Guide d’installation et d’initiation EBP Compta Pratic 2013 Open Line pour Windows XP ou Vista
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Compta Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................... 21 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 21 2.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 22 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? .......................................... 22 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? .......................................... 22 3.1. Comment saisir un encaissement client ? ...................................... 22 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? ............................. 22 3.3. Comment saisir une autre opération ? ............................................ 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? .................................................. 23 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? ............................................... 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES.................................................. 24 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................. 25 OPERATIONS COMPTABLES ............................................................. 27 1. GESTION DES EXERCICES ............................................................ 27 1314 2. CREATION D’UN COMPTE .............................................................. 27 3. CREATION D’UN JOURNAL ............................................................. 28 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ......................................... 28 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 28 6. DECLARATION DE TVA ................................................................... 29 7. VALIDATION DES ECRITURES ....................................................... 29 8. CLOTURES MENSUELLES .............................................................. 30 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX ........................................ 30 10. LES RELEVES BANCAIRES ........................................................... 30 INDEX.................................................................................................... 33Avant de commencer INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 3 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 2.0 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP3, ? Windows Vista SP1 32 bit & 64 bits, ? Windows 7 32 bits & 64 bits. 150BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 16Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite, les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activez Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). 170BINSTALLATION • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.0BINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. ? Indiquez la date de la facture. ? Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. ? Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche. ? Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. ? Saisissez le total TTC. ? Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. ? Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. ? Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. 211BPRISE EN MAIN 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ». ? Sélectionnez « Encaissement client ». ? Indiquez la date de l’encaissement. ? Choisissez la banque ou la caisse concernée. ? Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. ? Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ? A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.Comment lettrer un tiers ? 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie– Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 231BPRISE EN MAIN 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. 24Comment sauvegarder mon dossier ? 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).1BPRISE EN MAIN 26Gestion des Exercices Opérations comptables 1. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 2. CREATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, échéance et TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Facturation contient les coordonnées des tiers. 272BOPERATIONS COMPTABLES L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 3. CREATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie : ? Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal. ? Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. 28Déclaration de TVA Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. DECLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o l’aperçu de la déclaration, o un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration, o un onglet avec les lignes non déclarées, car des erreurs sont détectées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 7. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 292BOPERATIONS COMPTABLES 8. CLOTURES MENSUELLES Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir. ? Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie– Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. 30les releves bancaires 31 Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 2BOPERATIONS COMPTABLES 32les releves bancaires Index A A nouveaux ............................................................................................. 30 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Pratic Open Line ................................................. 11 Avoir ....................................................................................................... 22 B Balance d’ouverture ................................................................................ 30 C Clôture annuelle...................................................................................... 30 Clôture mensuelle ................................................................................... 30 Code d'activation .................................................................................... 17 Compte ................................................................................................... 27 Configuration minimale ........................................................................... 15 Création de dossier ................................................................................. 18 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 27 Décaissement ......................................................................................... 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 29 E Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecriture comptable .................................................................................. 28 Encaissement ......................................................................................... 22 Exercices ................................................................................................ 27 exercices comptables ............................................................................. 27 F Facture d’achat ....................................................................................... 21 Facture de vente ..................................................................................... 22 333BINDEX I Impressions ............................................................................................ 24 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 28 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage .................................................................................................. 23 M Ma trésorerie .......................................................................................... 22 Mes achats ............................................................................................. 21 Mes ventes ............................................................................................. 21 N Numérotation des pièces ........................................................................ 28 P Pointage ................................................................................................. 23 Pointage de banque ................................................................................ 24 R Rapprochement bancaire ....................................................................... 24 relevés bancaires .................................................................................... 30 Remise ................................................................................................... 22 Remise de chèques ................................................................................ 23 S Sauvegarde ............................................................................................ 25 T Ticket Z ................................................................................................... 28 TVA ......................................................................................................... 29 34les releves bancaires 35 V Validation des écritures .......................................................................... 29 Ventes comptoir ...................................................................................... 28 Virement ................................................................................................. 23 Compta Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5 factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A 9 10 • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21 1.2. Les autres options .......................................................................... 21 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 23 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25 5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?............................................................................................................... 26 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26 6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26 13 14 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 8.2. Le corps .......................................................................................... 28 8.3. Le pied ............................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37 7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38 INDEX.................................................................................................... 39 Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires 8h00 à 19h00 Du lundi au jeudi 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 15 0BINSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence 17 0BINSTALLATION Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18 Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 0BINSTALLATION Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ?? Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. ?? Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. ?? Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 21 1BPRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ?? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ?? modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ?? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ?? sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ?? Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ?? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. 23 1BPRISE EN MAIN Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ?? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ?? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ?? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ?? N° de document : La saisie du numéro de document est libre. ?? Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ?? Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ?? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ?? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ?? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 25 1BPRISE EN MAIN 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 6.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ?? Les encaissements ?? Les décaissements ?? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ?? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ?? l’intitulé du compte, ?? le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ?? le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 27 1BPRISE EN MAIN 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié. ?? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ?? Sélectionner une facture et son règlement. ?? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ?? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ?? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ?? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ?? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ?? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ?? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ?? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ?? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ?? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ?? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ?? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ?? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 29 1BPRISE EN MAIN 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ?? Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ?? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ?? Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ?? Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ?? Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ?? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ?? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 31 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ?? manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux. ?? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 33 1BPRISE EN MAIN Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ?? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ?? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 35 2BLES FONCTIONS AVANCEES 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : • Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...), • Choix du style de l'entête du document, • Choix des données présentes dans l'entête du document, • Choix des données présentes dans le corps du document, • Choix des données présentes dans le pied du document, • Choix de la mise en forme du modèle, • Nom du modèle, • Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de • Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 7. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 37 2BLES FONCTIONS AVANCEES 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. Index A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11 Archivage ................................................................................................ 37 B Balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 37 C clôture annuelle ...................................................................................... 22 Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 17 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35 Compte ................................................................................................... 23 Configuration minimale ........................................................................... 15 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 18 Création de modèle ................................................................................ 36 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 E Echéancier .............................................................................................. 37 Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecritures de simulation ........................................................................... 24 Encaissement ......................................................................................... 26 39 3BINDEX exercices comptables ............................................................................. 22 F Facture d’achat ....................................................................................... 26 Facture de vente ..................................................................................... 26 Fonctions avancées ................................................................................ 35 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 21 Grand Livre interactif .............................................................................. 37 I Import paramétrable ............................................................................... 36 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 23 Journal des événements ......................................................................... 38 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage automatique .............................................................................. 37 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33 M Modèle .................................................................................................... 36 Mot de passe .......................................................................................... 21 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 23 O Options du dossier .................................................................................. 21 41 P Plan comptable ....................................................................................... 18 R Racines non autorisées .......................................................................... 23 Rapprochement bancaire ....................................................................... 29 Relevés bancaires .................................................................................. 37 Remise de chèques ................................................................................ 26 S Saisir dans un guide ............................................................................... 25 Saisir dans un journal ............................................................................. 23 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 35 Ticket Z ................................................................................................... 27 Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31 TVA ............................................................................................. 21, 23, 30 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Ventes comptoir ...................................................................................... 27 Virement ................................................................................................. 26 EBP Prévisions Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour un accès direct à l’aide. ? Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Prévisions 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version bridée........................................................................................ 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon business plan ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon business plan ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités............................................................................................. 19 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 8 EBP Prévisions 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 24 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Prévisions 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Prévisions 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, ? Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), ? Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), ? Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, ? 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, ? Internet Explorer 5.5 SP2, ? Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. ? Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Prévisions 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Prévisions. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Prévisions 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions. Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le volet de navigation pour lancer le produit. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : ? En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément. ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de débridage. Comment créer mon business plan ? EBP Prévisions 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : ? Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes : ? Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, ? Passez par le menu Fichier + Nouveau, ? Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum. INSTALLATION 14 EBP Prévisions Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au maximum 20). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon business plan ? EBP Prévisions 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : ? Définir les Préférences du dossier, ? Etablir le paramétrage des Données de base, ? Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel. Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 16 EBP Prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Prévisions 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : ? Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. ? Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : ? Un correcteur d’orthographe, ? Un outils d’insertion de champs variables, ? Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Prévisions 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : ? Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; ? Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; ? Les Ventes (Négoce, Produits & services); ? Les Achats (Négoce, Produits & services); ? Les Charges Externes ; ? Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; ? Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; ? Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société ; ? Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat). 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Prévisions 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Prévisions 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : ? les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. ? les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Prévisions 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Prévisions 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : ? Le compte de résultat, ? Le tableau de trésorerie, ? Le seuil de rentabilité, ? Le bilan, ? Les tableaux concernant le fonds de roulement, ? Les tableaux de financements, ? Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. ? Les autres récapitulatifs. Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : ? le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; ? le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Comment reprendre une entreprise ? EBP Prévisions 23 Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : ? les stocks, ? les encaissements et les décaissements, ? la TVA, ? les amortissements, ? les comptes courants d’associés, ? les emprunts, ? les crédits-bails, ? l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. PRISE EN MAIN 24 EBP Prévisions 6.1. Elaboration du rapport EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : ? Les tableaux sont indiqués par l'icône , ? Les graphiques sont indiqués par l'icône , ? Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Prévisions 25 Remarque Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Prévisions 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Prévisions. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : ? La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; ? La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; ? La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ; ? La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; ? Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Prévisions 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Les impressions et les exportations EBP Prévisions 29 Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Prévisions INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 28 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Dossier ..................................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 27 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 27 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Prévisions 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 27 Dossier .............................................................................................................................. 27 Exportations ...................................................................................................................... 27 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 27 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 27 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 27 INDEX 32 EBP Prévisions S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 26 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée ...................................................................................................................... 12 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ? ChapItrE I - InstaLLatIon Et prIsE En MaIn ? ChapItrE II - GEstIon LoCatIVE ? ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs ? ChapItrE IV - CoMptabILIté, trésorErIE, tVa Et d.r.F. ? ChapItrE V - ManIpuLatIon dEs donnéEs ? annExE - LIstE dEs doCuMEnts édItabLEs CoMMEnt utILIsEr CE ManuEL ? FéLICItatIons ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ? Emploi des signets (ou ‘bookmarks’) dans le logiciel acrobat reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 ? Matériel et applications recommandés b / InstaLLatIon 6 ? Installer / désinstaller le logiciel C / IntErFaCE 9 ? présentation de l’interface Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs 26 ? saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... b / GEstIon dEs LoyErs 51 ? Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paraMètrEs aVanCés 76 ? Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 ? saisir une charge et règler le fournisseur b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 ? suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 ? saisie des écritures comptables et clôture des exercices b / GEstIon dE La trésorErIE 111 ? suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / déCLaratIon dE tVa 113 ? déclaration des montants de tVa réglés d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 ? Imprimer la d.r.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 ? sauvegarder ses données sur différents supports b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 ? restaurer une sauvegarde C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 ? remettre à zéro les données du logiciel d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 ? optimiser le fonctionnement du logiciel E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 ? Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 b / InstaLLatIon 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / IntErFaCE 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ? redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ? Fonction de tri croissant / décroissant 10 ? personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ? afficher le volet d’aide 12 ? L’assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ? Liste générale des modules 16 ? Liste détaillée du module base 17 ? Liste détaillée du module loyers 18 ? Liste détaillée du module charges 19 ? Liste détaillée du module trésorerie 20 ? Liste détaillée du module comptabilité 20 ? Liste détaillée du module fiscalité 21 ? Liste détaillée du module tva 21 ? Liste détaillée du module analyse 21 ? Liste détaillée du module outils 22 ? Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main Configuration minimale requise : processeur : Intel pentium III système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / xp / VIsta Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo navigateur : Internet Explorer Logiciel : acrobat reader, Microsoft Word résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : processeur : Intel pentium IV ou supérieur système d’exploitation : Microsoft xp / VIsta Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : acrobat reader 7, Microsoft Word et Excel résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels adobe acrobat reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (appels, quittances, etc.). se reporter à l’annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. a / pré-rEquIs Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le Cd-roM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’assistant d’installation. b / InstaLLatIon 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘j’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur suivant. note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - sélectionner tous les utilisateurs du système et cliquer sur suivant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur terminer pour clôre l’installation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «activation produit». saisir votre nom de licencié et votre code. Cliquer sur activer. un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. pour désinstaller votre logiciel : ? dans le menu démarrer de Windows, cliquer sur panneau de configuration ? double cliquer sur ajouter ou supprimer des programmes ? sélectionner le programme dans la liste ? Cliquer sur supprimer. ? redémarrer votre ordinateur. 8© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / IntErFaCE 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module base La Liste des sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 rétablir l’affichage original des colonnes. 5 quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’aide du logiciel. deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 affiche le volet d’aide Cliquer sur l’icône pdF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’aide 12 • afficher le volet d’aide© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’assistant Le logiciel dispose d’un assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal pour accéder à l’assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : assistant tableau de bord tâche effectuée tâche en cours© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord pour accéder au tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . Letableau de bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du tableau de bord s’effectue de manière identique à celle de l’assistant. 1 accès aux rubriques du tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration fiscale (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la dGI. ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. ModuLE outILs (2 optIons) Le module outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. 16 ? Liste générale des modules© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module base ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la déclaration de revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de tVa, etc. répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une sCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module loyers ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des apL et de la CaF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. semblable au Module base / Locataire, l’option départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module charges ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module trésorerie ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ? Liste détaillée du module comptabilité ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La balance présente les totaux et le solde des comptes. permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module fiscalité ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration comptable (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CrL, loi besson ...). ? Liste détaillée du module tva ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. ? Liste détaillée du module analyse ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. permet de calculer n’importe quel type de déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) permet une édition détaillée des déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) permet de consulter l’historique de tous les paiments de tVa et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». permet d’afficher les montants de tVa collectée et de tVa déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de tVa à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 rapports de gestion locative (général ou détaillé).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste du module outils ModuLE outILs (2 optIons) paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ? Liste détaillée du module documents ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). accès au Manuel utilisateur et emploi de l’aide interne au logiciel. 22 permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / renSeiGnement deS FormulaireS de baSe 26 1 - Propriétaire 26 ? Création d’un propriétaire 26 ? Manipulation des données saisies 28 ? Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ? Création d’un immeuble 29 ? Manipulation des données saisies 30 ? Visualisation des lots d’immeubles 30 ? singularisation des lots d’immeubles 31 ? ajout d’un lot dans un immeuble 32 ? Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ? Création d’un lot isolé 33 ? Manipulation des données saisies 34 ? Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ? Création d’une fiche locataire 35 ? Manipulation des données saisies 36 ? suppression d’une fiche locataire 37 ? Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ? Création d’une fiche fournisseur 39 ? Manipulation des données saisies 39 ? Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ? Création d’une banque du propriétaire 41 ? Manipulation des données saisies 41 ? Imprimer la liste des banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ? Exemple de report à nouveau pour un locataire 43 ? Manipulation de la Liste de sélection du Module base / soldes initiaux 44 ? Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ? Création et mise à jour du plan comptable 45 ? Imprimer le plan comptable 46 9 - Tables annexes 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 b / GeStion deS loyerS 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ? règle générale 51 ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ? Encaissement 53 ? remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ? Compenser un dépôt de Garantie 54 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ? Calcul de l’appel de loyer 57 ? paramètres de génération des loyers 58 ? Modifier un appel de loyer 59 ? Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) 65 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ? Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ? Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ? Imprimer une quittance lettrée 68 ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ? Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ? Consultation des écritures 72 ? Lettrage des écritures 73 ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètreS aVanCéS 76 1 - Gestion des APL 76 ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76 ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL 77 ? Consultation des encaissements 78 ? Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ? données requises 80 ? Générer un appel de loyer avec révision 81 ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ? Clôre le bail du locataire sortant 83 ? Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ? premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ? dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception 87 ? Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs Le Module base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - banque 1 - Propriétaire ? Création d’un propriétaire pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ? onglet propriétaire renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ? onglet société si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, sCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la sCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module base / option associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ? onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de quittance et de factures. ? onglet tVa Informations concernant seulement les propriétaires soumis à tVa. dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de tVa à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ? onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ? Imprimer la liste des propriétaires une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ? Manipulation des données saisies 28© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet Informations communes à tous les lots... remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de ré- partition est facultative et peut être effectuée à posteriori pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ? Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ? onglet Informations complé- mentaires onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ? Manipulation des données saisies : ? Visualisation des lots d’immeubles créés pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. sélectionner le lot et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 30© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton ouvrir puis sur le bouton Modifier. ? onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’option Immeuble. 31 ? onglet tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. pour plus d’informations, se reporter au ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module base / option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ? ajout d’un lot dans un immeuble ? onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ? Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Lot puis développer l’arborescence du propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ? Création d’un lot isolé ? onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. notes : • si vous envisagez d’effectuer votre déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique autres, la zone EdF et GdF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ? onglet tantièmes onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ? onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de sélection et cliquer sur Imprimer. une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ? Manipulation des données saisies : 34© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ? onglet Locataires recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). note : le contenu des champs titre de correspondance, nom et prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ? Création d’une fiche locataire ? onglet bail détaille la nature, la durée... du bail 7 2 3 5 4 6 1 1 type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à- dire à l’heure actuelle. s’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 désignation du loyer actuel. dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’apL perçu directement de la CaF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. dans ce cas, les champs dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ? onglets facultatifs concernant le locataire : • banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : trésor public dont dépend le locataire • références : historique des locations • assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ? Manipulation des données saisies : 36© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ? suppression d’une fiche locataire ? Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de sélection. par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée historique des mouvements 38© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ? Création d’une fiche fournisseur une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ? Manipulation des données saisies : 39© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ? Imprimer la liste des fournisseurs 40© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque dans la fenêtre banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ? Manipulation des données saisies : pour créer une banque se rendre dans le Module base / banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. notes : • La case à cocher «banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ? Création d’une banque de propriétaire 41© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste des banques pour imprimer la liste des banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module base / soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction soldes initiaux. ? Exemple de report à nouveau pour un solde de loyer dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. se rendre dans le Module base / soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • une écriture est créée portant le nom de pièce ran2006 pour report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Manipulation de la Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par propriétaires / banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CaF/apL. 44 Liste de sélection par propriétaires / Locataires. ? Imprimer la liste des soldes initiaux pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module base / soldes initiaux, sélectionner le proprié- taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. plan comptable à la création d’un propriétaire quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier plan comptable (ajout des comptes créés depuis) suppression du plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ? Création et mise à jour du plan comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer le plan comptable pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / pC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘titres’ • règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘type de mouvement’ • regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des revenus’ • journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘taux de réduction’ • tVa : répertorie tous les taux de tVa disponibles ? présentation générale 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Code / Charges ? table Codes / Civilités ? table Codes / règlements pour créer un nouveau type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner non dEduCtIbLE. pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘type de mouvement), cliquer sur règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé et le libellé. notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Codes / regroupements ? table Codes / revenus ? table Codes / journaux ? table Codes / Compteurs pour créer un nouveau libellé, cliquer sur regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. note Il est déconseillé de modifier la table des regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘nature de revenus’), cliquer sur revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. sélectionner dans la liste regr. déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir non dECLarE) pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé du nouveau journal. note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Indices / Construction ? table Indices / référence des Loyers ? table Indices / Coût de la vie ? table taux / Fiscaux ? table taux / tVa pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur référence des Loyers dans la Liste de sé- lection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de tVa de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / GEstIon dEs LoyErs 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / appel en cliquant sur le bouton nouvel appel. selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. sous-onglet propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ? règle générale ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 options propres au module Loyers options identiques à celles du module base© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire, onglet bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 n° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ? Encaissement 52© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton rembourser. notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (aa, ab, aC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 notes quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - se rendre dans le Module Loyers / historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ? Calcul de l’appel de loyer pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton nouvel appel. 1 période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable terme à échoir / terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 n° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 n° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’appel. pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente par ailleurs, l’option ‘tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir détails / sans détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ? paramètres de génération des loyers paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet révision). notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Modifier un appel de loyer pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre appel loyer. 1 adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 postes supplémentaires du loyer 6 annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. a l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ? Edition d’un appel de loyer pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CtrL enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 sélection du format d’impression. 3 ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 appel de loyer pleine page© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits s’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. de manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / historique pour procéder au lettrage des deux écritures note : le Module Loyers / appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. se rendre dans le Module Loyers / historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne Lt • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CtrL et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ? Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer les encaissements / remboursements trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). journal des encaissements (pour un locataire en particulier) reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CtrL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ? Imprimer une quittance lettrée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. dans le Module Loyers / historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CtrL) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. trois écritures complé- tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des quittances de loyers journal des quittances (version détaillée) quittance 1/3 de page Le Module Loyers / quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CtrL vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des dépôts de garantie et des apL. ? Consultation des écritures Le Module Loyers / historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne Lt signale graphiquement le lettrage plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CaF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ? Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CtrL permet d’opérer des sélections discontinues, la touche Maj une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de rappel pour loyer impayé 74 tableau récapitulatif du compte locatif© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / paraMètrEs aVanCés Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des apL opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - apL = somme dûe par le locataire. Le montant de l’apL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module base / Locataire, onglet bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’apL et opère automatiquement la soustraction. ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société s’agissant d’un locataire bénéficiaire des apL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CaF (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CaF-apL puis Encaisser apL) ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des apL via le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des apL. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des apL. 2nd étape L’encaissement du versement de la CaF s’effectue depuis le Module Loyers / appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CaF-apL’ et ‘Encaisser apL’.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / historique. ? Consultation des encaissements ? Fonction de compensation Lorsque le montant de l’apL versé par la CaF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’apL afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. ne pas oublier de rétablir le montant des apL perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / historique et afficher le sous-onglet CaF-apL. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / historique, sous onglet CaF-apL) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CaF.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CaF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CaF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. dans l’exemple ci-dessus : • l’appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CaF • le versement effectif de la CaF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ? données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module base / annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne r. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne r affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module base / annexe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / appel, bouton nouvel appel). ? Générer un appel de loyer avec révision ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘prochain loyer’. si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IrL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ? Clôre le bail du locataire sortant avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. dans le module base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. se rendre dans le Module base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module outils / paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ? Masquer les locataires sortis© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ? premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. début de bail : le bail débute en cours de mois. règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de bail pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire). ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (ar ou non) se rendre dans le Module Loyers / alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ? Imprimer un courrier de relance© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par adobe acrobat reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le document à visualiser • cliquer sur le bouton document note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ? 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ? 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ? Calculer la régularisation des charges 96 ? régulariser les charges 99 C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ? La répartition par compteur 100 ? paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ? 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module base / Fournisseurs). pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘ajouter ligne’. saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la table des Codes charges du Module base / annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - rdc droite : 10 - rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ? 1ère étape : création de la Grille de répartition pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module base / Immeuble. sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le libellé de la Grille (exemple GEnEraL) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : affectation des quotes-parts dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton tantièmes pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (rdc droite dans notre exemple). par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge important ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le document informatif fourni dans le Module documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module base / annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECart indique 0). Cliquer sur le bouton répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module base / Lot via le bouton tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / répartition et sélectionner la facture à répartir.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. important ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré- partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 a l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ? Calculer la régularisation des charges une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. dans le Module Loyers / régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘détail des charges’... appel de régularisation des charges 98© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ? régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation journal des régularisations 99© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel a partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ? paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ? La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. lot 1 : Locataire avec compteur particulier lot 2 : Locataire avec compteur particulier lot 3 : Locataire avec compteur particulier lot 4 : Locataire avec compteur particulier lot 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ? 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module base / Lot. 3 - dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton retour.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / relevés. 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 4 - sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs important ! pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / relevés. 3 - un nouveau relevé apparaît dans la Fenê- tre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur ouvrir pour accéder au détail. sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. 104 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / répartition. dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. dans la Fenê- tre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ type • choisir la nature du compteur (Eau dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (adobe), .jpg / .gif (images).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie, tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 b / GEstIon dE La trésorErIE 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / déCLaratIon dE tVa 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ? régime réel 113 ? régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ? Choix du régime de tVa 114 ? tVa déductible 114 ? tVa collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / GEstIon dE La CoMptabILIté Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) au démarrage, le Module Comptabilité / journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé- tée via le Module base / annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / historique et Charges / historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures au démarrage, le Module Comptabilité / balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton nouvelle écriture. dans la fenêtre intitulée ‘saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs journal, date, le nom de la pièce (n° de chèque, n° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. sélectionner le n° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton supprimer. dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du plan comptable) • reporter les a nouVEau des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces b / GEstIon dE La trésorErIE Le Module trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le bouton ‘toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module trésorerie / remise permet ensuite de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton supprimer) n’affecte pas les règlements 111 pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module trésorerie / historique. L’affichage : • s’organise par banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton rapprocher : • cliquer sur le bouton rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / prêts. pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché- ances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) a partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton réviser taux)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / déCLaratIon dE tVa ? régime réel Le logiciel prépare les déclarations de tVa, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de tVa collectée le montant de tVa déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € service fiscaux facture règlement facture FaCturE 100 € dont 19,6 € tVa LoyEr 500 € dont 98 € tVa appel règlement loyer ? régime réel simplifié (tva co ectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ? Choix du régime de tVa ? tVa déductible La tVa déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘taxe (%)’. note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module base / annexe, liste des taux. ? tVa collectée La tVa collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à tVa la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module base / Locataire, onglet tVa / CrL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de tVa, sélectionner ‘pas tVa’ • si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module base / annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux services fiscaux, via le Module tVa / paiement tVa. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de tVa déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel La tVa se déclare dans le Module tVa / déclaration tVa. s’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • tVa collectée • tVa déductible • arrondi • règlement tVa Cliquer sur le bouton régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de tVa s’effectuera ultérieurement via le Module tVa / déclaration tVa : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module tVa / justificatif tVa permet d’afficher le détail des montants de tVa collectée et déductible. afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de tVa. 116 tableau récapitulatif de la tVa collectée (classement chronologique)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité standard permet de remplir une déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la déclaration fiscale au format pdF (nécessite l’application adobe acrobat reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module drF est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la dGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module drF (exemple 2006)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 a / sauVEGardE dEs donnéEs La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu outils, en sélectionnant “sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “sauvegarder à la fermeture” du menu outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire sauvegarde et portent l’extension .zip. par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un Cdrom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé usb plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE La fonction ‘restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. dérouler le menu outils et sé- lectionner ‘restaurer’. avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire sauvegarde. si les données se situent dans un emplacement différent, dé- rouler le menu ‘regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton ouvrir. 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘raZ de toutes les tables’ (menu outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé- monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé dEMo.zip peut être restauré.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (Ebp Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu outils pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122 ? doCuMEnts rECapItuLatIFs Issus du ModuLE anaLysE Le Module analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module analyse / appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module analyse / règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux pour chacun des Modules analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CtrL + clic (sélection ligne à ligne) et Maj + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires base / propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des apL • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire base / Locataire ou Loyers / départ récapitule sur une page a4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) historique des mouvements base / Locataire ou Loyers / départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques base / banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (assurances, plomberie, EdF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges base / annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités base / annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements base / annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements base / annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la déclaration fiscale des revenus fonciers. note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus base / annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux base / annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux achat (aC), a nouveau (an), banque (bq), opérations diverses (od) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur base / annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers base / annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux base / annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: déclaration foncière taux 1, 2, 3, 4 , 5, droit au bail, taxe additionnelle, amortissement perissol et besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de tVa base / annexe Imprime la liste des taux de tVa saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. plan comptable base / p.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des associés base / associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en sCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des soldes initiaux - Compte locatif base / soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des soldes initiaux - Compte garantie base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte CaF base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux apL du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte fournisseur base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des soldes initiaux - Compte banque base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. s’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. journal des appels Loyers / appel Impression de la liste des appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’apL et la tVa journal détaillé des appels Loyers / appel document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période journal des encaissements apL Loyer / Encaissement (sous-onglet CaF-apL) Impression de la liste des encaissements d’apL. Ce document indique : • les appels et encaissements d’apL • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des quittances Loyers / quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’apL et de tVa • la somme du montant de toutes les quittances journal détaillé des quittances Loyers / quittance document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. historique (= historique compte lcatif) Loyers / historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage situation du compte Loyers / historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) historique Compte apL Loyers / historique Impression de la liste des montants d’apL versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) journal des régularisations de charges Loyers / régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à ré- gulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée journal des régularisations planifiées Loyers / régularisation (attente appel) affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Contrats 1 - 2 Loyers / alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Fin de bail Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) Impression de la liste des baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). historique des documents locatifs Loyers / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance proprié- taire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné- rés via le Module Loyers / autres revenus) 125© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge journal des règlements de charges Charges / règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé historique Compte fournisseur Charges / historique ou Charges / analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements relevés de compteurs (= détail de tous les relevés) Charges / relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates relevés de compteurs (= détail du relevé sélectionné) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. relevés de compteurs (= relevés à remplir) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. journal des charges réparties Charges / répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot historique des documents fournisseurs Charges / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) journal des remises en banque trésorerie / remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. historique compte banque trésorerie / historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sé- lectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts trésorerie / prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié- taire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement historique des documents trésorerie trésorerie / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition balance (= balance générale) Comptabilité / balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance débit / Crédit. Edition balance (= balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition balance (= balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la tVa Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des revenus gé- nérés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la tVa, ... récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des charges ré- glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module drF Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la dGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module drF (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. 127© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. tVa à reporter tVa / déclaration tVa ( sous-onglet a reporter) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter tVa à verser tVa / déclaration tVa (sous-onglet a verser) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser journal des paiements de tVa tVa / paiement tVa Impression des acomptes de tVa versés aux services fiscaux (régime réel simplifié)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu bail habitation base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées bail commercial base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (6 pages), personnalisable. bail professionnel base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux base / Locataire ou Loyer / départ document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution base / Locataire ou Loyer / départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. domiciliation bancaire base / Locataire ou Loyer / départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) base / Locataire ou Loyer / départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing base / Locataire ou Loyer / départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. avis d’échéance pleine page Loyers / appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. avis d’échéance tiers de page Loyers / appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. quittance et avis d’échéance Loyers / appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / appel ou Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). quittance pleine page Loyers / quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés quittance tiers de page Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. quittance sur pré-imprimé Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. rappel (= relance) Loyers / historique ou Loyers / alerte document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. note : dans le Module Loyers / alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. situation de compte Loyers / historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) domiciliation bancaire - révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. révision prélèvement banque Loyers / révision document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu détail des charges locatives Loyers / régularisation document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. détail des acomptes Loyers / régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) document identique au précédent mais au format tiers de page. relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. attestation de ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. attestation de Contrat d’entretien Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. renouvellement bail habitation Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées renouvellement bail commercial Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. renouvellement bail professionnel Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu renouvellement location meublée Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. renouvellement location parking Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / autres revenus document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. relevés de compteurs (= bordereaux individuels à remplir) Charges / relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133