Manuel Utilisateur Guide d’installation et d’initiation EBP Business Plan Pratic 2013

EBP Business Plan Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour un accès direct à l’aide. ? Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.1213 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version non activée............................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21 1.3. Les options............................................................................................ 22 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24 3.3. Spécificités............................................................................................ 25 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 2914 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35 4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.INSTALLATION 16 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go ? Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. ? Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateurINSTALLATION 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : ? En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : ? Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : ? Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, ? Passez par le menu Fichier + Nouveau, ? Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 20 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossierComment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : ? Définir les Préférences du dossier, ? Etablir le paramétrage des Données de base, ? Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisionsPRISE EN MAIN 22 Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.Comment utiliser les fiches de saisie ? 23 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : ? Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. ? Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : ? Un correcteur d’orthographe, ? Un outils d’insertion de champs variables, ? Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.PRISE EN MAIN 24 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : ? Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; ? Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; ? Les Ventes (Négoce, Produits & services); ? Les Achats (Négoce, Produits & services); ? Les Charges Externes ; ? Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; ? Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; ? Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; ? Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans les Préférences Dossiers + Dossier Permanent.Comment saisir les prévisions ? 25 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achatsPRISE EN MAIN 26 Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : ? les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. ? les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1 er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Comment consulter les résultats ? 27 Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.PRISE EN MAIN 28 Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : ? Le compte de résultat, ? Le tableau de trésorerie, ? Le seuil de rentabilité, ? Le bilan, ? Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), ? Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), ? Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. ? Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : ? le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; ? le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 29 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : ? les stocks, ? les encaissements et les décaissements, ? la TVA, ? les amortissements, ? les comptes courants d’associés, ? les emprunts, ? les crédits-bails, ? l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages.PRISE EN MAIN 30 Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : ? Les tableaux sont indiqués par l'icône , ? Les graphiques sont indiqués par l'icône , ? Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer.Comment sauvegarder les donnees ? 31 Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne.32Le tableau de bord 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; ? La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; ? La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; ? La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; ? Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.LES FONCTIONS AVANCEES 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos prévisions dans l’onglet Activités. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent.Les démarches administratives 35 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne.36Index 37 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 ACCRE ................................................................................................................28 Achats..................................................................................................................19 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................27 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................27 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................1938 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................20 Impressions Des grilles ........................................................................................................27 Dossier.............................................................................................................27 Exportations .....................................................................................................27 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................19 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................20 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23Index 39 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................21 Exportation.......................................................................................................27 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................27 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................27 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................26 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................1240 NOTES Gestion de Contacts Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ?? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ?? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ?? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ?? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ?? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ?? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ?? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ?? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ?? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ?? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ?? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ?? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. ECRAN DE DEMARRAGE............................................................................. 22 2. COMMENT CREER UNE PISTE ?................................................................. 23 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? ............................................................ 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 24 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? ......................................................... 25 5.1. Création d’une activité ................................................................................. 25 5.2. Rappel......................................................................................................... 25 5.3. Suivre une activité ....................................................................................... 26 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................. 26 6.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 26 6.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 26 7. L’AGENDA..................................................................................................... 27 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................... 28 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 28 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 29 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?........................................................... 29 13 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ............................................... 29 2.1. Publipostage par courrier............................................................................. 30 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................. 30 3. L’ENVOI DE MAIL.......................................................................................... 31 4. COMMENT ENVOYER DES SMS.................................................................. 31 5. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES........................................................... 31 6. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 32 7. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 32 8. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 32 9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ..................... 33 9.1. La solvabilité ............................................................................................... 33 9.2. La géolocalisation........................................................................................ 33 10. LA CONVERSION DE PISTE....................................................................... 33 11. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR.......................................................... 33 11.1. Des pistes ................................................................................................. 33 11.2. Des contacts.............................................................................................. 34 11.3. Des comptes ............................................................................................. 34 11.4. Des activités.............................................................................................. 34 12. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES .................. 35 12.1. Duplication de fiche ................................................................................... 35 12.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 35 13. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 14 INSTALLATION 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ?? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ?? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP® SP3, Windows Vista® SP1 (32 bits & 64 bits), Windows® 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécuter sous Vista. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion de Contacts Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les prérequis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ?? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ?? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ?? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ?? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ?? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ?? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. INSTALLATION 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail s’articule de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque le menu Contacts est ouvert, dans la barre des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4 PRISE EN MAIN 21 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos prospects et clients et ainsi de leur assurer un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 22 1. ECRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes : ce sont des prospects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qualifiée et intéressée c’est-à-dire dont on sait que l’on pourra faire des affaires avec. - Comptes : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents… PRISE EN MAIN 23 - Activités : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) afin d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec votre compte. - Agenda : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer une piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. 24 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. Remarque Une fiche contact ne peut être enregistrée sans le nom du contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. PRISE EN MAIN 25 L’onglet Liste de contacts vous permet d’avoir un accès direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également créer de nouveaux contacts et ouvrir les fiches des contacts de la liste. Remarque Une fiche compte ne peut être enregistrée sans nom et code. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’activité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour accéder aux activités, cliquez sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou allez dans le menu Actions - Activités. 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une case Rappel que vous pouvez cocher ou décocher. Une fois cochée, cette option vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. 26 Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser ou en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez impérativement renseigner le champ « Nom ». 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Etape en cours et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec). Ainsi dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 32). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment ou vous en êtes dans votre activité commerciale. PRISE EN MAIN 27 Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’Agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning : - En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). - En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. - En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : - Sélectionnez un créneau horaire à la date sur laquelle vous souhaitez ajouter un événement, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée, renseignez les différentes zones puis enregistrer, l’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. - Sélectionner un créneau horaire à la date sur laquelle vous souhaitez ajouter une activité, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionner le type de tâche à ajouter. 28 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents. L'impression d'un document peut être activée : - Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. - Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. - Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui ou se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 29 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP Gestion de Contacts Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils- Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Remarque Pour importer un fichier, celui-ci doit auparavant être enregistré au format csv… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Le logiciel EBP Gestion de Contacts contient des modèles types de lettre ainsi que des thèmes d’envois que vous pouvez modifier et adapter selon vos besoins. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 30 2.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. L’assistant de publipostage par courrier s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Word 2003 ou version plus élevée. 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Word et Outlook 2003 ou version plus élevée doivent être installés sur votre ordinateur. LES FONCTIONS AVANCÉES 31 3. L’ENVOI DE MAIL Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 4. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 5. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 32 6. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Une fiche collaborateur ne peut être enregistrée sans nom et code. 7. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. LES FONCTIONS AVANCÉES 33 9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 9.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 9.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 10. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 11. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR 11.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. 34 Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de : ? Filtrer vos pistes selon des critères précis ; ? Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ; ? Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ; ? Lancer la modification par lot. 11.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de : ? Filtrer vos contacts selon des critères précis ; ? Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ; ? Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ; ? Lancer la modification par lot. 11.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de : ? Filtrer vos comptes selon des critères précis ; ? Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ; ? Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ; ? Lancer la modification par lot. 11.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. LES FONCTIONS AVANCÉES 35 Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de : ? Filtrer vos activités selon des critères précis ; ? Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ; ? Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ; ? Lancer la modification par lot. 12. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 12.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : - Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. - Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 12.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 36 13. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). INDEX 37 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................15 Actions.........................................................................................................................................25 Actions contextuelles ..................................................................................................................20 Activités .................................................................................................................... 21, 23, 25, 27 Agenda ..................................................................................................................................23, 27 Archivage.....................................................................................................................................35 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................34 Comptes .................................................................................................................................34 Contacts..................................................................................................................................34 Pistes ......................................................................................................................................33 B Barre de navigation .....................................................................................................................20 Barre de statut.............................................................................................................................20 C Clients..........................................................................................................................................24 Code d'activation.........................................................................................................................17 Collaborateurs .............................................................................................................................32 Comptes ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Configuration minimale ...............................................................................................................15 Contacts ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Convention d’utilisation .................................................................................................................3 Conversion ..................................................................................................................................33 Création de dossier .....................................................................................................................19 D Désarchivage ..............................................................................................................................35 Documents associés ...................................................................................................................31 Duplication...................................................................................................................................35 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................22 Ecran de travail ...........................................................................................................................20 E-mailing......................................................................................................................................30 Envoi d'e-mail ..............................................................................................................................31 Evénements ................................................................................................................................27 38 F Familles de comptes ...................................................................................................................32 Fonctions avancées ....................................................................................................................29 Fonctions pratiques.....................................................................................................................35 G Géolocalisation............................................................................................................................33 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................19 I Import ..........................................................................................................................................29 Imprimer ......................................................................................................................................28 Installation .............................................................................................................................15, 16 Itinéraire.......................................................................................................................................33 L Lancement du logiciel .................................................................................................................17 M Menus..........................................................................................................................................20 N Notes ...........................................................................................................................................31 O Opportunités................................................................................................................... 21, 23, 26 Options ........................................................................................................................................19 P Pistes........................................................................................................................ 21, 22, 23, 33 Plan .............................................................................................................................................33 Prise en main ..............................................................................................................................21 Prospects.....................................................................................................................................24 Publipostage..........................................................................................................................29, 30 Publipostage par courrier ............................................................................................................30 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................30 R Rappel .........................................................................................................................................25 Restaurer mon dossier................................................................................................................36 S Sauvegarde .................................................................................................................................28 SMS.............................................................................................................................................31 Solvabilité ....................................................................................................................................33 INDEX 39 T Tableau de bord ..........................................................................................................................32 Tiers.......................................................................................................................................23, 24 40 NOTES Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d?un million d?euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l?acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l?objet d?un nantissement ou d?une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l?article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s?engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s?ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l?article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l?exécution de sa commande, par un numéro d?appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l?article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu?il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l?un de ses préposés fait une demande d?activation au moyen du N° de licence du produit et d?une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l?exécution commence immédiatement à compter de l?activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d?assistance d?EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l?usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s?engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l?utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d?EBP qui font l?objet d?un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n?incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L?utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l?informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l?assistance téléphonique d?EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l?informatique une convention pour l?assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d?intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d?un défaut d?accord ou des conséquences d?un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu?il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l?absence d?une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l?impact des dommages qui pourraient résulter d?une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu?il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d?un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n?assume que des obligations de moyens à l?exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d?adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d?un contrat d?assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu?EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d?ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d?activité, pertes d?informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d?un retard ou d?un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l?absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d?un fonctionnement non conforme, d?un dysfonctionnement, d?une inaptitude particulière ou d?une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d?aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d?assistance. L?utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu?il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d?EBP ou d?un distributeur EBP. La validation d?un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d?appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d?un million d?euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l?entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d?ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d?abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d?effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l?échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d?EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d?une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l?article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu?il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d?exécution immédiatement à compter de l?acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d?un identifiant composé principalement d?un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d?accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l?article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d?EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L?assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d?une mise à jour au moyen d?une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d?une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d?exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d?un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d?impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d?un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l?article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d?erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l?attente d?une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L?intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d?EBP et dans le cadre d?une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu?avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d?effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l?entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s?engage à détruire, dès la bonne fin de l?intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d?email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s?il apparaît que le Client n?a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d?EBP ne peuvent se substituer aux conseils d?un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d?une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d?un problème tel que décrit à l?article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l?informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n?aurait pas pu être déterminée ou résolue par l?assistance téléphonique d?EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l?informatique » une convention pour l?assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d?intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d?un défaut d?accord ou des conséquences d?un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu?il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d?un défaut du logiciel, d?une correction tardive d?un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d?une insuffisance d?efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d?EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l?année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d?EBP ou d?un distributeur EBP. La validation d?un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l?interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d?un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l?achat d?une licence d?utilisation limitée à une durée d?un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d?un niveau au moins équivalent à celui d?un service « Privilège » ou d?un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d?utilisation du progiciel, le client devra payer à l?échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d?EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d?acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l?aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l?aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d?un Sommaire, d?un Index qui affiche l?ensemble des informations traitées dans l?aide et d?un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l?aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d?évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d?activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d?activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 23 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 23 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 24 3.1. Création d?un client...................................................................................... 24 3.2. Création d?un fournisseur............................................................................. 24 3.3. Création d?un contact................................................................................... 24 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 25 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 25 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 27 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 28 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 28 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 29 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 30 5.1. Facturation par copie................................................................................... 30 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 30 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 3113 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 31 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 31 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?32 7.1. Transfert...................................................................................................... 32 7.2. Regroupement............................................................................................. 33 7.3. Duplication .................................................................................................. 33 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 35 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 36 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 37 10.1. Autoriser les stocks négatifs ...................................................................... 37 10.2. Comment créer un bon d?entrée ou de sortie ?.......................................... 37 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 37 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 38 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39 12. COMMENT GERER L?ANALYTIQUE ........................................................... 40 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 40 12.2. Le principe général............................................................................. 40 12.3. Mise en place de votre gestion analytique .......................................... 41 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ............................................... 42 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 42 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 43 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ?........................................................... 43 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 43 16.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 43 16.2. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 45 17.1. L?en-tête .................................................................................................... 45 17.2. Le corps .................................................................................................... 45 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 46 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4614 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 47 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 47 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 48 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 48 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 48 24.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................................ 48 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? ......................................................... 48 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 49 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 49 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 50 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 50 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 29.1. Les groupes d?utilisateurs .......................................................................... 51 29.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 51 29.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 52 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D?UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 54 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 54 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 54 2.1. Regroupement des tarifs/promotions ........................................................... 55 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L?ECO-CONTRIBUTION..................................................... 57 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 58 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 5815 5.1. Les options.................................................................................................. 58 5.2. Les données................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 59 5.4. L?attestation fiscale...................................................................................... 59 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 6.1. Création d?un frais de port ........................................................................... 60 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 61 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 61 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 62 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 62 9.2. Historique du document............................................................................... 62 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 62 9.4. Historique des achats .................................................................................. 62 10. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 63 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D?UN TIERS................... 64 12. LES RELANCES .......................................................................................... 64 13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 65 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 65 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 68 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 68 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 68 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 69 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 69 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 71 23. MAP POINT ................................................................................................. 72 24. SAISIE AU KILOMETRE .............................................................................. 72 25. RECHERCHE D?ECRITURES...................................................................... 7216 26. REGLEMENTS DES TIERS......................................................................... 72 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE....................................... 73 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE ....................................................................... 73 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 73 30. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 73 31. LA PREVISION DE TRESORERIE............................................................... 73 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...................................................... 74 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE............................................................... 74 34. LES BUDGETS ............................................................................................ 74 35. LES RELANCES / RAPPELS....................................................................... 74 36. LES GROUPES D?ECRITURES................................................................... 75 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 75 INDEX................................................................................................................ 76Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu?à 4 poste (1) est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l?acquisition préalablement à l?installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l?utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l?installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d?exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l?ordinateur. L?écran d?accueil s?affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l?unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L?écran d?accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l?installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L?assistant d?installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l?installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S?ils n?existent pas, l?installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L?installation et l?utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d?utilisation de ce produit, autrement, l?installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l?étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d?installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l?installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d?installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d?installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l?assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l?installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d?activation n?a pas été saisi, le logiciel reste en version d?évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l?ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l?ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l?acquisition d?un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d?activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L?activation du logiciel se faisant via le site Internet d?EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d?Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l?écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d?Internet sur votre ordinateur un message d?information s?affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20 ? Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d?activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l?écran de d?accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L?assistant de création s?ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d?un document (vente, achat, stock), dans la saisie d?un règlement, dans la création d?un rapprochement ou le lettrage d?un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion : ? Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève (module Compta). ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d?article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.Comment créer un article ? 23 1.2. Les autres options D?autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d?option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l?aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d?article « Bien » ou « Service ».. Suite à l?ouverture d?une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l?aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d?achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d?achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l?onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L?onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L?aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d?avoir plus de détail sur la fiche article.24 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les informations concernant votre contact.Comment gérer les ventes ? 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D?une barre d?outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d?un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l?onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d?informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s?ajoutent : ? L?onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l?onglet Détail, vous pouvez d?indiquer un montant d?acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.26 ? L?onglet Facturation contient l?adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L?onglet Livraison contient l?adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L?onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d?impression du document ainsi que le nombre d?exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l?option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s?effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé. ? L?onglet Notes de saisir une référence, d?associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné. ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l?historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L?historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. ? Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé ? Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n?étant pas imprimé ? Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir) ? SMS Permet de réaliser l?envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d?essais auprès d?un fournisseur d?accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). - Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.Comment gérer les ventes ? 27 Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d?acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s?affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l?acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d?un devis, vous avez la possibilité d'appeler l?action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? L?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d?une Commande sont identiques à celles d?un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».28 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer, ? La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…), ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d?une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d?un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d?un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d?un devis.Comment gérer les ventes ? 29 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l?onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d?affecter un règlement sans que le document d?acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d?une facture sont identiques à celles d?un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l?option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société. ? Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l?échéance pointée.30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s?offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose : ? D?un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l?option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. ? D?un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets : ? Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation. ? Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation. ? Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation. ? Onglet Notes : permet d?associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L?entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n?y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l?ancienneté minimum des bons de livraison.Comment gérer les achats ? 31 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d?achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d?achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l?aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d?acompte. Remarque En saisie d?une commande, d?un bon de réception ou d?une facture, si on modifie le prix d?achat brut ou prix d?achat net d?un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d?achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1. 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d?une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »).32 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l?onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d?achats, détaille l?ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d?un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s?oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d?un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d?outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l?objet et le message du mail s?affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s?affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d?acompte doit être émise pour tout versement d?acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d?acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l?onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d?attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l?aide de la souris, sur l?échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d?échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l?option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l?intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L?option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L?option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d?afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : ? Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l?état des règlements associés n?est pas modifié. ? Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ».36 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée : ? Remise de LCR, ? Remise d'ordre de prélèvement, ? Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n?oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants : ? Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA" ? Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l?action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations suivantes sont renseignées : raison sociale du dossier, coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement et du tiers présente sur le règlement, informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l?aide en ligne (F1).Comment gérer les stocks ? 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s?effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l?aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d?entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatifs Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l?option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d?un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l?onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d?entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d?un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d?inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L?assistant de préparation de l?inventaire s?ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l?inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l?inventaire.38 Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d?inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d?inventaire. La feuille d?inventaire s?ouvre sur l?onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : ? Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d?articles, exprimée en unité de stock. ? Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. ? Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l?inventaire s?étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l?historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l?entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l?aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d?origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. Comment transférer les éléménts en compta ? 39 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d?achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles, ? la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l?état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l?écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.40 Remarque Afin des pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 12. COMMENT GERER L?ANALYTIQUE L?analytique permet d?effectuer une répartition des coûts sur des centres d?analyse. Il s?agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l?électricité, téléphone etc... C?est avant tout d?une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l?analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2.Le principe général Analyser des coûts s?effectue selon différents axes, par exemple l?entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d?analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l?application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l?application par des POSTES.Comment gérer l’analytique 41 La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s?appelle la clef de répartition, la facture d?achat de matières premiers se répartie à 50% pour l?atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l?application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l?article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L?analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s?agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 12.3.Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont : ? Commerciaux ? Familles Commerciaux ? Secteurs Géographiques ? Clients ? Familles Clients ? Sous- Familles Clients ? Catégories Tarifaires Clients ? Groupe 1 Clients ? Groupe 2 Clients ? Fournisseurs ? Familles Fournisseurs ? Sous- Familles Fournisseurs ? Catégories Tarifaires Fournisseurs ? Groupe 1 Fournisseurs ? Groupe 2 Fournisseurs ? Articles ? Familles Articles ? Sous- Familles Articles ? Groupe 1 Articles ? Groupe 2 Articles42 12.4.La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c?est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d?attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d?abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d?exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L?exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l?exercice courant dans la barre de titre de l?application. La définition de l?exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.Comment créer un Compte ? 43 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l?ouverture d?une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l?intitulé. Dans l?onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l?opération et l?option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l?établissement de la déclaration de TVA. L?aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l?ouverture d?une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l?onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d?écritures du journal. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 16.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 16.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l?exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ.44 16.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d?une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ? Statut : Il permet de connaître le statut d?une écriture. Il possible de modifier le statut d?une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l?écriture, Valider). ? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ? Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 16.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.Comment consulter un compte ? 45 16.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d?un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l?exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 16.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d?écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d?une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d?une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.. 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l?état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n?importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ? l?intitulé du compte, ? le solde du compte à la fin de l?exercice sélectionné, ? le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l?exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l?en-tête.46 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n?ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s?affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionnez une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu?elles sont lettrées. ? Répétez l?opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Vous pouvez également lettrer vos lignes d?écritures à partir du menu Consultation – Consultation/lettrage. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d?écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S?il n?y a pas d?écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l?icône de l?imprimante.comment établir une déclaration de TVA ? 47 Si l?écart de rapprochement n?est pas à zéro à la fin de l?opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n?ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n?ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o L?aperçu de la déclaration. o Les lignes d?écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d?importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ? Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ? Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d?elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ? Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies.48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l?écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d?empêcher la modification du journal. Les écritures qu?il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d?un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l?exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? 24.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l?exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L?exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d?un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l?exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. ? automatiquement, à la création d?un exercice ou à la clôture d?un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres - Société. D?autre part, lors de la création d?un dossier ou d?un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d?ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.Comment imprimer un document ? 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l?état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ? Par l?un des menus de l?application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d?impression, l?action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d?associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d?exemplaires. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d?effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l?aide en ligne (F1).50 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d?après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l?archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l?art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c?est lors de la clôture de l?exercice ou de la période comptable que la procédure d?archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l?assistant d?archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l?emplacement des fichiers à générer puis lancez l?opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l?en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel?application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l?utilisateur a répondu par l?affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents, ? la dévalidation d?inventaire ou de document, ? le changement de code, ? la clôture mensuelle, ? la validation des écritures, ? le changement de type de numérotation d?un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d?après l?article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 51 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d?utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d?utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 29.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 29.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d?« interdire la connexion » de l?utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d?utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.52 29.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d?une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l?impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d?application des droits, reportez vous à l?aide en ligne (F1). 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l?option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l?identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D?UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d?une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l?application est un intégré « EBP Compta et Gestion Commerciale Open Line PRO », il n?est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. L?utilisation de ces fonctions est détaillée dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients et articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d?affaires ; ? L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; ? Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; ? Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d?utilisateurs, vous devez cliquer sur l?icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d?associer l?utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d?un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d?une période, des quantités ou du chiffre d?affaires et d?une population. Un tarif est défini par la sélection d?une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d?une sélection d?articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu?à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise.La gestion des tarifs et promotions 55 L?application d?une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s?ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s?utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarque Il est possible d?affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1. Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l?identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont : ? Tous les clients ou Tous les fournisseurs ? Client /Prospect ou Fournisseur ? Famille clients/prospects ou Fournisseur ? Sous famille client ou Sous famille fournisseur ? Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est : ? Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n?y aura pas de regroupement.56 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont : ? un intervalle d'articles ? une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 ») ? un intervalle de familles articles ? un intervalle de sous-familles articles ? un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) ? un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement) ? un type d'article (biens, service) ? un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont : ? un type de tiers (clients ou prospects) ? un intervalle de clients ? un intervalle de familles clientsLa gestion de l’éco-contribution 57 ? un intervalle de commerciaux/collaborateurs ? un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l?étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 4. LA GESTION DE L?ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n?est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l?éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.58 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l?éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L?option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l?éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l?ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d?une réduction ou d?un crédit d?impôt et d?un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l?ensemble des paramètres tél que : le numéro d?agrément simple et sa date d?obtention ; le numéro d?agrément qualité et sa date d?obtention ; l?intervenant principal. Ainsi que l?option « Service à la personne inclus dans l?attestation fiscale ».La Gestion du service à la personne 59 5.2. Les données ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu?il soit considéré comme collaborateur. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L?option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S?il n?y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n?est pas renseigné, c?est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d?heure de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d?un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d?intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l?option « Nombre d?heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l?attestation de l?année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l?attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l?onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. ? Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d?indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l?un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : Palier sur Montant HT facturé, Palier sur Poids total Brut, Palier sur Nombre total de colis, Palier sur Quantité totale, Palier sur volume total. Suite à la sélection de l?un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu?à » et « Valeur ». 6.1.3. Compte comptable de la fiche L?onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d?un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. La gestion des autres taxes 61 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l?onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l?onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l?onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s?applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d?un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s?effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d?article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci.62 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d?un document permet de visualiser le parcours d?un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé, ? issu d'un autre document, ? transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d?imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l?onglet « Par articles », ensuite sur l?icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document outransféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d?obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d?obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte.Les échéanciers 63 10. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion commerciale, la consultation des échéances s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 10.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l?échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants : ? Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). ? Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée. ? Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : ? Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ; ? Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.64 10.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s?ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l?option sur l?exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent : ? Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures. ? Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d?échéances créés dans la partie ventilation. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n?ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d?échéance de la partie ventilation à une ligne d?échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D?UN TIERS A partir d?une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 12. LES RELANCES Il existe différents types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ; ? Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ; ? Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d?envoi.Reports On Line 65 Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d?éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. 13. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l?espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l?application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l?aperçu d?un document, dans la barre d?outils, vous disposez d?une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".66 C?est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c?est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l?onglet Liste des documents ? La possibilité d?indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l?onglet Comptes ? La proposition d?une diffusion immédiate au moment de l?enregistrement de votre publication si vous n?avez pas défini une diffusion automatique à travers l?onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n?est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l?action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l?assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d?une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d?une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d?utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.Reports On Line 67 Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l?ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d?un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l?adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l?ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d?accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l?espace de publication du site Reports On Line : ? Voir tous les documents diffusés ? Voir les comptes ? Supprimer les publications ? Supprimer des documents ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.68 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s?effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles : ? Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d?un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s?effectue alors dans Word. Il est possible d?envoyer le document par mail ou de l?imprimer. ? Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L?assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l?envoi par mail ou l?impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque? avec les codes CH et CHQ, le traitement de l?assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l?impression de vos factures, avoirs, documents d?acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Les statistiques 69 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d?obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c?est à dire de réaliser des importations d?écritures d?autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c?est à dire de réaliser des exportations d?écritures du logiciel EBP vers d?autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l?écran de l?assistant de comptabilité Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l?écran de l?assistant.70 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects, ? Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs, ? Contacts, ? Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs, ? Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes), ? Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats), ? Bons d?entrée, Bons de sorite, ? Inventaires, ? Règlements client / fournisseurs, ? Barèmes des éco-contributions, ? Groupes, ? Secteurs géographiques, ? Comptes, ? Journaux, ? Ecritures. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.Comment réaliser un export paramétrable 71 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs), ? Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects, ? Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs, ? Contacts, ? Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs, ? Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes), ? Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats), ? Bons d?entrée, Bons de sortie, ? Inventaires, ? Règlements client / fournisseurs, ? Barèmes des éco-contributions, ? Groupes, ? Secteurs géographiques. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : ? filtrer les données à exporter si nécessaire, ? exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), ? indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer : ? les options du dossier (Paramètres - Société - …) ? la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis). ? la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.72 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d?outils située au-dessus des onglets permet d?exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles : ? Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. ? Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet „Carte? et de calculer l?itinéraire d?après toutes les adresses de la sélection courante. L?ordonnancement des étapes n?est pas disponible pour le moment. L?itinéraire est donc calculé dans l?ordre des adresses présentes dans le tableau de l?onglet „Données?. ? Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet „Géocoder? et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 24. SAISIE AU KILOMETRE Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie , vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette option doivent d?abord être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 25. RECHERCHE D?ECRITURES La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d?effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 26. REGLEMENTS DES TIERS Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l?ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.Rapprochement bancaire automatique 73 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d?effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie et d?importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d?écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l?une de ces fenêtres, vous pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d?un ou plusieurs comptes à l?écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l?échéancier d?une ligne ou le document lié à cette ligne. 30. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d?afficher à l?écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d?un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 31. LA PREVISION DE TRESORERIE Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d?établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptabilité que vous saisirez manuellement.74 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l?assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Trésorerie. 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Le logiciel vous permet d?effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un niveau de postes. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l?analytique vous permet d?accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale. 34. LES BUDGETS Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l?onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 35. LES RELANCES / RAPPELS Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d?accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.Les groupes d’ECRITURES 75 36. LES GROUPES D?ECRITURES Le logiciel vous permet d?appliquer un groupe d?écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l?établissement A de celles concernant l?établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d?activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l?assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.76 Index A A nouveaux ..........................................................................................................48 Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................31 Acompte...............................................................................................................34 Actualiser la TVA des documents.........................................................................27 Aide sur EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO...........................11 Analytique ............................................................................................................40 Archivage.............................................................................................................50 Articles ...........................................................................................................22, 23 Assistants de mise à jour......................................................................................56 Attestation fiscale .................................................................................................59 B Balance interactive...............................................................................................73 Barème des commissions ....................................................................................61 Barème eco-contribution ......................................................................................57 Bon d?entrée.........................................................................................................37 Bon de livraison / BL ............................................................................................28 Bon de retour / BR................................................................................................28 Bon de sortie........................................................................................................37 Budgets................................................................................................................74 C Champs personnalisés.........................................................................................52 Clients..................................................................................................................24 Clôture annuelle...................................................................................................48 Clôture mensuelle ................................................................................................48 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................27 Commandes fournisseurs.....................................................................................31 Commerciaux.......................................................................................................61 Commissions........................................................................................................61 Communication Entreprise-Expert........................................................................69 Comptabilité analytique ........................................................................................74 Compte ................................................................................................................43INDEX 77 Configuration minimale.........................................................................................17 Consultation d'un compte .....................................................................................45 Contact ................................................................................................................24 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................69 D Dates d'exercices .................................................................................................42 Décaissement ......................................................................................................35 Déclaration de TVA ..............................................................................................47 Devis....................................................................................................................25 Documents d?achat...............................................................................................31 Documents de stock.............................................................................................37 Documents de vente ............................................................................................25 Droits utilisateurs..................................................................................................52 Duplication de documents ....................................................................................33 Dupliquer en.........................................................................................................26 E Echéances .....................................................................................................29, 63 Echéancier...........................................................................................................63 Eco-contribution ...................................................................................................57 e-Commerce ........................................................................................................71 Ecran de travail ....................................................................................................21 Ecritures de simulation .........................................................................................44 e-mail...................................................................................................................33 ETEBAC...............................................................................................................36 exercices comptables...........................................................................................42 Expert Comptable ..........................................................................................23, 68 Export paramétrable.............................................................................................71 F Facturation périodique..........................................................................................30 Facture...........................................................................................................29, 32 Facture d?acompte................................................................................................34 Fonctions avancées .............................................................................................54 Fournisseurs ........................................................................................................24 Frais de port.........................................................................................................60 Frais et pénalités de retard...................................................................................74 G Génération automatique des règlements ..............................................................64 Gestion des fenêtres ............................................................................................2378 Grand Livre interactif............................................................................................73 Grilles analytiques................................................................................................41 Groupe d?écritures................................................................................................75 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................51 H Historique client....................................................................................................26 Historique de la ligne............................................................................................62 Historique des achats...........................................................................................62 Historique des ventes...........................................................................................62 Historique du document..................................................................................26, 62 Historique eco-contribution...................................................................................58 I Import paramétrable.............................................................................................70 Imprimer...............................................................................................................49 indemnités kilométriques ......................................................................................47 Initialisation du dossier.........................................................................................22 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................59 Inventaire .............................................................................................................37 J Journal .................................................................................................................43 Journal des événements ......................................................................................50 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettrage automatique ...........................................................................................73 Lettre de relance ..................................................................................................64 Lettrer un compte .................................................................................................46 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livrer une commande...........................................................................................27 M MAP Point............................................................................................................72 Marqué comme imprimé / Marqué comme non imprimé .......................................26 Modèle .................................................................................................................69 Modèle par tiers ...................................................................................................49 Mouvements de stock ..........................................................................................38 N notes de frais........................................................................................................47INDEX 79 Numerotation........................................................................................................22 Numérotation des pièces......................................................................................43 O OD analytique ......................................................................................................74 Options du dossier ...............................................................................................22 P Plans analytiques .................................................................................................40 Pointage entre échéance......................................................................................63 Postes analytiques ...............................................................................................40 Prévision de trésorerie .........................................................................................73 Promotions...........................................................................................................55 Prospects .............................................................................................................24 Publipostage ........................................................................................................68 R Rapprochement bancaire ...............................................................................46, 73 Rapprochement bancaire automatique.................................................................73 Récéptionner une commande...............................................................................31 Recherche d?ecritures ..........................................................................................72 Règlement............................................................................................................34 Règlement client ..................................................................................................34 Règlement fournisseur .........................................................................................34 Reglements des tiers............................................................................................72 Regroupement de documents ..............................................................................33 Regroupement des tarifs/promotions....................................................................55 Relances..............................................................................................................64 Relances / Rappels ..............................................................................................74 Relances devis.....................................................................................................64 Remise en banque ...............................................................................................35 Remplacement de code........................................................................................68 Reports On Line...................................................................................................65 ROL .....................................................................................................................65 S Saisie au kilometre...............................................................................................72 Saisir dans un guide.............................................................................................45 Saisir dans un journal...........................................................................................43 Sauvegarde..........................................................................................................49 SEPA ...................................................................................................................36 Service à la personne...........................................................................................58 SMS.....................................................................................................................26 Statistiques ..........................................................................................................6980 Stocks ..................................................................................................................37 Stocks négatifs.....................................................................................................37 T Tableau de bord...................................................................................................54 Tableau de bord personnalisable .........................................................................54 Tarif article ...........................................................................................................23 Tarifs....................................................................................................................54 Taxes ...................................................................................................................61 Traitements sur les écritures ................................................................................44 Transfert comptable .............................................................................................39 Transfert de documents........................................................................................32 TVA..........................................................................................................22, 43, 47 U Utilisateurs ...........................................................................................................51 V Validation des écritures ........................................................................................48 Ventes..................................................................................................................25 Virements et Prélèvements ..................................................................................74 Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 13 Table des matières INSTALLATION ................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL ..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ? ................................................................... 25 3.1. Création d’un client ...................................................................................... 25 3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d’un contact ................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ? ................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 30 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 31 5.1. Comment commander ? .............................................................................. 31 14 5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 31 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? .................................................. 32 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ........................................................................................................................... 32 6.1. Transfert ...................................................................................................... 32 6.2. Regroupement............................................................................................. 32 6.3. Duplication .................................................................................................. 33 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS .......................... 34 8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 8.2. Comment saisir un règlement ? ................................................................... 34 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? ................. 35 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 36 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ............................................ 36 9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 37 9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 38 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? ...................... 39 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 41 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 41 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ........................................................... 42 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 42 14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 42 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? .................................................. 44 14.3. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 44 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........ 44 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? ........................................................ 44 15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 44 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .............................. 45 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR .............................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ................................................... 46 17.1. L’en-tête .................................................................................................... 46 17.2. Le corps .................................................................................................... 46 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie ........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ......................................................... 47 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? ................................................ 47 15 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 48 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS .................................................. 48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? .................................................. 49 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 49 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .................................................. 50 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .......................................... 51 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 27.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 51 27.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 52 27.3. Les droits utilisateurs ................................................................................. 52 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 55 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 55 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 55 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR ................................................................. 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour ............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification .......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ..................................................... 58 4.1. Création du barème éco-contribution ........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 59 5. LE SERVICE A LA PERSONNE ..................................................................... 59 5.1. Les options .................................................................................................. 59 5.2. Les données ................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 60 5.4. L’attestation fiscale ...................................................................................... 60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 61 6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 61 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 62 16 7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 62 8. LES HISTORIQUES ....................................................................................... 63 8.1. Historique de la ligne article ......................................................................... 63 8.2. Historique du document ............................................................................... 63 8.3. Historique des ventes .................................................................................. 64 8.4. Historique des achats .................................................................................. 64 9. LES ECHEANCIERS ...................................................................................... 64 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS ................... 66 11. LES RELANCES .......................................................................................... 66 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE .................................. 66 13. LES STATISTIQUES .................................................................................... 66 14. REPORTS ON LINE ..................................................................................... 67 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 67 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 69 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ........................................... 69 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 70 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF .................................................................. 71 21. LA BALANCE INTERACTIVE ....................................................................... 72 22. LES RELEVES BANCAIRES ........................................................................ 72 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................................. 72 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? .................................................... 73 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 73 INDEX ................................................................................................................ 75 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Comment lancer mon logiciel ? 19 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation 22 Comment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Socitété du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion : ? Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 24 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts divers, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles. ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé. ? L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné. ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact ? Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé ? Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé ? Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir) 28 ? SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Comment gérer les ventes ? 29 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer ? La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…) ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 30 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ». ? Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment gérer les achats ? 31 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?). 32 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 34 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 8.1.1.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : ? Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. ? Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » 8.1.1.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 36 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. Comment gérer les stocks ? 37 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles - Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : ? Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock. ? Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. ? Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 38 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles - Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Comment transférer les éléménts en compta ? 39 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles, ? la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. 40 Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir... ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. comment gerer les Exercices ? 41 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 42 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ? Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. Comment saisir une ecriture comptable ? 43 ? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? N° de document : La saisie du numéro de document est libre. ? Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ? Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 14.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 14.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 44 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 15.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Saisie des ventes comptoir 45 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 46 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ? l’intitulé du compte, ? le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ? le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. Comment lettrer un compte ? 47 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. 48 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, c’est-à-dire celles sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ? Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ? Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ? Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. Comment valider mes ecritures ? 49 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. 50 En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux. ? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment sauvegarder mon dossier ? 51 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 27.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 52 27.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 27.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « Compta & Gestion commerciale », il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré. 54 Le tableau de bord 55 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients et articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; ? L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; ? Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; ? Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. 56 Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont : ? un intervalle d'articles ? une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 ») ? un intervalle de familles articles ? un intervalle de sous-familles articles ? un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) ? un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement) ? un type d'article (biens, service) ? un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Assistants de mises à jour 57 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont : ? un type de tiers (clients ou prospects) ? un intervalle de clients ? un intervalle de familles clients ? un intervalle de commerciaux/collaborateurs ? un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 58 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. Le service à la personne 59 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 5.2. Les données ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu’il soit considéré comme collaborateur. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. 60 ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heure de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. La Gestion des frais de port 61 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. ? Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". ? Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». 62 6.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. 7. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. Les historiques 63 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé, ? issu d'un autre document, ? transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé ? issu d'un autre document ? transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 64 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 9. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Les échéanciers 65 Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants : ? Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). ? Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée. ? Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l’option définie dans les Paramètres - Société et dans les fiches comptes. Sur les lignes de Factures et dans les journaux de type achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures, qui vous permet de saisir les échéances des factures. Il se décompose en deux parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Cette ventilation reste modifiable. Sur les lignes d’Avoir ou de Règlement et dans les journaux de type trésorerie, vous pouvez accéder à Pointages, qui vous permet de pointer votre règlement avec une échéance de facture. 66 Il se décompose deux parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone Reste à affecter calcule la différence existant entre le montant du règlement et le montant des échéances pointées. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldés. Seul le champ Montant imputé est saisissable. Le bouton Pointer ? permet de pointer une ligne d’échéance avec le règlement sélectionné. 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 11. LES RELANCES Il existe deux types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, ? Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 13. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line 67 14. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 14.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 14.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ? La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ? La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 68 14.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 14.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. Remplacement de code 69 14.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : ? Voir tous les documents diffusés ? Voir les comptes ? Supprimer les publications ? Supprimer des documents ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour : ? Les pays ? Les banques ? Les moyens de paiement ? Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 70 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...), ? Choix du style de l'entête du document, ? Choix des données présentes dans l'entête du document, ? Choix des données présentes dans le corps du document, ? Choix des données présentes dans le pied du document, ? Choix de la mise en forme du modèle, ? Nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux/collaborateurs, Familles commerciaux/collaborateurs ? Barèmes des éco-contributions ? Secteurs géographiques ? Comptes ? Journaux ? Ecritures Comment réaliser un export paramétrable 71 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de ? Codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur ? Barèmes des éco-contributions ? Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : ? filtrer les données à exporter si nécessaire, ? exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), ? indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 72 21. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 22. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Comment gérer le e-Commerce ? 73 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer : ? les options du dossier (Paramètres - Société - …) ? la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis). ? la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents, ? le changement de code, ? la clôture mensuelle, ? la validation des écritures, ? le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 75 Index A A nouveaux .......................................................................................................... 49 Accès au service technique .................................................................................. 17 Achats .................................................................................................................. 31 Acompte ............................................................................................................... 34 Actualiser la TVA des documents ......................................................................... 28 Aide sur EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line ....................... 11 Archivage ............................................................................................................. 72 Articles ........................................................................................................... 23, 24 Attestation fiscale ................................................................................................. 60 B Balance interactive ............................................................................................... 72 Barème des commissions .................................................................................... 62 Barème eco-contribution ...................................................................................... 58 BL ........................................................................................................................ 30 Bon d’entrée ......................................................................................................... 36 Bon de livraison .................................................................................................... 30 Bon de retour ....................................................................................................... 30 Bon de sortie ........................................................................................................ 36 BR ........................................................................................................................ 30 C Clients .................................................................................................................. 25 clôture annuelle .................................................................................................... 41 Clôture annuelle ................................................................................................... 49 Clôture mensuelle ................................................................................................ 49 Code d'activation .................................................................................................. 19 Commande .......................................................................................................... 28 Commandes fournisseurs ..................................................................................... 31 Commerciaux ....................................................................................................... 62 Commissions........................................................................................................ 62 Communication Entreprise-Expert ........................................................................ 69 Compte ................................................................................................................ 41 Configuration minimale ......................................................................................... 17 Consultation d'un compte ..................................................................................... 46 Contact ................................................................................................................ 25 Création de dossier .............................................................................................. 20 Création de modèle .............................................................................................. 70 D Dates d'exercices ........................................................................................... 20, 41 Décaissement ...................................................................................................... 35 Déclaration de TVA .............................................................................................. 48 Devis .................................................................................................................... 26 Documents d’achat............................................................................................... 31 Documents de stock ............................................................................................. 36 Documents de vente ............................................................................................ 26 Droits utilisateurs .................................................................................................. 52 Duplication de documents .................................................................................... 33 Dupliquer en ......................................................................................................... 27 E Echéances ..................................................................................................... 30, 64 Echéancier ........................................................................................................... 64 Eco-contribution ................................................................................................... 58 Ecran de travail .................................................................................................... 21 Ecritures de simulation ......................................................................................... 42 e-mail ................................................................................................................... 33 Encaissement....................................................................................................... 45 exercices comptables ........................................................................................... 41 Expert Comptable .......................................................................................... 24, 66 Export paramétrable ............................................................................................. 71 F Facture ........................................................................................................... 30, 32 Facture d’achat .................................................................................................... 44 Facture d’acompte................................................................................................ 34 Facture de vente .................................................................................................. 44 Fonctions avancées ............................................................................................. 55 Fournisseurs ........................................................................................................ 25 Frais de port ......................................................................................................... 61 G Gestion des fenêtres ............................................................................................ 24 Grand Livre interactif ............................................................................................ 71 Groupe d'utilisateurs............................................................................................. 51 77 H Historique client .................................................................................................... 27 Historique de la ligne ............................................................................................ 63 Historique des achats ........................................................................................... 64 Historique des ventes ........................................................................................... 64 Historique du document.................................................................................. 27, 63 Historique eco-contribution ................................................................................... 59 I Import paramétrable ............................................................................................. 70 Imprimer ............................................................................................................... 50 indemnités kilométriques ...................................................................................... 48 Initialisation du dossier ......................................................................................... 23 Installation ............................................................................................................ 18 Intervenant ........................................................................................................... 59 Inventaire ............................................................................................................. 37 J Journal ................................................................................................................. 42 Journal des événements ...................................................................................... 73 L Lancement du logiciel ........................................................................................... 19 Lettrage automatique ........................................................................................... 71 Lettrer un compte ................................................................................................. 47 Liaison de dossier ................................................................................................ 53 Livrer une commande ........................................................................................... 29 M Marqué comme imprimé ....................................................................................... 27 Marqué comme non imprimé ................................................................................ 27 Modèle ................................................................................................................. 70 Mot de passe........................................................................................................ 24 Mouvements de stock .......................................................................................... 38 N notes de frais........................................................................................................ 48 Numerotation........................................................................................................ 23 Numérotation des pièces ...................................................................................... 42 O Options du dossier ............................................................................................... 23 P Plan comptable .................................................................................................... 20 Pointage entre échéance ...................................................................................... 65 Promotions ........................................................................................................... 55 Prospects ............................................................................................................. 25 R Racines non autorisées ........................................................................................ 42 Rapprochement bancaire ..................................................................................... 47 Récéptionner une commande............................................................................... 31 Règlement ............................................................................................................ 34 Règlement client .................................................................................................. 34 Règlement fournisseur ......................................................................................... 34 Regroupement de documents .............................................................................. 32 Relances .............................................................................................................. 66 Relances devis ..................................................................................................... 66 Relevés bancaires ................................................................................................ 72 Remise de chèques .............................................................................................. 45 Remise en banque ............................................................................................... 35 Remplacement de code........................................................................................ 69 Reports On Line ................................................................................................... 67 ROL ..................................................................................................................... 67 S Saisir dans un guide ............................................................................................. 44 Saisir dans un journal ........................................................................................... 42 Sauvegarde .......................................................................................................... 51 Service à la personne ........................................................................................... 59 SMS ..................................................................................................................... 28 Statistiques .......................................................................................................... 66 Stocks .................................................................................................................. 36 T Tableau de bord ................................................................................................... 55 Tarif article ........................................................................................................... 24 Tarifs .................................................................................................................... 55 Traitements sur les écritures ................................................................................ 42 Transfert comptable ............................................................................................. 39 Transfert de documents........................................................................................ 32 TVA .......................................................................................................... 23, 41, 48 U Utilisateurs ........................................................................................................... 52 79 V Validation des écritures ........................................................................................ 49 Ventes .................................................................................................................. 26 Virement............................................................................................................... 45 Paye PRO Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Paye PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 14 1. AVANT DE COMMENCER.............................................................................14 1.1. Accès au service technique.........................................................................14 1.2. Configuration minimale conseillée ...............................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 16 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL.....................................................................................18 PRISE EN MAIN ................................................................................................19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 19 1.2. Les autres options ....................................................................................... 19 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 2. COMMENT GERER LES EFFECTIFS ? ........................................................ 20 3. COMMENT CREER UN SALARIE ?...............................................................20 3.1. Comment créer un salarié manuellement ? ................................................. 20 3.2. Onglet adresse............................................................................................ 20 3.3. Onglet contrat..............................................................................................20 3.4. Onglet paye................................................................................................. 21 3.5. Onglet congés payés................................................................................... 21 3.6. Onglet Prévoyance / Assurance .................................................................. 21 3.7. Onglet règlement.........................................................................................21 3.8. Onglet bulletins............................................................................................ 21 3.9. Onglet déclarations......................................................................................21 3.10. Comment créer un salarié par l’assistant ? ................................................ 21 4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?............................................. 21 4.1. Comment créer une constante ?................................................................. 21 4.2. Comment créer une variable ?....................................................................22 4.3. Comment créer une rubrique ?....................................................................22 4.4. Comment créer une table de calcul ? ......................................................... 2212 4.5. Comment créer une nature de rubrique ? .................................................... 23 4.6. Comment créer une fonction ?..................................................................... 23 4.7. Comment créer un cumul ? .........................................................................23 4.8. Comment créer une grille de variables ?...................................................... 24 4.9. Comment créer une grille de cumuls ? ........................................................ 24 5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ........................ 25 6. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ? ............................. 25 7. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? ................................... 26 7.1. Comment saisir dans un bulletin ?...............................................................26 7.2. Comment saisir sur un salarié ? .................................................................. 26 8. COMMENT CREER UN BULLETIN ?............................................................. 26 9. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?.......................................................... 27 9.1. Les actions du bulletin.................................................................................27 9.2. Les informations modifiables du bulletin ...................................................... 27 9.3. Le volet de navigation.................................................................................. 28 10. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.......................................... 28 11. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?.................................. 29 11.1. Historique des transferts comptables......................................................... 29 12. COMMENT FAIRE UNE DUCS ?................................................................. 30 13. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................... 30 13.1. Comment Dévalider les bulletins ?............................................................. 30 14. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? ................................................ 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 32 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 32 18. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ...........................................................................................................................32 18.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 33 18.2. Les utilisateurs ..........................................................................................33 18.3. Les droits utilisateurs.................................................................................33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE......................................................... 35 1.1. Message de mise à jour du paramétrage..................................................... 35 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage....................................................... 352. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES............................................ 36 2.1. Fenêtre de Bienvenue .................................................................................36 2.2. Filtres ..........................................................................................................36 2.3. Mises à jour................................................................................................. 36 2.4. Contrôle et modification............................................................................... 36 2.5. Résumé des paramètres .............................................................................37 2.6. Traitements de la mise à jour....................................................................... 37 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................37 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 37 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES..................................... 37 6. L’HISTORISATION.........................................................................................38 7. LES VIREMENTS...........................................................................................38 8. LE ROL ..........................................................................................................38 8.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 39 8.2. Principe .......................................................................................................39 8.3. La mise en place des publications ...............................................................39 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié ................................... 39 8.5. La consultation de votre espace de publication............................................ 40 8.6. L’administration de votre espace de publication........................................... 40 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 41 INDEX................................................................................................................420BINSTALLATION 14 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). RemarqueComment installer mon logiciel ? Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Paye PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.0BINSTALLATION 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention "Démonstration"… Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre. Cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que celui que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER, en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licenceIn Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.0BINSTALLATION 18 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigationIn Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable, dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences….. ? Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes… ? Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 1BPRISE EN MAIN 20 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EFFECTIFS ? EBP Paye PRO offre la possibilité de gérer plusieurs effectifs : FNAL, transport, Fillon, prévoyance + 2 autres compteurs de votre choix. La gestion des effectifs se fait salarié par salarié. Par défaut, les salariés comptent tous pour +1 pour chaque compteur. Pour le changer, il vous suffit d’aller dans la fiche salarié, onglet Déclarations et de modifier le nombre qui y est affiché. Vous avez la possibilité de consulter l’effectif de chaque compteur à partir de la fiche établissement, onglet Effectifs. Si toutefois, vous constatez des erreurs, vous pouvez effectuer une régularisation par le bouton Faire une reprise. Les effectifs sont utilisables dans les formules de calcul. Par exemple, pour calculer le coefficient de la réduction Fillon, il faut connaître l’effectif moyen de l’entreprise sur l’exercice précédent. La syntaxe à utiliser est : Entreprise.effectiffillon.moyeexerciceprecedent Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les syntaxes à utiliser dans les formules. 3. COMMENT CREER UN SALARIE ? 3.1. Comment créer un salarié manuellement ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat. 3.2. Onglet adresse Dans l’onglet Adresse, vous devez renseigner les informations liées à l’adresse, l’état civil et la situation familiale de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 3.3. Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations.In 3.4. Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations. 3.5. Onglet congés payés Dans l’onglet Congés payés, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences. 3.6. Onglet Prévoyance / Assurance Dans l’onglet Prévoyance / Assurance, vous devez affecter les salariés aux différents contrats de prévoyance et/ou d’assurance. Ce paramétrage est important pour déclarer les informations dans votre fichier N4DS. 3.7. Onglet règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes. 3.8. Onglet bulletins Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin. 3.9. Onglet déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options DADS-U. 3.10. Comment créer un salarié par l’assistant ? Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible dans le volet des tâches. Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et lancer la création. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche salarié. 4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? 4.1. Comment créer une constante ? Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ».1BPRISE EN MAIN 22 Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou plafonds. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Plafonds et smic. 4.2. Comment créer une variable ? Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 4.3. Comment créer une rubrique ? Il existe plusieurs types de rubriques : ? Les rubriques de brut, ? Les rubriques de cotisation, ? Les rubriques de net, ? Les rubriques de commentaire, ? Les rubriques intermédiaires. Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 4.4. Comment créer une table de calcul ? Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.In Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles : ? Index : à une valeur correspond une autre valeur, ? Intervalle : à un intervalle correspond une valeur, ? Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 4.5. Comment créer une nature de rubrique ? Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe : ? SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés) ? CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 4.6. Comment créer une fonction ? Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 4.7. Comment créer un cumul ? Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de type « Formules ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît.1BPRISE EN MAIN 24 Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul. ? Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles, ? Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul, ? Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…), ? Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul, ? Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné, ? Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné. ? Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. 4.8. Comment créer une grille de variables ? Pour créer une grille de variables, vous devez accéder à la liste des grilles de saisie par le menu Paramètres de paye – Variables – Grilles de saisie mais également à partir des tâches de la liste des variables. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de variables servent à filtrer sur les variables les plus couramment utilisées. Vous pouvez créer autant de grilles de variables que vous le souhaitez. Par exemple, une grille de saisie pour le service administratif, une autre pour le service commercial… Les grilles de variables servent pour la grille de saisie de variables en masse ou bien encore pour des impressions telles que la fiche individuelle ou l’état des variables. 4.9. Comment créer une grille de cumuls ? Pour créer une grille de cumuls, vous devez accéder à la liste des grilles de cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Grilles de cumuls mais également à partir des tâches de la liste des cumuls. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de cumuls servent à filtrer sur les cumuls les plus couramment utilisés. Vous pouvez créer autant de grilles de cumuls que vous le souhaitez. Les grilles de cumuls servent à l’impression du journal de paye. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité chaque fiche.In 5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème : ? Congés, ? Embauche CDD, ? Embauche CDI, ? Portabilité du droit individuel à la formation, ? Portabilité de la prévoyance, ? Sanctions, ? Sortie salarié, ? Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Tous les documents sont conservés. Si vous souhaitez les modifier ou bien encore les réimprimer vous le pouvez à partir de la liste des documents administratifs. Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de documents. Pour cela, accédez à la liste des modèles de documents administratifs, ensuite utilisez la tâche Nouveau modèle de document administratif. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ? Pour créer une attestation de salaire, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs par le menu Salariés – Administratif – Modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. La création d’une attestation passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de création d’une lettre ou d’un contrat. Parmi la liste des modèles proposés, sélectionnez le modèle d’attestation souhaité puis sélectionnez le salarié concerné. Passez à l’étape en cliquant sur le bouton Suivant.1BPRISE EN MAIN 26 Complétez les différents champs puis cliquez sur le bouton Lancer. L’attestation se créée et s’ouvre. L’attestation est totalement modifiable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 7. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? 7.1. Comment saisir dans un bulletin ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. 7.2. Comment saisir sur un salarié ? Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis ouvrir le salarié concerné. Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin. Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 8. COMMENT CREER UN BULLETIN ? Pour créer un bulletin, vous avez plusieurs possibilités. 1/ A partir de la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer le bulletin à partir du profil salarié : les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer le bulletin sans profil : le bulletin sera vide.In 2/ A partir de la préparation des bulletins en masse par le menu Bulletins – Bulletins – Préparation des bulletins. Vous disposez de plusieurs filtres pour vous aider dans votre préparation : établissements, services, profils, salariés. Une fois les filtres sélectionnés, utilisez le menu Préparer les bulletins à partir du volet des tâches. Une fenêtre Préparation des bulletins s’ouvre. Seuls les salariés sélectionnés au préalable apparaissent. Plusieurs actions sont possibles à partir de cette fenêtre : - Voir le salarié (ce bouton est grisé dans le cas d’une multi-sélection), - Modifier la période d’emploi : permet de modifier en masse la période d’emploi des bulletins, - Modifier la date de paiement : permet de modifier en masse la date de paiement des bulletins, - Modifier le moyen de paiement : permet de modifier en masse le moyen de paiement des bulletins. Pour consulter ou modifier les bulletins préparés, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 9. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 9.1. Les actions du bulletin ? Paye inversée : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net. ? Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié. ? Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin. ? Duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors de l’aperçu ou de l’impression. Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs). ? Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences…. ? Saisir période : permet d’indiquer une période liée à une ligne de paye. Par exemple, une prime de 13 ème mois correspond à une période du 01/01 au 31/12. ? Explication d’une ligne : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. 9.2. Les informations modifiables du bulletin ? La période d’emploi : ce champ permet d’indiquer la période d’emploi du bulletin. Par défaut, la période indiquée va du 1 er au dernier jour du mois. ? La période de paye : ce champ permet d’indiquer la période de paye du bulletin. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1. Si vous pratiquez1BPRISE EN MAIN 28 le décalage de paye pour une période de paye de janvier, vous aurez une période d’emploi du 01/12/N-1 au 31/12/N-1. ? La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire. ? Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié. ? Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable) ? Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement. ? Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 9.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties : ? Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours. ? Congés payés / absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours ou par anticipation ? Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin. ? Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls. ? Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime. ? Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin, vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). EBP Paye PRO vous offre la possibilité de dévalider un bulletin sur M-1 sans passer par la déclôture périodique. 10. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres. Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Vous pouvez interroger plusieurs éléments de paye en même temps. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples :In Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualisation 11.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables1BPRISE EN MAIN 30 La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 12. COMMENT FAIRE UNE DUCS ? EBP paye PRO Open Line vous offre la possibilité d’effectuer une DUCS à destination des URSSAF et des caisses de Retraite / Prévoyance. Pour effectuer une DUCS, vous devez accéder à l’assistant de préparation par le menu Opérations – DUCS – Préparer une nouvelle DUCS. Vous accédez à l’assistant de préparation DUCS. Vous aurez à sélectionner : ? Le type de DUCS, ? Le ou les établissements, ? La période de la déclaration, ? Le ou les organismes, ? Le mode de paiement. Après avoir renseigné ces informations, vous aurez la possibilité soit de générer un fichier EDI, soit d’imprimer un état préparatoire de la DUCS. Si vous faîtes le choix de générer un fichier EDI, un éditeur s’ouvre et présente les données du fichier. Vous avez alors la possibilité de contrôler et modifier les données si nécessaire. Puis une fois le fichier vérifié et/ou corrigé vous pourrez l’envoyer à votre organisme par le menu Opérations – DUCS – Envoyer une DUCS déjà préparée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant DUCS pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 13. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin : ? De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider. ? Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 13.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin : ? De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider.In ? Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « validé ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Outils / Clôture périodique ou bien encore par le volet des tâches disponible à partir de la liste des établissements. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Si votre dossier comporte plusieurs établissements, vous pouvez les clôturer indépendamment ou en même temps. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Outils / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.1BPRISE EN MAIN 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 18. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? La version Ligne PRO vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.In 18.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 18.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. 1BPRISE EN MAIN 34 Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).In Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.1. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 2 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage » . Si vous choississez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendrera la perte de vos modifications.2BLES FONCTIONS AVANCEES 36 Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent. 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour. 2.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour. 2.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont : • un intervalle d'établissement, • un intervalle de salariés, • un intervalle de natures d’emplois, • un intervalle de dates d’entrées dans le contrat, • un statut de présence • un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 2.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 2.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente.In 2.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer. 2.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de mise à jour des salariés. 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ; • Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés. • Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul.2BLES FONCTIONS AVANCEES 38 Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit : ? sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche, ? lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul. 6. L’HISTORISATION L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment : ? les différents taux et plafonds, ? les définitions des cumuls, ? les définitions des rubriques, ? les définitions des variables, ? les définitions des tables de calcul, ? les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation, il est possible : ? de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement) ? de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement) ? de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement) 7. LES VIREMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements (aux formats ETEBAC ou CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements – Virements des salaires. Complétez la fiche, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. 8. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. In 8.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 8.2. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels sont à retenir : • Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. • Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 8.3. La mise en place des publications Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : • La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents, • La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes, • La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : • Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.2BLES FONCTIONS AVANCEES 40 Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. • Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 8.5. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus. 8.6. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).In Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : • Voir tous les documents diffusés, • Voir les comptes, • Supprimer les publications, • Supprimer des documents, • Mise à jour des publications sur le site ROL. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du modèle de base de bulletin, ? Choix du style du bulletin, ? Choix des données présentes dans l'entête du bulletin, ? Choix des données présentes dans le corps du bulletin, ? Choix des données présentes dans le pied du bulletin, ? Choix du nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.3BINDEX 42 Index A Accès au service technique..................................................................................14 Assistant de mise à jour des salariés....................................................................36 C Clôture annuelle...................................................................................................32 Clôture périodique................................................................................................31 Code d'activation..................................................................................................16 Communication Entreprise-Expert........................................................................37 Configuration minimale.........................................................................................14 Création d’un cumul .............................................................................................24 Création d’une constante......................................................................................22 Création d’une fonction ........................................................................................23 Création d’une nature de rubrique ........................................................................23 Création d’une rubrique........................................................................................22 Création d’une table de calcul ..............................................................................23 Création d’une variable ........................................................................................22 Création de dossier..............................................................................................17 Création de modèle..............................................................................................41 D Dévalidation des bulletins.....................................................................................31 Documents administratifs .....................................................................................25 Droits utilisateurs..................................................................................................34 DUCS...................................................................................................................30 Duplicata de bulletin.............................................................................................28 E Ecran de travail ....................................................................................................18 Effectifs ................................................................................................................20 G Gestion des fenêtres ............................................................................................20 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................33In I Initialisation du dossier.........................................................................................19 Installation............................................................................................................15 L L’historisation .......................................................................................................38 L’interrogation des données de paye....................................................................29 Lancement du logiciel...........................................................................................16 Lier un dossier d'une autre application .................................................................33 M Mise à jour du paramétrage..................................................................................35 Modèle .................................................................................................................41 Mot de passe........................................................................................................19 O Options du dossier ...............................................................................................19 P Paye inversée ......................................................................................................28 Préparation des bulletins......................................................................................27 R Reports On Line...................................................................................................39 S Saisie des congés et absences ............................................................................28 Saisie des variables .............................................................................................28 Saisie semi-automatique des formules .................................................................38 Salarié............................................................................................................20, 21 Sauvegarde..........................................................................................................32 Statut de bulletin ..................................................................................................28 T Tableau de bord...................................................................................................37 Transfert comptable .............................................................................................30 U Utilisateurs ...........................................................................................................34 V Validation des bulletins.........................................................................................313BINDEX 44 Virements.............................................................................................................39In Notes3BINDEX 46 NotesIn Notes3BINDEX 48 Notes Mon Budget Perso Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http : //www.ebp.com © Copyright 2003-2012 EBP Informatique, édition Juin 2012Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Budget Perso et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso pour obtenir une aide générale composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.12 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 14 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 14 1.1. Configuration minimale conseillée ............................................................... 14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 15 4.1. Version non activité ..................................................................................... 15 4.2. Comment obtenir le code d’activation ? ....................................................... 16 4.3. Comment introduire le code d’activation ? ................................................... 16 5. COMMENT CREER MON COMPTE ? ........................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 18 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 19 1. COMMENT INITIALISER MON COMPTE ? ................................................... 19 1.1. Les options du programme.......................................................................... 19 1.2. Les paramètres du compte.......................................................................... 20 2. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 21 3. COMMENT CREER UN COLOCATAIRE ? .................................................... 21 4. COMMENT CREER UNE CATEGORIE OU S/CATEGORIE ? ....................... 21 5. COMMENT CREER UN TYPE ? .................................................................... 22 6. COMMENT ENREGISTRER LES OPERATIONS DANS LE COMPTE ?........ 22 6.1. Ajouter un enregistrement ou une opération ................................................ 22 6.2. Dupliquer un enregistrement ou une opération ............................................ 25 6.3. Modifier un enregistrement ou une opération............................................... 25 6.4. Supprimer un enregistrement ou une opération........................................... 25 7. COMMENT FILTRER, RECHERCHER, REMPLACER ET TRIER LES ENREGISTREMENTS OU OPERATIONS ? ...................................................... 26 7.1. Filtrer les enregistrements ........................................................................... 26 7.2. Rechercher les enregistrements .................................................................. 26 7.3. Affecter une valeur ...................................................................................... 26 7.4. Trier les enregistrements............................................................................. 2613 8. COMMENT REALISER LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ?...................... 27 9. COMMENT CONSULTER LES ENREGISTREMENTS ? ............................... 27 10. COMMENT IMPRIMER ? ............................................................................. 28 11. COMMENT SAUVEGARDER ET/OU RESTAURER UN OU PLUSIEURS COMPTES ? ...................................................................................................... 28 11.1. Enregistrer le compte sous ........................................................................ 28 11.2. Sauvegarder tous les comptes .................................................................. 28 11.3. Restaurer tous les comptes ....................................................................... 29 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 30 1. LE BUDGET PREVISIONNEL........................................................................ 30 2. L’ECHEANCIER............................................................................................. 31 3. LA SIMULATION D’EMPRUNT ...................................................................... 31 4. LES GRAPHIQUES........................................................................................ 32 5. LES ETATS.................................................................................................... 33 6. LES ALERTES............................................................................................... 33 7. L’EXPORTATION DES DONNEES DU COMPTE .......................................... 34 7.1. Exporter le compte au format CSV ou texte................................................. 34 7.2. Exporter le compte au format HTML ............................................................ 34 7.3. Exporter le compte au format XML .............................................................. 34 7.4. Exporter le compte au format QIF................................................................ 34 8. L’IMPORTATION DE DONNEES DANS LE COMPTE ................................... 34 8.1. Télécharger un fichier.................................................................................. 35 8.2. Importer un fichier ....................................................................................... 35 8.3. Importer au format CSV ou Texte ................................................................ 35 8.4. Importer au format OFX............................................................................... 35 8.5. Importer au format QIF................................................................................ 36 8.6. Récupération des données Money par import QIF....................................... 36 8.7. Tester le fichier, paramétrer les opérations et importer dans le compte ....... 36 INDEX................................................................................................................ 38INSTALLATION 14 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go ? Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. ? Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. ? L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur EBP Mon Budget Perso pour accéder à la présentation et à l’installation du logiciel. ? Lancer l’installation du logiciel. ? L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.Comment lancer mon logiciel ? 15 ? Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. ? Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. ? Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. ? Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\MON BUDGET PERSO12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. ? Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. ? En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit en cliquant sur l’icône qui se trouve sur votre bureau. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Mon Budget Perso 2012. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activité Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps. Vous disposez de 40 jours pour l’évaluation et découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un compte exemple, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre compte.INSTALLATION 16 4.2. Comment obtenir le code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Vous avez 40 jours pour évaluer le logiciel. Au-delà de cette limite, le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Tant que le code d'activation n'est pas renseigné, vous pouvez continuer à utiliser le logiciel mais certaines fonctionnalités ne seront plus disponibles (ajout d'opérations, ajout d’échéances, ajout de budgets..., impressions, import/export, ...). Vous pouvez obtenir ce code d’activation : ? En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément. ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. 4.3. Comment introduire le code d’activation ? Au lancement du logiciel, la fenêtre "Activation" s'ouvre automatiquement. Vous avez alors accès à quatre zones : ? Nom Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu Aide – Activez votre logiciel.Comment créer mon compte ? 17 5. COMMENT CREER MON COMPTE ? Pour créer un compte dans le logiciel, activez le menu Fichier + Créer un nouveau compte. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Vous avez trois étapes : Général, Personnel, Banque. Dans la partie Général, renseignez le nom du compte, la date de création, le solde initial à la date de création, le montant du découvert autorisé, le montant maximal du compte, le symbole monétaire que vous utilisez, le groupe auquel appartient le compte et le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe. Dans la partie Personnel, renseignez les informations personnelles du propriétaire du compte et créez celui-ci automatiquement dans la liste des colocataires. Dans la partie Banque, renseignez les informations concernant la banque de la personne qui possède ce compte (nom et adresse de la banque, site internet, conseiller, mail du conseiller, RIB, IBAN, BIC et le numéro de compte). Après avoir saisi toutes les zones, vous devez valider en cliquant sur le bouton Créer. Vous pourrez à tout moment consulter et modifier ces données à l’aide du menu Compte + Paramètres de ce compte. Ces paramètres sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso.INSTALLATION 18 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024 * 768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de menus Page Compte Visualisation et saisie des opérations. Page Compte Soldes du compte.Comment initialiser mon compte ? 19 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre compte, comment créer vos principales données, comment enregistrer les opérations… 1. COMMENT INITIALISER MON COMPTE ? 1.1. Les options du programme Après la création d'un nouveau compte, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.PRISE EN MAIN 20 1.1.1. Les options à définir Il est conseillé de renseigner les parties suivantes : ? Général Permet d'indiquer si vous voulez afficher le solde du compte à la suite du nom du compte (page accueil et solde multi-comptes), de définir le format de date, de masquer ou non les données nulles, de demander la confirmation avant de quitter le programme, etc. ? Dossier de travail Permet de savoir où se trouve enregistré le dossier que vous avez créé, les dossiers de simulations et de relevés de compte. 1.1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre programme. Pour vos comptes, vous pouvez également indiquer un mot de passe dans les paramètres du compte. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 1.2. Les paramètres du compte Ils sont accessibles depuis le menu Compte + Paramètres de ce compte ou Ctrl + F7. Ils permettent d'adapter EBP Mon Budget Perso aux préférences de l'utilisateur pour le compte sélectionné. Vous pouvez en autre saisir le montant du découvert autorisé et le montant maximal du compte (Général), les coordonnées du propriétaire du compte (Personnel), les coordonnées de la banque et le RIB du compte, le mot de passe du compte et sélectionner les alertes que vous souhaitez mettre en place (découvert, montant maximal du compte, échéances automatiques, dépassement de budget). Une fois les options sélectionnées, vous devez valider la fenêtre par le bouton OK. Tous les paramètres sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso.Comment créer un tiers ? 21 2. COMMENT CREER UN TIERS ? Le tiers est la personne ou la société à laquelle l’opération est destinée. Pour créer un tiers, cliquez sur Ajouter un tiers dans la barre de navigation de gauche. Sur la fiche Tiers, vous devez donner le nom du tiers. Vous pouvez assigner à un tiers, une catégorie, une sous-catégorie, une note ainsi qu’un montant. Lorsque ce tiers sera sélectionné dans la fiche d’un nouvel enregistrement, les zones seront automatiquement remplies par ces informations. Pour cela, cliquez sur la case à cocher « Mémoriser cette opération » et renseignez les champs désirés. 3. COMMENT CREER UN COLOCATAIRE ? Le colocataire est la personne qui est liée à l'opération (exemple : cette personne a effectué le règlement, elle participe à cet achat...). Pour créer un colocataire, cliquez sur Ajouter un colocataire dans la barre de navigation de gauche. Sur la fiche Colocataire, vous devez saisir le nom du colocataire. Vous avez également la possibilité de renseigner son n° de téléphone et un court commentaire. Dans la barre de navigation de gauche, le bouton « Ajout du propriétaire » permet d’insérer le propriétaire du compte automatiquement dans la liste des colocataires. 4. COMMENT CREER UNE CATEGORIE OU S/CATEGORIE ? Une catégorie est un poste de dépense ou recette (ex : automobile, salaire, …). Une sous-catégorie est une rubrique entrant dans une catégorie (ex : catégorie : automobile, sous-catégorie : assurance, garage, …). Pour créer une catégorie ou une sous-catégorie, cliquez sur Ajouter une catégorie ou Ajouter une sous-catégorie dans la barre de navigation de gauche. Une fenêtre de saisie apparaît et vous devez saisir le nom de la catégorie ou de la sous-catégorie. PRISE EN MAIN 22 5. COMMENT CREER UN TYPE ? Un type est un mode de règlement (ex : CB, chèque, prélèvement, virement, …). Pour créer un type, cliquez sur Ajouter un type dans la barre de navigation de gauche. Sur cette fiche, vous devez donner un nom du type et sélectionner la caractéristique de l’opération. Un type est une opération au débit ou au crédit. Lors de la saisie d’un type, vous devez sélectionner dans la liste « Opération au » l’option adéquate pour cet élément. Compte à débit différé La gestion du compte à paiement différé peut être utilisée dans les cas d’une carte de crédit à débit différé (toutes les opérations sont enregistrées en banque à une date donnée) ou pour gérer le délai de compensation de la banque. Vous devez renseigner le nombre de jours ou le jour de valeur de l’opération dans la fiche des types d’opérations. Attention : Pour les cartes de crédit à débit différé, vous devez définir dans le mode de règlement une date d’arrêté mensuel. Cette date définie sur l’opération doit être prise en compte sur le mois ou le mois suivant. Des exemples de calcul de « date de valeur » en fonction du jour de valeur, du jour d’arrêté et de la date de l’opération sont disponibles dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Suite à ce paramétrage, vous pouvez obtenir une analyse des comptes (états, graphiques) selon la date de saisie ou la date de valeur des opérations enregistrées. 6. COMMENT ENREGISTRER LES OPERATIONS DANS LE COMPTE ? 6.1. Ajouter un enregistrement ou une opération Pour ajouter une opération dans le livre de compte, vous devez aller dans Compte et cliquer sur Ajouter dans la barre de navigation de gauche, une fiche apparaît. 6.1.1. Saisie de la « date » de l’opération Vous devez utiliser le format jj/mm/aaaa. La saisie de la date est obligatoire. Vous pouvez taper uniquement le jour, EBP Mon Budget Perso complètera automatiquement la date par le mois et l’année en cours. Un petit calendrier, accessible par le bouton à droite de la zone , permet de sélectionner une date. Un appui sur le bouton « + » ou « - » permet d’incrémenter ou de dés-incrémenter la date jour par jour. Comment enregistrer les opérations dans le compte ? 23 6.1.2. Saisie de la date de valeur Vous devez utiliser le format jj/mm/aaaa. La date de valeur est automatiquement renseignée par le logiciel lorsque le type est sélectionné, si vous laissez cette zone vide, EBP Mon Budget Perso inscrira la même valeur que celle du champ « Date ». 6.1.3. Saisie du montant Vous avez la possibilité d’utiliser indifféremment le point ou la virgule comme séparateur de décimal. Une mini calculatrice est accessible par le bouton situé à droite de la zone montant. Utilisez celle-ci pour calculer un montant et l’insérer. 6.1.4. Saisie du type Sélectionnez dans la liste « Type », le type d’opération. Il est possible de créer un nouveau type en cliquant sur le bouton situé à droite de cette liste. Si le type « Chèque » ou apparenté est choisi, tapez le n° dans la zone « n° de chèque ». Si des enregistrements contenant des n° de chèques ont déjà été entrés, cette zone affiche le n° du chèque suivant. A chaque validation, le n° est incrémenté d’une valeur. Le programme formate ce n° sur 7 chiffres en complétant le début du nombre par des « zéros » si nécessaire. Ce formatage peut-être modifié depuis la fiche Options du programme du menu Outils. Le N° de Chèque sera automatiquement reporté dans la colonne n° de chèque de la page compte. Si le type est prédéfini en débit ou en crédit, le logiciel reprend les paramètres du type et renseigne automatiquement le champ « Opération au » situé en bas de la fiche. La date de valeur est calculée automatiquement par le programme lors de la création d’un type. Pour gérer totalement les types, vous devez fermer la fiche et afficher la liste des Types. 6.1.5. Saisie du colocataire, du tiers, de la catégorie ou de la sous-catégorie Pour saisir un colocataire, un tiers, une catégorie ou une sous-catégorie, vous devez sélectionner l’élément depuis la liste déroulante ou taper son nom directement dans la zone. Chaque nouvelle entrée est mémorisée sauf avis contraire choisi dans la fiche d’options du programme. Pour gérer totalement l’un des éléments, vous devez fermer la fiche d’enregistrement de l’opération et afficher la liste correspondante. 6.1.6. Saisie de la note Vous pouvez utiliser la zone note pour compléter les informations concernant l’enregistrement. Cette zone peut accepter un maximum de 100 caractères. 6.1.7. Mémoriser les informations de ce tiers Lorsque les informations liées à un tiers sont renseignées, il est possible de les mémoriser afin de les conserver par défaut. Pour cela vous devez cliquer sur le bouton « Mémoriser les infos de ce tiers » et modifier éventuellement les zones désirées. Il est possible d’ajouter un n° de téléphone ainsi qu’un court commentaire. La prochaine fois que ce tiers sera saisi, en sortant de la zone Tiers, les informations enregistrées s’inscriront dans les zones correspondantes dans la mesure où ces zones ne sont pas déjà remplies.PRISE EN MAIN 24 6.1.8. Ventiler cette opération La ventilation permet de répartir une opération dans plusieurs catégories et sous-catégories afin de mieux gérer son budget. La ventilation peut s'appliquer aux opérations au débit ou au crédit. Le montant global doit être saisi au préalable. Cet enregistrement ne doit pas faire l'objet d'un virement inter-compte. Suite au clic sur le bouton « Ventiler cette opération », une fenêtre « Ventiler cette opération » apparaît, cliquez sur le bouton «Ajouter» afin de ventiler l’opération. Sélectionnez ou tapez la catégorie (obligatoire), la sous-catégorie (facultatif), indiquez le montant (obligatoire) puis validez. Recommencez autant de fois que cela est nécessaire, le programme surveille la saisie de façon à être en phase avec le montant initial. Fermez la fiche « Ventiler cette opération » par le bouton « Valider ». EBP Mon Budget Perso inscrit la mention [Opération ventilée] dans la zone catégorie. Vous pouvez ajouter une ventilation plus tard. La modification de la ventilation se réalise depuis la même fiche. Pour voir le détail d'une ventilation d'un enregistrement depuis la page du compte, appelez la commande de modification de l'enregistrement ou utilisez la fiche « Détails sur l’enregistrement » en réalisant un clic droit ou F7. Un petit drapeau vert à droite de la colonne « Tiers » signale les enregistrements ou opérations qui bénéficient d'une ventilation. 6.1.9. Virement inter-comptes Si un enregistrement doit faire l'objet d'un virement inter-comptes, sélectionnez dans la liste, le compte dans lequel vous souhaitez faire un virement ou prélèvement. Si ce compte est protégé par un mot de passe, la saisie de celui-ci est nécessaire sauf si ce mot de passe est identique à celui du compte actif. Le virement s'effectue comme ceci : ? La date, la date de valeur, le colocataire, la catégorie, la sous-catégorie, la note et le montant sont identiques. ? Si l'opération est un débit, le type sera « Virement », « Prélèvement » dans l'autre compte. ? Le tiers devient le nom du compte actif. ? Le marquage n'est pas pris en compte. Les enregistrements situés dans chaque compte sont liés par la date et le montant : si l'enregistrement du compte ‘A’ est modifié sur la date, le montant ou le type d'opération (Débit ou Crédit), l'enregistrement lié dans le compte ‘B’ sera modifié automatiquement. La modification d'un autre champ (catégorie etc.) n'est pas reportée sur l'enregistrement lié de façon à permettre une personnalisation de chaque enregistrement malgré le lien qui les unit. Un enregistrement lié à un enregistrement situé sur un autre compte affiche un petit drapeau rouge à droite de la colonne « Type ». Lors de la modification d'un enregistrement lié, il est possible de rompre cette liaison en cliquant sur l'intitulé « Supprimer cette liaison » situé au-dessus de la liste « Compte ». Par contre, il est impossible de changer de liaison.Comment enregistrer les opérations dans le compte ? 25 Remarque Lors de la suppression d'un enregistrement lié, il est possible de supprimer également l'enregistrement situé sur l'autre compte. 6.1.10. Marquage de l’enregistrement ou opération Sélectionnez dans la liste le type de marquage, par défaut « Aucun ». Si, lors du rapprochement bancaire du compte avec le relevé bancaire, une opération doit être ajoutée dans le compte, le marquage à sélectionner est « P ». 6.1.11. Validation de l’enregistrement ou opération Lorsque les différents champs ont été renseignés, cliquez sur « Valider » ou appuyez sur la touche « Entrée » afin d'insérer cet enregistrement dans le compte. Une fois l'enregistrement ajouté dans le compte, toutes les zones sauf la date sont vidées, la fiche reste affichée afin de permettre plusieurs saisies consécutives. Lorsque l'ajout d'enregistrements est terminé, fermez la fiche par le bouton « Fermer » ou appuyez sur la touche « ECHAP ». 6.2. Dupliquer un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’opération que vous voulez dupliquer puis exécuter un clic droit et choisir « Dupliquer cet enregistrement ». Toutes les valeurs de l’opération d’origine sont copiées dans l’enregistrement dupliqué sauf les informations éventuelles concernant un virement inter-comptes. 6.3. Modifier un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’opération que vous voulez changer puis cliquer sur Modifier et apporter les rectifications. 6.4. Supprimer un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’enregistrement que vous voulez effacer puis cliquer sur Supprimer. Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « Oui » pour supprimer l’opération sélectionnée, sur « Non » pour annuler la suppression. Lors de la suppression d’une opération qui se trouve liée à un enregistrement situé sur un autre compte, il est possible de supprimer les deux enregistrements directement.PRISE EN MAIN 26 7. COMMENT FILTRER, RECHERCHER, REMPLACER ET TRIER LES ENREGISTREMENTS OU OPERATIONS ? 7.1. Filtrer les enregistrements Cette fonction permet d'appliquer un filtre temporaire aux enregistrements. Quand un filtre est actif, seuls les enregistrements vérifiant les conditions du filtre sont visibles dans la grille du compte. Les soldes en pied de page correspondent à ceux du filtre. 7.2. Rechercher les enregistrements La rechercher d'un enregistrement est disponible uniquement si vous êtes sur la page Compte. Cette fonction permet de rechercher dans le compte un enregistrement contenant une valeur dans un champ déterminé. 7.3. Affecter une valeur Cette fonction permet d'assigner une valeur à un ensemble d'enregistrements. Il est conseillé de réaliser un filtre avant de définir et lancer le traitement. Les champs de sélection pour lesquels vous pouvez affecter une valeur sont un type, un colocataire, un tiers, une catégorie et une sous-catégorie associée, une note. 7.4. Trier les enregistrements Depuis le menu Tri ou la page Compte, il est possible de trier les enregistrements suivant la Date (ordre croissant/ordre décroissant), la date de valeur, le Type, le Tiers, le Colocataire, la Catégorie, la Sous-catégorie, la Note, le montant Débit, le montant Crédit, Aucun tri. Comment réaliser le rapprochement bancaire ? 27 8. COMMENT REALISER LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ? Il n’est pas obligatoire de rapprocher son compte mais c’est une opération recommandée et très rapide. En général, vous devez rapprocher le compte avec le relevé bancaire reçu mensuellement. Depuis la page Compte, cliquez sur Rapprocher. La fiche « Rapprocher le compte » s'affiche. Dans la zone « Date du relevé », tapez la date d'émission du relevé. Dans la zone « Solde du relevé », saisissez le solde de fin indiqué sur le relevé bancaire. La procédure pour réaliser un rapprochement bancaire est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 9. COMMENT CONSULTER LES ENREGISTREMENTS ? La consultation des opérations s'effectue directement depuis la page Compte, ou suite à la demande d’un filtre. Depuis le menu ‘Voir les opérations’ des pages Tiers, Colocataires, Catégories, Types, Budget (modification du budget), la consultation est pré-paramétrée dans la fenêtre « Filtrer les enregistrements » suivant les caractéristiques de chaque page.PRISE EN MAIN 28 10. COMMENT IMPRIMER ? Il est possible de demander l’impression dans la barre de navigation des pages suivantes : - Compte : Impression des opérations du compte suivant les critères sélectionnés dans la boîte d’impression ; - Tiers : Impression de la liste des tiers avec téléphones et commentaires ; - Colocataires : Impression de la liste des colocataires ; - Catégories : Impression de la liste des catégories et sous-catégories associées ; - Types : Impression de la liste des types avec la description du type et le sens de l’opération ; - Notes : Impression de la note sélectionnée avec la date de rappel et le texte de la note ; - Budget : Impression de la visualisation du budget ; - Echéancier : Impression de la liste des échéances avec les dates de début et de fin, le type de règlement, le tiers et le montant de l’échéance ; - Etat : Impression de l’état en cours ; - Graphique : Impression du graphique en cours ; - Simulation : Impression de la simulation réalisée. A partir de la page Etats, vous disposez du bouton « Imprimer le compte ». Ce bouton ouvre automatiquement la boîte d’impression « Imprimer le compte ». Vous disposez également de la possibilité d’imprimer vos RIB par le menu Compte + Imprimer un RIB. 11. COMMENT SAUVEGARDER ET/OU RESTAURER UN OU PLUSIEURS COMPTES ? 11.1. Enregistrer le compte sous L’ « Enregistrement sous » vous permet de sauvegarder un compte dans un autre répertoire ou sur un autre lecteur. Vous pouvez utiliser cette fonction pour changer le nom d’un compte. Pour la procédure d’enregistrement consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 11.2. Sauvegarder tous les comptes La sauvegarde de tous les comptes vous permet de faire une sauvegarde globale et complète de tous les fichiers se trouvant dans le dossier de travail du programme. Pour la procédure de sauvegarde consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso.Comment sauvegarder et/ou restaurer un ou plusieurs comptes ? 29 Note: Dans le dossier de travail, le programme stocke les fichiers des comptes qui portent l'extension « .cpf » et le fichier partagé « Comptes Bancaires.xmf » qui contient les types, les catégories, les notes, les colocataires et les tiers, le fichier des groupes de comptes « Groupes.txt ». Dans la liste, le nom des comptes est de couleur bleue, le nom du fichier partagé est de couleur verte, le nom du fichier de groupes est de couleur noire. 11.3. Restaurer tous les comptes La restauration vous permet de retrouver tout ou partie des comptes sauvegardés mais également le fichier partagé « Comptes Bancaires.xmf ». Pour la procédure de restauration consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Note: Dans la liste, le nom des comptes est de couleur bleue, le nom du fichier partagé est de couleur verte, le nom du fichier de groupes est de couleur noire.LES FONCTIONS AVANCEES 30 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Budget Perso. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE BUDGET PREVISIONNEL Le budget vous permet de planifier des dépenses ou des revenus connus puis de vérifier, en temps réel, si les objectifs sont respectés. Un budget est calculé grâce aux catégories saisies dans le compte. Il est donc conseillé de classer ses dépenses ou ses revenus avec une grande rigueur lors de la saisie des enregistrements dans le compte. La date de début d’une opération n’est pas obligatoire pour les opérations mensuelles mais elle est indispensable pour les autres périodicités. La date de fin est toujours optionnelle. L’état du budget est mis à jour immédiatement lorsque les opérations sont modifiées dans la page de modification ainsi que dans le compte. Le budget affiché correspond au mois en cours, c’est l’état par défaut. Il est possible de consulter un budget pour une autre période. Vous avez la possibilité d’afficher un budget multi-comptes. Pour cela, cliquez sur le libellé « Budget multi-comptes » au-dessus du budget. Puis depuis la fiche « Sélectionner plusieurs comptes », choisissez un compte dans la liste du haut et cliquez sur le bouton « Ajouter », le budget est mis à jour immédiatement. Vous pouvez supprimer un compte du calcul. Les montants que vous visualisez sur le budget multi-comptes sont : - pour le budgété : le budget défini dans le compte ouvert - pour le réel : les opérations des comptes sélectionnés. Le caractère multi-comptes est actif tant que la fiche « Sélectionner plusieurs comptes » est affichée à l'écran, lorsque cette fiche est fermée, le budget redevient mono-compte.L’echeancier 31 2. L’ECHEANCIER Vous devez utiliser l’échéancier afin d’automatiser la saisie des opérations prélevées périodiquement sur le compte. Vous pourrez créer une échéance de type virement intercomptes en sélectionnant dans la liste « Compte », le compte lié. La date de début de l’échéance est toujours obligatoire, la date de fin est facultative sauf pour une échéance dont la case « Insérer cette échéance jusqu’à la date limite » est cochée. Si l’option « Actualiser le compte en fermant » est cochée, le compte est mis à jour immédiatement après la fermeture de la fiche. Si l’option « Insérer cette échéance jusqu’à la date limite » est cochée, toutes les échéances (y compris futures) seront ajoutées dans le compte ou dans la liste en dessous. La liste du bas « Echéance à insérer » ne contient des éléments que si l’option « Insérer automatiquement les échéances dans le compte » de la fiche « Paramètres du compte » n’est pas cochée. Dans le cas où l’échéancier serait paramétré pour fonctionner de manière semi-automatique, sélectionnez une opération, cliquez sur le bouton « Saisir » afin d’insérer l’échéance sélectionnée dans le compte. Note Si l'option " Insérer automatiquement les échéances dans le compte " de la fiche " Paramètres du compte " n'est pas cochée, vous disposez de la case à cocher "Voir uniquement la sélection" dans le panneau de gauche, pour visualiser dans la liste du bas uniquement les échéances à insérer concernées par l'échéancier sélectionné dans la liste au-dessus. Si vous décochez la case "Voir uniquement la sélection", vous visualisez dans la liste du bas toutes les échéances à insérer pour tous les échéanciers. Remarque Vous pouvez sélectionner une échéance et l’envoyer directement dans le budget. 3. LA SIMULATION D’EMPRUNT Ce module vous permet de calculer un emprunt et d’afficher le résultat sous la forme d’un tableau d’amortissement. Remplissez les zones ou sélectionnez les options dans les cases à cocher et les listes, puis cliquez sur le bouton « Calculer ». Vous avez la possibilité d’enregistrer et de recharger les précédentes simulations.LES FONCTIONS AVANCEES 32 4. LES GRAPHIQUES Les graphiques sont calculés en fonction : - des catégories renseignées dans la page Catégories, - des sous-catégories reliées aux catégories et renseignées dans la page Catégories, - des tiers renseignés dans la page Tiers, - des types renseignés dans la page Types. - des opérations réalisées (page Compte) et des opérations prévisionnelles (page Echéancier) Le graphique affiché par défaut est celui des dépenses par catégories du mois en cours. En fonction du regroupement (catégorie, sous-catégorie, tiers, types, sans regroupement, prévisionnelles), EBP Mon Budget Perso propose plusieurs graphiques. La liste des graphiques est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Pour chaque graphique, vous avez la possibilité de sélectionner un style de graphique (Barres horizontales, Barres verticales, Points, Lignes, Aires, Flèches, Secteurs). Sélectionnez une période dans la liste « Mois » et « Année » ou après avoir coché la case « Autre période », la date de début et la date de fin à prendre en compte pour le calcul du graphique. Vous pouvez affiner la recherche par la date de saisie de l’opération ou par la date de valeur, sélectionner votre option dans la liste « Analyser par ». Pour afficher un graphique multi-comptes, cliquez sur le libellé « Graphiques multicomptes » au-dessus du graphique. Depuis la fiche « Sélectionner plusieurs comptes », choisissez un compte dans la liste du haut et cliquez sur le bouton « Ajouter », le graphique est mis à jour immédiatement. Vous pouvez supprimer un compte du calcul. Le caractère multi-comptes est actif tant que la fiche « Sélectionner plusieurs comptes » est affichée à l'écran, lorsque cette fiche est fermée, le graphique redevient mono-compte. Note : Il est possible de ne pas afficher les données qui ont pour résultat zéro afin d'améliorer la lisibilité de certains graphiques. Cette option est accessible depuis la fiche « Options du programme » du menu Outils, case à cocher « Masquer les données nulles dans les graphiques, les états et les budgets ». Les états 33 5. LES ETATS Les états sont, comme les graphiques, calculés en fonction : - des catégories ou des sous catégories renseignées dans la page Catégories, - des tiers renseignés dans la page Tiers, - des types renseignés dans la page Types. L’état affiché par défaut est celui des revenus et dépenses par catégorie pour le mois en cours. Chaque état est réalisé pour une fonction spécifique. La liste des états est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Sélectionnez une période dans les listes « Mois » et « Année » ou, après avoir coché la case « Autre période », la date de début ou la date de fin à prendre en compte pour le calcul de l’état. Vous pouvez affiner la recherche par la date de saisie de l’opération ou par la date de valeur, sélectionnez votre option dans la liste « Analyser par ». Vous pouvez afficher un état multi-comptes. Le fonctionnement est identique aux graphiques (voir point 4). Note : Il est possible de ne pas afficher les données qui ont pour résultat zéro afin d'améliorer la lisibilité de l'état. Cette option est accessible depuis la fiche « Options du programme » du menu Outils, case à cocher « Masquer les données nulles dans les graphiques, les états et les budgets ». 6. LES ALERTES Les alertes sont gérées à partir du menu Compte + Paramètres de ce compte + Alertes. Elles sont visibles lors de l'ouverture du compte ou depuis le Menu Compte - Alertes. Les alertes disponibles sont le montant de découvert dépassé, le montant maximum du compte dépassé, le budget dépassé (« par catégories et sous-catégories » ou « par total des revenus, des dépenses et du budget total ») et les échéances générées automatiquement. Pour qu'une alerte soit active, vous devez aller dans les paramètres du compte, sélectionner la "case" qui précède le libellé de l'alerte et cliquer sur OK. Lors de la "prochaine ouverture du compte" ou par le menu Compte + Alertes, vous pouvez voir si des alertes sont déclenchées.LES FONCTIONS AVANCEES 34 7. L’EXPORTATION DES DONNEES DU COMPTE Vous pouvez exporter le compte avec un format utilisable dans un autre logiciel. Il peut être intéressant par exemple d’ouvrir un compte dans un tableur et de retravailler ses données. EBP Mon Budget Perso permet d’exporter le compte sous quatre formats. 7.1. Exporter le compte au format CSV ou texte Sélectionnez la période à prendre en compte. Par défaut, la totalité du compte est sélectionnée. Choisissez le format CSV ou Texte, dans ce dernier cas, le choix de la tabulation comme séparateur de champs est préconisé. Cochez la case « Inclure le nom des colonnes d'en-tête » afin d’ajouter le nom des champs dans le fichier. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension (.csv, .txt, …) de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.2. Exporter le compte au format HTML Sélectionnez la période à prendre en compte. Par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.3. Exporter le compte au format XML Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Sélectionnez la période à prendre en compte, par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Cochez la case « Associer un fichier HTML… » afin de joindre au fichier XML, un fichier HTML portant le même nom. C'est ce fichier qui devra être exécuté pour afficher les données mises en forme dans un navigateur Internet compatible avec les fichiers XML. Si cette case est cochée, vous pouvez personnaliser l'affichage du tableau et surtout restreindre le nombre de lignes visibles sur la page. Des boutons de navigation apparaîtront alors automatiquement pour la navigation dans le fichier. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.4. Exporter le compte au format QIF Sélectionnez la période à prendre en compte, par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 8. L’IMPORTATION DE DONNEES DANS LE COMPTE Cette fonction permet d’importer des fichiers téléchargés depuis le site Internet de votre banque. EBP Mon Budget Perso permet d’importer dans le compte des fichiers de différents formats. L’Importation de données dans le compte 35 8.1. Télécharger un fichier Pour télécharger votre relevé bancaire, vous devez vous connecter au site Internet de votre banque par l’intermédiaire du menu Internet + Importer un relevé. Lorsque vous êtes sur le site de votre banque, vous devez saisir votre identifiant et votre mot de passe. Enfin, vous devez télécharger votre relevé de compte au format CSV, Texte, QIF ou OFX. Attention Le répertoire de sauvegarde de votre fichier téléchargé doit être celui défini dans les options du programme menu Outils. 8.2. Importer un fichier Pour importer un fichier dans EBP Mon Budget Perso, vous devez sélectionner un compte. Ensuite, depuis le menu Internet, sélectionnez la commande Importer un relevé et choisissez le nom de votre fichier téléchargé. EBP Mon Budget Perso détecte automatiquement le format de votre fichier (Format CSV ou Texte, Format QIF, Format OFX). Cliquez sur le bouton OK pour ouvrir la fenêtre d'import de fichier. Remarque Vous avez également la possibilité d’importer un fichier à partir du menu Compte + Importer au format CSV / Texte ou QIF ou OFX. Les différents points ci-dessus sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 8.3. Importer au format CSV ou Texte Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier dont les champs sont délimités. La liaison des champs consiste à indiquer au programme quelle colonne du fichier est liée au champ " Date ", … de la liste du bas. Cette liste affiche les principales colonnes d’EBP Mon Budget Perso. Indiquez dans la liste " La date est au format ", sous quelle forme la date est formatée. Les colonnes sont numérotées de 0 à... (en fonction du nombre de champs trouvés). Dans la zone " Associer les colonnes ", cliquez sur le champ " Date " et sélectionnez dans la liste le n° de la colonne à lier à ce champ. Pour supprimer une liaison, sélectionnez un champ et appuyez sur la touche "Suppr" du clavier. 8.4. Importer au format OFX Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier au format OFX. La liaison des champs s’effectue depuis la partie " Affectation des identificateurs de type ". Elle est renseignée par défaut.LES FONCTIONS AVANCEES 36 Vous pouvez modifier une affectation en double-cliquant sur un élément ou en appuyant sur le bouton " Modifier ". Indiquez dans la liste " La date est au format " sous quelle forme la date est formatée. 8.5. Importer au format QIF Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier au format QIF. La liaison des champs s’effectue dans la partie « Associer les champs » depuis les spécifications du format QIF. Le champ date est donc associé à la lettre " D ", le champ montant à la lettre " T " etc. Il est possible de changer l'affectation des champs ou de réinitialiser les paramètres d'origines. Indiquez dans la liste " La date est au format " sous quelle forme la date est formatée. 8.6. Récupération des données Money par import QIF Pour pouvoir récupérer vos comptes de « Microsoft Money » dans « EBP Mon Budget Perso», vous devez au préalable effectuer un export des comptes et non une sauvegarde. Par exemple, sur une version « Microsoft Money 2005 », l’export s’effectue par le menu Fichier / Exporter et en cochant l’option « Compatibilité QIF relative ». De ce fait, vous aurez un fichier au format QIF contenant votre compte et vous pourrez l’importer dans le logiciel « EBP Mon Budget Perso» par le menu Compte / Importer un fichier au format QIF après avoir créé le compte. Sur la page Importer un fichier au format QIF, vous devez sélectionner le fichier QIF. La suite de la procédure est identique à l’import du format QIF. Les données récupérées sont : ? Les écritures ventilées ou pas ; ? Les pointages et rapprochement ; ? Les catégories et sous-catégories ; ? Les n° de chèque si le type de l'écriture est "chèque" ; ? Le nom de compte associé si l'écriture est de type "Virement". 8.7. Tester le fichier, paramétrer les opérations et importer dans le compte Pour les 3 formats décrits ci-dessus, les procédures de test, de paramétrage des opérations et d’import dans le compte sont identiques. Tester l'importation Pour réaliser le test de validation des champs du fichier à importer vous devez à partir de la 1ere fenêtre cliquer sur le bouton " Suivant ". EBP Mon Budget Perso va tester la validité des champs, notamment la valeur correcte du champ date et des champs numériques. En cas d'échec, l'importation est annulée. Paramétrer les opérationsL’Importation de données dans le compte 37 Suite au test positif du fichier d'import, vous obtenez une fenêtre permettant de distinguer les opérations présentes dans le compte et les nouvelles opérations. Cette distinction s'effectue automatiquement en comparant les champs Date (Mois/Année), Type, Tiers, Catégorie, S/Catégorie, Note, Débit/Crédit des opérations du fichier à importer avec celles du compte ouvert. Lorsqu'une opération est identique entre le fichier et le compte, elle est dite "Présente" et est de couleur "Noir". Lorsqu'une opération n'est pas présente dans le compte, elle est dite "Nouvelle" et est de couleur "Bleu". Vous pouvez réaliser vos propres comparatifs avec l'aide des cases à cocher de la partie "Comparer les opérations par...". Suite à la réalisation de la comparaison, vous avez la possibilité de passer une opération dite "Nouvelle" en "Présente" ou une opération "Présente" dans le compte en "Nouvelle". Pour cela vous devez sélectionner la ou les lignes concernées et cliquer sur l'un des boutons à droite "Marquer comme présente" ou "Marquer comme nouvelle" ou sélectionner les mêmes options dans le menu contextuel (clic droit). La partie "Paramétrage des opérations à importer" étant réalisée, passez à l'étape suivante. Importer dans le compte Suite au paramétrage des opérations à importer, cliquez sur suivant pour visualiser les opérations qui seront importées. Les opérations présentes dans cette fenêtre sont uniquement celles dites "Nouvelle". C'est à partir de cette fenêtre que vous pourrez importer définitivement vos opérations. Si les opérations vous conviennent vous pouvez passer à l'étape des options d'importation, sinon, vous avez la possibilité de revenir à l'étape précédente ou de sélectionner dans cette liste uniquement les opérations que vous souhaitez importer. Une fois les sélections des opérations et des options effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton " Importer dans le compte " afin d'intégrer ces données au compte après avoir effectué une sauvegarde le cas échéant (recommandé). Vous trouverez plus de détail sur l’import d’un relevé ou fichier dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso.INDEX 38 INDEX A Activation du logiciel ..........................................................................................15 Affecter une valeur..............................................................................................26 Aide sur Comptes Bancaires................................................................................11 Alertes.................................................................................................................33 B Budget .................................................................................................................30 C Catégories............................................................................................................21 Colocataires.........................................................................................................21 Consulter les enregistrements..............................................................................27 Création de compte..............................................................................................17 D Dupliquer un enregistrement ...............................................................................25 E Echéancier...........................................................................................................31 Ecran de travail....................................................................................................18 Enregistrer une opération ....................................................................................22 Etats.....................................................................................................................33 Export du compte ................................................................................................34 F Filtrer les enregistrements ...................................................................................26Index 39 Fonctions avancées..............................................................................................30 G Graphique prévisionnel .......................................................................................32 Graphiques ..........................................................................................................32 I Import de fichier CSV .........................................................................................35 Import de fichier Money......................................................................................36 Import de fichier OFX.........................................................................................35 Import de fichier QIF ..........................................................................................36 Import d'opérations..............................................................................................34 Import du compte ................................................................................................34 Impression ...........................................................................................................28 Imprimer un RIB .................................................................................................28 Initialisation du compte .......................................................................................19 Installation...........................................................................................................14 Internet ................................................................................................................35 M Marquage de l'opération ......................................................................................25 Mémoriser les infos tiers .....................................................................................23 Modifier un enregistrement .................................................................................25 Money .................................................................................................................36 Multi-comptes .........................................................................................30, 32, 33 O Options du programme ........................................................................................20 Ouverture du logiciel...........................................................................................15 P Paramètres du compte..........................................................................................20 R Rapprochement bancaire .....................................................................................27INDEX 40 Rechercher les enregistrements ...........................................................................26 Restauration.........................................................................................................28 S Sauvegarde ..........................................................................................................28 Simulation d'emprunt ..........................................................................................31 Sous-catégories....................................................................................................21 Supprimer un enregistrement...............................................................................25 T Télécharger un relevé bancaire............................................................................35 Tiers ....................................................................................................................21 Trier les enregistrements .....................................................................................26 Type ....................................................................................................................22 V Ventiler une opération .........................................................................................24 Virement inter-comptes.......................................................................................24 Mon Association Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 20113 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A10 ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour un accès direct à l’aide. ? Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.12 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 3.1. Lancement du produit.................................................................................. 16 3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les tables annexes...................................................................................... 23 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 23 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 23 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 24 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 25 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 29 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 29 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 32 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 32 7.2. Les règlements divers ................................................................................. 32 7.3. Les remboursements................................................................................... 32 7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 32 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 33Avant de commencer 13 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 33 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 33 8.1. La fiche remise............................................................................................ 33 8.2. La liste des remises..................................................................................... 34 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 34 9.1. Généralités.................................................................................................. 34 9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 34 9.3. Les onglets.................................................................................................. 35 10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 36 11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 36 12. LE PLANNING.............................................................................................. 36 12.1. Planning matériels..................................................................................... 36 12.2. Planning activités ...................................................................................... 36 12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 36 13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 37 13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 37 13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 37 13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 37 13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 37 13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 38 13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 38 13.7. Lettres de relance...................................................................................... 38 13.8. Export des états ........................................................................................ 38 13.9. Modèles personnels .................................................................................. 38 14. LES COURRIERS........................................................................................ 39 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 39 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 39 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 40 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 40 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 40 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 41 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 41 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43 1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 4314 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43 3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44 5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44 INDEX................................................................................................................ 45Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go ? Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).16 Les systèmes d'exploitation supportés sont : ? Windows XP SP3 ? Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits ? Windows 7 32 bits & 64 bits Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso16.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2012 16.0.Comment Activer mon logiciel ? 17 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet : ? D’évaluer le logiciel, ? D’acheter le logiciel ? D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : ? En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément. ? En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones : ? Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc… ? Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. »Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord20Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes : ? Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi. ? Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. ? Dossier : Le nom du dossier peut être modifié. ? Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF. ? Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. ? Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment. ? Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).22 ? Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ». ? Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. ? Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses ? Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents. ? Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires des matériels et des remises en banque. ? Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères. ? Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et des activités. ? Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistants. ? SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de paramétrer les informations d’envoi du ou des services. 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur le dossier.Comment créer une cotisation ? 23 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci.24 Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets : ? L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier. ? L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité. ? L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité. Comment créer un matériel ? 25 ? L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation. ? L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. ? L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité. ? L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates. ? L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :26 ? L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets : ? Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel. ? Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour. ? Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement. ? Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel. ? Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel. Boutons : ? Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive. ? Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement.Comment créer un matériel ? 27 ? Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement.28 Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt. ? Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel.Comment créer un Contact / partenaire? 29 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties : ? La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association. ? La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :30 ? Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés. ? L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton Adresse secondaire. ? Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats. ? Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes). ? Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir. ? L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation.Comment créer un adhérent ? 31 La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ? ? La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Attention la suppression est définitive. ? Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent.32 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Comment saisir une remise ? 33 Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner.34 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreriesEnregistrement des opérations 35 Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case « Racine ». Remarques Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte. Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures.36 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité.Les Impressions 37 Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes : ? Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale. ? Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation. ? Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des remises en banque Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des remises en banque. A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné peuvent être remis en banque.38 13.5. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.6. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.8. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.9. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle.Les courriers 39 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets : ? Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés, ? Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes, ? Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes.40 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier.La suppression d’un dossier 41 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers.42éditeur d’état 43 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures.LES FONCTIONS AVANCEES 44 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association. Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association. Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent. Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv. Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à l’aide en ligne.Index 45 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Activités ........................................................................................................24, 31 Adhérent..............................................................................................................29 Affichage des colonnes........................................................................................23 Aide sur Association ...........................................................................................11 C Cartographie & Décisions ...................................................................................44 Champs personnalisés .........................................................................................31 Chéquiers.............................................................................................................35 Code d’activation ................................................................................................17 Code d'activation.................................................................................................17 Comptes comptables............................................................................................35 Configuration minimale.......................................................................................15 Contacts.........................................................................................................24, 29 Cotisations.....................................................................................................23, 30 Courriers..............................................................................................................39 Création dossier...................................................................................................18 D Dons aux oeuvres ................................................................................................38 E Ecran d'accueil.....................................................................................................17 Ecran de travail....................................................................................................19 Editeur d'état........................................................................................................43 En sommeil..........................................................................................................30 Enregistrements des opérations (généralités).......................................................34 Enveloppes - Etiquettes.......................................................................................39 Export des adhérents ...........................................................................................43 Export des écritures.................................................................................35, 43, 44INDEX 46 Export des états ...................................................................................................38 G Générer les écritures............................................................................................35 Graphiques ..........................................................................................................36 I Import des adhérents ...........................................................................................43 Impression des lettres de relance .........................................................................38 Impressions .........................................................................................................37 Initialisation du dossier........................................................................................21 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 Logo ....................................................................................................................22 M Matériels..............................................................................................................25 Modèles personnels.............................................................................................38 Modes de règlements.....................................................................................33, 34 Mot de passe........................................................................................................22 P Partenaires.....................................................................................................24, 29 Payeur.................................................................................................................30 Planning...............................................................................................................36 Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques.......................................................34 Publipostage Email..............................................................................................39 R Récapitulatif ........................................................................................................37 Recopier un dossier .............................................................................................40 Reçu fiscal...............................................................................................21, 32, 38 Règlements..........................................................................................................32 Régler une activité / cotisation ............................................................................31 Remboursements.................................................................................................32 Remise...........................................................................................................33, 34 Réparer un dossier...............................................................................................41 Restaurer un dossier ............................................................................................40Index 47 S Sauvegarder un dossier........................................................................................40 Supprimer un dossier...........................................................................................41 T Tableau de bord...................................................................................................36 Trésorerie ............................................................................................................35 V Vérifier un dossier...............................................................................................41 Virements............................................................................................................35 W Web Asso ............................................................................................................44NOTES 48 NOTES Gestion Commerciale Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 23 3.1. Création d’un client...................................................................................... 23 3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 23 3.3. Création d’un contact................................................................................... 23 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 24 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 24 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 26 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 27 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 27 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 28 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 29 5.1. Comment commander ? .............................................................................. 29 5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 30 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 3014 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ........................................................................................................................... 30 6.1. Transfert...................................................................................................... 30 6.2. Regroupement............................................................................................. 31 6.3. Duplication .................................................................................................. 31 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 31 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 32 8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 32 8.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 32 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?................. 33 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 34 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?............................................ 34 9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 34 9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 36 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 36 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 38 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 38 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 39 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 39 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 39 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 40 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 40 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 41 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 41 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 41 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 42 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 42 3.2. Filtres ..................................................................................................... 42 3.3. Mises à jour............................................................................................ 43 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 43 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 43 3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 43 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 43 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 44 4.2. Les options de la société ............................................................................. 44 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 4415 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 44 5.1. Les options.................................................................................................. 45 5.2. Les données................................................................................................ 45 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 45 5.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 45 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 46 6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 46 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 47 7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 47 8. LES HISTORIQUES....................................................................................... 48 8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 48 8.2. Historique du document............................................................................... 48 8.3. Historique des ventes .................................................................................. 48 8.4. Historique des achats .................................................................................. 49 9. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 49 10. LES RELANCES .......................................................................................... 50 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 50 12. LES STATISTIQUES.................................................................................... 50 13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 51 13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 51 14. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 53 15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 53 16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 54 17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 54 18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 55 19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 55 20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 56 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 56 INDEX................................................................................................................ 5716 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock) ou dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.22 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un Tiers ? 23 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.24 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).Comment gérer les ventes ? 25 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles. ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé. ? L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné. ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact ? Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé ? Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé ? Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)26 ? SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.Comment gérer les ventes ? 27 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer ? La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…) ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. 28 Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ». ? Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment gérer les achats ? 29 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.30 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?). 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 31 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.32 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.Le suivi financier des clients et fournisseurs 33 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 8.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : ? Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. ? Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » 8.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.34 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles - Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant.Comment gérer les stocks ? 35 La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : ? Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock. ? Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. ? Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.36 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles - Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société : ? La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n’avez pas lié votre dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale) ou ? La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion commerciale) La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).Comment transférer les éléménts en compta ? 37 La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables : ? les libellés des écritures, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles. ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...). De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.38 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 39 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.40 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications.Le Tableau de bord 41 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients et articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (tous les clients, clients/prospects, famille clients, sous famille client, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (tous les articles, articles, familles articles et sous famille articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs.42 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont : ? un intervalle d'articles ? une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 ») ? un intervalle de familles articles ? un intervalle de sous-familles articles ? un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) ? un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement) ? un type d'article (biens, service) ? un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont : ? un type de tiers (clients ou prospects) ? un intervalle de clients ? un intervalle de familles clients ? un intervalle de commerciaux/collaborateurs ? un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)La Gestion de l’éco-contribution 43 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.44 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.Le service à la personne 45 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 5.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont : ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu’il soit considéré comme collaborateur. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heure de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : Chèque Emploi Service Universel (CESU) et Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP). Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1.46 Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. ? Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". ? Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».La gestion des commissions 47 6.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. 7. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions.48 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé, ? issu d'un autre document, ? transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé ? issu d'un autre document ? transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la listeLes échéanciers 49 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 9. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants : ? Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). ? Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.50 ? Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. 10. LES RELANCES Il existe deux types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, ? les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 12. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line 51 13. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 13.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 13.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ? La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ? La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.52 13.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 13.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.Remplacement de code 53 13.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : ? Voir tous les documents diffusés ? Voir les comptes ? Supprimer les publications ? Supprimer des documents ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line. 14. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour : ? Les pays ? Les banques ? Les moyens de paiement ? Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1.54 16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...), ? Choix du style de l'entête du document, ? Choix des données présentes dans l'entête du document, ? Choix des données présentes dans le corps du document, ? Choix des données présentes dans le pied du document, ? Choix de la mise en forme du modèle, ? Nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur ? Barèmes des éco-contributions ? Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.Comment réaliser un export paramétrable 55 Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur ? Barèmes des éco-contributions ? Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : ? filtrer les données à exporter si nécessaire, ? exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), ? indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. 56 Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer : ? les options du dossier (Paramètres - Société - …) ? la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis). ? la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents, ? le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.57 Index A Accès au service technique..................................................................................16 Achats..................................................................................................................29 Acompte...............................................................................................................32 Actualiser la TVA des documents.........................................................................26 Aide sur EBP Gestion Commerciale Classic Open Line........................................11 Archivage.............................................................................................................55 Articles ...........................................................................................................21, 22 B Barème des commissions ....................................................................................47 Barème eco-contribution ......................................................................................43 BL ........................................................................................................................27 Bon d’entrée.........................................................................................................34 Bon de livraison....................................................................................................27 Bon de retour .......................................................................................................27 Bon de sortie........................................................................................................34 BR........................................................................................................................27 C Clients..................................................................................................................23 Code d'activation..................................................................................................18 Commande ..........................................................................................................26 Commandes fournisseurs.....................................................................................29 Commerciaux.......................................................................................................47 Commissions........................................................................................................47 Communication Entreprise-Expert........................................................................53 Configuration minimale.........................................................................................16 Contact ................................................................................................................23 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................5458 D Décaissement ......................................................................................................33 Devis....................................................................................................................24 Documents d’achat...............................................................................................29 Documents de stock.............................................................................................34 Documents de vente ............................................................................................24 Droits utilisateurs..................................................................................................40 Duplication de documents ....................................................................................31 Dupliquer en.........................................................................................................25 E Echéances .....................................................................................................28, 49 Echéancier...........................................................................................................49 Eco-contribution ...................................................................................................43 e-Commerce ........................................................................................................56 Ecran de travail ....................................................................................................20 e-mail...................................................................................................................31 Expert Comptable ..........................................................................................22, 50 Export paramétrable.............................................................................................55 F Facture...........................................................................................................28, 30 Facture d’acompte................................................................................................32 Fonctions avancées .............................................................................................41 Fournisseurs ........................................................................................................23 Frais de port.........................................................................................................46 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................39 H Historique client....................................................................................................25 Historique de la ligne............................................................................................48 Historique des achats...........................................................................................49 Historique des ventes...........................................................................................48 Historique du document..................................................................................25, 48 Historique eco-contribution...................................................................................4459 I Import paramétrable.............................................................................................54 Imprimer...............................................................................................................38 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 Intervenant ...........................................................................................................45 Inventaire .............................................................................................................34 J Journal des événements ......................................................................................56 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Liaison de dossiers...............................................................................................40 Livrer une commande...........................................................................................27 M Marqué comme imprimé.......................................................................................25 Marqué comme non imprimé................................................................................25 Mise à jour du taux de TVA ..................................................................................42 Modèle .................................................................................................................54 Mot de passe........................................................................................................22 Mouvements de stock ..........................................................................................36 N Numerotation........................................................................................................21 O Options du dossier ...............................................................................................21 P Pointage entre échéance......................................................................................49 Promotions...........................................................................................................41 Prospects .............................................................................................................23 R Récéptionner une commande...............................................................................30 Règlement......................................................................................................32, 33 Règlement client ..................................................................................................32 Règlement fournisseur .........................................................................................32 Regroupement de documents ..............................................................................31 Relances..............................................................................................................5060 Relances devis.....................................................................................................50 Remise en banque ...............................................................................................33 Remplacement de code........................................................................................53 Reports On Line...................................................................................................51 ROL .....................................................................................................................51 S Sauvegarde..........................................................................................................38 Service à la personne...........................................................................................45 SMS.....................................................................................................................26 Statistiques ..........................................................................................................50 Stocks ..................................................................................................................34 T Tableau de bord...................................................................................................41 Tarif article ...........................................................................................................22 Tarifs....................................................................................................................41 Transfert comptable .............................................................................................36 Transfert de documents........................................................................................30 TVA......................................................................................................................21 U Utilisateurs ...........................................................................................................39 V Ventes..................................................................................................................24 Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d?un million d?euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l?acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l?objet d?un nantissement ou d?une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l?article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s?engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s?ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l?article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l?exécution de sa commande, par un numéro d?appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l?article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu?il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l?un de ses préposés fait une demande d?activation au moyen du N° de licence du produit et d?une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l?exécution commence immédiatement à compter de l?activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d?assistance d?EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l?usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s?engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l?utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d?EBP qui font l?objet d?un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n?incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L?utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l?informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l?assistance téléphonique d?EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l?informatique une convention pour l?assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d?intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d?un défaut d?accord ou des conséquences d?un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu?il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l?absence d?une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l?impact des dommages qui pourraient résulter d?une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu?il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d?un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n?assume que des obligations de moyens à l?exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d?adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d?un contrat d?assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu?EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d?ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d?activité, pertes d?informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d?un retard ou d?un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l?absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d?un fonctionnement non conforme, d?un dysfonctionnement, d?une inaptitude particulière ou d?une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d?aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d?assistance. L?utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu?il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d?EBP ou d?un distributeur EBP. La validation d?un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d?appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d?un million d?euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l?entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d?ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d?abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d?effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l?échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d?EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d?une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l?article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu?il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d?exécution immédiatement à compter de l?acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d?un identifiant composé principalement d?un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d?accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l?article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d?EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L?assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d?une mise à jour au moyen d?une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d?une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d?exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d?un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d?impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d?un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l?article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d?erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l?attente d?une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L?intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d?EBP et dans le cadre d?une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu?avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d?effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l?entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s?engage à détruire, dès la bonne fin de l?intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d?email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s?il apparaît que le Client n?a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d?EBP ne peuvent se substituer aux conseils d?un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d?une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d?un problème tel que décrit à l?article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l?informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n?aurait pas pu être déterminée ou résolue par l?assistance téléphonique d?EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l?informatique » une convention pour l?assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d?intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d?un défaut d?accord ou des conséquences d?un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu?il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d?un défaut du logiciel, d?une correction tardive d?un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d?une insuffisance d?efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d?EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l?année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d?EBP ou d?un distributeur EBP. La validation d?un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l?interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d?un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l?achat d?une licence d?utilisation limitée à une durée d?un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d?un niveau au moins équivalent à celui d?un service « Privilège » ou d?un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d?utilisation du progiciel, le client devra payer à l?échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d?EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d?acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l?aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l?aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d?un Sommaire, d?un Index qui affiche l?ensemble des informations traitées dans l?aide et d?un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l?aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d?évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d?activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d?activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25 3.1. Création d?un client...................................................................................... 25 3.2. Création d?un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d?un contact................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 29 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 31 5.1. Facturation par copie................................................................................... 31 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 3214 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 32 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 33 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 33 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?33 7.1. Transfert...................................................................................................... 33 7.2. Regroupement............................................................................................. 34 7.3. Duplication .................................................................................................. 34 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 35 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 35 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 35 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 36 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 38 10.1. Autoriser les stocks négatif........................................................................ 38 10.2. Comment créer un bon d?entrée ou de sortie ?.......................................... 38 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 38 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 40 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 40 12. COMMENT GERER L?ANALYTIQUE ? ........................................................ 42 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 42 12.2. Le principe général.................................................................................... 42 12.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 43 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 43 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 44 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 44 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 45 17.1. Les groupes d?utilisateurs .......................................................................... 46 17.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 46 17.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 47 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 47 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D?UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 4815 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 49 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 49 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 49 2.1 Regroupement des tarifs/promotions ...................................................... 50 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 51 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 51 3.2. Filtres ..................................................................................................... 51 3.3. Mises à jour............................................................................................ 52 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 52 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 52 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 52 4. LA GESTION DE L?ECO-CONTRIBUTION..................................................... 52 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 53 4.2. Les options de la société ............................................................................. 53 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 53 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 53 5.1. Les options.................................................................................................. 53 5.2. Les données................................................................................................ 54 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 54 5.4. L?attestation fiscale...................................................................................... 54 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 55 6.1. Création d?un frais de port ........................................................................... 55 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 56 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 56 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 56 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 57 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 57 9.2. Historique du document............................................................................... 57 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 58 9.4. Historique des achats .................................................................................. 58 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 58 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 58 11. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 61 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D?UN TIERS................... 62 13. LES RELANCES .......................................................................................... 62 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 6316 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 64 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 64 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 64 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 64 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 64 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 65 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 66 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 67 23. MAP POINT ................................................................................................. 67 INDEX................................................................................................................ 69Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu?à 4 poste (1) est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l?acquisition préalablement à l?installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l?utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l?installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d?exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l?ordinateur. L?écran d?accueil s?affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l?unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L?écran d?accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l?installation d’EBP Gestion commerciale PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L?assistant d?installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l?installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S?ils n?existent pas, l?installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L?installation et l?utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d?utilisation de ce produit, autrement, l?installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l?étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d?installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l?installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d?installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d?installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l?assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l?installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d?activation n?a pas été saisi, le logiciel reste en version d?évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l?ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l?ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l?acquisition d?un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d?activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L?activation du logiciel se faisant via le site Internet d?EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d?Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l?écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d?Internet sur votre ordinateur un message d?information s?affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20 ? Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d?activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l?écran de d?accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L?assistant de création s?ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module. Toutes ces étapes sont détaillées dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l?assistant.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d?un document (vente, achat, stock), dans la saisie d?un règlement, dans la création d?un rapprochement ou le lettrage d?un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion : ? Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d?article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24 1.2. Les autres options D?autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d?option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l?aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d?article « Bien » ou « Service ». Suite à l?ouverture d?une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l?aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d?achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d?achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l?onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L?onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L?aide en ligne, accessible par la touche F1 vous permet d?avoir plus de détail sur la fiche article.Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D?une barre d?outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d?un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l?onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d?informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s?ajoutent : ? L?onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l?onglet Détail, vous pouvez d?indiquer un montant d?acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. ? La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. ? La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles. ? L?onglet Facturation contient l?adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L?onglet Livraison contient l?adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L?onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d?impression du document ainsi que le nombre d?exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l?option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s?effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé. ? L?onglet Notes de saisir une référence, d?associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné. ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l?historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L?historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. ? Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé ? Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n?étant pas imprimé ? Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir) ? SMS Permet de réaliser l?envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.28 - Un abonnement ou une offre d?essais auprès d?un fournisseur d?accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d?acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s?affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l?acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d?un devis, vous avez la possibilité d'appeler l?action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? L?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d?affecter un règlement sans que le document d?acompte soit créé. Les actions d?une Commande sont identiques à celles d?un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».Comment gérer les ventes ? 29 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer, ? La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…), ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d?une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d?un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d?un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d?un devis.30 Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l?onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d?une facture sont identiques à celles d?un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. ? Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l?option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société. ? Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l?échéance pointée.Comment créer une facturation périodique ? 31 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s?offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose : ? D?un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l?option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. ? D?un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets : ? Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation. ? Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation. ? Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation. ? Onglet Notes : permet d?associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.32 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L?entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n?y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l?ancienneté minimum des bons de livraison. 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d?achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d?achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l?aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d?acompte. Remarque En saisie d?une commande, d?un bon de réception ou d?une facture, si on modifie le prix d?achat brut ou prix d?achat net d?un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d?achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? L?onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d?affecter un règlement sans que le document d?acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1.Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 33 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d?une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l?onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d?achats, détaille l?ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d?un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 34 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s?oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d?un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d?outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l?objet et le message du mail s?affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s?affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d?acompte doit être émise pour tout versement d?acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d?acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l?onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d?attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l?aide de la souris, sur l?échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d?échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements).36 Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l?option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l?intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L?option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L?option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : ? Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l?état des règlements associés n?est pas modifié. ? Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »Le suivi financier des clients et fournisseurs 37 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée : ? Remise de LCR, ? Remise d'ordre de prélèvement, ? Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n?oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants : ? Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA" ? Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l?action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l?aide en ligne (F1).38 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s?effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l?aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d?entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatif Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l?option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d?un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l?onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d?entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d?un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d?inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L?assistant de préparation de l?inventaire s?ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Comment gérer les stocks ? 39 Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l?inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l?inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d?inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d?inventaire. La feuille d?inventaire s?ouvre sur l?onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : ? Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d?articles, exprimée en unité de stock. ? Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. ? Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l?inventaire s?étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.40 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l?historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l?entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l?aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d?origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d?EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d?achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société : ? La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n?avez pas lié votre dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale) ou ? La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion commerciale) La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l?état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).Comment transférer les éléménts en compta ? 41 La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l?écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables : ? les libellés des écritures, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles. ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...). De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.42 12. COMMENT GERER L?ANALYTIQUE ? L?analytique permet d?effectuer une répartition des coûts sur des centres d?analyse. Il s?agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l?électricité, téléphone etc... C?est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l?analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2. Le principe général Analyser des coûts s?effectue selon différents axes, par exemple l?entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d?analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l?application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l?application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s?appelle la clef de répartition, la facture d?achat de matières premiers se répartie à 50% pour l?atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l?application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l?article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L?analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s?agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité.Comment gérer l’analytique ? 43 12.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont : ? Commerciaux ? Familles Commerciaux ? Secteurs Géographiques ? Clients ? Familles Clients ? Sous- Familles Clients ? Catégories Tarifaires Clients ? Groupe 1 Clients ? Groupe 2 Clients ? Fournisseurs ? Familles Fournisseurs ? Sous- Familles Fournisseurs ? Catégories Tarifaires Fournisseurs ? Groupe 1 Fournisseurs ? Groupe 2 Fournisseurs ? Articles ? Familles Articles ? Sous- Familles Articles ? Groupe 1 Articles ? Groupe 2 Articles 12.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c?est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d?attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.44 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l?état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ? Par l?un des menus de l?application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d?associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d?exemplaires. Remarque Dans les fenêtres d?impression, l?action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d?effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l?aide en ligne (F1).Comment archiver mes données ? 45 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d?après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l?archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l?art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c?est lors de la clôture de l?exercice ou de la période comptable que la procédure d?archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l?assistant d?archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l?emplacement des fichiers à générer puis lancez l?opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l?en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel?application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l?utilisateur a répondu par l?affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents, ? la dévalidation d?inventaire ou de document, ? le changement de code. Nous vous rappelons, d?après l?article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d?utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d?utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.46 17.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d?utilisateurs, reportez vous à l?aide en ligne (F1). 17.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d?« interdire la connexion » de l?utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d?utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l?aide en ligne (F1).Comment gérer les champs personnalisés ? 47 17.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d?une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l?impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d?application des droits, reportez vous à l?aide en ligne (F1). 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l?option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l?identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.48 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D?UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d?une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applicationsLe Tableau de bord 49 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO. L?utilisation de ces fonctions est détaillée dans l?aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients et articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d?affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d?utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l?icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d?associer l?utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d?un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d?une période, des quantités ou du chiffre d?affaires et d?une population. Un tarif est défini par la sélection d?une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d?une sélection d?articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu?à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L?application d?une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s?ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s?utilise de la même façon pour les fournisseurs.50 Remarque Il est possible d?affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1 Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l?identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont : ? Tous les clients ou Tous les fournisseurs ? Client /Prospect ou Fournisseur ? Famille clients/prospects ou Fournisseur ? Sous famille client ou Sous famille fournisseur ? Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est : ? Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n?y aura pas de regroupement.Assistants de mise à jour 51 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont : ? un intervalle d'articles ? une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 ») ? un intervalle de familles articles ? un intervalle de sous-familles articles ? un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) ? un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement) ? un type d'article (biens, service) ? un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont : ? un type de tiers (clients ou prospects) ? un intervalle de clients ? un intervalle de familles clients ? un intervalle de commerciaux/collaborateurs ? un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)52 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l?étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 4. LA GESTION DE L?ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n?est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l?éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.Le service à la personne 53 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l?éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L?option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l?éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l?ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d?une réduction ou d?un crédit d?impôt et d?un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l?ensemble des paramètres tél que : le numéro d?agrément simple et sa date d?obtention ; le numéro d?agrément qualité et sa date d?obtention ; l?intervenant principal. Ainsi que l?option « Service à la personne inclus dans l?attestation fiscale ».54 5.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont : ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu?il soit considéré comme collaborateur. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L?option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S?il n?y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n?est pas renseigné, c?est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d?heure de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d?un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d?intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l?option « Nombre d?heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l?attestation de l?année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l?attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.La gestion des frais de port 55 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l?onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. ? Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d?indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l?un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". ? Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l?un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu?à » et « Valeur ».56 6.1.3. Compte comptable de la fiche L?onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d?un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l?onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l?onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l?onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s?applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d?un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s?effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer.Les historiques 57 Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d?article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d?un document permet de visualiser le parcours d?un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé, ? issu d'un autre document, ? transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d?imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l?onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé ? issu d'un autre document ? transféré/regroupé vers un autre type de document.58 L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l?historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d?obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d?obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l?écran de l?historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.Reports On Line 59 Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l?espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l?application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l?aperçu d?un document, dans la barre d?outils, vous disposez d?une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C?est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c?est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l?onglet Liste des documents ? La possibilité d?indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l?onglet Comptes ? La proposition d?une diffusion immédiate au moment de l?enregistrement de votre publication si vous n?avez pas défini une diffusion automatique à travers l?onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n?est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l?action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l?assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d?une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d?une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d?utiliser vos applications EBP simultanément.60 La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l?ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d?un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l?adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l?ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d?accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l?espace de publication du site Reports On Line : ? Voir tous les documents diffusés ? Voir les comptes ? Supprimer les publications ? Supprimer des documents ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Les échéanciers 61 11. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 11.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l?échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants : ? Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). ? Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée. ? Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : ? Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ; ? Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.62 11.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s?ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l?option sur l?exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent : ? Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures. ? Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d?échéances créés dans la partie ventilation. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n?ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d?échéance de la partie ventilation à une ligne d?échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D?UN TIERS A partir d?une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 13. LES RELANCES Il existe différents types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ; ? Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ; ? Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d?envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.Le publipostage 63 Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d?éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fiche « Lettre de relance » pour de plus amples renseignements. 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s?effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles : ? Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d?un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s?effectue alors dans Word. Il est possible d?envoyer le document par mail ou de l?imprimer. ? Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L?assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l?envoi par mail ou l?impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients.64 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque? avec les codes CH et CHQ, le traitement de l?assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l?impression de vos factures, avoirs, documents d?acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d?obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c?est à dire de réaliser des exportations d?écritures du logiciel EBP vers d?autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l?aide en ligne, accessible par la touche F1.assistant de creation de modele de document 65 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...), ? Choix du style de l'entête du document, ? Choix des données présentes dans l'entête du document, ? Choix des données présentes dans le corps du document, ? Choix des données présentes dans le pied du document, ? Choix de la mise en forme du modèle, ? Nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur ? Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes) ? Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats) ? Bons d?entrée, Bons de sorite ? Inventaires ? Règlements client / fournisseurs ? Barèmes des éco-contributions ? Groupes ? Secteurs géographiques66 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes : ? Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs) ? Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects ? Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs ? Contacts ? Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur ? Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes) ? Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats) ? Bons d?entrée, Bons de sorite ? Inventaires ? Règlements client / fournisseurs ? Barèmes des éco-contributions ? Groupes ? Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : ? filtrer les données à exporter si nécessaire, ? exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), ? indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment gérer le e-Commerce 67 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer : ? les options du dossier (Paramètres - Société - …) ? la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis). ? la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l?aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d?outils située au-dessus des onglets permet d?exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles : ? Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. ? Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet „Carte? et de calculer l?itinéraire d?après toutes les adresses de la sélection courante. L?ordonnancement des étapes n?est pas disponible pour le moment. L?itinéraire est donc calculé dans l?ordre des adresses présentes dans le tableau de l?onglet „Données?. ? Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l?onglet „Géocoder? et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. .69 Index A Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................32 Acompte...............................................................................................................35 Activation .............................................................................................................19 Actualiser la TVA des documents.........................................................................28 Aide sur EBP Gestion commerciale Open Line PRO ...........................................11 Analytique ............................................................................................................42 Archivage.............................................................................................................45 Articles ...........................................................................................................23, 24 Assistants de mise à jour......................................................................................51 Attestation fiscale .................................................................................................54 B Barème des commissions ....................................................................................56 Barème eco-contribution ......................................................................................52 BL ........................................................................................................................29 Bon d?entrée.........................................................................................................38 Bon de livraison....................................................................................................29 Bon de retour .......................................................................................................29 Bon de sortie........................................................................................................38 BR........................................................................................................................29 C Champs personnalisés.........................................................................................47 Clients..................................................................................................................25 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................28 Commandes fournisseurs.....................................................................................32 Commerciaux.......................................................................................................56 Commissions........................................................................................................56 Communication Entreprise-Expert........................................................................64 Configuration minimale.........................................................................................17 Contact ................................................................................................................25 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................6570 D Décaissement ......................................................................................................36 Devis....................................................................................................................26 Documents d?achat...............................................................................................32 Documents de stock.............................................................................................38 Documents de vente ............................................................................................26 Droits utilisateurs..................................................................................................47 Duplication de documents ....................................................................................34 Dupliquer en.........................................................................................................27 E Echéances .....................................................................................................30, 61 Echéancier...........................................................................................................61 Eco-contribution ...................................................................................................52 Ecran de travail ....................................................................................................21 e-mail...................................................................................................................34 ETEBAC...............................................................................................................37 Expert Comptable ..........................................................................................24, 64 Export paramétrable.............................................................................................66 F Facturation périodique..........................................................................................31 Facture...........................................................................................................30, 33 Facture d?acompte................................................................................................35 Fonctions avancées .............................................................................................49 Fournisseurs ........................................................................................................25 Frais de port.........................................................................................................55 G Génération automatique des règlements ..............................................................62 Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grilles analytiques................................................................................................42 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................46 H Historique client....................................................................................................27 Historique de la ligne............................................................................................57 Historique des achats...........................................................................................58 Historique des ventes...........................................................................................58 Historique du document..................................................................................27, 57 Historique eco-contribution...................................................................................5371 I Import paramétrable.............................................................................................65 Imprimer...............................................................................................................44 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................54 Inventaire .............................................................................................................38 J Journal des événements ......................................................................................45 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettre de relance ..................................................................................................62 Liaison de dossier ................................................................................................48 Livrer une commande...........................................................................................29 M MAP Point............................................................................................................67 Marqué comme imprimé.......................................................................................27 Marqué comme non imprimé................................................................................27 Modèle .................................................................................................................65 Modèle par tiers ...................................................................................................44 Mouvements de stock ..........................................................................................40 N Numerotation........................................................................................................23 O Options du dossier ...............................................................................................23 P Plans analytiques .................................................................................................42 Pointage entre échéance......................................................................................61 Postes analytiques ...............................................................................................42 Promotions...........................................................................................................49 Prospects .............................................................................................................25 Publipostage ........................................................................................................63 R Récéptionner une commande...............................................................................33 Règlement............................................................................................................3572 Règlement client ..................................................................................................35 Règlement fournisseur .........................................................................................35 Regroupement de documents ..............................................................................34 Regroupement des tarifs ......................................................................................50 Relances..............................................................................................................62 Relances devis.....................................................................................................62 Remise en banque ...............................................................................................36 Remplacement de code........................................................................................64 Reports On Line...................................................................................................58 ROL .....................................................................................................................58 S Sauvegarde..........................................................................................................44 SEPA ...................................................................................................................37 Service à la personne...........................................................................................53 SMS.....................................................................................................................27 Statistiques ..........................................................................................................64 Stock négatif ........................................................................................................38 Stocks ..................................................................................................................38 T Tableau de bord...................................................................................................49 Tableau de bord personnalisable .........................................................................49 Tarif article ...........................................................................................................24 Tarifs....................................................................................................................49 Taxes ...................................................................................................................56 Transfert comptable .............................................................................................40 Transfert de documents........................................................................................33 TVA......................................................................................................................23 U Utilisateurs ...........................................................................................................46 V Ventes..................................................................................................................26 Devis et Facturation Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 23 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 23 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 24 4.3. Le pied ........................................................................................................ 24 4.4. Les autres onglets ....................................................................................... 24 4.5. Les actions d'un devis ................................................................................. 25 4.6. Fiche devis ............................................................................................. 25 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 26 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?..................... 26 6.1. Transfert de documents............................................................................... 26 6.2. Regroupement............................................................................................. 27 6.3. Duplication .................................................................................................. 27 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 2714 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 28 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 28 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 29 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 30 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 30 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 31 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 31 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 31 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 32 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 33 2.1. Création du barème..................................................................................... 34 2.2. Les options de la société ............................................................................. 34 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 34 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 35 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 35 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 35 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 35 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 35 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 35 4. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 36 4.1. Les options.................................................................................................. 36 4.2. Les données................................................................................................ 36 4.3. Les documents............................................................................................ 36 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 37 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 37 5.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 37 5.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 38 6. LES HISTORIQUES....................................................................................... 38 6.1. Historique de la ligne article......................................................................... 38 6.2. Historique du document............................................................................... 38 6.3. Historique des ventes .................................................................................. 39 7. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 3915 8. LES RELANCES ............................................................................................ 40 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 40 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 41 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 41 11. LES STATISTIQUES.................................................................................... 43 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 43 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 43 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 44 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 44 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 INDEX................................................................................................................ 4616 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic.. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève ? Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.22 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat ou de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un client ? 23 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Comment créer un contact ? Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.24 4.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres - Société - Marqué comme imprimé. ? L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire.Comment saisir un devis ? 25 4.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer/Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. ? Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé ? Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé ? Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir) ? SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de TVA de la fiche article.26 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité. ? Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable. L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ». ? Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.Comment envoyer un document par e-mail ? 27 Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.28 Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Options Comptables - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.Comment transférer les éléménts en compta ? 29 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres - Société - Options Comptables : ? le chemin de destination du fichier de transfert ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.30 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 31 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe utilisateurs ou utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).32 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications.Le Tableau de bord 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients ; ? Les meilleurs articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.34 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 35 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une fiche article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont : - un intervalle d'articles, - un intervalle de familles articles, - un type d'article (biens, services), - un taux de TVA de l'article. Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.36 4. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont : ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche famille article, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.La gestion des frais de port 37 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 5.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 5.1.1 Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. ? Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 5.1.2 Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». 5.1.3 Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 38 5.2. Utilisation des frais de port 5.2.1 Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable (onglet Récapitulatif). 5.2.2 Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l’onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 6. LES HISTORIQUES 6.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé ? issu d'un autre document ? transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 6.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : ? enregistré/validé ? issu d'un autre document ? transféré/regroupé vers un autre type de document.Les échéanciers 39 Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 6.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 7. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée.40 Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants : ? Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). ? Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée. ? Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. 8. LES RELANCES Il existe deux types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, ? Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Reports On Line 41 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2 La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ? La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ? La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3 La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication.42 Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5 L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : Voir tous les documents diffusés ; Voir les comptes ; Supprimer les publications ; Supprimer des documents ; Mise à jour des publications sur le site Reports On Line.Les statistiques 43 11. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils, Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...), ? Choix du style de l'entête du document, ? Choix des données présentes dans l'entête du document, ? Choix des données présentes dans le corps du document, ? Choix des données présentes dans le pied du document, ? Choix de la mise en forme du modèle, ? Nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.44 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles ? Clients, Famille clients ? Contacts ? Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes : ? Articles, Familles articles ? Clients, Famille clients ? Contacts ? Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : ? filtrer les données à exporter si nécessaire, ? exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), ? indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment archiver mes données ? 45 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nom de l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents, ? le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.46 Index A Accès au service technique .................................................................... 16 Acompte ................................................................................................. 28 Actualiser la TVA des documents........................................................... 25 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic Open Line............................ 11 Archivage................................................................................................ 45 Articles.............................................................................................. 21, 22 B Barème eco-contribution......................................................................... 33 C Clients..................................................................................................... 23 Code d'activation .................................................................................... 18 Communication Entreprise-Expert.......................................................... 43 Configuration minimale ........................................................................... 16 Contact ................................................................................................... 23 Corps du devis........................................................................................ 24 Création de dossier................................................................................. 19 Création de modèle ................................................................................ 43 D Devis....................................................................................................... 23 Droits utilisateurs .................................................................................... 32 Duplication de documents ...................................................................... 27 E Echéances........................................................................................ 26, 39 Echéancier.............................................................................................. 39 Eco-contribution...................................................................................... 33 Ecran de travail....................................................................................... 20INDEX 47 e-mail...................................................................................................... 27 Expert Comptable............................................................................. 22, 40 Export paramétrable ............................................................................... 44 F Facture ................................................................................................... 26 Facture d’acompte.................................................................................. 28 Fonctions avancées................................................................................ 33 Frais de port ........................................................................................... 37 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 Groupe d'utilisateurs............................................................................... 31 H Historique client ...................................................................................... 25 Historique de la ligne .............................................................................. 38 Historique des ventes ............................................................................. 39 Historique du document.................................................................... 25, 38 Historique eco-contribution ..................................................................... 34 I Import paramétrable ............................................................................... 44 Imprimer ................................................................................................. 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 17 Intervenant.............................................................................................. 36 J Journal des événements......................................................................... 45 L Lancement du logiciel............................................................................. 18 Liaison de dossiers ................................................................................. 32 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 35 Modèle.................................................................................................... 43 Mot de passe .......................................................................................... 2248 N Nouveau devis........................................................................................ 23 Nouvelle Facture..................................................................................... 26 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 21 P Pied de devis .......................................................................................... 24 Pointage entre échéance........................................................................ 39 Prospects................................................................................................ 23 R Règlement .............................................................................................. 28 Regroupement de devis.......................................................................... 27 Relances................................................................................................. 40 Relances devis ....................................................................................... 40 Reports On Line...................................................................................... 41 ROL ........................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................ 30 Service à la personne............................................................................. 36 SMS........................................................................................................ 25 Statistiques ............................................................................................. 43 T Tableau de bord...................................................................................... 33 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert comptable................................................................................ 29 Transfert de documents.......................................................................... 26 TVA......................................................................................................... 21 U Utilisateurs.............................................................................................. 31 Facturation Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Facturation Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Avant de commencer 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 20 1.2. Les autres options ....................................................................................... 20 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 21 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 21 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 22 4.2. Le corps ...................................................................................................... 22 4.3. Le pied ........................................................................................................ 22 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 4.5. Fiche devis .................................................................................................. 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 25 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 269. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 26 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 27 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 28 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Les options de la société ............................................................................. 30 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 31 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 31 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 31 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 31 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 31 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 31 4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 32 4.1. Les options.................................................................................................. 32 4.2. Les données................................................................................................ 32 4.3. Les documents............................................................................................ 32 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 33 5. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 33 6. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 34 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 34 9. LES STATISTIQUES...................................................................................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 34 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 37 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 37 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Facturation Pratic Open line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationPrise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : Permet de saisir les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) ? Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment créer un article ? 21 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les coordonnées du client/prospect ainsi que le/s contact/s associé. L’onglet Gestion, permet de saisir le compte comptable, les options de facturation, règlement…4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).Comment saisir un devis ? 23 Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client/prospect" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. ? SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.5. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : ? Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de la fiche article.5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. ? Valider : Permet de valider une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité. ? Dévalider : Permet de dévalider une facture afin de pouvoir la modifier qu’elle soit validée ou transférée en comptabilité.Comment transférer, dupliquer un document ? 25 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de documents sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Depuis le menu Paramètres/Société, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.Comment transférer les éléménts en compta ? 27 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la destination du fichier de transfert comptable. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les échéances échues ; ? Les statistiques des ventes ; ? Les meilleurs clients ; ? Les meilleurs articles ; ? Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 31 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une/des fiche/s article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont : ? un intervalle d'articles ? un intervalle de familles articles ? un type d'article (biens, services) ? un taux de TVA de l'article Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tel que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont : ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.Historique des ventes 33 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions – Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 6. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients, les filtres moyens de paiement et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles ? Clients/prospects, Familles clients/prospects ? Contacts ? Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 9. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Reports On Line 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents. ? La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes. ? La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : ? Voir tous les documents diffusés ? Voir les comptes ? Supprimer les publications ? Supprimer des documents ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Comment archiver mes données ? 37 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Actualiser la TVA des documents........................................................... 23 Aide sur EBP Facturation Pratic Open Line............................................ 11 Archivage................................................................................................ 37 Articles.............................................................................................. 20, 21 B Barème eco-contribution......................................................................... 29 C Clients..................................................................................................... 21 Code d'activation .................................................................................... 17 Corps du devis........................................................................................ 22 Création de dossier................................................................................. 19 D Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 25 Expert Comptable............................................................................. 20, 34 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29INDEX 39 G Gestion des fenêtres............................................................................... 21 H Historique client ...................................................................................... 23 Historique des ventes ............................................................................. 33 Historique eco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 34 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 20 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 32 J Journal des événements......................................................................... 37 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 31 Mot de passe .......................................................................................... 20 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 20 O Options du dossier.................................................................................. 20 P Pied de devis .......................................................................................... 22 Prospects................................................................................................ 21R Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 34 ROL ........................................................................................................ 34 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 32 SMS........................................................................................................ 23 Statistiques ............................................................................................. 34 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 21 Transfert comptable................................................................................ 27 Transfert de documents.......................................................................... 25 EBP Assistants Juridiques Open Line TM pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 15 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 19 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 21 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE .................................................. 21 1.2. La vue Document ........................................................................................... 23 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? .......................................................... 24 3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................... 25 3.1. Le texte constant ............................................................................................ 25 3.2. Les zones réservées ...................................................................................... 25 3.3. Les parties à compléter .................................................................................. 25 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ....................................... 25 4. L’EDITEUR DE TEXTE ..................................................................................... 25 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ ...................................................................... 25 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................... 26 5.1. Mise en forme du texte ................................................................................... 26 6. SUIVI DE LA LETTRE ....................................................................................... 29 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 30 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 30 INDEX ................................................................................................................... 31 1314Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go 150BInstallation Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP A Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, 16Comment lancer mon logiciel ? - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : 170BInstallation • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 18Comment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 190BInstallation 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. 20Comment utiliser une bibliothèque Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les documents d’un assistant juridique. 1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ? Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données. Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran. La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre. 1.1.2. Le sommaire Présentation du sommaire Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments : ? les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre. ? les documents, représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône. Déplacement rapide dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : 211BPrise en main + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. 1.1.1. Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’applique sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés : Cliquez sur le document qui vous intéresse. 1.1.1. Les signets de la bibliothèque Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet. 22Comment utiliser une bibliothèque Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet. Dès qu’un 1 er signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets. Accès à un signet Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document sont automatiquement mis à jour. 1.2. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise à jour. 1.2.1. Guide d’un document L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils. 1.2.2. Acte type d’un document L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables. 231BPrise en main 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? 1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 217), l’acte-type qui doit vous servir de modèle, 2. Cliquer sur l’icône l’éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l’acte-type (voir page 251), 3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 262), 4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2), 5. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 295), 6. Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6). 24L’Acte-type 3. L’ACTE-TYPE L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de quatre types de données différents : 3.1. Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. 3.2. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) 3.3. Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. 4. L’EDITEUR DE TEXTE Pour réaliser votre lettre, le logiciel Assistants Juridiques utilise votre éditeur de texte par défaut : ? Un éditeur interne, ? Microsoft Word. 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. 251BPrise en main 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE 5.1. Mise en forme du texte 5.1.1. Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot 5.1.2. Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de tout le texte Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. 5.1.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne 26Les fonctions de l’acte-type ¾ Retour à la ligne avec fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. ¾ Retour à la ligne simple La combinaison de touches × + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe ¾ Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. 5.1.4. Déplacement /Copie de paragraphe ¾ Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : 1. Sélectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur à l’endroit désiré, 4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. ¾ La copie de texte correspond à un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. 5.1.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir de la barre Format et de la barre Standard. La barre Format La barre Standard 271BPrise en main 28 Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué. Suivi de la lettre 6. SUIVI DE LA LETTRE 6.1.1. Enregistrement de la lettre à partir de l’assistant Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. 6.1.2. Fermeture de l’assistant Pour fermer l’assistant, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix ou sur le bouton Fermer. 291BPrise en main 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 30INDEX Index A Accès au service technique .................................................................................. 15 Acte-type ............................................................................................................. 23 Aide sur EBP Compta Ligne PME Open Line .................................................... 11 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 21 Attributs de texte ................................................................................................. 27 C Clôture mensuelle ................................................................................................ 30 Code d'activation ................................................................................................. 17 Configuration minimale....................................................................................... 15 Copie de texte ...................................................................................................... 27 Création de dossier .............................................................................................. 19 D Déplacement dans le sommaire ........................................................................... 21 Déplacement dans le texte ................................................................................... 26 Déplacement de texte .......................................................................................... 27 Développement du sommaire .............................................................................. 21 Dictionnaire ......................................................................................................... 28 Document ............................................................................................................ 23 E Ecran de travail .................................................................................................... 20 F Fermer une fenêtre ............................................................................................... 29 Fin de ligne .......................................................................................................... 26 Fin de texte .......................................................................................................... 26 312BIndex 32 G Guide ................................................................................................................... 23 I Imprimer .............................................................................................................. 30 Initialisation du dossier........................................................................................ 24 Installation ........................................................................................................... 16 L Lancement du logiciel ......................................................................................... 17 Lettre Enregistrer ....................................................................................................... 29 Ligne vierge......................................................................................................... 27 O Ouvrir une bibliothèque ....................................................................................... 21 R Recherche d’un mot ............................................................................................. 22 Retour à la ligne .................................................................................................. 27 S Saisie de texte ...................................................................................................... 26 Sauvegarde .......................................................................................................... 30 Sélection d’une partie .......................................................................................... 26 Sélection de mot .................................................................................................. 26 Sélection de tout le texte ...................................................................................... 26 Signet .................................................................................................................. 22 Sommaire ............................................................................................................ 21 Suppression de texte ............................................................................................ 26 T Texte Attributs ............................................................................................................... 27 Copie ................................................................................................................... 27 Déplacement ........................................................................................................ 27 Saisie ................................................................................................................... 26 Suppression ......................................................................................................... 26 Auto-entrepreneur Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 21 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 22 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 23 4.3. Le pied ........................................................................................................ 23 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 26 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 26 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 2614 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ......................................................... 27 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?......................................................... 27 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? .............................................................................................. 27 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? .............................................................................. 28 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 31 3.1. Les options.................................................................................................. 31 3.2. Les données................................................................................................ 31 3.3. Les documents............................................................................................ 32 3.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 32 4. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 32 5. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 6. LES STATISTIQUES...................................................................................... 33 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 33 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................... 34 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go (2 Go pour Windows Vista) ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-EntrepreneurPratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 22 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. Comment saisir un devis ? 23 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et de saisir le numéro de TVA intracommunautaire. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.24 ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact. ? SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque A l’enregistrement du premier devis, apparaîtra le message d’information suivant : « La loi oblige à indiquer certaines mentions légales sur vos devis : - nombre de jours pour lequel l'offre est valable - nombre de jour maximum pour lesquels la prestation et/ou livraison est réalisable à compter de la réception de l'acceptation (L'article L114-1 du Code de la consommation) Veuillez compléter les mentions légales des devis dans les « Paramètres - Société - Documents de ventes » pour qu’elles correspondent à votre activité et vos obligations légales » 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). Comment Transferer, dupliquer un document ? 25 En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.26 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance.Comment saisir une Recette ? 27 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs - Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses. 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisations et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.28 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, prestation de service, etc… L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? Les devis à relancer ; ? Les statistiques des ventes ; ? Un graphique représentant l’évolution de vos recettes et de vos dépenses ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.30 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au net à payer) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Net à payer" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Net à payer du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.La Gestion du service à la personne 31 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. 3.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 3.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont : ? Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. ? Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne. ? Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne. ? Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale.32 3.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 3.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions - Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 4. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de documents à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.Les échéanciers 33 5. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 6. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes : ? Articles, Familles articles ? Clients/prospects, Familles clients/prospects ? Contacts ? Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : ? le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), ? le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, ? les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. 34 Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : ? le manque d'un n° TVA intracommunautaire, ? la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Reports On Line 35 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir : ? Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line. ? Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : ? la sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ; ? la possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ; ? la proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.36 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : ? Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. ? Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions « Mettre à jour le planificateur » et « Supprimer la tâche du planificateur » depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créé. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la Gestion Commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de documents non encore lus.Reports On Line 37 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : ? Voir tous les documents diffusés, ? Voir les comptes, ? Supprimer les publications, ? Supprimer des documents, ? Mise à jour des publications sur le site Reports On Line. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.38 Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line ................................ 11 Archivage................................................................................................ 34 Articles.............................................................................................. 21, 22 Attestation fiscale.................................................................................... 32 B Barème éco-contribution......................................................................... 29 C Charges sociales .................................................................................... 27 Clients..................................................................................................... 22 Code d'activation .................................................................................... 17 Configuration minimale ........................................................................... 15 Corps du devis........................................................................................ 23 Cotisation à la formation professionnelle................................................ 27 Création de dossier................................................................................. 19 D Dépenses ............................................................................................... 27 Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Echéancier.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 26Index 39 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 H Historique clients .............................................................................. 23, 32 Historique éco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 33 Impôts..................................................................................................... 27 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 31 J Journal des événements......................................................................... 34 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 Liste des devis........................................................................................ 23 Livre des recettes ................................................................................... 28 M Mot de passe .......................................................................................... 21 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 2140 P Pied de devis .......................................................................................... 23 Prospects................................................................................................ 22 R Recettes ................................................................................................. 27 Registre des achats ................................................................................ 28 Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 35 ROL ........................................................................................................ 35 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 31 SMS........................................................................................................ 24 Statistiques ............................................................................................. 33 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert de documents.......................................................................... 25 Devis et Facturation Bâtiment Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 20113 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas 8 d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.1213 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 3014 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2 Go ? Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits et Windows 7 32 bits & 64 bits.INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic…Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). ? Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.INSTALLATION 18 ? Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code. ? Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtresINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc.. ? Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. ? Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages. ? Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis… ? Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. ? Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. ? TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel : ? Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.. ? Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés… ? Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples ? Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes. ? Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...)Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis : ? Le menu Données - Eléments ? L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage. ? Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète. ? Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose. ? Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire. ? Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : ? Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.Comment créer un élément ? 25 ? Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, ? Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment Classic incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée.Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation, ? Le menu Traitements + Nouveau devis, ? Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. ? D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. ? D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser : ? L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, ? Le menu Traitements + Nouvelle facture, ? Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment Classic, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: ? Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression. ? Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. ? Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment Classic a besoin de plusieurs renseignements : ? Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33 ? Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options. ? Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. ? Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options. ? Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats.PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées.LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment Classic vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic ..................................................11 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32NOTES 40 NOTES Edité par EBP Informatique Rue de Cutesson BP 95 R 78513 Rambouillet Cedex Tél. : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) - Fax : 01 34 85 62 07 - Site web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Décembre 2010 Solution Automobile Auto Start Automobile Pour Windows® XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiationAutomobile 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 4 Automobile Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une partAutomobile 5 ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6 Automobile Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : ? L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine ? la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : ? le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) ? la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. ? l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. ? les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) ? la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP ? la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.Automobile 7 Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un nonrespect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du 8 Automobile service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : ? l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A ? la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Automobile 9 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente et il y aura la mention « Version de démonstration » sur toutes les impressions. Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. Remarque: Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées.10 AutomobileAutomobile 11 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 15 1. ASSISTANCE TECHNIQUE............................................................................15 1.1. Accès.....................................................................................................15 1.2. Comment contacter le service technique ?............................................15 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE .............................................................16 2.1. Configuration requise.............................................................................16 2.2. Liste des réseaux...................................................................................16 2.3. Protocole validé .....................................................................................16 2.4. Matériel conseillé...................................................................................16 3. INSTALLATION EN RESEAU..........................................................................17 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ....17 3.2. Installation et configuration client/serveur..............................................18 4. LANCEMENT DU LOGICIEL...........................................................................19 4.1. Par le menu Démarrer ...........................................................................19 4.2. A partir du bureau..................................................................................19 5. CODE D'ACTIVATION.....................................................................................19 5.1. Comment saisir le code d’activation ? ...................................................19 5.2. Activer manuellement ............................................................................19 6. ECRAN D'ACCUEIL ........................................................................................19 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ......................................................19 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) .......................................................20 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME.........................................................21 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 23 1. MENUS ET BARRES D'ICONES.....................................................................23 1.1. Les Commandes....................................................................................23 1.2. Les barres d’outils..................................................................................23 1.3. Personnalisation des barres d’outils ......................................................24 1.4. Les fenêtres...........................................................................................24 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES...................................24 2.1. Présentation générale............................................................................24 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES......................................................25 3.1. Liste.......................................................................................................25 3.2. Fiche......................................................................................................26 4. CHAMPS DE SAISIE.......................................................................................27 4.1. Saisie d’une date ...................................................................................27 4.2. Champ avec choix prédéfinis.................................................................27 4.3. Saisie d’un montant ...............................................................................28 4.4. Champ Texte .........................................................................................28 4.5. Champ avec appel de liste ....................................................................2812 Automobile CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 29 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE......................................................29 1.1. Récupération de données......................................................................29 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE..................................................................29 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE................30 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6..................................................................30 3.2. EBP Garage V5 .....................................................................................30 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ...30 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION...................................................................31 DONNEES 33 1. ARTICLES .......................................................................................................33 1.1. Articles...................................................................................................33 1.2. Pièces....................................................................................................33 1.3. Main d'œuvre.........................................................................................37 1.4. Ingrédient...............................................................................................38 1.5. Forfaits...................................................................................................38 1.6. Groupes de pièces.................................................................................39 1.7. Familles d'articles ..................................................................................39 1.8. Remises.................................................................................................40 2. VEHICULES ....................................................................................................41 2.1. Véhicules ...............................................................................................41 2.2. Options ..................................................................................................44 2.3. Marques, modèles et types de véhicules...............................................44 2.4. Couleurs ................................................................................................44 3. TIERS ..............................................................................................................45 3.1. Compagnons .........................................................................................45 3.2. Fournisseurs..........................................................................................46 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................46 3.4. Clients....................................................................................................46 4. AUTRES ..........................................................................................................49 4.1. Ateliers...................................................................................................49 4.2. Tarifs......................................................................................................49 4.3. Activités .................................................................................................50 4.4. Modes de règlements ............................................................................50 4.5. Dépôts de stock.....................................................................................50 4.6. Emplacements.......................................................................................50 4.7. Villes, départements et pays..................................................................51 4.8. Mémos...................................................................................................51 4.9. Banques ................................................................................................51 VENTES 53 1. RECHERCHE DES VENTES ..........................................................................53 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente...............................53 1.2. Les options de la fenêtre de recherche..................................................53Automobile 13 2. GESTION DES GARANTIES...........................................................................54 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie .................................................54 3. GESTION DES TEMPS BAREMES ................................................................55 3.1. Temps passé par défaut........................................................................55 3.2. Temps barêmés.....................................................................................55 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ..............................................55 4.1. Ingrédient...............................................................................................55 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture.......................................56 5. DOCUMENTS DE VENTE...............................................................................56 5.1. Facture ..................................................................................................56 5.2. Autres types de documents de Vente....................................................61 TRAITEMENTS 63 1. SAISIE DES REGLEMENTS ...........................................................................63 1.1. Consultation des règlements .................................................................63 1.2. Assistant de saisie des règlements........................................................63 2. REMISE EN BANQUE.....................................................................................65 3. TRANSFERT COMPTABLE ............................................................................65 3.1. Paramétrage du transfert.......................................................................65 3.2. Lancement du transfert..........................................................................66 3.3. Réexportation comptable.......................................................................66 4. GESTION DES HEURES ................................................................................66 4.1. Saisie des heures compagnons.............................................................66 4.2. Historique des heures* ..........................................................................66 4.3. Calendrier..............................................................................................67 4.4. Statistique* ............................................................................................67 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon........................................................67 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE...............................67 5.1. Impression du document .......................................................................67 5.2. Transfert d’un document * .....................................................................68 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ....................68 5.4. Travaux des compagnons pour le document.........................................68 5.5. Tableau de bord.....................................................................................68 ACHATS 69 1. COMMANDE FOURNISSEUR ........................................................................69 1.1. Création d’une commande fournisseur..................................................69 1.2. Réception de commande fournisseurs ..................................................69 1.3. Regroupement des bons de réception...................................................70 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE......................................................70 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK ..............................................................70 INVENTAIRE 71 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE ....................................................................7114 Automobile 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE...............................................................71 IMPRESSIONS 73 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ...........................................73 1.1. Les imprimantes utilisateurs ..................................................................73 1.2. Le menu Impressions ............................................................................74 2. LISTE DES IMPRESSIONS.............................................................................75 2.1. Factures.................................................................................................75 2.2. Données ................................................................................................75 2.3. Stock......................................................................................................75 2.4. Résultats................................................................................................76 2.5. Compagnons .........................................................................................76 3. APERÇU A L'ECRAN ......................................................................................77 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu .......................................................77 OUTILS 79 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION .............................................................79 1.1. Options de sauvegarde et de restauration.............................................79 1.2. Sauvegarde ...........................................................................................80 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats.......................81 1.4. Lancer une restauration.........................................................................81 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES.....................................83 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs .........................................83 2.2. Importation/Exportation personnalisée ..................................................83 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE .........................................83 MODULES 85 1. MODULE COMPTOIR .....................................................................................85 1.1. Les bons de livraison.............................................................................85 1.2. La facture Comptoir ...............................................................................85 2. MODULE VN/VO .............................................................................................86 2.1. Le parc de véhicule VN/VO ...................................................................86 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO......................................................87 2.3. Facturation VN/VO.................................................................................87 2.4. Les impressions.....................................................................................87 3. MODULE POINTEUSE....................................................................................88 4. MODULE DEPANNAGE..................................................................................88 5. D'ARVA DIRECT .............................................................................................88 INDEX 89Automobile 15 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. Accès EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez: ? Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro. ? La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) ? Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Remarque: *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.16 Automobile 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE 2.1. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : - OS : Windows® XP SP3, Windows® Vista SP2, Windows® Seven - Processeur : Intel P4 2 GHz ou equivalent - Mémoire : 1 Go - Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits - Espace disque libre : 2 Go 2.2. Liste des réseaux 2.2.1. Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® XP - Windows® Vista 2.2.2. Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® Server 2000 - Windows® Server 2003 - Windows® Server 2008 2.3. Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 2.4. Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.Automobile 17 3. INSTALLATION EN RESEAU (Non géré par la version Auto Start.) 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 3.1.1. Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 3.1.2. Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau".18 Automobile Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 3.2. Installation et configuration client/serveur 3.2.1. Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sousrépertoires PARTAGE. 3.2.2. Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste.Automobile 19 4. LANCEMENT DU LOGICIEL 4.1. Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône Automobile est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 4.2. A partir du bureau Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant sur l'icône EBP Automobile créée lors de l'installation. 5. CODE D'ACTIVATION 5.1. Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à- dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 5.2. Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 6. ECRAN D'ACCUEIL 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée. 6.1.1. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.20 Automobile Attention Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 6.1.2. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. 6.1.3. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez : 6.2.1. Ouvrir Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. - Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. - Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. - Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. 6.2.2. Créer un dossier Cliquez sur Créer un nouveau dossier. 6.2.3. Sauvegarder un dossier En cliquant sur l’icône « disquette » sur la ligne du dossier. 6.2.4. Supprimer un dossier En cliquant sur l’icône « croix » sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Remarque Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.Automobile 21 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur.22 AutomobileAutomobile 23 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 1. MENUS ET BARRES D'ICONES Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même sujet. 1.1. Les Commandes 1.1.1. Accès aux menus et à leurs commandes En utilisation courante de votre logiciel, vous allez travailler à la fois avec le clavier et la souris en fonction de l’opération à effectuer. Pour accéder aux menus, nous vous conseillons d’utiliser la souris. 1.1.2. Touches/clics utiles pour choisir une commande : Alt + lettre soulignée dans le nom du menu Permet d’accéder à un menu précis. Clic sur le menu ? et ? + (Entrée) Sélectionne la commande, et lance la commande. Clic sur la commande ou sur l’icone correspondante dans la barre d’outils Echap Ferme un menu sans sélectionner de commande Clic à l’extérieur de la barre des menus 1.2. Les barres d’outils Les icônes des barres d’outils permettent d’accéder rapidement à une fonction standard sans passer par les menus. Si tous les icônes décrits ici ne sont pas affichés sur votre écran, vous pouvez personnaliser votre barre (voir plus bas) pour les ajouter. Important: Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée.24 Automobile 1.3. Personnalisation des barres d’outils Lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage pour personnaliser vos barres d’outils. Cliquez sur l’onglet Commandes pour accéder aux différentes icônes à ajouter/enlever. 1.4. Les fenêtres Dans une fenêtre, vous pouvez saisir des informations particulières à un fichier de données, saisir les renseignements concernant une donnée, ou un document à réaliser. La principale propriété des fenêtres est que vous pouvez ouvrir et travailler sur plusieurs fenêtres simultanément. Vous serez donc amenés à les manipuler, à passer de l’une à l’autre. Reportez-vous à votre manuel d’utilisation Windows, Section Fenêtre pour obtenir des explications détaillées concernant l’utilisation générale des fenêtres (déplacement, modification de taille, mise en icône, fermeture, ouverture, passage de l’une à l’autre...). Vous rencontrerez 4 types de fenêtres : - Les documents (estimation de travaux, OR, facture...). - Les Listes de données (articles, véhicules, clients, assurance, ateliers..) dites aussi grilles. - Les fiches : qui permettent de définir toutes les informations concernant un article, un véhicule, un client… La fiche est accessible uniquement à partir d’une liste. - Les aperçus écrans. 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. 2.1. Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours,Automobile 25 - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Important: Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.1. Liste 3.1.1. Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille. 3.1.2. Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères.26 Automobile 3.2. Fiche 3.2.1. Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel: Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2. Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.3. Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. - Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. - Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque: Pour passer de champ en champ, utilisez la touche ? (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches »,Automobile 27 - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.4. Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.5. Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.6. Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 4. CHAMPS DE SAISIE 4.1. Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champ, et sélectionne votre date. 4.2. Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroulante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche.28 Automobile Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. 4.3. Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. 4.4. Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. 4.5. Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ.Automobile 29 CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE Activez la commande Nouveau du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque: Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 1.1. Récupération de données Si vous importez un dossier venant d’un autre logiciel (EBP Garage 5, EBP Garage sous Dos, AssLog, SolyCar, Vulcain, API, IDS/Vega) de nombreux fichiers sont récupérés automatiquement. En version Standard, une procédure d’import personnalisé vous permet également de récupérer d’éventuels fichiers ASCII provenant d’autres logiciels afin de les intégrer dans les tables d’Automobile 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...). Il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. 30 Automobile Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 en Automobile, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 3.2. EBP Garage V5 Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage 5. Pour cela, dans le logiciel Garage V5, il faut faire une sauvegarde de votre dossier, ainsi que le transfert en comptabilité pour les personnes qui utilisent cette fonctionnalité. Puis, depuis le logiciel Automobile: 1. Il faut fermer le dossier qui est en cours d’utilisation en passant par la commande « Fermer » du menu « Société », 2. Lancer la commande « Récupération Garage V5 » du menu « Outils » pour activer l’assistant de récupération et cliquez sur le bouton « Suivant », 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega).Automobile 31 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION Pour ouvrir la société de démonstration : - Lancez le logiciel et activez la commande Ouvrir du menu Société. Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier société. La liste des dossiers reconnus par EBP s’affiche. - Choisissez le dossier à ouvrir et cliquez sur OK. Important: Avant de créer votre propre société, nous vous conseillons de travailler dans la société de démonstration pour découvrir et maîtriser votre logiciel. Une fois à l’aise, créez votre société.32 AutomobileAutomobile 33 DONNEES 1. ARTICLES 1.1. Articles Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Important: • L'intégration de bibliothèques n'est pas disponible dans Auto Start. • Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 1.2. Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. 1.2.1. Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT.34 Automobile Prix de vente HT Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut-être défini par l’utilisateur. Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR. TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce.Automobile 35 Important: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.2.2. Onglet Stock (Non géré par la version Auto Start.) Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce. Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Important: Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. 1.2.3. Onglet Fournisseur (Non géré par la version Auto Start.) Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique. Remarque: Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier.36 Automobile Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Code Barre Saisissez ici le code barre correspondant à votre pièce. Lorsque vous allez scanner votre article avec une douchette, le logiciel va, dans un premier temps, vérifier si la référence de l'article existe. Si la référence n'existe pas, le logiciel vérifie ensuite si le code barre est présent et va sélectionner la référence correspondante. 1.2.4. Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. 1.2.5. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document contenant cette pièce. 1.2.6. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année.Automobile 37 1.3. Main d'œuvre Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O. 1.3.1. Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de main-d’œuvre. Remarque: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.3.2. Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. 1.3.3. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document de Vente contenant cette pièce.38 Automobile 1.3.4. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année. 1.4. Ingrédient (Non géré par la version Auto Start.) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre, le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant. 1.5. Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 1.5.1. Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait..Automobile 39 Remarque: Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important: Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 1.5.2. Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule. Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Remarque: Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 1.6. Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 1.7. Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles.40 Automobile Important: Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. 1.8. Remises 1.8.1. Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. 1.8.2. Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Important: Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. Après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. 1.8.3. Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle ». Remarque: Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées.Automobile 41 Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. 2. VEHICULES 2.1. Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans Automobile. Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. 2.1.1. Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article. Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule 42 Automobile Remarque: En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule Renseignez ici le type véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article. En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule. Important: En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 2.1.2. Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseignez ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. Consommation de carburant et émission de CO²Automobile 43 Saisissez ici la consommation en carburant dans les différents cycles (ville, route et mixte) ainsi que l'émission de CO² et obtenez automatiquement sa classification. 2.1.3. Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti avant la date prévue pour le contrôle technique, cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). 2.1.4. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. 2.1.5. Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule. 2.1.6. Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles. 2.1.7. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 2.1.8. Onglet VN/VO* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 2.1.9. Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule.44 Automobile 2.1.10. Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction. 2.1.11. Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 2.1.12. Onglet Options* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 2.2. Options *La liste des options n’est utilisable qu’avec le module Vn/Vo. Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 2.3. Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Important: Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 2.4. Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise)Automobile 45 3. TIERS 3.1. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 3.1.1. Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 3.1.2. Onglet infos Saisie journalière* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. Chef d'atelier* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe 3.1.3. Onglet coût Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 3.1.4. Onglet infos dépannage* *Disponible uniquement avec le module Dépannage Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 3.1.5. Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon.46 Automobile 3.2. Fournisseurs (Non géré par la version Auto Start.) La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats Important: Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur. Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Non géré par la version Auto Start.) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. 3.4. Clients 3.4.1. Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans Automobile. Onglet Adresse Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVAAutomobile 47 Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Onglet Comptabilité Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. Vous pouvez également déterminer un plafond de facturation ainsi qu'un seuil d'encours. Vous serez dans ce cas averti lors de la génération d'un document de vente si vous êtes au-dessus du plafond ou de l'encours. Onglet Infos Banques Cette zone permet de saisir le nom de la banque du client, son adresse ainsi que le N° de compte international IBAN ou BIC. Si vous saisissez l'IBAN, les éléments seront renseignées automatiquement dans la zone du RIB. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client. Onglet Statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année.48 Automobile Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles. 3.4.2. Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille, créez des familles de clients et associez à chaque fiche client un code famille.Automobile 49 4. AUTRES 4.1. Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. 4.1.1. Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 4.1.2. Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. 4.1.3. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 4.2. Tarifs Lorsque vous facturez un article, le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document. Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. 4.2.1. Onglet Général Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre.. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé.50 Automobile Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles. 4.2.2. Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Important: Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 4.3. Activités (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel, créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 4.4. Modes de règlements Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 4.5. Dépôts de stock (Non géré par la version Auto Start.) Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts. Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 4.6. Emplacements (Non géré par la version Auto Start.) Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock.Automobile 51 4.7. Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. 4.8. Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 4.9. Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes.52 AutomobileAutomobile 53 VENTES 1. RECHERCHE DES VENTES La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente 1.1.1. La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 1.1.2. La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document. 1.1.3. La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche. 1.2. Les options de la fenêtre de recherche Remarque: Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 1.2.1. Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 1.2.2. Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 1.2.3. Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation.54 Automobile 1.2.4. Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 1.2.5. Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 1.2.6. Transfert d’un document* * non valable pour les factures Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture).. 1.2.7. Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. 2. GESTION DES GARANTIES 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie 2.1.1. Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Remarque: Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 2.1.2. Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données.Automobile 55 3. GESTION DES TEMPS BAREMES Remarque: • Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés. • Import non disponible en version Auto Start. 3.1. Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 3.2. Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE (Non géré par la version Auto Start.) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque: Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 4.1. Ingrédient Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé.56 Automobile 4.1.1. Ingrédient par défaut Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 4.1.2. Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Remarque: L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la maind’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 5. DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Facture 5.1.1. Saisie d'une facture Pour réaliser un document de vente, vous pouvez : - Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation… - Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes. Remarque: • Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation. Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*). 5.1.2. Entête de facture Onglet Général Date Saisissez ici la date de la facture. Atelier Saisissez ici l’atelier de facturation. Réceptionnaire Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule.Automobile 57 Véhicule Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Kilométrage Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Client Saisissez ici le code du client. Avec TVA La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document. Détail Forfait La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait. Onglet Véhicule Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage, la marque, le modèle et le type véhicule. Onglet Client Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du client, mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA. Onglet Tarif Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son taux et sa remise.. Onglet mémos Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Onglet Assurance* *Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance. Assurance Saisissez le nom de l’assurance. Intermédiaire Saisissez le nom de l’intermédiaire. Sinistre Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date. Règlement direct accordé par l’Assurance Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante. Franchise Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la charge du client. Complément Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières.58 Automobile Tableau de complément de Franchise Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles. Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Onglet Expert* * Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise. 5.1.3. Corps de facture Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles. Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre d’état. Remarque: Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...). Le choix d'un article Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des articles est proposée. Remarque: Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste. Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier. La ligne d’article est automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité. Validation d'une ligne d'article - Lorsque vous facturez un article, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche. - Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours. - Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne..Automobile 59 Important: Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en création de facture, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait. - Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants. - Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire. Saisie « à la volée » Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le libellé et le prix. Spécificité de la facturation Carrosserie La vétusté En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article. Prise en charge particulière Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires. Récapitulatif Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté. 5.1.4. Pied de facture Détails - Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de facture. - Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement. Statistiques Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours. Règlements Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements.60 Automobile Important: La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu Traitements. Echéances Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture. Si non, vous pouvez en générer manuellement.Automobile 61 5.2. Autres types de documents de Vente 5.2.1. Estimation de Travaux La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture. L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture. 5.2.2. Devis La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis : - Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture. - La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires. 5.2.3. Ordre de réparation La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation : - Un ordre de réparation peut être transféré en facture. - Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation. Important: La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock. 5.2.4. Document de Garantie Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie. Important: La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente.62 AutomobileAutomobile 63 TRAITEMENTS 1. SAISIE DES REGLEMENTS 1.1. Consultation des règlements On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement. 1.1.1. Filtres On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères. 1.1.2. Détail du paiement Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. 1.1.3. Saisie règlement Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements. 1.2. Assistant de saisie des règlements L’assistant de règlement comporte 3 étapes : - Sélection du tiers et du montant à pointer - Affectation du montant pointé aux factures souhaitées - Validation du règlement. 1.2.1. Sélection du tiers et du montant à pointer Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif). Important: Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2. Le tiers L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue. Remarque: Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers. Le montant à pointer64 Automobile Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement.. Important: Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures. 1.2.2. Affectation des factures Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement. Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer Remarque: C’est l’option la plus facile pour régler vos factures. Tout Pointer Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste. Tout Dépointer Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Affectation manuelle des règlements Cas sans avoir Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. Cas avec avoir On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer. 1.2.3. Validation du règlement Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas). Attention: Plusieurs messages peuvent cependant apparaître.Automobile 65 2. REMISE EN BANQUE L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements Important: Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements. La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements. 2.1.1. Sélection des règlements Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos). 2.1.2. Pointage des règlements Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. 2.1.3. Validation de la remise Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel, le logiciel vous propose lors d’éditer un bordereau de remise en banque. 3. TRANSFERT COMPTABLE Important: Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou d’achat est créée. Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en banque. 3.1. Paramétrage du transfert Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables dans les onglets Comptabilité et Comptes des Préférences.66 Automobile Remarque: • Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis. 3.2. Lancement du transfert Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Traitements. Remarque: Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification. 3.3. Réexportation comptable La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée. 4. GESTION DES HEURES (Non géré par la version Auto Start.) 4.1. Saisie des heures compagnons Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements. Important: Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document. 4.2. Historique des heures* *Disponible uniquement avec le module pointeuse L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons.Automobile 67 4.3. Calendrier Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives. Remarque: Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon. 4.4. Statistique* *Disponible uniquement avec le module pointeuse Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de marche. 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons. 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Impression du document Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sous-menu Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document. Remarque: • Le choix des modèles dépend du document à imprimer. • Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation. • A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité. • Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions.68 Automobile 5.2. Transfert d’un document * * non valable pour une facture Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document d’un certain type vers un autre. 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR (Non géré par la version Auto Start.) Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur. 5.4. Travaux des compagnons pour le document (Non géré par la version Auto Start.) Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel. Remarque: Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements. 5.5. Tableau de bord Le tableau de bord permet la visualisation des informations de votre dossier. Vous pouvez paramétrer ce tableau de bord en sélectionnant le nombre ainsi que les informations visualisables. Vous pouvez également définir le nombre de mois de calcul er le nombre d'éléments dans les listes. Automobile 69 ACHATS 1. COMMANDE FOURNISSEUR (Non géré par la version Auto Start.) 1.1. Création d’une commande fournisseur 1.1.1. Commande à partir d'un OR La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document. Remarque: La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce soit prise en compte. 1.1.2. Commande fournisseur manuelle Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (disponibles uniquement avec le module Vn/Vo) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats. 1.2. Réception de commande fournisseurs Le suivi des commandes fournisseurs passe par la commande Recherche du menu Achat. Le logiciel vous affiche la liste des documents d’achats. 1.2.1. Enregistrement des articles reçus Lorsque vous recevez une livraison de pièces, sélectionnez la commande fournisseur correspondante par numéro ou par nom et cliquez sur le bouton Réception du menu Action de la barre des tâches courantes. Important: • Si la réception est partielle, un bon de réception est créé et la commande passe en commande de type Réception partielle. • Si la réception est totale, le logiciel génère une facture fournisseur.70 Automobile 1.2.2. Mise à jour du prix d’achat / de vente des articles reçus Lors de la réception des pièces, le logiciel effectue automatiquement des mises à jours en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet Stock des préférences de votre dossier (voir la rubrique Préférences). 1.3. Regroupement des bons de réception Les bons de réception créés à partir d’une réception partielle pourront être regroupés pour générer une facture unique. 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE (Non géré par la version Auto Start.) Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats. Important: Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock. 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK (Non géré par la version Auto Start.) Vous avez aussi la possibilité de gérer votre stock sans effectuer de commandes ou de factures fournisseurs mais en faisant des entrées ou des sorties manuelles en passant par la commande Mouvements de stock du menu Achats. Important: Le logiciel effectuera automatiquement les mises à jours de votre stock et de votre fiche article en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet stock de vos préférences.Automobile 71 INVENTAIRE 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts. - Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier. - Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider. - La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors. Attention: Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire. 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles. (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats.72 AutomobileAutomobile 73 IMPRESSIONS 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS Important: • L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée. • Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel.. 1.1. Les imprimantes utilisateurs Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous Automobile soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions + Configuration de l'impression du menu Société dans Automobile. Remarque: Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows. 1.1.1. L’assistant des imprimantes Le logiciel Automobile permet l’utilisation de plusieurs imprimantes. Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans Automobile. Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle et l’imprimante.74 Automobile 1.1.2. Impression à partir d’une liste ou d’un document La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante. Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active. 1.2. Le menu Impressions Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen…). 1.2.1. Fonctions disponibles à l’impression - Filtrer les données qui seront prises en compte. - Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris successifs. - Choisir un modèle d'impression parmi une liste. Vous pouvez ensuite : - Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation. - Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de vérifier son aspect. - Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier.. - Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK. Remarque: Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu Société.Automobile 75 2. LISTE DES IMPRESSIONS 2.1. Factures 2.1.1. Traites (Non géré par la version Auto Start.) Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression Traite est cochée. 2.1.2. Relevé de factures - L’impression des relevés de facture permet d’obtenir la liste des factures pour une période donnée, pour la totalité des clients ou un client précis. 2.1.3. Echéancier (Non géré par la version Auto Start.) L’impression de l’échéancier permet d’obtenir la liste des échéances en cours jusqu’à une certaine date. 2.1.4. Etats comptables L’impression Etats comptables permet d’obtenir pour une période donnée : - Un journal de Ventes, d’Achats, de Cessions ou de garantie. - La liste des écritures comptables transférées pour chacun des journaux. 2.2. Données 2.2.1. Articles L’impression des articles permet d’imprimer au choix la liste détaillée ou non des articles ainsi que des étiquettes articles. 2.2.2. Client L’impression des clients permet d’imprimer au choix, la fiche courante client, la liste détaillée ou non des clients ainsi que des étiquettes clients (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.2.3. Véhicule L’impression des véhicules permet d’imprimer au choix, la liste des véhicules ou une fiche détaillée (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.3. Stock (Non géré par la version Auto Start.) 2.3.1. Stock L’impression Stock permet d’imprimer au choix les informations sur le stock de vos pièces ou la valorisation de votre stock par sélection du modèle correspondant.76 Automobile 2.3.2. Mouvement de stock L’impression Mouvement de stock permet d’imprimer au choix : les mouvements de stock (entrées, sorties, inventaire ou tous les mouvements) avec une ou deux ruptures (sous total par jour) et les écarts d'inventaire (par sélection du modèle correspondant). 2.3.3. Liste Inventaire L’impression Liste Inventaire permet d’imprimer la liste de vos articles cochés gestion du stock. Cette impression peut être imprimée avant ou après l’inventaire. 2.4. Résultats 2.4.1. Résultat des ventes L’impression Résultat des ventes permet d’obtenir le chiffre d’affaire réalisé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par atelier, par marque, par modèle, par client et par assurance. 2.4.2. Résultat par articles L’impression du Résultat par articles permet d'imprimer le chiffre d'affaires réalisé. Cet état peut être imprimé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par type d'article, par famille d'article et par référence. 2.4.3. Résultat par forfaits L’impression du Résultat par forfaits permet d’imprimer les statistiques sur les forfaits. 2.5. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) 2.5.1. Travaux L’impression Travaux permet d'obtenir les temps passés (par mois, année, compagnon, activité, ..). 2.5.2. Productivité L’impression Productivité permet d'obtenir le rapport entre temps passé et temps facturé pour les opérations Peinture et Main-d’œuvre. 2.5.3. Coûts moyens L’impression Coûts moyens permet d'éditer le coût moyen, le détail CA Maind’œuvre, CA Peinture, CA Pièce, CA Ingrédient pour trois tranches à définir, pour toutes les assurances ou une assurance précise sur une période donnée.Automobile 77 3. APERÇU A L'ECRAN Important: Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation. 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez. 3.1.1. Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4. Remarque: Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows. 3.1.2. Rafraîchir un aperçu La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau). 3.1.3. Les boutons de l’aperçu - permet d’afficher la première/dernière page de l’édition. - permet d’afficher la page précédente/suivante. 3.1.4. Options disponibles sur un aperçu Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …).78 AutomobileAutomobile 79 OUTILS 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible (ZIP), CD-ROM). Attention: • Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette. • Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur disquettes. • Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...).- Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit. Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde. 1.1. Options de sauvegarde et de restauration Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique. Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton Suivant.80 Automobile Attention: Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. 1.1.1. Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : EBP\BACKUP. 1.1.2. Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité. 1.1.3. Vérifier l'archive pendant la sauvegarde C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur). 1.1.4. Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP. 1.2. Sauvegarde Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils. 1.2.1. Choix des dossiers à sauvegarder Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant. Remarque: Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre dossier. Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK. 1.2.2. Support de sauvegarde Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur. Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste.Automobile 81 Remarque: Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser. Important: Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale. 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier. Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration. La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de configuration’. Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques. La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau complètement votre logiciel. 1.4. Lancer une restauration Attention: • La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP. • Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront perdues. La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille les étapes une à une. 82 Automobile 1.4.1. Emplacement de la sauvegarde à restaurer Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée. - Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur. - Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton. 1.4.2. Contenu de la sauvegarde à restaurer Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde. Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.3. Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.4. Répertoire de restauration des données Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit. 1.4.5. Contrôle et avertissement Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP. Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration). - La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel. Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la restauration sera perdu. - La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications. Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service technique. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.Automobile 83 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs (Non géré par la version Auto Start.) 2.1.1. Bibliothèques disponibles Vous avez la possibilité de vous procurer les bibliothèques PEUGEOT, CITROËN et FIAT auprès de notre service commercial (01 34 90 80 00). 2.1.2. Bibliothèque intégrables Entre autre nous proposons l’intégration des disquettes constructeurs PEUGEOT, CITROËN, RENAULT, FIAT, LANCIA, ALFA ROMEO, VOLSKWAGEN, AUDI, SEAT, SKODA et LADA. 2.2. Importation/Exportation personnalisée L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels. Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, main-d’œuvre, activité, assurance, … Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Attention: • L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE Le logiciel permet maintenant d’immatriculer des véhicules neufs (VN) et d’occasions (VO) avec le nouveau système d’immatriculation de véhicule (SIV) par l’intermédiaire du logiciel MiSiv de TMS. A partir de cette liaison vous allez pouvoir faire une demande d’opération d’immatriculation d’un VN, d’opération d’immatriculation d’un VO, récupérer les informations dans votre logiciel sur les véhicules résultants des opérations d’immatriculation.84 AutomobileAutomobile 85 MODULES Important: Les modules sont disponibles en option (Non géré par la version Auto Start). 1. MODULE COMPTOIR Le module Comptoir vous permet de réaliser : - une facturation comptoir, - des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation. 1.1. Les bons de livraison Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou Recherche du menu Ventes. Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même. 1.1.1. Regroupement des bons de livraison L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée. Remarque: Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement. 1.2. La facture Comptoir La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule. Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture Comptoir. 1.2.1. Points particuliers à la facture Comptoir - La saisie du client est obligatoire. - Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document. - En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces.86 Automobile 1.2.2. Suivi des ventes Comptoir En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir. 2. MODULE VN/VO Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations effectuées. 2.1. Le parc de véhicule VN/VO Les véhicules du parc Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc. Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo. Entrée dans le parc Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé. Transfert dans le parc Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous souhaitez transférer). Sortie du parc Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données).Automobile 87 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes). Important: Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société. 2.2.1. Factures de cession Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas. Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule. 2.3. Facturation VN/VO La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO. 2.4. Les impressions 2.4.1. Documents administratifs La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …). 2.4.2. Ventes VN/VO La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : La date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée. 88 Automobile 2.4.3. Parc VN/VO La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés. 3. MODULE POINTEUSE La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie automatique ou journalière. La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre. Pour utiliser ce module, l’administrateur doit : - Créer les fiches activités - Créer les fiches compagnons - Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse - Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils. 4. MODULE DEPANNAGE Le module Dépannage permet de gérer les interventions de dépannage (du bon d’intervention à la facturation) et les véhicules d’intervention. 5. D'ARVA DIRECT Le module d'Arva direct permet de réceptionner les avis de sinistres, les suivis de dossier et les avis de paiement mais aussi de transmettre vos factures de carrosserie, bris de glace et suivis de dossier à d'Arva.Automobile 89 INDEX A Achat ..................................................................................................................44, 48, 64, 71 Achat soumis a TVA ......................................................................................................39, 86 Activité ...............................................................................................................23, 43, 48, 65 Adresse .................................................................................................................................44 Alarme ..................................................................................................................................28 Aperçu à l écran....................................................................................................................77 Archive .................................................................................................................................28 Article................................................................................... 23, 31, 34, 35, 37, 47, 58, 71, 75 Assistance technique.............................................................................................................15 Assistant ...............................................................................................................................61 Assurance .................................................................................................................23, 44, 56 Atelier..................................................................................................... 23, 28, 37, 47, 53, 56 Avec TVA ............................................................................................................................56 B Banque............................................................................................................................49, 63 Barre .....................................................................................................................................21 Bibliothèque .............................................................................................................31, 54, 83 Bon de livraison....................................................................................................................85 C Calcul....................................................................................................................................69 Carrosserie......................................................................................................................47, 58 Carte grise.............................................................................................................................39 Cession ...........................................................................................................................47, 86 Chaînage...............................................................................................................................31 Champs de saisie ..................................................................................................................26 Chef d'atelier.........................................................................................................................43 Chiffrage...............................................................................................................................28 Choc......................................................................................................................................56 Client ................................................................................................ 23, 37, 44, 46, 48, 56, 75 Code chiffrage ......................................................................................................................42 Codes remises.......................................................................................................................37 Colonne ................................................................................................................................22 Commande......................................................................................................................44, 7190 Automobile Commande à partir d un OR.................................................................................................69 Commande fournisseur...................................................................................................66, 69 Commentaire ........................................................................................................................58 Compagnon....................................................................................... 23, 43, 48, 65, 66, 75, 88 Complément .........................................................................................................................56 Comptabilité ...................................................................................................................28, 64 Comptable.............................................................................................................................64 Compte .....................................................................................................................28, 37, 64 Compteur..............................................................................................................................28 Comptoir.........................................................................................................................47, 85 Conditionnement ..................................................................................................................31 Conditions de facturation......................................................................................................44 Configuration recomandée....................................................................................................16 Constructeur .........................................................................................................................31 Contact..................................................................................................................................44 Contrat d entretien ................................................................................................................39 Corps de facture....................................................................................................................58 Couleurs................................................................................................................................42 Coût horaire..........................................................................................................................48 Coût moyen ..........................................................................................................................75 Création ..........................................................................................................................23, 27 Création d'une nouvelle société ............................................................................................27 D Date ................................................................................................................................26, 56 Département .........................................................................................................................48 Dépôt ..............................................................................................................................28, 31 Dépôts de stock.....................................................................................................................48 Désinstallation du programme ..............................................................................................19 Détail ..............................................................................................................................47, 59 Détail forfait .........................................................................................................................56 Devis.........................................................................................................................47, 56, 60 Document ................................................................. 47, 49, 51, 53, 56, 59, 60, 64, 66, 69, 86 Document de Garantie ..........................................................................................................60 Donnée.................................................................................................... 23, 31, 34, 39, 44, 75 Duplication .....................................................................................................................23, 51 E Echéance...............................................................................................................................59 Echéancier ............................................................................................................................75 Ecriture .................................................................................................................................64 Emballage .............................................................................................................................31 Emplacements.......................................................................................................................48 Emprunt................................................................................................................................86 Enregistrement......................................................................................................................22 Entête....................................................................................................................................56Automobile 91 Entête de facture ...................................................................................................................56 Entrée..............................................................................................................................71, 86 Entrées et sorties de Stock ....................................................................................................71 Estimation de Travaux..........................................................................................................60 Etats comptables...................................................................................................................75 Etebac ...................................................................................................................................48 Euro ......................................................................................................................................28 Expert ...................................................................................................................................44 Exportation ...........................................................................................................................83 F Facturation................................................................................................................28, 58, 86 Facture ...................................................................... 47, 51, 53, 56, 58, 60, 64, 65, 75, 85, 86 Famille................................................................................................................31, 34, 37, 46 Familles clients.....................................................................................................................46 Familles d articles.................................................................................................................37 Famillle.................................................................................................................................35 Filtre .........................................................................................................................22, 23, 61 Fonctions communes aux impressions..................................................................................73 forfait....................................................................................................................................58 Forfait .............................................................................................................................35, 47 Format ..................................................................................................................................28 Fournisseur.........................................................................................................31, 42, 44, 48 Franchise ..............................................................................................................................56 G Garage ..................................................................................................................................58 Garantie ..............................................................................................................39, 47, 53, 60 Génération ............................................................................................................................69 Générique .............................................................................................................................35 Gestion de stock....................................................................................................................31 Gestion des fichiers de données............................................................................................23 Gestion des garanties............................................................................................................53 Gestion des heures................................................................................................................65 Gestion des temps barêmés...................................................................................................54 Gestion le main d oeuvre peinture ........................................................................................55 Grille.........................................................................................................................22, 37, 58 Grilles de remises .................................................................................................................37 Groupe ..................................................................................................................................47 Groupe de pièces ..................................................................................................................37 H Heure ....................................................................................................................................88 Heures non productives ........................................................................................................4892 Automobile Heures productives...............................................................................................................48 Historique .................................................................................................................39, 44, 65 Historique détaillé.................................................................................................................39 Huile .....................................................................................................................................31 I Icône .....................................................................................................................................21 Immatriculation ....................................................................................................................39 Importation ...........................................................................................................................83 Importation et exportation des données................................................................................83 Impression ................................................................................................................51, 66, 73 Imprimante .....................................................................................................................73, 75 Ingrédient..................................................................................................................28, 35, 55 Installation du produit...........................................................................................................17 Intermédiaire...................................................................................................................44, 56 Inventaire........................................................................................................................71, 75 K Kilométrage ..........................................................................................................................56 L Lancement du logiciel...........................................................................................................18 Lettre de change....................................................................................................................48 Lignes...................................................................................................................................58 Lisezmoi.txt......................................................................................................................9, 15 Liste ......................................................................................................................................26 Liste des impressions............................................................................................................75 Lot ........................................................................................................................................86 Lubrifiant..............................................................................................................................31 M Main d oeuvre............................................................................. 31, 34, 35, 47, 54, 55, 58, 88 Majoration ............................................................................................................................31 Marque......................................................................................................................35, 39, 42 Mécanique ............................................................................................................................47 Mémo..............................................................................................................................28, 49 Menu.....................................................................................................................................21 Menus et barres d icônes.......................................................................................................21 Minimum..............................................................................................................................31 Mode de règlement .........................................................................................................44, 63 Modèle......................................................................................................................35, 37, 39 Modèles................................................................................................................................42 Modéles de grille de remises ................................................................................................37Automobile 93 Modes de règlements............................................................................................................48 Modification ...................................................................................................................23, 51 Module............................................................................................................................85, 88 Module comptoir ..................................................................................................................85 Module de liaison d Arva .....................................................................................................88 Module Pointeuse .................................................................................................................88 Module VN/VO....................................................................................................................86 Montant ..........................................................................................................................26, 61 Mouvement...........................................................................................................................75 N Nacré ....................................................................................................................................35 Nouveau................................................................................................................................51 O Opaque..................................................................................................................................35 Opération ........................................................................................................................54, 88 Option.......................................................................................................................28, 42, 85 Ordre de réparation.............................................................................................47, 56, 60, 65 Outil......................................................................................................................................79 Ouverture..............................................................................................................................23 P Paiement .........................................................................................................................48, 61 Paramétrage ..........................................................................................................................28 Parc.......................................................................................................................................86 Pays ......................................................................................................................................48 Peinture...........................................................................................................................35, 55 Petite fourniture ....................................................................................................................47 Pièce ...................................................................................................................31, 35, 47, 69 Pied de facture ......................................................................................................................59 Pointer ......................................................................................................................61, 63, 71 Pointeuse ............................................................................................................28, 43, 65, 88 Préférence .............................................................................................................................28 Préférences de la Société ......................................................................................................28 Prélèvement ....................................................................................................................48, 63 Prix d achat...........................................................................................................................69 Prix de revient.......................................................................................................................31 Productivité...........................................................................................................................75 Propriété ...............................................................................................................................22 Propriétés générales des listes / grilles..................................................................................2294 Automobile R Réapprovisionnement ...........................................................................................................44 Réception..............................................................................................................................69 Réceptionné par....................................................................................................................56 Recherche .......................................................................................................................23, 51 Recherche des ventes............................................................................................................51 Récupération.........................................................................................................................27 Récupération des dossiers crées sous EBP Garage ...............................................................28 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel .........................................................29 Référence..............................................................................................................................31 Règlement.................................................................................................................59, 61, 63 Regroupement.................................................................................................................69, 85 Relance .................................................................................................................................44 Relevé de factures.................................................................................................................75 Remise ................................................................................................................31, 37, 47, 63 Remise en banque.................................................................................................................63 Rendement......................................................................................................................43, 65 Réparation.............................................................................................................................86 Réseau ..................................................................................................................................16 Restaurer...............................................................................................................................79 S Saisie ........................................................................................................................56, 58, 61 Saisie à la volée ....................................................................................................................58 Saisie d une facture...............................................................................................................56 Saisie des heures.............................................................................................................65, 66 Saisie des règlements clients.................................................................................................61 Saisie journalière des heures.................................................................................................43 Sauvegarde et restauration....................................................................................................79 Sauvegarder..........................................................................................................................79 Sélection ...............................................................................................................................22 Sinistre..................................................................................................................................56 Société ............................................................................................................................27, 28 Société d enretien..................................................................................................................44 Solde.....................................................................................................................................63 Sortie ..............................................................................................................................71, 86 Soumis à TVA ......................................................................................................................44 Statistique .............................................................................................................................59 Stock............................................................................................................. 28, 31, 44, 71, 75 Suppression.....................................................................................................................23, 51 T Tableau de bord ....................................................................................................................67 Tarif................................................................................................................................23, 47 Taux horaire..........................................................................................................................55Automobile 95 Temps...................................................................................................................................54 Temps barêmé ................................................................................................................31, 34 Texte.....................................................................................................................................26 Tiers..........................................................................................................................28, 48, 61 Traite ..............................................................................................................................48, 75 Traitement.......................................................................................................................63, 65 Traitements depuis les documents de vente ..........................................................................66 Transfert ...................................................................................................................51, 66, 86 Transfert comptable ..............................................................................................................64 Travaux.....................................................................................................................65, 66, 75 Tri.........................................................................................................................................23 TVA................................................................................................................................28, 31 Type................................................................................................................................35, 39 Type de facturation...............................................................................................................47 Types de véhicule .................................................................................................................42 U Utilitaire................................................................................................................................39 V Validation .............................................................................................................................58 Validation de l inventaire......................................................................................................71 Valider..................................................................................................................................71 Véhicule.................................................................................................. 23, 35, 39, 56, 75, 86 Vente ................................................................................................ 31, 51, 56, 60, 64, 66, 75 Vernis...................................................................................................................................35 Ville......................................................................................................................................48 Villes départements et pays .................................................................................................48 Visualisation.........................................................................................................................51 Vn/vo..............................................................................................................................28, 4796 Automobile NOTES Paye Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20122 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 5 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 6 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 8 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Paye Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.11 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 14 1. AVANT DE COMMENCER.............................................................................14 1.1. Accès au service technique.........................................................................14 1.2. Configuration minimale conseillée ...............................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 16 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL.....................................................................................18 PRISE EN MAIN ................................................................................................19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 19 1.2. Les autres options ....................................................................................... 19 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 2. COMMENT CREER UN SALARIE ?...............................................................20 2.1. Onglet adresse............................................................................................ 20 2.2. Onglet contrat..............................................................................................20 2.3. Onglet paye................................................................................................. 20 2.4. Onglet congés payés................................................................................... 20 2.5. Onglet règlement.........................................................................................20 2.6. Onglet bulletins............................................................................................ 20 2.7. Onglet déclarations......................................................................................20 2.8. Comment créer un salarié par l’assistant ?.................................................. 21 3. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?............................................. 21 3.1. Comment créer une constante ?................................................................. 21 3.2. Comment créer une variable ?....................................................................21 3.3. Comment créer une rubrique ?....................................................................21 3.4. Comment créer une table de calcul ? ......................................................... 22 3.5. Comment créer une nature de rubrique ? .................................................... 22 3.6. Comment créer une fonction ?..................................................................... 22 3.7. Comment créer un cumul ? .........................................................................2312 4. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ........................ 24 5. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? ................................... 24 5.1. Comment saisir dans un bulletin ?...............................................................24 5.2. Comment saisir sur un salarié ? .................................................................. 24 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ?............................................................. 25 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?.......................................................... 25 7.1. Les actions du bulletin.................................................................................25 7.2. Les informations modifiables du bulletin ...................................................... 26 7.3. Le volet de navigation.................................................................................. 26 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE............................................ 26 9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?.................................... 27 9.1. Historique des transferts comptables...........................................................28 10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................... 28 10.1. Comment Dévalider les bulletins ?............................................................. 28 11. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? ................................................ 28 12. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 29 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 29 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 31 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE......................................................... 31 1.1. Message de mise à jour du paramétrage..................................................... 31 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage....................................................... 31 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES............................................ 32 2.1. Fenêtre de Bienvenue .................................................................................32 2.2. Filtres ..........................................................................................................32 2.3. Mises à jour................................................................................................. 32 2.4. Contrôle et modification............................................................................... 32 2.5. Résumé des paramètres .............................................................................33 2.6. Traitements de la mise à jour....................................................................... 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................33 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 33 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES..................................... 33 6. L’HISTORISATION.........................................................................................3413 7. LES VIREMENTS...........................................................................................34 8. LE ROL ..........................................................................................................34 8.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 35 8.2. Principe .......................................................................................................35 8.3. La mise en place des publications ...............................................................35 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié ................................... 35 8.5. La consultation de votre espace de publication............................................ 36 8.6. L’administration de votre espace de publication........................................... 36 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 37 INDEX................................................................................................................380BINSTALLATION 14 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). RemarqueComment installer mon logiciel ? 15 Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Paye Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.0BINSTALLATION 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention "Démonstration"… Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre. Cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que celui que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER, en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licenceComment créer mon dossier ? 17 Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.0BINSTALLATION 18 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 19 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable, dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences….. ? Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes… ? Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 1BPRISE EN MAIN 20 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN SALARIE ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat. 2.1. Onglet adresse Dans l’onglet Adresse, vous devez renseigner les informations liées à l’adresse, l’état civil et la situation familiale de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.2. Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.3. Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations. 2.4. Onglet congés payés Dans l’onglet Congés payés, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences. 2.5. Onglet règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes. 2.6. Onglet bulletins Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin. 2.7. Onglet déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options DADS-U.comment créer un élément de paye ? 21 2.8. Comment créer un salarié par l’assistant ? Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible dans le volet des tâches. Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et lancer la création. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche salarié. 3. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? 3.1. Comment créer une constante ? Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ». Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou plafonds. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Plafonds et smic. 3.2. Comment créer une variable ? Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 3.3. Comment créer une rubrique ? Il existe plusieurs types de rubriques : ? Les rubriques de brut, ? Les rubriques de cotisation, ? Les rubriques de net, ? Les rubriques de commentaire, ? Les rubriques intermédiaires.1BPRISE EN MAIN 22 Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 3.4. Comment créer une table de calcul ? Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles : ? Index : à une valeur correspond une autre valeur, ? Intervalle : à un intervalle correspond une valeur, ? Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 3.5. Comment créer une nature de rubrique ? Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe : ? SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés) ? CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 3.6. Comment créer une fonction ? Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.comment créer un élément de paye ? 23 Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 3.7. Comment créer un cumul ? Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de type « Formules ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît. Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul. ? Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles, ? Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul, ? Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…), ? Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul, ? Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné, ? Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné. ? Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité chaque fiche.1BPRISE EN MAIN 24 4. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème : ? Congés, ? Embauche CDD, ? Embauche CDI, ? Portabilité du droit individuel à la formation, ? Portabilité de la prévoyance, ? Sanctions, ? Sortie salarié, ? Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Les modèles de documents ne sont pas conservés. 5. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? 5.1. Comment saisir dans un bulletin ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. 5.2. Comment saisir sur un salarié ? Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis ouvrir le salarié concerné. Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin. Comment créer un BULLETIN ? 25 Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ? Pour créer un bulletin, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer le bulletin à partir du profil salarié : les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer le bulletin sans profil : le bulletin sera vide. Si vous lancer la préparation d’un seul bulletin, il s’ouvrira automatiquement et vous pourrez le modifier si nécessaire. Si vous lancer la préparation de plusieurs bulletins, ils ne s’ouvriront pas automatiquement. Pour les consulter ou les modifier, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 7.1. Les actions du bulletin ? Paye inversée : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net. ? Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié. ? Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin. ? Duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors d’un aperçu ou d’une l’impression. ? Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs). 1BPRISE EN MAIN 26 ? Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences…. ? Explication d’une ligne : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. 7.2. Les informations modifiables du bulletin ? La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1. ? La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire. ? Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié. ? Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable) ? Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement. ? Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 7.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties : ? Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours. ? Congés payés / absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours ? Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin. ? Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls. ? Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime. ? Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin (du mois en cours seulement), vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres.Comment faire un transfert comptable ? 27 Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Une seule interrogation à la fois est possible. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples : Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. 9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualisation1BPRISE EN MAIN 28 9.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin : ? De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider. ? Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 10.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin : ? De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider. ? Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « validé ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Outils / Clôture périodique. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.comment cloturer un exercice ? 29 12. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Outils / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.1BPRISE EN MAIN 30 Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.25BLa mise à jour du paramétrage 31 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.1. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 2 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage » . Si vous choississez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendra la perte de vos modifications.2BLES FONCTIONS AVANCEES 32 Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent. 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour. 2.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour. 2.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont : • un intervalle d'établissement, • un intervalle de salariés, • un intervalle de natures d’emplois, • un intervalle de dates d’entrées dans le contrat, • un statut de présence • un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 2.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 2.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente.In 33 2.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer. 2.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de mise à jour des salariés. 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ; • Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés. • Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul.2BLES FONCTIONS AVANCEES 34 Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit : ? sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche, ? lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul. 6. L’HISTORISATION L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment : ? les différents taux et plafonds, ? les définitions des cumuls, ? les définitions des rubriques, ? les définitions des variables, ? les définitions des tables de calcul, ? les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation il est possible : ? de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement) ? de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement) ? de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement). 7. LES VIREMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements (aux formats ETEBAC ou CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements – Virements des salaires. Complétez la fiche, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. 8. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. In 35 8.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 8.2. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels sont à retenir: • Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. • Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 8.3. La mise en place des publications Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : • La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents, • La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes, • La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : • Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. • Automatiquement2BLES FONCTIONS AVANCEES 36 La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 8.5. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus. 8.6. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : • Voir tous les documents diffusés,In 37 • Voir les comptes, • Supprimer les publications, • Supprimer des documents, • Mise à jour des publications sur le site ROL. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : ? Choix du modèle de base de bulletin, ? Choix du style du bulletin, ? Choix des données présentes dans l'entête du bulletin, ? Choix des données présentes dans le corps du bulletin, ? Choix des données présentes dans le pied du bulletin, ? Choix du nom du modèle, ? Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.3BINDEX 38 Index A Accès au service technique..................................................................................14 Assistant de mise à jour des salariés....................................................................32 C Clôture annuelle...................................................................................................29 Clôture périodique................................................................................................28 Code d'activation..................................................................................................16 Communication Entreprise-Expert........................................................................33 Configuration minimale.........................................................................................14 Création d’un cumul .............................................................................................23 Création d’une constante......................................................................................21 Création d’une fonction ........................................................................................22 Création d’une nature de rubrique ........................................................................22 Création d’une rubrique........................................................................................21 Création d’une table de calcul ..............................................................................22 Création d’une variable ........................................................................................21 Création de dossier..............................................................................................17 Création de modèle..............................................................................................37 D Dévalidation des bulletins.....................................................................................28 Documents administratifs .....................................................................................24 Duplicata de bulletin.............................................................................................25 E Ecran de travail ....................................................................................................18 G Gestion des fenêtres ............................................................................................20 I Initialisation du dossier.........................................................................................19 Installation............................................................................................................15In 39 L L’historisation .......................................................................................................34 L’interrogation des données de paye....................................................................27 Lancement du logiciel...........................................................................................16 Lier un dossier d'une autre application .................................................................30 M Mise à jour du paramétrage..................................................................................31 Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................19 O Options du dossier ...............................................................................................19 P Paye inversée ......................................................................................................25 Préparation des bulletins......................................................................................25 R Reports On Line...................................................................................................35 S Saisie des congés et absences ............................................................................26 Saisie des variables .............................................................................................26 Saisie semi-automatique des formules .................................................................34 Salarié............................................................................................................20, 21 Sauvegarde..........................................................................................................29 Statut de bulletin ..................................................................................................26 T Tableau de bord...................................................................................................33 Transfert comptable .............................................................................................27 V Validation des bulletins.........................................................................................28 Virements.............................................................................................................344BNOTES 40 Notes Compta Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................... 21 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 21 2.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 22 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? .......................................... 22 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? .......................................... 22 3.1. Comment saisir un encaissement client ? ...................................... 22 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? ............................. 22 3.3. Comment saisir une autre opération ? ............................................ 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? .................................................. 23 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? ............................................... 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES.................................................. 24 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................. 25 OPERATIONS COMPTABLES ............................................................. 27 1. GESTION DES EXERCICES ............................................................ 27 1314 2. CREATION D’UN COMPTE .............................................................. 27 3. CREATION D’UN JOURNAL ............................................................. 28 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ......................................... 28 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 28 6. DECLARATION DE TVA ................................................................... 29 7. VALIDATION DES ECRITURES ....................................................... 29 8. CLOTURES MENSUELLES .............................................................. 30 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX ........................................ 30 10. LES RELEVES BANCAIRES ........................................................... 30 INDEX.................................................................................................... 33Avant de commencer INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2.0 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP3, ? Windows Vista SP1 32 bit & 64 bits, ? Windows 7 32 bits & 64 bits. 150BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 16Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite, les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activez Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). 170BINSTALLATION • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.0BINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. ? Indiquez la date de la facture. ? Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. ? Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche. ? Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. ? Saisissez le total TTC. ? Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. ? Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. ? Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. 211BPRISE EN MAIN 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ». ? Sélectionnez « Encaissement client ». ? Indiquez la date de l’encaissement. ? Choisissez la banque ou la caisse concernée. ? Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. ? Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ? A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.Comment lettrer un tiers ? 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie– Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 231BPRISE EN MAIN 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. 24Comment sauvegarder mon dossier ? 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).1BPRISE EN MAIN 26Gestion des Exercices Opérations comptables 1. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 2. CREATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, échéance et TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Facturation contient les coordonnées des tiers. 272BOPERATIONS COMPTABLES L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 3. CREATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie : ? Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal. ? Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. 28Déclaration de TVA Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. DECLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o l’aperçu de la déclaration, o un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration, o un onglet avec les lignes non déclarées, car des erreurs sont détectées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 7. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 292BOPERATIONS COMPTABLES 8. CLOTURES MENSUELLES Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir. ? Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie– Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. 30les releves bancaires 31 Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 2BOPERATIONS COMPTABLES 32les releves bancaires Index A A nouveaux ............................................................................................. 30 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Pratic Open Line ................................................. 11 Avoir ....................................................................................................... 22 B Balance d’ouverture ................................................................................ 30 C Clôture annuelle...................................................................................... 30 Clôture mensuelle ................................................................................... 30 Code d'activation .................................................................................... 17 Compte ................................................................................................... 27 Configuration minimale ........................................................................... 15 Création de dossier ................................................................................. 18 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 27 Décaissement ......................................................................................... 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 29 E Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecriture comptable .................................................................................. 28 Encaissement ......................................................................................... 22 Exercices ................................................................................................ 27 exercices comptables ............................................................................. 27 F Facture d’achat ....................................................................................... 21 Facture de vente ..................................................................................... 22 333BINDEX I Impressions ............................................................................................ 24 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 28 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage .................................................................................................. 23 M Ma trésorerie .......................................................................................... 22 Mes achats ............................................................................................. 21 Mes ventes ............................................................................................. 21 N Numérotation des pièces ........................................................................ 28 P Pointage ................................................................................................. 23 Pointage de banque ................................................................................ 24 R Rapprochement bancaire ....................................................................... 24 relevés bancaires .................................................................................... 30 Remise ................................................................................................... 22 Remise de chèques ................................................................................ 23 S Sauvegarde ............................................................................................ 25 T Ticket Z ................................................................................................... 28 TVA ......................................................................................................... 29 34les releves bancaires 35 V Validation des écritures .......................................................................... 29 Ventes comptoir ...................................................................................... 28 Virement ................................................................................................. 23 Compta Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5 factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A 9 10 • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21 1.2. Les autres options .......................................................................... 21 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 23 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25 5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?............................................................................................................... 26 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26 6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26 13 14 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 8.2. Le corps .......................................................................................... 28 8.3. Le pied ............................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37 7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38 INDEX.................................................................................................... 39 Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires 8h00 à 19h00 Du lundi au jeudi 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 15 0BINSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence 17 0BINSTALLATION Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18 Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 0BINSTALLATION Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ?? Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. ?? Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. ?? Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 21 1BPRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ?? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ?? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ?? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ?? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ?? Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ?? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. 23 1BPRISE EN MAIN Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ?? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ?? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ?? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ?? N° de document : La saisie du numéro de document est libre. ?? Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ?? Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ?? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ?? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ?? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 25 1BPRISE EN MAIN 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 6.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ?? Les encaissements ?? Les décaissements ?? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ?? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ?? l’intitulé du compte, ?? le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ?? le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 27 1BPRISE EN MAIN 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié. ?? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ?? Sélectionner une facture et son règlement. ?? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ?? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ?? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ?? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ?? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ?? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ?? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ?? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ?? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ?? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ?? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ?? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ?? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 29 1BPRISE EN MAIN 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ?? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ?? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ?? Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ?? Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ?? Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ?? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ?? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 31 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ?? manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux. ?? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 33 1BPRISE EN MAIN Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ?? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ?? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 35 2BLES FONCTIONS AVANCEES 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : • Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...), • Choix du style de l'entête du document, • Choix des données présentes dans l'entête du document, • Choix des données présentes dans le corps du document, • Choix des données présentes dans le pied du document, • Choix de la mise en forme du modèle, • Nom du modèle, • Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de • Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 7. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 37 2BLES FONCTIONS AVANCEES 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. Index A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11 Archivage ................................................................................................ 37 B Balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 37 C clôture annuelle ...................................................................................... 22 Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 17 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35 Compte ................................................................................................... 23 Configuration minimale ........................................................................... 15 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 18 Création de modèle ................................................................................ 36 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 E Echéancier .............................................................................................. 37 Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecritures de simulation ........................................................................... 24 Encaissement ......................................................................................... 26 39 3BINDEX exercices comptables ............................................................................. 22 F Facture d’achat ....................................................................................... 26 Facture de vente ..................................................................................... 26 Fonctions avancées ................................................................................ 35 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 21 Grand Livre interactif .............................................................................. 37 I Import paramétrable ............................................................................... 36 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 23 Journal des événements ......................................................................... 38 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage automatique .............................................................................. 37 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33 M Modèle .................................................................................................... 36 Mot de passe .......................................................................................... 21 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 23 O Options du dossier .................................................................................. 21 41 P Plan comptable ....................................................................................... 18 R Racines non autorisées .......................................................................... 23 Rapprochement bancaire ....................................................................... 29 Relevés bancaires .................................................................................. 37 Remise de chèques ................................................................................ 26 S Saisir dans un guide ............................................................................... 25 Saisir dans un journal ............................................................................. 23 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 35 Ticket Z ................................................................................................... 27 Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31 TVA ............................................................................................. 21, 23, 30 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Ventes comptoir ...................................................................................... 27 Virement ................................................................................................. 26 EBP Prévisions Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour un accès direct à l’aide. ? Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Prévisions 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version bridée........................................................................................ 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon business plan ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon business plan ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités............................................................................................. 19 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 8 EBP Prévisions 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 24 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Prévisions 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Prévisions 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, ? Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), ? Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), ? Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, ? 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, ? Internet Explorer 5.5 SP2, ? Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. ? Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Prévisions 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Prévisions. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Prévisions 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions. Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le volet de navigation pour lancer le produit. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : ? En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément. ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de débridage. Comment créer mon business plan ? EBP Prévisions 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : ? Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes : ? Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, ? Passez par le menu Fichier + Nouveau, ? Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum. INSTALLATION 14 EBP Prévisions Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au maximum 20). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon business plan ? EBP Prévisions 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : ? Définir les Préférences du dossier, ? Etablir le paramétrage des Données de base, ? Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel. Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 16 EBP Prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Prévisions 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : ? Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. ? Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : ? Un correcteur d’orthographe, ? Un outils d’insertion de champs variables, ? Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Prévisions 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : ? Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; ? Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; ? Les Ventes (Négoce, Produits & services); ? Les Achats (Négoce, Produits & services); ? Les Charges Externes ; ? Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; ? Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; ? Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société ; ? Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat). 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Prévisions 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Prévisions 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : ? les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. ? les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Prévisions 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Prévisions 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : ? Le compte de résultat, ? Le tableau de trésorerie, ? Le seuil de rentabilité, ? Le bilan, ? Les tableaux concernant le fonds de roulement, ? Les tableaux de financements, ? Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. ? Les autres récapitulatifs. Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : ? le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; ? le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Comment reprendre une entreprise ? EBP Prévisions 23 Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : ? les stocks, ? les encaissements et les décaissements, ? la TVA, ? les amortissements, ? les comptes courants d’associés, ? les emprunts, ? les crédits-bails, ? l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. PRISE EN MAIN 24 EBP Prévisions 6.1. Elaboration du rapport EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : ? Les tableaux sont indiqués par l'icône , ? Les graphiques sont indiqués par l'icône , ? Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Prévisions 25 Remarque Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Prévisions 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Prévisions. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; ? La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; ? La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ; ? La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; ? Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Prévisions 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Les impressions et les exportations EBP Prévisions 29 Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Prévisions INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 28 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Dossier ..................................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 27 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 27 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Prévisions 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 27 Dossier .............................................................................................................................. 27 Exportations ...................................................................................................................... 27 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 27 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 27 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 27 INDEX 32 EBP Prévisions S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 26 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée ...................................................................................................................... 12 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ? ChapItrE I - InstaLLatIon Et prIsE En MaIn ? ChapItrE II - GEstIon LoCatIVE ? ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs ? ChapItrE IV - CoMptabILIté, trésorErIE, tVa Et d.r.F. ? ChapItrE V - ManIpuLatIon dEs donnéEs ? annExE - LIstE dEs doCuMEnts édItabLEs CoMMEnt utILIsEr CE ManuEL ? FéLICItatIons ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ? Emploi des signets (ou ‘bookmarks’) dans le logiciel acrobat reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 ? Matériel et applications recommandés b / InstaLLatIon 6 ? Installer / désinstaller le logiciel C / IntErFaCE 9 ? présentation de l’interface Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs 26 ? saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... b / GEstIon dEs LoyErs 51 ? Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paraMètrEs aVanCés 76 ? Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 ? saisir une charge et règler le fournisseur b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 ? suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 ? saisie des écritures comptables et clôture des exercices b / GEstIon dE La trésorErIE 111 ? suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / déCLaratIon dE tVa 113 ? déclaration des montants de tVa réglés d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 ? Imprimer la d.r.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 ? sauvegarder ses données sur différents supports b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 ? restaurer une sauvegarde C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 ? remettre à zéro les données du logiciel d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 ? optimiser le fonctionnement du logiciel E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 ? Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 b / InstaLLatIon 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / IntErFaCE 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ? redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ? Fonction de tri croissant / décroissant 10 ? personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ? afficher le volet d’aide 12 ? L’assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ? Liste générale des modules 16 ? Liste détaillée du module base 17 ? Liste détaillée du module loyers 18 ? Liste détaillée du module charges 19 ? Liste détaillée du module trésorerie 20 ? Liste détaillée du module comptabilité 20 ? Liste détaillée du module fiscalité 21 ? Liste détaillée du module tva 21 ? Liste détaillée du module analyse 21 ? Liste détaillée du module outils 22 ? Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main Configuration minimale requise : processeur : Intel pentium III système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / xp / VIsta Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo navigateur : Internet Explorer Logiciel : acrobat reader, Microsoft Word résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : processeur : Intel pentium IV ou supérieur système d’exploitation : Microsoft xp / VIsta Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : acrobat reader 7, Microsoft Word et Excel résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels adobe acrobat reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (appels, quittances, etc.). se reporter à l’annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. a / pré-rEquIs Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le Cd-roM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’assistant d’installation. b / InstaLLatIon 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘j’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur suivant. note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - sélectionner tous les utilisateurs du système et cliquer sur suivant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur terminer pour clôre l’installation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «activation produit». saisir votre nom de licencié et votre code. Cliquer sur activer. un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. pour désinstaller votre logiciel : ? dans le menu démarrer de Windows, cliquer sur panneau de configuration ? double cliquer sur ajouter ou supprimer des programmes ? sélectionner le programme dans la liste ? Cliquer sur supprimer. ? redémarrer votre ordinateur. 8© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / IntErFaCE 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module base La Liste des sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 rétablir l’affichage original des colonnes. 5 quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’aide du logiciel. deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 affiche le volet d’aide Cliquer sur l’icône pdF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’aide 12 • afficher le volet d’aide© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’assistant Le logiciel dispose d’un assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal pour accéder à l’assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : assistant tableau de bord tâche effectuée tâche en cours© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord pour accéder au tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . Letableau de bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du tableau de bord s’effectue de manière identique à celle de l’assistant. 1 accès aux rubriques du tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration fiscale (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la dGI. ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. ModuLE outILs (2 optIons) Le module outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. 16 ? Liste générale des modules© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module base ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la déclaration de revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de tVa, etc. répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une sCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module loyers ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des apL et de la CaF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. semblable au Module base / Locataire, l’option départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module charges ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module trésorerie ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ? Liste détaillée du module comptabilité ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La balance présente les totaux et le solde des comptes. permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module fiscalité ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration comptable (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CrL, loi besson ...). ? Liste détaillée du module tva ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. ? Liste détaillée du module analyse ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. permet de calculer n’importe quel type de déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) permet une édition détaillée des déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) permet de consulter l’historique de tous les paiments de tVa et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». permet d’afficher les montants de tVa collectée et de tVa déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de tVa à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 rapports de gestion locative (général ou détaillé).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste du module outils ModuLE outILs (2 optIons) paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ? Liste détaillée du module documents ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). accès au Manuel utilisateur et emploi de l’aide interne au logiciel. 22 permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / renSeiGnement deS FormulaireS de baSe 26 1 - Propriétaire 26 ? Création d’un propriétaire 26 ? Manipulation des données saisies 28 ? Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ? Création d’un immeuble 29 ? Manipulation des données saisies 30 ? Visualisation des lots d’immeubles 30 ? singularisation des lots d’immeubles 31 ? ajout d’un lot dans un immeuble 32 ? Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ? Création d’un lot isolé 33 ? Manipulation des données saisies 34 ? Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ? Création d’une fiche locataire 35 ? Manipulation des données saisies 36 ? suppression d’une fiche locataire 37 ? Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ? Création d’une fiche fournisseur 39 ? Manipulation des données saisies 39 ? Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ? Création d’une banque du propriétaire 41 ? Manipulation des données saisies 41 ? Imprimer la liste des banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ? Exemple de report à nouveau pour un locataire 43 ? Manipulation de la Liste de sélection du Module base / soldes initiaux 44 ? Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ? Création et mise à jour du plan comptable 45 ? Imprimer le plan comptable 46 9 - Tables annexes 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 b / GeStion deS loyerS 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ? règle générale 51 ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ? Encaissement 53 ? remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ? Compenser un dépôt de Garantie 54 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ? Calcul de l’appel de loyer 57 ? paramètres de génération des loyers 58 ? Modifier un appel de loyer 59 ? Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) 65 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ? Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ? Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ? Imprimer une quittance lettrée 68 ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ? Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ? Consultation des écritures 72 ? Lettrage des écritures 73 ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètreS aVanCéS 76 1 - Gestion des APL 76 ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76 ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL 77 ? Consultation des encaissements 78 ? Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ? données requises 80 ? Générer un appel de loyer avec révision 81 ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ? Clôre le bail du locataire sortant 83 ? Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ? premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ? dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception 87 ? Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs Le Module base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - banque 1 - Propriétaire ? Création d’un propriétaire pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ? onglet propriétaire renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ? onglet société si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, sCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la sCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module base / option associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ? onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de quittance et de factures. ? onglet tVa Informations concernant seulement les propriétaires soumis à tVa. dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de tVa à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ? onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ? Imprimer la liste des propriétaires une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ? Manipulation des données saisies 28© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet Informations communes à tous les lots... remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de ré- partition est facultative et peut être effectuée à posteriori pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ? Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ? onglet Informations complé- mentaires onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ? Manipulation des données saisies : ? Visualisation des lots d’immeubles créés pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. sélectionner le lot et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 30© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton ouvrir puis sur le bouton Modifier. ? onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’option Immeuble. 31 ? onglet tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. pour plus d’informations, se reporter au ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module base / option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ? ajout d’un lot dans un immeuble ? onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ? Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Lot puis développer l’arborescence du propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ? Création d’un lot isolé ? onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. notes : • si vous envisagez d’effectuer votre déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique autres, la zone EdF et GdF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ? onglet tantièmes onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ? onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de sélection et cliquer sur Imprimer. une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ? Manipulation des données saisies : 34© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ? onglet Locataires recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). note : le contenu des champs titre de correspondance, nom et prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ? Création d’une fiche locataire ? onglet bail détaille la nature, la durée... du bail 7 2 3 5 4 6 1 1 type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à- dire à l’heure actuelle. s’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 désignation du loyer actuel. dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’apL perçu directement de la CaF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. dans ce cas, les champs dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ? onglets facultatifs concernant le locataire : • banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : trésor public dont dépend le locataire • références : historique des locations • assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ? Manipulation des données saisies : 36© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ? suppression d’une fiche locataire ? Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de sélection. par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée historique des mouvements 38© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ? Création d’une fiche fournisseur une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ? Manipulation des données saisies : 39© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ? Imprimer la liste des fournisseurs 40© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque dans la fenêtre banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ? Manipulation des données saisies : pour créer une banque se rendre dans le Module base / banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. notes : • La case à cocher «banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ? Création d’une banque de propriétaire 41© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste des banques pour imprimer la liste des banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module base / soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction soldes initiaux. ? Exemple de report à nouveau pour un solde de loyer dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. se rendre dans le Module base / soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • une écriture est créée portant le nom de pièce ran2006 pour report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Manipulation de la Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par propriétaires / banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CaF/apL. 44 Liste de sélection par propriétaires / Locataires. ? Imprimer la liste des soldes initiaux pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module base / soldes initiaux, sélectionner le proprié- taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. plan comptable à la création d’un propriétaire quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier plan comptable (ajout des comptes créés depuis) suppression du plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ? Création et mise à jour du plan comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer le plan comptable pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / pC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘titres’ • règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘type de mouvement’ • regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des revenus’ • journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘taux de réduction’ • tVa : répertorie tous les taux de tVa disponibles ? présentation générale 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Code / Charges ? table Codes / Civilités ? table Codes / règlements pour créer un nouveau type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner non dEduCtIbLE. pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘type de mouvement), cliquer sur règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé et le libellé. notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Codes / regroupements ? table Codes / revenus ? table Codes / journaux ? table Codes / Compteurs pour créer un nouveau libellé, cliquer sur regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. note Il est déconseillé de modifier la table des regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘nature de revenus’), cliquer sur revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. sélectionner dans la liste regr. déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir non dECLarE) pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé du nouveau journal. note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Indices / Construction ? table Indices / référence des Loyers ? table Indices / Coût de la vie ? table taux / Fiscaux ? table taux / tVa pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur référence des Loyers dans la Liste de sé- lection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de tVa de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / GEstIon dEs LoyErs 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / appel en cliquant sur le bouton nouvel appel. selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. sous-onglet propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ? règle générale ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 options propres au module Loyers options identiques à celles du module base© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire, onglet bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 n° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ? Encaissement 52© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton rembourser. notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (aa, ab, aC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 notes quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - se rendre dans le Module Loyers / historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ? Calcul de l’appel de loyer pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton nouvel appel. 1 période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable terme à échoir / terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 n° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 n° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’appel. pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente par ailleurs, l’option ‘tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir détails / sans détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ? paramètres de génération des loyers paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet révision). notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Modifier un appel de loyer pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre appel loyer. 1 adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 postes supplémentaires du loyer 6 annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. a l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ? Edition d’un appel de loyer pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CtrL enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 sélection du format d’impression. 3 ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 appel de loyer pleine page© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits s’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. de manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / historique pour procéder au lettrage des deux écritures note : le Module Loyers / appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. se rendre dans le Module Loyers / historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne Lt • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CtrL et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ? Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer les encaissements / remboursements trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). journal des encaissements (pour un locataire en particulier) reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CtrL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ? Imprimer une quittance lettrée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. dans le Module Loyers / historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CtrL) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. trois écritures complé- tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des quittances de loyers journal des quittances (version détaillée) quittance 1/3 de page Le Module Loyers / quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CtrL vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des dépôts de garantie et des apL. ? Consultation des écritures Le Module Loyers / historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne Lt signale graphiquement le lettrage plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CaF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ? Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CtrL permet d’opérer des sélections discontinues, la touche Maj une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de rappel pour loyer impayé 74 tableau récapitulatif du compte locatif© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / paraMètrEs aVanCés Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des apL opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - apL = somme dûe par le locataire. Le montant de l’apL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module base / Locataire, onglet bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’apL et opère automatiquement la soustraction. ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société s’agissant d’un locataire bénéficiaire des apL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CaF (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CaF-apL puis Encaisser apL) ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des apL via le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des apL. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des apL. 2nd étape L’encaissement du versement de la CaF s’effectue depuis le Module Loyers / appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CaF-apL’ et ‘Encaisser apL’.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / historique. ? Consultation des encaissements ? Fonction de compensation Lorsque le montant de l’apL versé par la CaF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’apL afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. ne pas oublier de rétablir le montant des apL perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / historique et afficher le sous-onglet CaF-apL. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / historique, sous onglet CaF-apL) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CaF.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CaF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CaF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. dans l’exemple ci-dessus : • l’appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CaF • le versement effectif de la CaF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ? données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module base / annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne r. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne r affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module base / annexe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / appel, bouton nouvel appel). ? Générer un appel de loyer avec révision ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘prochain loyer’. si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IrL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ? Clôre le bail du locataire sortant avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. dans le module base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. se rendre dans le Module base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module outils / paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ? Masquer les locataires sortis© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ? premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. début de bail : le bail débute en cours de mois. règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de bail pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire). ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (ar ou non) se rendre dans le Module Loyers / alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ? Imprimer un courrier de relance© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par adobe acrobat reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le document à visualiser • cliquer sur le bouton document note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ? 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ? 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ? Calculer la régularisation des charges 96 ? régulariser les charges 99 C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ? La répartition par compteur 100 ? paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ? 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module base / Fournisseurs). pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘ajouter ligne’. saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la table des Codes charges du Module base / annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - rdc droite : 10 - rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ? 1ère étape : création de la Grille de répartition pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module base / Immeuble. sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le libellé de la Grille (exemple GEnEraL) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : affectation des quotes-parts dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton tantièmes pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (rdc droite dans notre exemple). par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge important ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le document informatif fourni dans le Module documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module base / annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECart indique 0). Cliquer sur le bouton répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module base / Lot via le bouton tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / répartition et sélectionner la facture à répartir.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. important ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré- partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 a l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ? Calculer la régularisation des charges une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. dans le Module Loyers / régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘détail des charges’... appel de régularisation des charges 98© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ? régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation journal des régularisations 99© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel a partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ? paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ? La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. lot 1 : Locataire avec compteur particulier lot 2 : Locataire avec compteur particulier lot 3 : Locataire avec compteur particulier lot 4 : Locataire avec compteur particulier lot 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ? 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module base / Lot. 3 - dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton retour.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / relevés. 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 4 - sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs important ! pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / relevés. 3 - un nouveau relevé apparaît dans la Fenê- tre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur ouvrir pour accéder au détail. sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. 104 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / répartition. dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. dans la Fenê- tre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ type • choisir la nature du compteur (Eau dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (adobe), .jpg / .gif (images).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie, tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 b / GEstIon dE La trésorErIE 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / déCLaratIon dE tVa 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ? régime réel 113 ? régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ? Choix du régime de tVa 114 ? tVa déductible 114 ? tVa collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / GEstIon dE La CoMptabILIté Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) au démarrage, le Module Comptabilité / journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé- tée via le Module base / annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / historique et Charges / historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures au démarrage, le Module Comptabilité / balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton nouvelle écriture. dans la fenêtre intitulée ‘saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs journal, date, le nom de la pièce (n° de chèque, n° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. sélectionner le n° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton supprimer. dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du plan comptable) • reporter les a nouVEau des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces b / GEstIon dE La trésorErIE Le Module trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le bouton ‘toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module trésorerie / remise permet ensuite de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton supprimer) n’affecte pas les règlements 111 pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module trésorerie / historique. L’affichage : • s’organise par banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton rapprocher : • cliquer sur le bouton rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / prêts. pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché- ances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) a partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton réviser taux)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / déCLaratIon dE tVa ? régime réel Le logiciel prépare les déclarations de tVa, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de tVa collectée le montant de tVa déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € service fiscaux facture règlement facture FaCturE 100 € dont 19,6 € tVa LoyEr 500 € dont 98 € tVa appel règlement loyer ? régime réel simplifié (tva co ectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ? Choix du régime de tVa ? tVa déductible La tVa déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘taxe (%)’. note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module base / annexe, liste des taux. ? tVa collectée La tVa collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à tVa la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module base / Locataire, onglet tVa / CrL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de tVa, sélectionner ‘pas tVa’ • si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module base / annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux services fiscaux, via le Module tVa / paiement tVa. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de tVa déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel La tVa se déclare dans le Module tVa / déclaration tVa. s’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • tVa collectée • tVa déductible • arrondi • règlement tVa Cliquer sur le bouton régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de tVa s’effectuera ultérieurement via le Module tVa / déclaration tVa : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module tVa / justificatif tVa permet d’afficher le détail des montants de tVa collectée et déductible. afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de tVa. 116 tableau récapitulatif de la tVa collectée (classement chronologique)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité standard permet de remplir une déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la déclaration fiscale au format pdF (nécessite l’application adobe acrobat reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module drF est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la dGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module drF (exemple 2006)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 a / sauVEGardE dEs donnéEs La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu outils, en sélectionnant “sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “sauvegarder à la fermeture” du menu outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire sauvegarde et portent l’extension .zip. par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un Cdrom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé usb plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE La fonction ‘restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. dérouler le menu outils et sé- lectionner ‘restaurer’. avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire sauvegarde. si les données se situent dans un emplacement différent, dé- rouler le menu ‘regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton ouvrir. 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘raZ de toutes les tables’ (menu outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé- monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé dEMo.zip peut être restauré.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (Ebp Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu outils pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122 ? doCuMEnts rECapItuLatIFs Issus du ModuLE anaLysE Le Module analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module analyse / appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module analyse / règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux pour chacun des Modules analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CtrL + clic (sélection ligne à ligne) et Maj + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires base / propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des apL • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire base / Locataire ou Loyers / départ récapitule sur une page a4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) historique des mouvements base / Locataire ou Loyers / départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques base / banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (assurances, plomberie, EdF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges base / annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités base / annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements base / annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements base / annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la déclaration fiscale des revenus fonciers. note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus base / annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux base / annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux achat (aC), a nouveau (an), banque (bq), opérations diverses (od) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur base / annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers base / annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux base / annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: déclaration foncière taux 1, 2, 3, 4 , 5, droit au bail, taxe additionnelle, amortissement perissol et besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de tVa base / annexe Imprime la liste des taux de tVa saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. plan comptable base / p.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des associés base / associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en sCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des soldes initiaux - Compte locatif base / soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des soldes initiaux - Compte garantie base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte CaF base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux apL du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte fournisseur base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des soldes initiaux - Compte banque base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. s’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. journal des appels Loyers / appel Impression de la liste des appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’apL et la tVa journal détaillé des appels Loyers / appel document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période journal des encaissements apL Loyer / Encaissement (sous-onglet CaF-apL) Impression de la liste des encaissements d’apL. Ce document indique : • les appels et encaissements d’apL • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des quittances Loyers / quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’apL et de tVa • la somme du montant de toutes les quittances journal détaillé des quittances Loyers / quittance document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. historique (= historique compte lcatif) Loyers / historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage situation du compte Loyers / historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) historique Compte apL Loyers / historique Impression de la liste des montants d’apL versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) journal des régularisations de charges Loyers / régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à ré- gulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée journal des régularisations planifiées Loyers / régularisation (attente appel) affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Contrats 1 - 2 Loyers / alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Fin de bail Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) Impression de la liste des baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). historique des documents locatifs Loyers / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance proprié- taire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné- rés via le Module Loyers / autres revenus) 125© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge journal des règlements de charges Charges / règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé historique Compte fournisseur Charges / historique ou Charges / analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements relevés de compteurs (= détail de tous les relevés) Charges / relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates relevés de compteurs (= détail du relevé sélectionné) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. relevés de compteurs (= relevés à remplir) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. journal des charges réparties Charges / répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot historique des documents fournisseurs Charges / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) journal des remises en banque trésorerie / remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. historique compte banque trésorerie / historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sé- lectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts trésorerie / prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié- taire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement historique des documents trésorerie trésorerie / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition balance (= balance générale) Comptabilité / balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance débit / Crédit. Edition balance (= balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition balance (= balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la tVa Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des revenus gé- nérés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la tVa, ... récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des charges ré- glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module drF Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la dGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module drF (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. 127© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. tVa à reporter tVa / déclaration tVa ( sous-onglet a reporter) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter tVa à verser tVa / déclaration tVa (sous-onglet a verser) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser journal des paiements de tVa tVa / paiement tVa Impression des acomptes de tVa versés aux services fiscaux (régime réel simplifié)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu bail habitation base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées bail commercial base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (6 pages), personnalisable. bail professionnel base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux base / Locataire ou Loyer / départ document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution base / Locataire ou Loyer / départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. domiciliation bancaire base / Locataire ou Loyer / départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) base / Locataire ou Loyer / départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing base / Locataire ou Loyer / départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. avis d’échéance pleine page Loyers / appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. avis d’échéance tiers de page Loyers / appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. quittance et avis d’échéance Loyers / appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / appel ou Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). quittance pleine page Loyers / quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés quittance tiers de page Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. quittance sur pré-imprimé Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. rappel (= relance) Loyers / historique ou Loyers / alerte document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. note : dans le Module Loyers / alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. situation de compte Loyers / historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) domiciliation bancaire - révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. révision prélèvement banque Loyers / révision document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu détail des charges locatives Loyers / régularisation document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. détail des acomptes Loyers / régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) document identique au précédent mais au format tiers de page. relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. attestation de ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. attestation de Contrat d’entretien Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. renouvellement bail habitation Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées renouvellement bail commercial Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. renouvellement bail professionnel Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu renouvellement location meublée Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. renouvellement location parking Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / autres revenus document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. relevés de compteurs (= bordereaux individuels à remplir) Charges / relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133