig instelbaar (weergave gewenste kolommen en plaats) via het contextueel menu (doe rechterklik). EBP Bouw 37 U voert de elementen in komende van uw interne bibliotheek of van een prijslijst. De aankoopprijzen komen automatisch overeen met het tarief bepaald in de elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling. U kan ook niet bestaande elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan verwijzen naar type teksten. Als u veel elementen moet ingeven is het handig om gebruik te maken van de inave in volledig scherm. U kunt verschillende projecten selecteren op elke lijn van uw bestelling. Zo ziet u in uw eenvoudige werfopvolging elk aankoopdocument waarvan minstens een lijn een project heeft. 15.1.3. Voet De tab Voet laat u toe om het totaal aankopen te zien, het globaal bedrag van de korting en het totaal ex. BTW. Aan dit bedrag kan u portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW percentage. Bij die noodzakelijke tabs vindt u nog de tabs Vervaldagen en Type brieven. Hiermee kan u respectievelijk de voorschotten zien en een brief toevoegen bij het begin of einde van de bestelling (afgedrukt op aparte bladt) en algemene voorwaarden die onderaan de bestelling komen te staan. 15.2. Automatische herbevoorrading De wizard Automatische herbevoorrading vindt u in het menu Verwerking + Automatische herbevoorrading. Dit wizard laat u toe om de te herbevoorraden depot of document te kiezen (offerte of bestelling), de in rekening te nemen hoeveelheid (virtueel of reëel) en de leverancier (hoofd, beste prijs of beste termijn). Opgelet Alvorens de leveranciersbestellingen te genereren, moet u in de tab Voorraad van de elementfiche de minimum te bestellen hoeveelheid en minimum voorraad ingesteld hebben en de tab Leveran. . Volg de stappen van de wizard gebruikmakend van de knoppen Volgend en Vorig om van scherm te veranderen. De helpfunctie (F1) geeft u meer uitleg over de stappen. 38 EBP Bouw 15.3. Hoe de aankopen ontvangen ? Nadat de bestelling geplaatst is bij de leverancier kan u alles of een deel van de bestelling ontvangen. Hiervoor selecteert u de leveranciersbestelling en kiest u naar keuze : • Optie Omzetten in de navigatiebalk. Zo kan u een globale ontvangstbon genereren voor de bestelling (behalve elementen type Manuren) • Optie Ontvangen in de navigatiebalk. Zo kan u lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur genereren voor elke gedeeltelijke ontvangst. De ontvangstbonnen hernemen de gegevens van de hoofding van de originele bestelling. De body bevat de ontvangen elementen en in de voet kunt u een voorschot ingeven dat automatisch geregistreerd wordt in de betalingen leveranciers. 15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ? Een factuur kan aangemaakt worden vanaf de omzetting van een bestelling, ontvangstbon of groepering van ontvangstbonnen. U kan ook direct een factuur aanmaken. Daarvoor moet u eerst de lijst aankoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Aankoopdocumenten, klikken op Toevoegen en het documenttype Factuur nemen. De ingave van een factuur is identiek aan de bestellingen. De vervaldagen worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze in de leveranciersfiche staat. Bij het valideren van de factuur zal de voorraad en de GGEK van de elementen bijgewerkt worden. De helpfuncite (F1) geeft u meer uitleg over de aankoopdocumenten. EBP Bouw 39 16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? De aanmaak van een project is alleen in de versie PRO. EBP Bouw laat toe om klantprojecten aan te maken waaraan u de verkoop- en aankoopdocumenten, betalingen en een werfopvolging kan linken. Zo verkrijgt u een synthese over de vordering van de klant dossiers. 16.1. Hoe een project aanmaken ? Dit kan via de sneltoets Projecten in de Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] of de knop onderaan Toevoegen om een project aan te maken. In het scherm van een project vindt u tabs terug per documenttype. In de tabs Klant en Informatie vult u de klantgegevens, een commentaar, beschrijving in en andere parameters zoals de vertegenwoordiger, de voorziene start- en einddatum van de werken… 40 EBP Bouw In de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging en Betalingen vindt u de documenten terug gelinkt aan het project. 16.2. Hoe een document linken aan een project ? Om meerdere documenten te linken aan eenzelfde project moet u hen een gemeenschappelijk projectnummer toekennen. U kan op twee manieren te werk gaan: • In de hoofding van documenten is de zone Project aanwezig. U selecteert of maakt een nieuw project aan met behulp van de iconen en . • Of u opent een project en gebruikt de toets Toevoegen in de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging om nieuwe documenten aan te maken. De toepassing stelt u voor om de informatie gelinkt aan het project over te nemen (klantcode, gegevens, commentaar, enz..). Opmerking De zone project bestaat niet in de betalingen. De betalingen zijn verbonden met een project als ze afgepunt werden met een factuur die zelf ook verbonden is met een project. Op elke moment kan u een overzicht of een analyse van uw project afdrukken door onderaan op de knop Afdrukken te klikken. 17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ? 17.1. Twee manieren van voorraadbeheer EBP Bouw stelt twee wijzen voor om de voorraad te verminderen: • Vanaf leveringsbonnen en facturen klanten, • Of vanaf de gedetailleerde werfopvolging De keuze wordt bepaald in de dossieropties Documenten. Maar u kunt die keuze veranderen bij de aanmaak van een nieuw document door al dan niet de zone Voorraadbeweging in de tab Aanvulling van documenten. EBP Bouw 41 Opgelet Als u uitzonderlijk de wijze van voorraadbeheer verandert, moet u dit doen bij de aanmaak van de offerte. De zone Voorraadbeweging zal niet meer toegankelijk zijn in het gegenereerde document vanaf de offerte. Als u ervoor gekozen heeft de voorraad te beheren vanaf de leveringsbonnen of facturen wordt de voorraad verminderd bij de validering van de factuur. Als u de voorraad beheert vanaf een werfopvolging verschijnt een bericht bij het valideren van de opvolging om een uitgaande bon aan te maken volgens de laatste ingaven. 17.2. De voorraaddocumenten Vanaf het menu Verwerking + Voorraaddocumenten maakt u inkomende en uitgaande bonnen aan. Voor elk materiaal geeft u de hoeveelheid in of uit voorraad in. Bij het valideren van de inkomende bon wordt de voorraad bijgewerkt en de GGEK herberekend. 42 EBP Bouw De helpfunctie (F1) geeft meer uitleg over de voorraaddocumenten. De versie PRO is multi-depot. Dit houdt in dat u de voorraad kan beheren op meerdere depots. De depots maakt u aan in het Gegevens + Depots. In de voorraaddocumenten kan u op elke lijn melden op welk depot de voorraad binnenkomt of buitengaat. Ook kunt u transferbonnen ingeven voor de transfer van materialen van de ene naar de andere depot. 17.3. De ingave van de inventaris De ingave van de inventaris is alleen voor de versie PRO. Hiervoor gaat u naar de lijst voorraaddocumenten, klikt u op Toevoegen en kiest u het type Inventaris. Selecteer het type groepering (familie, groep, lokalisatie) en het depot. Een vraag verschijnt om u te vragen of u de nieuwe inventarishoeveelheid op nul wil zetten of ze standaard de huidige hoeveelheden overnemen dit om de ingave van de inventaris te vergemakkelijken. Het inventarisblad staat op de tab Body. Alle elementen opgevolgd in voorraad staan afgebeeld, geklasseerd volgens de gekozen groepering. Er staat: huidige hoeveelheid, voorraadeenheid, GGEK en de huidige voorraadwaarde. EBP Bouw 43 Om de inventaris in te geven heeft u twee kolommen : • Nieuwe hoeveelheid (voorraadeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid uitgedrukt in voorraadeenheid. • Nieuwe hoeveelheid (verkoopeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid in verkoopeenheid. Voorbeeld De lijm is opgeslagen in karton en u verkoopt per zak. Bij de inventaris blijft er nog X karton en Y zakken. Geef X in in de kolom Nieuwe hoeveelheid in voorraadeenheid en Y in de kolom Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid. Het totaal van die twee hoeveelheden wordt getoond in voorraadeenheid in de kolom Nieuwe hoeveelheid totaal. • Nieuwe GGEK Per default is de nieuwe GGEK gelijk aan de huidige GGEK. Toch is dit wijzigbaar. • Nieuwe totaal aantal Toont het totaal nieuwe hoeveelheden in voorraad (Nieuwe hoeveelheid voorraadeenheid + Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid). Het totaal van de hoeveelheden vermenigvuldigt met de GGEK laat toe om de nieuwe voorraadwaarde berekenen. Als de ingave van de inventaris plaatsvindt over meerdere dagen kunt u erop terugkomen en de waarden en hoeveelheden wijzigen zoals u wenst. Als u nieuwe elementen heeft toegevoegd in uw interne bibliotheek kan u ze toevoegen aan de inventaris door te klikken op Herladen. De voorraadbewegingen worden automatisch bijgewerkt bij de validering van het document. De elementen in rust die geen voorraad hebben, verschijnen niet de in de body van de inventaris. Indien u die toch uitzonderlijk wilt toevoegen, moet u klikken op de knop Toevoegen element in rust en selecteer het gewenste element. 17.4. De voorraadbewegingen U kan de historiek van alle voorraadbewegingen vanaf menu Gegevens + Voorraadbewegingen. Kies de gewenste filters en klik op Opzoeken om alles weer te geven. 44 EBP Bouw Opmerking De voorraadbewegingen kan u snel rangschikken dankzij de groeperingsbalk in het menu Weergave + Groeperingsbalk. Selecteer de kolom naar keuze en plaats ze in de grijze band. Zo kan u voor elke voorraadbeweging de code, documentnummer, datum, GGEK, voorraadwaarde, enz. raadplegen. Met de knop Visualiseren gaat u direct naar het document gelinkt aan de beweging. 18. HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DE DIENST NA VERKOOP 18.1. De onderhoudscontracten Het contractbeheer bestaat uit: • De ingave en afdruk van contracten • De periodieke facturatie van die contracten • Het verlengen of hernieuwen van contracten met afdruk van herinneringsbrief of stilzwijgende verlenging • De studie van de rentabiliteit van een contract via een eenvoudige werfopvolging Om een nieuw contract aan te maken gaat u naar het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Contracten. In de lijst contracten klikt u op Toevoegen of u gebruikt de knoppen [Ctrl] + [Inser]. EBP Bouw 45 De help online, via F1 op de contractfiche detailleert de beschikbare functies. 18.2. De dienst na verkoop Het beheer van de DNV (Dienst na Verkoop) laat u toe om de interventies te volgen vanaf de voorbereiding tot de ingave van het interventierapport. Vanaf de onderhoudscontracten worden de voor te bereiden interventiefiches automatisch gegenereerd. Maar u kan ook interventiefiches aanmaken zonder dat ze gelinkt zijn aan een contract (meerbepaald wanneer u een materiaal geïnstalleerd en verkocht hebt en u moet naar de werf gaan). Als u de interventie voorbereidt, kan u de werknemer bepalen die tussenkomt en het te voorzien gereedschap, de totaal voorziene duurtijd, de verplaatsingkosten en de elementen (code, serienummer, type en duur waarborg, enz...) waarop de interventie betrekking heeft. U druk de interventiebonnen voor de werknemers af. De afspraken worden automatisch gegenereerd in de planning of omgekeerd kan u een nieuwe interventie raadplegen of aanmaken vanaf de plannig. 46 EBP Bouw Interventies aanmaken gebeurt vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Interventies. De helpfunctie (F1) op de interventiefiche voor een detail over de werking. Om de opvolging van interventies te vervolledigen, wordt een opvolging van acties (oproep, brief…) voorgesteld vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Acties. 18.3. Historiek Onderhoud / DNV Vanaf het menu Gegevens + Onderhoud / DNV + Historiek Onderhoud / DNV vindt u een serienummer een klant, contract, enz… terugvinden. Alle documenten die eraan verbonden zijn : Contracten, Facturen, Interventies, Acties. De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar de gekozen filter aanwezig is of niet gedetailleerd door de lijst documenten weer te geven waar de gekozen filter verschijnt. 19. DE PLANNING In de versie PRO laat de planning toe om de afspraken van werknemers en de reservatie van bedrijfsmateriaal en interventies gelinkt aan het onderhoud en DNV in te geven of te visualiseren. Opmerking Alvorens naar de planning te gaan moet u de werknemers aanmaken in het menu Gegevens + Werknemers en het bedrijfsmateriaal in menu Gegevens +Bedrijfsmaterieel. EBP Bouw 47 Om toegang te hebben tot de planning klikt u op Planning in de Favorieten van de navigatiebalk. 19.1. Voorstelling planning U kan de planning onder verschillende vormen visualiseren. U beschikt hiervoor over volgende parameters: • Zicht U kan kiezen tussen een dagelijks gegroepeerd per resource, dagelijks gegroepeerd per dag of maandelijks. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per resourcetype toont de dagelijkse planning van werknemers en materiaal. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per dag toont de dagen en voor elke dag de lijst van werknemers en materiaal met hun planning. - Het zicht maandelijks toont voor elke werknemer en materiaal alle dagen van de maan met de voorziene afspraken. • Type resource Hier kiest u tussen de weergave afspraken werknemers of reservaties materiaal in de planning. 48 EBP Bouw • Resource Toont de afspraken van een werknemer of de reservatie van materiaal. • Datum Bepaal de weer te geven begindatum van de planning. • Lijnhoogte Bepaal in pixels, de lijnhoogte in de planning. Dit kan u verhogen of verlagen dankzij de kleine pijltjes in de ingave zone. • Aantal dagen Geef het aantal weer te geven dagen in. • Intervals Bepaal de weer te geven intervals in de planning. Opmerking De zones Aantal dagen en Intervals zijn niet zichtbaar in het maandelijks zicht van de planning. 19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken U kan tot 10 verschillende afspraaktypes instellen met hun naam en kleur. U geeft u de openingsuren en middagpauze in die in een andere kleur verschijnen in de planning. Die parametrage gebeurt in de het menu Tools\Opties\Planning. - Om een afspraak toe te voegen kan u : • Direct klikken op icoon Toevoegen. De fiche wordt geopend. • In de planning te staan en icoon Toevoegen gebruiken of contextueel menu en dan Toevoegen. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld. • In de planning staan, het contextueel menu gebruiken (rechterklik muis) en de optie Toevoegen per type nemen + type afspraak. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld en het gekozen afspraaktype. EBP Bouw 49 - Om een afspraak te wijzigen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Wijzigen van de toolbalk bovenaan de planning of de optie Wijzigen in het contextueel menu via rechterklik. De fiche is geopend en u voert de wijzigen door. - Om een afspraak te verwijderen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Verwijderen van de toolbalk bovenaan de planning of het contextueel menu via rechterklik. 19.3. Toevoegen interventie In het kader van de DNV, kan u vanaf de planning, een nieuwe interventie aanmaken. Via het contextueel menu selecteert u de optie Nieuwe Interventie. Bij de validering hiervan verschijnt de afspraak in de planning voor elke werknemer en materiaal dat moet tussenkomen. In de fiche Afspraak staat de interventiecode. Om het detail van een interventie te zien vanaf de planning, selecteert u de afspraak en klikt op Visualiseren Interventie in de navigatiebalk. 19.4. Fiche afspraak Volgende velden zijn beschikbaar : • Object Een zone van 100 posities om het onderwerp van de afspraak in te geven. Dit is de omschrijving die in de planning komt onderaan het uur (als het interval het toelaat). • Begin- en einddatum: Selecteer de begin- en eind dagen/uren met behulp van de pijltjes in de ingave zone. • Knipperend: Vink dit aan als u wenst dat de afspraak in de planning knippert. 50 EBP Bouw U heeft een zone Nota’s om de doel van de afspraak aan te vullen en de attributen (vet, kleur, enz...) om de tekst te bewerken. • Tab Link U kan automatisch de afspraak aan meerdere werknemers linken. Hiervoor vinkt u de vakken aan. 20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS De betalingen leveranciers is alleen voor de versie PRO van EBP Bouw en werkt op dezelfde manier als de betalingen zie punten 16.2 en 16.3. 20.1. Hoe een voorschot ingeven? Een voorschotfactuur moet uitgeschreven worden voor elk gestort voorschot voor levering van een goed of dienst. U kan het direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking of vanaf de tab Voorschot in de bestelling of LB. Wanneer de dienst of het geleverd is, kan u eindfactuur opstellen en die linken aan een of alle voorschotfactuur(en). Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en factuurnummers alsook het detail per percent van het totaalbedrag BTW, betaalde BTW en rest te betalen. In de dossieropties, deel Boekhouding + Derden staan de rekeningen BTW in wacht en de rekeningen derden voor voorschotten ingevuld. EBP Bouw 51 Raadpleeg help online (F1), deel Handleiding + Voorschotfactuur om de werking van voorschotfacturen te kennen. 20.2. Hoe een betaling klant ingeven? Om een betaling klant in te geven gaat u naar menu Verwerking + Klanten + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. Klik onderaan op Toevoegen. Vul de informatie over de klant in en het bedrag. Dan kan u : • Het totaalbedrag toekennen door dubbele klik op de vervaldag of het bedrag in te geven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende vervaldaglijnen. • Mocht u via de stap afgifte bank gaan, bepaalt u hier ook de bankcode. Bij de transfer naar de boekhouding, zal de betaling naar de bank overgedragen worden. Opmerking U kan ook een betaling ingeven zonder die aan een vervaldag toe te kennen. Ze zal naar de boekhouding overgezet worden en daar kunt u ze toekennen. 52 EBP Bouw 21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK 21.1. Beheeroverzicht Het beheeroverzicht verschijnt als het dossier opent. Het geeft een synthese van de activiteit. U ziet er volgende informatie: laatste documenten, te hernemen offerten, verstreken vervaldagen, statistieken en een grafiek met uw zakencijfer per maand. Tip U kan de documenten openen door erop te klikken. De gegevens worden bij het openen van het dossier bijgewerkt. U kan ook de laatste aankoopdocumenten en aankoopstatistieken raadplegen. 21.2. Historiek klanten/prospecten Vanaf het menu Gegegevens + Historiek klanten kunt u een historiek verkrijgen al dan niet gedetailleerd par element, familie door de periode en het documenttype te kiezen. EBP Bouw 53 Opmerking Telkens als u de criteria wijzigt moet u klikken op Actualiseren om de lijst bij te werken. U heeft ook een historiek leveranciers via menu Gegevens + Historiek leveranciers. Raadpleeg de help online (F1) op het scherm beheeroverzicht en historiek voor meer info. 22. HOE EEN MAILING DOEN ? In versie PRO gaat u naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing. Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger. 54 EBP Bouw Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document. Opgelet De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1, Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website. U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard. 23. HOE BOEKINGEN TRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ? U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen. 23.1. In te vullen opties voor transfer EBP Bouw heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren : • In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven. • De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties. • De klantrekeningen in de klantfiches. • De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties. • Het boekhoudjournaal bank EBP Bouw 55 Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt. 23.2. De transfer Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start. Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : BOB, Winbooks, Solid data, Popsy en EBP Boekhouding. Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden. Klik op Starten om het bestand aan te maken. 24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ? Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben. Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd. 56 EBP Bouw In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*. Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten. De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1). 25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ? Wij herinneren u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten. Het nemen van de backup blijft echter wel noodzakelijk. Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archiveringsprocedure tussenkomt. U gebruikt hiervoor de wizard archivering van gegevens in het Tools + Archivering gegevens. EBP Bouw 57 Selecteer het te archiveren dossier en de plaats van de te genereren bestanden. Start de handeling al klikkend op Beëindigen. Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in een tekstbestand. De bestanden worden daarna gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml beschikbaar in het archief. 58 EBP Bouw De gevorderde functies Hieronder vindt u de beschrijving van een aantal andere functies waarover EBP Bouw. Het gebruik van die functies staat gedetailleerd uitgelegd in de help on line (F1). 1. DE HERINNERINGEN Er bestaan twee types herinneringen: herinneringen voor offerten waarvan de geldigheidsdatum overschreden is en de herinneringen klanten betreft de vervallen vervaldagen. U vindt die afdrukken terug in het menu Afdrukken + Verkoopdocumenten + Offerten en Afdrukken + Betalingen + Herinneringen. 2. VERVALDAGBOEK KLANT U kan de vervaldagen raadplegen op het scherm en ze afdrukken aan de hand van filters vanaf het menu Verwerking + Klanten + Vervaldagboek en Vervaldagboek + Leveranciers + Vervaldagboek als u over de versie PRO beschikt. 3. DOSSIER ACCOUNTANT Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant stellen wij u de afdruk voor van uw facturen en betalingen met de boekhoudrekeningen en alle informatie die de accountant nodig heeft. 4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN Vele afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle gegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken en elk model kan gepersonaliseerd worden door te klikken op Wijzigen model (beschikbaar in elk afdrukvenster). EBP Bouw 59 5. DE STATISTIEKEN Met EBP Bouw kan u tal van stastitieken klanten, elementen, betalingen of documenten opvragen onder grafiek of tabelvorm (menu Verwerking + Statistieken). U kan ze afdrukken of exporteren naar Microsoft Excel. 6. IMPORT PRIJSAANVRAAG EBP Bouw laat u toe om prijsaanvragen over te nemen in het formaat Microsoft Excel. Na selectie van het te importeren bestand selecteert u een voor een de kolommen van uw prijsaanvraag en duidt u aan met welke kolom ze overeenkomt. U kunt tot 7 kolommen bepalen: Ongebruikt (er is geen import van die kolom), Code (Code element), Nummering lijn, Omschrijving (of beschrijving), Prijs ex. BTW, Verkoopeenheid en Hoeveelheid. Daarna genereert u de offerte. U hoeft enkel nog de cliënt te kiezen, de cijfers in te vullen en op te slaan. U doet dit van het menu Tools + Import prijsaanvraag. 7. HET MENU INTERNET Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie van EBP Bouw bij te werken, toegang te hebben tot de technische bijstand, online te ontgrendelen, enz... Hiervoor moet u toegang hebben tot Internet vanaf uw computer. Selecteer de opties en laat u begeleiden ! 60 EBP Bouw EBP Gestion Commerciale Pour Windows® XP et Vista Manuel utilisateur Table des matières Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1 Comparez ......................................................................................................................................... 1 Evaluez ............................................................................................................................................. 1 Achetez............................................................................................................................................. 1 Activez .............................................................................................................................................. 1 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3 Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5 Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5 Dossier ..................................................................................................................................................... 7 Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7 Fermer un dossier ................................................................................................................................ 8 Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 9 Quitter ................................................................................................................................................ 10 Nouveau ............................................................................................................................................. 11 Création d'un dossier ..................................................................................................................... 11 Etape 2 : Identification de la société .............................................................................................. 12 Etape 3 : L'adresse ........................................................................................................................ 13 Etape 4 : Le contact ....................................................................................................................... 14 Etape 5 : Choix de la devise........................................................................................................... 15 Recopie .............................................................................................................................................. 16 La recopie ....................................................................................................................................... 16 Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 17 Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 18 Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 19 Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 20 Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 21 Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 22 Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 23 Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 24 Utilisateurs ......................................................................................................................................... 25 Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 25 Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 27 Liste des droits ............................................................................................................................... 28 Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 28 Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 28 Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 28 Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 28 Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 29 Droits BANQUE .............................................................................................................................. 29 Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 29 Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 29 Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 29 Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 29 Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 29 Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 29 Droits UNITES ................................................................................................................................ 30 Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 30 Droits DEVISES ............................................................................................................................. 30 Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 30 Droits DEB ...................................................................................................................................... 30 Droits DIVERS ................................................................................................................................ 30 1. VENTES ................................................................................................................................ 30 Droits DEVIS .................................................................................................................................. 30 Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 31 Droits BL ......................................................................................................................................... 31 Droits FACTURES .......................................................................................................................... 31 2. ACHATS ................................................................................................................................ 31 Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 31 Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 31 Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 31 3. STOCKS ................................................................................................................................ 31 Droits ENTREES ............................................................................................................................ 31 Droits SORTIES ............................................................................................................................. 32 Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 32 Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 32 OPERATIONS ................................................................................................................................ 32 OUTILS........................................................................................................................................... 32 INTERNET ..................................................................................................................................... 32 Modification du mot de passe ........................................................................................................ 33 Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 34 Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 35 Historique des connexions ............................................................................................................. 36 Propriétés ........................................................................................................................................... 37 Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 37 Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 38 Le mémo......................................................................................................................................... 39 Infos base de données ................................................................................................................... 40 Coordonnées .................................................................................................................................. 41 Préférences .................................................................................................................................... 46 Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 67 Configuration de l'impression ............................................................................................................. 69 Configuration de l'impression ......................................................................................................... 69 Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 70 Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 71 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 72 La sauvegarde ................................................................................................................................... 73 La sauvegarde ................................................................................................................................ 73 Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 74 Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 75 Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 76 Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 77 Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 78 La restauration ................................................................................................................................... 79 La restauration ............................................................................................................................... 79 Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 80 Type de restauration ...................................................................................................................... 81 Répertoire de destination ............................................................................................................... 82 Affichage ................................................................................................................................................ 83 La barre d'état .................................................................................................................................... 83 Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 84 Le volet de navigation ........................................................................................................................ 85 Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 86 Barres d'outils .................................................................................................................................... 87 Barres d'outils ................................................................................................................................. 87 Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 88 Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 89 Barre d'outils Données ................................................................................................................... 90 Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 91 Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 92 Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 93 Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 94 Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 95 Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 96 Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 97 Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 98 Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 99 Données .............................................................................................................................................. 101 Table des matières La fiche Affaire ................................................................................................................................. 101 La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 102 La fiche Devise ................................................................................................................................ 103 La fiche Texte standard ................................................................................................................... 104 Les filtres .......................................................................................................................................... 105 Stock ................................................................................................................................................ 106 La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 106 La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 107 La fiche Unité ............................................................................................................................... 108 La fiche Localisation ..................................................................................................................... 109 Articles .......................................................................................................................................... 110 Familles d'articles ......................................................................................................................... 139 Codes remises ............................................................................................................................. 153 Tiers ................................................................................................................................................. 157 La fiche Contact ........................................................................................................................... 157 Clients........................................................................................................................................... 158 Familles de clients ........................................................................................................................ 191 Fournisseurs ................................................................................................................................. 195 Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 206 Commerciaux ................................................................................................................................... 210 La fiche Commercial ..................................................................................................................... 210 Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 211 Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 212 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 213 Onglet Infos .................................................................................................................................. 214 Onglet Région .............................................................................................................................. 215 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 216 Modes de règlement ........................................................................................................................ 217 La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 217 Les écarts de règlement ............................................................................................................... 219 Les écarts de change ................................................................................................................... 220 Banques ........................................................................................................................................... 221 La fiche Banque ........................................................................................................................... 221 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 222 Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 223 Onglet Infos .................................................................................................................................. 224 Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 225 DEB .................................................................................................................................................. 226 La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 226 La fiche Mode de transport........................................................................................................... 227 La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 228 La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 229 Divers ............................................................................................................................................... 230 La fiche NAF ................................................................................................................................. 230 La fiche Code postal ..................................................................................................................... 231 La fiche Département ................................................................................................................... 232 La fiche Pays ................................................................................................................................ 233 Tableau de bord ............................................................................................................................... 234 Le tableau de bord ....................................................................................................................... 234 Les règlements clients .................................................................................................................. 241 Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 242 Liste des données ............................................................................................................................ 243 La liste des données .................................................................................................................... 243 Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 247 Ventes .................................................................................................................................................. 249 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 249 Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 249 L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 250 Appel du client .............................................................................................................................. 252 Type de facturation ....................................................................................................................... 253 Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 254 Saisie des articles ........................................................................................................................ 255 Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 256 Onglet Infos .................................................................................................................................. 258 Onglet Règlement ........................................................................................................................ 259 Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 260 Onglet Echéances ........................................................................................................................ 262 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 263 Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 264 La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 264 Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 265 Liste des devis .............................................................................................................................. 266 Liste des commandes .................................................................................................................. 267 Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 268 Liste des factures ......................................................................................................................... 269 L'avoir ........................................................................................................................................... 270 Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 271 Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 281 Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 281 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 282 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 283 Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 284 Livraison des commandes............................................................................................................ 284 La livraison partielle ...................................................................................................................... 285 Traitement des commandes ......................................................................................................... 286 Relances .......................................................................................................................................... 287 Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 287 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 288 Les relances des Devis ................................................................................................................ 289 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 290 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 290 Achats .................................................................................................................................................. 291 Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 291 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 292 Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 292 Entête de pièce ............................................................................................................................ 293 Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 294 Type de facturation ....................................................................................................................... 295 Pied de pièce ................................................................................................................................ 296 Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 297 Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 298 La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 298 Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 299 Liste des bons de réception ......................................................................................................... 300 Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 301 La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 302 Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 303 Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 304 Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 304 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 305 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 306 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 307 Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 307 La réception partielle .................................................................................................................... 308 Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 309 Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 309 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 310 Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 311 Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 312 Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 313 Table des matières Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 314 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 314 Stock .................................................................................................................................................... 315 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 315 Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 315 La saisie des articles .................................................................................................................... 316 Onglet Infos .................................................................................................................................. 317 Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 318 La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 318 Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 319 Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 320 Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 321 Liste des inventaires ..................................................................................................................... 322 Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 323 Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 324 L'inventaire ................................................................................................................................... 324 Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 325 Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 326 Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 327 Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 327 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 328 Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 329 Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 330 Intervalle de sélection ................................................................................................................... 331 Modification du tarif ...................................................................................................................... 332 Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 333 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 334 Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 335 Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 336 Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 336 Choix des données à modifier ...................................................................................................... 337 Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 338 Intervalle des articles .................................................................................................................... 339 Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 340 Modification du tarif ...................................................................................................................... 341 Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 342 Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 342 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 343 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 344 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 345 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 346 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 347 Opérations ........................................................................................................................................... 349 Ecart de règlements ......................................................................................................................... 349 Règlements clients ........................................................................................................................... 350 Les règlements clients .................................................................................................................. 350 Affectation du paiement................................................................................................................ 352 Affectation du règlement .............................................................................................................. 353 Remise en banque ........................................................................................................................... 354 La remise en banque .................................................................................................................... 354 Modifier le RIB .............................................................................................................................. 356 Lettre de change relevé................................................................................................................ 357 Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 358 Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 359 Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 359 Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 361 Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 362 Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 362 Opération de virement .................................................................................................................. 363 Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 364 Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 365 Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 365 Sélection des clients ..................................................................................................................... 366 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 367 Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 368 Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 369 Génération automatique des paiements ...................................................................................... 370 Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 371 Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 371 Options du transfert comptable .................................................................................................... 372 Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 373 Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 374 Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 375 Lettres de relance ............................................................................................................................ 376 La lettre de relance ....................................................................................................................... 376 Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 377 DEB .................................................................................................................................................. 378 La DEB ......................................................................................................................................... 378 Validation de la DEB .................................................................................................................... 379 Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 380 Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 381 Impression de la DEB ................................................................................................................... 382 Facturation périodique ..................................................................................................................... 383 Génération des factures périodiques ........................................................................................... 383 Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 384 Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 385 Alertes .......................................................................................................................................... 386 Classification des clients .................................................................................................................. 388 Définition des classifications ........................................................................................................ 388 Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 389 Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 391 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 393 Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 395 La mise à jour de la classification ................................................................................................ 396 Une sélection de clients ............................................................................................................... 397 Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 398 Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 399 EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 400 Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 401 Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 421 Impressions ......................................................................................................................................... 423 Sélection des affaires ....................................................................................................................... 423 Sélection des articles ....................................................................................................................... 424 Sélection des clients ........................................................................................................................ 425 Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 426 Sélection des devises ...................................................................................................................... 427 Sélection des familles articles .......................................................................................................... 428 Sélection des familles clients ........................................................................................................... 429 Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 430 Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 431 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432 Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 434 Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 435 Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 436 Impression de la relation client ........................................................................................................ 437 Impression des étiquettes ................................................................................................................ 438 Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 439 Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 440 Impression des encours dépassés .................................................................................................. 441 Impression des paiements ............................................................................................................... 442 Table des matières Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 443 Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 444 Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 445 Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 446 Pièces .............................................................................................................................................. 447 Impression des pièces .................................................................................................................. 447 Options d'impression des pièces .................................................................................................. 448 Traites .............................................................................................................................................. 449 Impression des traites .................................................................................................................. 449 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 450 Liste des pièces ............................................................................................................................... 451 Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 451 Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 452 Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 453 Journaux .......................................................................................................................................... 454 Ventes .......................................................................................................................................... 455 Achats........................................................................................................................................... 457 Courriers et lettres types .................................................................................................................. 459 Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 459 Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 460 Création d'un classeur .................................................................................................................. 461 Création d'une lettre ..................................................................................................................... 462 Données ........................................................................................................................................... 463 Impression des affaires ................................................................................................................ 463 Impression des articles ................................................................................................................. 464 Impression des clients .................................................................................................................. 465 Impression des commerciaux ...................................................................................................... 466 Impression des familles d'articles................................................................................................. 467 Impression des familles de clients ............................................................................................... 468 Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 469 Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 470 Impression des textes standards ................................................................................................. 471 Banques ....................................................................................................................................... 472 Codes remises ............................................................................................................................. 474 Devises ......................................................................................................................................... 476 Frais de port ................................................................................................................................. 478 Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 480 Localisations / Rayons ................................................................................................................. 482 Modes de règlement ..................................................................................................................... 484 Promotions ou soldes ................................................................................................................... 486 Unités ........................................................................................................................................... 488 DEB .............................................................................................................................................. 490 Divers ........................................................................................................................................... 499 Historique des ventes ...................................................................................................................... 508 Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 508 Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 509 Historique des achats ...................................................................................................................... 510 Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 510 Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 511 Statistiques....................................................................................................................................... 512 Impression des commissions commerciaux................................................................................. 512 Articles .......................................................................................................................................... 513 Clients........................................................................................................................................... 515 Fournisseurs ................................................................................................................................. 519 Stock ................................................................................................................................................ 522 Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 522 Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 523 Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 524 Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 525 Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 526 Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 527 Outils .................................................................................................................................................... 529 Recalcul des données ...................................................................................................................... 529 Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 530 Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 531 Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 532 Le journal des évènements .............................................................................................................. 533 Champs personnalisés .................................................................................................................... 534 Les champs personnalisés ........................................................................................................... 534 Agenda ............................................................................................................................................. 538 L'agenda ....................................................................................................................................... 538 Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 539 Options de l'agenda ..................................................................................................................... 540 Suppression de données ................................................................................................................. 541 Suppression de données.............................................................................................................. 541 Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 542 Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 543 Suppression des paiements ......................................................................................................... 544 Archivage des données ................................................................................................................... 545 Archivage des données ................................................................................................................ 545 Import paramétrable ......................................................................................................................... 546 Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 546 Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 547 Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 548 Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 549 Import du fichier articles ............................................................................................................... 550 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 551 Import du fichier clients ................................................................................................................ 552 Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 553 Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 554 Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 555 Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 556 Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 557 Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 558 Export paramétrable ........................................................................................................................ 559 Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 559 Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 560 Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 561 Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 562 Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 563 Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 563 Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 564 Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 565 Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 566 Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 567 Import Devis Flash ....................................................................................................................... 567 Internet ................................................................................................................................................. 571 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 571 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 572 Envoi des données ....................................................................................................................... 572 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 573 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 574 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 575 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 576 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 577 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 578 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 579 La préparation des données ........................................................................................................ 580 Télécharger les commandes............................................................................................................ 581 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 581 Table des matières Sélection de la période ................................................................................................................. 582 Choix du client .............................................................................................................................. 583 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 584 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 584 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 585 Choix du format d'export .............................................................................................................. 586 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 587 Création du fichier XML ................................................................................................................ 588 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 589 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 589 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 590 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 591 Menu ? ................................................................................................................................................. 593 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 593 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 594 Divers ................................................................................................................................................... 595 Félicitations ...................................................................................................................................... 595 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 596 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 598 Internet ................................................................................................................................................. 601 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 601 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 602 Envoi des données ....................................................................................................................... 602 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 603 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 604 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 605 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 606 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 607 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 608 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 609 La préparation des données ........................................................................................................ 610 Télécharger les commandes............................................................................................................ 611 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 611 Sélection de la période ................................................................................................................. 612 Choix du client .............................................................................................................................. 613 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 614 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 614 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 615 Choix du format d'export .............................................................................................................. 616 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 617 Création du fichier XML ................................................................................................................ 618 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 619 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 619 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 620 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 621 Menu ? ................................................................................................................................................. 623 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 623 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 624 Divers ................................................................................................................................................... 625 Félicitations ...................................................................................................................................... 625 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 626 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 628 Index .................................................................................................................................................... 631 1 Ecran d'accueil (logiciel non activé) Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 3 Ecran d'accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez :  Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,  Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,  Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,  Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,  Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. 5 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. 7 Dossier Ouverture d'un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :  A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.  A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.  Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.  A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EGC). Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. Gestion 8 Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Dossier 9 Arrêter toutes les impressions La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours. Gestion 10 Quitter La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Dossier 11 Nouveau Création d'un dossier Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Gestion 12 Etape 2 : Identification de la société Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Dossier 13 Etape 3 : L'adresse Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise Gestion 14 Etape 4 : Le contact Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise Dossier 15 Etape 5 : Choix de la devise En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier. Gestion 16 Recopie La recopie Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Dossier 17 Recopie des pièces de ventes Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Gestion 18 Recopie des pièces d'achats Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Dossier 19 Recopie des pièces de stock Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Gestion 20 Recopie des paiements clients Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Dossier 21 Recopie des paiements fournisseurs Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Gestion 22 Recopie des lignes d'action Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Dossier 23 Recopie des déclarations d'échanges de biens Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base Gestion 24 Recopie des fichiers de base Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Dossier 25 Utilisateurs Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs. Quelques grands principes La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts. Comment préparer votre gestion des utilisateurs Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code. Comment créer un utilisateur 1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Gestion 26 Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur Dossier 27 Création de droits pour un utilisateur Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante : 1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire. 2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers. Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance. 3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser. Gestion 28 Liste des droits Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.  Paramétrage des impressions DOSSIER  Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration  Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs  Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF FICHIERS  Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord Droits CLIENTS  Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML  Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,  Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)  Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables  Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression clients : Supprimer  Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées  Import/Export clients: Import/Export Droits FOURNISSEURS  Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML  Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,  Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)  Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables  Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression fournisseurs : Supprimer  Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées  Import/Export fournisseurs : Import/Export Droits ARTICLES  Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML  Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage  Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement  Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs  Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression articles : Supprimer  Statistiques articles : Statistiques Articles  Import/Export articles: Import/Export Droits COMMERCIAUX Dossier 29  Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commerciaux: Supprimer  Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux Droits MODE DE REGLEMENT  Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression mode de règlement: Supprimer Droits BANQUE  Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression banque: Supprimer Droits FRAIS DE PORT  Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression frais de port: Supprimer Droits FAMILLES ARTICLES  Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles articles: Supprimer  Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles Droits FAMILLES CLIENTS  Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles clients: Supprimer  Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients Droits FAMILLES FOURNISSEURS  Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression famille fournisseurs: Supprimer  Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs Droits PROMOTIONS SOLDES  Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression promotions ou soldes : Supprimer Droits CODE REMISE  Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Gestion 30  Suppression code remise: Supprimer Droits UNITES  Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression unités: Supprimer Droits LOCALISATIONS  Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression localisations: Supprimer Droits DEVISES  Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devises: Supprimer Droits TEXTES STANDARDS  Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression textes standards: Supprimer Droits DEB  Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression DEB: Supprimer Droits DIVERS  Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression divers: Supprimer  Import Codes Postaux : Import PIECES  Impression Pièces 1. VENTES  Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier  Impression journaux et historique - Ventes  Impression listes des pièces - Ventes Droits DEVIS  Traitement devis: Regroupement, Transfert  Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devis: Supprimer Dossier 31 Droits COMMANDES  Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle  Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes: Supprimer Droits BL  Traitement BL: Regroupement, Transfert  Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression BL: Supprimer Droits FACTURES  Traitement factures: Transfert  Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures: Supprimer 2. ACHATS  Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier  Impression journaux et historique - Achats  Impression listes des pièces - Achats Droits COMMANDES FOURNISSEURS  Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle  Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes fournisseurs: Supprimer Droits BONS DE RECEPTION  Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert  Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression bons de réception: Supprimer Droits FACTURES D’ACHAT  Traitement factures d'achat: Transfert  Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable  Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures d'achat: Supprimer 3. STOCKS  Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser Droits ENTREES Gestion 32  Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer  Suppression entrées: Supprimer Droits SORTIES  Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer  Suppression sorties: Supprimer Droits ORDRES DE FABRICATION  Suppression ordres de fabrication: Supprimer Droits INVENTAIRE  Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer  Suppression inventaire: Supprimer OPERATIONS  Ecart de règlement: Ecart de règlements  DEB : Déclaration, Impression de la DEB  Transfert comptable : Transfert en comptabilité  Facturation périodique : Facturation périodique  Bascule euros : Basculement en euros OUTILS  Champs personnalisés  Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression  Filtres  Agenda INTERNET  Fonctionnalités Internet Dossier 33 Modification du mot de passe Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Gestion 34 Changement d'utilisateur Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier. Dossier 35 Utilisateurs connectés Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :  Le code de l’utilisateur connecté,  Le nom de l’utilisateur,  Son e-mail,  Sa fonction,  Son numéro de téléphone,  La date de la connexion,  L’heure de la connexion,  Le nombre de connexions,  Le nom de l’ordinateur. Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs. Gestion 36 Historique des connexions L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :  Le nom de l’ordinateur,  La date de connexion,  L’heure de connexion,  Le nom de l’utilisateur. Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre. Dossier 37 Propriétés Paramétrage de la devise locale Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise. Gestion 38 Barèmes DEEE La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Dossier 39 Le mémo Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés. Gestion 40 Infos base de données Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données. Dossier 41 Coordonnées Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE). Gestion 42 Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Dossier 43 Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse. Gestion 44 Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !! Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. Dossier 45 Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données. Gestion 46 Préférences Bouton Articles Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles. Choix du tarif Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille. Codification automatique de l'article Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise. Libellé des variables de la formule de calcul Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables. Dossier 47 Bouton Formats Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Modifier Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé. Supprimer Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un  . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression. Gestion 48 Création d'un format Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez :  Le symbole décimal,  Le nombre de chiffres après la virgule,  La devise (symbole et valeur),  Le séparateur de milliers,  L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),  L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),  L’affichage en toutes lettres. Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun. Format Date Déterminez la couleur et le format de date. Format Heure Déterminez la couleur et le format de l’heure. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Dossier 49 Bouton Général Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement. Banque Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque). Pays Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut. Activer le mode Client-Serveur IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement. Sauvegarder les informations de l’imprimante Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows. Gestion 50 Bouton Décimales Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €). Dossier 51 Bouton Pièces Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes. Calcul du poids Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Génération automatique des factures périodiques ***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations. Comptabilisation des avoirs en négatif Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif. Gestion 52 Bouton Devis Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis. Durée de validité des devis La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés. Autoriser la modification des devis en cours Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier. Dossier 53 Bouton Pièces : options pour les ventes Mode de calcul TTC A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Priorité code remise Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement. Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente) Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7. Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client. Avertissement d’une vente à perte Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération. Activer la validation des factures ou avoirs Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes. Gestion 54 Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable. Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Insérer automatiquement les articles liés Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée. Dossier 55 Bouton Pièces : options pour les achats Mode de calcul TTC A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur. Gestion des frais d’approche Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Gestion 56 Bouton Pièces : options pour les stocks Inclure les articles en sommeil Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Inclure les articles non facturables Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Dossier 57 Bouton Tiers Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs. Civilités Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs. Clients - Fournisseurs Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001 Modification du N° de Compte Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte. Gestion 58 Bouton Divers Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité. Transfert ou copie de pièces Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé. Comptabilisation des pièces Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur. Comptabilisation des règlements Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX. Dossier 59 Bouton Paramètres du réseau local Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site … Gestion 60 Bouton Déclaration d'échanges de biens ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB. Dossier 61 Bouton Comptabilité Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable. Dossier Comptabilité Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. Journaux Comptables Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Transferts Analytiques ***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles. Transfert du pointage ***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement. Gestion 62 Bouton Racines de comptes comptables Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés. Client - Fournisseur Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture. Vente - Achat Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences. Banque La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque. Valeurs à l’encaissement Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients. Décaissement La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs. Acompte HT Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes. Dossier 63 Les comptes du dossier comptable Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces. Gestion 64 Ecritures comptables avec ou sans remise J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable. Dossier 65 Bouton Numéros de pièces Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression. Numérotation des pièces Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …). Modèle d'impression par défaut De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC. Gestion 66 Bouton Préférences Liaison E-mail Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel. Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Vérifiez les mails entrants toutes les X mins Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Télécharger automatiquement Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation Dossier 67 Taux de TVA et TPF Taux de TVA Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc… Vente DOM – TOM Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro. Gestion 68 Taux de TPF La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc… Dossier 69 Configuration de l'impression Configuration de l'impression Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale. Gestion 70 Options du convertisseur de fichiers - Excel Placer toutes les pages sur la même feuille Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente. Dossier 71 Options du convertisseur de fichiers - RTF Format de fichier Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF Remplacer les tabulations par des espaces Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF Gestion 72 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg Résolution Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format Niveau de compression Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg. Dossier 73 La sauvegarde La sauvegarde Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Gestion 74 Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent :  La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,  La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Dossier 75 Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination. Crypter l’archive avec un mot de passe Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe. Ajouter un commentaire à l’archive Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde Sauvegarde Internet Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Gestion 76 Saisie d'un commentaire Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde. Dossier 77 Saisie du mot de passe de l'archive Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire Gestion 78 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un. Dossier 79 La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination Gestion 80 Sélection du fichier de sauvegarde Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination Dossier 81 Type de restauration Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination Gestion 82 Répertoire de destination Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 83 Affichage La barre d'état La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :  Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.  Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule. Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Gestion 84 Barre de fenêtres Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Affichage 85 Le volet de navigation Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation. Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes  Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,  Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,  Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,  Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne. Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes  Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,  Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,  Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,  Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,  Relation Client : Agenda Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème. Gestion 86 Options du menu Fenêtre Tout fermer Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes. Affichage 87 Barres d'outils Barres d'outils Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :  La barre d’outils Dossier,  La barre d'outils Navigation,  La barre d’outils Données,  La barre d’outils Formatage texte enrichi,  La barre d'outils Ventes,  La barre d’outils Internet,  La barre d'outils Achats,  La barre d’outils Stock,  La barre d’outils Tiers,  La barre d’outils Outils,  La barre d’outils Utilisateurs. Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine. Bulles d’aide La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône. Boutons larges Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale. Gestion 88 Barre d'outils Dossier Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers. Affichage 89 Barre d'outils Navigation Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste. Gestion 90 Barre d'outils Données Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings Affichage 91 Barre d'outils Formatage texte enrichi La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces. Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné. Gestion 92 Barre d'outils Ventes Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients. Affichage 93 Barre d'outils Internet Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP. Gestion 94 Barre d'outils Achats Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs. Affichage 95 Barre d'outils Stock Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage. Gestion 96 Barre d'outils Opérations Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques. Affichage 97 Barre d'outils Tiers Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné. Gestion 98 Barre d'outils Outils Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés. Affichage 99 Barre d'outils Utilisateurs Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs. 101 Données La fiche Affaire L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :  L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,  Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,  L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire. Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 102 La fiche Frais de port Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du frais de port à définir. Montant à saisir / Pourcentage/Paliers  Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,  Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,  Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer. N° de compte Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est. Soumis à une TVA Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA. Données 103 La fiche Devise Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités. Gestion 104 La fiche Texte standard Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 105 Les filtres Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante. Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre. Créer un nouveau filtre Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.  Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.  Dans Relation, sélectionnez la condition.  Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte. Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus. Renommer un filtre Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes. Gestion 106 Stock La fiche Grille de tarifs ***Option disponible uniquement en version PRO*** Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 107 La fiche Promotions ou Soldes Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés. Période Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée. Remise en Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques  Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.  Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.  Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille. Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés. Gestion 108 La fiche Unité Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 109 La fiche Localisation Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 110 Articles La fiche Article Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 111 Onglet Tarifs Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier. Prix d’achat Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Les frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Barèmes DEEE Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente. TPF Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin. Gestion 112 Exemple de frais d'approche Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €. Données 113 Les différents tarifs Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs. Coefficient Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé. Prix de vente HT Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles. Prix de vente TTC Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. TVA Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT. Gestion 114 Onglet Complément Nature de l’article Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,  En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,  Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable ! Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles. Facturable (Achats) Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat. Imprimable (Ventes) Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre. Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Facturation au temps * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Unité de vente Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités. Données 115 Localisation / Rayon Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons. Grille de Remise Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Article de remplacement En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article. Nomenclature NC8 Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres). Code barre Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant. Conditionnement Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis. Poids Brut Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général). Poids Net Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE). Unité Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne. Dimensions Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative. Gestion 116 Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L'option K permet de diviser les valeurs par 1000. Données 117 Onglet Divers Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,  Le numéro et la date du dernier inventaire,  La date de dernière modification de la fiche,  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient. Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Gestion 118 Onglet Composants Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs. Calcul du prix des composants Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage Données 119 Onglet Infos / Image Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article. Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO). Gestion 120 Onglet Description longue ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS. Données 121 Onglet Nouveaux tarifs Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée. Prix d’achat Indiquez le nouveau prix d’achat. Frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis. Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Date de mise en application Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application. Gestion 122 Onglet Fournisseurs Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat. TVA sur Achat Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce. Stock minimum Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock. Stock d’alerte Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner. Multiple de réappro Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter. Code Fournisseur Saisissez ici le code du fournisseur. Prix d’achat Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs. Référence Données 123 Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Gestion 124 Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Données 125 Onglet Web En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les familles d’articles dont les articles seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci ainsi que les familles correspondantes. L'activation de cette option donne accès à 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Gestion 126 Onglet Principal Image Cette option permet d'associer une image à votre famille. Cette image sera envoyée sur votre site Web. Description Saisissez une description de votre famille d'articles. Cette description sera envoyée sur votre site Web eafin d'être utilisée dans votre catalogue Web. Entête Cette information est également utile pour votre catalogue sur le Web. Données 127 Onglet Stock / Disponibilité Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque votre article est disponible. Afficher le niveau du stock Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock. Quantité d'alerte Cette information correspond à la quantité à partir de laquelle un réapprovisionnement doit être déclenché. La valeur indiquée est reprise depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche article. Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité de l'article. Afficher le délai de disponibilité Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0). Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock. Cause de l'indisponibilité En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune). Gestion 128 Onglet Référencement Ces informations permettent de référencer l'article dans les moteurs de recherche. Données 129 Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre. Variables Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone. Formule de calcul Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu. En facturation Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie. Gestion 130 Onglet Numéros de comptes Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Données 131 Onglet Articles liés Cet onglet permet de lier plusieurs articles à un même article. Lors de la facturation, les différents articles pourront être insérés, automatiquement ou manuellement, dans les documents de vente. Liste des articles liés : Code article Saisissez le code de l’article qui sera lié. Quantité Saisir la quantité qui sera indiquée lors de la facturation de l’article principal. Par défaut, lors de la saisie de l’article lié, la quantité se mettra à 1. Multiplié par la quantité facturée Cocher cette case pour indiquer, lors de la facturation de l’article principal, si la ligne de l’article lié reprendra la même quantité que la ligne de l’article principal. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié. Article gratuit Cocher cette case permet de facturer cet article lié avec une remise de 100% quelque soit la quantité figurant dans la pièce. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié. Sélection par défaut Cocher cette case afin d’identifier les articles liés qui seront insérés automatiquement dans le cas où l’option est cochée dans les préférences. Dans le cas contraire, la coche Sélection par défaut permettra de présélectionner les articles liés à insérer dans la fenêtre Articles liés situé dans le menu contextuel de la saisie de pièce. Gestion 132 Dupliquer une fiche article Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué. Données 133 Envoi sur le site Web Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK. Gestion 134 Historique des mouvements L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre. Données 135 Historique des commandes ***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande. Gestion 136 Assemblage - Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Données 137 Stock actuel et stock virtuel Stock actuel Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel. Stock virtuel Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs. Valorisation au PMP Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP : Date Nature de l’opération Quantité Prix unitaire Total 1 / 01 Quantité initiale 100 10 1000 2 / 04 Sortie pour ventes -20 3 / 08 Sortie pour ventes -10 4 / 09 Achats 100 15 1500 5 / 10 Sortie pour ventes -110 7 / 10 Sortie pour ventes -30 6 / 11 Achats 200 20 4000 10 / 12 Sortie pour ventes -130 31 / 12 Stock final 100 Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule : (Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur Mouvements Stock Q P V Q 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 12.94 2199.80 5 / 10 (110) 12.94 1423.40 60 12.94 776.40 Gestion 138 7 / 10 (30) 12.94 388.20 30 12.94 388.20 6 / 11 +200 20 4000 230 19.07 4386.10 10 / 11 (130) 19.078 2480.14 100 19.07 1907 Valorisation au DPR La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus. Mouvements Stock Q P V Q P V 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 15 2200 5 / 10 (110) 15 1650 60 15 550 7 / 10 (30) 15 450 30 15 100 6 / 11 +200 20 4000 230 20 4100 10 / 11 (130) 20 2600 100 20 1500 Données 139 Familles d'articles La fiche Famille d'articles Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées. Gestion 140 Onglet Généralités Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera. Localisation / Rayon Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement. Grille de remise Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Nomenclature NC8 Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article. Valorisation du stock Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille. Fournisseur Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article. Article Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,  En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.  Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente. En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps Données 141 * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Impression des étiquettes par Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes. Totaliser les quantités Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles. Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non. Gestion 142 Onglet Frais d'approche Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Exemple de frais d'approche Données 143 Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Gestion 144 Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Données 145 Onglet Coefficients / Arrondis Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat. Coefficient Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier. Arrondi sur TTC Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case. Recalcul Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €. Gestion 146 Onglet TVA / TPF Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier. Barème DEEE Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté. Données 147 Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles. Variables Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1. Formule de calcul Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable. Gestion 148 Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Ventilation analytique Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Données 149 Onglet Web En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Cette activation donne accès à d'autres options concernant l'envoi de vos articles sur votre site Internet regroupés dans 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Dans cet onglet, vous pouvez également visualiser la dernière date à laquelle l'article a été envoyé sur votre site. Gestion 150 Onglet Principal Classement par catégories Lorsque vous créez un site Web, l'interface par laquelle vous le créez peut vous permettre de gérer des catégories d’articles. Ces catégories correpondent aux « Familles » dans l'application. vous pouvez donc indiquer jusqu'à 3 catégories sachant que la première catégorie correspond à la famille indiquée dans l'entête de la fiche article. Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une). Description Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article : Un nom, une description et une description détaillée. Cette description viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web. Vous pouvez mettre en forme cette description grâce à la barre d'outils Formatage texte enrichi et la mise en forme est également envoyée sur votre site web. Donc, les champs Désignation, Description et Désignation longue de la fiche article correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur le Web. Vignette La vignette correspond à la petite image sur votre site. Cette image peut donc être distincte de l'image que vous indiquez dans l'onglet Infos / Image qui est également envoyée sur le site web. La vignette apparaît dans la liste des articles sur le web. Données 151 Onglet Stock / Disponibilité Toutes les informations contenues dans cet onglet sont utiles pour les articles de cette famille. A l'enregistrement de la famille, tous les paramètres définis dans cet onglet seront alors appliqués aux articles de cette famille. Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque les articles de cette famille sont disponibles. Afficher le niveau du stock Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock. Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité des articles de cette famille. Afficher le délai de disponibilité Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0). Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock. Cause de l'indisponibilité En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune). Gestion 152 Onglet Référencement Les informations contenues dans cet onglet permettent de référencer la famille d'articles sur les moteurs de recherche. Données 153 Codes remises La fiche Code remise Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 154 Onglet Ventes Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Grilles de tarifs Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles. Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES. Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE Données 155 L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise. Gestion 156 Onglet Achats Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article. Données 157 Tiers La fiche Contact Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Gestion 158 Clients La fiche Client Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 159 Onglet Adresses En version millésimée Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. En version Pro et supérieures Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :  Ajouter,  Enregistrer,  Supprimer,  Enregistrer. Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client. Gestion 160 Onglet Contacts ***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation. Principal Facturation et Principal Livraison Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris. Mot de passe (Web) Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures). Données 161 Onglet Vente Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes. Type Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA). N° TVA intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Commercial Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute. Frais de port Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port. Remise Article Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client. Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même. Tarif Appliqué Gestion 162 Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Remise Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Remise supplémentaire Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Données 163 Priorité du tarif appliqué Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5% Cas N°2 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°4 Gestion 164 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros. 2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros. Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros. Données 165 Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 % Cas N°2 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. Gestion 166 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°4 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses. 4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses. Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Données 167 Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars. Gestion 168 Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000. Données 169 Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Gestion 170 Onglet Modèles d'impression ***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce. Données 171 Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Gestion 172 Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance. Mode de règlement Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Niveau de relance Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance. Données 173 Onglet Compte Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client. Relance par télécopie Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client. Numéro de compte Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Encours maximum Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas. Code Risque Sélectionnez ici le code risque du client. Client bloqué Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée. Solde échu Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée. Solde à échoir Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Gestion 174 Onglet Autres données Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client. Classification La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions). Relation client ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris… Code NAF Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône . Web Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée. Dernière pièce de vente Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche. Données 175 Consultation des écritures comptables Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée. Gestion 176 Historique Client Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Données 177 Graphique Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :  Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,  Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois. Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :  Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,  Imprimer le graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :  Le type de graphe,  La couleur de fond,  La couleur du titre. Gestion 178 E-mail La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5. Données 179 Site Web La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet. Gestion 180 Dupliquer une fiche Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche. Données 181 Factures périodiques ** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles. Période de facturation Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation. Fréquence Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Générer une facture à partir de la pièce Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques. Options de génération Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine. Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer Gestion 182 définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Données 183 Relation client La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :  La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,  Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,  La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,  Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),  L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).  L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option). Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées. Gestion 184 Onglet Tous Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action. Remarques Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement. Données 185 Onglet Appel téléphonique Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée). Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Gestion 186 Onglet Tâches / Rendez-vous Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée). Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Données 187 Onglet E-mail Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer. Envoi d'un e-mail Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Import d'un e-mail Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles. Gestion 188 Importer un e-mail Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période. Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire. Données 189 Onglet Courrier Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ? Remarques L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel. Gestion 190 Onglet Vente Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu. Remarque Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas. Données 191 Familles de clients La fiche Famille de clients Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles. Gestion 192 Onglet Général Type Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Activer la relation client Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients. Racine de compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients. Tarif appliqué Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales. Remise / Remise supplémentaire Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes. Remise article Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client. Ventilation analytique En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Données 193 Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Gestion 194 Onglet DEB Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Données 195 Fournisseurs La fiche Fournisseur Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 196 Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO). Données 197 Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,  Saisissez son numéro de compte,  Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,  Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.  Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire. Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Gestion 198 Onglet Compte Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Données 199 Onglet Achat Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur. Type Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. N° de TVA Intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise *** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Frais de port Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser. Remise Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Remise supplémentaire Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Gestion 200 Onglet Articles Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement. Données 201 Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Gestion 202 Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000. Données 203 Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Gestion 204 Onglet Divers Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,  La date de la dernière modification de la fiche. Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Données 205 Historique fournisseur Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Gestion 206 Familles de fournisseurs La fiche Famille de fournisseurs Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles. Données 207 Onglet Compte / Analytique Type Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Racine N° Compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Ventilation analytique Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Gestion 208 Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Données 209 Onglet D.E.B Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Gestion 210 Commerciaux La fiche Commercial Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 211 Onglet Formules de commissions Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation. Gestion 212 Création d'une formule de commissions Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 € La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 € Données 213 Onglet Adresse Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse. Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO) Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Disponible sur PDA Cette option permet d’indiquer que le commercial doit être pris en compte pour l’envoi des données vers le PDA. Mot de passe (PDA) Si vous avez coché l’option Disponible sur PDA, vous devez obligatoirement indiquer un mode de passe PDA pour le commercial. Gestion 214 Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Données 215 Onglet Région Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Gestion 216 Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Données 217 Modes de règlement La fiche Mode de règlement Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du mode de règlement. Type Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou Prélèvement en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer. Si vous souhaitez imprimer un billet à ordre (pour un fournisseur), sélectionnez Billet à ordre. Le type de règlement Ecart permet de gérer :  Les écarts de règlement. écarts de règlement. Par exemple, vous avez une facture de 100.02 € réglée par un paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez gérer par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement Ecart.  Les écarts de change. écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le client la règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il y aura donc un écart de change à constater. Echéance Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100. Impression d'une traite Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite en pied de facture, ou imprimer une traite seule par le menu Impression + Traites. ATTENTION ! ! Gestion 218 Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. N° de compte Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB... Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement. Journal Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement. Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des règlements par LCR et prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du règlement dans le journal de banque. Données 219 Les écarts de règlement Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688 Gestion 220 Les écarts de change Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 666 411 Si Ecart < 0 411 766 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 666 401 Si Ecart < 0 401 766 Données 221 Banques La fiche Banque Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 222 Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse. Données 223 Onglet Comptabilité ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque. Gestion 224 Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..) Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Données 225 Onglet RIB / N° Emetteur Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite. Fichier ETEBAC formaté Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne. Gestion 226 DEB La fiche Nature des transactions La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 227 La fiche Mode de transport Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 228 La fiche Condition de livraison Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente. Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 229 La fiche Nomenclature NC8 Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 230 Divers La fiche NAF Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 231 La fiche Code postal Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 232 La fiche Département Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Données 233 La fiche Pays Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Gestion 234 Tableau de bord Le tableau de bord Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :  Les commandes à traiter,  Les Devis à relancer,  Les rendez-vous du jour,  Mes meilleurs clients,  Le chiffre d'affaires,  Mes meilleurs articles vendus,  Les règlements clients. Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années. Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :  La création d’une nouvelle facture,  La modification d’une date d’échéance sur une facture,  Le pointage d’un règlement,  Le dépointage d’un règlement. Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :  L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,  L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,  L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord au format HTML,  Imprimer le tableau de bord,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel. Données 235 Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce. Gestion 236 Sont affichés les devis dont l’état est En cours et dont la date de validité est antérieure à la date du jour. Sont affichés les 5 devis les plus anciens. En cliquant sur Devis à relancer, vous accéderez à la boite d'impression des devis à relancer. En sélectionnant un des devis affiché, vous accéderez à celui-ci. Données 237 Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé. Gestion 238 Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Données 239 Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois. Gestion 240 Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Données 241 Les règlements clients Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué. Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir) Remarques Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées. Gestion 242 Le 2ème tableau de bord Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,  Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre. Consolidation de dossiers ***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques. Données 243 Liste des données La liste des données La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles. 1er cas particulier : Liste des articles Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre. 2ème cas particulier : Liste des clients Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :  Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...  Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes... Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations. Bouton de synchronisation et de désynchronisation Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données. Gestion 244 Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste. Données 245 Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante. Gestion 246 Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. Données 247 Les opérations disponibles depuis la liste des données  Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône ,  Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,  Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant. Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues . Propriétés d’une liste Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône . Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes. 249 Ventes Nouvelle pièce Choix du type de pièce à créer Sélectionnez le type de pièce à créer. Gestion 250 L'entête de la pièce Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable. Touches à utiliser Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît. Impression automatique d’un BL et d’une facture Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement. Grille de tarifs Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué. Ventes 251 Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :  L’historique du client,  La consultation des écritures comptables du client,  Les courriers et lettres-types,  Valider,  Valider et Nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier. Gestion 252 Appel du client Appel d'un client La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis. Nouveau client Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Ventes 253 Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Gestion 254 Le corps de la pièce Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé. Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats) Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :  Insérer ou supprimer une ligne ,  Insérer des sous-totaux,  Insérer des commentaires par la commande Texte,  Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,  Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,  Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,  Valider,  Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,  Valider et afficher une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes. Ventes 255 Saisie des articles Saisie d'un article Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article. Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO) Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée. Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO) Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur. Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO) Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés). Nouvel article Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce. Gestion 256 Le pied de la pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. TVA et TPF Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces. Remise Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Remise supplémentaire Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné. Escompte Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Ventes 257 Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement. Net à payer Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle. Gestion 258 Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos. Ventes 259 Onglet Règlement Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Cas particulier : les factures d’acomptes A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande. Gestion 260 Les factures d'acomptes Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ? Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez. Liste des factures d’acomptes Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées. Impression de la facture d’acompte La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière. Suppression de la facture d’acompte La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée). Transfert comptable de la facture d’acompte La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte Génération et impression de la facture finale Ventes 261 La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non). Gestion 262 Onglet Echéances Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Ventes 263 Onglet Champs personnalisés ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Comment ajouter un nouveau champ ? Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Gestion 264 Liste des pièces de ventes La liste des pièces de ventes La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Ventes 265 Liste des factures d'acompte Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée. Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :  L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,  La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,  L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe. Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation. Gestion 266 Liste des devis Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un devis (icône ),  Créer un nouveau devis (icône ),  Supprimer un devis (icône ),  Dupliquer un devis (icône ),  Imprimer un devis (icône ),  Faxer le devis,  Créer un filtre sur les devis (icône ),  Envoyer par e-mail le devis sélectionné,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un devis en commande, BL ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,  Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option). Ventes 267 Liste des commandes Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une nouvelle commande (icône ),  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Faxer une commande,  Créer un filtre sur les commandes (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,  Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.  Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients. Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option). Gestion 268 Liste des bons de livraison Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un BL (icône ),  Créer un BL (icône ),  Supprimer un BL (icône ),  Dupliquer un BL (icône ),  Imprimer un BL (icône ),  Faxer un BL,  Créer un filtre sur les BL (icône ),  Envoyer un BL par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un BL en facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option). Ventes 269 Liste des factures Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,  Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une pièce,  Créer un filtre sur les factures (icône ),  Envoyer une facture par e-mail,  Imprimer des étiquettes.  Transférer une facture en devis, commande ou BL,  Affecter un code affaire,  Régler une facture,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé. Gestion 270 L'avoir Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir. Ventes 271 Opérations depuis la liste des pièces La copie de pièces de ventes La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce. Gestion 272 Imprimer une pièce Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.  Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce,  Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre. Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier. Imprimer avec un autre modèle Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer. Ventes 273 Télécopier une pièce Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant. Gestion 274 Imprimer des étiquettes Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu. Ventes 275 Envoi d'une pièce par e-mail Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :  Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,  Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée. Gestion 276 Le transfert de pièces de ventes Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Transfert en commande fournisseur Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client. Ventes 277 Etat des devis ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de mettre en place une gestion des devis. Etat du devis Une liste de quatre états est proposée aux utilisateurs :  En préparation,  En cours,  Refusé  Accepté. Aucun autre état ne pourra être ajouté et ses états ne sont pas modifiable. L’état En préparation est automatiquement affecté Lors de la création d’une pièce. Tant que cet état est sélectionné, la pièce reste modifiable. L’état En cours peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par l’envoi par e-mail ou par fax. Lors de l'envoie par e-mail ou par fax un devis en cours ou en préparation, la date de validité est vérifiée. Si elle est dépassée, un message est affiché pour prévenir que la date de validité n’est plus valable.. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Toutefois, dans les préférences, l’option Autoriser la modification des devis en cours permettra la modification des devis en état En cours. L’état Accepté peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par le transfert ou le regroupement de devis. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. L’état Refusé ne peut être sélectionné que manuellement. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Il n'est pas possible de rétrograder l'état d'un devis. Par exemple: un devis Accepté ou Refusé ne peut pas de nouveau être En cours ou En préparation. Un devis En cours ne peut pas de nouveau être En préparation. Zone de saisie Cette zone permet de détailler l’état sélectionné. Par exemple : un client qui ne donne pas suite au devis pour des raisons de prix, dans la zone de saisie pour un état Refusé on indiquera prix trop élevés. Gestion 278 Règlement de la facture Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.  Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,  Précisez la date du règlement,  Saisissez un commentaire.  Validez l’opération par le bouton OK. Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture. Ventes 279 Envoi par e-mail (saisie déportée) Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale. Gestion 280 Affecter un code affaire Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client. Ventes 281 Regroupement des pièces de ventes Regroupement des pièces de ventes : choix de la période Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces. Les regroupements possibles sont :  Devis en Commande, BL ou Facture,  Commandes en BL ou Facture,  BL en Facture. Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer Gestion 282 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer Ventes 283 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Gestion 284 Livraison globale ou partielle des commandes clients Livraison des commandes Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture. Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes Ventes 285 La livraison partielle Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes Gestion 286 Traitement des commandes Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Regrouper les pièces d'un même client Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées. Générer un sous-total par Commande Client Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible. Ventes 287 Relances Les relances Commandes Clients Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de livraison Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Gestion 288 Onglet Pièces Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression. Période Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période. N° de pièces Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces. Options Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet. Nombre d’exemplaires La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :  Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.  Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce. Ventes 289 Les relances des Devis Ces relances permettent de rééditer la liste des devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances devis du menu Ventes. Date de validité Saisir la date de référence permettant d'indiquer tous les devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Gestion 290 Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 291 Achats Les relances commandes fournisseurs ***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de réception Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Gestion 292 Nouvelle pièce Choix du type de pièce d'achat à créer Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK. Achats 293 Entête de pièce Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Touches et icônes à utiliser Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît. Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :  Historique,  Consultation des écritures comptables,  Courriers et lettres types,  Valider,  Valider et affichage d’une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Etiquettes. Gestion 294 Appel d'un fournisseur Appel d'un fournisseur Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs. Nouveau fournisseur Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce. Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Achats 295 Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Gestion 296 Pied de pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce. Attention : Les onglets Règlements et Echéances ne sont pas disponibles en version Standard. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Remise et Remise supplémentaire Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais vous pouvez toujours en saisir une manuellement. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement utilisé. Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche fournisseur . Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce. Achats 297 Mise à jour du prix d'achat La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste. Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. Gestion des frais d’approche Si vous avez coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, vous devez saisir, dans vos pièces d ‘achat, vos prix en utilisant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche afin de conserver les frais d’approche que vous avez renseigné dans la fiche article. Dans le cas contraire, si vous ne saisissez pas vos prix dans ces colonnes et que vous avez paramétré des frais d’approche dans votre fiche article, ceux-ci seront écrasés lors de la copie du nouveau prix d’achat. De plus, si vous avez paramétré des opérateurs et des opérandes dans les frais d’approche, ces valeurs seront supprimées et remplacées au profit d’une constante. Si vous n’avez pas coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, lors de la validation du message, le nouveau prix d’achat sera copié dans le champ Prix d’achat de la fiche article et les frais d’approche seront conservés. Gestion 298 Liste des pièces d'achats La liste des pièces d'achats La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures Fournisseur. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par Date, Code Fournisseur, Raison Sociale ou Numéro de pièce. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Achats 299 Liste des commandes fournisseurs Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une commande (icône ),  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Télécopier une commande,  Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une commande en BR ou facture,  Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).  Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option), Gestion 300 Liste des bons de réception Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée. Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un bon de réception (icône ),  Créer un bon de réception (icône ),  Supprimer un bon de réception (icône )  Dupliquer une pièce (icône ),  Imprimer un bon de réception (icône ),  Télécopier un bon de réception,  Créer un filtre sur les bons de réception (icône ),  Envoyer un bon de réception par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est transféré, vous ne pouvez plus le modifier,  Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option). Achats 301 Liste des factures fournisseurs Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ),  Dupliquer une facture (icône ). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une facture fournisseur,  Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône ),  Envoyer une facture fournisseur par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une facture en commande ou bon de réception,  Régler une facture fournisseur,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Fournisseurs et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 €, si on saisit un paiement de 500 € dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 €. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Fournisseurs, d’un montant de 250 € que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 €. Gestion 302 La copie de pièces d'achats La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce. Achats 303 Le transfert de pièces d'achats Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Gestion 304 Regroupement des pièces d'achats Regroupement des pièces d'achats : choix de la période Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce d’achat pour plusieurs pièces. Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces d’achats concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces d’achats : Choix des fournisseurs Le type de pièce à générer Achats 305 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats correspondantes. Voici la dernière étape du regroupement de bons de réception : Le type de pièce à générer Gestion 306 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Achats 307 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs Réception des commandes fournisseurs Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent. Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler. Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon, sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées. Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception partielle Le traitement des commandes Gestion 308 La réception partielle Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la quantité déjà reçue et le reliquat. Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues. Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception des commandes Le traitement des commandes Achats 309 Réapprovisionnement Le réapprovisionnement : choix des articles Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles à commander. Ces articles sont déterminés en fonction du choix du traitement que vous allez effectuer par la suite. Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet Fournisseur). Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur principal. Si aucun fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend automatiquement le premier fournisseur trouvé. La gestion de plusieurs fournisseurs est disponible uniquement à partir de la version PRO. Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : L'intervalle de sélection Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement Gestion 310 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement automatique. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement Achats 311 Le réapprovisionnement : choix du traitement Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes. Fonctionnement du réapprovisionnement automatique Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel (lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir). Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article. Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :  Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes fournisseurs). Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.  Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte) Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte Calcul des quantités à commander La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de réapprovisionnement sélectionné. Le calcul s’effectue en deux temps : Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :  Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel  Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel  Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement. Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante. Exemple de calcul de réapprovisionnement Gestion 312 Résultat du réapprovisionnement Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour honorer vos commandes clients. Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander. Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées. Achats 313 Exemple de calcul du réapprovisionnement Pour l’article CD-ROM : Le stock physique est égal à 650. Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM. Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM. Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs). Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000. Le multiple de réapprovisionnement est de 100. Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner). Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas : Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs). La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600. La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100) La quantité à commander est de 1400. Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150. La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1900. Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte). L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement. Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte). La quantité de référence est le stock actuel : 650. La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1400. Gestion 314 Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 315 Stock Nouvelle pièce Choix du type de pièce de stock à créer Sélectionnez le type de pièce à créer et validez par OK. Gestion 316 La saisie des articles Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placez-vous dans la liste des Bons d’entrée ou des Bons de sortie par le menu Stock + Bons d’entrée ou Bons de sortie puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. La grille de saisie proposée est identique pour les bons d'entrée, les bons de sorties ou l'inventaire. Touches à utiliser  La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,  Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,  La touche F4 ou l'icône permet d'obtenir la liste des articles.  Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre. Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur l’état de stock de l’article saisi. Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la quantité n'a pas été saisie. La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par code article, désignation ou code famille en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce. Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable. Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce, imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage. Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de navigation. Stock 317 Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Gestion 318 Liste des pièces de stock La liste des pièces de stock Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de fabrication et Inventaires. Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou par numéro de pièce. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Stock 319 Liste des bons d’entrées Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon d’entrée,  Supprimer un bon d’entrée (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon d’entrée. Gestion 320 Liste des bons de sorties Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon de sortie,  Supprimer un bon de sortie (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités sorties,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon de sortie. Stock 321 Liste des ordres de fabrication Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Visualiser l’ordre de fabrication,  Supprimer un ordre de fabrication (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de fabrication. Gestion 322 Liste des inventaires Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,  Supprimer un inventaire (icône ). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement, vous ne pouvez plus le supprimer,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans l’inventaire. Stock 323 Impression d'une pièce de stock Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock. Cet écran propose différents critères d’impression :  Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,  L’application d’un tri (Option non disponible en version Standard). Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier. Gestion 324 Saisie de l'inventaire L'inventaire L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos locaux c’est-à-dire le stock réel. Sur cette étape, vous devez indiquer si vous souhaitez réaliser un inventaire sur tous les articles ou une sélection. Par défaut les articles en sommeil et non facturables ne sont pas pris en compte dans l’inventaire à moins que vous ne cochiez l’option adéquate dans les préférences du dossier. Si vous cochez l'option Proposer par défaut la quantité du stock actuel, dans la saisie de l'inventaire, la valeur dans la colonne Quantité correspond au stock actuel de l'article. Dans le cas contraire, cette colonne est à 0. Dans le champ Dépôt, par défaut, est sélectionné le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire : Date de l'inventaire Saisie de l'inventaire Stock 325 Date de l'inventaire Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain. Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/04. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces auront comme date le 26/10/04. Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire : Saisie de l'inventaire Gestion 326 Saisie de l'inventaire Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock. En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart. La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante. Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements concernant les mouvements de cet article. La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de cet article dans le logiciel. Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône . Un message de confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y aura aucune conséquence sur le stock. Conséquences de la validation de l’inventaire  Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,  L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,  Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de fabrication sont supprimés,  L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce prix. Stock 327 Mise à jour des tarifs Mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs permet de :  Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente)  Réactualiser les prix des articles composés,  Recopier des tarifs entre eux très rapidement,  Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,  Modifier éventuellement la date d’application,  Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,  Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du pourcentage. La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock. Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes. Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier, l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande. Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier, l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande. Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération doit être faite. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : Le choix du type de données à modifier Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le choix du tarif à dupliquer Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Gestion 328 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Stock 329 Mise à jour : choix du tarif à modifier Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Gestion 330 Choix des articles à modifier Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon différents critères. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Stock 331 Intervalle de sélection Cette étape s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte pour la mise à jour des tarifs. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Gestion 332 Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Stock 333 Le récapitulatif de la mise à jour Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire. Gestion 334 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider. Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de vente TTC. Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur. Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification. Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez (Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs. Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône puis sur Oui pour valider définitivement la mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler l’opération. Stock 335 Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif à mettre à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Gestion 336 Mise à jour des grilles de tarifs Mise à jour des grilles de tarifs Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs. Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Choix des données à modifier Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle de familles d'articles Modification du tarif Stock 337 Choix des données à modifier La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles d’articles ou sur un intervalle. Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à jour s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et des lignes familles d’articles qui composent ces grilles. Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle . Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Gestion 338 Intervalle des grilles de tarifs Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs. Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Stock 339 Intervalle des articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Gestion 340 Intervalle des familles d'articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise à jour. Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs : Modification du tarif Stock 341 Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Gestion 342 Assemblage / Désassemblage Assemblage / Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu Stock (onglet OF). Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape. Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés, une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Stock 343 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Gestion 344 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Stock 345 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Le choix de la quantité Le récapitulatif Gestion 346 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage : Le récapitulatif Stock 347 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent. 349 Opérations Ecart de règlements ***Non disponible en version Standard*** Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements. Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements. Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants. Ecart maximal Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant. Date Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée. Mode de règlement Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart. Commentaire Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les règlements clients ou fournisseurs. Gestion 350 Règlements clients Les règlements clients Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes. Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le bouton Régler. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque. La recherche d’un client Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :  Cliquer sur les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des clients. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode de règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque. Opérations 351  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que le client a réglé toutes ses factures. Dépointer tout Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en cours. Le menu contextuel offre les options suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement,  Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée,  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Gestion 352 Affectation du paiement Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Opérations 353 Affectation du règlement Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même montant que le règlement saisi. Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date d’échéance. Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le bouton OK. Gestion 354 Remise en banque La remise en banque Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en banque. Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la devise dans la liste déroulante. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.  Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement).  Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque remise), le libellé et la date de remise en banque. Si lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en avertit.  Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme lettre de change ou prélèvement.  Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.  Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Pointage pour remise des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en banque. Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider. Les règlements de type LCR ou Prélèvement  Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.  Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque.  Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.  L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Opérations 355 La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Gestion 356 Modifier le RIB Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la partie basse de la fenêtre. Opérations 357 Lettre de change relevé Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR. Validez par OK. Gestion 358 Impression du bordereau de remise en banque Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Opérations 359 Règlements fournisseurs Les règlements fournisseurs Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats. Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été saisis soit directement dans ce module soit dans les factures. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements décaissés et ceux à décaisser. La recherche d’un fournisseur Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :  Utiliser les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des fournisseurs. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de cette option, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste fournisseurs, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichés correspondent au fournisseur que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste fournisseur. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des décaissements. Gestion 360  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne marchera pas. Tout dépointer Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du fournisseur en cours. Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement,  Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Opérations 361 Affectation d'un règlement fournisseur Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Gestion 362 Décaissements fournisseurs Les décaissements fournisseurs Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements émis à décaisser. Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez. Choix du type de remise Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque décaissement), le libellé et la date de décaissement. Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB. L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini comme étant un chèque. Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque. Pointage pour décaissement des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser. Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel + Valider. Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers. La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un premier temps pour les règlements par chèque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Opérations 363 Opération de virement Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque où le décaissement va être effectué. Validez par OK. Gestion 364 Impression du bordereau de décaissement Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez effectuer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Opérations 365 Générer les prélèvements/virements Générer les prélèvements/virements ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de générer automatiquement des règlements clients ou fournisseurs à partir d’échéances non réglées. Cette option est accessible depuis le menu Opérations + Générer les Prélèvements/Virements.  Choisissez le type de tiers à traiter,  Indiquez les dates d’échéances à traiter,  Sélectionnez la devise pour laquelle vous souhaitez régler les échéances. Par défaut, est sélectionnée la devise du dossier. Une seule devise à la fois est traitée,  Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des clients Sélection des fournisseurs Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Gestion 366 Sélection des clients Dans cette étape, vous devez sélectionner les clients à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  Sur la classification en choisissant un statut,  En indiquant un intervalle de codes clients,  En précisant un intervalle de familles de clients,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Opérations 367 Sélection des fournisseurs Dans cette étape, vous devez sélectionner les fournisseurs à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  En indiquant un intervalle de codes fournisseurs,  En précisant un intervalle de familles de fournisseurs,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Gestion 368 Sélection des modes de règlement Sélectionnez les modes de règlements pour lesquels vous souhaitez traiter les échéances correspondantes. Indiquez un intervalle de modes de règlements ou même le type de règlement à traiter. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Voici les autres étapes : Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Opérations 369 Date et commentaire de paiement Indiquez la date à laquelle le paiement doit être généré ainsi que le commentaire à affecter à la ligne de paiement. Toutes les échéances trouvées par le logiciel auront la date de paiement et le commentaire saisis. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’opération. Voici la dernière étape : Génération automatique des paiements Gestion 370 Génération automatique des paiements Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les échéances non réglées correspondant aux critères définis dans l’assistant. Pour chaque échéance, sont indiqués le code tiers, le mode de règlement, la date de paiement indiquée dans l’assistant, le montant de l ‘échéance, le commentaire saisi dans l’assistant et la date d’échéance. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les échéances affichées. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les échéances pointées. Lorsque vous sélectionnez ces échéances, le champ Total pointé est mis à jour et correspond à l’ensemble des échéances pointées. Le menu contextuel permet de :  Tout pointer,  Tout dépointer,  Modifier le RIB,  Propriétés. Validez par le bouton OK pour générer les paiements correspondants. Un message de confirmation est affiché. Validez pour les générer ou refusez pour retourner dans la liste des échéances. Après la génération des paiements, vous pouvez accéder à la remise en banque afin de remettre en banque les paiements générés. Opérations 371 Transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Cette option permet de transférer directement vos écritures dans EBP Comptabilité. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les écritures doivent être récupérées. Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de ventes, achats, TVA, échéances, règlements clients et fournisseurs enregistrées dans votre gestion commerciale. L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable. ATTENTION !! Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir, compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier. Gestion 372 Options du transfert comptable Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou d'articles selon le choix effectué dans le bouton Comptabilité des préférences du dossier. Il est possible de retransférer des pièces qui ont déjà été comptabilisées. Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. » Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité. Opérations 373 Paramétrage du transfert en comptabilité Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements. Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans votre dossier comptable. Paramétrage des numéros de compte Les comptes comptables sont repris soit :  Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),  Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche,  Dans les préférences du dossier (onglet Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la famille. La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est paramétrable uniquement dans les préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations. TVA : Taux, compte comptable et type de TVA Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et de TPF. Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des articles. Tiers : racine de compte Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut. En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois modifiable. Journaux de ventes et d'achat Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs). Gestion 374 Transfert comptable des règlements Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie : les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque, vous indiquez le compte et le journal de trésorerie. Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. 1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte comptable (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal d’encaissement : 411 au crédit 511 au débit Pour le journal de banque : 511 au crédit 512 au débit 2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement. N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal de banque : 411 au crédit 512 au débit Opérations 375 Communication Entreprise-Expert Cette option permet de transférer vos écritures comptables vers un autre logiciel que EBP Comptabilité. Cependant, pour effectuer cette opération, il faut que le logiciel Communication Entreprise Expert soit installé sur votre ordinateur. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et le logiciel Communication Entreprise-Expert sera lancé afin de générer le fichier au format souhaité. Gestion 376 Lettres de relance La lettre de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax. La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations. Date de référence La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui. Nombre minimal de jours de dépassement C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence. A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la date de référence plus le nombre de jours de dépassement. Seuils Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse ce seuil. Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera. Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance ne s’éditera. Options Quatre niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes. Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client. Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance. Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel applique la lettre de niveau le plus élevé. Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas. Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client. Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre. Sélection automatique du texte de la relance Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance incrémenté. Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les clients. Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients. Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que vous choisissez dans la liste déroulante. Opérations 377 Télécopier une lettre de relance Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client. Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro et le nom de l’interlocuteur. Gestion 378 DEB La DEB ***Fonction non disponible en version millésimée*** La DEB un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens. Vous avez la possibilité d ‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions (départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée. Seuils depuis le 01/01/2002 : INTRODUCTION EXPEDITION NIVEAU > 2 300 000 € > 2 300 000 € 1 – Détaillé avec valeur statistique > 230 000 € > 460 000 € 2 – Détaillé mais valeur statistique facultative > 100 000 € > 100 000 € 3 – Simplifié < 100 000 € 4 – Simplifié avec données limitées < 100 000 € Pas de déclaration Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes doivent être saisies :  Le numéro d’identification pour votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),  Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences + D.E.B.). Cependant, ces informations restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,  La nomenclature UE et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés sur la UE ( Données + Stock + Articles, onglet Complément),  Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels vous traitez sur la UE (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu Données). Opérations 379 Validation de la DEB Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont définis de type UE.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,  Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant, les informations restent modifiables,  Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,  Indiquez la date que la déclaration doit avoir,  Saisissez une référence si besoin,  Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,  Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA réalisées. Quelques explications sur les différentes colonnes : Valeur fiscale : correspond au montant net HT et cette information est éditée sans décimale. Régime : fixe la nature de l’opération Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires et cette valeur est éditée sans décimale. Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1. Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres). Pour obtenir plus d’informations sur la DEB, vous pouvez cliquer sur le lien Plus d’infos sur Internet qui vous connectera au site du ministère des finances et affichera une page concernant la DEB. Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité d’en saisir des supplémentaires. Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône . Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom. C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde auparavant. Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes. Gestion 380 Exemple de calcul de la valeur fiscale Le 15 du mois M, la société B expédie les biens à l’attention de la société A. Les biens sont réceptionnés par la société A le 18 du mois M, date à laquelle la société B établit sa facture pour un montant hors taxe de 12 000 €. La facture 18 du mois M établie par la société B à l’attention de la société A se présente schématiquement de la façon suivante : Société B Société A Facture n° 150 du 18 M Produits A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % - 1000 € Produits B (NC 15) 3000 € Produits C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % - 1000 € Sous-total 1 10000 € - Remise de 10 % - 1000 € Sous-total 2 9000 € + Divers + 2000 € + Frais de transport + 1000 € Total général 12000 € Dans cette hypothèse, la facture du 18 du mois M emporte exigibilité de la TVA. Afin d’établir sa DEB à l’introduction au titre du mois M, la société A doit, en regard de la facture du 18 du mois M, déterminer, pour chaque produit possédant une nomenclature douanière différente, une valeur fiscale de la façon suivante : Prix d’achat du produit A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % (25 % x 4000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit B (NC 15) 3000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % (20 % x 5000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (40 % x 1000 €) - 400 € + Divers (40 x 2000 €) + 800 € + Frais de transport (40 % x 1000 €) + 400 € soit : 4800 € Opérations 381 Génération d'un fichier Intracom Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête de la DEB, soit après la validation de cette dernière. Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour la transmission par voie informatique des informations statistiques. Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre. Depuis la gestion commerciale, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées : 1. Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8. 2. Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code 25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB. Remarque Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB. Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans la Gestion Commerciale (en particulier par rapport aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois. Gestion 382 Impression de la DEB Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions. Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens. L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé. Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour effectuer votre déclaration Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs éditées ou sur le bouton Imprimer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Opérations 383 Facturation périodique Génération des factures périodiques Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option Factures périodiques. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes. Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer. Gestion 384 Mise à jour des facturations périodiques La Mise à jour des facturations périodiques permet de faire un traitement global ou non sur le paramétrage des factures périodique du dossier. La Mise à jours des facturations périodiques s'effectue par le menu Facturation périodique, du menu Opérations. Cet assistant permet d'activer ou désactiver les options Actualiser les prix et Appliquer les promotions dans les fiches de paramétrage des facturation périodiques. Voici les autres étapes de la mise à jour des facturations périodiques : Choix de l'option, Choix des Données à modifier, Choix des fiches à modifier, Intervalle de sélection, Récapitulatif de la mise à jour. Opérations 385 Récapitulatif de la mise à jour Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire. Gestion 386 Alertes Alertes sur la facturation périodique Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les alertes du jour paramétrées sur la facturation périodique. Pour chaque alerte, sont indiquées la date d’alerte et la raison sociale du client concernée par l’alerte. Tant que vous n’avez pas imprimé une alerte, elle est conservée dans cette fenêtre. Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner simultanément toutes les alertes affichées. Le bouton Désélectionner tout permet de décocher toutes les alertes cochées. Le bouton Supprimer permet de supprimer définitivement les alertes de la fenêtre. Aucun traitement ne pourra être effectué sur ces alertes. Dès que vous avez sélectionné les alertes à traiter, cliquez sur le bouton OK. Opérations 387 Impression des alertes Pour les alertes sélectionnées, vous devez choisir les impressions à effectuer. Vous pouvez éditer la liste des clients et un courrier. L’édition de la liste des clients affiche la fenêtre d’impression des clients et l’impression d’un courrier affiche la fenêtre des courriers et lettres types. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Les alertes seront alors considérées comme traitées et elles n’apparaîtront plus dans la liste des alertes à traiter. Les boîtes d’impression apparaîtront l’une après l’autre. En cliquant sur le bouton Annuler, vous revenez dans la liste des alertes à traiter. Gestion 388 Classification des clients Définition des classifications La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille, laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité. Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation. Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans Opérations + Classifications des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône . Les icônes et permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône pour le supprimer. Remarque Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à aucun des critères. Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Opérations 389 Paramétrage de la grille Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des classifications. Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :  Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour laquelle la condition est remplie,  Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie.  Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé sur la période la plus récente. Légende 1. Activation de l'intervalle de période 5. CA minimum 2. Période la plus proche 6. CA maximum 3. Période la plus éloignée 7. Grille de statuts 4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client. Mise à jour de la classification La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations + classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation. La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille. Gestion 390 La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option supplémentaire. Opérations 391 Exemple de classification sur la périodicité Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? 1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. 2. Créez les statuts Prospect et Client. 3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille. 4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de. 5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant. 6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période. Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004,  En date du 15/02/2004,  En date du 01/01/2004,  En date du 15/12/2003,  En date du 01/11/2003,  En date du 01/01/2000. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003. Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension. Gestion 392 Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas. 2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003, 1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003. Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la condition est remplie, soit la 3ième ligne. Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT. Opérations 393 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires. Création de factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :  Une facture de 500 Euros HT,  Une facture de 1000 Euros HT,  Une facture de 5000 Euros HT,  Une facture de 30000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de 36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000. Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent. Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant : la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite. Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT. 2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN. 3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à 1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE. Gestion 394 4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT, une facture de 10000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de 17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du statut BON. Opérations 395 Exemple de classification selon le double critère Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,  En date du 15/02/2004 pour 2000 Euros HT,  En date du 01/01/2004 pour 1500 Euros HT,  En date du 15/12/2003 pour 5000 Euros HT,  En date du 01/11/2003 pour 20000 Euros HT,  En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros, Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros. Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT Gestion 396 La mise à jour de la classification La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients ou sur une sélection de clients en précisant l'intervalle dans l'étape suivante. En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais également la classification réelle. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour. Opérations 397 Une sélection de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code client. Gestion 398 Une sélection de familles de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour. Opérations 399 Une sélection de commerciaux Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour. Gestion 400 EBP Gescom Pocket Opérations 401 Envoi des données vers le PDA Gestion 402 En mode socle Envoi des données vers le PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant l’envoi des données vers le PDA en mode mobile, cliquez ici. Avant d’effectuer l’envoi des données, il faut installer le logiciel ActiveSync qui est généralement fourni avec le PDA ou le télécharger sur le site de Microsoft. Après installation de l’application, ActiveSync est automatiquement lancé si le PDA est connecté au PC. Suivez les différentes étapes de paramétrage et dans l’étape de paramétrage des synchronisation, vous devez cocher l’option Fichiers. Si l’option Fichiers n’a pas été cochée lors du paramétrage d’ActiveSync, vous pouvez le faire par le menu Outils + Options dans ActiveSync. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Choix du commercial Indiquez le commercial pour lequel vous souhaitez envoyer les données. Si vous cliquez sur l’icône , vous accédez alors à la liste des commerciaux. Seuls les commerciaux pour lesquels vous avez coché l’option Disponible sur PDA apparaissent dans cette liste. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Tous les commerciaux voient tous les clients Lorsque vous envoyez vos données vers le PDA, ce sont les clients du commercial sélectionné qui sont envoyés. Cependant, vous pouvez demander à envoyer tous les clients en cochant l’option Tous les commerciaux voient tous les clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des articles en mode socle Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Opérations 403 Sélection des articles en mode socle Pour une aide sur la sélection des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Gestion 404 Intervalle des articles en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Opérations 405 Intervalle des familles d'articles en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des familles d’articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Gestion 406 Intervalle des fournisseurs en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des fournisseurs en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Opérations 407 Sélection des clients en mode socle Pour une aide sur la sélection des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Gestion 408 Intervalle des clients en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Opérations 409 Intervalle de familles de clients en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des familles de clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Validation du traitement en mode socle Gestion 410 Validation du traitement en mode socle Pour une aide sur la validation du traitement en mode mobile, cliquez ici. La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et l’envoi des clients ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode Socle. Il faut, d’ailleurs, que le PDA soit sur son socle pour pouvoir récupérer les données. Opérations 411 En mode mobile Envoi des données vers le PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * L’envoi en mode mobile n’est possible que si vous avez un code de débridage qui mentionne le mode mobile. Si vous allez dans le menu ? + Licence, il doit être indiqué Gescom Pocket (GPRS). Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA en mode mobile. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cochez l’option Envoi en mode mobile. E-mail Cette adresse e-mail vous permet de recevoir le rapport d’envoi des données. Indiquez donc l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir ce rapport. Commerciaux Vous pouvez envoyer tous les commerciaux ou une sélection de commerciaux. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des commerciaux en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Gestion 412 Sélection des commerciaux en mode mobile PDA Cette étape n’est affichée que si, dans l’étape précédente, vous avez choisi d’envoyer une sélection de commerciaux. Indiquez donc l’intervalle des commerciaux à traiter pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Opérations 413 Sélection des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Gestion 414 Intervalle des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Opérations 415 Intervalle des familles d'articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Gestion 416 Intervalle des fournisseurs en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Opérations 417 Sélection des clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Gestion 418 Intervalle des clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Opérations 419 Intervalle de familles de clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Validation du traitement en mode mobile Gestion 420 Validation du traitement en mode mobile La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et la sélection des commerciaux ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode mobile. Opérations 421 Réception des commandes passées sur un PDA Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant la réception des pièces passées sur le PDA en mode mobile, cliquez ici. Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors vérifier la présence du fichier Orders.xml dans le répertoire \Mes documents\Nom du PDA Mes documents\EBP. Ce répertoire est également le répertoire d’échange pour l'envoi des données vers le PDA en mode socle. Ce répertoire apparaît sur le bureau du PC. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Pour valider le transfert, le PDA doit être sur son socle. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. Une fois que le fichier est importé, le fichier n’est pas supprimé du répertoire. Cependant, si on réessaie l’import du même fichier, un message est affiché indiquant qu’aucune pièce n’a été importée. Gestion 422 Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cochez l’option Réception en mode GPRS, indiquez la période des pièces à récupérer et cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors interroger le serveur pour vérifier la présence d’un fichier contenant des pièces à importer. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. 423 Impressions Sélection des affaires Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et le nom de la première et dernière affaire. Gestion 424 Sélection des articles Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection d'articles :  La définition d'un intervalle d'articles,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des articles et cliquez sur l’icône . Impressions 425 Sélection des clients Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de clients :  Le filtre sur la classification. Si vous avez paramétré une classification des clients, les différents statuts clients sont proposés dans une liste déroulante. Vous pouvez ainsi n'imprimer que les clients répondant à une classification précise,  La définition d'un intervalle de clients,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des clients et cliquez sur l’icône . Gestion 426 Sélection des commerciaux Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres. Impressions 427 Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Gestion 428 Sélection des familles articles Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Impressions 429 Sélection des familles clients Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Gestion 430 Sélection des familles fournisseurs Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Impressions 431 Sélection des fournisseurs Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de fournisseurs :  La définition d'un intervalle de fournisseurs,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône . Gestion 432 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, des fonctions deviennent accessibles par le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou par le volet de navigation. Imprimer Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à imprimer et le nombre de copies. Exporter au format PDF Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert sous ACROBAT. Exporter au format RTF Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un format texte qui est lu par Word. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format JPEG Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format TIFF Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format HTML Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format EXCEL Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Envoyer par mail Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF. Copier Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que WORD. Zoom Impressions 433 Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :  200 %,  150 %,  100 %,  50 %,  25 %,  Largeur de page,  Page entière. Gestion 434 Impression des billets à ordre ***Non disponible en version millésimée*** Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous devez suivre la procédure suivante : 1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu Données. 2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations + Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment. 3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre. 4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre. Dans la fenêtre d’impression :  Précisez la période à prendre en compte.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 435 Impression du portefeuille des devis Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu Impressions. Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, déterminez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 436 Impression du portefeuille des commandes Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille des commandes du menu Impressions.  Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou réception),  Choisissez le type de commandes : Non livrées, Soldées ou Toutes,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition, Le tri par code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes dans lesquelles ils figurent,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 437 Impression de la relation client *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions. Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.  Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,  Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées seront imprimées) ou toutes les actions,  Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses statistiques, sans le détail des actions par affaire,  Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone Type d’action,  Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,  Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,  Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients, Remarque Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :  Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Code affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.  Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non exécutées.  Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et positionnez le tri Commercial en premier.  Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.  Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code affaire et positionnez le tri Code affaire en premier. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 438 Impression des étiquettes Pour imprimer des étiquettes fournisseurs, clients ou articles, utilisez la commande Fournisseurs, Clients ou Articles Stock du menu Impressions + Etiquettes. Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de fournisseurs, clients ou articles en personnalisant l’intervalle dans l’onglet Fournisseurs, Clients ou Articles. Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition. Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires souhaité. Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 439 Impression de l'échéancier ***Fonction non disponible en version millésimée*** Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs. L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, indiquez une sélection de modes de règlements,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 440 Impression du relevé de factures Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions. Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre,  Les modèles disponibles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 441 Impression des encours dépassés Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions. Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le montant du dépassement.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 442 Impression des paiements Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici. Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions. Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs. Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l’onglet Mode de règlement, précisez un intervalle de modes de règlement,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 443 Impression des bordereaux de remise en banque Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu Opérations + Remise en banque.  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Gestion 444 Impression des bordereaux de décaissements Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de décaissements qui ont été réalisés par le menu Opérations + Décaissements.  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 445 Impression des lettres-chèque Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations + Décaissements.  Indiquer les numéros de remise,  Indiquez la période sur laquelle les remises ont été effectuées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 446 Impression du tableau de bord Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions. Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau. Vous avez la possibilité d’éditer en kilos Euros. Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 447 Pièces Impression des pièces Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cela vous permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée. Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.  Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures fournisseurs.  Précisez la période à prendre en compte,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre si besoin afin d’alléger le nombre de pièces à imprimer,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à imprimer.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 448 Options d'impression des pièces Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Pièces non imprimées Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas contraire, toutes les pièces sont imprimées. Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires. Impressions 449 Traites Impression des traites Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions. Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, indiquez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients. Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 450 Onglet Pièces L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte. Dates déchéances Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer. Impressions 451 Liste des pièces Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du menu Impressions + Listes des pièces. Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures. Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.  Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez avoir la liste.  Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères particuliers,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,  Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les pièces de ventes), définissez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 452 Options d'impression de la liste des pièces de ventes Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Impressions 453 Options d'impression de la liste des pièces d'achats Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Gestion 454 Journaux Impressions 455 Ventes Impression du journal de ventes Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,  Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer par Win générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions.  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, précisez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 456 Options d'impression du journal de ventes L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Impressions 457 Achats Impression du journal d'achats Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre,  Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 458 Options d'impression du journal d'achats L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Impressions 459 Courriers et lettres types Courriers et lettres types clients et fournisseurs Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu Impressions. Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs. Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit. Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles. La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Aller dans le répertoire EBP \ GESTION \ LETTRES par l’explorateur Windows, Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur la touche Shift, Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type". Création d’une lettre Pour créer une lettre, cliquez sur le bouton Créer. Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans la Gestion Commerciale (ex : le code client). Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client. Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône et elle sera sauvegardée au format RTF. Modification d’une lettre Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier + Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine. Consultation d’une lettre Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type . Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers. Un saut de page est généré entre chaque lettre. Impression d’une lettre Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition. Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs. Gestion 460 Envoi d'un mailing commercial par le Net La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail). Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes. Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et les autres destinataires s’inscrivent en CCI. Impressions 461 Création d'un classeur Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau puis saisir le nom du classeur. Gestion 462 Création d'une lettre Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste. Impressions 463 Données Impression des affaires Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 464 Impression des articles Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 465 Impression des clients Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 466 Impression des commerciaux Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Commerciaux, indiquez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 467 Impression des familles d'articles Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 468 Impression des familles de clients Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez une sélection de familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 469 Impression des familles de fournisseurs Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez un intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 470 Impression des fournisseurs Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 471 Impression des textes standards Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions + Données. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 472 Banques Impression des banques Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 473 Sélection des banques Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code et le nom de la première et dernière banque. Gestion 474 Codes remises Impression des grilles de remise Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante.  Impressions 475 Sélection des remises Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise. Gestion 476 Devises Impression des devises Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 477 Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Gestion 478 Frais de port Impression des frais de port Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Frais de port, précisez un intervalle de frais de port. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 479 Sélection des frais de port Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant le code et le libellé du premier et dernier frais de port. Gestion 480 Grilles de tarifs Impression des grilles de tarifs Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions + Données.  L'option Famille article puis par code article permet de trier dans la partie Articles de la grille de tarifs les articles par code famille puis par code article,  Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 481 Sélection des grilles de tarifs Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif. Gestion 482 Localisations / Rayons Impression des localisations / rayons Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations / Rayons du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Localisations, définissez l’intervalle de localisations. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 483 Sélection des localisations Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation. Gestion 484 Modes de règlement Impression des modes de règlement Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, définissez l’intervalle des modes de règlements. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 485 Sélection des modes de règlement Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement. Gestion 486 Promotions ou soldes Impression des promotions ou soldes Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou soldes du menu Impressions + Données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Promotions, définissez l’intervalle des promotions ou soldes. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 487 Sélection des promotions ou soldes Définissez ici les promotions ou soldes à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions ou soldes en indiquant le code et le libellé de la première et dernière promotion ou solde. Gestion 488 Unités Impression des unités Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Unités, indiquez la sélection des unités. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 489 Sélection des unités Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code et le libellé de la première et dernière unité. Gestion 490 DEB Impressions 491 Conditions de livraison Impression des conditions de livraisons Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Dans l’onglet Conditions de livraisons, précisez un intervalle de conditions de livraison. Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Gestion 492 Sélection des conditions de livraison Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison. Impressions 493 Modes de transport Impression des modes de transport Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 494 Sélection des modes de transport Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport. Impressions 495 Nature des transactions Impression des natures de transactions Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Natures de transactions, précisez une sélection de natures de transaction. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 496 Sélection des natures de transaction Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction. Impressions 497 Nomenclatures NC8 Sélection des nomenclatures NC8 Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8. Gestion 498 Impression des nomenclatures NC8 Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 499 Divers Impression des départements Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Nom,  Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays. Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Gestion 500 Impression des pays Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 501 Codes NAF Impression des codes NAF Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes NAF, déterminez une sélection de codes NAF. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 502 Sélection des codes NAF Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer. Impressions 503 Codes postaux Impression des codes postaux Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Ville,  Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes postaux, indiquez une sélection de codes postaux,  Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez un intervalle de départements ou pays. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 504 Sélection des codes postaux Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal. Impressions 505 Sélection des départements et pays Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé du premier et dernier département et pays. Gestion 506 Barèmes DEEE Impression des barèmes DEEE Pour imprimer les barèmes DEEE, allez dans le menu Impressions + Données + Divers + Barèmes DEEE.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des barèmes DEEE. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet DEEE, précisez un intervalle de DEEE. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 507 Sélection des barèmes DEEE Définissez ici les barèmes DEEE à prendre en compte pour l’impression de la liste des barèmes DEEE en indiquant le libellé du premier et du dernier barème DEEE. Gestion 508 Historique des ventes Impression de l'historique des ventes par client Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions + Historique des ventes. L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT.  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez également si les articles vendus par client doivent être triés par code ou par date de vente,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez un intervalle de commerciaux,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 509 Impression de l'historique des ventes par article Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.  Indiquez la période d'impression,  Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces composants qui seront édités,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  L'option Ne pas imprimer le détail permet d'ignorer le détail pour chaque article et de n'imprimer qu'un total par article,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 510 Historique des achats Impression de l'historique des achats par fournisseur Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Historique des achats. L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Articles, sélectionnez un intervalle d'articles,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 511 Impression de l'historique des achats par article Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des achats. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 512 Statistiques Impression des commissions commerciaux Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques. Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.  Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le chiffre d’affaires réalisé ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le chiffre d’affaires encaissé,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 513 Articles Impression des statistiques articles Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 514 Impression des statistiques par famille d'articles Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles d’articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 515 Clients Impression des statistiques clients Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 516 Impression des statistiques par famille de clients Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez l’intervalle des familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 517 Impression des statistiques comparatives Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.  Définissez les 4 périodes à comparer,  Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,  L’édition peut être effectuée en kilos + devise du dossier en cochant l’option appropriée,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 518 Impression des statistiques croisées clients *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial, Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 519 Fournisseurs Impression des statistiques par famille de fournisseurs Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce classement,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez l’intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 520 Impression des statistiques fournisseurs Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 521 Impression des statistiques croisées fournisseurs ***Disponible uniquement en version PRO*** Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 522 Stock Impression des mouvements de stock Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL, Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires) ou sur une sélection. Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 523 Impression de l'état de stock Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle d’impression utilisé, vous obtiendrez :  Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,  Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,  Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,  Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report des mois antérieurs et un total.  Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.  Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Par défaut, les articles dont le stock est nul ne sont pas édités. Si vous souhaitez qu'ils soient imprimés, cochez l'option prévue à cet effet,  Dans l'onglet Articles, indiquez une sélection d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 524 Impression du palmarès de rotation ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,  Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option Imprimer les permet d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 525 Impression du palmarès des commandes ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles commandés par référence.  Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs.  Dans l’onglet Articles, définissez un sélection d’articles.  Choisissez le tri à appliquer : quantité (vendue) ou valeur (chiffre d’affaires).  Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Devises, sélectionnez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Gestion 526 Impression du réapprovisionnement Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 527 Impression de la disponibilité Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande Disponibilité du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes fournisseurs.  Indiquez la date de livraison prévue,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. 529 Outils Recalcul des données Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils. Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des articles (entrée / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre un certain temps. Gestion 530 Réorganisation des fichiers Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils. La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros fichiers de travail. Outils 531 Paramétrage des modèles Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux solutions :  Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,  Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et cliquez sur le lien Modèle d'impression. Gestion 532 Sauvegarde du format d'exportation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement sélectionnés. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Outils 533 Le journal des évènements Le journal des évènements est accessible depuis le menu Outils + Journal des évènements. C’est une édition dans laquelle sont consignées toutes les factures, factures d’acompte et avoirs créés avec une date antérieure à la facture la plus récente. Différentes fonctionnalités du logiciel permettent d’enregistrer ou de générer une facture :  Copie de factures ou avoirs,  Création de factures d’acompte,  Création de factures ou avoirs,  Facturation périodique,  Livraison globale ou partielle,  Modification de factures ou avoirs,  Regroupement de pièces,  Transfert de pièces. Les pièces qui apparaissent dans l’édition sont donc replacées dans leur contexte (quelle fonctionnalité a permis de créer cette pièce avec une date antérieure). Par défaut, tous les évènements sont affichés mais vous pouvez les demander sur une période précise en indiquant l’intervalle de dates. Gestion 534 Champs personnalisés Les champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client, fournisseur ou commercial. Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou le commercial. Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients, fournisseurs et commerciaux. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle. Comment ajouter un nouveau champ ? Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles. Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la fiche Article. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) dépendent des formats définis dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Décimales. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Outils 535 Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. Gestion 536 Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur. Outils 537 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0. Gestion 538 Agenda L'agenda L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda.  Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date système de votre ordinateur. Pour afficher une semaine précédente ou suivante, choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre écran,  Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée. Est également indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.  Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Supprimer l'événement par le menu contextuel.  Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus,  A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous avez pu créer par l'agenda ou par la relation client. Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :  des critères d'affichage de la grille (60, 30, 15, 10, 6 et 5 minutes)  Ajouter un nouvel événement. Depuis le volet de navigation, vous avez accès à diverses options de l'agenda. Outils 539 Ajouter un nouvel événement Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.  Indiquez l'objet et l'emplacement du rendez-vous,  Sélectionnez des critères d'affichages,  Indiquez l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,  Indiquez si le rendez-vous est Privé ou si c'est une réunion,  Paramétrez un rappel du rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous.  Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),  Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,  Choisissez le contact en cliquant sur l’icône ,  Validez-le par le bouton OK. Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning. Gestion 540 Options de l'agenda Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.  Définissez la vue quotidienne en indiquant une échelle de temps. Par exemple, si vous indiquez 30 minutes, vous aurez 2 plages par heure,  Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi.  Définissez le premier jour de la semaine,  Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant l'heure de début et l'heure de fin,  Vous pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant l’option Compresser les week-end.  Vous pourrez également visualiser les rendez-vous des autres utilisateurs en cochant Afficher l'agenda des autres utilisateurs.  Si vous le souhaitez vous pourrez choisir d'Afficher l'agenda Outlook,  Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher l’Agenda au démarrage.  Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous doivent être effacés. Outils 541 Suppression de données Suppression de données Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression des données. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de réception et les factures fournisseurs transférées. Cette option peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés. La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés aux pièces. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique + Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier + Sauvegarde. Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et Factures) à supprimer du dossier courant. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces d'achat Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Gestion 542 Suppression des pièces d'achats Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achat (Commandes, Bons de réception et Factures) à supprimer du dossier courant. Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Outils 543 Suppression des pièces de stock Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Inventaires) à supprimer du dossier courant. Voici la dernière étape de la suppression de données : Suppression des paiements clients Gestion 544 Suppression des paiements Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements transférés en comptabilité peuvent être supprimés. Outils 545 Archivage des données Archivage des données Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la fréquence doit être régulière. L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la suppression de données par exemple. Gestion 546 Import paramétrable Import paramétrable-1 * Non disponible en version Standard * Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils. L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés. Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 2 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Outils 547 Import paramétrable-2 Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Le fichier est au format DOS Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont ignorés et remplacés par un code ASCII. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Gestion 548 Import paramétrable-3 Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Ignorer les espaces à la fin des champs Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer. Les noms des champs sont sur la première ligne Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette option. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Outils 549 Import paramétrable-3 bis Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Gestion 550 Import du fichier articles Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé. Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour). Code Famille Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille. Génération automatique des codes articles Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés. Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ? Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous permettra d'indiquer le paramètre à recalculer. Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat dans le fournisseur principal. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Outils 551 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le paramètre à recalculer. Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le coefficient. Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le prix d'achat. Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul soit le coefficient soit le prix d'achat. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Gestion 552 Import du fichier clients Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille - Mode de règlement - Commercial Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de code commercial. Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison. Génération automatique des codes clients Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences ). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Outils 553 Import du fichier fournisseurs Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille Indiquez le code famille à affecter aux fiches fournisseurs à importer qui n’ont pas de code famille dans le fichier d’import. Mode de règlement Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code mode de règlement associé. Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement. Génération automatique des codes fournisseurs Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Gestion 554 Import des tarifs fournisseurs Pour importer les tarifs fournisseurs, votre fichier doit se composer au moins du code article et du code fournisseur. Les tarifs que vous allez importer vont être recopiés dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. En cochant l’option Recopie du prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Tarifs de la fiche article, vous pouvez recopier les tarifs importés dans l’onglet Tarifs de la fiche article. Si tel est le cas, indiquez la donnée à recalculer : le prix de vente HT ou le coefficient de vente. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Outils 555 Import du fichier Codes Postaux Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à importer. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Gestion 556 Import paramétrable-4 Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le bouton Associer. Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à zéro. Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet d’annuler cette association. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Voici la dernière étape de l’import paramétrable : Import paramétrable 5 Outils 557 Import paramétrable-5 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Gestion 558 Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Outils 559 Export paramétrable Export paramétrable-1 * Fonction non disponible en version Standard * Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils. Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’export. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 2 Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Gestion 560 Export paramétrable-2 La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de nouveau les champs à exporter. Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet de le supprimer du fichier généré. Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils apparaissent. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Outils 561 Export paramétrable-3 Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier. Séparateur de champs Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix. Les champs Texte sont entourés par Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués. Séparateur de décimal Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule. La première ligne devra contenir Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur. Voici la dernière étape de l’export paramétrable : Export paramétrable 4 Gestion 562 Export paramétrable-4 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct. Enregistrer le format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré Outils 563 Export des données vers le logiciel de cartographie Export des données vers le logiciel de cartographie Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques. Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs, les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot Code postal indiqué dans l’adresse. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire dans lequel le fichier doit être généré. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des clients à exporter Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Gestion 564 Sélection des clients à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés. Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le logiciel de cartographie. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Outils 565 Sélection des commerciaux à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux répondant aux critères suivants seront exportés :  Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,  Etre rattachés au moins à une vente,  Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente. Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection de la période et des filtres Gestion 566 Sélection de la période et des filtres Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez la période sur laquelle les pièces et les actions de la relation client doivent être exportées. Vous pouvez également limiter l’export des données en appliquant des filtres créées sur les pièces et la relation client. Enfin, choisissez le type d’action de la relation client que vous souhaitez exporter. Outils 567 Imports Devis-Flash Import Devis Flash L’importation des données de Devis-Flash dans Gestion Commerciale impose d’abord de générer, depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis Flash, les fichiers. Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale. Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez récupérer les données, et le répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\) Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash, il vous sera demandé lors de l’importation dans Gestion Commerciale Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes : Les articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Description commerciale Résumé Famille Fournisseur Prix de revient Prix de vente HT Taux de TVA Compte vente Compte vente export Compte vente UE Unité Code barre Notes en clair Table clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code Mode de règlement Encours maximum Compte comptable Code famille Gestion 568 Table Prospects Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Fournisseurs Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Unités Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Modes de règlement Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque : CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO, LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP) Echéance (Nb. Jours) Outils 569 Table Contacts Champs exportés depuis Devis Flash Type Codetiers Civilité Fonction Nom Tél T mobile Fax e-mail Table Famille clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Famille articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Remarques : 1. Les prospects de Devis-Flash sont récupérés dans la base Clients d’EBP Gestion Commerciale 2. Les codes familles clients dans Gestion commerciale sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis-Flash, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8 caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Gestion Commerciale. L’importation dans EBP Gestion commerciale est accessible depuis le menu Outils + Imports Devis-Flash L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des données. A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est affiché. 571 Internet La solution Oxatis La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :  Créer votre site,  Consulter votre site créé par OXATIS,  Administrer votre site,  Envoyer le catalogue de vos articles,  Télécharger les commandes effectuées depuis votre site. Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel. Gestion 572 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) Envoi des données Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :  Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,  Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.  Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.  Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web. La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :  Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,  Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site. Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5. Forcer l’envoi des données Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 573 Sélection des options de l'envoi des données Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 574 Intervalle de sélection des articles à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 575 Intervalle de sélection des familles d'articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 576 Intervalle de sélection de fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 577 Critères d'envoi des contacts Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 578 Intervalle de sélection des clients à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 579 Intervalle de sélection des familles clients Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données Gestion 580 La préparation des données Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes. Internet 581 Télécharger les commandes Téléchargement des commandes Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :  Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;  Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;  Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web : o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ; o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification. Voici l’étape suivante : Sélection de la période Gestion 582 Sélection de la période Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées Internet 583 Choix du client Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :  L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;  En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet. Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé. Gestion 584 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Internet 585 Sélection par numéro de pièce Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Gestion 586 Choix du format d'export Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :  Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,  Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée). Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Internet 587 Coordonnées du destinataire Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Gestion 588 Création du fichier XML Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Internet 589 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné. Conserver les numéros de pièces Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. Gestion 590 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :  Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),  Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),  Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,  La composition d’un article s’il y a lieu,  La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,  Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,  Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté. Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs Nous pouvons distinguer plusieurs cas :  Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.  Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié. Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale) Internet 591 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. 593 Menu ? Licence d'utilisation Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20. Gestion 594 A propos de Gestion Commerciale Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :  Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),  Changer le code d’activation. 595 Divers Félicitations Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Gestion 596 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),  Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),  Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),  En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Divers 597 Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Gestion 598 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut Divers 599 réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 601 Internet La solution Oxatis La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :  Créer votre site,  Consulter votre site créé par OXATIS,  Administrer votre site,  Envoyer le catalogue de vos articles,  Télécharger les commandes effectuées depuis votre site. Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel. Gestion 602 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) Envoi des données Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :  Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,  Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.  Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.  Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web. La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :  Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,  Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site. Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5. Forcer l’envoi des données Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 603 Sélection des options de l'envoi des données Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 604 Intervalle de sélection des articles à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 605 Intervalle de sélection des familles d'articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 606 Intervalle de sélection de fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 607 Critères d'envoi des contacts Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Gestion 608 Intervalle de sélection des clients à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Internet 609 Intervalle de sélection des familles clients Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données Gestion 610 La préparation des données Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes. Internet 611 Télécharger les commandes Téléchargement des commandes Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :  Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;  Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;  Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web : o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ; o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification. Voici l’étape suivante : Sélection de la période Gestion 612 Sélection de la période Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées Internet 613 Choix du client Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes :  L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;  En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet. Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé. Gestion 614 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Internet 615 Sélection par numéro de pièce Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Gestion 616 Choix du format d'export Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :  Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,  Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée). Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Internet 617 Coordonnées du destinataire Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Gestion 618 Création du fichier XML Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Internet 619 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné. Conserver les numéros de pièces Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. Gestion 620 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :  Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),  Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),  Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,  La composition d’un article s’il y a lieu,  La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,  Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,  Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté. Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs Nous pouvons distinguer plusieurs cas :  Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.  Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié. Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale) Internet 621 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. 623 Menu ? Licence d'utilisation Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20. Gestion 624 A propos de Gestion Commerciale Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :  Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),  Changer le code d’activation. 625 Divers Félicitations Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Gestion 626 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),  Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),  Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),  En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Divers 627 Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Gestion 628 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut Divers 629 réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 631 Index A Acompte ....................................................... 262 Acrobat ........................................................ 434 ActiveSync ................................................... 404 Affaire .......................................................... 103 Archivage ..................................................... 547 Articles [Fiche]112, 114, 115, 116, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 126, 131, 132, 133, 135 Articles [Impression] .................................... 466 Avoir ............................................................. 272 B Banque ........................................................ 223 Banques [Impression] .................................. 474 Barre d état .................................................... 85 Barre de fenêtres ........................................... 86 Billet à ordre [Impression] ............................ 436 Bons de livraison ......................................... 270 Bordereaux de remise en banque [Impression] ................................................................. 445 C Choix du client ..................................... 585, 615 Classification................................................ 390 Clients [Fiche]160, 161, 170, 171, 173, 174, 175, 176, 192 Clients [Impression] ..................................... 467 Clôturer une commande client..................... 269 Clôturer une commande fournisseur ........... 301 Code postal.................................................. 233 Codes NAF [Impression] ............................. 503 Codes postaux [Impression] ........................ 505 Commande .................................................. 269 Commandes fournisseurs ............................ 301 Commerciaux [Impression] .......................... 468 Commissions commerciaux [Impression] .... 514 Composants d un article .............................. 120 Comptes du dossier comptable ..................... 65 Conditions de livraison [Impression] ............ 493 Configurer ...................................................... 71 Copier une pièce de vente ........................... 273 Courriers ...................................................... 461 Création d un nouveau format ....................... 50 Création d'un classeur ................................. 463 Création d'une nouvelle lettre ...................... 464 D DEB ............................................................. 380 DEB [Impression] ......................................... 384 Décaissements fournisseurs ....................... 364 Département ................................................ 234 Départements [Impression] ......................... 501 Description longue ....................................... 122 Devises [Impression] ................................... 478 Disponibilité [Impression] ............................. 529 Dossier [Barre d outils] .................................. 90 Dupliquer ..................................................... 182 E Ecart de règlements .................................... 351 Echéancier (Impression) .............................. 441 E-mail .......................................................... 180 Encours dépassés [Impression] .................. 443 Envoi d'un mailing commercial par le Net ... 462 Envoi d'une pièce par e-mail ....................... 277 Envoi par e-mail .......................................... 277 Envoyer par mail ......................................... 434 Etat de stock ............................................... 525 Etat des devis ............................................. 279 Etiquettes .................................................... 440 Export paramétrable ................................... 561 F Facturation périodique ................ 183, 386, 387 Facturation périodique [paramétrage]183, 386, 387 Factures ...................................................... 271 Factures d acomptes .................................. 262 Factures fournisseurs ................................. 303 Famille d articles ......................................... 141 Famille de clients ........................................ 193 Famille de fournisseurs ............................... 208 Familles d articles [Impression] .................. 469 Familles de clients [Impression] .................. 470 Familles de fournisseurs [Impression] ........ 471 Fenêtres [Barre de] ....................................... 86 Fermer un dossier ......................................... 10 Fichier Intracom .......................................... 383 Fichiers [Barre outils] .................................... 92 Filtres .......................................................... 107 Format EBP Comptabilité ........................... 373 Formatage texte enrichi [barre d outils] ........ 93 Formats ......................................................... 49 Fournisseurs [Impression] .......................... 472 Frais d approche ......................................... 113 Frais de port ................................................ 104 Frais de port [Impression] ........................... 480 G Graphique client .......................................... 179 Grilles de remise [Impression] .................... 476 H Historique des achats ................................. 512 Historique des achats par article ................ 513 Historique des commandes ........................ 137 Historique des connexions ............................ 38 Historique des ventes par client .................. 510 I IDEP/CN8 ................................................... 383 Import Paramétrable ................................... 548 Imprimante BL ............................................... 71 Intracom ...................................................... 383 J Journal des achats ...................................... 457 Journal des ventes ...................................... 457 L Les factures d acompte............................... 262 Lettre de relance ......................................... 378 Lettres types ............................................... 461 Liste des droits .............................................. 30 Livraison des commandes .......................... 286 Gestion 632 Livraison partielle ......................................... 287 Localisation .................................................. 111 Localisations [Impression] ........................... 484 M Mise à jour des tarifs ................................... 329 Mise à jour du prix d achat .......................... 299 Mode de règlement ...................................... 219 Mode socle .................................................. 404 Modèles ....................................................... 533 Modes de règlement [Impression] ............... 486 Modes de transport [Impression] ................. 495 Mouvements de stock [Impression] ............. 524 N NAF .............................................................. 232 Natures de transaction [Impression] ............ 497 Navigation [Barre d outils] ............................. 91 Nomenclature UE ........................................ 116 Numéroteur téléphonique ............................ 161 O Opérations [Barre d outils] ............................. 98 P Paiements (Impression) ............................... 444 Palmarès de rotation ................................... 526 Palmarès des commandes .......................... 527 Paramétrage ................................................ 533 Pays ............................................................. 235 Pays [Impression] ........................................ 502 PDA404, 405, 406, 407, 408, 409, 410, 411, 412, 413, 414, 415, 416, 417, 418, 419, 420, 421, 422, 423 PDF .............................................................. 434 Pièce de stock [Impression] ......................... 325 Pièces (onglet de l'impression des relances commandes clients) ................................. 290 Pièces de stock [Liste] ........ 321, 322, 323, 324 Portefeuille des commandes ....................... 438 Portefeuille des devis .................................. 437 Promotions................................................... 109 Propriétés de l agenda ................................ 542 R Réapprovisionnement .......................... 311, 315 Réapprovisionnement [Impression] ............. 528 Recalcul des données ................................. 531 Réception des commandes ......................... 309 Réception partielle ....................................... 310 Recherche lignes de pièces ................ 292, 316 Recopie .......................................................... 18 Règlement d une facture ............................. 280 Règlements clients ...................................... 352 Règlements fournisseurs ............................. 361 Regroupement des pièces d achats ............ 306 Relances Commandes Clients ................... 289 Relances Commandes Fournisseurs .......... 293 Relances Devis Clients ............................... 291 Relation client185, 186, 187, 188, 189, 190, 191 Relevés de factures (Impression) ............... 442 Remise ........................................................ 155 Réorganisation des fichiers ........................ 532 Réorganiser les icônes ................................. 88 S Saisie déportée ................................... 586, 616 Sauvegarde du format d exportation .......... 534 Sauvegarde du format d importation .......... 560 Site Web ..................................................... 181 Soldes ......................................................... 109 Statistiques articles ..................................... 515 Statistiques clients ...................................... 517 Statistiques comparatives ........................... 519 Statistiques croisées clients ........................ 520 Statistiques croisées fournisseurs .............. 523 Statistiques fournisseurs ............................. 522 Statistiques par famille d'articles................. 516 Statistiques par famille de fournisseurs ...... 521 Stock actuel ................................................ 139 Stock virtuel ................................................ 139 Suppression de données ............................ 543 T Tableau de bord (Impression) ..................... 448 Téléchargement des commandes ...... 583, 613 Télécopier une lettre de relance ................. 379 Télécopier une pièce................................... 275 Textes standards [Impression] .................... 473 Tiers [Barre d outils] ...................................... 99 Transfert comptable [Paramétrage] ............ 375 Transfert comptable des règlements .......... 376 Transfert de pièces ..................................... 278 U Unité ............................................................ 110 Unités [Impression] ..................................... 490 Utilisateurs .................................. 27, 29, 35, 36 Utilisateurs [Barre d outils] .......................... 101 Utilisateurs connectés ................................... 37 V Vente à perte ................................................ 55 Ventilation analytique [famille article] .......... 150 Ventilation analytique [famille client] ........... 194 Ventilation analytique [famille fournisseur] . 209 W Web [Fiche article] ...................................... 151 Z Zoom ........................................................... 434 EBP Bâtiment Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl, Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax : 02/737 95 91 - Site: www.ebp.com © Copyright 2009 Business Software sprl, édition 2010 Convention d’Utilisation d’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l’utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d’autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu’à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d’une licence d’utilisation. L’achat d’un produit ne donne droit qu’aux seules licences d’utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L’ensemble des programmes est protégé par le copyright d’EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu’il estime opportunes. 1. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. 2. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 3. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers EBP Bâtiment 3 de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 4. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l’essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 5. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l’éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d’aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu’en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l’état sans garantie d’aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l’acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 4 EBP Bâtiment Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Bâtiment 5 Table des matières Installation 9 1. AVANT DE COMMENCER................................................................................9 1.1. Accès au service technique.....................................................................9 1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................9 1.3. La place disque nécessaire...................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................11 4.1. Version d’évaluation..............................................................................11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?...........................................................13 6. ECRAN DE TRAVAIL......................................................................................14 Prise en main 15 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?...................................................15 1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................16 1.2. Les autres options.................................................................................17 1.3. Les options d’affichage..........................................................................17 1.4. Mot de passe.........................................................................................18 1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................18 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................18 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne......................................19 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires....................................................22 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?...........................................22 3.1. Exemple de métré..................................................................................23 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................25 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?...............................26 5.1. Promotions.....................................................................................26 5.2. Tarifs......................................................................................................26 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................27 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................28 7.1. L’entête du devis............................................................................29 7.2. Le corps..........................................................................................29 7.3. Le pied...........................................................................................30 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?...........................................................30 9. COMMENT GERER LE RECUPEL?...............................................................31 10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?............................32 10.1. Saisie de l’avancement des travaux...............................................32 10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement...............................32 11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS.......................33 11.1. Transfert de documents.................................................................33 11.2. Duplication......................................................................................33 11.3. Regroupement de bons de livraison...............................................33 6 EBP Bâtiment 11.4. Impression des documents..................................................................34 11.5 .Envoi par e-mail...................................................................................34 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?............................34 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE........................................................35 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES.........................................................37 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ...............................................38 15.1. Comment commander ?.................................................................38 15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks..........................40 15.3. Comment réceptionner les achats ?...............................................40 15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?....................................41 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ............................................41 16.1. Comment créer une affaire ?..........................................................41 16.2. Comment associer des documents à une affaire ?........................42 17. COMMENT GERER LES STOCKS ?.......................................................43 17.1. Deux modes de gestion du stock...................................................43 17.2. Les documents de stock.................................................................44 17.3. La saisie de l’inventaire ..........................................................45 17.4. Les mouvements de stocks............................................................46 18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE ........................................................................................47 18.1. Les contrats de maintenance.........................................................47 18.2. Le service après vente...................................................................48 18.3. L’historique Maintenance / SAV.....................................................49 19. LE PLANNING ..................................................................................49 19.1. Présentation du planning................................................................49 19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous........................50 19.3. Ajout d'une intervention..................................................................51 19.4. La fiche rendez-vous......................................................................51 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS....................52 20.1. Comment saisir un acompte ?........................................................52 20.2. Comment saisir un règlement client ?............................................53 20.3. La remise en banque......................................................................54 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE....................................................54 21.1. Le tableau de bord........................................................................54 21.2. L’historique client/prospect.............................................................55 22. COMMENT CREER UN MAILING ? .................................................56 23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURESEN COMPTABILITE ?..............57 23.1. Les données à renseigner avant transfert......................................57 23.2. Le transfert.....................................................................................58 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?..........................................59 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?..............................................60 Les fonctions avancées 61 EBP Bâtiment 7 1. LES RELANCES.......................................................................................61 2. L’ECHEANCIER CLIENT..........................................................................61 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE..............................61 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS........................................61 5. LES STATISTIQUES................................................................................62 6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ........................................................62 7. LE MENU INTERNET...............................................................................62 8 EBP Bâtiment Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 02/737 95 95 • Exposez votre problème par e-mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 09h00 à 17h30 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent • Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista), • Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *, • Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits • Microsoft Internet Explorer 6 • Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). * Windows Vista version 32 bits EBP Bâtiment 9 Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’espace disque libre doit être de 500 Mo. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Bâtiment pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est: C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 10 EBP Bâtiment 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise EBP Bâtiment 11 Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2009 monoposte) correspond ce code. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible. 12 EBP Bâtiment 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes , factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. EBP Bâtiment 13 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de fenêtres La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. 14 EBP Bâtiment Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. EBP Bâtiment 15 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : • Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc.. • Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. • Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix. • Documents : vous permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. • Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. • Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. • TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 16 EBP Bâtiment 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffres d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel : • Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc… • Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés.. • Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples, et en affichant des calculs. • Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories • Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes. • Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés • Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. EBP Bâtiment 17 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis : • Le menu Données - Eléments • L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. 18 EBP Bâtiment Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'oeuvre, matériel, divers, ouvrage et textes. • Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’oeuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète. • Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose. • Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire. • Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation. • Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) • Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos documents. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. EBP Bâtiment 19 Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. 20 EBP Bâtiment Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque cartons contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : • Tarifs/Promotions: Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. • Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité. • Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer. • Fourn.: Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc.. • Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. EBP Bâtiment 21 Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 22 EBP Bâtiment 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes : • Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire. • Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre) • Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’ • Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils. • Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris. • La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT) • Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètre et hauteur. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. EBP Bâtiment 23 Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage. • Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône , • Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors. • Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre. • Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré des documents de vente. 24 EBP Bâtiment 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : • Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, • Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. EBP Bâtiment 25 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. 26 EBP Bâtiment 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. EBP Bâtiment 27 Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : • L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation, • Le menu Traitements + Nouveau devis, • Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l’écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat..) sont affichées en haut de la fenêtre. 28 EBP Bâtiment Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire (Client, coordonnées, commentaires…). 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures. Si vous la décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez : • D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (F1 pour plus de détails) • Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. • Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. • Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là vous vous le souhaitez ..Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. • D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. • D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer EBP Bâtiment 29 des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis. L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. • 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser : • L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, • Le menu Traitements + Nouvelle facture, • Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. 30 EBP Bâtiment Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - Dun onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. 9. COMMENT GERER LE RECUPEL? Depuis le 1 juillet 2001 le Recupel est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques (DEEE). 7 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de l’ASBL Recupel. Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes. 9.1.1.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez « Créer le barème Recupel » lors de la création de dossier ou d’importer le barème. 9.1.1.2. Utilisation du barème Recupel Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant du Recupel est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant du Recupel (Montant de l’élément dont Recupel). Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le barème du Recupel associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Note de crédit), le montant total Recupel inclus (Dont Recupel) ou ajouté dans le Total TTC du document est indiqué. Par le menu Impressions-Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. EBP Bâtiment 31 10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent : • A partir de factures directes • Par transfert de devis ou de commande 10.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options, partie Document, Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). 10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la 32 EBP Bâtiment barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 11.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents. 11.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 11.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL. Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : • Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet Bons de livraison en une facture. • Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les bons de livraison qui ont été effectués en une facture. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les modes de transferts des documents. EBP Bâtiment 33 11.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: • Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression. • Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 11.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. 34 EBP Bâtiment Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité. EBP Bâtiment 35 Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût horaire. Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p. 37). L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie : • le total des fournitures/ divers, • le total des Mo • Le total des matériels, • le total des heures et • le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 36 EBP Bâtiment 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées sur chacun des chantiers simplifiés. Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour. EBP Bâtiment 37 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 33 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures fournisseurs et les notes de crédits. 15.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40) ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran) 15.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut... 15.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez : • d'une barre d'outils avec des icônes. • d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. 38 EBP Bâtiment Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types. Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 15.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une EBP Bâtiment 39 page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées. Attention Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte, et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. 15.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix : • Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main-d'oeuvre) • Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 40 EBP Bâtiment 15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO. EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier. Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 16.1. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. EBP Bâtiment 41 Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier… Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et Règlements, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. 16.2. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de deux façons différentes : • Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et . • Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur. • Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre 42 EBP Bâtiment les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires..). Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer au bas de la liste. 17. COMMENT GERER LES STOCKS ? 17.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock : • A partir des bons de livraisons et factures clients, • A partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. EBP Bâtiment 43 17.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une fourniture d’un dépôt à un autre. 44 EBP Bâtiment 17.3. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..), et le dépôt. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes : • Nouvelle quantité (unité stock) Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock. • Nouvelle quantité (unité de vente) Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. EBP Bâtiment 45 Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale. • Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. • Nouvelle quantité totale Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. - Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 17.4. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. 46 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 18. LA GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET LE SERVICE APRES VENTE 18.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en : • La saisie et l'impression des contrats • La facturation périodique de ces contrats • La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites... • L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton EBP Bâtiment 47 Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 18.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning, ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. 48 EBP Bâtiment Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 18.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions.. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. 19. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 19.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants : EBP Bâtiment 49 • Vue Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus. • Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les réservations matérielles dans le planning. • Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un matériel • Date Indiquez la date de début du planning à afficher. • Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie. • Nombre de jours Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning. • Intervalles Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 19.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez : • cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche. • vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-remplies. 50 EBP Bâtiment • vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 19.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la barre de navigation. 19.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants : • Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet). • Dates de début et fin de rendez-vous Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie. • Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning. EBP Bâtiment 51 Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte. • L’onglet Affectation Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les parties 16.2 et 16.3 ci-dessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. 52 EBP Bâtiment Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 20.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : • affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. • Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. EBP Bâtiment 53 Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 20.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs fiches respectives. 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 21.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. 54 EBP Bâtiment Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques d’achat. 21.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. EBP Bâtiment 55 22. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 56 EBP Bâtiment 23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 23.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements : • Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . • Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options. • Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. • Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options. • Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier EBP Bâtiment 57 Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 23.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer. Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d’écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Solid data, Popsy et TOP Comptabilité. Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi. 58 EBP Bâtiment 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). EBP Bâtiment 59 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. C’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. 60 EBP Bâtiment Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. EBP Bâtiment 61 5. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne, Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre. 7. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! 62 EBP Bâtiment EBP Devis & Facturation Pratic pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010 Convention d’Utilisation d’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération EBP Devis & Facturation 3 des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 4 EBP Devis & Facturation Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Devis & Facturation 5 TABLE DES MATIERES Table des matières INSTALLATION 8 1. AVANT DE COMMENCER 8 1.1. Accès au service technique.....................................................................8 1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10 4.1. Version d’évaluation..............................................................................10 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................10 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14 1.1. Les options à remplir dès maintenant....................................................15 1.2. Les autres options.................................................................................15 1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 18 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19 5.1. L'entête du devis....................................................................................20 5.2. Le corps.................................................................................................20 5.3. Le pied...................................................................................................20 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 21 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 21 8.1. Transfert de documents.........................................................................21 8.2. Duplication.............................................................................................22 8.3. Impression des documents....................................................................22 8.4. Envoi par mail........................................................................................22 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 25 11.1. Le tableau de bord..............................................................................25 11.2. L’historique des ventes........................................................................25 11.3. L’historique Recupel............................................................................25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 26 12.1. Les données à renseigner avant transfert...........................................26 12.2. Le transfert..........................................................................................26 6 EBP Devis & Facturation TABLE DES MATIERES 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27 LES FONCTIONS AVANCEES 29 1. L’ECHEANCIER CLIENT 29 2. LES RELANCES 29 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 29 4. LES EPURATIONS 29 5. LES STATISTIQUES 30 6. LE MENU INTERNET 30 EBP Devis & Facturation 7 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95 • Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont : • WindowsXP SP2 • Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit 8 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. • Windows 7 32 bit & 64 bit Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète. 8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES 6.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. EBP Devis & Facturation 9 11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. 12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. 13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. 10 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible. EBP Devis & Facturation 11 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 12 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de fenêtres La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. EBP Devis & Facturation 13 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 14 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. EBP Devis & Facturation 15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. 16 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK. EBP Devis & Facturation 17 L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 01 Mode de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Règlement : Net le Le : 15 18 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. Ainsi, pour une facture du 01/01/2009, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2009. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouveau devis, Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. EBP Devis & Facturation 19 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. • D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. 20 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouvelle facture, Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit. EBP Devis & Facturation 21 Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: • Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 22 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. EBP Devis & Facturation 23 Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : • affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, • ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 24 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • les derniers documents • les devis à relancer • les échéances échues • des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11.3. L’historique Recupel Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. EBP Devis & Facturation 25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements : Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA. Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options. Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options. Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer. Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc. 26 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. EBP Devis & Facturation 27 Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 28 EBP Devis & Facturation Error! Style not defined. LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer EBP Devis & Facturation 29 5. LES STATISTIQUES EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. . 6. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 30 EBP Devis & Facturation EBP Comptabilité pour Windows 2000, XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010 TABLE DES MATIERES Convention d’Utilisation d’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération TABLE DES MATIERES des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. TABLE DES MATIERES Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale. TABLE DES MATIERES Table des matières INSTALLATION 8 1. AVANT DE COMMENCER 8 1.1. Accès au service technique.....................................................................8 1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8 1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9 2.1. Version monoposte..................................................................................9 2.2. Version réseau.......................................................................................10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10 4.1. Version d’évaluation..............................................................................10 4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15 1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15 1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16 2.1. Onglet Création......................................................................................16 2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17 2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19 5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22 7. COMMENT CREER UN TIERS? 23 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25 8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26 8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28 9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30 9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32 9.4. Encodage honoraire..............................................................................34 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40 TABLE DES MATIERES 10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45 12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46 12.2. Intervat.................................................................................................46 13. SAUVEGARDE 47 14. PARAMETRES EBP COMPTA 48 LES FONCTIONS AVANCEES 8 1. L’ECHEANCIER 54 2. LES RAPPELS 54 3. L’ANALYTIQUE 54 ERROR! STYLE NOT DEFINED. INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95 • Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista), • Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista • Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2 • Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits), • Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. • Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits. Error! Style not defined. Remarque Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 2.1. Version monoposte 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant. 7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer. 9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui. 10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer. 2.2. Version réseau Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur. Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment activer mon logiciel? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code : • Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte), • La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel. Error! Style not defined. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes : • Nom Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Clé La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement. • N° série Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone. • Code d’activation Saisir le code comme communiqué par EBP. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher : • Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société. ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ». Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo. L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001. Error! Style not defined. 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. Cliquez ici pour changer de langue. ERROR! STYLE NOT DEFINED. PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables. Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée]. La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro. Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :. Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10. Error! Style not defined. 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 1.1. Les raccourcis clavier 1.2. La saisie dans un journal Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 2.1. Onglet Création Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création. Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur. Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ». Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création . Après création la fenêtre suivante apparaît : Error! Style not defined. 2.2. Onglet Périodes Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. 2.3. Onglet Paramétrage Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter. Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA. Error! Style not defined. Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer. 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux. Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ». Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 5. COMMENT CREER UN CLIENT? Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un client, • La touche [Insert] de votre clavier. Error! Style not defined. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client. Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé. Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur. Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Error! Style not defined. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ». 7. COMMENT CREER UN TIERS? Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Error! Style not defined. Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez]. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2]. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 8.2. Encodage vente Intracom Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %. Error! Style not defined. Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 8.3. Encodage vente Cocontractant Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00. Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC). Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Error! Style not defined. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . ERROR! STYLE NOT DEFINED. Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats. 9.1. Encodage achat Intracom En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible) Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte : Error! Style not defined. Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne . ERROR! STYLE NOT DEFINED. 9.3. Encodage d’un investissement EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement. Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA. Error! Style not defined. En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche. Ensuite il génère votre tableau d’amortissement. Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne. 9.4. Encodage honoraire Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir. Error! Style not defined. Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne . 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ? Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux. Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton . Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer. 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ? Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous: 1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000. Error! Style not defined. 2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial. Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre. Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ». Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la ligne. 3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez. Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers. 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ? Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement. Error! Style not defined. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ». 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ? Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez]. Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ». Error! Style not defined. Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ». Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK. 10.5. Comment rechercher une informartion? Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez]. ERROR! STYLE NOT DEFINED. La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez]. Error! Style not defined. Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches. Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down]. Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ». ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si le solde n’est pas correct, il affiche un message. Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . Error! Style not defined. 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 12.1. 12.2. Génération du fichier « .XML » • Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA », • Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration, • Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique », • Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9]. Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation. Intervat Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat : • Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost • Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ». • Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID, Error! Style not defined. • Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »), • Cliquer sur le lien « INTERVAT », • Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique », • Cliquer sur le bouton « LOGIN ». A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN. 12.2.1. La déclaration manuelle • Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran, • Cliquer sur « Ouvrir » ; • Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA, • Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes), • Vérifier les renseignements repris sur la déclaration. Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00. Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit : • Symbole décimal : un point • Symbole de groupement des chiffres: un espace • Format de l’heure: HH :mm :ss • Format de date courte : jj/MM/aaaa) Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008. Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ; Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée. 13. SAUVEGARDE Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. ERROR! STYLE NOT DEFINED. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM. Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA. 14. PARAMETRES EBP COMPTA Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”. Error! Style not defined. • Sous-menu « Nombres » ERROR! STYLE NOT DEFINED. 1 espace 1 point Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider Error! Style not defined. • Sous-menu « Symbole monétaire » 1 point 1 espace Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Sous-menu « Heure » HH:mm:ss Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider. Error! Style not defined. • Sous menu « Date » jj/MM/aaaa Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK » A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK » ERROR! STYLE NOT DEFINED. LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité. 1. L’ECHEANCIER Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances. 2. LES RAPPELS Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé. 3. L’ANALYTIQUE EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne. Paye Pour Windows® XP, Vista et 7 Manuel utilisateur Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012 Table des matières Félicitations ! .................................................................................................................................... 1 A lire attentivement .......................................................................................................................... 3 Le code d’activation ..................................................................................................................... 3 Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3 La sauvegarde ............................................................................................................................. 3 L'assistance technique .................................................................................................................... 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7 B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8 C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13 Activation automatique ............................................................................................................... 13 Activation manuelle .................................................................................................................... 13 Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15 La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17 Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17 A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17 Code d'activation ........................................................................................................................... 19 Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21 Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23 Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25 Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27 Général .......................................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29 Installation du logiciel .................................................................................................................... 31 Installation monoposte ............................................................................................................... 31 Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31 Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33 Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34 Menu Dossier ................................................................................................................................. 35 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35 La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35 Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35 Création d'un dossier ................................................................................................................. 36 La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41 La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43 Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45 Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64 La sauvegarde ........................................................................................................................... 66 La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67 La restauration ........................................................................................................................... 68 Menu Edition .................................................................................................................................. 71 Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71 Les fiches ................................................................................................................................... 71 La fiche salarié ......................................................................................................................... 112 Menu Affichage ............................................................................................................................ 159 Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159 Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159 Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160 Menu Gestion .............................................................................................................................. 163 Mois courant ............................................................................................................................. 163 EBP Paye V17 Saisie des variables ................................................................................................................. 163 Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164 Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164 Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165 Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166 Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166 Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167 Cumuls de la société ................................................................................................................ 167 Historique des bulletins ............................................................................................................ 167 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168 Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168 Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169 Postes analytiques ................................................................................................................... 170 La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171 La clôture annuelle................................................................................................................... 172 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172 Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174 Le virement des salaires .......................................................................................................... 177 Menu Impression ......................................................................................................................... 181 Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181 Impression des bulletins .......................................................................................................... 182 Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182 Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183 Impression des salariés ........................................................................................................... 183 Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184 Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184 Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185 Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185 Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185 Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186 Généralités : ............................................................................................................................. 186 Impression des organismes ..................................................................................................... 187 Impression des profils .............................................................................................................. 187 Impression des rubriques ......................................................................................................... 188 Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189 Impression des variables ......................................................................................................... 189 Impression des cumuls ............................................................................................................ 190 Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190 Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191 Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191 Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192 Impression du DIF .................................................................................................................... 193 Impression du livre des variables............................................................................................. 194 Impression des états salariés .................................................................................................. 195 Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195 Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196 Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196 Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196 Impression de l'enquête sociale............................................................................................... 198 Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198 Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199 Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199 Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201 Table des matières Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202 Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204 Les interactions ........................................................................................................................ 204 Aperçu ...................................................................................................................................... 205 Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205 Export aux différents formats. .................................................................................................. 205 Les filtres .................................................................................................................................. 206 Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206 Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213 Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213 Menu Outils .................................................................................................................................. 217 Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217 Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217 Intéressement et participation .................................................................................................. 218 Archivage des données ........................................................................................................... 219 Journal des événements .......................................................................................................... 219 Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219 Import/Export ............................................................................................................................ 219 Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230 Maintenance Technique ........................................................................................................... 231 La reprise de paye ................................................................................................................... 233 Les statistiques ........................................................................................................................ 236 Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237 Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242 Nouveau document administratif ............................................................................................. 242 Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243 La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244 Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245 Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245 L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265 La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268 Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271 FAQ .......................................................................................................................................... 271 Paye Agricole ............................................................................................................................... 275 La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275 Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278 La DUCS ...................................................................................................................................... 283 La DUCS .................................................................................................................................. 283 Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285 Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287 Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287 Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288 Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289 La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290 Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290 DADS-U ....................................................................................................................................... 293 Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293 Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295 EBP Paye V17 Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295 Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296 Avertissement .......................................................................................................................... 299 Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301 Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301 Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301 L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302 Notice de génération ................................................................................................................ 303 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313 Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313 Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314 Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) ......................................................................................................................................... 315 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316 Notice de génération ................................................................................................................ 317 DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323 Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323 Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324 Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324 Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325 Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325 Notice de génération ................................................................................................................ 326 FAQ ............................................................................................................................................. 333 Liste des questions .................................................................................................................. 333 Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334 Création d'un salarié ................................................................................................................ 335 La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336 Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336 La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337 La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338 La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338 La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338 Virement des salaires .............................................................................................................. 338 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340 Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341 Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343 Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos .......................................................................................................................... 343 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345 Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346 Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348 Historique des bulletins ............................................................................................................ 348 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349 Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349 Les sommes isolées ................................................................................................................ 352 Table des matières Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353 La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357 Index ............................................................................................................................................ 373 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises. Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ? ). Le fichier Alire attentivement Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ... • Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro. • La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) • Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au : paye.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 7 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Paye V17 8 Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP Convention d'utilisation d'EBP 9 ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du EBP Paye V17 10 Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, Convention d'utilisation d'EBP 11 il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. EBP Paye V17 12 Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 13 Licence d'utilisation Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance souscrit. Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste. 15 Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 17 La gestion des 35 heures Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au préalable l’installer avec votre CD d’installation. Comment y accéder ? Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures A quoi sert ce module ? o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de salariés, o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures théoriques de travail et les heures réellement effectuées, o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés payés, heures supplémentaires, absences diverses, o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés, o Editer différents états récapitulatifs, o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression éventuelle sur les bulletins. En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de découvrir les possibilités de ce module. Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier. Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?. 19 Code d'activation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : • Version Millésime, • Version Pro, • Version Bâtiment, • Version Agricole. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période prédéfinie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’ de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Remarque Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier. Consultez aussi : • Comment activer mon logiciel ? • Activation manuelle du logiciel • Evaluer une version après activation 21 Comment activer mon logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Retour à code d'activation 23 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du logiciel correspond le code. • Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Retour à code d'activation 25 Evaluer une version d'évaluation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre la procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Retour à code d'activation 27 Rechercher les mises à jour Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée sur votre ordinateur. 29 Général Ecran de bienvenue Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours. Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant ouverture du dossier. Remarque !!! Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous souhaitez ouvrir. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : • Ouvrir : • Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. • Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. • Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier. • Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. • Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.. Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran. Ecran de bienvenue (version d'essai) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la EBP Paye V17 30 même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 31 Installation du logiciel Installation monoposte Attention !!! Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Installation gestion des 35 heures Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. EBP Paye V17 32 Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes : • Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux, • Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits), • Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter), • Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), • En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un Installation du logiciel 33 faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® 2000 Windows® Vista Serveur dédié Windows® 2000, Windows® 2003 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel 􀃆 C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire des données 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et EBP Paye V17 34 sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel 􀃆 C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire des dossiers de démonstration 􀃆 X:\DEMONSTRATIONS Répertoire des données 􀃆 X:\PARTAGE Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. Problème d’utilisation Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. Comment y accéder ? Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration + Ajout/Suppression de programmes Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 35 Menu Dossier Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). La suppression de dossiers Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur. Comment y accéder ? Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier dans l'écran de bienvenue . Fermer un dossier Cette fonction permet de Fermer un dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Fermer EBP Paye V17 36 Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran) Création d'un dossier Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Etape 1 : Partage de données Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas 1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2) Cas 1 : Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 : Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données &ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez alors directement à l’étape 6. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 2 : Nom et emplacement Menu Dossier 37 Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 2 : Nom et emplacement Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS : ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur . Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 3 : Identification Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification. • Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant EBP Paye V17 38 Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 4 : Adresse Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée pour passer à la ligne suivante. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 5 : Contact Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 6 : Paramétrage du dossier Attention !!! Ce choix est TRES important. Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage. Remarque !!! Menu Dossier 39 Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition. Attention !!! Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est utile pour : - récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier), - sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 7 : Exercice courant Paye Décalée Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors partie de votre exercice. Choisir entre les options suivantes : • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye Mois et Année Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées). Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois. Attention !!! Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé. EBP Paye V17 40 Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 8 : Paramètres Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres. Heures mensuelles de références Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié. Convention collective Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 9 : Congés payés Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF. Congés Payés La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables, • 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq jours ouvrés, Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM). Date de clôture des congés payés Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez indiquer le mois de mars. L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise. Menu Dossier 41 Suivi des étapes Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier : Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 10 : La banque Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence, dans lequel vous pourrez créer d’autres banques. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes. Retour à la fenêtre de création de dossier La recopie à partir d'un autre dossier La recopie à partir d'un autre dossier Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés. Attention !!! La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie + A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez recopier les données). Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des organismes Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Récupération des organismes Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. EBP Paye V17 42 Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des tables de calcul Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des variables Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des rubriques Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Menu Dossier 43 Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des profils Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des salariés Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source. Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Retour à la fenêtre de recopie La recopie vers plusieurs dossiers La recopie vers plusieurs dossiers Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers. Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul. Attention !!! La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT. EBP Paye V17 44 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton Aucun permet d’annuler la sélection en cours. Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des rubriques Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Choix des rubriques à recopier Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des variables à recopier Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Menu Dossier 45 Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des profils à recopier Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des organismes à recopier Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des tables de calcul à recopier Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Retour à la fenêtre de recopie Les propriétés du dossier Les notes personnelles Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier. EBP Paye V17 46 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Barre d’outils , Notes Généralités : Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier : changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots; Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier. Les paramètres généraux Onglet Options Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Options Explication des différents choix : • Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques en cochant l'option. • Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) • Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement). • Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré, pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression. • Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la possibilité de désactiver ce message en décochant l’option. Onglet Formats Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable Menu Dossier 47 d’impression (utilisateurs expérimentés). Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Formats Comment créer un format ? Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de l’assistant : • Faites Suivant pour poursuivre ; • Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) : • Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton Terminer. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou Livre, Dol...). Attention !!! Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous pouvez également afficher heure et minute en abrégé. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Onglet Emetteur / Déclarant EBP Paye V17 48 Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE). Attention !!! Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Emetteur / Déclarant L’émetteur DADS-U Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un tiers déclarant (expert-comptable par exemple). L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Attention !!! Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les contacts Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum. Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous, ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU ? Le compte rendu d’exploitation (CRE) Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte rendu comprendra, le cas échéant: • Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à transmettre à votre comptable ; • Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a pas été reporté sur le compte vieillesse ; • Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos fichiers. Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner : • le SIREN et le NIC de l'établissement • l'adresse e-mail de la personne Questions Menu Dossier 49 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les coordonnées Onglet Adresse L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Adresse Barre d’outils , onglet Adresse Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse. Onglet Contact Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Contact Barre d’outils , onglet Contact Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes Onglet Identification L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? EBP Paye V17 50 Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Identification Barre d’outils , onglet Identification Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement APE) • La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au 1er janvier 2008. Remarque!!! Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code NAF 5 caractères. Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris. Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4 car.) qui est utilisé. Onglet sécurité Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Sécurité Barre d’outils , onglet Sécurité Raccourci clavier Alt + Entrée Comment le saisir ? • Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ; • Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation. Attention !!! Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe. Menu Dossier 51 Onglet Dossier Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des fichiers de données, ainsi que le nom du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Dossier. Barre d’outils , onglet Dossier Raccourci clavier Alt + Entrée Onglet Correspondance Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de l’adresse de votre établissement. Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas mentionné. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Correspondance. Barre d’outils , onglet Correspondance Raccourci clavier Alt + Entrée Préférences Onglet Paramètres Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Caractéristiques de l’entreprise : L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le changement automatiquement. La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de EBP Paye V17 52 votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés. La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre DUCS URSSAF. Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche spécifiquement réservée aux salariés intérimaires. L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin ’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des modifications mois par mois. Options par défaut pour tous les salariés Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option et saisissez le prochain numéro souhaité. Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées, Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé. Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures). Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié. Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel. Attention !!! Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés. Fraction du dossier La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction, dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration. Exemple !!! Vous avez 3 fractions. Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3 Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3 Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3 Menu Dossier 53 Type du dossier Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment. Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos salariés. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard Gestion de la DNA Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le fichier DNA (Option disponible en version PRO). Gestion des acomptes En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois. Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes. Décalages de paye Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité de choisir entre les options suivantes : • sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Convention collective par défaut Chaque salarié relève d’une convention collective . Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention dans la fiche salarié pour les personnes concernées. Effectif de la société EBP Paye V17 54 Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, bouton Détails Comment modifier l’effectif affiché ? Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif Convention collective La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du salarié. Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC, vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la DADS-U. Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise. Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du bulletin. Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours. Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par défaut et modifiable si besoin. Onglet Congés / DIF Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et au DIF (Droit Individuel à la Formation). Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés / DIF Menu Dossier 55 Généralité : Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de vos salariés. Les Congés Payés Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres. Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP. La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie alimente la variable "JABSENCECP". Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels ont droit vos salariés. Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour les entreprises de bâtiment). Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par défaut cette option est décochée. Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier (avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés) Les provisions pour Congés Payés Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul de la provision pour Congés Payés. Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à partir de la version PRO) Le Droit Individuel à la Formation Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du DIF sera cochée. Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h. Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du salarié (onglet DIF). Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options suivantes : • Ne pas arrondir • Au nombre entier supérieur d'heures EBP Paye V17 56 • Au nombre entier inférieur d'heures • A l'heure la plus proche Onglet Banque La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque. Généralité : La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence. Onglet URSSAF Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet s'appelle MSA en version agricole. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF. Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante. L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE) Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne devez pas cocher cette option. Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE. Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice. Menu Dossier 57 Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS. Remarque !!! la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options uniquement disponibles à partir de la version PRO. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemples de paramétrage des taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet MSA Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet est spécifique à la paye Agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. EBP Paye V17 58 Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau pour chaque salarié. Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemple de paramétrage du taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet Pôle emploi Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes : • pour le Pôle emploi • pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres. Attention !!! Cet onglet n’existe pas en version agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle emploi. Comment sélectionner l’organisme ? Menu Dossier 59 Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Onglet Médecine du travail Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail. La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique d'Embauche. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine du travail Généralités : Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de ses salariés. Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que vous souhaitez adhérer. Comment trouver ses informations ? La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de santé au travail. Onglet siège Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est différente de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège Généralités : Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont reprises. Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre que le dossier, puis modifier les coordonnées. Attention !!! Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Onglet taxes EBP Paye V17 60 Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue. Attention !!! Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes. Assujettissement à la taxe sur les salaires Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO). Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage (TA/CDA) Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution, dans la zone prévue à cet effet. La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution. Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC) Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les autres devront remplir la déclaration 2483. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la Menu Dossier 61 participation à la formation professionnelle continue. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner : • La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U. • La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU. Remarque !!! Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle. Etats Administratifs Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) EBP Paye V17 62 Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Menu Dossier 63 Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. EBP Paye V17 64 La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT Les utilisateurs La liste des utilisateurs Attention !!! La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou EXPERT COMPTABLE. La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs. La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier. Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Comment créer un utilisateur ? 1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier + Menu Dossier 65 Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv. 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv. 3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier. L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs + Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions des transactions. Modification du mot de passe Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Changer d'utilisateur Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. La gestion des transactions Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des transactions EBP Paye V17 66 Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers. Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Purge des transactions Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. La sauvegarde La sauvegarde La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Consultez aussi : • Que sauvegarder ? • Où sauvegarder ? • Comment y accéder • Comment procéder ? Sauvegarde - Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent : • La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail. • La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Revenir à la sauvegarde Sauvegarde - Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien Menu Dossier 67 via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...). Attention !!! Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant clôture annuelle, et conservez-les. Revenir à la sauvegarde Sauvegarder - Comment procéder ? • Accédez à la fonction de sauvegarde • Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète, sauvegarde d’un dossier) • Choisissez un fichier de destination • Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive par un mot de passe • Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde • Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. • Sauvegardez Revenir à la sauvegarde La sauvegarde en ligne Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. • Configuration de la sauvegarde sur Internet • Comment y accéder ? • Comment récupérer vos archives sur Internet ? Configuration de la sauvegarde en ligne Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne. • Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe • Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un EBP Paye V17 68 message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée • Configurez des Proxys http et FTP Revenir à la sauvegarde en ligne Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? Barre d’outils Sauvegarde Barre de menu Dossier + Sauvegarde Ecran de bienvenue Sauvegarde La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne. Revenir à la sauvegarde en ligne Comment récupérer vos archives ? Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. Pour restaurer : • Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial • Sélectionnez le pays associé à votre licence • Indiquez votre mot de passe personnel • Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement • Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur • Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée Remarque !!! Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Revenir à la sauvegarde en ligne La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Menu Dossier 69 Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Consultez aussi : • Comment y accéder ? • Comment procéder ? Restauration - Comment y accéder ? Barre d’outils Restauration Barre de menu Dossier + Restauration Revenir à la restauration Restauration - Comment procéder ? • Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer • Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée) • Indiquez le dossier de destination des données à restaurer Attention !!! Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir. Revenir à la restauration 71 Menu Edition Rechercher une fiche Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône . Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la description de la fiche recherchée. Les fiches La fiche Banque Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements automatiques des salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Banque Barre d’outils , Banques Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Explications : Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des virements. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et créer de nouvelles banques. Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI. La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion + Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. La fiche Organisme Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des transferts en comptabilité. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Organismes EBP Paye V17 72 Barre d’outils , Organismes Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Description de la fiche : • Type de caisse : Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP ..... Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé. Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société d'assurance vous a fourni. Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations. Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment et EXPERT) Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la fonction publique. • Code : Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC, Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type. Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé. Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement communiqué par vos organismes de gestion. A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond. • Compte de Tiers : Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera Menu Edition 73 par le nom du salarié concerné. • Compte de Charge : Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. • Informations complémentaires Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple). Explications : Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF. Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé gérés par une institution de prévoyance. D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi, IRC, IP &ldots;). Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ? L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer. A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme sélectionné. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Autres questions : EBP Paye V17 74 Comment supprimer un organisme ? Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ? Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ? La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que vous a transmis votre société d'assurance. Remarque !!!! Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO) Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Assurance Généralité • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? • Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Modifier Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ? La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance. Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance. Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ? Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance. Informations en entête de chaque fiche de paramétrage Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme. Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets Identification et Adresse des coordonnées du dossier. Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat. Les différentes zones des lignes d'information Menu Edition 75 Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective (retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité) La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance. La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de cotisation. La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de cotisation. Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation. Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner correctement la base de votre cotisation. Exemple !!!! Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB .... Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques. Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le contrat est souscrit avec un courtier d'assurance. A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ? Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat sélectionnée. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Retour à la fiche Organisme La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux EBP Paye V17 76 différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance. Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé Généralité • Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle. • La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non. • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance Pour chaque contrat vous aurez à indiquer : • une référence contrat, • une désignation commerciale, • s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge, • Eventuellement, le nombre d'enfants à charge, • le code délégataire de gestion. Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre caisse de prévoyance qui vous les communiquera. Retour à la fiche Organisme La fiche Table de calcul Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Table de calcul Barre d’outils , Tables de calcul Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi sert une table de calcul ? Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre Menu Edition 77 d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs. Exemple !!! Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type : Moins de 3 ans d’ancienneté 0 % De 3 ans à 6 ans 3 % De 6 ans à 9 ans 6 % ... La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable. Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer de nouvelles. Comment créer une table de calcul ? Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom et la description de la nouvelle table, • Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant), • Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation, • Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter, • Enregistrez de nouveau la table. Quels sont les différents types de tables de calcul : • Table de calcul à index Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour. • Table de calcul à intervalles Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle. Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé. • Table de calcul cumulative Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes. • Table de calcul à intervalles progressifs Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure). • Appel d’une table dans une formule Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante : NomDeLaTable[VARIABLE] EBP Paye V17 78 Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée. Exemples !!! La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule. La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : • pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée; • pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont indiqués. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Liste des organismes Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK. Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis l’organisme concerné. Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici La fiche Rubrique de salaire brut Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. A quoi servent les rubriques de salaire brut ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Menu Edition 79 Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer : • Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires...). • Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...), Remarque !!! Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées. • Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport), • Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres). Attention !!! Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire brut sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. EBP Paye V17 80 Autre question : Comment créer une rubrique de salaire brut ? A quoi servent les thèmes ? Comment créer une rubrique de salaire brut ? Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, • Sélectionnez le Type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des boutons suivants : , , . o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année). Menu Edition 81 • Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas intervenir dans le calcul des bases de cotisations. o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base CSG-RDS o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des abattements. o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP)) • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées, sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMHSEXO) 􀂃 Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMCOMPEXO) 􀂃 Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le cumul SCUMJREXO) o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SRTTAVT311207) 􀂃 RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SRTT) 􀂃 Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SFORFAVT311207) 􀂃 Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SFORF) 􀂃 CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SCETAVT311207) 􀂃 CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SCET) 􀂃 Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul STCR) Attention !!! EBP Paye V17 82 Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Allocations forfaitaires, 􀂃 Remboursement des frais, 􀂃 Prise en charge par l’employeur 􀂃 Autres o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Autre 􀂃 Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la rubrique alimentera le cumul SPEXC) 􀂃 Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09) 􀂃 Exceptionnelle liée à l'activité 􀂃 Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la période de rattachement de la prime. 􀂃 Non liée à l'activité - événement personnel o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD 􀂃 Indemnité légale de fin de mission 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de licenciement 􀂃 Indemnité légale supplémentaire de licenciement 􀂃 Indemnité légale spéciale de licenciement 􀂃 Indemnité légale spécifique de licenciement 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD 􀂃 Indemnité légale de fin de mission 􀂃 Indemnité légale de départ à la retraite 􀂃 Indemnité légale due aux journalistes 􀂃 Indemnité légale de clientèle 􀂃 Indemnité légale de due au personnel navigant de Menu Edition 83 l'aviation civile 􀂃 Indemnité légale versée à l'apprenti 􀂃 Dommage et intérêts dus à un CDD 􀂃 Indemnité due ne raison d'un sinistre 􀂃 Indemnité suite à clause de non concurrence 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés 􀂃 Indemnité conventionnelle 􀂃 Indemnité transactionnelle 􀂃 Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué 􀂃 Indemnité de fin de CNE 􀂃 ..... Attention !!! Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés, uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : 􀂃 Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) 􀂃 Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié) Remarque !!! Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son bulletin) o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Rappel de paie sur évolution de salaire 􀂃 Rappel de paie sur heures supplémentaires 􀂃 Rappel de paie suite à une absence 􀂃 Autre rappel de paie Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version EBP Paye V17 84 PRO de votre logiciel) o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Somme versée au départ de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment du versement 􀂃 Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) 􀂃 Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Retour à la fiche Rubrique de salaire brut La fiche Rubrique de cotisation Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de cotisation ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de cotisation dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de cotisation sélectionnée. Menu Edition 85 En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de cotisation sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de cotisation ? Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation. • Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....). • Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement). Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par EBP Paye V17 86 conséquent le mois de validité est ignoré. Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par conséquent le mois de validité est ignoré. • Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant : o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation entre dans le calcul de la base imposable. Remarque !!! Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables - le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ). Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des charges salariales. o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges. o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle). o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du cumul STAXPREV) o Participe au cumul de charges URSSAF o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de type Assurance ou Prévoyance/Santé. Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en tant que régularisation. Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération (S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de nouvelle structure S45.G05.15. o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de cotisation qui sont exonérées par ce dispositif. • Indiquez la nature de la rubrique : Menu Edition 87 o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF). 􀂃 Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de cotisation chômage 􀂃 Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation AGS o Exonération TEPA 􀂃 Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par exemple. 􀂃 Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par exemple. Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure S41.G30.35) o Part pat. au financement d'avantage particulier 􀂃 La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne sera pas présente. o Exonération MSA 􀂃 Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de type agricole. o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : 􀂃 Somme versée au départ de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment du versement 􀂃 Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) 􀂃 Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO de votre logiciel). Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes isolées. • Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la DADS-U prévoyance) EBP Paye V17 88 Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance. Important !!! Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé. Remarque !!! Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats. Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance • Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre. A quoi va servir cette base de calcul ? Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant, la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non. Exemple !!! Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre période de cotisation. Autre exemple !!! Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera une nouvelle période de cotisation. • Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U prévoyance ou complète. • Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou SBRUT • Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale • Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 3 fois ce plafond • Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 4 fois ce plafond • Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond Menu Edition 89 • Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond • Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné. • Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix "Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît. • base allocation spéciale PRP • base des salariés bénéficiaires de conventions FNE d'aide au passage à temps partiel • base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de travail dans un contexte économique difficile • .......... La fiche Rubrique de net Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de net Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de net ? Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer : • les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique, ..), • les retenues qui diminuent le net à payer (acompte). • les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à sélectionner). EBP Paye V17 90 A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire net sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de salaire net ? Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net. • Sélectionnez le type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature). • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des Menu Edition 91 variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. • Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique. • Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Allocations forfaitaires, 􀂃 Remboursement des frais, 􀂃 Prise en charge par l’employeur. 􀂃 Autres o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de licenciement, 􀂃 Indemnité légale supplémentaire de licenciement, 􀂃 Indemnité légale spéciale de licenciement, 􀂃 Indemnité légale spécifique de licenciement, 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD, 􀂃 Indemnité légale de fin de mission, 􀂃 Indemnité légale de départ à la retraite, 􀂃 Indemnité légale due aux journalistes, EBP Paye V17 92 􀂃 Indemnité légale de clientèle, 􀂃 Indemnité légale de due au personnel navigant de l'aviation civile, 􀂃 Indemnité légale versée à l'apprenti, 􀂃 Dommage et intérêts dus à un CDD, 􀂃 Indemnité due ne raison d'un sinistre, 􀂃 Indemnité suite à clause de non concurrence, 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés, 􀂃 Indemnité conventionnelle, 􀂃 Indemnité transactionnelle, 􀂃 Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué, 􀂃 Indemnité de fin de CNE. 􀂃 ...... o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante. (Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part. pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures suivantes : 􀂃 Participation patronale aux frais de transports publics 􀂃 Participation patronale aux frais de transports personnel o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte, sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte. La fiche Rubrique de commentaire Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique) Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de commentaire ? Menu Edition 93 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire. Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ? Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de commentaire ? Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires. • Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la description. • Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra). • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année). • Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule. • Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur EBP Paye V17 94 de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. La fiche Profil Comment y accéder ? Création à partir d’une nouvelle fiche profil Barre de menu Edition + Profil Barre d’outils , Profils Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Création à partir de la fiche salarié Onglet bulletin Créer un profil Comment créer un profil ? Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez : • A partir d’une nouvelle fiche profil o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus, o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de l’écran • A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le bouton Créer un profil o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). A quoi servent les profils ? Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par l’icône . Menu Edition 95 Comment modifier un profil ? Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie gauche de l’écran. • Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil. • Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil. • Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à partir de la version PRO). • La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas). • La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant : • Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl. • Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite. • Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre. Important !!! Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas. Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil. Comment dupliquer un profil existant ? Pour dupliquer un profil : • Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...), • Modifiez le contenu du profil. Comment supprimer un profil non utilisé ? Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles. Éditeur de formule Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule). EBP Paye V17 96 L’écran se divise en cinq parties : • La formule, • La description de la formule, • Les fonctions disponibles, • Les données disponibles, • La calculatrice. Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge. La traduction de la formule: Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes. Fonctions disponibles : Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction. Données disponibles : Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables. L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée. Calculatrice : Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique. Les fonctions de l'éditeur de formule Les fonctions mathématiques Nom de la fonction Signification ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x. ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x. BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min, retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min si x > max. ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x. ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x. MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y. MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y. RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y. Les fonctions logiques Nom de la fonction Signification X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux. X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux. Menu Edition 97 X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux. X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux. X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux. X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux. A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées sinon faux. A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou b est réalisée sinon faux. NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux. SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL EBP Paye V17 98 Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. Les thèmes dans les fiches Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche. Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence. • Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). Comment créer un nouveau thème ? Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème. Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi. Comment supprimer un thème ? Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les éléments qui le compose. Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ? Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables, des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes. Les variables La fiche Variable Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Menu Edition 99 Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Variables Barre d’outils , Variables Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Comment créer une variable ? Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31 caractères maximum. • La description de la variable, • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul). • Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir". Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la variable sélectionnée. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Questions diverses : A quoi servent les variables ? Quels sont les types de variables ? Comment utiliser une variable dans une formule ? Comment obtenir le cumul d'une variable ? Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Comment supprimer une variable ? Pourquoi certaines variables sont grisées ? EBP Paye V17 100 A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ? Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ? La liste des variables standards Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standards : Nom Type Description ACOMPTE A saisir Acompte ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1. BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel. BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC. CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur chiffre d’affaire. COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels, Cafés, Restaurants. CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des indemnités kilométriques. ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir FORFAIT A saisir Montant du forfait. GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de Points (pour les cadres). HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification. HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires. HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées. HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées. HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les préférences du dossier HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois. HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos. HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%. HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%. Menu Edition 101 HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%. HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%. HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours en heures). JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois. JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois. JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du calcul des congés payés. KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul des indemnités kilométriques. MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de bâtiment et de transport). MC A saisir Minimum conventionnel mensuel. MG A saisir Minimum garanti NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires. NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie sur arrêt. NIVEAU A saisir Niveau du salarié. PANIERS A saisir Nombre de paniers repas. PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature logement. PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A. PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A. PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B. PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B. PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C. PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C. PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D. PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D. PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite. PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite. POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point. POSITION A saisir Position du salarié. POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de maladie. POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de suspension du contrat de travail. PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle. PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin. RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas salaires. REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires. EBP Paye V17 102 REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche. REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre. REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en vue du calcul des congés payés. RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du module Gestion des 35 heures RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du module Gestion des 35 heures RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du module Gestion des 35 heures RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du module Gestion des 35 heures RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du module Gestion des 35 heures RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du module Gestion des 35 heures RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du module Gestion des 35 heures RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global) en provenance du module Gestion des 35 heures SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul du complément différentiel de salaire. SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel. SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des allègements bas salaire. SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel. SMI169 Formule Smic de 169 heures. SMIC Const. Smic horaire. SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et Menu Edition 103 le 30/06/99. SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel. SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et le 30/06/00. SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et le 30/06/01. SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01. SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02. SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases forfaitaires de cotisations des apprentis. SMIMEN Formule SMIC mensuel. SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement. TAUXHOR Formule Taux horaire. TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois. TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs. La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café : Nom Type Description AVREPAS A saisir Nombre de repas pris. INDREP A saisir Nombre de repas non pris. MG A saisir Minimum garanti. POURB A saisir Pourboires. REPDE A saisir Nombre de repas à déduire. La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle : Nom Type Description CACHET A saisir Prix d’un cachet. FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier. FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire. MG A saisir Minimum garanti. NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures. NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures. NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait. EBP Paye V17 104 NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures. NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures. PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond horaire). PLAFJOUR Const. Plafond journalier. PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire. SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures. SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures. La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment : Nom Type Description ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession. ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession. HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel. HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux. HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries. HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés. HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité. HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle. HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle. HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption. HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis. HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation professionnelle et stage d’apprentissage. HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées. HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail. HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries. HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité. HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle. HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle. HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées. HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées. HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées. HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées. HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et formation d’apprentissage payées. INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non soumises à cotisation. MG Const. Minimum garanti. NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements. NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques. Menu Edition 105 NREPAS A saisir Nombre de repas. TRAJET A saisir Indemnité de trajet. VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à cotisation. VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS. La liste des variables spécifiques à la paye Agricole Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Agricole : Nom Type Description ABATCOT A saisir Acompte AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. BRUIT A saisir Travail dans le bruit. CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds. CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA. EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche. ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger. HANDICAP A saisir Handicap reconnu. LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche. MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes. MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement. MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois. NUIT A saisir Travail de nuit. REMNATURE A saisir Rémunéré en nature. RTT A saisir Concerné par l’aide. RTTAPPLI A saisir Application de l’aide. TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1). TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA. TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage. TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en pourcentage. TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en pourcentage. La liste cumuls systèmes Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible. Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice. Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls EBP Paye V17 106 progressifs. Nom Description Variables Servant au calcul des congés payés CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période de paye CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert chaque mois JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin. CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis. TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP. ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN) TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP (CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP (CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN) ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le CP reste N-1 est à 0. TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN. Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en reprise dans la variable TOTCPPRISN1. ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) Menu Edition 107 CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N. CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN) CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour l'année. Cette valeur est fixe. ( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période. TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN - TOTCPANCP CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP » est cochée sur la période TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la variables CONGE CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N» sur le bulletin en cours MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N- 1» sur le bulletin en cours TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables TOTCPACQUISN EBP Paye V17 108 CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1 Variables concernant le DIF DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de paye DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de paye DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur est plafonnée) TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le salarié pourra disposer dès la clôture du DIF. TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours. DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE - TOTDIFPRIS Variables diverses SABT Montant de l’abattement. SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée. SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours SAVN Somme des avantages en nature. SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement. SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et soumis aux cotisations. SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et non soumis aux cotisations SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non imposables et non soumis aux cotisations SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul de l'absence CP. SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT). SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations. SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations après abattement. SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute fiscale Menu Edition 109 SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction Fillon" SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration réduction Fillon" SCOTPAT Somme des cotisations patronales. SCOTSAL Somme des cotisations salariales. SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables. SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS salariales" SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS patronales" SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal. participe au taux de réduction loi TEPA de cochés. SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG. SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette CSG abattue". SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et multipliée par 0,97. SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée. (nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut) SGAIN Somme de tous les gains. SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement. SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à cotisations. SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à cotisations. SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à cotisations. SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à cotisations. SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours SNET Net à payer. SNETIMP Net imposable. SNETNIMP Net non imposable. SRET Retenues sur le net. EBP Paye V17 110 TA Tranche A de cotisations. TB Tranche B de cotisations. TC Tranche C de cotisations. TD Tranche D de cotisations. Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures complémentaires exonérées est sélectionné. SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures supplémentaires exonérées est sélectionné. SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Jours excédants forfait exonérés est sélectionné. SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné. SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné. SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné. SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis depuis 01/08 est sélectionné. STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné. Menu Edition 111 STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance. CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 / SCETANT311207. CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF / STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par les exonérations. La liste des variables alimentées par le calendrier Définition des variables alimentées par le calendrier : JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois. HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence. JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du mois. JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail. JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL) JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté par le calendrier. La liste des variables alimentées par la fiche du salarié Définition des variables alimentées par la fiche salarié : Nom Type Description ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle). ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les mensuels). MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié) SALBASE A saisir Salaire de base mensuel. SALHOR A saisir Salaire horaire. TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des EBP Paye V17 112 préférences et renseigné dans la fiche du salarié TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1 est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone Caractéristique de l’activité de la fiche salarié. POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point. POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ? Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne pouvez ni les supprimer ni les modifier. De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion. Retour à la fiche Variable. Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule dans une variable de type Formule de calcul? Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la formule afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Retour à la fiche Variable. Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables pour le traitement de la paye. Retour à la fiche Variable. La fiche salarié Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. Fiche salarié : Entête Matricule : cette saisie est obligatoire * En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle, saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum. Menu Edition 113 Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires * Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions. Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire * C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus. Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye. Attention !!! Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone. Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc automatiquement changés lors de la récupération de dossier. Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre salarié travaille pour plusieurs employeurs. Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple. Attention !!! Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale (variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple., Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité. Référence contrat Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence. En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour le salarié. Photo : Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image et sa taille par l’option Informations. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Etat civil EBP Paye V17 114 Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier. E-mail : Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié. Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ : Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail. Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié. Téléphone, Personne à charge Ces éléments sont à titre d’informations Situation familiale : Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé. Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors, complété par des 999999999999 Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont obligatoires* Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le code 99 Pays étranger Pays de naissance : cette saisie est obligatoire Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance, cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix. Nationalité : cette saisie est obligatoire Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il faut sélectionner le pays concerné. N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par : Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique du personnel. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Options de bulletin Menu Edition 115 Salaire et Durée du travail Classement conventionnel Contrat de Travail et statut catégoriel Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin Payé au point : La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la variable POINBASE qui sera alimentée. Payé à l’heure : La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la variable SALHOR qui sera alimentée. Pourboire Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire. Base de cotisation forfaitaire : Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base forfaitaire. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Vacataire et Hors effectifs : Ces zones sont à titre indicatif. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire Salaire mensuel : Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE, pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point).. Nombre de payes par mois : Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1 et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois. Taux A.T. : EBP Paye V17 116 Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Durée de travail mensuelle : Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié. Durée de travail hebdomadaire : La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333) Ancienneté : (variable ANCIENNETE) : Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté. Unité horaire : Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du temps de travail du salarié et de l'entreprise. Horaire entreprise : Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise. Périodicité de paiement : Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %... Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option disponible à partir de la version PRO). Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Menu Edition 117 Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. A quoi sert le bouton Généraliser ? Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de les généraliser depuis le début de l’année. Exemple !!! CAS N°1 : Jamais renseigné : Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais renseigné. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de Décembre et vous l’avez renseigné en Février. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année. Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10. Pourquoi le bouton généraliser est grisé ? Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité. Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Retour à l'onglet Affectations Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO) la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans classement conventionnel. La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye. En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel EBP Paye V17 118 Code population : ce champ est obligatoire* Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent. Ce champ est très important pour la déclaration N4DS. Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous devez sélectionner "Autres contrats". Date de fin de contrat prévue Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner la date de fin de CDD. Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date de fin de CDD arrive à échéance. Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire* Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non concerné". Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire* Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage. Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire* C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est Temps partiel. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires* • IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime de retraite complémentaire • CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la convention collective de votre entreprise Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Nature d’emploi : ce champ est obligatoire* La nature d'emploi est un champ de saisie libre. Qualification : Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des bulletins Menu Edition 119 Service : Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables. Le service est un champ de saisie libre. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Caisse de rattachement Exonérations URSSAF Régimes Convention Collective Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. Attention !!! Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin. Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée. A quoi sert cette option ? Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de congés payés BTP. Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou organismes sont créés dans la table Organisme Remarque !!! Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une caisse de congés payés BTP et une seule. Le salarié ne relève d’aucun régime : L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut. EBP Paye V17 120 Le salarié relève au moins d’une caisse : Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis sélectionnez le ou les organismes du salarié. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation. Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut professionnel). Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut professionnel. Aucun organisme n’apparaît dans la liste ? Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC) Retour Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 : régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse. Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même régime. En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du travail, vieillesse). Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) pour chaque situation. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Retour Sélection d'un organisme Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise. Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du Menu Edition 121 bâtiment dont dépend le salarié. Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ? Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela : • allez dans le menu Edition + Organisme, • ouvrez le dossier Autres • sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse. • enregistrez la modification. Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier. Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos préférences. Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du dossier. Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé. Retour Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Gestion des Entrées / Sorties Gestion des situations Gestion du Solde de tout compte Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos salariés solde de tout compte (STC). Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du bulletin. Comment créer un solde de tout compte ? Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous positionnant sur la période de Début ou de Fin puis : • Cliquez sur le bouton Créer un STC • Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout Compte Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste. EBP Paye V17 122 Remarque !!! Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours Retour à l'onglet Entrée / Sortie Fiche salarié : Onglet chômage Assujettissement assurance chômage : Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti à l'assurance chômage ou non. Exonération assurance chômage : Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération. Assujettissement à l'AGS : Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non. Contrat aidé au sens Pôle emploi : Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe 3 aides qui sont les suivantes : • Contrat jeune en entreprise • Aide dégressive à l'employeur (ADE) • Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-et- Miquelon. Date de signature de la convention et la référence de la convention : Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de la convention. Fiche salarié : Onglet Congés / DIF Les congés Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié : • Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés Menu Edition 123 supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année sur le premier mois de l'exercice des congés. Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si vous créez votre dossier en cours d'exercice. Le DIF Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier. Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé. Remarque !!! Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la clôture mensuelle. Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié. Remarque !!! Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier (ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture mensuelle) Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance Qu’est-ce qu’une prévoyance ? Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance (décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé). La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance). Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ? Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements (S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu. Remarques !!! Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime de prévoyance. EBP Paye V17 124 Explication de l'onglet prévoyance/assurance : • Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux différents contrats. • Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer complètement un contrat auquel le salarié est rattaché. Important !!! Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre manuellement. • Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins. Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici. • Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été rattachés. • Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le bouton Affilier à un contrat. • Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation. Comment sont générées les périodes de cotisation ? Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est créée. Combien de contrats peut-on gérer en même temps ? Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité. Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les informations concernant le changement dans le contrat. • Contrat Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est affilié. Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné. • A partir de Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de prévoyance. • Le motif de changement du contrat Vous devez indiquer le motif du changement du contrat. • Code option Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Menu Edition 125 • Code population Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Fiche salarié : Onglet Complément Niveau d’études Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié. Lieu de travail à l'étranger Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à l'étranger. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Rémunération sur plusieurs établissements Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié. Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant. Lieu de travail autre que l’établissement Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu d’affectation. La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en sélectionnant un des choix de la liste. Elections prud’homales Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans. Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera intégrée dans la DADS. Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche salarié. (Collège, Section) La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de votre salarié. Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié. EBP Paye V17 126 Fiche salarié : Onglet Règlement Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte comptable. Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions + Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert uniquement pour des communications avec des banques étrangères). Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Fiche salarié : Onglet Commentaires Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de l’impression du bulletin du salarié. Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette Menu Edition 127 zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Fiche salarié : Onglet DUCS Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié. L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des profils : voir la DUCS. Fiche salarié : Bouton Modifier Exonérations URSSAF Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple !!! Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Caisses de rattachement Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période en cours. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01) Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre salarié. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement Comment supprimer une fiche salarié ? EBP Paye V17 128 Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » La DUE La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? Menu Edition 129 • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Q'est-ce que la DUE régime général ? La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Qui doit déclarer ? Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche, notamment pour la DPAE. Que déclarer ? La DUE regroupe les 7 formalités suivantes : 􀂃 la déclaration préalable à l'embauche, 􀂃 la déclaration d'une première embauche dans un établissement, 􀂃 la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, 􀂃 la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, 􀂃 la demande d'adhésion à un service de santé au travail, 􀂃 la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, 􀂃 la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en passant par la fiche du salarié. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet : 􀂃 de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, 􀂃 de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, 􀂃 de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE Régime général : • Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet • Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet EBP Paye V17 130 • Etape 3 : Papier : Situation du salarié • Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise • Etape 10 : Demande d'immatriculation • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : régime général Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise Etape 10 : Demande d'immatriculation Etape 11 : Edition Qu'est-ce que la DUE MSA ? La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPE). Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Qui doit déclarer ? Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du régime de protection sociale agricole. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Que déclarer ? La DUE MSA regroupe les formalités suivantes : 􀂃 la déclaration préalable à l'embauche (DPE), 􀂃 la déclaration d’embauche, 􀂃 la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole, 􀂃 la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, 􀂃 la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA, 􀂃 la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou Menu Edition 131 demandeur d'emploi, 􀂃 la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice explicative (à demander à votre MSA) Auprès de qui ? La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet : 􀂃 de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, 􀂃 de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, 􀂃 de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE MSA : • Etape 2 : Type de la déclaration • Etape 3 : Situation du salarié • Etape 4 : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Conditions de travail • Etape 10 : Service de santé au travail • Etape 11 : Pièce à joindre • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : Régime MSA Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Conditions de travail Etape 10 : Service de santé au travail Etape 11 : Pièce à joindre Etape 11 : Edition Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ? EBP Paye V17 132 La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié. Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F. Attention !!! Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier Pourquoi cette déclaration particulière ? Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à l’embauche de personnels intérimaires. Que déclarer ? La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes : - La déclaration préalable à l'embauche, - La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale, - La demande d'adhésion à un service de santé au travail, - La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire, - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Suivi des étapes de la DUE E.T.T : • Etape 2 : Type de déclaration • Etape 3 : Date et Heure d'embauche • Etape 4 : Edition Les étapes DUE : Salarié Intérimaire Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire Etape 2 : Type de déclaration Etape 3 : Date et Heure d'embauche Etape 4 : Edition DUE : Type de déclaration Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié. • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Menu Edition 133 Attention !!! Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type Agricole. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Choix du support Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur papier, soit directement par Internet. Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les différentes étapes. DUE : Accès au site Internet Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se préremplissent dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ». Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie. Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli). Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Remarque !!! Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet, cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation. DUE : Situation du salarié Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Situation du salarié MSA Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est : • un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail EBP Paye V17 134 effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf dérogations) • un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à joindre) Remarque !!! La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par salarié et par employeur. Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui précédent l’embauche (délais de la DPE). Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Date et heures d'embauche Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Contrat de travail DUE régime général : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser. Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Menu Edition 135 DUE : Eléments sur l'emploi (MSA) Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé. Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire des cadres de l’Agriculture) • Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;) • Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Rémunération DUE régime général : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Durée du travail Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail. Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Conditions de travail Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux EBP Paye V17 136 Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque (ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;) Remarque !!! Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de l’emploi. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Service de santé au travail Cochez la case si le salarié : • a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6 mois précédant l’embauche ; • a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ; • est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Pièces à joindre Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Demande d'immatriculation Menu Edition 137 Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce cadre. Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non immatriculé au régime général de la sécurité sociale. Attention !!! Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n° de sécurité sociale dans la fiche du salarié. Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande. Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Eléments sur l'emploi Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper. Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Renseignements sur l'entreprise Effectif de l’établissement Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone. Première embauche Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Edition Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer. Remarque !!! EBP Paye V17 138 Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ». Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Eléments de la fiche Salarié Fiche salarié : Onglet Bulletin Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin de votre salarié. Pour réaliser un bulletin, vous devez : • Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion + Saisie des congés/heures. • Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables ou dans Gestion + Saisie des variables. • Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion + Préparation des bulletins. • Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion + Calcul de la paye. • Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions + Bulletins Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions. Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils sont correctement paramétrés. Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique. Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie. Explication des options du bulletin : Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier. Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant. Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye. Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé. Menu Edition 139 Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin par bulletin. Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques : 􀂃 Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre plus facilement la rubrique désirée. 􀂃 Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin. De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé risquerait d’être erroné après calcul. 􀂃 Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur saisie. 􀂃 Monter permet de remonter la ligne courante. 􀂃 Descendre permet de descendre la ligne courante. 􀂃 Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules. Remarques !!! - Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été correctement paramétré. - La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion + Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés). Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin : 􀂃 Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de revenir au précédent. 􀂃 Calculer calcule les montants du bulletin. 􀂃 A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu. 􀂃 Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de les imprimer ou de les envoyer par e-mail. 􀂃 E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail". 􀂃 Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au bulletin suivant. 􀂃 Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux 􀂃 Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux 􀂃 Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié. Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre "Informations sur le solde de tout compte (STC)". 􀂃 Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin. 􀂃 Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé. 􀂃 Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un bulletin au format PDF. EBP Paye V17 140 Remarques !!! - Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions + Bulletins. - Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre salarié. - L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion + Historique des bulletins. - La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion + Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye. - La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins. - La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet entrée/sortie de la fiche du salarié Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ? Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte". Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les informations concernant la rupture du contrat de travail) Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ? L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur le bulletin courant) L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur un des bulletins du salarié) Définition des différentes zones concernant le préavis Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et indiquez les dates de références, si le préavis a été : • effectué et payé • non effectué et payé • non effectué et non payé S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis applicable. Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail Saisissez la date de dernier jours travaillé. Menu Edition 141 La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date. Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants : licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la date de notification de la rupture. Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la rupture du contrat de travail. Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables de CP correspondant. Remarques importantes !! Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de l'attestation d'employeur Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin de la période de rattachement de la prime. Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre rubrique : • la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique". Remarques !!! Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. • la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures Remarques !!! Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. Liste des calendriers Le calendrier des Congés payés Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS. Le calendrier Absences non payées Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La rubrique associée est RABS. Le calendrier des jours de suspension EBP Paye V17 142 Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION. Le calendrier Maladie non professionnelle Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment). Le calendrier Maladie Professionnelle Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.). Le calendrier Maternité/Paternité Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment). Le calendrier Accident du travail Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment) Le calendrier Accident de trajet Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité première catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité deuxième catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment). Le calendrier Mi-temps thérapeutique Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment). Le calendrier Chômage Intempéries Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.). Le calendrier à demi traitement (CNRACL) Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment). Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas Menu Edition 143 payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)). Paye à l'envers Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé. Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique (icône +). Fonctionnement : Cliquez sur le bouton A l’envers. • Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ; • Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ; • Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de saisie sont les suivantes : o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Base à saisir. o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Taux à saisir. o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Montant à saisir. • Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet d'obtenir le salaire net à payer désiré. • Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir choisi. Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ? Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie avec un fond vert. Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir. Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes ? La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que vous souhaitez. Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non. Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable qui ont un coefficient multiplicateur. Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer désiré" ? EBP Paye V17 144 Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier la formule de calcul dans votre rubrique. Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer souhaité est de 1100 euros net. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le salaire net de 1100 euros.. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée. Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie le mois précédent. En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380 euros : le net passe alors à 1420 euros. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040 euros. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié Ajouter une rubrique Sélectionner la ou les rubriques à ajouter. Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette sélection par le bouton Aucun. Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter. Fiche salarié : Onglet Congés / Heures Présentation Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail. Les calendriers de type "Congés et absences" : Menu Edition 145 Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure à part S46. Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer. Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U. Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI Les calendriers de type "Heures de travail" : Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option "Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît. Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable. La saisie des heures se fait par jour. Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin. Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures. Fonctionnement général : • Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi. • Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis, en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture mensuelle). • Pour pointer : o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½, o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼, o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. • Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à droite. • A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés. • L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés. Fonctionnement pour les congés : Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici EBP Paye V17 146 Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos congés payer. Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiquée dans le bulletin de paye ; • CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l apériode indiquée dans le bulletin de paye ; • CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement). • Les congés payés acquis : • CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ; • CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis la clôture des CP ; • CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP acquis N-1 diminués des CP pris N-1. Remarque !!! S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1. • Les congés payés en cours : • CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ; • CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ; • CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours. • Les congés payés d’ancienneté • CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours (vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ; • CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ; • CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis diminués des CP ancienneté pris. Remarque !!! S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté acquis. Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés. Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté. • Les bases de congés payés : Menu Edition 147 • Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la base 10ème pour la période de paye du salarié ; • Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des CP précédent ; • Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ; • Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début de l’exercice des CP en cours ; • Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N. Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise des CP ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement des CP ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF : Saisie de la période du DIF Saisissez dans cette fenêtres : • la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à EBP Paye V17 148 la date de fin • le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise • Le nombre d'heures prises pendant cette période • Le montant de l'allocation versée. Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos salariés. Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ? La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle donne lieu au versement d'une allocation de formation. Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié. Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la rémunération nette. Onglet DIF Ajuster ou reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise du DIF ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement du DIF ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF Menu Edition 149 Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci. Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche. Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6 ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences. La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004. Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche) Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de chaque année. Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans l'onglet congés / DIF des préférences.. Historisation des périodes du DIF pris Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes (dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce au bouton Ajouter. Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées. Remarque !!! Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs. Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF pris Explication des zones Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin de paye ; • DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster. • Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0. • DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année. Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année (avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond indiqué dans les préférences du dossier. • DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours. • DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris année. EBP Paye V17 150 Fiche salarié : Onglet Cumuls Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année. • Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d'exercice. • La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye est sélectionnée. • Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les régularisations de tranches. Saisie des variables par le bulletin • Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante • Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable Fiche salarié : Onglet Bâtiment Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de congés et de retraites. Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats préparatoires. Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP. Attention !!! Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Les cumuls Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls bâtiment. Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés payés. La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE. DNA Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. Menu Edition 151 • Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié • Qualification : indiquez la qualification de votre salarié • Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. • Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée PROBTP Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP. Autres • Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. Fiche salarié : Onglet Analytique Attention !!! Cet onglet est disponible à partir de la version PRO. L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste. Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage du temps passé sur ce poste. Remarque !!! Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom, et le code comptable du poste. Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions. EBP Paye V17 152 Fiche salarié : Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée. Quels sont les événements indiqués avec l’icône ? Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin d’année. Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés en fonction des éléments renseignés. Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o de contrat de travail, o de caractéristique de l'activité, o de statut professionnel, o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO, o du taux accident du travail, o du taux de travail à temps partiel, o du type de déclarations (uniquement en agricole). • Dans l'onglet Affectations, le changement : o de caisse de rattachement, o de régime. Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o du montant du salaire, o de la coche étranger, o de la coche payé à l’heure, o de la coche payé au point, o de la coche hors effectif, o du nombre d’heures, o du niveau, o de l’indice, o de la position, o de l’échelon, o du coefficient hiérarchique, o du code CIPDZ (seulement en agricole) • Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement : o du motif de début ou de fin de situation Comment ajouter une note ? Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce au bouton Ajouter. Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées. A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ? Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement. Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Menu Edition 153 Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis l’embauche d’un salarié. Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé. Cumuls bâtiment • Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut) SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1) SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP SABT7 Salaires bruts (2) SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003) SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303) SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300) SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302) SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301) SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304) SABT14 Tranche A TA SABT15 Tranche B TB SABT16 Tranche C TC SABT17 Montant chômage intempéries A définir SABT18 A définir A définir SABT19 A définir A définir SABT20 A définir A définir (1) HEUPAYE fait la somme des heures payées : HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS + HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS (2) « Salaires bruts » regroupe : o salaire mensuel o heures supplémentaires o heures complémentaires o prime d’ancienneté o prime de 13ème mois o prime d’insalubrité o prime de risque o avantages en nature o indemnité de préavis EBP Paye V17 154 o indemnités de sécurité sociale pour o maladie professionnelle o accident du travail o maladie non professionnelle Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) + Base(GTOT00004) + Base(GBR00310) 􀂃 Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres paramétrages. 􀂃 Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours, AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez Reprise de paye et Autoriser la modification. Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. La régularisation Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite Menu Edition 155 TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond. La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Remarque importante !!! Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre. Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable). Formules de calculs utilisées en régularisation : Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A, puis B, C et enfin D. • Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures • Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure. Exemple !!! Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les tranches C, D et 2 ) Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218 En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 5032 - 2516 = 2516 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 6250 - 534 - 5032 = 684 Passons au mois de mars : EBP Paye V17 156 Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016 Cumuls 7750 7548 7548 30192 202 En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 7428 - 4952 = 2476 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016 Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B négative. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : Menu Edition 157 • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. 159 Menu Affichage Recherche dans l'arborescence Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un prénom dans toute l'arborescence. Remarque !!! Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un salarié par son matricule Exemple !!! Recherche d'une rubrique d'indemnité : - Saisir Indem dans la zone de recherche - Faire Entrée ou F3 ou - Recommencer pour passer à la fiche suivante Le paramétrage des barres d'outils Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de l’affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou Outils + Personnaliser Onglet Barres d’outils Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées. • La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les fonctions du logiciel. • La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus. • La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer, modifier, dupliquer les fiches. • La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le l’arborescence. • La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion Onglet Commandes Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant glisser grâce à la souris. Onglet Options EBP Paye V17 160 Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles. Activer les éléments de l’affichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments : • La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez. • La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément. • Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour déplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré. Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante. Tableau de Bord Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord automatiquement à l’ouverture du dossier. Comment y accéder de nouveau ? Barre de menu Affichage + Tableau de bord Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de paye. Il est séparé en plusieurs parties : Les statistiques Plusieurs statistiques vous sont proposées : Répartition Hommes/Femmes Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. Répartition en fonction de l'âge Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre 26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier. L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur. Menu Affichage 161 Evolution de la masse salariale Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice courant. En fonction de la rémunération brute des salariés. Répartition en fonction de l'ancienneté Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus ou moins longtemps. L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info paye). Les opérations courantes à réaliser Bulletins à préparer Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les étapes suivantes : • Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables. • Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins. Autres étapes Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle. Informations diverses Contrats arrivant à terme Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat s'affichent. Heures exonérées (Top 5) Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande quantité d'heures. 163 Menu Gestion Mois courant Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mois courant Saisie des variables La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins. Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour l'ensemble des salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des variables Barre dӀoutils , Saisie des variables Raccourci clavier Ctrl + S Paramétrage d'un tableau de saisie adapté Important !!! Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées apparaissent en gras. Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie mensuelle.. Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir mensuellement Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste automatiquement. Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous). La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier. Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner. Saisie des valeurs Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes. EBP Paye V17 164 Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés. Enregistrement des valeurs L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous proposera d'enregistrer les modifications. Récupération des valeurs saisies par le client Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert). La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye. Saisie des variables : Choix des variables à saisir Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom, prénom, service, nature d’emploi ou Matricule Retour à la saisie des variables Saisie des congés / heures Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures Barre d’outils , Saisie des congés Raccourci clavier Ctrl + G Comment les saisir ? Important !!! Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car elles sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46). Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Menu Gestion 165 La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de la fiche salarié. • Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye, vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS. o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux pour la période de paye. o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés supplémentaires pour la période de paye. o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de paye. • Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par. • Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de saisie. (explication et liste de chaque calendrier) • Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe suivant : • le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, • une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½. • un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼. • pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans le mois. Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel. Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau Préparation des bulletins La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins Barre d’outils , Mise à jour des bulletins Choisissez le type de préparation voulu : • Reconstruction à partir du profil Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins. EBP Paye V17 166 • Reconstruction à partir du bulletin précédent Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin. A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour. Questions : Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois précédent. Généralisation de la date de la paye La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et de la généraliser à l’ensemble de vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Date de la paye Comment modifier la date de la paye? Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du salarié. La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins. Comment modifier la période de paye? Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à généraliser. Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie. Attention !!! La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié Généralisation des jours travaillés Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Jours travaillés Comment les modifier ? Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié. Menu Gestion 167 Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin. Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes de congés distinctes. Calcul de la paye Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies dans le tableau des variables. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Calcul de la paye Barre d’outils , Calcul de la paye Raccourci clavier Ctrl + R Comment calculer la paye ? Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins. Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus. Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont le bulletin est à calculer. Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts. Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié. Important !!!! Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations. Cumuls de la société Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Cumul de la société Explications : Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un mois précis. Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle. Historique des bulletins EBP Paye V17 168 Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email ou exporter au format PDF. Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les bulletins. Retour à l'historique Historique des bulletins de tous les salariés Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une période que vous souhaitez. Comment y accéder ? Menu Gestion 169 Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les salariés Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les bulletins de vos salariés. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute l'année. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous souhaitez imprimer les bulletins. Interrogation des données de paye L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye Comment réaliser une interrogation des données de paye ? • Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou appliquer un filtre. • Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule, ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le calcul de plusieurs formules. Exemple !!! EBP Paye V17 170 Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié : - de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] - depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL - sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL Qu’est ce qu’une interrogation simple L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur. Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié. Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer. Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier. Qu’est-ce qu’une interrogation multiple Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs. Une saisie directe dans ce tableau est possible. Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône . Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à partir de l'onglet Charger une interrogation. Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger. Postes analytiques Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Postes analytiques Q’est-ce que les postes analytiques ? Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique. Comment créer un poste analytique ? Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes. La clôture des bulletins Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture Menu Gestion 171 mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois. Entre chaque bulletin, lancez la clôture Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin Explications : Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un. Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok. Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin), cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au précédent. Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ? Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez pas complété toutes les données de la fiche du salarié. En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année. Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez sélectionner Afficher le rapport. Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant EBP Paye V17 172 chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. La clôture annuelle Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice Conséquences de la clôture : • Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ; • Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont reportés. • Les cumuls du DIF sont reportés Attention !!! Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde. Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé. Le transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Menu Gestion 173 Le transfert vers EBP comptable Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP Comptabilité Comment initialiser le dossier ? Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés. Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ? • Choisissez le mois à transférer. • Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut. • Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de salaires. • Indiquez le code du journal comptable. • Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur les écritures de classe 6. • Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de paiements des salaires. Information : Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en même temps. Pour cela cocher les 2 options. Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes? • Choisissez le mois à transférer. • Choisissez les dates d'acomptes • Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées" Remarque !!! Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée ? • Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe (1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez 1. • Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône . EBP Paye V17 174 • Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures • Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement des écritures vous sera proposée. Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ? Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier. Comment imprimer les écritures comptables ? Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton OK A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ? Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le transfert comptable. Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent le numéro de compte que vous avez sélectionné. Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique, l'organisme ou le salarié). • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Communication Entreprise Expert ... Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + Communication Entreprises Experts Remarques !!! Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Envoi du bulletin par e-mail Menu Gestion 175 Envoi des bulletins par e-mail Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier. Remarque !!! Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à : • La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • L'onglet bulletin • L'historique des bulletins Comment envoyer les bulletins par e-mail Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail, aux salariés pour lesquels : • L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié • La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée Remarque !!! Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi. Généralités : Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message de l’envoi par E-mail. Attention !!! Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’ EBP Paye V17 176 - Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre message. - Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option ’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été annulé. Remarque !!! Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit, imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée. Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie électronique, vous devez alors passer par les accès suivants : L'onglet bulletin L'historique des bulletins Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Modifier le message d'envoi Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • Les éléments par défaut Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent : o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) dans la société (Raison sociale) • La modification de l’objet et/ou du texte du courrier Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton , Envoyer. Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le contenu du message. o L’objet : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé ’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé) Menu Gestion 177 o Le message : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez le message. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Prénom - Positionnez-la dans votre modèle. - ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Le virement des salaires Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. Comment y accéder ? EBP Paye V17 178 Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements Menu Gestion 179 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Virement des acomptes Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ? Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un montant. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique. Historique des virements Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Historique Explication : Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier. 181 Menu Impression Impressions : Choix des établissements Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes : • Journal de paye • Livre de paye • Livre des variables • Etat des charges • DUCS Attention !!! Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO. Remarque !!! Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers. Comment y accéder par la barre de menu ? Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique + Journal de paye multi-établissements Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de paye multi-établissements Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des variables multi-établissements Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges multi-établissements DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements Généralités : Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner : • l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de l'établissement qui apparaîtra sur l'impression. • l'exercice que vous souhaitez imprimer. • le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez déterminé en tant qu'établissement principal. Remarque !!! Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression. Explications : Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants : • Journal de paye multi-établissements • Livre de paye multi-établissements • Livre des variables multi-établissements • Etat des charges multi-établissements • DUCS multi-établissements EBP Paye V17 182 Impression des bulletins Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Bulletins Barre d’outils , Imprimer bulletins Raccourci clavier Ctrl + B Généralités : Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de bulletins que vous souhaitez. Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié. Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression des lettres-chèque Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des Menu Impression 183 impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière : Vous remplacez : { LettreCheque: >Corps } Par : { LettreCheque: >>Corps } Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à imprimer. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des lettres-chèque des acomptes Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des salariés Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches EBP Paye V17 184 Barre d’outils Impression fiches salariés Généralités : Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des fiches individuelles La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations contractuelles du salariés sont présentes. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles Généralités : Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de cotisations . Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression de la liste des salariés Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes Attention !!! L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ? Barre de menu Impressions + Salariés + Liste Barre d’outils Impression fiches salariés Comment accéder à l’impression des étiquettes? Menu Impression 185 Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes Généralités : Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des imputations analytiques Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié. Attention !!! L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ? Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques Généralités : Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du trombinoscope Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez éventuellement insérées dans chaque fiche salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope Généralités : Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état des heures EBP Paye V17 186 Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures Généralités : Vous pouvez imprimer un état des heures : • Par tranche de salarié, • En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non détaillé). Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des banques Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques. Menu Impression 187 • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les banques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des organismes Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes Barre d’outils Impression Organismes Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des profils Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils Barre d’outils Impression Profils Généralités : Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des EBP Paye V17 188 listes déroulantes. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des rubriques Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques Barre d’outils Impression Rubriques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence. • Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des rubriques qui s'afficheront dans la liste : • Toutes • Rubriques de salaire brut • Rubriques de cotisation • Rubriques de net • Rubriques de commentaire • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction du type choisi ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ; • Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Menu Impression 189 Impression des tables de calcul Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de calcul Barre d’outils Impression Tables de calcul Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des variables Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables. Barre d’outils Impression Variables. Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les variables du thème seront cochées. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les variables à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des EBP Paye V17 190 impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui sont utilisés par la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité. Impression des cumuls Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls. Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression de la liste des acomptes Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des acomptes Menu Impression 191 Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des acomptes : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre; Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de l'état des congés Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des congés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer le solde des congés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Remarque !!! Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible. Impression liste des congés et absences Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congé. EBP Paye V17 192 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des congés et absences Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de la provision de Congés Payés Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de Congés Payés Explications des différentes colonnes du tableau : • La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois multiplié par 10% • La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le salarié pour le mois correspondant Menu Impression 193 • La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la colonne Ind. CP versée • La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes : • Provision Brute restante • charges fiscales • charges sociales • La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le salarié pour le mois correspondant • La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois correspondant. Généralités Vous pouvez imprimer la provision de congés payés: • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de CP pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre provision ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du DIF Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des heures correspondant. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation Liste des modèles proposés : • Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par an à tous vos salariés bénéficiant du DIF. • Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris / reste. • Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de EBP Paye V17 194 formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du DIF pris du salarié) Généralités : Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez: • Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle Liste récapitulative du DIF pris • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du livre des variables Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du dossier ou livre des variables multi-établissements. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un livre des variables au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre des heures. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de Menu Impression 195 début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Impression des états salariés Les états salariés vous permettent d’imprimer : • un récapitulatif du repos compensateur • un récapitulatif des RTT • la liste déclarative prud'homale Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat salariés Généralités : Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné. Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression de l'état des variables Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat des variables Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des variables : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ; • Pour une ou plusieurs variables : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. EBP Paye V17 196 L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif des allégements Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des allégements HCR. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents formats. Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le bouton . Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée. Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant sur le bouton . Sélectionnez la rubrique GHEUREMU Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Menu Impression 197 Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. EBP Paye V17 198 • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Impression de l'enquête sociale Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de vos salariés par catégorie professionnelle. Attention !!! L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Enquête sociale. Généralités : Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons modifier. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état MSA Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise Agricole. Attention !!! L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats MSA Menu Impression 199 Généralités : Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP (Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel puisse trouver les montants, en utilisant les boutons . Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des états préparatoires Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des cumuls bâtiment. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS Généralités : Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP, DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Remarque!!! Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des cumuls des salariés Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou d'un période choisie. Une page sera imprimée par salarié. Comment y accéder ? EBP Paye V17 200 Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les cumuls des salariés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression des cumuls de la société Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Cumuls de la société Généralités : Vous pouvez imprimer les cumuls de la société : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer vos cumuls ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Menu Impression 201 Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : 􀂃 Date de l’événement 􀂃 Matricule 􀂃 Nom de naissance 􀂃 Nom d’usage 􀂃 Prénom 􀂃 Date de naissance 􀂃 Sexe 􀂃 Nationalité 􀂃 Titre ou carte de séjour avec le n° du document 􀂃 Emploi 􀂃 Qualification 􀂃 Date d’entrée 􀂃 Date de sortie 􀂃 Type de contrat 􀂃 Contrat particulier 􀂃 Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. EBP Paye V17 202 Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Menu Impression 203 Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique EBP Paye V17 204 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de la liste des entrées/sorties La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’oeuvre. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par : • Date d’entrée • Date de sortie La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement. L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les interactions Les interactions vous permettent : • de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye, • de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné. Liste des Interactions possibles : • Organismes • Contrat d'assurance • Variables • Tables de calcul • Rubriques de salaire brut ou net • Rubriques de commentaire • Rubriques de cotisation • Transfert comptable Comment y accéder ? Dans les impressions ou fiches comprenant des variables, rubriques, organismes... Questions : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Menu Impression 205 Généralités : Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le compose et dans quel autre élément il est utilisé. Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte. Généralités d'impression : Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Aperçu A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être : • Imprimés ; • Exportés aux différents formats; • Envoyés par E-Mail ; • Copiés et collés sur un autre support. Export au format Microsoft Excel A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous Excel. Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable. Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP. Export aux différents formats. A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF, JPEG, TIFF Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM / RTF / JPEG ou TIFF EBP Paye V17 206 Comment exporter aux différents formats? Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM / RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le format PDF uniquement. Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer. Les filtres Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye.. Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau filtre. La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau. Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer. • Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le « Et » devient « Ou ». • Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère. • Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ... • Indiquez la valeur. Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le bouton Ok. Les impressions de fin de mois Impression du livre analytique Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et un cumul de tous les salariés poste par poste. Attention !!! L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre analytique. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des postes à zéro. Menu Impression 207 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du journal de paye Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations, net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle). Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique + journal de paye du dossier ou journal de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre journal de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles personnalisés ? L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat salariés Impression du livre de paye Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur EBP Paye V17 208 enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye périodique ou livre de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir la périodicité de paye concernée. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Les modèles proposés sont : o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et salariales sont incluses dans l’état. o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations salariales apparaissent dans l’état. L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles que vous avez personnalisés ? L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle. Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables. Impression de l'état des charges Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant. Comment y accéder ? Menu Impression 209 Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges du dossier ou Etat des charges multiétablissements Remarque !!! L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre alphabétique. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état des charges. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Choix des organismes : Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type (tous les IRC...) Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par organisme. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des charges au format PDF. Impression de l'état des paiements Cette édition vous donne pour chaque salarié : • Les informations bancaires de la banque du salarié ; • Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une des banques de la société) ; • Le montant du net à payer. Comment y accéder ? EBP Paye V17 210 Barre de menu Impressions + Etat des paiements Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des paiements : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné ; • Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ; • Pour un ou tous les modes de règlements ; • L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de règlement ; • L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net à payer est à zéro. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des paiements au format PDF. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur les salaires. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et Menu Impression 211 soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 EBP Paye V17 212 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. 213 Menu WebPaye Menu WebPaye Nouveau !!! Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable (salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs). Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur. C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients. Créer le dossier WebPaye Saisir les informations de votre cabinet comptable. Créer le dossier du client sur WebPaye Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier. Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création du dossier sur WebPaye. L’étape suivante consiste à créer le compte client. Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe pour lui permettre de se connecter à WebPaye. Préparer les saisies du mois pour le client Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la préparation des bulletins de paye. Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre client. Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant, l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours de mois…. • Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye • Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans WebPaye. Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h. 2,50 s’afficheront 2h30. Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous souhaitez une saisie de variables par votre client. La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro de téléphone). Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps EBP Paye V17 214 que la fiche. Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans l’application EBP Paye. Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de visualiser les données présentes sur le site. Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye. L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication des bulletins le mois suivant. Récupérer les valeurs saisies par le client Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables saisies par votre client. Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la saisie par le client, risque d’être incomplète. Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les valeurs de variables. Après le téléchargement, plusieurs cas de figure : • Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de votre client au moment de la sauvegarde de la grille. • Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles valeurs du client ou de conserver celles de la paye. Suivi d’avancement client Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients. • Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client • Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client • Le nombre d’événements saisis par le client Publier les bulletins du mois Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents. La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés. Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin. Menu WebPaye 215 Publier des bulletins de l’historique Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins. Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins. Publier l’état des paiements En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des salaires nets à payer. Publier le journal de paye / livre de paye Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client. Publier l’état des charges Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye . Administrer le site WebPaye Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients. Accéder aux pages du client Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec l’identifiant et le mot de passe du client. 217 Menu Outils Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Envoi d'un SMS Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20, • un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi) Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ... Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ? EBP Paye V17 218 Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel Généralités : • Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS (EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné dans les paramètres internet, onglet SMS. • Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et vous n'avez rien à faire. • Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous souhaitez envoyer votre SMS. Remarque !!! Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet d'ajouter manuellement un numéro de téléphone. • Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer" • Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS • Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la date" puis choisir la date et l'heure • Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS Intéressement et participation Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Intéressement / Participation Comment l’effectuer ? Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de la participation. Ensuite, cliquez sur OK. Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous souhaitez. Comment ouvrir une simulation précédemment crée ? Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la simulation précédemment créée. Menu Outils 219 Archivage des données Archivez vos données au format CSV par cette option. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + archivage des données Pourquoi archiver les données Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit être faite. Journal des événements Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce journal des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Journal des événements Explications Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que vous avez réalisé sur votre dossier. Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données. Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance. Justificatif de l'événement Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance. Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Import/Export EBP Paye V17 220 Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Import des variables Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables. Import de variables : Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier var qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Menu Outils 221 Attention !!! Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import de valeurs de variables : Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante : [Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot] Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace. Exemple !!! 1 SALBASE 2500 0002 HEUTRAV 151.67 0002 HEUSU50 12 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez ensuite le fichier Import des salariés Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Salariés Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus. L’importation se fait. Import des tables de calcul Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées. EBP Paye V17 222 Attention !!! Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées. Import des rubriques Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Rubriques Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier rub qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Attention !!! Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée. Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des rubriques existantes. Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut également importer ces variables. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import des profils Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Profils Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier prf qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà. Menu Outils 223 Attention !!! Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Astuce !!! Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent, cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer. Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. Export des variables Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Variables Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé. Export des salariés Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 224 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Salariés Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé. Export des tables de calcul Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé. Export des rubriques Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Export des profils Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier Menu Outils 225 Attention !!! Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Profils Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Import personnalisée Importation personnalisée L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée. Comment importer les données ? • Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au format texte dit aussi format ASCII. • Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos données, et ouvrez-le. • Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée. • Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données. L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 2 Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Importation personnalisée - 2 Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être EBP Paye V17 226 unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les décimales. Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d’import : Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 3 Séparation des champs : Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule, tabulation&ldots;), pointez Délimité. Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe. Début des données : Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ. Menu Outils 227 Séparateur de champs : Cochez le caractère qui sépare les champs. Les champs Texte sont entourés par : Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 bis Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la position de chaque champ. Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez : • Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ; • Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire le largeur de chaque colonne. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 5 Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table EBP. La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier. Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas importer tous les champs du fichier. Voir aussi l’étape suivante : EBP Paye V17 228 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 6 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format : Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Export personnalisée Exportation personnalisée Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les récupérer dans un autre logiciel. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée Comment exporter les données ? Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données. Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée : Exportation personnalisée 2 Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 2 Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer. Format d’export : Menu Outils 229 Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 3 Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter. La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Voir aussi les étapes suivantes : Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 4 Séparation des champs : Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou tapez le caractère de votre choix. D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont entourés par. Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur de champ. Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des champs. Voir aussi l’étapes suivante : Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 5 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct. Enregistrer le format : EBP Paye V17 230 Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements exportés. Maintenance Utilisateur Maintenance de la base de données Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place lors des sauvegardes. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de la base de données Cet outil propose de : • Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ; Et accessibles par le bouton Options : • Supprimer les natures d’emploi non utilisées ; • Supprimer les services non utilisés ; • Supprimer les lieux de travail non utilisés ; • Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ; • Supprimer l’historique des virements. Remarque !!! Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés. Attention !!! Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins antérieurs à la date indiquée. Les suppressions Suppression des conventions collectives Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des conventions collectives Explications : Menu Outils 231 Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des lieux de travail Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des lieux de travail Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des natures d'emploi Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des natures d’emploi Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des services Vous pouvez supprimer les services non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des services Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les services à supprimer et cliquez sur Supprimer. Maintenance Technique La maintenance annuelle Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur, vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent. Attention !!! EBP Paye V17 232 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance annuelle Pourquoi l’option est-elle grisée ? Plusieurs éventualités sont possibles : • Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée) • Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de votre logiciel. • Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier. • &ldots; Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à supprimer) Attention !!! Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que votre disque et de les conserver. Conséquences de la maintenance annuelle : Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre clôturé (en cas de paye décalée) ? Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou une restauration de sauvegarde. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Maintenance sur les bulletins Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant. Attention !!! Menu Outils 233 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur les bulletins Conséquences de cette maintenance: Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois précédent avant la clôture mensuelle. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. La reprise de paye La reprise de paye La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou à la main). Attention !!! Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez donc le gérer manuellement dans votre fichier. Voici les différentes étapes d’une reprise de paye : Initialisation du dossier Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Reprise de paye : Initialisation du dossier Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin. Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin EBP Paye V17 234 d’année). Attention !!! Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Comment y accéder ? Fiche salarié onglet Cumuls Comment réaliser la reprise des cumuls ? Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir : • Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a cotisé en tranche A, B, C ou D. • Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu. Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation. Important !!! Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet Bâtiment. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Menu Outils 235 Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Saisie des variables Comment réaliser la reprise des variables ? • Cochez la case Reprise de paye. • Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement. • Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA, PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis janvier). • Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire, heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la fenêtre, et confirmez l’enregistrement. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls de la société. Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Cumuls de la société EBP Paye V17 236 Comment réaliser le calcul ? Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer. Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK. Le logiciel recalcule alors les cumuls société. Voici la dernière étape d’une reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans la fiche salarié, onglet Congés / Heures. Retour à la reprise Les statistiques Les statistiques Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Statistiques Les différents types de statistiques : • Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge &ldots; • Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges, les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une période déterminée. • Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année. • Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur l’année. • Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année. • Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche Menu Outils 237 d’âge. Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;) Les statistiques : Détails Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran. Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni. Les statistiques : Imprimer Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser ou non toute la surface de la feuille. Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression. Contrat et lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. EBP Paye V17 238 • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle proposé par défaut afin de le personnaliser. Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton. Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie. Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouvelle lettre Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle. Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton déplacer. Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ? Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouveau Classeur Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types. Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom. Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ? Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur. Remarque !!! Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur : - Documents (classeur) Congés (sous classeur) congés1 (sous classeur) congés 2 &ldots; Menu Outils 239 Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Déplacer Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis sélectionnez le bouton Déplacer Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination. Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi. Retour au paramétrage des contrats et lettres types 241 Etats Administratifs Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) EBP Paye V17 242 • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Nouveau document administratif Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles : • Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône . Etats Administratifs 243 • Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la liste avec l’icône Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli. Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type. Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation Pôle emploi • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. EBP Paye V17 244 La modification d'un contrat et d'une lettre type Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP.. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous souhaitez l’insérer. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Matricule - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle Comment insérer une donnée du bulletin ? Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Bulletin. - Sélectionnez la variable SNET - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle. La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Etats Administratifs 245 Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour au paramétrage des contrats et lettres types Les contrats et lettres types : Modification d’un document Vous êtes en version Millésime Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles. Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé. Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en suivant les étapes suivantes : • Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police, &ldots;). • Enregistrer les modifications par l’icône • Imprimer votre modèle par l’icône . Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet - Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode édition n’est pas sélectionné. - Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en mode consultation. Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le « é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 . L'attestation d'Employeur L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail. Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon Cedex. Attention !!! L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation d'employeur EBP Paye V17 246 • Accéder à la notice de l'attestation d'employeur • Avoir une explication sur les différents cadres : Cadre 1 : L'employeur Cadre 2 : Le salarié Cadre 4 : Emploi Cadre 5 : Chômage total sans rupture Cadre 6 : Motif de la rupture Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils Cadre 7.2 Primes et Indemnités Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ? Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi) Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors de son inscription comme demandeur d’emploi. 1 - L’employeur • Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité des entreprises. • Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation. Employeurs du secteur public • Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez sauter cette rubrique. • Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé. • Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention. 2 - Le salarié • Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code correspondant : 30. cadre 40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) 51. employé non qualifié 52. employé qualifié 61. ouvrier non qualifié 62. ouvrier qualifié 4 - Emploi • Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc… précisez son statut. Etats Administratifs 247 5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article R 351-50 du code de travail). 6 - Motif de la rupture du contrat de travail • 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L 321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. • 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc. • 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un commun accord, avec ou sans transaction. 7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé Dernier jour travaillé et payé • Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets antérieurs. • Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.). • Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées sont les suivantes : o Chômage partiel, préretraite progressive, o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités sociales, o Congé parental d’éducation à temps partiel, o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation judiciaire, ou de difficultés économiques, o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou d’un accident, ou de difficultés économiques Colonne 3 : nombre d’heures travaillées Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaire, y compris les heures supplémentaires. Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire. • Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours). • Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.). • En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié, en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que EBP Paye V17 248 l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. • Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ; signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. Colonne 5 : salaire mensuel brut • Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7). • Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux publics, VRP, etc.). • Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2 (voir ci-dessous). • Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire (colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous). Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale) • N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations (colonnes 7). Colonne 7 :Observations • Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif des différences de précompte. 7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le cadre 7.1 • Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle, etc. • Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations. 7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte) La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros • vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte : o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois, o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et payé, o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle. • Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou Etats Administratifs 249 transactionnelles. • Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne temps. Liste des indemnités légales : o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du travail), o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code du travail), o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3° ord. N°2005-893), o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail), o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail), o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail), o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail), o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail), o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du code de l’aviation civile), o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail), o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail), o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du travail), o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du travail), Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le Pôle emploi. 8 . Avance du fonds national de garantie des salaires Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif (fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS, ou refus de l’AGS). 9 . authentification par l’employeur • Précisez la qualité du signataire de l’attestation. • Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail. Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. EBP Paye V17 250 Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos Etats Administratifs 251 salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle emploi) pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur . Attention !!! Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Paramètres généraux Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui proposé par défaut n’est pas correct. Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par défaut votre logiciel le fait automatiquement. Durée d’emploi salarié La durée de l’emploi proposée par défaut est : • La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de début. • la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez renseignée lors de la création du solde de tout compte. Attention !!! Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12 EBP Paye V17 252 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation d'employeur risque d’être faux. Remarque !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1 de votre attestation. Bulletin du dernier jour travaillé payé Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au cadre 7.1. Exemple !!! Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Bulletin du solde de tout compte Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3). Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que précédemment. Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le dans cette zone. Remarque !!! Votre salarié est sorti le 25 mai. Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte. Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N &endash; 25/05/N. Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash; 30/05/N Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce bulletin dans cette zone. Organismes retraite complémentaire Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des caisses de retraite complémentaire de votre salarié. Formule de calcul du salaire brut mensuel Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de Etats Administratifs 253 votre salarié. La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations (proposée par défaut). Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton pour accéder à l'éditeur de formule. Exemple !!! Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour calculer le salaire brut mensuel. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification.) • Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur • Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier. • Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date d’adhésion à cette convention Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié • Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise. • Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet Info.Paye de la fiche de votre salarié : o Cadre o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) o Employé non qualifié o Employé qualifié o Ouvrier non qualifié o Ouvrier qualifié Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante directement dans votre attestation. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans EBP Paye V17 254 votre assistant de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi • La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de création.. • Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié. • La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de votre salarié est différent de l’établissement. • Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un CNE • Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de préavis non payé, indiquez le motif. • Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale. • Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle. • Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le préciser. • L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner : o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier. o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel. • En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le motif. • La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné : Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités. • Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail, Etats Administratifs 255 indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant la case correspondante. Attention !!! Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif. Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation. Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée dans l'assistant de création. • Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. • La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée directement dans votre attestation. Pourquoi y a-t-il des zones vides ? Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant. Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire. Exemple !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes concernant la période de 2006 seront non renseignées. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités EBP Paye V17 256 Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes (bulletins), alors une ligne par période sera indiquée. Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1. Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3 Comment est évalué l’encadré Salaire ? Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données de ce bulletin. Remarque !!! Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez : Du 01/06/N au 15/06/N en période Le 15/06/N en date de paiement Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage cumulés des deux bulletins Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ? Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de l'attestation. Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier jour travaillé et payé ? Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte. Explications diverses sur les différentes zones : • Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le paramétrage de l'attestation d'employeur . • Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Etats Administratifs 257 • Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles (dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les rubriques d’indemnités. • Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le paramétrage de l'attestation d'employeur Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur N’oubliez pas : • D’identifier et de renseigner la qualité du signataire. • De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail. • De signer l’attestation. Attention !!! Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme. En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 258 Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Etats Administratifs 259 Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. EBP Paye V17 260 Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Etats Administratifs 261 Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA) EBP Paye V17 262 Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie si vous appartenez au régime Agricole. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de maternité est disponible à partir de la version PRO. Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Etats Administratifs 263 Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. EBP Paye V17 264 • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Etats Administratifs 265 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle. • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur La victime Renseignements concernant le medecin du travail Renseignements relatifs à l'arrêt de travail Salaires de référence Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. EBP Paye V17 266 Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. Salaires de référence évalués Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Etats Administratifs 267 Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les préférences de votre dossier. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que l’établissement. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail Renseignez toutes les zones de cet encadré. N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie professionnelle ou à un accident de travail. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence EBP Paye V17 268 A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence • La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les propriétés des Etats administratifs.. B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de celle du salaire de base Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. D . Cas particulier Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle La Déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? Attention !!! L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO. L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime. Etats Administratifs 269 L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles. Explication sur les différents cadres Employeur Victime Accident Témoins Tiers Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle déclaration. Déclaration AT - L'assitant de création Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'employeur Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification) Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - La victime Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la déclaration. EBP Paye V17 270 • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'accident • Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit : o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau), o Sur un lieu de travail occasionnel, o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur, o Au domicile du salarié, o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle des repas, et le lieu de travail. Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident. • Circonstances détaillées de l’accident Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention, etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc). • Siège des lésions Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou gauche. • Nature des lésions Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser). • Arrêt de travail Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle &endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à son accident. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Témoins Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;. En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures. Etats Administratifs 271 Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Tiers Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse engager le recours contre le tiers en cause. En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte. Retour à la déclaration d'accident du travail Feuilles d'aide aux calculs Feuilles d'aide aux calculs Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder : 􀂃 A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois) 􀂃 Au versement d’une éventuelle prime au prorata, 􀂃 Au versement de différentes indemnités légales de rupture. Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa rémunération. Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles d’aide aux calculs (cf. tableau suivant). 􀁘 Indemnités de départ fin CDD 􀁙 Indemnités de départ fin CDI 􀁚 Indemnités de licenciement ou retraite. Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée déterminée Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée indéterminée Feuille d’aide au calcul des indemnités de licenciement et départ à la retraite Calculs effectués • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité de fin de contrat (prime de précarité) • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif personnel • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif économique • Calcul de l’indemnité de mise à la retraite • Calcul de l’indemnité de départ volontaire à la retraite Remarque !!! Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez vous à la notice jointe à chaque feuille. FAQ Comment modifier le contenu d'une attestation ? EBP Paye V17 272 Vous venez de créer votre attestation Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre attestation. Pour modifier les données : • Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat. • N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton . • Imprimez ensuite votre attestation. Remarque !!! Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite d’enregistrer, puis imprimer… Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ? Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale. Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 » Comment modifier le contenu d'un document ? Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Consultation des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier.. Modification des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible. Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ? Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader Etats Administratifs 273 Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories. o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option Désactivé dans la liste déroulante. Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ? Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader. Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0. Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne Catégories. o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier les paramètres de site. o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la colonne Etat doit apparaître Toujours refuser). o Sélectionnez le bouton supprimer. o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser. Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des attestations ? L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. 275 Paye Agricole La DAS Bilatérale Le fichier DAS Bilatérale Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole + DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les deux fichiers l’un après l’autre. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Comment sont déclarés les salariés sortis ? Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier EBP Paye V17 276 DAS Bilatérale. Remarque !!! Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS Bilatérale. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Le fichier DAS bilatérale multi-établissements Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements • Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social. • Choisissez l’année concernée • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections, laissez 01. • Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements. Remarque !!! Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale Paye Agricole 277 La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS multi-établissements. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale Les différents enregistrements 010 : En tête Entreprise 020 : En tête Etablissement 200 : Ligne Salarié 202 : Ligne Salarié Négative 210 : Ligne Honoraires 300 : Total Etablissement 302 : Total Etablissement Négatif 310 : Total Entreprise 312 : Total Entreprise Négatif Type de DADS générée avec le logiciel Le logiciel génère les types de DAS suivants : 0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier. 2 : Salaires uniquement sans Honoraire. Points essentiels à vérifier • Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. • Enr 200 : Informations à compléter EBP Paye V17 278 o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième période, elle sera à renseigner manuellement. o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné. o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à renseigner manuellement. o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones "rémunérations" sociales et/ou fiscales. o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142 o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue lors de la génération du fichier. • Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives (sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des enregistrements 202, 302, 312. • Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les champs concernés des enregistrements 210, 300, 310. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment pour gérer les cas particuliers. Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif. Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez : • Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles), • Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des données de paye. Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré. Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier. Le fichier MSA Paramétrage du fichier MSA Le fichier MSA est composé de différents enregistrements. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Paye Agricole 279 Enregistrements obligatoires : PE11 : Identification de l’entreprise PE31 : Salaires versés PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires PE41 : Assiettes Enregistrements facultatifs : PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner, comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc. Les éléments de calcul du fichier Eléments de calcul de l’enregistrement PE31: 01 Rémunération brute 02 Indemnité de préavis non effectué 04 Allocation de convention de conversion 08 Complément de rémunération à la charge de l’état 09 Indemnités compensatrices de congés payés 10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel) 11 Indemnités journalières brutes légales 12 Déduction frais professionnels 13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein) 14 Sommes isolées 16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les contributions patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire 25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du salarié 30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire 80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel 81 Salaire théorique temps plein 82 Salaire théorique temps partiel 83 Salaire multi-employeurs Eléments de calcul de l’enregistrement PE32 30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire EBP Paye V17 280 Eléments de calcul de l’enregistrement PE41 51 Assiette taxe sur prévoyance 53 Assiette CSG et RDS sur salaires 54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des personnes imposables non imposées 56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des personnes imposées 58 Contribution épargne salariale Comment paramétrer ces éléments de calcul Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0, le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa. Eléments de calcul du PE31 La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez (B) devant le code de la rubrique. Exemples !!! 01 = COMRBRUT􀃆reprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute. 13 = (B)GETP􀃆reprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un temps plein. Eléments de calcul du PE32 La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et 40 pour la PE31. Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante : • Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100) • Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. • Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. Eléments de calcul du PE41 La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise. Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos Paye Agricole 281 profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques. Le fichier MSA Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des évolutions de situations des salariés. Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations + Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA. • Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier. • Indiquez le n° de votre département. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO. Pourcentage d’exonération Activité N° du taux 58 % 1 75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2 75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3 75 % (85 % si CDI) Tabac 4 75 % (85 % si CDI) Houblon 5 75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6 90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7 90 % (100 % si CDI) Horticulture 8 90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9 • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les salariés : o Entrées et/ou sortis en cours de mois o Saisonniers, intérimaires o Rémunérés à la tâche (bûcherons) o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer rétroactivement la réduction Fillon. • Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous EBP Paye V17 282 conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur, puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement. • Cliquez sur le bouton Générer. Modification du fichier Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ». Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n° des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires ou complémentaires Exonérées) et PE41. Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus. Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements suivants : PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail PE23 : Modifications concernant le contrat de travail PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires) Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et complétez-les manuellement. 283 La DUCS La DUCS Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales et de contributions. L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but. La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé directement à l'organisme destinataire. Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier : • URSSAF, • Pôle emploi, • Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance appartenant à un même groupe que ces dernières, • Les caisses de Mutualité Agricoles, • Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics. Le logiciel vous propose : Une DUCS URSSAF papier agréée. Une DUCS pôle emploi papier agréée. Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC Comment y accéder ? Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS Profil Edition + Profil + Bouton DUCS Quelles informations souhaitez-vous avoir ? Fonctionnement général de la DUCS Paramétrer une DUCS Imprimer une DUCS Mettre à jour une DUCS Les effectifs de la DUCS URSSAF Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo Paramétrage de la DUCS Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye, à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF). • Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant. EBP Paye V17 284 Attention !!! Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer. Exemple !!! Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. Cette option est disponible à partir de la version PRO. • Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT. Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant correspondant. Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS. Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et cliquez sur le profil Mensuel. Attention !!! Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à contacter notre service technique. Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) : • Sélectionnez le code 100, • Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le taux), • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique COTAF1 Allocations familiales), • Cliquez sur OK. Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT, La DUCS 285 • Pointez Plafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique COTVIEI2 Vieillesse TA) • Cliquez sur le bouton OK. A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 : Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 236, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1) • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 900, • Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN) • Cliquez sur le bouton OK. Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour l’URSSAF et Pôle emploi. Attention !!! Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet ! A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...). Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre ce paramétrage. Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés. Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;). Cotisations particulières au salarié Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné. Retour à la DUCS Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez EBP Paye V17 286 contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une La DUCS 287 DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Mise à jour de la DUCS Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés en fonction de certains critères. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS Quelles sont les options proposées ? • Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil. • Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source, et le profil cible. Retour à la DUCS Le fichier DADS-U : Préparer Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le déclarer. Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données extraites de votre dossier de paye. EBP Paye V17 288 Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos modifications seront écrasées. Sélection des déclarations La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au préalable. L'écran de sélection est proposé à 2 endroits : - pour l'impression de la DUCS URSSAF - pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI Généralités A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection : - Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée, - Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée, - PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration sélectionnée, - Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée. Déclarer votre fichier DUCS EDI Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier. Information !!! Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui vous est fourni sur le site de l'URSSAF. La transmission de votre fichier pourra se faire : • par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr; • par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr; • par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises). Comment y accéder ? La DUCS 289 Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI Déroulez l'assistant Etape 1 : Sélection de la déclaration Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées. Rappel : Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable. Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel. Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier, - accéder au site de Net-entreprises. Les effectifs de la DUCS URSSAF • Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1. Attention !!! Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les effectifs au dernier jour de la période comme : - les apprentis - les contrats d’accompagnement dans l’emploi. - les contrats d’avenir - les CES ou CEC - les contrats d’insertion-RMA - les VRP multi-cartes EBP Paye V17 290 - les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de professionnalisation du CDI uniquement) - les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) - les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié l’option Hors effectifs. • Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la période Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1. Retour à la DUCS La DUCS : Fonctionnement général Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code suffit à définir une base de cotisations. Exemple pour l'URSSAF : Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident du travail ressort sur une troisième ligne. Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes : • Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail. Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique, par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut). • Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à : Allocations familiales 5.40 Maladie + 0.75 + 12.80 Vieillesse + 1.60+ 0.10 CSA +0.3 Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut. • Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à : Vieillesse 6.65 + 8.30 FNAL + 0.10 Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA. Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? La DUCS 291 Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la déduction des heures supplémentaires. Comment les ajouter ? Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) : • Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp), • Pointez Cotisation venant en déduction, • Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) • Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) , • Pointez Cotisation venant en déduction , • Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02 • Cliquez sur OK. A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . Retour à la DUCS 293 DADS-U Qu'est-ce que la DADS-U ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Présentation du fichier DADS-U Complet La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice. En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de situation. De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière. Composition du fichier DADS-U - Des structures Qui contiennent des groupes Qui contiennent des sous-groupes Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de la déclaration Qui contiennent des sous rubriques Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ? Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer ou des honoraires seuls S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires Structure obligatoire pour chaque période sauf si la DADS-U est de type EBP Paye V17 294 versés pour une période de déclaration donnée néant S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de l’Ircantec Structure obligatoire si le salarié relève de l’Ircantec S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de la Cnracl Structure obligatoire si le salarié relève de la Cnracl S44 Retraite complémentaire : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc Structure obligatoire si le salarié relève de l’Arrco ou de l’Agirc S45 Prévoyance et santé collectives : Pour la période d’activité citée, (S41 présente), complément d’informations pour un salarié bénéficiant d’un régime de prévoyance collective Structure obligatoire si le salarié relève d’un régime de prévoyance collective S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire si la DADS-U est destinée aux caisses de congés payés du BTP S70 Honoraires : Pour identifier les bénéficiaires d’honoraires et pour déclarer les montants versés Structure facultative S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel). 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. DADS-U 295 Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et d’autres pas. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer cet émetteur dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations. Les déclencheurs automatiques DADS-U Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U. En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) Remarques !!! Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U , que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie. Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U. Le code Contrat de travail : Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation. Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caractéristique de l’activité : C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié, EBP Paye V17 296 le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut professionnel : C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut catégoriel : Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Taux de travail à temps partiel : Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps. Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Code régime : Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U. Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caisse de rattachement : Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.. Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Remarques !!! Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet DADS-U à la préparation du fichier. Configuration des cumuls DADS-U La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls DADS-U 297 Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Explication des icônes : aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite est vide) des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques) des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre dossier de paye. Exemple !!! Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls. Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe apparaissent dans l'écran de droite. Affichage des codes DADS-U Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes. Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes DADS-U Option de recherche Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un libellé. Exemple !!! Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier) Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou commençant par S41. Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et Formule. Code Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option Afficher les codes DADS-U est cochée. L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas présente dans votre dossier : - vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées, - rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier EBP Paye V17 298 DADS-U), - aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier. Libellé Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U. Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé. Évaluation Cette zone est complétée en fonction : • Des formules indiquées dans la colonne Formule • Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation • De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la période à tester" Formule Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer lors de la génération du fichier DADS-U Comment modifier la formule ? Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au paramétrage de votre dossier. Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule, et l'éditeur de formule.s'affiche. Exemple !!! Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le bouton Modifier la formule, Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK. Comment revenir sur la formule d'origine ? Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez sélectionner le bouton Formule par défaut. Exemple !!! Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP. Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale réapparaît. Comment tester le résultat ? La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de la période à tester) Exemple !!! Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel. Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv. Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués. Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît. DADS-U 299 Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U. Avertissement A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez des incohérences dans votre dossier de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Message d’avertissement Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète, vous avez la possibilité de : • Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye. • Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier. • Annuler la clôture. Message d’erreur Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié. Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez : • Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ; • Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows, puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre message). Message d’erreur : concernant les organismes L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié onglet Affectation Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle. Le rapport DADS-U Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des contrôles tout au long de l’année sur les données de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye EBP Paye V17 300 Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle définitive ? Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les données dans votre dossier de paye. En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée, il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente. Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ? Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez : • corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible • corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! DADS-U 301 Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Préparation du fichier DADS-U Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs possibilités. • Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier. Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! EBP Paye V17 302 Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. L'éditeur DADS-U L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les données de votre fichier DADS-U Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+ Préparer Comment modifier les valeurs générées ? Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont erronées. Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle). Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les modifications directement dans le fichier que vous avez préparé. Attention !!! Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner Consulter Comment modifier les structures générées ? Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1. Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? DADS-U 303 Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum. Notice de génération Notice de génération des fichiers DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier, comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version PRO), comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ? Remarque !!! Cette déclaration concerne tous les types de dossier. Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ? Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale. Petites entreprises : DADS sur papier Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires) auprès de votre centre TDS. A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye. Attention !!! Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour transmettre votre déclaration par Internet. EBP Paye V17 304 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis sélectionner le modèle Comment remplir le formulaire ? Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones correspondantes aux informations demandées. Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre centre de TDS vous a envoyé. Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la notice explicative envoyée par votre centre. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. DADS-U par un fichier Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS, IRC et IP Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! DADS-U 305 Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur/Déclarant Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers. Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant. Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U. En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. EBP Paye V17 306 Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici A quoi sert cette configuration ? Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U Si vous avez payé à vos salariés : • des heures supplémentaires, • des heures complémentaires, • des jours excédant le forfait, • des jours de repos rachetés au titre de 2008 • des heures de repos compensateur de remplacement exonérées , Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U. Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements, loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de 2008. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques. Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ? Vous devez suivre les étapes suivantes : Étape 1 : Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ? La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations + Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants : • A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la DADS-U 307 structure S41.G01.00 (Période d'activité) • A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée), • Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code de vos rubriques à la place des "...") : Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+... Étape 2 : Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de cotisations ? Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes : • S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et des déductions de cotisations • S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré. Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique qui a été sélectionnée. Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales (S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire patronale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Déduction patronale en sous-nature. Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales (S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Réduction salariale en sous-nature. La rémunération exonérées : Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21 Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous devez : • Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une des sous-nature suivantes : • Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01. • Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02. • Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03. EBP Paye V17 308 • Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de repos compensateur de remplacement exonérées : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une des sous-natures suivantes : • RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 04. • Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05. Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures. La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U 309 Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos données. Comment re-ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus EBP Paye V17 310 tard au fin janvier Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Certificat de contrôle Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable dans votre éditeur) Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de Net-entreprises. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. DADS-U 311 Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. Remarque !!! Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur de logiciel) L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U Attention !!! Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U seront perdues. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 10 : Passer le fichier mode Réel Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1 Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ? Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier. Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises EBP Paye V17 312 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 313 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment. Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U CI-BTP La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année. La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N. Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement votre fichier DADS-U CI-BTP. Présentation du fichier DADS-U CI-BTP Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié. Composition du fichier DADS-U CI-BTP La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires versés pour une période de déclaration donnée Structure obligatoire pour chaque période. S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire pour la DADS-U destinée aux caisses de congés payés du BTP S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S80 Identification INSEE des Structure obligatoire EBP Paye V17 314 établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise. 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du 01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006. La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier. Préparation du fichier DADS-U CI-BTP Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou trimestriel. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 315 1er avril N-1 au 31 mars de l’année N. La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus. La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié. Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation. S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la période d’activité concernée. S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé. S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié pour la période déclarée. S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0. Les autres rubriques La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls. EBP Paye V17 316 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? Attention !!! Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version Bâtiment et EXPERT Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés. S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone Code de la fiche organisme Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse de rattachement de type congés payés. S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la période déclarée (S41.G01.00.003) La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.008 / 10 / 11 Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls. Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée. S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.015 statut cotisant Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.020 / 021 / 022 Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez : • Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des cumuls, sélectionner : o dans la colonne de gauche la structure S66, o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes rubriques o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant d’alimenter cette rubrique. DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 317 Notice de génération Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné aux caisses de congé payé du bâtiment. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 10 : Contrôle du fichier Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U EBP Paye V17 318 Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP. Remarque !!! Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des valeurs à déclarer. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ? Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant. Exemple !!! Vous êtes au mois de mars 2006. Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1) Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005 Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006. Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006 apparaîtront Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 319 Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Remarque !!! Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement de limiter toutes les erreurs et de les corriger. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Choisir la périodicité ? Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur. Comment ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter EBP Paye V17 320 Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 321 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP. Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel Comment procéder ? Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test. Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 323 DADS-U Prévoyance Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année. Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à chaque organisme d'assurance. Remarque !!! Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance. Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer les éléments de salaires de la société d'assurance. Structure obligatoire S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire EBP Paye V17 324 S85 Récapitulatif des montants déclarés :Pour totaliser les montants déclarés à la société d'assurance pour tous les salariés Structure obligatoire S90 Total envoi : Total des rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51 du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51. C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51. Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos salariés. Remarque!!! Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51. Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite. Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51 • Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié • Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre organisme de type assurance. • Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre : ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner qu'une seule des 2 rubriques. • Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? DADS-U Prévoyance 325 Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur. Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un contrat d'assurance collectif. Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme d'assurance ou le courtier délégataire. Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51. Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), annuelle, trimestrielle. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre exercice complet. La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le trimestre demandé. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. EBP Paye V17 326 Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Notice de génération Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège DADS-U Prévoyance 327 Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier. Remarque !!! Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur /Déclarant Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du logiciel et dans la partie Organismes. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme. Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 328 Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Choisir la périodicité ? Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle. Choix des organismes Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration. Remarque !!! Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous. • Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois précédente. • Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau. • Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier. Comment réouvrir mon fichier ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous devez faire consulter Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U Prévoyance 329 Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche. Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de DéclarAssur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 330 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à déposer les fichiers en mode "Test". Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés DADS-U Prévoyance 331 d'assurances + Déclarer • Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 333 FAQ Liste des questions - Comment créer mon dossier ? - Comment ouvrir mon dossier ? Questions concernant les salariés et le bulletin : - Comment créer un salarié ? - Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ? - Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) - Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) Questions concernant les variables : - Quels sont les types de variables ? - Comment utiliser une variable dans une formule ? - Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ? - Comment obtenir le cumul d'une variable ? - A quoi servent les variables ? Questions concernant les opérations courantes : - Comment faire le virement des salaires ? - Comment transférer mes écritures en comptabilité ? - Comment imprimer le registre Unique du personnel ? - Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED) s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) Questions concernant les suppressions de fiches : - Comment supprimer une rubrique ou une variable ? - Comment supprimer une fiche salarié ? - Comment supprimer un organisme ? Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties : - Comment entrer un salarié sorti ? - Comment saisir une date d'entrée à un salarié ? - Comment saisir une date de sortie à un salarié ? - Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ? - Comment sortir un salarié le mois suivant ? - Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ? - Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Opérations de fin d’exercices - Comment faire ma clôture en décembre ? - Comment réaliser ma DADS-U ? EBP Paye V17 334 - Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ? - Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice FAQ 335 antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) EBP Paye V17 336 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable. La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %) La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS URSSAF papier agréée. Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye. L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur. Paramétrage dans la paye Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition : • NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent • AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES • Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques. • Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et cliquez sur le bouton Ouvrir. • La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. • Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • Faites ''Importer'' ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer FAQ 337 La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes en respectant cet ordre: • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer. La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce que vous en attendez. • Variable Constante : Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise (comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule). • Variable à saisir : Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant (pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera modifiable. • Variable avec Formule de calcul : Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul. Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une saisie manuelle de valeurs. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule ou entre les crochets de la table. Retour à la fiche Variable. EBP Paye V17 338 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion + Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour l’ensemble des salariés. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée de la variable HEUREEL. Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante : $NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin] Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier trimestre. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : A quoi servent les variables ? Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas directement dans le bulletin. Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs. Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement adapter leur contenu. A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage choisi : les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à la paye Hôtellerie. Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls. Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par simple appel de son nom Retour à la fiche Variable. Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. FAQ 339 Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements EBP Paye V17 340 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : 􀂃 Date de l’événement 􀂃 Matricule 􀂃 Nom de naissance 􀂃 Nom d’usage 􀂃 Prénom 􀂃 Date de naissance 􀂃 Sexe 􀂃 Nationalité 􀂃 Titre ou carte de séjour avec le n° du document 􀂃 Emploi 􀂃 Qualification FAQ 341 􀂃 Date d’entrée 􀂃 Date de sortie 􀂃 Type de contrat 􀂃 Contrat particulier 􀂃 Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si EBP Paye V17 342 le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus FAQ 343 depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? Dans votre rubrique de cotisation, vous devez aller cocher l'option Ne pas tenir compte du taux pour l'impression de l'état des charges Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquer sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Sélectionnez ensuite votre rubrique puis cochez l'option. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état EBP Paye V17 344 récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! FAQ 345 Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic EBP Paye V17 346 droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer une fiche salarié ? Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. FAQ 347 Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. EBP Paye V17 348 Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Historique des bulletins Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins FAQ 349 Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Pour la préparation des bulletins sur un nouvel exercice, vous devez obligatoirement préparer les bulletins à partir du Profil. Si vous utilisez toujours l’option Préparer à partir du bulletin précédent, nous vous conseillons de paramétrer vos profils dès lors qu’une nouvelle rubrique s’applique aux bulletins de vos salariés. Remarque L’option de préparation « à partir du précédent » reprend les rubriques du bulletin du mois précédent. Vous devez utiliser cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans votre bulletin. Sur le premier mois de votre exercice de paye, il n’y a pas de bulletin précédent. Vous devez utiliser l’option « à partir du profil » et ajouter ou retirer les rubriques qui doivent apparaître ou disparaître exceptionnellement de vos bulletins. Gestion des entrées / Sorties Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Lors du départ ou de l’arrivée d’un salarié, vous devez appliquer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. Il existe différentes méthodes de calcul de la retenue absence. A savoir : 􀂃 La méthode de l’horaire mensuel réel 􀂃 La méthode de l’horaire mensuel moyen 􀂃 La méthode des jours ouvrés EBP Paye V17 350 􀂃 La méthode des jours ouvrables 􀂃 La méthode des jours calendaires Entre les différentes méthodes existantes, il faut savoir que la Cour de Cassation n’a validé que la méthode de l’horaire réel de travail. Dans la pratique, pour éviter tout litige, vous avez la possibilité d’appliquer la méthode la plus favorable pour le salarié. Ceci est possible grâce aux opérations suivantes : Vérification du paramétrage Des nouvelles variables : Vérifiez la présence des variables suivantes dans la liste des variables, si elles ne le sont pas veuillez les créer ou les importer (par le menu Outil + Importation + Variables) : Nom de la variable : JRABS30 : Nombre de jours absence calendaires Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS22 : Nombre de jours absence ouvrés Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS26 : Nombre de jours absence ouvrable Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : RETREELLE : Nombre heures réelles du mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JCALEND : Nombre de jours calendaires dans le mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Modifiez ou vérifiez les formules de calcul des variables de plafond : Nom de la variable : PLAFA : Plafond Tranche A Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si MULTI=1 Alors PLAFASS*(SALBASE+PRIME)/TOTSAL Sinon Si JCALEND>0 Alors (JCALEND-JRABS30)/30*PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)*PRORATA Apportez les mêmes modifications dans les variables PLAFB, PLAFC, PLAFD et PLAFT2 Modifiez ou vérifiez la formule de calcul de la GMP : Nom de la variable : GMP : Montant GMP Mensuelle Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si JCALEND>0 Alors (2869*(JCALEND-JRABS30)/30)*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon 2869*PRORATA*HEUMOIS/HEUREF Des rubriques : FAQ 351 Vérifiez la présence de la rubrique de commentaire du calcul du plafond de sécurité sociale dans liste des rubriques de commentaire , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : COMPLAFA : Plafond de Sécurité Sociale du mois Option à cocher : Cochez Ne pas imprimer le nom Imprimer : Jamais Validité : Toute l’année Afficher le résultat : Nombre ou base Formule : PLAFA Vérifiez la présence de la rubrique de salaire brut de retenue pour Entrée/Sortie dans liste des rubriques de salaire brut , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : RRETENUE : Retenue Entrée/Sortie Type : Retenue Montant : Min((SALBASE*JRABS30)/30, Min((SALBASE*JRABS22)/22, Min((SALBASE*JRABS26)/26, Min((SALBASE*HEUABS)/HEUMOIS,(SALBASE*HEUABS)/RETREELL E)))) Dans les paramètres généraux Par le menu Dossier + Propriétés + Paramètres généraux onglet Options 􀂃 Décochez l’option Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème Dans le bulletin Dans la fiche de votre salarié, sélectionnez l'onglet Bulletin Calcul du plafond de sécurité sociale de votre salarié • Insérez la rubrique de commentaire COMPLAFA, si elle n’y est pas, cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionnez la rubrique. 􀂃 Cliquez sur la colonne Nombre ou base de votre rubrique de commentaire 􀂃 La fenêtre Saisie des variables s’affiche à l’écran 􀂃 Renseignez le nombre de jours calendaires pour le calcul des Plafonds dans la variable JCALEND (exemple 31 pour le mois de janvier, 28 ou 29 pour le mois de Février&ldots;.) 􀂃 Renseignez 1 dans la variable PRORATA, puis validez la fenêtre par le bouton OK Calcul de la rubrique d’absence pour la retenue Entrée/Sortie 􀂃 Ajoutez la rubrique RRETENUE dans le bulletin par le bouton Ajouter, puis validez la fenêtre. 􀂃 Cliquez sur la colonne nombre ou base de la rubrique 􀂃 Renseignez : o JRABS30 : nombre de jours calendaires d’absence du salarié, pour un salarié entré le 15 du mois, le nombre de jours calendaires d’absence sera de 14. o JRABS26 : nombre de jours ouvrables d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o JRABS22 : nombre de jours ouvrés d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le samedi et le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du EBP Paye V17 352 départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o HEUABS : nombre d’heures d’absence du salarié, calculez le nombre d’heures retenues, qui est le nombre d’heures que le salarié n’a pas effectuées en cas de mois complet. Par exemple, si votre salarié effectue 7h par jour et que 4 jours n’ont pas été travaillés sur le mois, alors il faudra noter 28 (7h*4j) o RETREELLE : Nombre d’heures réelles du mois en cours, calculez le nombre d’heures réelles sur le mois complet en cours. Par exemple, si vous avez 21 jours ouvrés sur le mois courant, et que vous travaillez 7heures par jour alors notez 147h (7h*21j) Après avoir renseigné tous ses éléments, la rubrique calculera la méthode la plus avantageuse pour votre salarié. Attention !!! Vous devez renseigner toutes les variables pour que le calcul s’effectue correctement. Les sommes isolées Les sommes isolées Qu’est-ce que les sommes isolées ? Les sommes isolées sont les sommes ayant un caractère exceptionnel, versées aux cadres lors de la rupture de leur contrat de travail ou postérieurement. Elles sont soumises aux cotisations AGIRC selon des règles particulières. Sont considérées comme des sommes isolées : 􀂃 L’indemnité compensatrice de congés payés 􀂃 Les rappels de salaires versés postérieurement au départ du salarié ou le jour du départ 􀂃 Les reliquats de commissions incluant des éléments liés au départ, 􀂃 L’indemnité de fin de contrat des personnes en contrat à durée déterminée, 􀂃 L’indemnité de départ volontaire en retraite 􀂃 La partie de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite éventuellement soumise à cotisations 􀂃 L’indemnité de non-concurrence En revanche ne sont pas considérées comme SI : 􀂃 l’indemnité compensatrice de préavis en cas de dispense 􀂃 les sommes non soumises à cotisations (indemnité de licenciement) Vous souhaitez avoir des informations sur : Les cotisations concernées par les sommes isolées les cotisations concernées par les sommes isolées Les sommes isolées sont soumises aux cotisations de retraite complémentaire AGIRC suivantes : 􀂃 AGFF Tranche B 􀂃 Retraite complémentaire AGIRC Tranche B 􀂃 APEC 􀂃 Retraite complémentaire AGIRC Tranche C 􀂃 CET La somme isolée n’a aucune incidence sur la garantie minimale de point qui sera prélevée comme habituellement. FAQ 353 Les SI constituent en cela une base supplémentaire de cotisations qui s’ajoute à la tranche B calculée sur la « rémunération habituelle ». Elles supportent les cotisations de retraite complémentaire AGIRC sur leur totalité, en fonction des taux de cotisations en vigueur à la date effective de leur versement. Retour aux Sommes Isolées Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires La rémunération du cadre sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plafond SS de l’année précédente La SI sert d’abord à régulariser la tranche A, puis, l’éventuel surplus dépassant le plafond de SS est soumis à cotisation de Tranche B et éventuellement de la tranche C. Dans ce cas, la somme isolée sera diminuée de la part ayant servi à cette régularisation. La rémunération sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plancher de la tranche C de l’année précédente la somme isolée est affectée en totalité à la tranche B mais dans la limite de 7 plafonds annuel de SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 7 = 225 288). Elle subit les cotisations dues en tranche B. Elle génère des points affectés en tranche B. La rémunération sur l’exercice précédant a atteint la limite inférieure de la tranche C de l’année précédente Si la rémunération de l’exercice précédent a atteint la tranche C, la somme isolée est affectée : - en tranche B : jusqu’à trois fois le plafond SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 3 = 96 552) - en tranche C : fraction comprise entre trois et sept fois le plafond c’est à dire 4 plafonds annuel SS de l’année en cours (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 4 = 128 736). Et ce, sans tenir compte des tranches B et C déjà dégagées avant la fin du contrat du salarié. Les points correspondants sont affectés à chaque tranche. La cotisation AGFF TB n’est due à l’institution AGIRC que sur les sommes isolées donnant lieu à cotisation au taux de la tranche B. Cas de la CET La contribution exceptionnelle et temporaire est due sur la totalité de la somme isolée. Son assiette est toutefois limitée à sept plafonds annuels de sécurité sociale indépendamment de l’assiette retenue pour les rémunérations normales. A cette assiette, s’ajoute l’assiette de la tranche B normale soit 8 plafonds SS. Retour aux Sommes Isolées Vendeur Représentant Placier (VRP) Les VRP Un Voyageur Représentant Placier (VRP) se définit d’une manière générale comme un représentant de commerce salarié. Cette profession est régie par les articles L. 751-1 et suivants du code du Travail et par l’Accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975. Les VRP EBP Paye V17 354 bénéficient d’un statut légal et conventionnel particulier. Le statut des VRP Durée du travail des VRP Rémunération des VRP Les frais professionnels des VRP La gestion des VRP dans la paye Le statut des VRP Cinq conditions sont nécessaires pour qu’un salarié puisse prétendre au statut de VRP : • exercice d’un travail de représentation • travail effectué pour le compte d’un ou plusieurs employeurs • travail exercé d’une manière exclusive et constante • Absence d’opérations commerciales pour son compte personnel • Engagements de l’employeur caractérisant Remarque !!! Si la personne ne satisfait pas l’ensemble des conditions légales, le statut peut lui être appliqué conventionnellement, en accord avec son employeur. Dans cette hypothèse, le représentant bénéficiera des droits et avantages du VRP statutaire. Retour au VRP La durée du travail des VRP • Durée du travail Les dispositions légales sur la durée du travail (35 heures par semaine) ne sont pas applicables aux VRP sauf convention ou accord particulier. Ce sont normalement des salariés dont la rémunération est fixée sans référence à un quelconque horaire de travail. • Heures supplémentaires La réglementation relative à la durée du travail ne s'applique pas au VRP. Entre autres conséquences, ils ne peuvent donc notamment pas réclamer le paiement d'heures supplémentaires, leur bulletin de paye ne mentionne aucun horaire. Retour au VRP La rémunération des VRP • Modes de rémunération La rémunération est déterminée librement entre l’employeur et le VRP lors de la conclusion du contrat de travail. Elle est fixée dans le contrat de travail et repose soit sur : • un fixe uniquement • des commissions (un pourcentage du chiffre d'affaires réalisé par le représentant) • le plus souvent, sur une combinaison des deux (fixe et commissions). Le fixe, lorsqu'il existe, doit être payé aux époques prévues par le contrat et en tout état de cause au moins une fois par mois. Les commissions doivent être payées au plus tous les trois mois, mais rien n'interdit de convenir d'un paiement à périodicité plus rapprochée. Remarque !!! L'employeur doit obligatoirement verser au VRP qui en fait la demande des acomptes mensuels. Ils sont alors calculés en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours. Les employeurs peuvent aussi accorder aux VRP des avances sur commissions dans le FAQ 355 but de leur permettre d'étaler leurs rentrées d'argent. • Rémunération minimale Le SMIC ne s'applique pas aux VRP lorsqu'ils ne sont soumis à aucun horaire de travail (dans le cas contraire, ils peuvent y prétendre). À la place, l'accord national interprofessionnel sur les VRP prévoit que les VRP exclusifs travaillant à temps plein ont droit, au titre de chaque trimestre et quel que soit le mode de rémunération, à une rémunération minimale garantie. Il faut noter que, pour les juges, le seul fait qu'un VRP soit engagé à titre exclusif emporte droit à cette garantie, puisqu'il ne saurait alors se voir imposer de travailler à temps partiel. La rémunération garantie est de 520 fois le SMIC horaire par trimestre, le taux applicable étant celui du dernier mois échu pris en compte à chaque paiement. Si nécessaire, le VRP devra en plus bénéficier du remboursement de ses frais professionnels. Lorsque les frais professionnels sont inclus dans les commissions, ils doivent être calculés forfaitairement par rapport à la ressource minimale. Cette règle a une incidence pratique sur l'éventuel complément dû au VRP au titre de la rémunération garantie. Cette ressource minimale trimestrielle doit être proratisée lorsque le contrat de travail débute ou prend fin au cours du trimestre, ou en cas de suspension temporaire d'activité du représentant au cours de ce trimestre. Exemple !!! Un VRP est payé mensuellement par un fixe de 780 €. S’y ajoutent des commissions de 1,5 %. Au premier trimestre 2007, son chiffre d’affaires est de 75 000 €, soit 1 125 € de commissions. Sa rémunération trimestrielle est donc de 3 465 €. La garantie trimestrielle de 520 fois le SMIC représente 4 300.40 € (SMIC à 8,27 €). Cas n° 1 : Commissions nettes de frais. Si les commissions sont nettes de frais professionnels (remboursés par ailleurs), l’employeur doit lui verser un complément de rémunération de 4 300,40 € - 3 465 € = 835,40 €. Cette somme pourra être récupérée, le cas échéant, le trimestre suivant. Cas n° 2 : Si les commissions incluent des frais professionnels (30 % par hypothèse), la rémunération minimale doit, avant toute comparaison avec les 3 465 € de commissions, être réévaluée pour tenir compte de l’inclusion des remboursements de frais dans les commissions du VRP. Le minimum réévalué est donc de (4 300,40 € x 100) / 70 = 6 143,43 €. Le complément dû au salarié est de 6 143,43 € - 3 465 € = 2 678,43 € dont 2 678,43 €x 70 % = 1 874,90 € à titre de rémunération et 2 678,43 € x 30 % = 803,53 € au titre de frais professionnels. Le respect de la rémunération minimale garantie s'apprécie trimestre par trimestre. Dès lors, si un VRP perçoit, pour un trimestre donné, une rémunération supérieure à ce minimum garanti, il n'est pas possible de considérer que la rémunération excédentaire se reportera sur le trimestre suivant. Si besoin, l'employeur doit verser un complément au VRP. Il peut le récupérer durant les trois trimestres suivants, sur la partie de rémunération excédant la rémunération minimale garantie. Cette récupération ne pourra s’opérer que sur la seule partie de ces rémunérations qui excède la ressource minimale. Retour au VRP Les frais professionnels des VRP Le VRP peut prétendre au remboursement de ses frais professionnels selon les modalités EBP Paye V17 356 suivantes : • Un indemnité forfaitaire de frais est allouée aux VRP • Le taux des commissions inclut le remboursement forfaitairement des frais professionnels ; • Le remboursement des frais professionnels a lieu sur justification des frais réellement engagés. Remarque !!! En principe, les frais sont évalués forfaitairement à 30 % de la rémunération brute lorsqu'il est prévu que la rémunération intègre indistinctement les frais professionnels. Mais le mieux est de l'écrire très clairement dans le contrat de travail. Dans tous les cas, il faut exclure les remboursements de frais professionnels pour vérifier le respect de la rémunération minimale garantie. • Déduction forfaitaire spécifique. L'employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 % sur l'assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par an pour chaque VRP. L'assiette des cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette (Pôle emploi, retraite complémentaire, etc.) est alors constituée par la rémunération brute du VRP (avantages en nature inclus) majorée des remboursements de frais professionnels, le tout faisant l'objet de l'abattement de 30 %. Remarque !!! La déduction spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable à l’assiette de la CSG/CRDS Retour au VRP La gestion des VRP dans la paye • VRP rémunéré mensuellement Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez la variable suivante : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) • VRP rémunéré trimestriellement Les commissions du VRP peuvent être versées au plus tous les trois mois. Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez les variables suivantes : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) o TRIM = 1 Attention !!! La mention de la valeur 1 pour la variable ’’TRIM’’ détermine le mode de calcul de la réduction Fillon. Le VRP étant rémunéré trimestriellement, il convient de neutraliser le plafond de sécurité sociale des mois pendant lesquels aucune rémunération n’est versée. Pour ce faire, vous devez renseigner, dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié, ’’salarié inactif’’. Aucun bulletin n’est donc à calculer pour ces mois. Sur le mois de versement des commissions, renseignez ’’salarié actif’’ dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié et procédez au FAQ 357 calcul de la paye. Attention !!! Lors du versement des commissions, la plafond de sécurité sociale doit apparaître en tenant compte du plafond des mois pendant lesquels aucune rémunération n’a été versée. Exemple : Un VRP est rémunéré trimestriellement. Il ne perçoit aucune rémunération en janvier et février. En mars, des commissions lui sont versées. Le plafond de sécurité sociale du VRP sera de 2682 * 3 = 8 046 € (pour l’année 2007). Retour au VRP La gestion des Congés Payés / DIF Comment mettre en place les Congés Payés ? Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux, congés supplémentaires et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés Toutes les donnés acquises ou en cours d'acquisition sont affichées dans votre logiciel : Etape 1 : Paramétrage des CP dans les préférences du dossier Vous devez renseigner dans l'onglet congés/DIF du menu Dossier + Propriétés + Préférences toutes les informations générales de votre dossier concernant la gestion des congés payés. La durée des congés est déterminée à raison de : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail • ou 2.08 jours ouvrés par mois de travail Sélectionnez le choix correspondant à votre dossier. Si vous souhaitez une autre acquisition mensuelle, sélectionnez Autre. Si vous gérez des congés supplémentaires, saisissez la valeur de l'acquisition mensuelle dans la EBP Paye V17 358 zone correspondante. Sélectionnez le mois de clôture des congés payés : mai est proposé par défaut. Si vous gérez les CP d'anciennetés, lors de la prise des congés payés, indiquez indiquer l'ordre de décompte : Ancienneté puis CP N-1 ou CPN-1 puis ancienneté. Si vous ne gérez pas les CP d'anciennetés peut importe le choix sélectionné. Pour imprimer le tableau de provision pour congés payés (impression disponible à partir de la version PRO) , vous devez renseigner les taux de charges sociales et fiscales appliqués dans votre entreprise. Etape 2 : Paramétrage des CP dans la fiche du salarié Dans l'onglet Congés/DIF de la fiche du salarié, vous devez renseigner les nombres de jours de congés légaux, supplémentaires et d'ancienneté auxquels le salarié a droit. Ce sont ces informations qui permettront de calculer correctement le nombre de jours de congés acquis par mois et par année. Le bouton Reprise CP vous permet de saisir l'antériorité des congés payés d'un salarié déjà présent si vous venez de créer votre dossier. Dans l'onglet Congés/Heures, vous trouverez plusieurs zones concernant les CP, pour plus d'explications, sur les différentes zones, cliquez ICI Le bouton Ajuster vous permet de corriger une valeur qui serait fausse. Pour cela, vous devez saisir uniquement la valeur en plus ou en moins. Etape 3 : Paramétrage des rubriques Paramétrez correctement vos rubriques de brut afin d'obtenir des valeurs cohérentes lors de la prise des congés, pour cela cochez les propriétés suivantes s'il y a lieu : • Participe à la base dixième CP : le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte dans la base dixième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du dixième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié . • Participe au calcul absence CP : permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin pour valoriser une journée d'absence CP (le montant des rubriques alimente le cumul SBASEABSCP)) Dans vos rubriques d'indemnité de Congés payés, uniquement pour les CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez la nature de la rubrique Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis sélectionnez l'un des types suivants : • Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) • Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) Remarque !!! Si vous souhaitez imprimer l'état des provisions de CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. FAQ 359 Dans vos rubriques d'absence CP (de type Retenue), sélectionnez en nature de la rubrique Absence dans la liste déroulante, puis sélectionnez le calendrier correspondant à l'absence CP. La sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences CP dans le corps du bulletin, en dessous de la rubrique d'absence. Les dates de prises de CP sont des mentions obligatoires sur les bulletins. Etape 4 : Paramétrage de vos profils Dans votre logiciel, un ensemble de rubriques sont configurées pour gérer les congés payés. Il est conseillé de les utiliser en les insérant dans vos bulletins ou profils. Les rubriques à insérer sont les suivantes : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si ces rubriques ne sont pas présentes dans votre dossier, vous pouvez les importer par le menu Outils + Importation + Rubriques Dans votre bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (en cas de départ si vous avez des congés d'ancienneté) Etape 5 : Prise de Congés d'un salarié Si votre salarié prend des congés sur le mois, vous devez saisir les dates de congés dans l'onglet Congés/heures de sa fiche dans le calendrier des congés. En fonction du choix sélectionné au niveau des préférences du dossier, pour le décompte des CP, la valeur de CP pris période (indiquant le nombre de jours que vous avez saisis dans le calendrier des congés) alimente les zones suivantes : • Décompte CP ancienneté puis le CP N-1 : • S'il reste des CP ancienneté, le logiciel les solde dans la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Puis s'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Sinon, les congés sont considérés comme pris par anticipation, et le logiciel indique la valeur dans la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl • Décompte CP N-1 puis les CP d'ancienneté : • S'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Si la zone reste CP N-1 légaux + suppl est à 0, alors le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Le logiciel alimente ensuite la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl et les congés sont considérés comme pris par EBP Paye V17 360 anticipation. Remarque !!! Dans tous les cas les zones Reste des colonnes CP N-1 légaux + suppl, CP N légaux + suppl et CP ancienneté sont automatiquement recalculées en fonction des congés pris. Etape 6 : Clôture mensuelle A chaque préparation de bulletins, les différentes zones de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP légaux acquis période et les CP suppl. acquis période se cumulent dans la colonne CP N légaux + suppl. de la ligne Acquis. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (si des CP ont été pris) Etape 7 : Clôture des CP A la clôture des congés payés, les différentes zones de l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP ancienneté sont réinitalisés en fonction du nombre de congés ancienneté saisie dans la fiche du salarié. (s'il y a 2 jours dans la fiche du salarié, la valeur 2 s'affichera dans le acquis et dans le reste) • La valeur du Acquis des CP N légaux + suppl. est basculée dans la zone Acquis CP N-1 légaux + suppl. • La valeur du Pris total CP N légaux + suppl est basculée dans le Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (que ce soit pour l'ancienneté, les CP légaux + suppl. N et N-1) Etape 8 : Impression des CP Liste des congés absences Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Liste des congés et absences, permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Etat des congés payés Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Etat des congés, permet de connaître l'état des congés de tous les salariés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici La provision de congés (Disponible à partir de la version PRO) Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Provisions des congés payés, permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. FAQ 361 Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Mise à jour des Congés de VXX à V13 Votre onglet Congés/heures a évolué. Nous vous proposons désormais une gestion des congés plus automatisée qu'auparavant. Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés. 1 - Principe de mise à jour Les principes appliqués lors de la mise à jour VXX à V13 Dans les versions précédentes, les congés se présentaient sous la forme : Dans la version actuelle (V13), les congés se présentent sous la forme : EBP Paye V17 362 - L’ancienne zone Acquis période (CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) - L’ancienne valeur Reste à prendre ($CONGERESTE) est reprise dans la nouvelle zone CP N- 1 légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN1). Attention !!! Si cette ancienne zone Reste à Prendre est négative, alors il y a une répartition de la valeur sur les zones CP N-1 légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN1) et CP N légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN). Ceci pour que la zone CP N-1 Reste ne soit pas négative. La nouvelle zone Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl (CPRESTEN1) est calculée à partir des zones Acquis &endash; Pris. - L’ancienne zone Pris période (JOURPRIS) est reprise dans la nouvelle zone CP pris période (JOURPRIS). Les congés pris sur la période, sont répartis sur les périodes de congés N-1 / N / Ancienneté. Pour cette raison : la variable JOURPRIS est devenue une formule : CPPRISN1 (CP pris N-1) + CPPRISN (CP pris N) + CPANCPRISN (CP Ancienneté Pris N). La répartition des congés pris se fait sur ces 3 variables CPPRISN1, CPPRISN, CPANCPRISN, en vérifiant les zones CP Reste, de telle manière à ce que CP Reste N-1 (CPRESTEN1) ne soit pas négatif. • Dans la colonne CP N-1 légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1). • dans la nouvelle zone Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1): ceci pour que la zone Reste N-1 soit équivalente à l’ancienne valeur Reste à prendre tout en étant obligatoirement positive ou nulle. • Dans la colonne CP N légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN). FAQ 363 - L’ancienne valeur Acquis année ($CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP N légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN). Ajustement des valeurs après la mise à jour Si vous souhaitez reprendre les valeurs exactes de CP N-1 légaux + suppl Acquis et CP N-1 légaux + suppl. Pris (données non disponibles au moment de la mise à jour), pour tenir compte de ce que le salarié avait acquis sur la période CP N-1 (par exemple 25 jours ouvrés) et de ce qu’il avait pris au total jusqu’au mois en cours (par exemple 20), vous pouvez effectuer un ajustement des valeurs. Pour cela cliquez sur le bouton Ajuster et saisissez les valeurs d’ajustement. Cliquez ici pour avoir plus d’informations sur les ajustements 2 - Correspondance entres les anciennes et les nouvelles zones de votre onglet Congés/Heures 2.1 - Cas standard : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : EBP Paye V17 364 Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Acquis année 15 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 15 Reste à prendre 22 Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 22 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.2 - Cas standard avec des CP pris dans la période : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait au cumul CONGESACQUIS Pris période correspondait au cumul CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait au cumul $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait au cumul $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 21985.64 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 2108.20 car le bulletin a déjà été préparé (le nom du cumul était CONGE) . En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante : FAQ 365 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 5.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN) 5.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) 27.50 Reste à prendre 9.80 Ligne Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1) --------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl majoré du pris total de la période (TOTCPACQUISN1) 9.80 ------------ 5.00 ------------ 14.80 (9.8 + 5) Provision CP 21985.64 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 21985.64 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 2108.20 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici La valeur 14.80 est calculée en fonction du reste à prendre que vous aviez (9.80) majorée du pris EBP Paye V17 366 période (5). En mise à jour de votre dossier, nous n'avons pas la possibilité de connaître le nombre de jours de CP qu'avait acquis le salarié en début d'exercice. Si vous souhaitez avoir une information cohérente, nous vous conseillons de réaliser un ajustement de la valeur du Acquis N-1 et du Pris N-1 grâce au bouton Ajuster. 2.3 - Cas avec un reste à prendre en négatif Votre salarié a pris des congés par anticipation, les congés de l'année en cours d'acquisition doivent alors être diminués. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 18317.57 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 1917.57 car le bulletin est déjà préparé.(le nom du cumul était CONGE) En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : Zones dans la fiche du salarié FAQ 367 Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.08 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.08 Pris période 0.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) 0.00 Acquis année 15.00 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 15.00 Reste à prendre -3 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN) 3 ------------ 12 (15-3) Provision CP 18317.57 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 18317.57 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 1917.57 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.4 - Cas avec un reste à prendre en négatif avec un pris sur la période Votre salarié a pris des congés par anticipation, mais a épuisé sur le même mois ses congés qui lui restaient à prendre. Ce sont donc les congés N-1 qui doivent être diminués puis les congés pris par anticipation. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: EBP Paye V17 368 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 9.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Cette valeur est répartie dans la variable CPPRISN pour une valeur de 6 et CPPRISN1 pour 3 (car le reste à prendre était négatif) 9.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 27.50 Reste à prendre -6 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl+ (TOTCPRISN) --------------------------- Ligne Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPRISN1) ------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPACQUISN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N- 1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le 6 ------------ 3 ------------ 3 ------------ 0 (3-3) ------------ 21.50 (27.50- 6) FAQ 369 pris (CPRESTEN) Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Le salarié a pris 9 jours de CP dont 3 jours sur l'exercice N-1 et 6 jours par anticipation sur l'exercice N. 3 jours sont donc décomptés sur les Congés N-1 et les 6 autres par anticipation sur les CP N. 3 - Fin de la mise à jour Votre dossier a été mis à jour. Vous pouvez consulter ces nouveaux paramétrages dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Le rapport de conversion est accessible dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Pour aller plus loin sur le fonctionnement complet des congés payés, cliquez ici 4 - Importation des rubriques + mise à jour des rubriques personnalisées Afin de mettre à jour vos rubriques de paye tenant compte de la nouvelle gestion des congés payés, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES Remarque !!! Si vous avez personnalisé les rubriques ci-dessous, et que vous les importez, vos modifications seront perdues. Grâce au menu Outils + Importation + Rubriques. Double cliquez gauche sur le répertoire ''Standard'' puis double cliquez sur le fichier ''Standard.rub''. La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. Cliquez sur le bouton Aucune et sélectionnez les rubriques citées ci-dessous (si les rubriques sont grisées, ou le préfixe # apparaît devant les rubriques à importer, il faut tout de même les cocher afin de mettre à jour les éléments déjà existants dans votre dossier) : • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • RCONG : Absences congés • GICCPN : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Cliquez sur ''Importer''. Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N EBP Paye V17 370 GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Dans vos profils et bulletins, vous devez insérer les rubriques suivantes pour la gestion des CP et des indemnités de CP : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, insérez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés Dans le bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Impression des bulletins Des nouveaux modèles d'impressions sont disponibles par le menu Impressions + Bulletins et ils tiennent compte des nouvelles variables de congés. De plus, pour chaque absence CP dans le mois, la périodicité s'imprime dans le corps du bulletin en dessous de la rubrique RCONG. Impression des soldes CP L'impression des soldes de CP des salariés ne se trouve plus dans le menu Impressions + FAQ 371 Etats des salariés, mais dans le menu Impressions + Congés et Absences + Etat des congés. Si vous aviez personnalisé des modèles, ils ne seront plus utilisables avec cette nouvelle version. Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Comment mettre en place le DIF ? Le Droit Individuel à la Formation permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier d’heures de formation professionnelle. Les salariés acquièrent un crédit d’heure annuel que vous devez renseigner dans les préférences de votre dossier, onglet Congés / DIF dans la zone Droit annuel au DIF (usuellement 20 heures). L’acquisition du droit au DIF se fait une fois par an, vous devez également y renseigner le mois de clôture du DIF. L'acquisition du DIF pour le salarié L’acquisition du DIF pour les salariés se fait à la clôture du DIF et à la condition que l’option acquisition au DIF de la fiche du salarié soit cochée. Demande de DIF de la part du salarié Lorsqu’un salarié demande à bénéficier de son DIF, il doit le faire par demande écrite : un modèle de lettre de demande de prise de DIF est disponible dans les Contrats et lettres-types. En retour, l’employeur est tenu de lui répondre : un modèle de lettre de réponse est disponible dans les Contrats et lettres-types de votre logiciel. Vous les trouverez dans l’onglet Administratif de sa fiche. Décompte du DIF pris par le salarié Vous devez décompter, dans la fiche de votre salarié, les heures prises dans le cadre du DIF. Pour cela, renseignez dans l’onglet DIF de sa fiche le nombre d’heures de DIF pris par votre salarié sur la période dans la zone « DIF pris période » Historisation Vous avez la possibilité d’avoir un suivi complet du DIF pris par votre salarié dans l’onglet DIF de sa fiche. Pour cela, vous devez y saisir la date de début et de fin de la formation, le nombre d’heures prises et le montant de l’allocation versée par l'employeur et vous pouvez ajouter un commentaire (titre de la formation par exemple). Ces informations seront reprises dans les différentes éditions du DIF, disponibles par le menu Impressions+ Droit individuel à la formation. Les impressions Vous pouvez imprimer les modèles suivants (par le menu Impressions + Droit individuel à la formation) : • La lettre d’information annuelle sur le DIF à fournir à vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pour tous vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pris par vos salariés. 373 Index A A lire attentivement ...................................... 3 Activation manuelle du logiciel .................. 25 Adresse de la société ................................ 55 Adresse du salarié ................................... 131 Allègements bas salaires (état récapitulatif) ............................................................. 224 Analytique ................................................ 236 Impression du livre ............................... 236 Postes analytiques ............................... 195 Saisie ................................................... 175 APE ............................................................ 56 Aperçu ..................................................... 235 Appel au technique ...................................... 5 Assistance technique ................................... 5 Assistant de création de DUE .......... 148, 385 Attestation ASSEDIC280, 287, 289, 290, 291, 292, 293 Attestation AT-Maladie Professionnelle . 299, 303, 304 Attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité89, 294, 296, 297, 298, 305, 306, 307 B Banque société par défaut ......................... 63 Banques ..................................................... 81 Création .................................................. 81 Impression ............................................ 213 Modification ............................................ 81 Barre d'outils ............................................ 183 Bâtiment ................................................... 174 Bulletins ................................................... 191 Calcul ................................................... 191 Clôture .................................................. 196 Historique ............................. 192, 193, 401 Impression ............................................ 208 Modification .................................. 159, 167 Préparation ................................... 190, 402 Réalisation ................................... 159, 167 Réimpression ....................... 192, 193, 401 Visualisation ................................. 159, 167 C Calcul à l'envers ...................................... 165 Calcul de la paye ..................................... 191 Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires .................................. 406 Certificat de travail ........................... 272, 277 Champs personnalisés .................... 145, 249 Changer de mois ............................. 197, 399 Changer d'exercice .......................... 198, 266 Chemin d'accés au dossier ........................ 57 Clôture ............................................. 198, 266 Annuelle ....................................... 198, 266 Des bulletins ......................................... 196 Mensuelle .................................... 197, 399 Code d activation ...................................... 21 Coefficient Fillon ..................................... 225 Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? ............................................................ 77 Comment activer mon logiciel ? ................ 23 Comment envoyer les bulletins par e-mail ............................................................ 201 Comment modifier le contenu d un document ? .................. 280, 281, 311, 312 Comment modifier le contenu d une attestation ? ......................................... 311 Comment récupérer vos archives ? .......... 77 Comment saisir le code de débridage ? ..... 5 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? ..................... 111, 147, 397, 398 Commentaire (rubrique) .......................... 106 Commentaire sur bulletin ........................ 144 Communication Entreprises Experts ...... 200 Comptabilité ............................ 181, 198, 391 Configuration de la sauvegarde en ligne .. 77 Configuration des cumuls DADS-U ? ..... 341 Configuration minimale ............................. 17 Configuration minimale requise ................ 17 Congés............................................ 411, 415 Congés payés ......................................... 167 Initialisation .......................................... 167 Mois de clôture ...................................... 61 Nombre de jours acquis par mois ......... 61 Saisie globale ...................................... 188 Saisie salarié par salarié ..................... 167 Constantes ...................... 113, 387, 388, 389 Construction des bulletins............... 190, 402 Contact de la société ................................ 55 Contrats et lettres types .................. 272, 277 Convention collective .......................... 58, 61 convention d'utilisation ................................ 7 Coordonnées de la société ....................... 55 Cotisations ................................................ 96 Création d'un nouveau dossier ......... 40, 384 Création d'un salarié ....................... 129, 385 Cumuls (liste des variables) .................... 121 Cumuls bâtiment ..................................... 177 Cumuls salariés ...................................... 229 Impression ........................................... 229 Reprise ................................................ 267 Saisie................................................... 267 Visualisation ........................................ 173 Cumuls société ....................................... 229 Impression ........................................... 229 Recalcul ............................................... 192 D DADS-U .................................................. 228 Etat préparatoire ................................. 228 EBP Paye V17 374 Fichier ................. 344, 345, 348, 362, 400 DAS Bilatérale ................................. 315, 316 Date de la paye ........................................ 190 Débridage .............................................. 5, 15 Déclaration AT Déclaration AT - L accident .................. 309 Déclaration AT - L assitant de création 308 Déclaration AT - L employeur .............. 308 Déclaration AT - La victime .................. 308 Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? ..................................... 307 Déclaration AT - Témoins .................... 309 Déclaration AT - Tiers .......................... 310 Déclaration DNA (état préparatoire) ........ 228 Déclaration MSA ...................................... 321 Déclaration PROBTP (état préparatoire) . 228 Déclôture mensuelle ................................ 267 Désintallation du logiciel ............................ 37 DIF ................................................... 172, 427 Dossier............................................... 40, 384 Création .......................................... 40, 384 Fermeture ............................................... 39 Ouverture ....................................... 39, 384 Recopie à partir d'un autre dossier ........ 46 Recopie vers plusieurs dossiers ............ 49 Suppression ........................................... 39 DUCS ............................................... 225, 328 Déclarer le fichier DUCS ...................... 331 Impression .................................... 225, 328 Mise à jour des salariés ....................... 330 Préparer le fichier DUCS ..................... 330 Principe et paramétrage ....................... 325 Recopie d'un profil à l'autre .................. 330 DUE ................................................. 148, 385 DUE cas général .......................... 148, 153 DUE Intérimaire............................ 152, 153 DUE MSA ..................................... 150, 153 DUE Choix du support ............................. 153 DUE Conditions de travail ....................... 156 DUE Contrat de travail ............................. 155 DUE Date et heures d embauche ............ 155 DUE Durée du travail ............................... 156 DUE Édition ............................................. 159 DUE Éléments sur l emploi .............. 155, 158 DUE Rémunération ................................. 156 DUE Renseignements sur l entreprise .... 158 DUE Service de santé au travail .............. 157 DUE Situation du salarié ......................... 154 E Écran d accueil ................................ 383, 402 Écran de bienvenue ................................... 31 Écran de bienvenue version d essai ......... 31 Écritures comptables ............... 181, 198, 391 Éditeur de formule ................................... 110 Effectif ........................................................ 58 E-mail EBP .................................................. 5 Enquête sociale ...................................... 227 Envoi des bulletins par e-mail ................. 201 Envoi d'un SMS à plusieurs salariés ...... 249 Etat .......................................................... 239 Des charges ........................................ 239 Des cotisations .................................... 239 Des paiements .................................... 240 Préparatoire ......................................... 228 Récapitulatif de la taxe sur les salaires 241 Récapitulatif des allègements ............. 224 Salariés ....................................... 223, 237 Evaluer une version d évaluation .............. 27 Export...................................................... 258 Des profils ........................................... 258 Des rubriques ...................................... 257 Des salariés ................................. 256, 347 Des tables de calcul ............................ 257 Des variables ....................................... 256 Format Microsoft Excel ....................... 235 Format PDF ......................................... 236 Personnalisé ........................................ 262 F Fax des virements................................... 206 Félicitations ................................................. 1 Feuilles d aide aux calculs ...................... 310 Fiches individuelles (impression) ............ 210 Fichier MSA ............................................ 321 Filtres ...................................................... 236 Fonctions logiques .................................. 110 Fonctions mathématiques ....................... 110 Formats ............................................... 52, 53 G Génération du fichier DADS-U344, 345, 348, 362, 400 Gestion des 35 heures .............................. 19 Gestion des situations DADS-U ? ........... 340 H Heures de référence de la société ............ 58 Heures d'ouverture ..................................... 5 heures rémunébées ................................ 225 Historique des bulletins ........... 192, 193, 401 Historique des évènements .................... 176 Honoraire ................................................ 364 I Icône ....................................................... 183 Identification de la société ........................ 56 Import ...................................................... 255 Des profils ........................................... 255 Des rubriques ...................................... 254 Des salariés ......................... 252, 254, 347 Des tables de calcul ............................ 254 Des variables ....................................... 253 Personnalisé ........................................ 258 Impression .............................................. 208 Bulletins ............................................... 208 Cotisations ........................................... 239 Index 375 Journal de paye ........................... 223, 237 Lettres-chèque ..................................... 208 Paiements ............................................ 240 Salariés ................................................ 210 Impression de la liste des entrées/sorties234 Impression du récapitulatif des heures supplémentaires ........................... 242, 395 Impression DUCS ............................ 225, 328 Installation .................................................. 33 Monoposte ............................................. 33 Réseau ................................................... 35 Réseau explications et recommandations ....... 33 Installation gestion des 35 heures ............. 33 Intéressement .......................................... 250 Interrogation des données de paye ......... 194 J Journal de paye ............................... 223, 237 L La durée du travail des VRP .................... 408 La gestion des VRP dans la paye ........... 410 La rémunération des VRP ....................... 408 La restauration ........................................... 78 La sauvegarde ........................................... 75 L'assistance technique ................................ 5 Le statut des VRP .................................... 407 Le transfert vers EBP comptable ............. 198 Les contrats et lettres types ..................... 280 les cotisations concernées par les sommes isolées .................................................. 406 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......... 332 Les frais professionnels des VRP ............ 409 Les sommes isolées ................................ 405 Les VRP ................................................... 407 Lettres-chèque (impression) .................... 208 Licence ........................................................ 5 liste des anomalies les plus courante ...... 364 Liste des calendriers ................................ 163 Livre analytique (impression) ................... 236 Livre de paye ................................... 222, 238 Livre des événements ..................... 251, 252 l'onglet congés / DIF ................................ 172 M Mail EBP ...................................................... 5 Mémo ......................................................... 51 Modifier le message d envoi .................... 202 Module planning RTT ................................ 19 Mois de clôture des congés payés ............ 61 Mot de passe ............................................. 56 Mot de passe utilisateur............................. 74 MSA ......................................................... 321 Déclaration ........................................... 321 Déclaration MSA (impression) ............. 227 Taux AT .................................................. 65 Taux de transport ................................... 65 N N° SS du salarié ..................................... 131 NAF ........................................................... 56 Net imposable (impression de la lettre) .. 228 NII ............................................................. 56 Nom du salarié ........................................ 129 Notes personnelles ................................... 51 Notice de génération DADS-U349, 350, 351, 352, 355, 356, 357, 358, 359, 366, 367, 368, 369, 370 Notice de génération du fichier DADS U CIBTP ..................................................... 365 Nouveau document administratif ............ 277 Nouveau salarié .............................. 129, 385 Numérotation automatique des matricules 58 O Onglet Administratif................. 178, 181, 275 Organismes ............................................... 81 Création ................................................. 81 Impression ........................................... 214 Modification ........................................... 81 Ouverture d'un dossier ...................... 39, 384 P Paramétrage de l attestation ASSEDIC ... 71, 285 Paramétrage de la DUCS ....................... 325 Paramétrage des Attestations69, 70, 71, 276, 295, 303 Paramètres généraux ............................... 52 Participation ............................................ 250 Paye à l'envers ....................................... 165 Pense-bête ................................................ 51 Plafonds .......................... 113, 387, 388, 389 Planning RTT ............................................ 19 Préparation des bulletins ................ 190, 402 Prévoyance ............................................. 142 Prime d'ancieneté ..................... 87, 112, 398 Profils ...................................................... 258 Export .................................................. 258 Import .................................................. 255 Impression ........................................... 214 Modification ......................................... 108 Prorata ...................................................... 52 Provision CP ........................................... 220 Q Q est-ce que la DUE ? .... 148, 150, 152, 153 Qu est-ce que la DADS-U ? ............ 337, 361 R Récapitulatif des allégements ................. 224 Recherche d'une fiche .............................. 81 Recopie ..................................................... 46 A partir d'un autre dossier ..................... 46 Vers plusieurs dossiers ......................... 49 Reçu pour solde de tout compte ..... 272, 277 Registre Unique du personnel ........ 230, 391 Régularisation ......................................... 179 EBP Paye V17 376 Fonctionnement ................................... 179 Fréquence .............................. 58, 159, 167 Répertoire du dossier ................................ 57 Reprise de paye....................................... 267 Reprise des cumuls ................................. 267 Restauration - Comment procéder ? ......... 79 Restauration - Comment y accéder ? ........ 79 RIB ........................................... 142, 143, 145 Rubrique de Brut........................................ 90 Rubrique de Commentaire ...................... 106 Rubrique de net ....................................... 102 Rubriques De commentaire ................................... 106 De cotisation .......................................... 96 De net ................................................... 102 De salaire brut ........................................ 90 Export ................................................... 257 Import ................................................... 254 Impression ............................................ 215 S Saisie des congés (par gestion) .............. 188 Saisie des variable par le bulletin ............ 173 Saisie des variables ......................... 187, 188 Salaire ..................... 132, 133, 134, 135, 146 Salarié...................................................... 131 Adresse ................................................ 131 Création ........................................ 129, 385 Date de sortie ....................................... 139 Date d'entrée........................................ 139 Export ........................................... 256, 347 Fiches individuelles .............................. 210 Identification ......................................... 129 Import ................................... 252, 254, 347 Impression ............................................ 210 N° SS ................................................... 131 Nature d'emploi .................................... 129 Photo .................................................... 129 Qualification ......................................... 129 RIB ....................................... 142, 143, 145 Sauvegarde - Où sauvegarder ? ............... 76 Sauvegarde - Que sauvegarder ? ............. 75 Sauvegarde en ligne .................................. 77 Sauvegarder - Comment procéder ? ......... 76 Service technique (heures d'ouverture) ....... 5 Siren .......................................................... 53 SIRET .................................................. 53, 56 Smic ................................ 113, 387, 388, 389 Solde de tout Compte ...................... 140, 162 Sortie du salarié ....................................... 139 Sous-total ................................................. 106 Statistiques ..................................... 271, 272 Suppression .............................................. 39 Des conventions collectives ................ 264 Des lieux de travail .............................. 265 Des natures d'emploi ........................... 265 Des services ........................................ 265 D'un dossier .......................................... 39 Un organisme .............................. 112, 398 Une fiche salarié.......................... 147, 398 Une rubrique ................................ 111, 397 Une variable ................................ 111, 397 T Tableau de Bord ..................................... 184 Tables de calcul ........................ 87, 112, 398 Création ................................. 87, 112, 398 Export .................................................. 257 Import .................................................. 254 Impression ........................................... 216 Modification ........................... 87, 112, 398 Taxe sur les salaires (état récapitulatif) .. 241 Téléphone technique EBP .......................... 5 Transfert comptable ................ 181, 198, 391 Trombinoscope ....................................... 212 U URSSAF ................................................... 63 Taux AT ................................................. 63 Taux de transport .................................. 63 Utilisateurs ................................................ 73 Création ................................................. 73 Liste ....................................................... 73 V Variables Création ....................... 113, 387, 388, 389 Export .................................................. 256 Import .................................................. 253 Impression ........................................... 216 Modification ................. 113, 387, 388, 389 Saisie........................................... 187, 188 Variables de cumul (liste) ....................... 121 Variables de la paye Agricole (liste) ....... 121 Variables de la paye du Bâtiment (liste) . 119 Variables de la paye du Spectacle (liste) 119 Variables de la paye Hôtel (liste) ............ 118 Variables standards (liste) ...... 115, 127, 128 Virement .................................................. 205 Des acomptes ..................................... 205 Des salaires ................................. 204, 390 Historique ............................................ 206 Impression ........................................... 206 4 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise Pack Bâtiment 2010 Bénéficiez d’un pack complet de 4 logiciels pour gérer votre entreprise du bâtiment : devis, facturation, suivi de chantier, tenue de la trésorerie et de la comptabilité, réalisation de bulletins de salaire. Bâtiment 2010 Dédié aux professionnels du bâtiment, ce logiciel pratique d’utilisation au quotidien est adapté à votre métier quel que soit votre corps d’état. Réalisez vos devis et vos factures, suivez les règlements clients et contrôlez la rentabilité de vos chantiers. Vous disposez également de statistiques détaillées pour analyser votre activité. Paye Bâtiment 2011 Vous désirez vous consacrer pleinement à votre activité ? Concevez rapidement des bulletins adaptés au secteur du Bâtiment et gagnez du temps dans vos déclarations sociales (DADS-U, DADS-U CI BTP, DUE…). Tout en gérant efficacement et simplement votre masse salariale, vous vous concentrez sur votre coeur de métier. Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants et visualisez vos plans d’amortissement. Compta Classic Open line TM 2011 Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan…Très complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie grâce au tableau de bord. Immobilisations Classic Open line TM 2011Fonctions Principales Bâtiment 2011 • Tableau de bord en page d’accueil • Fiches prospects et clients détaillées • Création d’éléments de type fourniture, main d’oeuvre, ouvrages, divers • Import de nombreux tarifs fournisseurs et de bibliothèques d’ouvrages • Réalisation de devis et factures spécifiques au BTP : ouvrages, tranches de travaux, TVA à 19,6% ou 5,5%, ajout de variantes... • Factures d’avancement de travaux • Gestion de la retenue de garantie • Suivi de chantier et saisie des temps salariés • Gestion des stocks • Génération et transfert automatique des écritures comptables sous différents formats(1) Paye Bâtiment 2011 • Plan de paye pré-paramétré BTP • Nombreux profils proposés : 35 heures, ouvrier de chantier, apprenti, stagiaire, CNE, contrat professionnalisation... • Attestations de salaires, attestation Assedic, déclaration Accident du Travail (cf configurations minimales requises) • Tableau de bord affichant des statistiques salariés • Personnalisation du classement de l’arborescence; Fonction « Recherche » • Explication des calculs de paye • DADS-U Sociétés d’Assurances (à la norme en vigueur) • Multi-établissements : DUCS papier Pôle Emploi et IRC ; Etat des charges ; Livre et Journal de paye • Génération du fichier DADS-U CI BTP (à la norme en vigueur) • Génération du fichier DADS-U et de la DN-AC* (à la norme en vigueur) • DUCS papier URSSAF et Pôle Emploi agréées et état préparatoire DUCS Retraites • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du logiciel de votre Expert-Comptable (1) *Disponible dès acceptation des fichiers par Pôle Emploi Compta Classic Open line TM 2011 • Plan comptable entreprise • Saisie pratique, saisie guidée, saisie par journal et au kilomètre • Numérotation automatique des écritures • TVA sur les débits et les encaissements • Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Tableau de prévision de trésorerie • Grand-Livre et Balance interactifs • Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A et n°3519 agréées DGFiP • Edition des Journaux, Grand-Livre et Balance • Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) • Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable(1) Immobilisations Classic Open line TM 2011 • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements • Plans d’amortissement fiscale et économique • Mode d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations, des éclatements • Génération des écritures de dotation, des écritures de cession, des dépréciations • Tableau de bord (valeur nette comptable, amortissements cumulés,...) • Editions des états préparatoires : cerfa 2054, cerfa 2055, cerfa 2033 • Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP Compta Classic (1) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta). Avec EBP Bâtiment, rédigez des devis précis prenant en compte les spécificités de votre métier Avec EBP Compta Classic, établissez votre déclaration de TVA Avec EBP Paye Bâtiment vos attestations et déclarations sont à portée de main. Configurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Les attestations et déclarations d’EBP Paye Bâtiment nécessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP2 • Windows® 7 Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ® Fonctionne avec Windows XP®, Vista® etWindows® 7 EBP Bâtiment Document non contractuel • Décembre 2010 Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 EBP Paye Bâtiment 3 logiciels de pointe pour gérer votre PME Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme StartUp DEVELOPPER Gamme PME OPTIMISER Gamme PRO et Réseau Comptabilité PRO v16 Salaires PRO v16 Grâce à ce logiciel convivial et très puissant, effectuez vos traitements quotidiens (saisie, lettrage, état préparatoire pour la TVA…), gérez vos immobilisations et établissez votre Bilan et votre Compte d’Exploitation. Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité analytique, à la gestion des budgets et aux prévisions de trésorerie. Etablissez votre paye efficacement et rapidement grâce aux nombreux documents administratifs mis à votre disposition : contrats de travail, lettres-types, certificats officiel de salaire… Toutes vos démarches administratives sont facilitées et vous gagnez ainsi du temps pour vous consacrer pleinement au traitement des salaires. Business Pack PRO v16 Découvrez une offre complète et professionnelle pour maîtriser l’ensemble de votre activité. Réalisez l’intégralité de vos documents de vente et d’achat, transférez vos écritures en comptabilité et créez un historique administratif pour chaque salarié. Gestion Commerciale PRO v16 Allez plus loin dans votre gestion, profitez à la fois d’un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité et d’un logiciel souple qui s’adapte aux spécificités de votre entreprise : gestion des achats, des ventes, des stocks, Gestion de la Relation Client, multi-devises.Fonctions Principales Comptabilité PRO v16 • Multi-sociétés: 10 dossiers • Plans comptables pré-paramétrés(PME, Käfer) et personnalisables • Saisie simplifiée, guidée, avancée, au kilomètre • TVA sur les débits et les encaissements • Lettrage et dé-lettragemanuels et automatiques, lettrage partiel • Rapprochement bancairemanuel par journal ou par compte avec verrouillage • Gestion des fichiers DTA et OPAE • Outil de prévisions de trésorerie • Gestion des échéancesmultiples, lettres de relance • Justificatif de TVA • Gestion des échéances et desmodes de réglements • Balance âgée, prévisions de règlements et échéancier prévisionnel • Comptabilité analytique et budgétairemulti-axes • Grand-Livre analytique et résultat analytique • Gestion des budgets analytiques ou généraux • Bilan et Compte d’Exploitation (états préparatoires), Journaux, Grand-Livre et Balance • Tableaux de gestion :Marge Brute, Résultat d’Exploitation, Résultat Net Comptable • Clôturesmensuelles et bouclement annuel • Export des écritures à votre fiduciaire au format EBP ou au format de nombreux logiciels comptables*, avec envoi par e-mail (fichier compressé et protégé par mot de passe) • Import des clearing bancaires Gestion Commerciale PRO v16 • Devis, commandes, bons de livraison, bons de réception, factures avec BVR • Gestion destarifs pour les articles composés • Impression du BVR (police OCR-B livrée) • Fichiers clients, fournisseurs, commerciaux et articles • Electronic Banking (import des fichiers de la banque) • Gestion d’un tarif par client et par article avec grille de remises •Multi-devises,multi-échéances etmulti-banques • Recherche sur leslignes de pièce : numéro de série, code article… • Recherche par référence fournisseur • Gestion des promotions ou soldes • Saisie déportée des documents de vente • Gestion des articlesliés • Suivi clients(règlements,relances,relevé de factures,remise en banque) • Gestion de la relation client • Gestion des échéances personnalisées • EasyView : l’agenda dynamique, synchronisation des données avec l’agenda Outlook • Gestion desremises articles ou clients avec choix de la priorité • Gestion des achats et desstocks avec saisie de l’inventaire • Transfert des factures et des règlements vers EBP Comptabilité PRO ou à votre fiduciaire au format de nombreux logiciels comptables* Salaires PRO v16 • Nombre de dossiers: 10 • Gestion d’un nombre illimité de salariés • Plan de paye pré-paramétrés • Nombreux profils proposés(cadres, apprentis, retraités, employéssoumis à l’impôt à la source ou non...) • Plusieurs bulletins parmois pour unmême salarié • Personnalisation desmodèles d’impression • Gestion de la paye décalée • Numéro AVS • Planning des congés payés et des absences, depuisla fiche salarié • Historique des évènements d’un salarié • Gestion des champs personnalisés • Etat des paiements et état des charges • Journal de paye • Gestion de la paye analytique • Certificat officiel de salaire et attestation desrentes • Création d’un fichier de virement dessalaires norme DTA • Contrats et lettres-types(contrat de travail, certificat de travail…) • Etat des heures(travaillées,maladie... parsalarié et parmois) • Etatsrécapitulatifs des déclarations annuelles(AVS,Attestation Quittance concernant l’impôt à la source parsalarié...) • Transfert des écritures comptables à votre fiduciaire au format EBP ou au format de nombreux logiciels comptables* * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Comptabilité) Visualisez en un clin d’œil le stock disponible pour chaque dépôt ou en totalité Configurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ® Fonctionne avec Windows XP®, Vista® etWindows® 7 Document non contractuel • Mars 2012 Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Compta LES 5 POINTS CLÉS Pour l’ensemble des petites entreprises Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie grâce au tableau de bord. Une prise en main facilitée Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, e-mail). Retrouvez toutes les fonctions utiles au quotidien pour votre entreprise : saisie des écritures, lettrage, déclaration de TVA, Bilan... Saisissez rapidement Choisissez la saisie qui vous convient : simplifiée, guidée ou par journal et par mois. Gagnez du temps en automatisant les saisies grâce à l’association de comptes et aux abonnements. Analysez vos données Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance grâce au tableau de bord : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Editez simplement Etablissez en toute simplicité votre déclaration de TVA pré-remplie et votre Bilan et Compte de Résultat. Communiquez facilement Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable, pour la vérification de vos comptes, au format de nombreux logiciels comptables*. (3) *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Classic Open LineTM 2013 Fonctions Principales Caractéristiques générales • Version monoposte • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Nombre de sociétés : 5 • Aide en ligne • Assistant de navigation • Tableau de bord • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Association • Plan Comptable Syndicat • Recherche multi-critères • Recherche incrémentale • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Solvabilité avec Société.com, Bilansgratuits.fr(1) • Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût de sms) : Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie guidée • Saisie simplifiée • Ventes comptoir • Gestion des abonnements • Gestion des échéances • Recherche d’écritures • Consultation de comptes • Association de comptes pour automatiser la saisie • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • TVA sur les débits, sur les encaissements • Déclarations de TVA : CA3, CA12 et annexes 3310A agréées DGFiP • Justificatif de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Calcul automatique de la TVA en cours de saisie • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2) • Réimputation des écritures d’un journal à un autre, d’une date à une autre ou d’un compte à un autre • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Lettrage automatique découlant du pointage • Lettrage en cours de saisie • Rapprochement bancaire manuel • Documents associés à une ligne d’écriture • Grand-Livre interactif • Balance interactive • Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique) • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Consultation inter-exercice (interactive) • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques Editions • Open Report Designer™ : nombreux modèles d’impression • Journaux • Grand-Livre • Balance • Balance âgée par pointage ou par lettrage • Echéancier • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Rapprochement bancaire • Bilan (Etat préparatoire) • Compte de Résultat (Etat préparatoire) www.ebp.com MOBILITY (2)ZOOM sur Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 le tableau de bord EBP Compta Classic Open LineTM dispose d’un tableau de bord très complet pour aider le chef d’entreprise à contrôler en temps réel la situation de sa trésorerie, son résultat et son chiffre d’affaires. Vous disposez ainsi de toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. Une prise en main simple et rapide L’ergonomie intuitive du logiciel est également visible au travers du tableau de bord. Chaque rubrique est bien distincte pour faciliter l’accès à l’information. Des liens dynamiques sont également prévus pour accéder par exemple à l’impression des créances clients et des dettes fournisseurs. Suivi de la trésorerie Suivez efficacement vos disponibilités en caisse et vos soldes bancaires et contrôlez l’état de vos créances clients et de vos dettes fournisseurs (échues et à échoir). Les graphiques Comparez, à l’aide de graphiques, les résultats mensuels de votre entreprise mais aussi votre chiffre d’affaires, votre résultat comptable et votre marge brute. Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML. • Import paramétrable des écritures, comptes et journaux • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Export Liasses fiscales • Export Interface Expert • Export paramétrable • Import / export des guides de saisie Statistiques • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line(3) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta Classic (1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Plus de détails sur www.ebp.com (3) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Le tableau de bord Existe en version réseau ! Quel logiciel choisir ? EBP Compta Classic Open LineTM EBP Compta PRO Open LineTM Saisie simplifiée, saisie guidée, saisie avancée   Déclaration de TVA, Grand-Livre, Balance, Bilan, Compte de Résultat   Gestion des échéances multiples   Tableau de prévision de trésorerie  Comptabilité analytique multi-axes  Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée  Version réseau (en option) Jusqu’à 3 postes Jusqu’à 10 postes 279 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. VERSION Commerce de détail VERSION PRO VERSION Mode Choisissez le produit adapté à vos besoins : Pour tous les professionnels du commerce C’est le logiciel de gestion haut de gamme pour tous les professionnels du commerce : en plus des fonctions traditionnelles d’encaissement, de suivi de la clientèle, de gestion d’articles par gamme… vous pouvez connecter plusieurs caisses en réseau* et profiter d’une gestion de stocks en multi-dépôts. www.ebp.com EBP Point de Vente PRO 2013 Point de Vente PRO 2013 LES 5 POINTS CLÉS Gagnez du temps Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Personnalisez vos gammes Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de gérer simplement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles. Travaillez en multi-dépôts Gérez plusieurs dépôts de stockage. Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture de stock, définition de plusieurs dépôts (magasins, vente sur Internet, vente par correspondance...), statistiques articles détaillées par dépôt… Partagez vos données Travaillez en mode réseau* au sein de votre commerce. A distance, vous pouvez ouvrir une caisse et centraliser les informations de vos différentes caisses**. Communiquez facilement En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable***. * En option ** En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. *** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Point de Vente Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise. Une caisse entièrement paramétrable Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences. Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton. Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité : verrouillage manuel ou automatique. Le mode écran tactile Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile. La facturation Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les étiquettes codes-barres de leurs articles. Le paiement Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit... Les documents pour gérer le stock en multi-dépôts Pour les achats : lors de la réception d’une commande, dispatchez les articles dans les dépôts de votre choix. Pour les ventes : saisissez votre facture et choisissez le dépôt qui s’appliquera à l’ensemble de votre facture. Les bons de transfert inter-dépôts Afin d’optimiser la gestion de plusieurs stocks, le logiciel identifie automatiquement les ruptures de stock sur tel ou tel article et propose des solutions de transfert : choix du ou des dépôts où l’article est disponible. Puis le logiciel édite automatiquement le bon de transfert inter-dépôts. Vous avez également la possibilité de gérer les cas particuliers en transférant des articles manuellement d’un dépôt à un autre, en vue par exemple d’une importante commande. L’inventaire Réalisez votre inventaire sur chaque dépôt ou sur tous les dépôts. A la validation du document, les stocks sont automatiquement mis à jour. Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable. Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux outils personnalisables. Optez pour une plus grande productivité ! Ce logiciel vous permet de gérer plusieurs dépôts de stockage. Il peut s’agir de dépôts classiques (magasin, entrepôt,…) ou de dépôts spécifiques (salon, vente par correspondance, Internet…). L’ENCAISSEMENT LA GESTION DES STOCKS EN MULTI-DÉPÔTS Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse Les statistiques Consultez pour un article donné, le stock contenu dans chaque dépôt ou pour tous les dépôts. Puis éditez les états correspondants : état de stock, mouvement de stock, état de réapprovisionnement. Visualisez en un clin d’oeil le stock disponible pour chaque dépôt ou en totalitéPRO Les cartes de fidélité Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat. Les chèques cadeaux Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients. Les soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une date de fin d’opération. La personnalisation des gammes selon 3 critères Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. La déclinaison de vos articles de référence Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera automatiquement les combinaisons d’articles possibles ! Une gestion des stocks simplifiée Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes codes-barres que d’articles réceptionnés. Le palmarès des articles Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré. Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent le moins de succès. La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition de votre activité. Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de fidélisation pertinente et efficace. Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, vous pouvez décliner vos articles selon 3 critères personnalisables et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/ millésime. Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité. LA FIDÉLISATION DE VOTRE CLIENTÈLE LA GESTION DES GAMMES DE PRODUITS LES STATISTIQUES Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux… Le suivi des collections Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection. Visualisez en un clin d’oeil les informations clés tels que le stock, le CA, ou encore les différents tarifs Visualisez l’essentiel de votre activitéDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 335 Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. • Version réseau (en option) Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des fichiers • Nombre illimité de dossiers • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables Gestion des achats et des ventes • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements Electriques et Electroniques) • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée des devis, commandes, bons de livraison et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat et les pièces de vente • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier • Gestion des stocks en multi-dépôts • Transfert de dépôt à dépôt • Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour tous les dépôts • Génération automatique de bon de transfert lors de rupture de stock Gestion des gammes • Déclinaison des articles selon 3 critères personnalisables • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Grille de classification • Rattachement des actions d’un client à une affaire Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien avec le logiciel EBP Cartographie & Décisions PRO (à acquérir séparément) • Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Encaissement (Front Office) • Mode RDS** • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte • Gestion des retours articles et des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Visualisation des stocks par dépôt • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition de tickets supplémentaires (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Fonctions Principales EBP Point de Vente PRO 2013 Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement Compatible OPOS EBP Point de Vente PRO est compatible avec les principaux périphériques d’encaissement du marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de Vente PRO. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com COMPATIBLE OPOS *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service roposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. (1) Excepté pour le Front Offi ce : écran supportant une résolution de 800*600 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic DEVELOPPER Gamme Classic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau LES 5 POINTS CLÉS Pour les créateurs et les repreneurs d’entreprise Pratic 2013 Business Plan Montez votre projet en toute simplicité et laissez-vous guider par l’ergonomie intuitive du logiciel. Mettez toutes les chances de votre côté en présentant un rapport financier soigné, clair et complet. Démarrez facilement Laissez-vous guider étape par étape dans la réalisation de votre business plan grâce à l’aide en ligne dynamique, à l’ergonomie intuitive du logiciel et au dossier d’aide à la création du business plan. Formulez différentes hypothèses Travaillez sur plusieurs business plans simultanément et élaborez diverses hypothèses : optimistes, pessimistes, réalistes. Vous analysez ainsi tous les différents scénarios de votre projet. Reprenez une entreprise Intégrez les Comptes de Résultat des 3 exercices antérieurs de l’entreprise que vous souhaitez reprendre. Enrichissez vos commentaires Ajoutez automatiquement les chiffres clés de votre dossier dans vos commentaires. Fini les erreurs de ressaisie et le temps perdu à rechercher une donnée. Perfectionnez votre rapport Editez un dossier financier d’une qualité exceptionnelle : il sera votre meilleur atout auprès de votre banquier et représente la clé de la réussite de votre projet. EBP PACk juRIDIquE Inclus Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Fonctions Principales Ergonomie • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Aide en ligne intégrée aux écrans • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Etapes du business plan clairement définies : Préférences, Prévisions, Résultats, Rapports. • Correcteur orthographique avec dictionnaire personnalisé • Raccourci de fichiers dans les notes • Liens vers des sites d’aide à la création d’entreprise • Travail sur plusieurs business plans en simultané • Gestion de différentes hypothèses sur un même dossier • Nombreux graphiques et ratios Saisie • Prévisions jusqu’à 6 ans (reprise comprise) • Création de 10 business plans • Prévisions annuelles ou mensuelles • Répartition des prévisions par activité • Compte de résultat par activité • Reprise des 3 années antérieures d’après le Compte de Résultat • Commentaires avec intégration automatique des résultats chiffrés • Gestion du découvert de trésorerie • Gestion des augmentations prévisonnelles sous forme de pourcentage • Choix du taux de négoce pour le calcul des achats (taux de marge ou de taux de marque) • Choix entre deux types d’activités : marchandises ou production • Amortissement linéaire et dégressif des investissements jusqu’à 50 ans • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion des comptes courants d’associés avec remboursement des intérêts et blocage/déblocage des capitaux • Différents profils de salariés • Gestion automatique des exonérations ou diminutions de charges salariales • Prise en compte des commissions et primes dans le calcul des coûts de personnel • Prise en compte des stocks dans le calcul des coûts d’achats • Récapitulatif des échéances de l’Impôt sur les Sociétés • Prise en compte du report déficitaire et de l’IFA pour le calcul de l’IS • Possibilité de saisir des ajustements pour le calcul de l’IS • Calcul de l’échéancier des emprunts et crédits-bail • Gestion de la levée de l’option d’achat du crédit-bail • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers multiples • Gestion des avances et acomptes dans les échéanciers (achats et ventes) www.ebp.comZOOM sur Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 l’ergonomie et les aides Vous devez rédiger un business plan et vous ne savez pas par où commencer ? Le logiciel vous guide pas à pas dans l’écriture de votre projet grâce à son ergonomie intuitive, ses aides (en ligne et dynamique), son dossier d’aide à la création... et bien plus encore ! Guide d’aide à l’élaboration d’un business plan Parce que l’élaboration d’un business plan est souvent complexe, vous trouverez les réponses à vos questions dans ce document mis à votre disposition : les questions à se poser avant de se lancer, les différentes prévisions à prendre en compte, les éléments du dossier financier... en bref, une pléïade de conseils à lire ! Le tableau de bord Retrouvez dès l’ouverture de votre dossier les chiffres clés de votre business plan pour connaître l’état d’avancement de votre rapport. Le tableau vous permet d’avoir une vision globale de votre projet et de vérifier qu’il n’existe pas d’incohérence. Analyse financière • Compte de Résultat • Tableau de trésorerie • Seuil de rentabilité • Bilan • Besoin en Fonds de Roulement (BFR) • Récapitulatifs de TVA : TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer • Tableau de financement simplifié • Plan de financement • Effectif du personnel • Edition du tableau des investissements et de tableau des annuités de crédit Résultats • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats • Différents niveaux de détail pour visualiser les tableaux de résultats • Visualisation à la carte des résultats (mensuels, cumulés...) Dossier final • Structure complète du dossier final • Impression du dossier final avec les données principales sous forme de tableaux, graphiques et ratios • Impression des commentaires complétant les données principales Le tableau de bord regroupant les chiffres clés de votre projet, les alertes ou bien encore l’analyse du seuil de rentabilité 6 assistants pour vous conseiller en droit Assistant en Droit des Sociétés 2013 Consultez en quelques clics les explications des textes de lois relatifs au fonctionnement d’une entreprise. Assistant en Droit des Affaires 2013 Utilisez les bonnes procédures en cas de litige avec vos clients ou vos fournisseurs. Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2013 Consultez les informations juridiques relatives au statut de l’Auto-Entrepreneur. Assistant en Droit du Travail 2013 Pour trouver les réponses à vos questions d’ordre social. Assistant en Droit du Immobilier 2013 Rédigez aisément vos contrats grâce aux modèles prêts à l’emploi. Assistant en Droits du Particulier 2013 Prenez connaissance de vos droits et obtenez gain de cause. Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013 629 DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 4 logiciels de pointe pour gérer votre entreprise du bâtiment Un pack complet de logiciels pour piloter l’ensemble de votre entreprise du bâtiment : vente, achat, suivi de chantier, statistiques, trésorerie, budget, compte de résultat, immobilisations, paye... Paye Bâtiment 2013 Compta PRO Open LineTM 2013 Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de trésorerie. Bâtiment PRO v14 Bénéficiez d’un logiciel 100% bâtiment riche en fonctionnalités, vous permettant de piloter efficacement votre activité commerciale : ventes, achats, stocks, suivi de chantier, contrats de maintenance… Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. PRO v14 Réalisez rapidement vos bulletins de paye grâce au plan de paye adapté au secteur du Bâtiment. Réalisez simplement vos déclarations sociales (DADS-U, DADS-U Ci-BTP, DPAE). Gérez le suivi des congés payés sur N et N-1. Toutes les démarches administratives sont facilitées pour gagner du temps et se consacrer pleinement au traitement des salaires. Immobilisations PRO Open LineTM 2013 Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002- 10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la fonction analytique. Pack BâtimentDocument non contractuel • Septembre 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Bâtiment PRO v14 • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Version réseau (en option) • Fiches prospects et clients détaillées • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le bénéfice, le prix de revient • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Gestion des promotions • Bibliothèque interne • Import de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo, Rexel, la Plateforme du Bâtiment, Dupont...)**** • Imports des bibliothèques d’ouvrages Annuel des Prix, Artiprix (Batirama), Batiprix, Gible (Capeb)**** • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • TVA neuf ou rénovation • Saisie de factures d’acompte • Étude des déboursés • Réapprovisionnement automatique • Suivi de chantier simplifié/détaillé • Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées • Gestion des contrats de maintenance et interventions • Planning • Gestion des affaires • Gestion des achats (fournisseurs et sous-traitants) • Enregistrement des règlements clients • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables* Compta PRO Open LineTM 2013 • Réseau : jusqu’à 10 postes (option) • Gestion de groupes d’écritures • Gestion des favoris • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Gestion des abonnements • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI** • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif • Grand-Livre et Balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Comptabilité analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • Journaux, Grand-Livre, Balance • Bilan et Compte de Résultat • Balance et Grand-Livre analytiques • Comparatif N / N-1 • Virements et prélèvements • Comptabilisation des lignes de relevés bancaires • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open LineTM • Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable* Immobilisations PRO Open LineTM 2013 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Plan d’amortissement économique et fiscal • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts • Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 • Gestion de l’analytique • Gestion des interventions (réparations...) • Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta Paye Bâtiment 2013 • Plan de paye pré-paramétré BTP • Nombreux profils proposés : 35 heures, ouvrier de chantier, apprenti, stagiaire, contrat professionnalisation... • Attestations de salaires Maladie-Maternité-Paternité, AT Maladie Professionnelle, attestation d’employeur (Pôle Emploi) • Explication des calculs de paye • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Paye décalée • Paye analytique • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général • Gestion du DIF • Gestion des acomptes • Saisie des heures jour par jour dans un calendrier • Fonction « Recherche » • Génération du fichier DADS-U à la norme 4DS (disponible fin 2012) • Génération du fichier DADS-U CI BTP à la norme 4DS (disponible fin 2012) • Attestation employeur dématérialisée à la norme 4DS • DUCS papier URSSAF et Pôle Emploi agréées • Etat préparatoire DUCS Retraites • DUCS URSSAF EDI – Format COPLAT*** •Multi-établissements : DUCS papier Pôle Emploi et IRC ; Etat des charges ; Livre et Journal de paye • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du logiciel de votre Expert-Comptable* *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Et en import uniquement HELIAST (sur EBP Compta Classic). **Plus de détails sur www.ebp.com ***Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. ****Les bibliothèques d‘ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel * * DADS-U CI-BTP + Disponibles fin 2012 Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go(1) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go(1) Les attestations et déclarations d’EBP Bâtiment PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 (1) Sauf pour Paye Bâtiment 2013 : Mémoire 1 Go // Espace disque libre 2 Go Pour les PME de 10 à 50 salariés DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 3 ATOUTS DU LOGICIEL Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, déclaration de TVA, rapprochement bancaire…) et analytique grâce à ce logiciel qui allie convivialité et performance. Etablissez votre Bilan et votre Compte de Résultat, gérez vos immobilisations et exploitez vos données grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion des budgets. Profitez aussi de l’univers Open Line Technology™ qui vous assure une maîtrise rapide et totale de votre logiciel. EBP Compta PRO Open LineTM PRO Compta DECISIONNEL Budgets Tableau de bord Analytique Prévision de trésorerie PUISSANT Communication Entreprise-Expert Comptabilité générale Immobilisations Réseau Open LineTechnologyTM Open Guide Recherche Intelligente Intuitif ERGONOMIQUE MOBILITYCompta PUISSANT Une bonne gestion d’entreprise passe par un traitement efficace de la comptabilité. Grâce à EBP Compta PRO Open Line™, retrouvez l’ensemble des outils nécessaires à la création de vos états comptables (Bilan, Compte de Résultat, Déclaration de TVA, …) et à la gestion de vos immobilisations. Le lettrage Grâce à la gestion des échéances, le lettrage d’une écriture est automatique si le règlement correspond exactement au montant de la facture. + du logiciel : lettrage simplifié, automatique, délettrage automatique Le rapprochement bancaire Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte banque de votre logiciel EBP. + du logiciel : pointage automatique, import paramétrable des relevés bancaires, critères de comptabilisation des lignes de relevés. La déclaration de TVA Ne perdez plus de temps à remplir manuellement votre déclaration de TVA, EBP Compta PRO Open LineTM le fait pour vous. Le logiciel calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre des impôts ou bien optez pour la télédéclaration au format EDI**. + du logiciel : déclaration de TVA agréée par la DGFiP, télédéclaration au format EDI**, génération du fichier de virement de la TVA La gestion des immobilisations Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement conformément à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Vous suivez ainsi précisément la situation actuelle de vos immobilisations. + du logiciel : calcul du plan d’amortissement, cession, mise au rebut. La Communication Entreprise-Expert Pour la vérification de vos comptes, échangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST. **Plus de détails sur www.ebp.com A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. Un mode réseau perfomant La gestion de vos immobilisations La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs.PRO Plus qu’un simple outil de gestion comptable, EBP Compta PRO Open LineTM vous aide à prendre les bonnes décisions au quotidien grâce à la prévision de trésorerie, à la comptabilité analytique et à la gestion des budgets. La prévision de trésorerie Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les charges et les produits à venir pour une meilleure anticipation. La comptabilité analytique La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet de réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations analytiques sous forme de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Editez également votre Balance analytique, Grand-Livre analytique,… La gestion des budgets Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique vous pouvez comparer les dépenses estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi ajuster ou modifier votre stratégie pour atteindre les objectifs fixés. DECISIONNEL ERGONOMIE Ce logiciel a été développé sous la technologie « Open Line technologyTM » qui vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation. Il offre une interface de travail proche de vos usages quotidiens en informatique. Une ergonomie intuitive Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les modes de fonctionnement utilisés chaque jour (web, outils bureautiques…), ceci permettant de vous adapter à votre logiciel dès la première utilisation. L’Open Guide Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open Guide de la rubrique correspondante : consultation, trésorerie, analytique,… La recherche intelligente Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations dans vos listes que ce soit un compte, une date, un montant… La consultation analytique permet de visualiser la rentabilité d’un secteur, d’un service,… L’Open Guide : l’assistant de navigationFonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de sociétés : 5 ou 10 • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Association • Plan Comptable Syndicat • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Recherche • Version réseau (en option) : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10 postes • Gestion des favoris • Gestion de groupes d’écritures • Champs personnalisés Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Rapprochement par compte • Rapprochement par journal • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • TVA sur les débits et encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA** • Génération du fichier de virement de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Documents associés aux lignes d’écritures • Libellés types • Libellés enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif • Comptabilisation manuelle des lignes de relevés • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Découvert autorisé • Grand-Livre et Balance interactifs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et des lettres-chèques • Purge du plan comptable • Reformatage des comptes • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Virements internationaux • Virements et prélèvements CFONB • Virements et prélèvements SEPA • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Suivi des relances clients Analytique et budgets • 3 plans (axes) • Ventilations analytiques • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD Analytiques Immobilisations • Codification automatique en Alpha-numérique des codes immobilisations d’immobilisations • Localisation, fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire et non amortissable • Mode d’amortissement dégressif • Gestion comptable et fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Recherche d’une immobilisation à partir du numéro, de son libellé • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Gestion des interventions (réparations...) Editions • Journaux • Grand-Livre • Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Balance analytique • Grand-Livre analytique • Grilles analytiques • Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des immobilisations au cours de l’exercice • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Soldes Intermédiaires de Gestion Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Export Interface Expert • Export paramétrable • Import / export des guides de saisie Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line*** (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta Classic et PRO *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. **Plus de détails sur www.ebp.com ***Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 915 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ** Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau LES 5 POINTS CLÉS DEVELOPPER Gamme Classic Pour l’ensemble des petites entreprises Classic Open LineTM 2013 Paye Simplifiez la gestion de votre paye au quotidien avec un logiciel convivial et facile à prendre en main. Gérez efficacement la paye de vos salariés grâce à une solution adaptée à tous les types d’activités. Réalisez facilement vos bulletins de paye à l’aide de profils types. Très complet, le logiciel vous permet d’éditer des contrats de travail pré-paramétrés et de gérer le suivi des congés payés sur N et N-1. Démarrez rapidement Travaillez avec un logiciel ergonomique et facile à prendre en main. Doté de la technologie Open LineTM, EBP Paye Classic vous offre un confort d’utilisation sans égal pour tenir efficacement votre paye : saisie semi-automatique des formules, explication des calculs de paye etc. Adaptez vos bulletins de paye Gérez la paye de votre entreprise en fonction de votre activité grâce aux différents profils proposés (apprenti, stagiaire, bulletin simplifié cadre et non cadre, etc.). Vous disposez de nombreux modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi, ce qui vous offre un gain de temps considérable. Optimisez la gestion de vos salariés Bénéficiez de nombreuses impressions pour un contrôle optimal de vos payes : état des charges avec répartition hommes/femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc. Gérez les congés payés Saisissez les congés payés en toute simplicité. A partir du bulletin de paye, un volet de navigation vous permet de saisir directement les congés payés de vos salariés. Lors de l’impression des bulletins, les périodes de congés seront affichées automatiquement. Communiquez facilement Exportez vos écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE Ligne 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Nombre d’établissement : 1 • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau) • Synchronisation des données avec EBP Compta Classic Open LineTM • Version monoposte • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Assistant de navigation :Open Guide • Sauvegarde en ligne(1) • Aide en ligne Gestion des payes • Définition d’un planning hebdomadaire valable pour tout le bulletin • Gestion du décalage de paye • Personnalisation des organismes (ou institutions) • Personnalisationdel’organismecollecteurpourlesdéclarations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition de tables de calcul à deux dimensions • Définition de fonctions utilisant des paramètres de types différents (date, valeur,rubrique, etc.) • Définition des variables salariés • Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation, net, commentaire • Classement par thème des paramètres de paye • Définition de profils et de sous profils de paye • Saisie semi-automatique des formules • Version système du paramétrage EBP toujours disponible pour consultation ou utilisation • Mise à jour du paramétrage système en automatique • Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc. • Gestion du matricule en automatique ou manuel • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)-régime général et agricole • Etats préparatoires de la DUCS (URSSAF,Retraite) • Assistant de mise à jour salarié • Bulletin de reprise Gestion des bulletins de paye • Préparation des bulletins de paye depuis la liste des salariés • Calcul de tous les bulletins depuis la liste des salariés • Reprise de paye sur les variables et les cumuls • Bulletin de paye pour un salarié sorti (sommes isolées, portabilité des contrats de prévoyance) • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) • Paye inversée • Régularisationprogressiveouannuelledesbasesdecotisations • Validation individuelle des bulletins ou clôture de toute la période de paye • Déclôture périodique pour revenir au mois précédent •  Assistant de création de modèles de bulletin www.ebp.comZOOM sur Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 la gestion des congés et des absences Le logiciel dispose d’une véritable gestion des congés payés et des absences. De la saisie à l’analyse des congés, gérez simplement et rapidement les absences de vos salariés. La gestion des congés et des absences Gérez tous les types d’absences possibles (congés payés, maladie, maternité, paternité etc.). Pour chacune des absences, le décompte peut se faire selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). La saisie des congés et des absences La saisie des congés payés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation. Sans sortir du bulletin, vous visualisez rapidement le détail des absences du salarié sur le mois. Les impressions Sur l’impression des bulletins, vous disposez du détail des congés payés légaux, supplémentaires et d’ancienneté pour les périodes N-1 et N. De nombreux états récapitulatifs sont mis à votre disposition, comme l’impression en masse des congés payés par salarié et l’impression des absences. (1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM Gestion des congés payés /absences • Acquisition des congés payés en jour ouvré, ouvrable ou personnalisé • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/ heures réelles) • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés depuis le bulletin Gestion des exercices • Gestion des exercices (social, congés payés, etc.) • Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement • Consultation interactive des données surtous les exercices Historisation des données de paye • Historisation des paramétrages de paye • Historisation de la fiche salarié • Consultation de la définition (d’une rubrique, d’une variable, d’un cumul) prise en compte dans le bulletin non validé • Consultation de la définition du contrat de travail du salarié pour un bulletin non validé Open LineTM Mobility • EBP ReportsOn Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements / des variables • Etats des absences par salarié et par type d’absence • Etats des variables • Etats des charges par organisme avec effectif • Etat des congés payés / des allégements TEPA et Fillon • Etats des charges salariales / patronales • Livre et journal de paye • Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail,reçu pour solde de tout compte etc.) • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Différents modèles de bulletins de paye • Duplicata des bulletins • Réimpression des bulletins validés • Fiche individuelle Importation / Exportation • Export des donnéees au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE • Exportation de la plupart des éditions au format Excel® ou PDF avec envoi par e-mail •  Import paramétrable de fiches salariés •  Import paramétrable des salariés venant d’EBP Paye (v16) • Transfert comptable des salaires et des paiements (1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Saisissez toutes les absences directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation. Quel logiciel choisir ? EBP Paye Classic Open LineTM EBP Paye PRO Open LineTM Nombre de dossiers 5 10 Bulletins de paye, état des charges, documents administratifs, DPAE (régime général et agricole), tableau de bord   Gestion automatique des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N et N-1   Gestion des attestations de salaire, Maladie / AT  DUCS EDI (1) - URSSAF et IRC/IP  Déclarations sociales : DADS-U complète, DADS-U aux institutions de prévoyance, mutuelles et sociétés d’assurances à la norme 4DS (disponible fin 2012)  1114 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran :résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : •Windows XP® SP3 •Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits •Windows® 7 32 bits et 64 bits •Windows® 8 Windows XP®,Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devezfaire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Existe en version réseau ! Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Bénéficiez d’une suite de 6 logiciels pour gérer l’ensemble de votre entreprise : de la gestion des achats, des ventes, des stocks, des salaires... jusqu’à la comptabilité. Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013 Consultez en quelques clics les explications des textes de loi et rédigez des lettres et contrats grâce aux modèles pré-paramétrés et modifiables sous Word®. Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2013 Passez un cap avec EBP et gagnez du temps dans votre gestion grâce à une solution complète. Maîtrisez tous les maillons d’une gestion d’entreprise : gestion des achats, des ventes, des stocks, suivi des règlements clients, transfert des écritures comptables. Gestion de Contacts Pratic Open LineTM 2013 Gérez vos clients, prospectez, fidélisez… grâce à un outil de suivi et d’analyse performant. Un logiciel CRM, très simple d’utilisation, au service des petites entreprises. Compta Classic Open LineTM 2013 Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie grâce au tableau de bord. Immobilisations Classic Open LineTM 2013 Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Créez simplement et efficacement vos bulletins de paye à l’aide de profils types. Réalisez et imprimez des contrats de travail pré-paramétrés et gérez le suivi des congés payés sur N et N-1. Et grâce au tableau de bord analysez la situation salariale de votre entreprise. Paye Classic Open LineTM 2013 6 Logiciels essentiels pour gérer votre entreprise Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 ClassicDocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Compta Classic Open LineTM 2013 • Version monoposte • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Plan Comptable Entreprise • Tableau de bord pour le suivi de l’activité • Saisie simplifiée, saisie guidée, saisie par journal ou par mois • Ventes comptoir • Recherche d’écritures • Association de comptes pour automatiser la saisie • Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques • Lettrage en cours de saisie • Saisie des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application «EBP Notes de Frais» depuis un smartphone et échange des donnéesavec EBP Compta Classic Open LineTM • Rapprochement bancaire manuel • Gestion des abonnements • Gestion des échéances • TVA sur les débits et les encaissements • Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A agréées DGFiP • Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI** • Journaux, Grand-Livre et Balance • Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) • Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable* Paye Classic 2013 Open LineTM 2013 • Tableau de bord • Nombre de dossiers : 5 • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc. • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • Saisie semi-automatique des formules • Explication des calculs de paye • Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation, net, commentaire • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/ femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc. • Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) • Historisation des paramétrages de paye • Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable* Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013 Assistant en Droit des Sociétés 2013 : constitution, statuts, dissolution Assistant en Droit des Affaires 2013 : fonds de commerce, vente, justice… Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2013 : règles de gestion, formalités administratives... Assistant en Droit du Travail 2013 : contrats, congés, délégués du personnel… Assistant en Droit Immobilier 2013 : location, vente, construction, SCI… Assistant en Droits du Particulier 2013 : voyages, famille, voisinage, dettes… Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2013 • Version monoposte • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Fichiers articles, clients, prospects, fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Gestion des ventes, achats, stocks et saisie inventaire • Devis, commande, bon de livraison, facture, avoir, facture d’acompte, avoir d’acompte, bon d’entrée et de sortie • Regroupement de devis en un seul devis • Révision de devis • Demande de prix et commande fournisseurs • Facturation HT ou TTC • Tarifs et promotions clients • Tarifs et promotions fournisseurs • Open Report DesignerTM : 300 modèles d’impressions • Saisie des règlements (moyen de paiements, banque, règlement libre) • Multi-échéances • Impression de lettres de relance • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Génération comptable des règlements et des factures des tiers (clients et fournisseurs) au format du logiciel du cabinet comptable* Immobilisations Classic Open LineTM 2013 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements • Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations • Gestion des composants, génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de cession • Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055 Gestion de Contacts Pratic Open LineTM 2013 • Recueil d’informations clients / prospects : coordonnées, société, CA, évaluation (froid, tiède, chaud) • Fichiers Pistes, contacts, comptes • Gestion des activités (tâches, événements,e-mails, appels, courriers et fax) • Historique complet de tous les échanges • Création et suivi des opportunités • Assistant emailing et publipostage • Modèles de lettres (modifiables) pour les envois d’emails et de courriers • Multiples collaborateurs • Agenda (journaliers, hebdomadaires...), rappel • Tableau de bord (graphique, synthèse, indicateurs clés...) • Import paramétrable de tiers *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic) ** Plus de détails sur www.ebp.com EBP Gestion Commerciale Classic Open LineTM ** DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 6 logiciels de pointe pour gérer votre PME Un pack complet de logiciels à un tarif avantageux pour piloter l’ensemble de votre entreprise : achat, vente, stock, comptabilité, immobilisations, paye, relation client, aide juridique… Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013 Contrôlez tous les aspects de votre activité commerciale (achat, vente, stock) grâce à un logiciel à la fois puissant fonctionnellement et flexible pour répondre aux spécificités de votre métier. Immobilisations PRO Open LineTM 2013 Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la fonction analytique. Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013 Consultez en quelques clics les explications des textes de lois et rédigez vos lettres et contrats grâce aux modèles pré-paramétrés et modifiables sous Word. Compta PRO Open LineTM 2013 Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de trésorerie. Paye PRO Open LineTM 2013 Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et conformité légale. Réalisez simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos déclarations (DADS-U, DUCS, DPAE) conformément à la législation. CRM PRO Open LineTM 2013 Développez vos ventes grâce à une gestion fine de vos clients et prospects. Qualifiez vos contacts en enregistrant une multitude d’informations (coordonnées, historique des échanges, etc.) afin d’anticiper leurs besoins et d’identifier de futures opportunités de vente. PRODocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Compta PRO Open LineTM 2013 • Réseau : jusqu’à 10 postes (option) • Gestion de groupes d’écritures • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Gestion des abonnements • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI** • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés • Import des lignes de relevés au format CFONB • Grand-Livre et Balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Comptabilité analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • Journaux, Grand-Livre, Balance • Bilan et Compte de Résultat • Balance et Grand-Livre analytiques • Comparatif N / N-1 • Virements et prélèvements • Comptabilisation des lignes de relevés bancaires • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open Line™ • Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable* Paye PRO Open LineTM 2013 • Tableau de bord • Nombre de dossiers : 10 • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc. • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • Saisie semi-automatique des formules • Explication des calculs de paye • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/ femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc. • Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) • Historisation des paramétrages de paye • DUCS EDI** URSSAF et Retraite • Déclaration des données sociales à la norme 4DS (fin 2012) • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) (fin 2012) • Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable* CRM PRO Open LineTM 2013 • Réseau : jusqu’à 10 postes (option) • Recueil d’informations clients / prospects jusqu’à 120 champs (coordonnées, société, CA, évaluation…) • 3 bases tiers (pistes, contacts, comptes) afin de les classer selon leur statut • Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers…) • Création et suivi des opportunités de ventes • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Segmentation des contacts sur des critères précis • Fichier articles (produits/services) et édition de devis • Lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate • Gestion des campagnes marketing • Fonction écran de travail : liste des tâches à effectuer dans la journée par collaborateur • Lien avec EBP Gestion Commerciale PRO Open LineTM pour synchroniser ses données sur les tiers Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013 • Réseau: jusqu’à 10 postes (option) • Fichier clients, prospects, fournisseurs et commerciaux • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation • Sous familles clients et fournisseurs • Gestion des achats (demande de prix, facture fournisseur) • Gestion des ventes (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Tableau de gestion des relances clients • Livraison / réception totale ou partielle • Facturation HT ou TTC • Tarifs et promotions clients • Simulation de tarif fournisseur • Personnalisation des modèles d’impression • Gestion des stocks (entrée, sortie mouvement, suivi et inventaires) • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques • Statistiques et tableaux de bord paramétrables • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta PRO Open LineTM • Import paramétrable • Export paramétrable • Import-Export des écritures comptables au format du logiciel de cabinet comptable* Immobilisations PRO Open LineTM 2013 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Plan d’amortissement économique et fiscal • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts • Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 • Gestion de l’analytique • Gestion des interventions (réparations...) • Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013 Assistant en Droit des Sociétés 2012 : constitution, statuts, dissolution Assistant en Droit des Affaires 2012 : fonds de commerce, vente, justice… Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2012 : règles de gestion, formalités administratives... Assistant en Droit du Travail 2012 : contrats, congés, délégués du personnel… Assistant en Droit Immobilier 2012 : location, vente, construction, SCI… Assistant en Droits du Particulier 2012 : voyages, famille, voisinage, dettes… * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta PRO) ** Plus de détails sur www.ebp.com *** Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. EBP Paye PRO A partir du 1er janvier 2012 * * Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go • Carte graphique : 32 Mo Les attestations et déclarations d’EBP Paye PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 Pour les PME de 10 à 50 salariés DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et conformité légale. Grâce à sa grande souplesse d’utilisation et à sa puissance de paramétrage, le logiciel répond aux besoins les plus pointus en matière de gestion de la paye tout en s’adaptant à un contexte légal et social en constante évolution. Doté de la technologie Open LineTM, EBP Paye PRO vous offre un confort d’utilisation sans égal grâce à son interface conviviale et intuitive. EBP Paye PRO Open LineTM PRO Paye 3 ATOUTS DU LOGICIEL PUISSANCE Tables de calcul Congés/Absences Historisation des données Déclarations sociales PERSONNALISATION Paramétrages de paye Bulletins de salaire Profils de paye ERGONOMIE Open Guide Open Line TechnologyTM Recherche intelligente Planning salarié IntuitifPaye PUISSANCE Pour faire face aux exigences des gestionnaires de paye et analyser les données avec précision, EBP Paye PRO Open LineTM vous offre une panoplie d’outils puissants, qui répondent aux besoins les plus évolués. Les tables de calcul Gérez des tableaux croisés (tables de calcul) permettant de regrouper des données selon une ou deux catégories (dimensions), par exemple : «âge» et «année de contrat». Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Ces tables de calcul sont ensuite utilisables pour calculer une fonction ou une rubrique. Exemple Le salaire d’un apprenti est déterminé en pourcentage du SMIC, en fonction de son âge et de son année de contrat. Le calcul du salaire de l’apprenti s’effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle les dimensions «âge» et «année du contrat» ont été renseignées. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. L’interrogation des données de paye Grâce à cet outil puissant, vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Le but est de réaliser des analyses salariales (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple). Deux types d’interrogation sont disponibles : L’interrogation simple Elle vous permet d’interroger une donnée de paye. Vous déterminez la variable ou bien la rubrique à analyser et vous spécifiez la période sur laquelle porte votre demande. L’interrogation multiple Interrogez plusieurs variables ou rubriques simultanément, sur différentes périodes, et éditez le résultat sous forme d’un tableau. L’interrogation des données permet d’interroger un élément de paye à un instant précis. La gestion des congés et des absences Gérez tous les types d’absences possibles (congés payés, maladie, maternité, paternité etc.). Le décompte peut se faire selon différentes méthodes (jours ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Pour plus de personnalisation, vous pouvez définir de nouveaux types d’absences. La saisie des congés et des absences La saisie des congés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation. Vous pouvez saisir par anticipation les absences et les congés, ils seront automatiquement pris en compte à la date de validité voulue. Sans sortir du bulletin, vous visualisez rapidement le détail des absences du salarié sur le mois. Les impressions Sur l’impression des bulletins, vous disposez du détail des congés payés légaux, supplémentaires et d’ancienneté pour les périodes N-1 et N. La saisie des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye, grâce au volet de navigation.PRO PERSONNALISATION EBP Paye PRO Open LineTM vous assure une gestion optimale de la paye quel que soit votre secteur d’activité. Grâce à la personnalisation des paramétrages, le logiciel s’adapte à tous les types de paye. Les sous profils Chaque profil de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti....) représente un « bulletin type » intégralement modifiable. Les profils d’EBP Paye PRO Open LineTM sont constitués de rubriques et de sous profils. Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques, pouvant être inséré dans chaque profil. Ils sont entièrement personnalisables et vous offrent un gain de temps considérable dans la mise à jour ou la création de vos profils. Dès que vous effectuez une modification dans un sous profil, tous les profils utilisant ce sous profil se mettent automatiquement à jour. Le paramétrage de paye L’ensemble du paramétrage du logiciel est personnalisable (variables, rubriques, cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Vous gérez ainsi tous les cas, des plus simples aux plus complexes. Afin de faciliter la mise en place de vos paramétrages de paye, vous disposez de la saisie semi-automatique des formules. Cet outil simplifiera la rédaction de vos formules. Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre répertoriant la liste des paramètres disponibles s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à sélectionner l’élément voulu. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) A chacun son espace de travail ! Pour vous garantir un haut niveau de confidentialité, vous pouvez définir des droits d’accès pour chaque utilisateur. Ainsi lors de l’ouverture du dossier, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires pour vous connecter. Grâce à la puissance et à la précision de la gestion des droits, les spécificités de chaque utilisateur sont prises en compte. ERGONOMIE Le logiciel est doté de la technologie «Open LineTM». Cette dernière vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal. Vous bénéficiez d’une interface de travail conviviale et intuitive, proche de vos usages quotidiens en informatique. Une ergonomie intuitive Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les outils de fonctionnement utilisés chaque jour (web, logiciels bureautiques…). Vous maîtrisez ainsi votre logiciel dès la première utilisation. L’Open Guide : l’assistant de navigation Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open Guide de la rubrique correspondante : salariés, bulletins, paramètres de paye etc. La recherche intelligente Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations dans vos listes que ce soit un salarié, un bulletin, un document administratif etc. A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. Un mode réseau perfomant L’Open Guide : l’assistant de navigation. Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques à insérer dans les profils. La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs.Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers • Version réseau : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10 postes (option) • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau) • Synchronisation des données avec EBP Compta Open Line™ • Version monoposte • Assistant de navigation :Open Guide • Aide en ligne • Mises à jour du paramétrage système • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation Gestion des payes • Planning hebdomadaire • Gestion du décalage de paye sur l’établissement • Organismes de cotisations • Définition des régimes et des tranches de cotisations • Personnalisation des organismes (ou institutions) • Personnalisation de l’organisme collecteur pour les impressions et les déclarations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions • Définition des variables salariés • Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire • Classement par thème des paramètres de paye • Définition de profils et de sous profils de paye • Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d’autres rubriques • Saisie semi-automatique des formules • Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye enrichie • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls • Gestion des effectifs Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Assistant de mise à jour des salariés • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc. • Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)- régime général et agricole • Gestion des contrats de prévoyance et assurance Gestion des bulletins de paye • Bulletins de reprise • Bulletin de paye pour un salarié sorti • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) • Saisies des variables depuis une grille pour tous les salariés • Paye inversée • Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisations • Validation individuelle des bulletins ou en masse lors de la clôture de paye • Reprise de paye sur les variables et les cumuls Gestion des congés/absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ ouvrables/calendaires/ heures réelles) • Définition de nouveaux types d’absences • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye • Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin Traitements évolués • DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP • DUCS papier états préparatoires • Déclaration des données sociales à la norme 4DS(1) • Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1) • Attestations de salaire,Maladie / AT Gestion des exercices • Gestion des Exercices (social, congés payés,…) • Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement • Consultation interactive des données sur tous les exercices Historisation des données de paye • Historisation des paramétrages de paye • Historisation de la fiche salarié • Consultation de tout l’historique du calcul du bulletin non validé • Consultation de tout l’historique des changements d’un salarié et de son contrat de travail Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line(2) : accès via Internet aux données du logiciel EBP (consultation d’états d’impression) Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements • Etat des heures • Etats des absences par salarié et par type d’absence • Etats des variables • Etats des charges par organisme avec effectif • Etats des charges salariales / Patronales • Livre et Journal de paye • Etat des congés payés • Etat des allègements TEPA et Fillon • Documents administratifs • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Différents modèles de bulletins personnalisables • Duplicata des bulletins • Réimpression des bulletins validés • Fiche individuelle • Lettre de revenus Imposables Transferts comptables • Historique des transferts • Transfert comptable des salaires et des paiements Exportation • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable(3) Version Réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Gestion des droits par colonne (1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM et peut être également acheté séparément. Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous contacter. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires en version PRO Document non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 328 Configurations Minimales Requises : • Processeur: Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran :résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : •Windows XP® SP3 •Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits •Windows® 7 32 bits et 64 bits •Windows® 8 Windows XP®,Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devezfaire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : La combinaison d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic et d’EBP Compta Classic Open LineTM Pour les artisans du bâtiment Ce pack, composé de deux logiciels, est la solution idéale pour gérer votre entreprise du bâtiment. Avec Devis et Facturation Bâtiment Classic, créez votre bibliothèque d’éléments, élaborez vos devis et vos factures et éditez des statistiques. Avec Compta Classic Open LineTM, tenez simplement votre comptabilité générale et suivez votre trésorerie. Compta Classic Open LineTM 2013 Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie grâce au tableau de bord. Une prise en main rapide Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce au volet de navigation. Choisissez la saisie qui vous convient (simplifiée, guidée ou avancée) et gagnez du temps en automatisant les saisies d’écritures les plus fréquentes. Editez simplement Générez en toute simplicité votre déclaration de TVA, calculée automatiquement grâce aux saisies enregistrées dans votre logiciel. Et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Le tableau de bord Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1. Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013 Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel très simple d’utilisation est idéal pour informatiser facilement votre gestion. Adapté à votre métier quel que soit votre corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de rédiger des devis et des factures détaillés avec tranches de travaux et de suivre vos clients. Démarrez facilement Créez simplement votre bibliothèque d’éléments avec vos fournitures, main d’oeuvre, matériel et importez en un clic de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo, Dupont, Schneider Electric, La Plateforme...) Gérez vos ventes Elaborez des devis précis en les présentant par tranches de travaux, choisissez la TVA, ajoutez des couleurs et des images… puis transférez-les en factures d’un simple clic. Communiquez facilement Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les directement dans EBP Compta Classic Open LineTM . 2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013 Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord • Aide en ligne complète • Correcteur orthographique • Sauvegarde multi-supports : disque dur, clé USB, CD-Rom, Internet • Archivage du dossier Fichier clients • Fiches clients et prospects détaillées • Historique des documents • Edition automatique de courriers de relance • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire depuis la fiche client(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS) Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Bibliothèque interne • Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Canal Pro Club Privilège, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Chausson Matériaux, Le Gallais • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Fichier éléments • Création d’éléments de type fourniture, main d’oeuvre, ouvrage et divers • Création de fournitures avec temps de pose • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge Documents de vente • Création des documents : devis, factures, factures d’acompte, avoirs • Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Différents modèles d’impression pré-paramétrés • Réalisation de devis par tranche et sous-tranche de travaux • TVA neuf ou rénovation • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Insertion d’une lettre d’accompagnement en début et fin de devis • Saisie en heures ou en jours de la main d’oeuvre • Date de validité et impression de relances de devis • Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative • Récapitulatif par taux de TVA • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis ou création d’une facture directement Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles… au format ASCII délimité ou fixe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2010) • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels de comptabilité* via le module Communication Entreprise-Expert *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic). (1) L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Compta Classic Open LineTM 2013 Caractéristiques générales • Version monoposte • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Nombre de sociétés : 5 • Aide en ligne • Tableau de bord • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Association • Plan Comptable Syndicat • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie guidée, saisie simplifiée, ventes comptoir • Abonnements • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Lettrage en cours de saisie • Rapprochement bancaire manuel • Documents associés à une ligne d’écriture • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA en cours de saisie • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(1) • Justificatif de TVA • Grand-Livre interactif et Balance interactive • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques Editions • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Bilan et Compte de Résultat (Etat préparatoire) Importation/Exportation • Import paramétrable des écritures, comptes et journaux • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® Statistiques • Solde de compte de banque • Etat des créances clients, des dettes fournisseurs • Comparatif du résultat des exercices N et N-1 Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta (1) Plus de détails sur www.ebp.com (2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. (1) Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : Compta Classic Open LineTM 2013 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau LES 5 POINTS CLES DEVELOPPER Gamme Classic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau Un logiciel intégré Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion. Gérez vos achats et vos stocks Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires. Personnalisez vos devis, vos factures, vos commandes... Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Contrôlez votre activité Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge, palmarès des ventes… Editez vos documents comptables Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Pour l’ensemble des petites entreprises Compta & Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2012 Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de fonctionnalités. www.ebp.com MOBILITY Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 2013 Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, de sport, de maroquinerie, EBP propose une solution performante pour gérer votre activité en toute simplicité. Encaissements, gestion des articles en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel, fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie. VERSION Commerce de détail VERSION PRO VERSION MODE Choisissez le produit adapté à vos besoins : Point de Vente Mode www.ebp.com Point de Vente Mode 2013 Pour tous les commerçants LES 5 POINTS CLÉS Optimisez votre gestion Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité. Gagnez du temps Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Personnalisez vos gammes Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de gérer rapidement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles. Dynamisez vos ventes Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires... Communiquez facilement En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Une caisse entièrement paramétrable Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences. Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton. Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité : verrouillage manuel ou automatique. Le mode écran tactile Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile. La facturation Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les étiquettes codes-barres de leurs articles. Le paiement Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau...). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse L’encaissement Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable. Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux outils personnalisables. Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Vous pouvez décliner les articles selon 3 critères personnalisables et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/millésime. Personnalisation des gammes selon 3 critères Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. La déclinaison de vos articles de référence Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera ensuite automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles ! Une gestion des stocks simplifiée Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes codes-barres que d’articles réceptionnés. Le suivi des collections Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection. Déclinez votre article et visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles La gestion des gammes de produits ZOOM sur les fonctions clésLa gestion des stocks Les cartes de fidélité Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat. Les chèques cadeaux Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients. Les soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une date de fin d’opération. La fidélisation de votre clientèle Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de fidélisation pertinente et efficace. Les documents de stocks La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes et d’achats. Le réapprovisionnement automatique Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. L’inventaire Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi. Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire. Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux… Les statistiques Le palmarès des articles Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré. Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent le moins de succès. La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition de votre activité. Les statistiques de ventes par tarif Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter». Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité. Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes en fonction des différentes collectionsDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334 Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des fichiers • Nombre illimité de dossiers • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables Gestion des achats et des ventes • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements Electriques et Electroniques) • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée des devis, commandes, bons de livraison et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat et les pièces de vente • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion des gammes • Déclinaison des articles selon 3 critères personnalisables • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Grille de classification • Rattachement des actions d’un client à une affaire Fidélité client • Historique de la fidélité par client (tickets, gains) • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien avec le logiciel EBP Cartographie & Décisions PRO (à acquérir séparément) • Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Encaissement (Front Office) • Mode RDS** • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition de tickets (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Ecran de comptage de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2013 Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. Compatible OPOS EBP Point de Vente Mode est compatible avec les principaux périphériques d’encaissement du marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de Vente Mode. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com COMPATIBLE OPOS Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP2 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : La combinaison gagnante pour s’informatiser en douceur Deux logiciels pour créer son entreprise, ne nécessitant aucune compétence en gestion et en comptabilité. Rédigez facilement vos devis et factures, suivez vos règlements et tenez votre comptabilité jusqu’à l’établissement du Bilan. Facturation Pratic Open LineTM 2013 Novice en gestion, profitez d’un logiciel facile à prendre en main. Rédigez immédiatement des devis et factures en quelques clics grâce à une saisie pédagogique. Puis gérez efficacement votre entreprise : clients, articles, statistiques, règlements, transfert en comptabilité... Rédigez en quelques clics Reposez-vous sur un assistant de rédaction pour devis et factures. Simple et pédagogique, vous visualisez votre modèle (devis ou facture) et saisissez directement vos données à l’écran. Gagnez du temps Transférez vos devis en factures sans aucune ressaisie lorsqu’un devis est accepté. Envoyez par email vos documents de vente. Saisissez vos règlements clients (échéances, moyens de paiement). Suivez vos ventes Bénéficiez de statistiques pré-établies afin d’identifier vos meilleurs clients, le palmarès des produits les plus vendus, l’évolution de votre Chiffre d’Affaires mois par mois… Compta Pratic Open LineTM 2013 Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance comptable les factures d’achat, de vente, les opérations bancaires et les ventes comptoir. Sa facilité d’accès s’accompagne de fonctions essentielles telles que la déclaration de TVA, le Bilan, le Compte de Résultat… Prise en main rapide Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail familier, proche de vos usages quotidiens (Excel, Internet…) Démarrez facilement Laissez-vous guider par le logiciel pour saisir vos achats, vos ventes et votre trésorerie. Etablissez votre déclaration de TVA, éditez votre Bilan et votre Compte de Résultat en toute simplicité. Suivez votre activité Visualisez en un coup d’œil l’essentiel de votre activité grâce au tableau de bord : solde des comptes de banque, évolution du chiffre d’affaires… 2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Compta Pratic Open LineTM 2013 Caractéristiques générales • Versionmonoposte • Sauvegardemulti-supports • Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Aide • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation Traitements comptables • Paramétrage des comptes • Création de journaux • Création de clients et fournisseurssans notion comptable • Enregistrement desfactures de vente sans notion comptable • Enregistrement desfactures d’achatsans notion comptable • Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion comptable • Ventes comptoir • Génération automatique des écritures en débit/crédit • Mono-échéance • Consultation de comptes • Lettrage simplifié des comptessans notion comptable • Rapprochement bancaire par compte • Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la Direction Générale des Finances Publiques • Justificatif de TVA • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA*** • Bilan (états préparatoires) • Compte de Résultat (états préparatoires) • Journal centralisateur • Clôturemensuelle • Clôture annuelle • Validation des écritures • Archivage des données Suivi de l’activité • Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité • Affichage dessoldes de trésorerie • Présentation graphique de l’évolution du chiffre d’affaires Impressions • Liste desfacturessaisies • Echéancier détaillé • Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse ou en banque • Journaux • Grand-Livre • Balance Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable* • Envoi des données à l’Expert-Comptable par e-mail • Exportation desimpressions au format PDF,Word®, Excel® • Exportation deslistes au format XML,TXT, Excel®, HTML * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Pratic Open LineTM) ** Nécessite la souscription à un un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS. *** Plus de détails sur www.ebp.com. Facturation Pratic Open LineTM 2013 Caractéristiques générales • Versionmonoposte • Mono-dossier • Tableau de bord • Assistant de navigation :Open Guide • Barre de tâches et de navigation • Recherchemulti-critères • Aide en ligne • Dossier protégé par unmot de passe • Sauvegardemulti-supports et restauration de données • Imports paramétrables des fichiers articles, clients • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing. • Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Devis et Factures • Devis, factures, avoirs, factures d’acompte, avoirs d’acompte • Envoi par email des documents de vente • Transfert de devis en facture • Transfert de facture en avoir • Facturation HT ou TTC • Gestion de la TVA • Frais de port HT • Facturation d’articles non référencés dansla base article • Personnalisation des devis et factures(logo, coordonnées,mentionslégales) • Assistant de paramétrage des documents Suivi des clients • Fichiers clients et prospects • Contactsillimités • Famille clients • Saisie desrèglements(moyen de paiements, banque,règlement libre) • Gestion des écarts de règlements • Gestion des différentsmodes de règlements • Echéancier clients • Historique des documents de vente par client • Historique des articles des devis et factures par client Articles (ou produits) • Famille articles • Code article selon le type : bien ou service • Libellé et description de l’article • Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Historique des Eco-Contributions(Ecotaxe) • Gestion desremises en % ou enmontant • Indicateurs: prix de revient, taux demarge, taux demarque, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC Statistiques • Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par client • Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article • Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par client • Palmarès du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article Comptabilité • Transfert des règlements et factures vers EBP Compta Pratic Open LineTM • Génération comptable desrèglements clients et desfactures au format du logiciel du cabinet comptable* • Exportschéma de la base *** 282 Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go EBP Bâtiment Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2004 EBP Informatique, édition Septembre 2008 EBP Bâtiment 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Bâtiment 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin EBP Bâtiment 5 particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. 4LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 EBP Bâtiment 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 8 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 9 Table des matières INSTALLATION 13 1. AVANT DE COMMENCER..............................................................................13 1.1. Accès au service technique ...................................................................13 1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................13 1.3. La place disque nécessaire ...................................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................15 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................15 4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...........................................................17 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................18 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................19 1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................19 1.2. Les autres options .................................................................................20 1.3. Les options d’affichage..........................................................................20 1.4. Mot de passe .........................................................................................21 1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................21 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................21 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ......................................21 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ....................................................24 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...........................................25 3.1. Exemple de métré..................................................................................25 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................27 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...............................28 5.1. Promotions ............................................................................................28 5.2. Tarifs......................................................................................................28 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................29 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................30 7.1. L’entête du devis....................................................................................31 7.2. Le corps.................................................................................................31 7.3. Le pied...................................................................................................32 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...........................................................32 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..............................................33 10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? ............................34 10.1. Saisie de l’avancement des travaux ....................................................34 10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement....................................35 11. TRANSFERT,DUPLICATIONETIMPRESSION DE DOCUMENTS.......................35 11.1. Transfert de documents.......................................................................35 11.2. Duplication...........................................................................................35 11.3. Regroupement de bons de livraison ....................................................35 11.4. Impression des documents..................................................................36 10 EBP Bâtiment 11.5. Envoi par e-mail...................................................................................36 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .................................36 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................37 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..............................................................38 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................38 15.1. Comment commander ? ......................................................................39 15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks................................40 15.3. Comment réceptionner les achats ? ....................................................41 15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .........................................41 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................42 16.1. Comment créer une affaire ? ...............................................................42 16.2. Comment associer des documents à une affaire ?..............................43 17. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................43 17.1. Deux modes de gestion du stock.........................................................43 17.2. Les documents de stock ......................................................................44 17.3. La saisie de l’inventaire ................................................................44 17.4. Les mouvements de stocks .................................................................46 18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 47 18.1. Les contrats de maintenance...............................................................47 18.2. Le service après vente.........................................................................48 18.3. L’historique Maintenance / SAV...........................................................48 19. LE PLANNING ........................................................................................49 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................52 20.1. Comment saisir un acompte ? .............................................................52 20.2. Comment saisir un règlement client ?..................................................52 20.3. La remise en banque...........................................................................53 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE ........................................................54 21.1. Le tableau de bord..............................................................................54 21.2. L’historique client/prospect ..................................................................55 22. COMMENT CREER UN MAILING ? ......................................................55 23. COMMENT TRANSFERERMES ECRITURES ENCOMPTABILITE?...................56 23.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................56 23.2. Le transfert ..........................................................................................57 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..........................................57 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................58 EBP Bâtiment 11 LES FONCTIONS AVANCEES 59 1. LES RELANCES..............................................................................................59 2. L’ECHEANCIER CLIENT.................................................................................59 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................59 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS...............................................59 5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * ....................................................60 6. LES STATISTIQUES .......................................................................................60 7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ................................................................61 8. EBP SAUVEGARDE........................................................................................61 9. LE MENU INTERNET......................................................................................61 INDEX 62 Avant de commencer EBP Bâtiment 13 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 01 34 94 20 00 Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent  Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),  Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,  Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits  Microsoft Internet Explorer 6  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 14 EBP Bâtiment 1.3. La place disque nécessaire L’espace disque libre doit être de 500 Mo 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment9.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? EBP Bâtiment 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 16 EBP Bâtiment 4.2. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? EBP Bâtiment 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 18 EBP Bâtiment 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus La barre de fenêtres Comment initialiser mon dossier ? EBP Bâtiment 19 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.  Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation.  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. PRISE EN MAIN 20 EBP Bâtiment  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés..  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples, et en affichant des calculs .  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 21 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d’oeuvre, matériel, divers, ouvrage et textes. PRISE EN MAIN 22 EBP Bâtiment  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, maind’oeuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.  Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)  Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos documents. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 23 Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids, le volume total de vos éléments, le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème eco contribution. La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Tarifs/Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. PRISE EN MAIN 24 EBP Bâtiment Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.  Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.  Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, audessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 25 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métrétype avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :  Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.  Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)  Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’ PRISE EN MAIN 26 EBP Bâtiment  Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.  Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.  La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)  Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.  Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,  Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.  Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.  Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré des documents de vente. Comment enregistrer un client ? EBP Bâtiment 27 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Remarque Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. PRISE EN MAIN 28 EBP Bâtiment 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. Comment créer un mode de règlement ? EBP Bâtiment 29 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. PRISE EN MAIN 30 EBP Bâtiment 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l’écran : Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire. Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 31 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 43). Si vous la décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez : D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là ou vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir page 25). PRISE EN MAIN 32 EBP Bâtiment L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - D’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. Comment gérer l'éco-contribution ? EBP Bâtiment 33 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 9.1.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 9.1.2. Utilisation du barème éco-contribution Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'écocontribution (Montant de l’élément dont éco-contribution). Par le menu Outils/Options/Documents/Ventes-divers, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ». Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du document est indiqué. Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. PRISE EN MAIN 34 EBP Bâtiment 10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :  A partir de factures directes  Par transfert de devis ou de commande 10.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options, partie Document, Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de situation d’avancement est automatiquement incrémenté. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). Transfert, duplication et impression de documents EBP Bâtiment 35 10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 11. TRANSFERT,DUPLICATIONET IMPRESSION DE DOCUMENTS 11.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 11.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 11.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton « Regroupement BL ». Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : o Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet BL en une facture. o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture. Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents. PRISE EN MAIN 36 EBP Bâtiment 11.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 11.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. Le suivi de chantier simplifié EBP Bâtiment 37 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité. Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût horaire. Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p 38) L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :  le total des fournitures/ divers,  le total des Mo  Le total des matériels,  le total des heures et  le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. PRISE EN MAIN 38 EBP Bâtiment Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées sur chacun des chantiers simplifiés. Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour. 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 35 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures fournisseurs et les avoirs. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 39 15.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40), ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 15.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc.. 15.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. PRISE EN MAIN 40 EBP Bâtiment Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types.. Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 15.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres –types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées. Attention Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte, et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 41 15.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main-d’oeuvre)  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. PRISE EN MAIN 42 EBP Bâtiment 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO. EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier. Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 16.1. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc… Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et Règlements, Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 43 16.2. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :  Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .  Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.  Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires etc..). Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. 17. COMMENT GERER LES STOCKS ? 17.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :  A partir des bons de livraisons et factures clients,  Ou à partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. PRISE EN MAIN 44 EBP Bâtiment Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. 17.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une fourniture d’un dépôt à un autre. 17.3. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..), et le dépôt. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 45 La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :  Nouvelle quantité (unité stock)  Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.  Nouvelle quantité (unité de vente) Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.  Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Nouvelle quantité totale Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. - Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. PRISE EN MAIN 46 EBP Bâtiment 17.4. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP Bâtiment 47 18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 18.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats  La facturation périodique de ces contrats  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...  L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. PRISE EN MAIN 48 EBP Bâtiment 18.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning , ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 18.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions.. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. Le planning EBP Bâtiment 49 19. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 19.1.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants :  Vue Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.  Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les réservations matérielles dans le planning.  Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un matériel  Date Indiquez la date de début du planning à afficher.  Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.  Intervalles Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. PRISE EN MAIN 50 EBP Bâtiment Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 19.1.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.  vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-remplies.  vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendezvous souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 19.1.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la barre de navigation. Le planning EBP Bâtiment 51 19.1.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants :  Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).  Dates de début et fin de rendez-vous Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning. Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.  L’onglet Affectation Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. PRISE EN MAIN 52 EBP Bâtiment 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres cidessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 20.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 53  Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 20.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. 20.3.1. Génération du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5 , destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque, et indiquez le chemin où copier le fichier sur votre disque dur ou sur une disquette. Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs fiches respectives. PRISE EN MAIN 54 EBP Bâtiment 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 21.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques d’achat. Comment créer un mailing ? EBP Bâtiment 55 21.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu données + Historique fournisseur. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 22. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. PRISE EN MAIN 56 EBP Bâtiment 23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 23.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Bâtiment 57 23.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer. Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier de transfert. 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. PRISE EN MAIN 58 EBP Bâtiment La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. Les relances EBP Bâtiment 59 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées. LES FONCTIONS AVANCEES 60 EBP Bâtiment 5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * EBP Bâtiment vous offre une solution de mobilité à travers le serveur Mobibat :  Utilisez l’option disponible dans le menu Internet pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat.  Récupérez-les ensuite sur votre PDA, afin d’établir des devis chez vos clients.  Envoyez les devis ou factures réalisés sur le serveur Mobibat,  Utilisez l’option de récupération des documents disponible dans le menu Internet d’EBP Bâtiment pour les réintégrer dans votre logiciel. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne (F1) pour connaître le détail du fonctionnement de chaque étape. *Sous réserve de disponibilité du service 6. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. L’import d’appel d’offre EBP Bâtiment 61 7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne, Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre. 8. EBP SAUVEGARDE EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 9. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! INDEX 62 EBP Bâtiment Index A Accès au service technique ....................................................................................12 Achats.....................................................................................................................37 Activation ................................................................................................................14 Affaires..............................................................................................................41, 42 Aide sur EBP Bâtiment .............................................................................................7 Appel d’offre............................................................................................................61 B Bibliothèque interne................................................................................................21 Bibliothèques externes ...........................................................................................23 C Clients.....................................................................................................................26 Code d'activation ..............................................................................................14, 15 Commande d’achat à partir d’un devis ...................................................................39 Commandes fournisseurs.................................................................................38, 39 Configuration minimale ...........................................................................................12 Contrats ..................................................................................................................46 Convention d’utilisation d’EBP..................................................................................3 Corps du devis........................................................................................................30 Correcteur orthographique......................................................................................30 Création de dossier.................................................................................................16 D DEEE................................................................................................................22, 32 Devis.......................................................................................................................29 Documents d’achats ...............................................................................................37 Documents de stock ...............................................................................................43 Dossier expert.........................................................................................................59 Duplication de documents.......................................................................................34 E Echéanciers............................................................................................................59 Eco-contribution................................................................................................22, 32 Eco-taxe............................................................................................................22, 32 Ecran de travail.......................................................................................................17 Eléments.................................................................................................................20 En sommeil .......................................................................................................22, 44 Envoi par e-mail......................................................................................................35 Index EBP Bâtiment 63 Etebac ....................................................................................................................52 F Facture..............................................................................................................31, 40 Factures d'avancement...........................................................................................33 Fonctions avancées................................................................................................59 Fournitures..............................................................................................................21 G Gestion des fenêtres...............................................................................................20 H Historique client ......................................................................................................54 Historique fournisseur.............................................................................................54 I Impression de documents.......................................................................................35 Initialisation du dossier ...........................................................................................18 Installation...............................................................................................................13 Internet....................................................................................................................61 Intervention.............................................................................................................49 Inventaire................................................................................................................43 L Lancement du logiciel .............................................................................................14 M Mailing clients / prospects.......................................................................................54 Main d’oeuvre .........................................................................................................21 Matériels .................................................................................................................21 Métrés...............................................................................................................24, 27 Modes de règlement .........................................................................................27, 28 Modifier un modèle .................................................................................................59 Mot de passe ..........................................................................................................20 Mouvements de stocks ...........................................................................................45 Multi tarif .................................................................................................................27 N Nouveau devis ........................................................................................................29 O Options d’affichage.................................................................................................19 Options du dossier..................................................................................................18 Ouvrages ................................................................................................................21 INDEX 64 EBP Bâtiment P Pied de devis ..........................................................................................................31 Planning..................................................................................................................48 Promotion ...............................................................................................................27 Prospects................................................................................................................26 R Réapprovisionnement des stocks ...........................................................................39 Récéptionner ..........................................................................................................40 Règlement client .....................................................................................................51 Règlement fournisseur............................................................................................51 Regroupement de BL..............................................................................................34 Relances clients......................................................................................................59 Relances devis .......................................................................................................59 Remise en banque..................................................................................................52 Rendez-vous.....................................................................................................49, 50 Retenue de garantie ...............................................................................................33 S Sauvegarde des données.................................................................................56, 61 SAV ........................................................................................................................46 Statistiques .............................................................................................................60 Stocks.....................................................................................................................42 Suivi de chantier ...............................................................................................35, 36 T Tableau de bord......................................................................................................53 Temps Salaries.......................................................................................................37 Textes types ...........................................................................................................21 Transfert comptable..............................................................................................55, 56 Transfert de documents..........................................................................................34 Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008 EBP Bar & Restaurant Pour Windows® XP et Vista Guide d’installation et d’initiation EBP Bar & Restaurant 3 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents serveurs, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de 4 EBP Bar & Restaurant support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Bar & Restaurant 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 EBP Bar & Restaurant 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bar & Restaurant et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : 􀂃 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. 􀂃 Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. TABLE DES MATIERES EBP Bar & Restaurant 9 Table des matières INSTALLATION 13 1 AVANT DE COMMENCER ........................................................................... 13 1.1 Accès au service technique ............................................................ 13 1.2 Présentation ..................................................................................... 14 1.3 Configuration requise ...................................................................... 14 1.4 Place disque nécessaire ................................................................. 14 2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .................................................... 15 2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant ....................................... 15 2.2 Installation réseau ........................................................................... 16 3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? ................. 19 4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ..................................................... 20 4.1 Comment activer le logiciel ? ......................................................... 21 4.2 Activation manuelle du logiciel ...................................................... 21 4.3 Evaluez une version après activation ............................................ 22 5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ................... 23 5.1 Etape 1 : Nom et emplacement ....................................................... 23 5.2 Etape 2 : Identification ..................................................................... 23 5.3 Etape 3 : Adresse ............................................................................. 23 5.4 Etape 4 : Contact .............................................................................. 24 5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................... 24 5.6 Ecran de travail ................................................................................ 25 PRISE EN MAIN 27 1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ........... 27 1.1 Les coordonnées de mon dossier .................................................. 27 1.2 Les préférences de mon dossier .................................................... 28 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? ...................................... 31 1.4 Les Serveurs ................................................................................... 32 1.5 Les modes de règlements ............................................................... 34 1.6 Les tables ......................................................................................... 35 1.7 Les commentaires cuisines ............................................................ 35 1.8 Les familles clients .......................................................................... 36 1.9 Les clients ........................................................................................ 37 1.10 Les rayons .................................................................................... 39 1.11 Les familles d’articles .................................................................. 40 1.12 Les articles .................................................................................... 42 1.13 Les banques ................................................................................. 45 1.14 Les fidélités clients ...................................................................... 46 TABLE DES MATIERES 10 EBP Bar & Restaurant 2 LA GESTION DES VENTES ........................................................................ 47 2.1 Paramétrage de l’écran de ventes .................................................. 47 2.2 Les périphériques ............................................................................ 49 2.3 Préférences de fonctionnement du front office ............................ 49 2.4 Création d’un ticket ......................................................................... 51 2.5 Comment imprimer mon journal des tickets ................................. 55 2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin .................................. 55 2.7 La clôture de caisse ......................................................................... 56 2.8 La remise en banque ....................................................................... 57 3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ................................................... 58 3.1 Liste des tickets de caisse .............................................................. 58 3.2 Historique clients ............................................................................. 59 3.3 Transfert en comptabilité ................................................................ 60 4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................ 62 4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ...................................................... 62 4.2 Comment sauvegarder ? ................................................................. 62 LES FONCTIONS AVANCEES 63 1 BACK OFFICE .............................................................................................. 63 1.1 Menu Dossier ................................................................................... 63 1.2 Menu Données ................................................................................. 63 1.3 Menu Ventes ..................................................................................... 63 1.4 Menu Achats ..................................................................................... 64 1.5 Menu Stock ....................................................................................... 65 1.6 Menu Opérations .............................................................................. 65 1.7 Menu Impressions ........................................................................... 66 1.8 Menu Outils ...................................................................................... 67 2 FRONT OFFICE ........................................................................................... 68 2.1 Menu Ventes ..................................................................................... 68 2.2 Menu Opérations .............................................................................. 68 2.3 Menu Caisse ..................................................................................... 69 2.4 Menu Outils ...................................................................................... 69 INDEX 70 Avant de commencer EBP Bar & Restaurant 11 INSTALLATION 12 EBP Bar & Restaurant Avant de commencer EBP Bar & Restaurant 13 Installation 1 AVANT DE COMMENCER 1.1 Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : 􀂃 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) 􀂃 Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 􀁩 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 14 EBP Bar & Restaurant 1.2 Présentation EBP Bar & Restaurant est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable des données. Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse, et remise en banque. 1.3 Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : 􀂃 Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista) ; 􀂃 Windows® XP(1) ou Vista(2) ; 􀂃 Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ; 􀂃 Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2. (2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits) 1.4 Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel EBP Bar & Restaurant 15 2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant Remarque Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis sur EBP Bar & Restaurant version Commerce de détail, pour accéder à la présentation et à l’installation du produit. 3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Bar & Restaurant, la procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer (Back office + Front office, back office seul ou front office seul). 6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16). 7. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS INSTALLATION 16 EBP Bar & Restaurant Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2 Installation réseau 2.2.1 Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® Seven Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3 Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel EBP Bar & Restaurant 17 2.2.4 Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP 􀃆 C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel 􀃆 C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire de données 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire commun 􀃆 X:\PARTAGE 2.2.5 Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 18 EBP Bar & Restaurant 2.2.6 Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7 Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 19 3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? Lancez le produit : 􀂃 A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône : , 􀂃 Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bar & Restaurant (Back office) 14.1 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de : 􀂃 Essayer le logiciel en version d’évaluation, 􀂃 Activer le logiciel. INSTALLATION 20 EBP Bar & Restaurant 4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Bar & Restaurant reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Bar & Restaurant, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Commerce de détail) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Bar & Restaurant 21 4.1 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.2 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 22 EBP Bar & Restaurant Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.3 Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Bar & Restaurant que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 23 5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1 Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 5.2 Etape 2 : Identification Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3 Etape 3 : Adresse L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 24 EBP Bar & Restaurant 5.4 Etape 4 : Contact Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier. Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 25 5.6 Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menus Barres d’outils Tableau de bord : il donne, les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir. Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent toujours des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 27 Prise en main 1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? 1.1 Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1 Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2 Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !! PRISE EN MAIN 28 EBP Bar & Restaurant 1.2 Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. 1.2.1 Le bouton Articles 􀂃 Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou TTC par défaut, par excès ou au plus juste. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles. 􀂃 Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article. 1.2.2 Le bouton Pièces 􀂃 Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente. 􀂃 Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 31). Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 29 1.2.3 Le bouton Tiers 􀂃 Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et . 􀂃 Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé. 􀂃 Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs. 1.2.4 Le bouton Comptabilité 􀂃 Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. 􀂃 Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité. 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables 􀂃 Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable. 􀂃 Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé. PRISE EN MAIN 30 EBP Bar & Restaurant 􀂃 Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients. 1.2.6 Le bouton Caisse 􀂃 Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée. 􀂃 Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse. 􀂃 Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse. Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 31 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles. 􀂃 Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier. 􀂃 Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité. 􀂃 Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence. Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 32 EBP Bar & Restaurant 1.4 Les Serveurs Pour accéder à la liste des serveurs, sélectionnez la commande Serveurs du menu Données. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des serveurs. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche Serveurs proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. 1.4.1 Je crée une fiche Serveur Vous souhaitez créer le Serveur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Renseignez le code, le nom et le prénom du serveur, les autres zones étant facultatives. 􀂃 Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du serveur dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 33 1.4.2 Présentation de la liste des données Dès que votre fiche Serveur est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations : 􀂃 Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant. 􀂃 Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante. 􀂃 Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis. 􀂃 Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes…. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes. Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 34 EBP Bar & Restaurant 1.5 Les modes de règlements Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. Remarque Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Renseignez le code et le libellé du mode de règlement. 􀂃 Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques, Exemple Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet d’imprimer les chèques. 􀂃 Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les ventes comptoirs. 􀂃 Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 35 1.6 Les tables Pour accéder à la liste des tables, sélectionnez la commande Tables du menu Données + Restauration. Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Renseignez le code et le libellé de la table. 􀂃 Précisez le nombre de place sur cette table. Cette précision permettra d’attribuer automatiquement le nombre de couverts pour le ticket. 􀂃 L’Etat de la table changera en fonction de l’évolution des tickets fait pour celle-ci. Les différents états possibles sont : Libre, Niveau 1 à x et Encaissement. Afin de faciliter la création d’un groupe de table, depuis la liste des Tables, vous trouverez dans le volet de navigation l’outil de Création multiple. 1.7 Les commentaires cuisines Pour accéder à la liste des commentaires cuisine, sélectionnez la commande Commentaires cuisine du menu Données + Restauration. Pour créer un nouveau commentaire, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Renseignez le code et le libellé de la table. 􀂃 L’option Choix multiple en saisie de vente permet de faire une multi sélection dans un même commentaire cuisine. 􀂃 Le bouton vous permet de composer le commentaire cuisine. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et . Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 36 EBP Bar & Restaurant 1.8 Les familles clients La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Remarque Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Renseignez le code et le libellé de la famille clients. 􀂃 Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients. 􀂃 La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier. 􀂃 Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients. Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 37 1.9 Les clients Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code. PRISE EN MAIN 38 EBP Bar & Restaurant 1.9.1 Onglet Adresse Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. 1.9.2 Onglet Compte 􀂃 Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé. 􀂃 L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum. 􀂃 Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de nouveaux tickets au nom de ce client. 1.9.3 Onglet Vente Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier. 1.9.4 Onglet Fidélité 􀂃 Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). 􀂃 Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra d’identifier votre client lors de son passage en caisse. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 39 􀂃 La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). 􀂃 Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré. 􀂃 Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire. Procédez de la même manière pour créer tous vos clients. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.10 Les rayons Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations / Rayons du menu Données + Stock. Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon. Remarque Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office. Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé. Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons. PRISE EN MAIN 40 EBP Bar & Restaurant 1.11 Les familles d’articles Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles sur les articles appartenant à ces familles. Remarque Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Entrées ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé. 1.11.1 Onglet Généralités 􀂃 Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée. 􀂃 Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office. 􀂃 Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock. 􀂃 Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge. 􀂃 Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors, paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de cette famille. 1.11.2 Onglet TVA / TPF Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 41 1.11.3 Onglet Coefficients / Arrondis 􀂃 Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. 􀂃 Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC. 􀂃 Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous pouvez, cependant, la modifier. 􀂃 Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat. 1.11.4 Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables page 29). Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles. PRISE EN MAIN 42 EBP Bar & Restaurant 1.12 Les articles La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Remarque Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer l’article « Steack - Tartare ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. 􀂃 Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article. 􀂃 Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 43 1.12.1 Onglet Tarifs 􀂃 Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs. 􀂃 La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspondent à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si besoin est. 1.12.2 Onglet Composants Vous pouvez déterminer le type d’article dans cet onglet : Menu, Composé ou Forfait. PRISE EN MAIN 44 EBP Bar & Restaurant 1.12.3 Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité 􀂃 La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre. 􀂃 Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les boutons articles dans l’écran de ventes. 1.12.4 Restauration Pour un article donné vous allez pouvoir associer des commentaires cuisine. Par exemple, la cuisson pour une viande ou un parfum pour un dessert. Indiquez également sur quelle imprimante sera envoyé l’article lors des envois en cuisine. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 45 1.13 Les banques Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Remarque Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques dans le back office. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé. 􀂃 Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque. 􀂃 Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer. Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 46 EBP Bar & Restaurant 1.14 Les fidélités clients Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités client du menu Données. Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain. Remarque Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez un libellé. 􀂃 L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la fiche de fidélité seront appliqués. 􀂃 Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé. 􀂃 Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un article offert ou une remise sur le CA cumulé). Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches que vous avez de seuils. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 47 2 LA GESTION DES VENTES Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les préférences de fonctionnement de votre front office. 2.1 Paramétrage de l’écran de ventes 2.1.1 Application d’un thème L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse, Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un des thèmes proposés par défaut. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages. Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème. Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix. PRISE EN MAIN 48 EBP Bar & Restaurant 2.1.2 Paramétrage classique et paramétrage avancé Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons différentes : 􀂃 Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On parle alors de paramétrage classique. 􀂃 Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter (Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé. Exemple Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille A et cette famille est rattachée à l’article A. Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le bouton de la famille A. En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou même à aucun rayon et à aucune famille. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 49 2.2 Les périphériques Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement. Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur port COM ou Périphérique OPOS. Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante. Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la classe Afficheur. Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.3 Préférences de fonctionnement du front office Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés + Préférences. 2.3.1 Onglet Numérotation des pièces / Fidélité 􀂃 Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée. Exemple Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001. PRISE EN MAIN 50 EBP Bar & Restaurant 􀂃 Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket. Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier ticket sera alors numéroté 701020001. De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième partie du numéro recommence à 0001. 2.3.2 Onglet Caisse 􀂃 La Gestion des tables permet de sélectionner la table sur laquelle sera saisi le ticket. Dans le cas où la gestion des serveurs est activée, le timer, permet de verrouiller l’écran des tables au bout du temps indiqué. 􀂃 Une option permet la gestion des serveurs pour chaque nouvelle vente 􀂃 Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès que vous cliquerez dans une zone de saisie. 􀂃 Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client. 2.3.3 Onglet Règlements 􀂃 Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple, si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du règlement. 􀂃 L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel) et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 51 2.3.4 Onglet Impressions 􀂃 Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle. 􀂃 De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket. 2.3.5 Onglet Imprimantes Cuisine • Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante Cuisine les envois en cuisine doivent être imprimé et à partir de quel modèle. 2.3.6 Onglet Périphériques • Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur quel périphérique ils sont connectés. 2.4 Création d’un ticket Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Prendre une commande. 2.4.1 Composition du ticket Afin de faire suivre les plats convenablement tout au long du repas, le ticket devra se découper en différents A suivre. Vous ajouterez, grâce à la fonction de caisse A suivre, autant de niveau que nécessaires. 2.4.2 Saisie des articles Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités : 􀂃 Saisir le code article au clavier, 􀂃 Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article, 􀂃 Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles, 􀂃 Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles. Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton Qté ou P.U. de ce même pavé. PRISE EN MAIN 52 EBP Bar & Restaurant Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet Ventes page 49). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse. 2.4.3 Le menu 2.4.3.1 Saisie d’un menu La sélection d’un article de type menu ouvre un assistant qui vous permet de sélectionner chaque plat dans chaque niveau. Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de naviguer dans l’assistant. 2.4.3.2 Modification d’un menu Au cours du repas un menu peut être modifié ou complété. Pour cela vous disposez, dans les fonctions de caisse, du bouton Modifier Menu. L’assistant de saisi du menu sera alors proposé. 2.4.4 Envoyer la suite La fonction de caisse Envoyer la suite vous permet d’envoyer en cuisine les plats qui seront à servir. A chaque Envoyer la suite, l’Etat de la table est modifié. 2.4.5 Les vues Deux manières de voir le ticket sont proposées : la vue cuisine et la vue ticket. • La vue Cuisine permet de visualiser le ticket avec les différents niveaux A suivre découpant le repas. Cette vue fait également ressortir l’ensemble des commentaires cuisines. De plus, dans cette vue, seul les plats composants un menu sont mentionnés. L’article menu en lui-même ne ressort pas. • La vue Ticket permet de visualiser le ticket dans l’état où il sera imprimé au client. De ce fait, les différents A suivre ne sont pas mentionnés ainsi que les commentaires cuisine. De plus, c’est sur cette vue que l’article menu sera mentionné. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 53 2.4.6 Règlement du ticket 2.4.6.1 Le règlement simple Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités : 􀂃 Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket. Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 51), à la validation de la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque, 􀂃 Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le bouton Règlements dans cette même vue. PRISE EN MAIN 54 EBP Bar & Restaurant Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets. 2.4.6.2 Le partage de notes Pour régler un ticket, vous avez la possibilité de procéder au partage de note. Vous disposez du bouton Partage que vous trouvez dans l’écran des règlements. Cette option permet de sélectionner les plats à régler pour chaque convive. Il est également possible de réaliser un Multi-règlement dans le partage de note. 2.4.7 La note Le bouton Note vous permet d’imprimer une note reprenant le montant global du ticket, la ou les TVA figurant dans le ticket ainsi que le nombre de repas concernés par le ticket. Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 55 2.5 Comment imprimer mon journal des tickets Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par taux de TVA. 􀂃 Indiquez la période d’impression à prendre en compte. 􀂃 Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon différentes périodicités. 􀂃 Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le bouton Paramétrer. 􀂃 Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier. 2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées : 􀂃 Activité du restaurant par tranche horaire, 􀂃 Activité du restaurant par serveur, 􀂃 Résultat des ventes, 􀂃 Statistiques de ventes par tarif, 􀂃 Graphique Restauration. Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles retournés, le nombre d’articles offerts… Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 56 EBP Bar & Restaurant 2.7 La clôture de caisse La clôture de caisse a pour conséquences : 􀂃 La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront plus être supprimés, 􀂃 La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces, 􀂃 La clôture des mouvements de caisse, 􀂃 La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde antérieur. Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse. 􀂃 Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements. 􀂃 Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression : Imprimante ou Imprimante ticket. 􀂃 Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture. 􀂃 Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 Onglet Caisse page 50), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires, Chèques et Tickets restaurant. 􀂃 Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez sur Oui. Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 57 2.8 La remise en banque La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque, vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse + Mouvements de caisse. Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque automatiquement. 2.8.1 Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations. 􀂃 Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés. 􀂃 Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous souhaitez remettre qu’un type de règlement. 􀂃 Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez pas valider la remise en banque. 􀂃 Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton OK. 􀂃 Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message demande de confirmer la remise en banque. Confirmez. 2.8.2 Des règlements de type Carte bancaire Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise en banque. Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour éditer le bordereau de remise en banque. PRISE EN MAIN 58 EBP Bar & Restaurant 3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE 3.1 Liste des tickets de caisse Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur l’onglet Tickets de caisse. Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées dans le front office. En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps, apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte. Traitements dans le back office EBP Bar & Restaurant 59 3.2 Historique clients Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers + Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au client. Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce dans le volet de navigation. Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté. PRISE EN MAIN 60 EBP Bar & Restaurant 3.3 Transfert en comptabilité Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse. 3.3.1 Les 2 types de transfert comptable Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes : 􀂃 Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité. 􀂃 Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable. 3.3.2 Transfert comptable vers EBP Comptabilité Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments : 􀂃 Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques, 􀂃 Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier + Propriétés + Préférences, 􀂃 Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences, Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. 􀂃 Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés. 􀂃 Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse). Traitements dans le back office EBP Bar & Restaurant 61 􀂃 Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer cette option). 􀂃 Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche, vous perdez tout le détail de ces comptes. 􀂃 Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées. PRISE EN MAIN 62 EBP Bar & Restaurant 4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER 4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 4.2 Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données : 􀂃 Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles). 􀂃 Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Back office EBP Bar & Restaurant 63 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Bar & Restaurant. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1 BACK OFFICE 1.1 Menu Dossier 1.1.1 La recopie La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie). 1.1.2 Les utilisateurs Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs). 1.2 Menu Données 1.2.1 Onglet Restauration Cette fonctionnalité permet de gérer la création des tables et des commentaires cuisines. 1.3 Menu Ventes 1.3.1 L’état des devis Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque LES FONCTIONS AVANCEES 64 EBP Bar & Restaurant état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis. 1.3.2 La recherche sur un N° de série Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches. 1.3.3 Les relances commandes clients Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients). 1.3.4 Les factures d’acompte Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte). 1.4 Menu Achats 1.4.1 La recherche des articles par référence fournisseur Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce. 1.4.2 Le réapprovisionnement automatique Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement). Back office EBP Bar & Restaurant 65 1.5 Menu Stock 1.5.1 La mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs : 􀂃 Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente, 􀂃 Recopier des tarifs entre eux très rapidement, 􀂃 Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure, 􀂃 Modifier éventuellement la date d’application, 􀂃 Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient. (Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs). 1.6 Menu Opérations 1.6.1 Les écarts de règlement Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements). 1.6.2 Les relances La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). LES FONCTIONS AVANCEES 66 EBP Bar & Restaurant 1.7 Menu Impressions 1.7.1 Les courriers et lettres types Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers). 1.7.2 L’historique des ventes Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client). 1.7.3 Les statistiques Dans le logiciel EBP Bar & Restaurant, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs. 1.7.4 Les relevés de factures Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi). Back office EBP Bar & Restaurant 67 1.8 Menu Outils 1.8.1 Les champs personnalisés Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou serveurs (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés). 1.8.2 L’agenda L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisis dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda). 1.8.3 Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. LES FONCTIONS AVANCEES 68 EBP Bar & Restaurant 2 FRONT OFFICE 2.1 Menu Ventes 2.1.1 Génération d’une facture Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une facture sera alors générée dans le back office. 2.2 Menu Opérations 2.2.1 Saisie des règlements Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit (aide en ligne, mot clé Règlements). 2.2.2 Regroupement de tickets Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement). Front office EBP Bar & Restaurant 69 2.3 Menu Caisse 2.3.1 Fond de caisse Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en ligne, mot clé Fond de caisse). 2.3.2 Mouvements de caisse Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements). 2.4 Menu Outils 2.4.1 Raccourcis clavier Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé Raccourcis clavier). 2.4.2 Paramétrage des modèles de ticket Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en ligne, mot clé Editeur). Index A Activer ..................................................................................................................... 21 Activité .................................................................................................................... 52 Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27 Agenda ................................................................................................................... 81 Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................... 7 Article ...................................................................................................................... 41 Articles collectifs ..................................................................................................... 62 Assistance technique .............................................................................................. 13 B Banque ................................................................................................................... 43 C Champ personnalisé ............................................................................................... 81 Chiffre d’affaires ...................................................................................................... 52 Civilités ................................................................................................................... 29 Client....................................................................................................................... 36 Client bloqué ........................................................................................................... 37 Clôture de caisse .................................................................................................... 53 Codification automatique ........................................................................................ 28 Collectifs ................................................................................................................. 62 Collection ................................................................................................................ 61 Combinaison ........................................................................................................... 62 Commercial ............................................................................................................. 32 Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28 Configuration requise .............................................................................................. 14 Contact de la société ........................................................................................ 24, 27 Coordonnées .......................................................................................................... 27 Courriers ................................................................................................................. 80 Création de dossier ................................................................................................. 23 D DEB ........................................................................................................................ 79 Déclaration .............................................................................................................. 49 Dépôt ...................................................................................................................... 70 Devise du dossier ................................................................................................... 24 Index EBP Bar & Restaurant 71 E Ecart de règlement ................................................................................................. 79 E-mail EBP ............................................................................................................. 13 Encours maximum .................................................................................................. 37 Evaluation ............................................................................................................... 20 Exportation .............................................................................................................. 81 F Famille articles ........................................................................................................ 39 Familles clients ....................................................................................................... 35 Fichier texte ............................................................................................................ 57 Fidélité .................................................................................................................... 30 Fidélités clients ....................................................................................................... 44 G Gammes ................................................................................................................. 59 H Historique des clients .............................................................................................. 55 Historique des ventes ............................................................................................. 80 I Identification de la société ....................................................................................... 27 Importation .............................................................................................................. 81 Installation monoposte ............................................................................................ 15 J Journal des tickets .................................................................................................. 52 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 19 Lettre de relance ..................................................................................................... 79 Lettres types ........................................................................................................... 80 Lisezmoi.txt ............................................................................................................... 7 Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55 INDEX 72 EBP Bar & Restaurant M Magasin .................................................................................................................. 52 Mise à jour des tarifs ............................................................................................... 79 Mode de règlement ................................................................................................. 34 Montants en caisse ................................................................................................. 49 Mot de passe .......................................................................................................... 27 Multi-dépôt .............................................................................................................. 70 N NAF .................................................................................................................. 23, 27 NII ..................................................................................................................... 23, 27 Nouveau dossier ..................................................................................................... 23 Numérotation des pièces ........................................................................................ 48 O Oxatis...................................................................................................................... 81 P Paramétrage avancé .............................................................................................. 46 Paramétrage classique ........................................................................................... 46 Paramétrage des taux de TVA ................................................................................ 31 Périphérique ........................................................................................................... 47 Préférences du dossier ........................................................................................... 28 Promotion ............................................................................................................... 78 Protocoles validés ................................................................................................... 16 R Racines de comptes ............................................................................................... 29 Rayon ..................................................................................................................... 38 Réapprovisionnement ....................................................................................... 78, 79 Recopie ................................................................................................................... 77 Regroupement ........................................................................................................ 82 Relance ................................................................................................................... 79 Relances commandes clients ................................................................................. 78 Relevés de factures ................................................................................................ 80 Remise en banque .................................................................................................. 54 Réseaux validés ..................................................................................................... 16 Index EBP Bar & Restaurant 73 S Sauvegarde ............................................................................................................ 75 Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13 Service technique (téléphone) ................................................................................ 13 Statistiques ............................................................................................................. 80 Synthèse ................................................................................................................. 69 T Téléphone EBP ....................................................................................................... 13 Thème..................................................................................................................... 45 Ticket ...................................................................................................................... 50 Transfert comptable ................................................................................................ 57 U Utilisateurs .............................................................................................................. 77 NOTES 74 EBP Bar & Restaurant Notes Notes Notes Auto-entrepreneur Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Auto-Entrepreneur Pratic EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : 􀁸 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis 􀁸 Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 8 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 9 Table des matières INSTALLATION .....................................................................................................11 1. AVANT DE COMMENCER.................................................................................11 1.1. Accès au service technique..........................................................................11 1.2. Configuration minimale conseillée................................................................11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.......................................................12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?...........................................................13 4.1. Version d’évaluation.....................................................................................13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................................13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ..............................................................15 6. ECRAN DE TRAVAIL .........................................................................................15 PRISE EN MAIN.....................................................................................................16 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ......................................................16 1.1. Les options à remplir dès maintenant...........................................................16 1.2. Les autres options........................................................................................16 1.3. Gestion des fenêtres ....................................................................................17 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?...................................................................17 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?.....................................................................17 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................18 4.1. L'en-tête du devis.........................................................................................18 4.2. Le corps .......................................................................................................18 4.3. Le pied .........................................................................................................19 4.4. La liste des devis..........................................................................................19 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ..............................................................20 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ..........................21 6.1. Transfert de documents ...............................................................................21 6.2. Duplication ...................................................................................................21 INSTALLATION 10 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?...................................21 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?.................................................................22 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................22 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? .............................................................23 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?.............................................................23 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?........................................................................24 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?...................................................................................24 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................................25 LES FONCTIONS AVANCEES..............................................................................26 1. LE TABLEAU DE BORD.....................................................................................26 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................26 2.1. Création du barème......................................................................................27 2.2. Utilisation du barème éco-contribution .........................................................27 3. HISTORIQUE DES VENTES..............................................................................28 4. LES ECHEANCIERS..........................................................................................28 5. LES STATISTIQUES ..........................................................................................28 6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .......................................................29 7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ......................29 INDEX.....................................................................................................................31 Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : 􀁸 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » 􀁸 Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés :  Windows XP SP2  Windows Vista SP1* * Windows Vista version 32 bits INSTALLATION 12 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-Entrepreneur Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Comment lancer mon logiciel ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 13 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 14 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : 􀁸 Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. 􀁸 Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). 􀁸 Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. 􀁸 Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. 􀁸 Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : 􀁸 Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; 􀁸 Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation PRISE EN MAIN 16 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment créer un article ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 17 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s. PRISE EN MAIN 18 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Comment saisir un devis ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 19 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/prospect Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. PRISE EN MAIN 20 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 21 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. PRISE EN MAIN 22 EBP Auto-Entrepreneur Pratic A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : 􀁸 affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, 􀁸 saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. Comment saisir une Recette ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 23 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes. 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses. PRISE EN MAIN 24 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes. 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 25 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : 􀁸 Les devis à relancer ; 􀁸 Les échéances échues ; 􀁸 Les statistiques des ventes ; 􀁸 Les meilleurs clients ; 􀁸 Les meilleurs articles ; 􀁸 Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. La Gestion de l’éco-contribution EBP Auto-Entrepreneur Pratic 27 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 4. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  du menu Ventes - Règlements – Échéanciers,  du menu Règlements - Clients – Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 5. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Comment archiver mes données ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 29 6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : 􀁸 le manque d'un n° TVA intracommunautaire, 􀁸 la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Index EBP Auto-Entrepreneur Pratic 31 Index AAccès au service technique ....................................................................................11 Acompte..................................................................................................................22 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic....................................................................7 Archivage................................................................................................................29 Articles..............................................................................................................16, 17 BBarème eco-contribution.........................................................................................26 CCharges sociales ....................................................................................................24 Clients.....................................................................................................................17 Code d'activation ....................................................................................................13 Configuration minimale ...........................................................................................11 Corps du devis........................................................................................................18 Création de dossier.................................................................................................15 DDépenses................................................................................................................23 Devis.......................................................................................................................18 Duplication de documents.......................................................................................21 EEchéances..............................................................................................................28 Echéancier..............................................................................................................28 Eco-contribution......................................................................................................26 Ecran de travail.......................................................................................................15 e-mail......................................................................................................................21 FFacture....................................................................................................................20 Facture d’acompte..................................................................................................22 Fonctions avancées................................................................................................26 GGestion des fenêtres...............................................................................................17 INDEX 32 EBP Auto-Entrepreneur Pratic HHistorique clients ..............................................................................................19, 28 Historique eco-contribution .....................................................................................27 IImpôts.....................................................................................................................24 Imprimer..................................................................................................................24 Initialisation du dossier ...........................................................................................16 Installation...............................................................................................................12 JJournal des événements.........................................................................................29 LLancement du logiciel .............................................................................................13 Livre des recettes ...................................................................................................24 MMot de passe ..........................................................................................................16 NNouveau devis........................................................................................................18 Nouvelle Facture.....................................................................................................20 Numerotation ..........................................................................................................16 OOptions du dossier..................................................................................................16 PPied de devis ..........................................................................................................19 Prospects................................................................................................................17 RRecettes..................................................................................................................23 Registre des achats ................................................................................................24 Règlement ..............................................................................................................22 SSauvegarde ............................................................................................................25 Statistiques .............................................................................................................28 TTableau de bord......................................................................................................26 Tarif article..............................................................................................................17 Transfert de documents..........................................................................................21 Assistants en Droit Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2006 EBP Informatique, édition Juin 2008 Convention d’Utilisation d’EBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. La gamme des Assistants en Droit est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes :  Droits du Particulier,  Droit des Sociétés Pratic,  Droit du Travail Pratic,  Droit des Affaires Pratic,  Droit Immobilier Pratic. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide générale composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. Les assistants en Droit 9 Tables des matières INSTALLATION 10 1. AVANT DE COMMENCER 10 1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10 1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10 1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. PRESENTION GENERALE 13 4.1. L’écran de travail ...................................................................................13 4.2. Les barres..............................................................................................14 4.3. La vue Bibliothèque ...............................................................................15 4.4. La vue Document...................................................................................18 REALISATION D’UNE LETTRE 19 1. ETAPES A SUIVRE 19 2. L’ACTE-TYPE 20 2.1. Le texte constant ...................................................................................20 2.2. Les zones réservées..............................................................................20 2.3. Les parties à compléter .........................................................................20 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20 3. L’EDITEUR DE TEXTE 21 3.1. Choix de l’éditeur ...................................................................................21 3.2. Utilisation de Microsoft Word..............................................................21 4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE 21 4.1. Les onglets ............................................................................................21 4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22 4.3. Recherche /Remplace dans le texte......................................................22 4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23 4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26 4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27 INDEX 29 INSTALLATION 10 Les assistants en Droit INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Assistance pendant un mois Pendant un mois, à compter de la date d'achat du logiciel, EBP met à votre disposition une ligne téléphonique pour les problèmes de démarrage et d'installation que vous pourriez rencontrer. Pour y accéder, composez-le : 01 34 94 80 26 Du lundi au vendredi : 10 h à 12 h 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent  Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista),  Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1*  Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 500 Mo  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). Remarque Windows® XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits 1.3. Enregistrement par Internet Si vous désirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur WWW.ebp.com/enr, avant d’installer votre assistant. Comment installer mon logiciel ? Les assistants en Droit 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement si l’autorun de votre système est actif. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produit pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. 3. Sélectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit : les caractéristiques générales du produit s’affichent alors. 4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procédure d’installation du produit. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Utilisez les boutons Suivant pour passer d’une étape à une autre et cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. 5. L’accord de licence doit être lu et accepté pour installer le logiciel. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention à respecter majuscules et minuscules comme indiqué sur votre carton de licence EBP. 7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre répertoire et/ou une autre unité. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de conserver l’option Installation complète. 9. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. INSTALLATION 12 Les assistants en Droit 10. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, lorsque vous validez l’installation démarre. 11. La dernière étape vous permet de lancer directement le logiciel après installation. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du logiciel, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par + Programmes + EBP + Les assistants en Droit. Présention générale Les assistants en Droit 13 4. PRESENTION GENERALE 4.1. L’écran de travail 2. Les barres d’outils Nom de la bibliothèque courante 3. Barre d’état 4. Vue Bibliothèque composée des onglets Sommaire, Recherche et Signet. 5. Vue Document composée des onglets Guide et Acte-type 1. La barre de Raccourcis : chaque icône de la vue EBP correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP et permet d’activer la bibliothèque de votre choix. INSTALLATION 14 Les assistants en Droit 4.2. Les barres 4.2.1. La barre de raccourcis Cette barre est composée de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue pour obtenir les icônes qu’elle contient.  La vue EBP donne accès aux bibliothèques juridiques. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez.  La vue Outils donne accès aux options du logiciel, à l’explorateur et à Interne Explorer (s’il est installé).  La vue MS Office donne accès aux applications de MS Office (Word, Excel, …) si elles sont installées. 4.2.2. Les barres d’outils La barre Format Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,…). La barre Standard Cette barre permet de gérer vos documents et vos lettres. Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué. 4.2.3. La barre d’état Cette barre affiche des messages d’aide et d’état concernant votre clavier ou la zone courante. Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous pouvez déterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non s’afficher par défaut. Présention générale Les assistants en Droit 15 4.3. La vue Bibliothèque Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les documents d’un assistant juridique. 4.3.1. Comment ouvrir une bibliothèque ? Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de raccourcis en cliquant sur l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de donnée. Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran. La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre. 4.3.2. Le sommaire Présentation du sommaire Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :  les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.  les documents, représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône. Déplacement rapide dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. INSTALLATION 16 Les assistants en Droit 4.3.3. Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’applique sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés : Cliquez sur le document qui vous intéresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez directement sur le nom du document. Présention générale Les assistants en Droit 17 4.3.4. Les signets de la bibliothèque Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet. Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. La vue Document est automatiquement mise à jour. INSTALLATION 18 Les assistants en Droit 4.4. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise à jour. 4.4.1. Guide d’un document L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils. 4.4.2. Acte type d’un document L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables. Etapes à suivre Les assistants en Droit 19 REALISATION D’UNE LETTRE 1. ETAPES A SUIVRE Pour réaliser votre lettre à partir d’un acte-type, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 15), l’acte-type qui doit vous servir de modèle, 2. Cliquer sur l’icône de la barre Standard (voir page 14) : la fenêtre de l’éditeur de texte par défaut (voir page 21) s’ouvre avec une copie de la lettretype (voir page 20), 3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 23), 4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page 26), 5. Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre (voir page 27 ), 6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27), 7. Lancez l’impression (voir page 27). REALISATION D’UNE LETTRE 20 Les assistants en Droit 2. L’ACTE-TYPE L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de quatre types de données différents : 2.1. Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. 2.2. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) 2.3. Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. L’éditeur de texte Les assistants en Droit 21 3. L’EDITEUR DE TEXTE Pour réaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met à votre disposition deux éditeurs de texte :  Un éditeur interne,  Microsoft Word . 3.1. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez le menu Outils + Options. Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussée) ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). 3.2. Utilisation de Microsoft Word Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. 4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pieds. 4.1. Les onglets Les onglets Entête et Pieds servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répètera sur toutes les pages de votre lettre. L’onglet Corps reçoit la copie de l’acte-type et permet de définir la lettre elle-même. Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante (voir page 18). REALISATION D’UNE LETTRE 22 Les assistants en Droit 4.2. Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. 4.2.1. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. 4.2.2. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. 4.2.3. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + . 4.3. Recherche /Remplace dans le texte La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot en mot recherché. La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. Les fonctions de l’éditeur interne Les assistants en Droit 23 4.4. Mise en forme du texte 4.4.1. Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot 4.4.2. Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de tout le texte Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Sélection d’un tableau Utilisez la commande Sélectionner le tableau du menu Edition. 4.4.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr REALISATION D’UNE LETTRE 24 Les assistants en Droit Retour à la ligne Retour à la ligne avec fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement, ...). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. 4.4.4. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : 1. Sélectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur à l’endroit désiré, 4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. 4.4.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Les fonctions de l’éditeur interne Les assistants en Droit 25 Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d’outils Format propose quelques raccourcis icônes. 4.4.6. Bordure de paragraphe Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés. L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. REALISATION D’UNE LETTRE 26 Les assistants en Droit 4.4.7. Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z. 4.4.8. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. 4.4.9. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). 4.5. Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier le format de la page, les marges d’impression et l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). Les fonctions de l’éditeur interne Les assistants en Droit 27 4.6. Suivi de la lettre 4.6.1. Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. 4.6.2. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. 4.6.3. Impression de la lettre Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. 4.6.4. Fermeture de l’éditeur Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix. REALISATION D’UNE LETTRE 28 Les assistants en Droit 4.6.5. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et choisissez la lettre. 4.6.6. Créer une lettre de A à Z Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. Index Les assistants en Droit 29 INDEX A Acte-type....................................................................................................... 19, 21 Affichage Entête/Pied ......................................................................................... 23 Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7 Aperçu écran de la lettre..................................................................................... 28 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 16 Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26 Attributs de texte................................................................................................. 25 B Barre de raccourcis............................................................................................. 15 Bibliothèque........................................................................................................ 16 C Configuration minimale ....................................................................................... 11 Contour............................................................................................................... 26 Copie de texte..................................................................................................... 25 Correcteur orthographique.................................................................................. 27 D Défaire une fonction............................................................................................ 27 Déplacement dans le sommaire ......................................................................... 16 Déplacement dans le texte ................................................................................. 24 Déplacement de page en page........................................................................... 23 Déplacement de texte......................................................................................... 25 Développement du sommaire............................................................................. 16 Dictionnaire......................................................................................................... 27 Document ........................................................................................................... 19 E Encadrement ...................................................................................................... 26 Enregistrement par Internet ................................................................................ 11 Entête de page ................................................................................................... 22 INDEX 30 Les assistants en Droit F Fermer une fenêtre............................................................................................. 28 Fin de ligne ......................................................................................................... 24 Fin de texte......................................................................................................... 24 Fond ................................................................................................................... 26 G Guide .................................................................................................................. 19 I Impression de la lettre ........................................................................................ 28 Insertion d’image ................................................................................................ 27 Insertion de tableau ............................................................................................ 27 Insertion de texte ................................................................................................ 27 Installation........................................................................................................... 12 Internet................................................................................................................ 11 L Lettre Enregistrer....................................................................................................... 28 Imprimer .......................................................................................................... 28 Modifier ........................................................................................................... 29 Ligne pointillée.................................................................................................... 23 Ligne vierge ........................................................................................................ 25 M Mode Normal ...................................................................................................... 23 Mode Page ......................................................................................................... 23 Modifier une lettre............................................................................................... 29 O Orthographe (correction)..................................................................................... 27 Ouvrir une bibliothèque....................................................................................... 16 Ouvrir une lettre.................................................................................................. 29 P Paragraphe Attributs........................................................................................................... 26 Pied de page....................................................................................................... 22 R Réaliser sa lettre................................................................................................. 20 Recherche d’un mot............................................................................................ 17 Index Les assistants en Droit 31 Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23 Répertoire d’installation ...................................................................................... 12 Répéter une fonction .......................................................................................... 27 Retour à la ligne.................................................................................................. 25 S Saisie de texte .................................................................................................... 24 Sélection d’une partie ......................................................................................... 24 Sélection de mot ................................................................................................. 24 Sélection de tableau ........................................................................................... 24 Sélection de tout le texte..................................................................................... 24 Signet ................................................................................................................. 18 Sommaire ........................................................................................................... 16 Suppression de texte .......................................................................................... 24 Symbole Insertion .......................................................................................................... 27 T Tableau Insertion .......................................................................................................... 27 Sélection ......................................................................................................... 24 Texte Attributs........................................................................................................... 26 Copie............................................................................................................... 25 Déplacement ................................................................................................... 25 Insertion .......................................................................................................... 27 Saisie .............................................................................................................. 24 Suppression .................................................................................................... 24 Trame ................................................................................................................. 26 EBP Agence Immobilière 3 Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 1999-2006 EBP Informatique, édition mai 2006 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence Immobilière ou Sommaire et index du menu ?. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. EBP Agence Immobilière 3 7 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 11 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11 1.1. Accès.....................................................................................................11 1.2. Horaires .................................................................................................11 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12 2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12 2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15 5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15 6. L’AIDE 15 INSTALLATION ET LANCEMENT 17 1. INSTALLATION MONOPOSTE 17 2. INSTALLATION EN RESEAU 18 2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18 2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18 2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19 2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21 2.7. Mises à jour et nouvelles versions.........................................................21 2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21 3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22 4. CODE DE DEBRIDAGE 22 5. VERSIONS DISPONIBLES 23 6. OUVERTURE D’UN DOSSIER 23 8 EBP Agence Immobilière 3 PRINCIPES D’UTILISATION 24 1. PRESENTATION 24 2. LES BARRE D'OUTILS 24 3. LA BARRE OUTLOOK 28 4. LA BARRE D’ETAT 29 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30 6. LA GESTION DES FENETRES 31 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34 PRISE EN MAIN 35 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36 2.1. Les options du dossier...........................................................................36 2.2. Les informations société........................................................................37 2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38 2.4. Les autres options .................................................................................39 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41 3.1. Les données obligatoires.......................................................................41 3.2. Les autres paramètres...........................................................................44 CREER SES PREMIERS VENDEURS 45 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46 2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46 2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52 4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53 4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54 4.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................54 EBP Agence Immobilière 3 9 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55 CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 57 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58 2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58 2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60 3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61 3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61 3.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................62 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 63 1. PRESENTATION 63 2. FICHE VENDEUR 64 2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65 2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67 3. FICHE ACQUEREUR 68 3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70 4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70 4.2. La transaction ........................................................................................71 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73 6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73 6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73 6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74 TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 1. FAIRE DES DIAPORAMA 76 1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76 1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 79 10 EBP Agence Immobilière 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80 4. PREPARER LES MAILINGS 83 5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT 84 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88 AUTRES TRAITEMENTS 90 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91 INDEX 93 Assistance technique EBP Agence Immobilière 3 11 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. Accès L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique . Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:  utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de surseoir à votre demande en connaissance de cause. 01 34 94 20 00  exposez votre problème par e-mail immobilier.support@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Horaires Du lundi au jeudi  8h00 à 19h00 Le vendredi  8h00 à 18h00 AVANT DE COMMENCER 12 EBP Agence Immobilière 3 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 2.1. Caractéristiques générales EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples. Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à mesure. Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données. A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles exigences des clients. Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions. L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les documents proposés par défaut dans le logiciel. Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des tâches au sein d’une même société. 2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3 Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous Windows 95 ou supérieurs. Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable (Barres d’outils, barre de raccourcis,…). La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur, directement à partir du logiciel. Présentation du logiciel EBP Agence Immobilière 3 13 LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL : Fonctions générales  Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les photos),  Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),  Nombre illimité de bases de données,  Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,  Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion et affichage des utilisateurs connectés,  Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,  Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet saisies dans la base,  Envoyer des messages électroniques à un contact,  Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,  Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,  Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents fichiers installés,  Aide en ligne contextuelle,  Assistant de démarrage,  Astuces du jour, Saisie des données  A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases (vues, type d’affaires, état général…),  Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,  Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type d’affaire…),  En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout (exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,  Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir rapidement),  Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.  Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être déclenchés au moment de la saisie,  Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une archive,  Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec modification possible ou réédition,  Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou PNG, AVANT DE COMMENCER 14 EBP Agence Immobilière 3  Retouche des images,  Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique compatible TWAIN,  Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,  Mise en forme des mémos, des textes, des annonces. Traitements  Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),  Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,  Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,  Modification des données de rapprochement,  Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,  Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux modèles,  Calcul des commissions dès la vente. Autres Traitements  Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,  Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,  Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou un journal,  Gestion évoluée de la pige,  Gestion de l’historique selon critères,  Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,  Génération de mailings,  Simulation de calculs d’emprunts,  Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,  Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.  Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés. 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000, XP ou NT. 32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du programme. Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée. Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition au préalable. La place disque nécessaire EBP Agence Immobilière 3 15 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo. Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation personnalisée. Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation. 5. LE FICHIER LISEZ-MOI Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. 6. L’AIDE Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1 sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence Immobilière. Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales étapes à suivre. ? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment faire … ». Installation monoposte EBP Agence Immobilière 3 17 INSTALLATION ET LANCEMENT 1. INSTALLATION MONOPOSTE L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom. Si vous avez un lecteur de CD Rom : 1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur. Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4. 2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter 3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom. Un assistant vous accueille. 4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante. 5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière. 1. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de licence en cliquant sur Oui. 2. L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de faire une installation Complète qui installe alors tous les composants. Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors signalés. INSTALLATION ET LANCEMENT 18 EBP Agence Immobilière 3 3. L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier \ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton Parcourir. Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant. 2. INSTALLATION EN RESEAU Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte du logiciel sur votre réseau. 2.1. Liste des réseaux validés Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP. Réseaux Poste à poste Windows 95, Windows 98 Windows NT4 Workstation Serveur dédié Windows NT Server 3.51 / 4.0 Novell Netware 3.12 et supérieur 2.2. Protocoles réseaux validés Vous pouvez utiliser au choix les protocoles : TCP/IP , IPX/SPX NETBEUI (excepté pour Novell). Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur. Installation en réseau EBP Agence Immobilière 3 19 2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié. 2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP). Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ Répertoire de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data Modèles d’impression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report Modèles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document Modèles de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup 2.3.2. Mise en place de l’accès aux données Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez "Partager…"). Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple. 2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers installés. Aussi, vous devez avoir les chemins suivants : Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ Répertoire de données X:\Data Modèles d’impression X\Report Modèles de documents X :\Document Modèles de données X :\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes X :\Backup INSTALLATION ET LANCEMENT 20 EBP Agence Immobilière 3 2.4. Installation et configuration en réseau dédié L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur. ATTENTION : Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume de données. 2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel (seul l’administrateur peut donner ces droits). 2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir § Installation et lancement - 2.3). Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur). 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10 - Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande LOAD OS2.NAM. - Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront installées). - Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD OS2.NAM. - Redémarrer le serveur. Installation en réseau EBP Agence Immobilière 3 21 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter sont les suivantes : - Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG - Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront installées) - Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD LONG - Redémarrez le serveur 2.7. Mises à jour et nouvelles versions Attention ! ! A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une mise à jour. 2.8. Problème d’utilisation IMPORTANT ! ! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : - les câbles réseaux, - les cartes réseaux, - procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. INSTALLATION ET LANCEMENT 22 EBP Agence Immobilière 3 3. LANCEMENT DU LOGICIEL Pour lancer le logiciel, utilisez le menu : Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/ Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel par un double-clic. 4. CODE DE DEBRIDAGE Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau). Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors de travailler en mode complet. Puis validez par Ok. Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères que vous lisez sur le courrier EBP. Lance l’application Lance le fichier d’aide Tapez la raison sociale inscrite sur le courrier. Tapez le code de débridage inscrit sur le courrier. Saisissez votre numéro de licence Versions disponibles EBP Agence Immobilière 3 23 5. VERSIONS DISPONIBLES Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau. La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de débridage. 6. OUVERTURE D’UN DOSSIER Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu /Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement. Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône . Choisissez alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid). PRINCIPES D’UTILISATION 24 EBP Agence Immobilière 3 PRINCIPES D’UTILISATION 1. PRESENTATION Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur. Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données. Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte. 2. LES BARRE D'OUTILS Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement. Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres d'outils. Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à vos besoins. A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée. Icônes Fichiers Nouvelle base de données (Ctrl+N). Ouvrir une base de données (Ctrl +O). Imprime les données en cours. Aperçu à l’écran. Les Barre d'outils EBP Agence Immobilière 3 25 Icônes Edition Annuler (Ctrl + Z). Rétablir (Ctrl + Y). Couper une sélection pour la placer dans le presse-papiers en attente d’un Coller. Copier les données du presse papier. Coller les données du presse papier Rechercher . Rechercher suivant (F3). Propriétés. Icônes Affichage Boîte de regroupement Dimensionnent. Euro activé/désactivé. Icône Navigation Premier. Page précédente. Précédent. Suivant. Page suivante. Dernier. PRINCIPES D’UTILISATION 26 EBP Agence Immobilière 3 Rafraîchir. Rechercher . Rechercher suivant (F3). Nouveau. Supprimer. Enregistrer. Annuler. Marque page. Retrouver marque page. Aller à la page. Enregistrer sous. Icônes Données Acquéreurs. Vendeurs. Négociateurs. Supports publicitaires. Les Barre d'outils EBP Agence Immobilière 3 27 Icône Traitements Agenda. Diaporama. Graphique. Icône Format Remplacer (Ctrl + H). Mettre texte en gras. Mettre texte en italique. Mettre texte en souligné. Aligner le texte à gauche. Centrer le texte. Aligner le texte à droite. Ajouter une puce au paragraphe. Police et Taille du texte. Icônes Outils Options. Paramétrage du modèle. Sauvegarde. PRINCIPES D’UTILISATION 28 EBP Agence Immobilière 3 3. LA BARRE OUTLOOK La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une opération sans ouvrir le menu adéquat. Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs. Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok. Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama. Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois. Commandes du menu Données. Commandes du menu Traitement. Commandes du menu Impression. Commandes du menu Outils. Accès aux outils Microsoft. La Barre d’état EBP Agence Immobilière 3 29 4. LA BARRE D’ETAT La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base de données ouverte. Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette base (exclusif ou partagé). Mode d’ouverture exclusif ou partagé. Nom de la Base de données. PRINCIPES D’UTILISATION 30 EBP Agence Immobilière 3 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton de la barre d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier. F1 Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné. F2 ou Enter Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel Ctrl + Enter F4 Appelle la liste dans un champ liste. F5 Rafraîchir. F6-F7 Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre. ALT + F4 Fermer le programme Agence. Ctrl + Esc Afficher le menu Démarrer. CTRL + X Couper. CTRL + C Copier. CTRL + V Coller. CTRL + Supp supprimer. CTRL + Z Annuler. TAB ou Enter Champ suivant. MAJ + TAB Ou Champ précédent. MAJ + Enter Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification ou ferme la fiche. Enter Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche dans un champ liste. La gestion des fenêtres EBP Agence Immobilière 3 31 6. LA GESTION DES FENETRES Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille, apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran. Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet Détail et l’onglet Texte en même temps. L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le compléter avec les données souhaitées. La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les colonnes affichées. Le détail est la description complète de la fiche. Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée. PRINCIPES D’UTILISATION 32 EBP Agence Immobilière 3 Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres. Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture. Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles. 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre recherche. Il existe deux niveaux de tri dans une grille : - Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des affaires par Secteur. - Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple, faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement. Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est également possible de faire un tri par colonne. Recherche / Tri de la liste / Propriétés EBP Agence Immobilière 3 33 Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par numéro : Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent de rendre visibles ou pas les colonnes. Regroupement par Drag and Drop de la colonne Tri par colonne par simple clic. PRINCIPES D’UTILISATION 34 EBP Agence Immobilière 3 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le bouton ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée / Entrée).  Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées (les champs sont en gras). Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les champs concernés. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton . Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton . L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.  Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné (par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu /Données/Motifs de suppression. Accès au dossier de démonstration EBP Agence Immobilière 3 35 PRISE EN MAIN Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence. 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration », alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers créés par Agence Immobilière apparaît. Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base. Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas dans la barre d’état. Ouvre la base en mode consultation. En réseau, ouvre le dossier en exclusif Demo.aid est le fichier de démonstration. PRISE EN MAIN 36 EBP Agence Immobilière 3 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du logiciel à travers cette société de démonstration. 2.1. Les options du dossier Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes les options par défaut sont modifiables. L’onglet des options Générales Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les options les plus importantes. - Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte par l’utilisateur. - Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix. Les premières informations à saisir EBP Agence Immobilière 3 37 De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous convient le mieux entre TAB et Enter. - Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position de chacune de vos fenêtres. - Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs fenêtres ouvertes. - Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran. 2.2. Les informations société L’onglet Société Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par cet onglet. Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX. Clic ici pour envoyer un message électronique. CEDEX PRISE EN MAIN 38 EBP Agence Immobilière 3 2.3. Initialiser les différentes commissions L’onglet commissions Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez ici. Indiquez les commissions par type d’affaires. Puis donnez la répartition. Les premières informations à saisir EBP Agence Immobilière 3 39 2.4. Les autres options L’onglet Rapprochement Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut sont déterminés en fonction de vos options. La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options. L’onglet Euro Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton . PRISE EN MAIN 40 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Format Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez. L’onglet Répertoires L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau. L’onglet Sauvegarde Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine. L’onglet Documents Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici les modèles de documents à prendre par défaut. De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les documents. Les premières données à saisir EBP Agence Immobilière 3 41 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 3.1. Les données obligatoires L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en place tous ces fichiers de base. Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données. Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la grille. PRISE EN MAIN 42 EBP Agence Immobilière 3 Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires / acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2, Ancien…). Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins. Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à définir avec les sites d’envoi des annonces. Saisissez la description. « Chalet ». Modifiez la description annonce si elle est différente. Par défaut, est reprise la description « Chalet ». Chalet Chalet Définissez la catégorie à laquelle elle appartient. Définissez la correspondance avec les sites pour l’envoi des annonces Les premières données à saisir EBP Agence Immobilière 3 43 Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par ce même procédé. Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu /Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par .  Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la validation d’un vendeur ou d’un acquéreur. Tignes Tignes PRISE EN MAIN 44 EBP Agence Immobilière 3 3.2. Les autres paramètres Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.  N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les données que vous désirez. Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.). Présentation des données vendeurs EBP Agence Immobilière 3 45 CREER SES PREMIERS VENDEURS 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les options au choix : - Menu /Données/Vendeurs, - Barre Outlook et Vendeurs, - Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres. Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées. De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir § Principes d’utilisation – 5.). Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche (dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez découvrir les champs de saisie. CREER SES PREMIERS VENDEURS 46 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.  Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.). 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 2.1. Les étapes à suivre pas à pas permet de créer un nouveau vendeur. Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente, Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire. Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / . 9 1000000 Maison Rambouillet Recopier les coordonnées entre Affaire / vendeur Création d'un nouveau vendeur EBP Agence Immobilière 3 47 L’onglet Détail2 Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les acquéreurs, ces informations sont importantes. Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse. CREER SES PREMIERS VENDEURS 48 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Textes Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple recopie ou différents pour chaque zone. Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une publication de petites annonces. Recopier le texte de l’affichette. Recopier le texte de la petite annonce. Rendre l’annonce active Création d'un nouveau vendeur EBP Agence Immobilière 3 49 L’onglet Gestion Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat après validation de la fiche. La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire. Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans la liste change « Promesse ». L’onglet Mémo Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les mots-clé de la fiche acquéreur. A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par . Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet Photos voir § Traitements Particuliers - 1.). CREER SES PREMIERS VENDEURS 50 EBP Agence Immobilière 3 2.2. Les différents textes pour les éditions Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en euros. « Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH (horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le bouton Affichette. N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte d’impression). « Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée. (menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication). « Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que vous éditez pour un acquéreur intéressé. Le mandat avec le vendeur EBP Agence Immobilière 3 51 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat. Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la fiche du vendeur. Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait une erreur. Différents modèles en fonction du type de mandat. CREER SES PREMIERS VENDEURS 52 EBP Agence Immobilière 3 Après la validation un simple clic sur ouvre la boîte de dialogue pour l’impression. Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.). 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction de l’évolution de l’affaire. Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes). Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.). Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les listes (voir § Traitements particuliers – 6.). A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel/courrier/rendez-vous…). Modifier les données d'un vendeur EBP Agence Immobilière 3 53 4.1. Rechercher un vendeur Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ. Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône . Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux autres fiches. CERF CREER SES PREMIERS VENDEURS 54 EBP Agence Immobilière 3 4.2. Compléter la fiche du vendeur Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. 4.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le bouton Imprimer. N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins. Critères d’édition Historique de la fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 55 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements. Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante. Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton adéquat. Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être pour un acquéreur ou tous, etc… CREER SES PREMIERS VENDEURS 56 EBP Agence Immobilière 3 De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des sélections qui vous intéressent. Présentation des données acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 57 CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les options au choix : - Menu /Données/Acquéreurs, - Barre Outlook et Acquéreurs, - Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres. Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées. De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ; pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement (voir § Principes d’utilisation – 6.). CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 58 EBP Agence Immobilière 3 Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez découvrir les champs de saisie. L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier. 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 2.1. Créer une fiche acquéreur permet de créer un nouvel acquéreur. Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant, utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. L’onglet Détail 2 Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour. Création d'un nouvel acquéreur EBP Agence Immobilière 3 59 L’onglet Mémo Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur. 2.2. Connaître les critères de son futur achat L’onglet Critère Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type). Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et vendeur. Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur. Validez la fiche par le bouton . Pour créer un nouveau secteur. CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 60 EBP Agence Immobilière 3 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction de son suivi. Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important. Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum. Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions, vous devrez faire un certain nombre de tâches. Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes. Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers - 6.). A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel / courrier / rendez-vous…). Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible par le menu /Traitement/Historique. Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…) Modification de la fiche acquéreur EBP Agence Immobilière 3 61 3.1. Rechercher un acquéreur Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ . Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F. Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder aux autres fiches. 3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. LES ETOILES CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 62 EBP Agence Immobilière 3 3.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le bouton Imprimer.  N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins. Présentation EBP Agence Immobilière 3 63 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 1. PRESENTATION Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la saisie de leur fiche. Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat. Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la fiche acquéreur. Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 64 EBP Agence Immobilière 3 2. FICHE VENDEUR 2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous allez rechercher les acquéreurs potentiels. Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs. De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un acquéreur potentiel. Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères, comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire. Fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 65 Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat. Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver d’autres acquéreurs. 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous. Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans l’appel la référence au vendeur. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 66 EBP Agence Immobilière 3 Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous à venir. Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les actions en cours. Met à jour l’historique vendeur Met à jour l’historique acquéreur Fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 67 2.3. La relance à l'acquéreur Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire. Réfléchit quelques jours avant de se décider ». Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 68 EBP Agence Immobilière 3 3. FICHE ACQUEREUR 3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat. Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier les critères de recherche en fonction des résultats. Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas pour masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous. Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche descriptive, si vous le souhaitez. Cache les infos confidentielles Appelle la fiche de l’affaire Fiche acquéreur EBP Agence Immobilière 3 69 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite. Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera présent dans l’historique. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 70 EBP Agence Immobilière 3 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous aboutissez à une négociation. 4.1. Promesse d’achat La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur. Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur. Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la ligne est d’une autre couleur). Signer une promesse ou un compromis de vente EBP Agence Immobilière 3 71 4.2. La transaction La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette dernière n’étant pas obligatoire. Renseignez alors toutes les données de la transaction. La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en fonction du prix de la vente. L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions. Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la liste) est devenu Acheteur. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 72 EBP Agence Immobilière 3 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite. Vous souhaitez leur envoyer un courrier. Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé. Effectuer un suivi des acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 73 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous, les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…). Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action enregistrée ici. 6.2. Présenter des nouvelles affaires Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles affaires à un acquéreur. Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles affaires en cours. Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier. Si l’acquéreur vous appelle, alors par simple clic sur Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide. Nouvelle action Négociateur RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 74 EBP Agence Immobilière 3 6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre agence. Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et combinez CTRL+Supp ou . Une boîte de suppression vous demande le motif de suppression. Effectuer un suivi des acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 75 Validez la suppression après avoir renseigné le motif.  Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les acquéreurs supprimés. Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée. TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 EBP Agence Immobilière 3 TRAITEMENTS PARTICULIERS 1. FAIRE DES DIAPORAMA Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu. 1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la luminosité). Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP sont reconnus dans le logiciel. Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN. Faire des diaporama EBP Agence Immobilière 3 77 Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image. Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate. Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire « Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence. Interface TWAIN TRAITEMENTS PARTICULIERS 78 EBP Agence Immobilière 3 1.2. Elaborer un diaporama Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama. Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux photos. Préparer la parution des petites annonces EBP Agence Immobilière 3 79 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours. Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin. La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin. La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces concernées. Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour chacune d’entre elles. TRAITEMENTS PARTICULIERS 80 EBP Agence Immobilière 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des sites internet immobiliers. Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont aussi remplies avec les correspondances adéquates. Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :  Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.  Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.  Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.  Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les correspondances de types des sites.  Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les correspondances de types des sites.  Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les correspondances de types des sites. La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces concernées. Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à 2000 caractères pour le site d’ImmoStreet. Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces. Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos panoramiques. Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce (celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos). Préparer la publication des petites annonces EBP Agence Immobilière 3 81 Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1 à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire vendue). Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer. Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces (qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des annonces. Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement. Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce. Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement, en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche le compte rendu de l’envoi. L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont proposés. Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :  123Immo : adresse du site : http://fr.123immo.com/ adresse mail : service.clientele@123immo.com téléphone : 0 826 00 31 31.  SNPI : adresse du site : http://www.snpi.fr/ envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm téléphone : 01.53.64.91.91.  SeLoger : adresse du site : http://www.seloger.com/ demande d’informations à l’adresse : http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm téléphone : 0800 089 089. TRAITEMENTS PARTICULIERS 82 EBP Agence Immobilière 3  ImmoStreet : adresse du site : http://www.immostreet.com/ adresse mail : contact@immostreetpro.com demande d’informations à l’adresse : http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con tacter. Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par site choisi pour l’envoi d’annonces. Préparer les mailings EBP Agence Immobilière 3 83 4. PREPARER LES MAILINGS Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients. Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire. Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings », la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings. Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings », la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs, les destinataires du mailing et générer les mailings. TRAITEMENTS PARTICULIERS 84 EBP Agence Immobilière 3 5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le menu /Traitement/Simulation d’emprunt. Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des deux calculs si la fenêtre est redimensionnée. Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an. En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra, le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce plan sera construit. Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton Différence. Comment faire une pige très rapidement EBP Agence Immobilière 3 85 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur, Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu. Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs, Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour l’ouvrir. TRAITEMENTS PARTICULIERS 86 EBP Agence Immobilière 3 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des statistiques par vendeur ou par acquéreur. Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et propriétés (par exemple modifier les légendes). Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF. La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML. Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles EBP Agence Immobilière 3 87 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression, vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu /Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans lequel vous placez les variables du fichier. Menu /Outils/Paramétrage du modèle TRAITEMENTS PARTICULIERS 88 EBP Agence Immobilière 3 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un nouveau document. L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence. Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de texte simple. Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle. Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre traitement de texte. Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données. Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document. Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons. Personnaliser / créer ses propres documents EBP Agence Immobilière 3 89 Catégorie Nom de votre document Format du fichier AUTRES TRAITEMENTS 90 EBP Agence Immobilière 3 AUTRES TRAITEMENTS 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. La sauvegarde dépend des options que vous avez définies : Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel. Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (images, données, archives). Maintenance de la base de données EBP Agence Immobilière 3 91 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les compteurs. Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur. Index EBP Agence Immobilière 3 93 INDEX A Accès à la démonstration ......................................................................................................35 Acquéreur .............................................................................................................................57 Créer un acquéreur............................................................................................................58 Critères .............................................................................................................................59 Imprimer ...........................................................................................................................62 Mémo................................................................................................................................59 Modifier............................................................................................................................60 Rechercher ........................................................................................................................61 Supprimer un acquéreur....................................................................................................74 Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73 Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19 Assistance technique.............................................................................................................11 B Barre d’état .....................................................................................................................29, 35 Barre Outlook .......................................................................................................................28 C Code de débridage ................................................................................................................22 Commissions ............................................................................................................13, 14, 71 Création Secteur ..............................................................................................................................43 Type d'affaires ..................................................................................................................42 Création du dossier ...............................................................................................................13 Création d'une fiche ..............................................................................................................34 D Diaporama ....................................................................................................14, 48, 76, 77, 78 E E-mail ...................................................................................................................................11 G Gestion des fenêtres..............................................................................................................31 Graphiques......................................................................................................................14, 86 H Horaires ................................................................................................................................11 INDEX 94 EBP Agence Immobilière 3 I Impression ............................................................................................................................87 Créer ses modèles .............................................................................................................88 Liste de données ...............................................................................................................44 Installation Mise à jour........................................................................................................................21 Monoposte ........................................................................................................................17 Réseau ..............................................................................................................................18 Réseau dédié.....................................................................................................................20 Réseau poste à poste .........................................................................................................19 Réseaux validés ................................................................................................................18 L La configuration matérielle...................................................................................................14 La place disque .....................................................................................................................15 Lancement du logiciel...........................................................................................................22 Les Barre d'outils..................................................................................................................24 Icônes................................................................................................................................24 Les points forts .....................................................................................................................12 Ligne téléphonique ...............................................................................................................11 Lisezmoi ...............................................................................................................................15 M Maintenance de la base de données ......................................................................................91 Marque page .........................................................................................................................13 MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37 Messages électroniques ........................................................................................................13 Modifier une fiche ................................................................................................................34 Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19 O Options Commissions ....................................................................................................................38 Documents......................................................................................................................40 Euro ............................................................................................................................39, 40 Générales ..........................................................................................................................36 Rapprochement .................................................................................................................39 Répertoires........................................................................................................................40 Sauvegardes...................................................................................................................40 Société ..............................................................................................................................37 Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23 P Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84 Photos Mise en place des photos ..................................................................................................76 Pige.................................................................................................................................14, 85 Index EBP Agence Immobilière 3 95 Présentation du logiciel.........................................................................................................12 Propriétés d'une liste.............................................................................................................32 Protocoles validés .................................................................................................................18 R Rapprochement...............................................................................................................14, 63 Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68 Dans la fiche Transaction .................................................................................................71 Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64 Promesse d’achat ..............................................................................................................70 Relance de l’acquéreur......................................................................................................67 Vente ................................................................................................................................70 Visite-Compte rendu.........................................................................................................69 Visite–Compte rendu........................................................................................................65 Recherche .......................................................................................................................14, 32 Réseaux validés ....................................................................................................................18 S Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90 Statistiques............................................................................................................................86 Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73 Suivi des affaires ..................................................................................................................72 Supprimer une fiche..............................................................................................................34 T Touches de raccourcis...........................................................................................................30 Tri de la liste.........................................................................................................................32 TWAIN.................................................................................................................................76 V Vendeur ................................................................................................................................45 Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46 Historique .........................................................................................................................55 Informations confidentielles .............................................................................................46 Mandat........................................................................................................................49, 51 Mémo................................................................................................................................49 Modifier ses données ........................................................................................................52 Onglet Détail.....................................................................................................................46 Onglet Détail2...................................................................................................................47 Onglet Gestion..................................................................................................................49 Onglet textes Affichette ......................................................................................................................50 Annonce........................................................................................................................50 Commercial ..................................................................................................................50 Onglet Textes....................................................................................................................48 Rechercher ........................................................................................................................53 Sélection des vendeurs......................................................................................................46 Versions disponibles.............................................................................................................23 EBP Gestion Commerciale PRO Pour Windows® XP et Vista Manuel utilisateur Table des matières Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1 Comparez ......................................................................................................................................... 1 Evaluez ............................................................................................................................................. 1 Achetez............................................................................................................................................. 1 Activez .............................................................................................................................................. 1 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3 Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5 Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5 Dossier ..................................................................................................................................................... 7 Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7 Fermer un dossier ................................................................................................................................ 7 Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 7 Quitter .................................................................................................................................................. 7 Nouveau ............................................................................................................................................... 7 Création d'un dossier ....................................................................................................................... 7 Etape 2 : Identification de la société ................................................................................................ 8 Etape 3 : L'adresse .......................................................................................................................... 8 Etape 4 : Le contact ......................................................................................................................... 8 Etape 5 : Choix de la devise............................................................................................................. 8 Recopie ................................................................................................................................................ 8 La recopie ......................................................................................................................................... 8 Recopie des pièces de ventes ......................................................................................................... 9 Recopie des pièces d'achats ............................................................................................................ 9 Recopie des pièces de stock ........................................................................................................... 9 Recopie des paiements clients ........................................................................................................ 9 Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 10 Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 10 Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 10 Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 10 Utilisateurs ......................................................................................................................................... 10 Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 10 Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 11 Liste des droits ............................................................................................................................... 12 Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 12 Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 13 Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 13 Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 13 Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 13 Droits BANQUE .............................................................................................................................. 13 Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 13 Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 14 Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 14 Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 14 Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 14 Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 14 Droits UNITES ................................................................................................................................ 14 Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 14 Droits DEVISES ............................................................................................................................. 14 Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 14 Droits DEB ...................................................................................................................................... 15 Droits DIVERS ................................................................................................................................ 15 1. VENTES ............................................................................................................................... 15 Droits DEVIS .................................................................................................................................. 15 Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 15 Droits BL ......................................................................................................................................... 15 Droits FACTURES .......................................................................................................................... 15 Table des matières 2. ACHATS ............................................................................................................................... 15 Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 16 Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 16 Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 16 3. STOCKS ............................................................................................................................... 16 Droits ENTREES ............................................................................................................................ 16 Droits SORTIES ............................................................................................................................. 16 Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 16 Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 16 OPERATIONS ................................................................................................................................ 16 OUTILS........................................................................................................................................... 17 INTERNET ..................................................................................................................................... 17 Modification du mot de passe ........................................................................................................ 17 Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 17 Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 17 Historique des connexions ............................................................................................................. 17 Propriétés ........................................................................................................................................... 18 Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 18 Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 18 Le mémo......................................................................................................................................... 18 Infos base de données ................................................................................................................... 18 Coordonnées .................................................................................................................................. 18 Préférences .................................................................................................................................... 19 Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 30 Configuration de l'impression ............................................................................................................. 30 Configuration de l'impression ......................................................................................................... 30 Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 31 Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 31 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 31 La sauvegarde ................................................................................................................................... 31 La sauvegarde ................................................................................................................................ 31 Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 32 Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 32 Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 32 Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 33 Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 33 La restauration ................................................................................................................................... 33 La restauration ............................................................................................................................... 33 Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 33 Type de restauration ...................................................................................................................... 34 Répertoire de destination ............................................................................................................... 34 Affichage ................................................................................................................................................ 35 La barre d'état .................................................................................................................................... 35 Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 35 Le volet de navigation ........................................................................................................................ 35 Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 36 Barres d'outils .................................................................................................................................... 36 Barres d'outils ................................................................................................................................. 36 Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 36 Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 37 Barre d'outils Données ................................................................................................................... 37 Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 38 Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 38 Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 39 Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 39 Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 39 Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 39 Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 40 Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 40 Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 40 Données ................................................................................................................................................ 41 La fiche Affaire ................................................................................................................................... 41 La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 41 La fiche Devise .................................................................................................................................. 42 La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 42 Les filtres ............................................................................................................................................ 42 Stock .................................................................................................................................................. 43 La fiche Dépôt ................................................................................................................................ 43 La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................... 44 La fiche Promotions ou Soldes ...................................................................................................... 44 La fiche Unité ................................................................................................................................. 45 La fiche Localisation ....................................................................................................................... 45 La fiche Gamme ............................................................................................................................. 45 Articles ............................................................................................................................................ 46 Articles collectifs ............................................................................................................................. 59 Familles d'articles ........................................................................................................................... 62 Codes remises ............................................................................................................................... 68 Collections ...................................................................................................................................... 70 Combinaisons ................................................................................................................................. 71 Tiers ................................................................................................................................................... 73 La fiche Contact ............................................................................................................................. 73 Clients............................................................................................................................................. 73 Familles de clients .......................................................................................................................... 89 Fournisseurs ................................................................................................................................... 91 Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 95 Commerciaux ..................................................................................................................................... 96 La fiche Commercial ....................................................................................................................... 96 Onglet Formules de commissions .................................................................................................. 96 Création d'une formule de commissions ........................................................................................ 97 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 98 Onglet Infos .................................................................................................................................... 98 Onglet Région ................................................................................................................................ 98 Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 98 Modes de règlement .......................................................................................................................... 99 La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 99 Les écarts de règlement ............................................................................................................... 100 Les écarts de change ................................................................................................................... 100 Banques ........................................................................................................................................... 101 La fiche Banque ........................................................................................................................... 101 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 101 Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 101 Onglet Infos .................................................................................................................................. 101 Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 102 DEB .................................................................................................................................................. 102 La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 102 La fiche Mode de transport........................................................................................................... 102 La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 102 La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 103 Divers ............................................................................................................................................... 103 La fiche NAF ................................................................................................................................. 103 La fiche Code postal ..................................................................................................................... 103 La fiche Département ................................................................................................................... 104 La fiche Pays ................................................................................................................................ 104 Tableau de bord ............................................................................................................................... 104 Le tableau de bord ....................................................................................................................... 104 Les règlements clients .................................................................................................................. 105 Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 106 Liste des données ............................................................................................................................ 106 La liste des données .................................................................................................................... 106 Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 107 Table des matières Ventes .................................................................................................................................................. 109 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 109 Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 109 L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 109 Appel du client .............................................................................................................................. 110 Type de facturation ....................................................................................................................... 110 Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 111 Saisie des articles ........................................................................................................................ 111 Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 112 Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 112 Onglet Infos .................................................................................................................................. 114 Onglet Règlement ........................................................................................................................ 114 Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 115 Onglet Echéances ........................................................................................................................ 116 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 116 Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 117 La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 117 Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 117 Liste des devis .............................................................................................................................. 118 Liste des commandes .................................................................................................................. 118 Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 119 Liste des factures ......................................................................................................................... 120 L'avoir ........................................................................................................................................... 121 Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 121 Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 125 Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 125 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 126 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 126 Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 126 Livraison des commandes............................................................................................................ 126 La livraison partielle ...................................................................................................................... 127 Traitement des commandes ......................................................................................................... 127 Relances .......................................................................................................................................... 128 Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 128 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 129 Les relances des Devis ................................................................................................................ 129 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 129 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 129 Achats .................................................................................................................................................. 131 Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 131 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 131 Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 131 Entête de pièce ............................................................................................................................ 131 Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 132 Type de facturation ....................................................................................................................... 133 Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 133 Pied de pièce ................................................................................................................................ 133 Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 134 Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 134 La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 134 Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 135 Liste des bons de réception ......................................................................................................... 136 Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 136 La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 137 Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 137 Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 138 Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 138 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 138 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 138 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 139 Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 139 La réception partielle .................................................................................................................... 139 Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 139 Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 139 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 140 Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 140 Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 141 Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 141 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 141 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 141 Stock .................................................................................................................................................... 143 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 143 Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 143 La saisie des articles .................................................................................................................... 143 Onglet Infos .................................................................................................................................. 143 Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 144 La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 144 Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 144 Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 144 Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 144 Liste des inventaires ..................................................................................................................... 145 Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 145 Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 145 Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 145 L'inventaire ................................................................................................................................... 145 Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 146 Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 146 Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 146 Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 146 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 147 Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 147 Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 148 Intervalle de sélection ................................................................................................................... 148 Modification du tarif ...................................................................................................................... 148 Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 148 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 148 Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 149 Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 149 Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 149 Choix des données à modifier ...................................................................................................... 149 Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 150 Intervalle des articles .................................................................................................................... 150 Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 150 Modification du tarif ...................................................................................................................... 150 Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 150 Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 150 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 151 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 152 Opérations ........................................................................................................................................... 153 Ecart de règlements ......................................................................................................................... 153 Règlements clients ........................................................................................................................... 153 Les règlements clients .................................................................................................................. 153 Affectation du paiement................................................................................................................ 155 Affectation du règlement .............................................................................................................. 155 Remise en banque ........................................................................................................................... 155 La remise en banque .................................................................................................................... 155 Modifier le RIB .............................................................................................................................. 156 Table des matières Lettre de change relevé................................................................................................................ 156 Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 157 Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 157 Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 157 Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 158 Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 159 Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 159 Opération de virement .................................................................................................................. 160 Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 160 Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 160 Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 160 Sélection des clients ..................................................................................................................... 160 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 161 Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 161 Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 161 Génération automatique des paiements ...................................................................................... 161 Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 162 Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 162 Options du transfert comptable .................................................................................................... 162 Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 163 Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 164 Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 164 Lettres de relance ............................................................................................................................ 165 La lettre de relance ....................................................................................................................... 165 Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 166 DEB .................................................................................................................................................. 166 La DEB ......................................................................................................................................... 166 Validation de la DEB .................................................................................................................... 167 Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 167 Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 168 Impression de la DEB ................................................................................................................... 169 Facturation périodique ..................................................................................................................... 169 Génération des factures périodiques ........................................................................................... 169 Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 169 Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 170 Alertes .......................................................................................................................................... 170 Classification des clients .................................................................................................................. 170 Définition des classifications ........................................................................................................ 170 Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 171 Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 172 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 173 Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 174 La mise à jour de la classification ................................................................................................ 175 Une sélection de clients ............................................................................................................... 175 Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 175 Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 175 EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 175 Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 175 Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 181 Impressions ......................................................................................................................................... 183 Sélection des affaires ....................................................................................................................... 183 Sélection des articles ....................................................................................................................... 183 Sélection des clients ........................................................................................................................ 183 Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 183 Sélection des devises ...................................................................................................................... 183 Sélection des familles articles .......................................................................................................... 183 Sélection des familles clients ........................................................................................................... 183 Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 184 Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 184 Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 184 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 184 Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 185 Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 186 Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 186 Impression de la relation client ........................................................................................................ 187 Impression des étiquettes ................................................................................................................ 188 Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 188 Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 189 Impression des encours dépassés .................................................................................................. 189 Impression des paiements ............................................................................................................... 190 Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 190 Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 191 Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 191 Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 192 Pièces .............................................................................................................................................. 192 Impression des pièces .................................................................................................................. 192 Options d'impression des pièces .................................................................................................. 193 Traites .............................................................................................................................................. 193 Impression des traites .................................................................................................................. 193 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 194 Liste des pièces ............................................................................................................................... 194 Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 194 Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 194 Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 195 Journaux .......................................................................................................................................... 195 Ventes .......................................................................................................................................... 195 Achats........................................................................................................................................... 196 Courriers et lettres types .................................................................................................................. 197 Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 197 Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 198 Création d'un classeur .................................................................................................................. 198 Création d'une lettre ..................................................................................................................... 198 Données ........................................................................................................................................... 198 Impression des affaires ................................................................................................................ 198 Impression des articles ................................................................................................................. 199 Impression des clients .................................................................................................................. 199 Impression des commerciaux ...................................................................................................... 200 Impression des familles d'articles................................................................................................. 200 Impression des familles de clients ............................................................................................... 200 Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 201 Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 201 Impression des textes standards ................................................................................................. 202 Articles collectifs ........................................................................................................................... 202 Banques ....................................................................................................................................... 203 Codes remises ............................................................................................................................. 203 Collections .................................................................................................................................... 204 Devises ......................................................................................................................................... 204 Dépôts .......................................................................................................................................... 204 Frais de port ................................................................................................................................. 205 Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 205 Localisations / Rayons ................................................................................................................. 206 Modes de règlement ..................................................................................................................... 206 Promotions ou soldes ................................................................................................................... 207 Unités ........................................................................................................................................... 207 Gammes ....................................................................................................................................... 208 DEB .............................................................................................................................................. 208 Divers ........................................................................................................................................... 210 Historique des ventes ...................................................................................................................... 212 Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 212 Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 213 Table des matières Historique des achats ...................................................................................................................... 213 Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 213 Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 214 Statistiques....................................................................................................................................... 214 Impression des commissions commerciaux................................................................................. 214 Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 215 Articles .......................................................................................................................................... 215 Clients........................................................................................................................................... 217 Fournisseurs ................................................................................................................................. 219 Stock ................................................................................................................................................ 221 Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 221 Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 221 Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 222 Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 222 Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 223 Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 223 Outils .................................................................................................................................................... 225 Recalcul des données ...................................................................................................................... 225 Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 225 Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 225 Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 225 Le journal des évènements .............................................................................................................. 225 Champs personnalisés .................................................................................................................... 226 Les champs personnalisés ........................................................................................................... 226 Agenda ............................................................................................................................................. 226 L'agenda ....................................................................................................................................... 226 Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 227 Options de l'agenda ..................................................................................................................... 227 Suppression de données ................................................................................................................. 227 Suppression de données.............................................................................................................. 227 Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 228 Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 228 Suppression des paiements ......................................................................................................... 228 Archivage des données ................................................................................................................... 228 Archivage des données ................................................................................................................ 228 Import paramétrable ......................................................................................................................... 228 Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 229 Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 229 Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 230 Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 230 Import du fichier articles ............................................................................................................... 231 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 231 Import du fichier clients ................................................................................................................ 232 Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 232 Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 233 Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 233 Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 233 Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 233 Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 234 Export paramétrable ........................................................................................................................ 234 Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 234 Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 234 Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 235 Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 235 Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 235 Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 235 Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 236 Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 236 Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 236 Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 236 Import Devis Flash ....................................................................................................................... 236 Internet ................................................................................................................................................. 241 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 241 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 241 Envoi des données ....................................................................................................................... 241 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 242 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 242 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 242 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 243 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 243 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 243 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 243 La préparation des données ........................................................................................................ 243 Télécharger les commandes............................................................................................................ 244 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 244 Sélection de la période ................................................................................................................. 244 Choix du client .............................................................................................................................. 244 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 245 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 245 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 245 Choix du format d'export .............................................................................................................. 245 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 245 Création du fichier XML ................................................................................................................ 246 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 246 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 246 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 247 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 247 Menu ? ................................................................................................................................................. 249 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 249 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 249 Divers ................................................................................................................................................... 251 Félicitations ...................................................................................................................................... 251 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 251 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 252 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ..................................................................................................... 255 Comment activer le logiciel ? ............................................................................................................... 257 Activation manuelle du logiciel ..................................................................................................... 257 Dossier ................................................................................................................................................. 259 Ouverture d'un dossier ..................................................................................................................... 259 Fermer un dossier ............................................................................................................................ 259 Arrêter toutes les impressions ......................................................................................................... 259 Quitter .............................................................................................................................................. 259 Nouveau ........................................................................................................................................... 259 Création d'un dossier ................................................................................................................... 259 Etape 2 : Identification de la société ............................................................................................ 260 Etape 3 : L'adresse ...................................................................................................................... 260 Etape 4 : Le contact ..................................................................................................................... 260 Etape 5 : Choix de la devise......................................................................................................... 260 Recopie ............................................................................................................................................ 260 La recopie ..................................................................................................................................... 260 Recopie des pièces de ventes ..................................................................................................... 261 Recopie des pièces d'achats ........................................................................................................ 261 Recopie des pièces de stock ....................................................................................................... 261 Recopie des paiements clients .................................................................................................... 261 Recopie des paiements fournisseurs ........................................................................................... 262 Recopie des lignes d'action .......................................................................................................... 262 Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................... 262 Recopie des fichiers de base ....................................................................................................... 262 Utilisateurs ....................................................................................................................................... 262 Gestion des utilisateurs ................................................................................................................ 262 Table des matières Création de droits pour un utilisateur ........................................................................................... 263 Liste des droits ............................................................................................................................. 264 Droits CLIENTS ............................................................................................................................ 264 Droits FOURNISSEURS .............................................................................................................. 265 Droits ARTICLES ......................................................................................................................... 265 Droits COMMERCIAUX ................................................................................................................ 265 Droits MODE DE REGLEMENT ................................................................................................... 265 Droits BANQUE ............................................................................................................................ 265 Droits FRAIS DE PORT ............................................................................................................... 265 Droits FAMILLES ARTICLES ....................................................................................................... 266 Droits FAMILLES CLIENTS ......................................................................................................... 266 Droits FAMILLES FOURNISSEURS ............................................................................................ 266 Droits PROMOTIONS SOLDES ................................................................................................... 266 Droits CODE REMISE .................................................................................................................. 266 Droits UNITES .............................................................................................................................. 266 Droits LOCALISATIONS .............................................................................................................. 266 Droits DEVISES ........................................................................................................................... 266 Droits TEXTES STANDARDS ...................................................................................................... 266 Droits DEB .................................................................................................................................... 267 Droits DIVERS .............................................................................................................................. 267 1. VENTES ............................................................................................................................. 267 Droits DEVIS ................................................................................................................................ 267 Droits COMMANDES ................................................................................................................... 267 Droits BL ....................................................................................................................................... 267 Droits FACTURES ........................................................................................................................ 267 2. ACHATS ............................................................................................................................. 267 Droits COMMANDES FOURNISSEURS ..................................................................................... 268 Droits BONS DE RECEPTION ..................................................................................................... 268 Droits FACTURES D’ACHAT ....................................................................................................... 268 3. STOCKS ............................................................................................................................. 268 Droits ENTREES .......................................................................................................................... 268 Droits SORTIES ........................................................................................................................... 268 Droits ORDRES DE FABRICATION ............................................................................................ 268 Droits INVENTAIRE ..................................................................................................................... 268 OPERATIONS .............................................................................................................................. 268 OUTILS......................................................................................................................................... 269 INTERNET ................................................................................................................................... 269 Modification du mot de passe ...................................................................................................... 269 Changement d'utilisateur .............................................................................................................. 269 Utilisateurs connectés .................................................................................................................. 269 Historique des connexions ........................................................................................................... 269 Propriétés ......................................................................................................................................... 270 Paramétrage de la devise locale .................................................................................................. 270 Barèmes DEEE ............................................................................................................................ 270 Le mémo....................................................................................................................................... 270 Infos base de données ................................................................................................................. 270 Coordonnées ................................................................................................................................ 270 Préférences .................................................................................................................................. 271 Taux de TVA et TPF ..................................................................................................................... 282 Configuration de l'impression ........................................................................................................... 282 Configuration de l'impression ....................................................................................................... 282 Options du convertisseur de fichiers - Excel ................................................................................ 283 Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................. 283 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................. 283 La sauvegarde ................................................................................................................................. 283 La sauvegarde .............................................................................................................................. 283 Que sauvegarder ? ....................................................................................................................... 283 Où sauvegarder ? ......................................................................................................................... 284 Saisie d'un commentaire .............................................................................................................. 284 Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................. 284 Sauvegarde en ligne .................................................................................................................... 285 La restauration ................................................................................................................................. 285 La restauration ............................................................................................................................. 285 Sélection du fichier de sauvegarde .............................................................................................. 285 Type de restauration .................................................................................................................... 285 Répertoire de destination ............................................................................................................. 286 Affichage .............................................................................................................................................. 287 La barre d'état .................................................................................................................................. 287 Barre de fenêtres ............................................................................................................................. 287 Le volet de navigation ...................................................................................................................... 287 Options du menu Fenêtre ................................................................................................................ 288 Barres d'outils .................................................................................................................................. 288 Barres d'outils ............................................................................................................................... 288 Barre d'outils Dossier ................................................................................................................... 288 Barre d'outils Navigation .............................................................................................................. 289 Barre d'outils Données ................................................................................................................. 289 Barre d'outils Formatage texte enrichi ......................................................................................... 290 Barre d'outils Ventes .................................................................................................................... 290 Barre d'outils Internet ................................................................................................................... 291 Barre d'outils Achats .................................................................................................................... 291 Barre d'outils Stock....................................................................................................................... 291 Barre d'outils Opérations .............................................................................................................. 291 Barre d'outils Tiers........................................................................................................................ 292 Barre d'outils Outils ...................................................................................................................... 292 Barre d'outils Utilisateurs .............................................................................................................. 292 Données .............................................................................................................................................. 293 La fiche Affaire ................................................................................................................................. 293 La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 293 La fiche Devise ................................................................................................................................ 294 La fiche Texte standard ................................................................................................................... 294 Les filtres .......................................................................................................................................... 294 Stock ................................................................................................................................................ 295 La fiche Dépôt .............................................................................................................................. 295 La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 296 La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 296 La fiche Unité ............................................................................................................................... 297 La fiche Localisation ..................................................................................................................... 297 La fiche Gamme ........................................................................................................................... 297 Articles .......................................................................................................................................... 298 Articles collectifs ........................................................................................................................... 309 Familles d'articles ......................................................................................................................... 312 Codes remises ............................................................................................................................. 317 Collections .................................................................................................................................... 319 Combinaisons ............................................................................................................................... 319 Tiers ................................................................................................................................................. 321 La fiche Contact ........................................................................................................................... 321 Clients........................................................................................................................................... 321 Familles de clients ........................................................................................................................ 338 Fournisseurs ................................................................................................................................. 339 Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 344 Commerciaux ................................................................................................................................... 345 La fiche Commercial ..................................................................................................................... 345 Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 345 Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 345 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 346 Onglet Infos .................................................................................................................................. 347 Onglet Région .............................................................................................................................. 347 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 347 Modes de règlement ........................................................................................................................ 347 La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 347 Table des matières Les écarts de règlement ............................................................................................................... 348 Les écarts de change ................................................................................................................... 349 Banques ........................................................................................................................................... 349 La fiche Banque ........................................................................................................................... 349 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 350 Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 350 Onglet Infos .................................................................................................................................. 350 Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 350 DEB .................................................................................................................................................. 350 La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 350 La fiche Mode de transport........................................................................................................... 351 La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 351 La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 351 Divers ............................................................................................................................................... 352 La fiche NAF ................................................................................................................................. 352 La fiche Code postal ..................................................................................................................... 352 La fiche Département ................................................................................................................... 352 La fiche Pays ................................................................................................................................ 353 Tableau de bord ............................................................................................................................... 353 Le tableau de bord ....................................................................................................................... 353 Les règlements clients .................................................................................................................. 354 Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 354 Liste des données ............................................................................................................................ 355 La liste des données .................................................................................................................... 355 Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 356 Ventes .................................................................................................................................................. 357 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 357 Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 357 L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 357 Appel du client .............................................................................................................................. 358 Type de facturation ....................................................................................................................... 358 Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 359 Saisie des articles ........................................................................................................................ 359 Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 360 Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 360 Onglet Infos .................................................................................................................................. 362 Onglet Règlement ........................................................................................................................ 362 Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 363 Onglet Echéances ........................................................................................................................ 364 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 364 Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 365 La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 365 Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 365 Liste des devis .............................................................................................................................. 366 Liste des commandes .................................................................................................................. 366 Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 367 Liste des factures ......................................................................................................................... 368 L'avoir ........................................................................................................................................... 369 Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 369 Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 373 Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 373 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 373 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 373 Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 373 Livraison des commandes............................................................................................................ 373 La livraison partielle ...................................................................................................................... 374 Traitement des commandes ......................................................................................................... 374 Relances commandes clients .......................................................................................................... 375 Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 375 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 376 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 376 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 376 Achats .................................................................................................................................................. 379 Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 379 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 379 Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 379 Entête de pièce ............................................................................................................................ 379 Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 380 Type de facturation ....................................................................................................................... 381 Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 381 Pied de pièce ................................................................................................................................ 381 Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 382 Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 382 La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 382 Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 383 Liste des bons de réception ......................................................................................................... 384 Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 384 La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 385 Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 385 Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 386 Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 386 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 386 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 386 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 387 Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 387 La réception partielle .................................................................................................................... 387 Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 387 Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 387 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 388 Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 388 Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 389 Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 389 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 389 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 389 Stock .................................................................................................................................................... 391 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 391 Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 391 La saisie des articles .................................................................................................................... 391 Onglet Infos .................................................................................................................................. 391 Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 392 La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 392 Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 392 Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 392 Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 392 Liste des inventaires ..................................................................................................................... 393 Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 393 Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 393 Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 393 L'inventaire ................................................................................................................................... 393 Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 394 Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 394 Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 394 Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 394 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 395 Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 395 Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 396 Intervalle de sélection ................................................................................................................... 396 Modification du tarif ...................................................................................................................... 396 Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 396 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 396 Table des matières Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 397 Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 397 Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 397 Choix des données à modifier ...................................................................................................... 397 Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 398 Intervalle des articles .................................................................................................................... 398 Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 398 Modification du tarif ...................................................................................................................... 398 Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 398 Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 398 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 399 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 400 Opérations ........................................................................................................................................... 401 Ecart de règlements ......................................................................................................................... 401 Règlements clients ........................................................................................................................... 401 Les règlements clients .................................................................................................................. 401 Affectation du paiement................................................................................................................ 403 Affectation du règlement .............................................................................................................. 403 Remise en banque ........................................................................................................................... 403 La remise en banque .................................................................................................................... 403 Modifier le RIB .............................................................................................................................. 404 Lettre de change relevé................................................................................................................ 404 Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 405 Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 405 Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 405 Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 406 Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 407 Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 407 Opération de virement .................................................................................................................. 408 Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 408 Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 408 Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 408 Sélection des clients ..................................................................................................................... 408 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 409 Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 409 Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 409 Génération automatique des paiements ...................................................................................... 409 Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 410 Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 410 Options du transfert comptable .................................................................................................... 410 Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 411 Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 412 Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 412 Lettres de relance ............................................................................................................................ 413 La lettre de relance ....................................................................................................................... 413 Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 414 DEB .................................................................................................................................................. 414 La DEB ......................................................................................................................................... 414 Validation de la DEB .................................................................................................................... 415 Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 415 Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 416 Impression de la DEB ................................................................................................................... 417 Facturation périodique ..................................................................................................................... 417 Génération des factures périodiques ........................................................................................... 417 Alertes .......................................................................................................................................... 417 Classification des clients .................................................................................................................. 418 Définition des classifications ........................................................................................................ 418 Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 418 Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 419 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 420 Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 422 La mise à jour de la classification ................................................................................................ 422 Une sélection de clients ............................................................................................................... 423 Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 423 Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 423 EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 423 Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 423 Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 429 Impressions ......................................................................................................................................... 431 Sélection des affaires ....................................................................................................................... 431 Sélection des articles ....................................................................................................................... 431 Sélection des clients ........................................................................................................................ 431 Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 431 Sélection des devises ...................................................................................................................... 431 Sélection des familles articles .......................................................................................................... 431 Sélection des familles clients ........................................................................................................... 431 Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 432 Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 432 Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 432 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432 Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 433 Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 434 Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 434 Impression de la relation client ........................................................................................................ 435 Impression des étiquettes ................................................................................................................ 436 Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 436 Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 437 Impression des encours dépassés .................................................................................................. 437 Impression des paiements ............................................................................................................... 438 Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 438 Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 439 Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 439 Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 440 Pièces .............................................................................................................................................. 440 Impression des pièces .................................................................................................................. 440 Options d'impression des pièces .................................................................................................. 441 Traites .............................................................................................................................................. 441 Impression des traites .................................................................................................................. 441 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 442 Liste des pièces ............................................................................................................................... 442 Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 442 Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 442 Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 443 Journaux .......................................................................................................................................... 443 Ventes .......................................................................................................................................... 443 Achats........................................................................................................................................... 444 Courriers et lettres types .................................................................................................................. 445 Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 445 Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 446 Création d'un classeur .................................................................................................................. 446 Création d'une lettre ..................................................................................................................... 446 Données ........................................................................................................................................... 446 Impression des affaires ................................................................................................................ 446 Impression des articles ................................................................................................................. 447 Impression des clients .................................................................................................................. 447 Impression des commerciaux ...................................................................................................... 448 Impression des familles d'articles................................................................................................. 448 Table des matières Impression des familles de clients ............................................................................................... 448 Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 449 Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 449 Impression des textes standards ................................................................................................. 450 Articles collectifs ........................................................................................................................... 450 Banques ....................................................................................................................................... 451 Codes remises ............................................................................................................................. 451 Collections .................................................................................................................................... 452 Devises ......................................................................................................................................... 452 Dépôts .......................................................................................................................................... 452 Frais de port ................................................................................................................................. 453 Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 453 Localisations / Rayons ................................................................................................................. 454 Modes de règlement ..................................................................................................................... 454 Promotions ou soldes ................................................................................................................... 455 Unités ........................................................................................................................................... 455 Gammes ....................................................................................................................................... 456 DEB .............................................................................................................................................. 456 Divers ........................................................................................................................................... 458 Historique des ventes ...................................................................................................................... 460 Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 460 Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 461 Historique des achats ...................................................................................................................... 461 Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 461 Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 462 Statistiques....................................................................................................................................... 462 Impression des commissions commerciaux................................................................................. 462 Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 463 Articles .......................................................................................................................................... 463 Clients........................................................................................................................................... 465 Fournisseurs ................................................................................................................................. 467 Stock ................................................................................................................................................ 469 Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 469 Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 469 Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 470 Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 470 Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 471 Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 471 Outils .................................................................................................................................................... 473 Recalcul des données ...................................................................................................................... 473 Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 473 Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 473 Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 473 Le journal des évènements .............................................................................................................. 473 Champs personnalisés .................................................................................................................... 474 Les champs personnalisés ........................................................................................................... 474 Agenda ............................................................................................................................................. 474 L'agenda ....................................................................................................................................... 474 Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 475 Options de l'agenda ..................................................................................................................... 475 Suppression de données ................................................................................................................. 475 Suppression de données.............................................................................................................. 475 Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 476 Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 476 Suppression des paiements ......................................................................................................... 476 Archivage des données ................................................................................................................... 476 Archivage des données ................................................................................................................ 476 Import paramétrable ......................................................................................................................... 476 Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 477 Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 477 Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 478 Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 478 Import du fichier articles ............................................................................................................... 479 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 479 Import du fichier clients ................................................................................................................ 480 Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 480 Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 481 Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 481 Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 481 Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 481 Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 482 Export paramétrable ........................................................................................................................ 482 Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 482 Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 482 Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 483 Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 483 Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 483 Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 483 Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 484 Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 484 Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 484 Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 484 Import Devis Flash ....................................................................................................................... 484 Internet ................................................................................................................................................. 489 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 489 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 489 Envoi des données ....................................................................................................................... 489 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 490 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 490 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 490 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 491 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 491 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 491 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 491 La préparation des données ........................................................................................................ 491 Télécharger les commandes............................................................................................................ 492 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 492 Sélection de la période ................................................................................................................. 492 Choix du client .............................................................................................................................. 492 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 493 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 493 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 493 Choix du format d'export .............................................................................................................. 493 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 493 Création du fichier XML ................................................................................................................ 494 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 494 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 494 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 495 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 495 Menu ? ................................................................................................................................................. 497 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 497 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 497 Divers ................................................................................................................................................... 499 Félicitations ...................................................................................................................................... 499 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 499 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 500 Index .................................................................................................................................................... 503 1 Ecran d'accueil (logiciel non activé) Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 3 Ecran d'accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez :  Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,  Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,  Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,  Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,  Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. 5 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. 7 Dossier Ouverture d'un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :  A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.  A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.  Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.  A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP). Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Arrêter toutes les impressions La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours. Quitter La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Nouveau Création d'un dossier Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Word PRO Plus 8 Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 2 : Identification de la société Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 3 : L'adresse Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 4 : Le contact Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise Etape 5 : Choix de la devise En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier. Recopie La recopie Dossier 9 Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de ventes Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces d'achats Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de stock Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements clients Word PRO Plus 10 Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements fournisseurs Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des lignes d'action Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des déclarations d'échanges de biens Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base Recopie des fichiers de base Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Utilisateurs Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs. Quelques grands principes Dossier 11 La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts. Comment préparer votre gestion des utilisateurs Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code. Comment créer un utilisateur 1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur Création de droits pour un utilisateur Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Word PRO Plus 12 Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante : 1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire. 2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers. Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance. 3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser. Liste des droits Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.  Paramétrage des impressions DOSSIER  Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration  Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs  Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF FICHIERS  Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord Droits CLIENTS  Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML  Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,  Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)  Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables  Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 13  Suppression clients : Supprimer  Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées  Import/Export clients: Import/Export Droits FOURNISSEURS  Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML  Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,  Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)  Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables  Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression fournisseurs : Supprimer  Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées  Import/Export fournisseurs : Import/Export Droits ARTICLES  Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML  Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage  Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement  Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs  Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression articles : Supprimer  Statistiques articles : Statistiques Articles  Import/Export articles: Import/Export Droits COMMERCIAUX  Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commerciaux: Supprimer  Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux Droits MODE DE REGLEMENT  Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression mode de règlement: Supprimer Droits BANQUE  Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression banque: Supprimer Droits FRAIS DE PORT  Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression frais de port: Supprimer Word PRO Plus 14 Droits FAMILLES ARTICLES  Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles articles: Supprimer  Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles Droits FAMILLES CLIENTS  Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles clients: Supprimer  Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients Droits FAMILLES FOURNISSEURS  Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression famille fournisseurs: Supprimer  Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs Droits PROMOTIONS SOLDES  Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression promotions ou soldes : Supprimer Droits CODE REMISE  Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression code remise: Supprimer Droits UNITES  Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression unités: Supprimer Droits LOCALISATIONS  Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression localisations: Supprimer Droits DEVISES  Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devises: Supprimer Droits TEXTES STANDARDS  Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 15  Suppression textes standards: Supprimer Droits DEB  Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression DEB: Supprimer Droits DIVERS  Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression divers: Supprimer  Import Codes Postaux : Import PIECES  Impression Pièces 1. VENTES  Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier  Impression journaux et historique - Ventes  Impression listes des pièces - Ventes Droits DEVIS  Traitement devis: Regroupement, Transfert  Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devis: Supprimer Droits COMMANDES  Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle  Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes: Supprimer Droits BL  Traitement BL: Regroupement, Transfert  Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression BL: Supprimer Droits FACTURES  Traitement factures: Transfert  Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures: Supprimer 2. ACHATS  Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier Word PRO Plus 16  Impression journaux et historique - Achats  Impression listes des pièces - Achats Droits COMMANDES FOURNISSEURS  Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle  Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes fournisseurs: Supprimer Droits BONS DE RECEPTION  Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert  Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression bons de réception: Supprimer Droits FACTURES D’ACHAT  Traitement factures d'achat: Transfert  Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable  Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures d'achat: Supprimer 3. STOCKS  Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser Droits ENTREES  Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer  Suppression entrées: Supprimer Droits SORTIES  Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer  Suppression sorties: Supprimer Droits ORDRES DE FABRICATION  Suppression ordres de fabrication: Supprimer Droits INVENTAIRE  Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer  Suppression inventaire: Supprimer OPERATIONS  Ecart de règlement: Ecart de règlements  DEB : Déclaration, Impression de la DEB  Transfert comptable : Transfert en comptabilité Dossier 17  Facturation périodique : Facturation périodique  Bascule euros : Basculement en euros OUTILS  Champs personnalisés  Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression  Filtres  Agenda INTERNET  Fonctionnalités Internet Modification du mot de passe Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Changement d'utilisateur Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier. Utilisateurs connectés Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :  Le code de l’utilisateur connecté,  Le nom de l’utilisateur,  Son e-mail,  Sa fonction,  Son numéro de téléphone,  La date de la connexion,  L’heure de la connexion,  Le nombre de connexions,  Le nom de l’ordinateur. Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs. Historique des connexions L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :  Le nom de l’ordinateur, Word PRO Plus 18  La date de connexion,  L’heure de connexion,  Le nom de l’utilisateur. Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre. Propriétés Paramétrage de la devise locale Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise. Barèmes DEEE La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Le mémo Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés. Infos base de données Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données. Coordonnées Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Dossier 19 Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE). Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !! Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données. Préférences Bouton Articles Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles. Choix du tarif Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille. Codification automatique de l'article Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise. Word PRO Plus 20 Libellé des variables de la formule de calcul Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables. Bouton Formats Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Modifier Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé. Supprimer Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un  . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression. Création d'un format Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Dossier 21 Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez :  Le symbole décimal,  Le nombre de chiffres après la virgule,  La devise (symbole et valeur),  Le séparateur de milliers,  L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),  L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),  L’affichage en toutes lettres. Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun. Format Date Déterminez la couleur et le format de date. Format Heure Déterminez la couleur et le format de l’heure. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Bouton Général Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement. Banque Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque). Pays Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut. Activer le mode Client-Serveur IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement. Sauvegarder les informations de l’imprimante Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows. Bouton Décimales Word PRO Plus 22 Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €). Bouton Pièces Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes. Calcul du poids Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif. Génération automatique des factures périodiques ***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations. Comptabilisation des avoirs en négatif Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif. Bouton Devis Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis. Durée de validité des devis La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés. Autoriser la modification des devis en cours Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier. Dossier 23 Bouton Pièces : options pour les ventes Mode de calcul TTC A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Priorité code remise Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement. Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente) Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7. Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client. Avertissement d’une vente à perte Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération. Activer la validation des factures ou avoirs Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. Word PRO Plus 24 En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes. Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable. Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Insérer automatiquement les articles liés Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée. Bouton Pièces : options pour les achats Mode de calcul TTC A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur. Gestion des frais d’approche Dossier 25 Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Bouton Pièces : options pour les stocks Inclure les articles en sommeil Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Inclure les articles non facturables Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Bouton Tiers Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs. Civilités Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs. Clients - Fournisseurs Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001 Modification du N° de Compte Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte. Bouton Divers Word PRO Plus 26 Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité. Transfert ou copie de pièces Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé. Comptabilisation des pièces Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur. Comptabilisation des règlements Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX. Bouton Paramètres du réseau local Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site … Bouton Déclaration d'échanges de biens ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB. Bouton Comptabilité Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable. Dossier Comptabilité Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. Journaux Comptables Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Dossier 27 Transferts Analytiques ***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles. Transfert du pointage ***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement. Bouton Racines de comptes comptables Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés. Client - Fournisseur Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture. Vente - Achat Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences. Banque La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque. Valeurs à l’encaissement Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients. Décaissement Word PRO Plus 28 La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs. Acompte HT Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes. Les comptes du dossier comptable Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces. Ecritures comptables avec ou sans remise J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable. Bouton Numéros de pièces Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression. Numérotation des pièces Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …). Modèle d'impression par défaut Dossier 29 De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC. Bouton Préférences Liaison E-mail Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel. Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Vérifiez les mails entrants toutes les X mins Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Télécharger automatiquement Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation Bouton Gestion des gammes ***Disponible uniquement en version Pro Plus*** Nombre de gammes A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. Codification automatique Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique. Mode de remplissage de l’arbre Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :  Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.  Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché. Word PRO Plus 30  Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement. Paramétrage d'une gamme Cet écran permet de paramétrer chaque gamme. Libellé Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme. Code Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme. Image Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme. Taux de TVA et TPF Taux de TVA Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc… Vente DOM – TOM Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro. Taux de TPF La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc… Configuration de l'impression Configuration de l'impression Dossier 31 Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale. Options du convertisseur de fichiers - Excel Placer toutes les pages sur la même feuille Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente. Options du convertisseur de fichiers - RTF Format de fichier Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF Remplacer les tabulations par des espaces Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF Options du convertisseur de fichiers - Jpeg Résolution Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format Niveau de compression Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg. La sauvegarde La sauvegarde Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Word PRO Plus 32 Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent :  La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,  La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination. Crypter l’archive avec un mot de passe Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe. Ajouter un commentaire à l’archive Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde Sauvegarde Internet Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Saisie d'un commentaire Dossier 33 Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde. Saisie du mot de passe de l'archive Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un. La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination Sélection du fichier de sauvegarde Word PRO Plus 34 Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination Type de restauration Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination Répertoire de destination Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 35 Affichage La barre d'état La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :  Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.  Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule. Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Barre de fenêtres Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Le volet de navigation Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation. Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes  Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,  Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,  Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,  Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne. Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes  Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,  Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,  Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,  Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,  Relation Client : Agenda Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont Word PRO Plus 36 accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème. Options du menu Fenêtre Tout fermer Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes. Barres d'outils Barres d'outils Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :  La barre d’outils Dossier,  La barre d'outils Navigation,  La barre d’outils Données,  La barre d’outils Formatage texte enrichi,  La barre d'outils Ventes,  La barre d’outils Internet,  La barre d'outils Achats,  La barre d’outils Stock,  La barre d’outils Tiers,  La barre d’outils Outils,  La barre d’outils Utilisateurs. Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine. Bulles d’aide La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône. Boutons larges Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale. Barre d'outils Dossier Affichage 37 Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers. Barre d'outils Navigation Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste. Barre d'outils Données Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. Word PRO Plus 38 Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings Barre d'outils Formatage texte enrichi La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces. Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné. Barre d'outils Ventes Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. Affichage 39 : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients. Barre d'outils Internet Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP. Barre d'outils Achats Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs. Barre d'outils Stock Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage. Barre d'outils Opérations Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. Word PRO Plus 40 : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques. Barre d'outils Tiers Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné. Barre d'outils Outils Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés. Barre d'outils Utilisateurs Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs. 41 Données La fiche Affaire L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :  L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,  Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,  L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire. Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Frais de port Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du frais de port à définir. Montant à saisir / Pourcentage/Paliers  Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,  Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi, Word PRO Plus 42