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EBP Agence Immobilière 3 Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 1999-2006 EBP Informatique, édition mai 2006 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence Immobilière ou Sommaire et index du menu ?. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. EBP Agence Immobilière 3 7 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 11 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11 1.1. Accès.....................................................................................................11 1.2. Horaires .................................................................................................11 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12 2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12 2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15 5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15 6. L’AIDE 15 INSTALLATION ET LANCEMENT 17 1. INSTALLATION MONOPOSTE 17 2. INSTALLATION EN RESEAU 18 2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18 2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18 2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19 2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21 2.7. Mises à jour et nouvelles versions.........................................................21 2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21 3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22 4. CODE DE DEBRIDAGE 22 5. VERSIONS DISPONIBLES 23 6. OUVERTURE D’UN DOSSIER 23 8 EBP Agence Immobilière 3 PRINCIPES D’UTILISATION 24 1. PRESENTATION 24 2. LES BARRE D'OUTILS 24 3. LA BARRE OUTLOOK 28 4. LA BARRE D’ETAT 29 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30 6. LA GESTION DES FENETRES 31 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34 PRISE EN MAIN 35 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36 2.1. Les options du dossier...........................................................................36 2.2. Les informations société........................................................................37 2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38 2.4. Les autres options .................................................................................39 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41 3.1. Les données obligatoires.......................................................................41 3.2. Les autres paramètres...........................................................................44 CREER SES PREMIERS VENDEURS 45 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46 2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46 2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52 4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53 4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54 4.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................54 EBP Agence Immobilière 3 9 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55 CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 57 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58 2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58 2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60 3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61 3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61 3.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................62 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 63 1. PRESENTATION 63 2. FICHE VENDEUR 64 2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65 2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67 3. FICHE ACQUEREUR 68 3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70 4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70 4.2. La transaction ........................................................................................71 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73 6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73 6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73 6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74 TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 1. FAIRE DES DIAPORAMA 76 1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76 1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 79 10 EBP Agence Immobilière 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80 4. PREPARER LES MAILINGS 83 5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT 84 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88 AUTRES TRAITEMENTS 90 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91 INDEX 93 Assistance technique EBP Agence Immobilière 3 11 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. Accès L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique . Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:  utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de surseoir à votre demande en connaissance de cause. 01 34 94 20 00  exposez votre problème par e-mail immobilier.support@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Horaires Du lundi au jeudi  8h00 à 19h00 Le vendredi  8h00 à 18h00 AVANT DE COMMENCER 12 EBP Agence Immobilière 3 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 2.1. Caractéristiques générales EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples. Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à mesure. Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données. A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles exigences des clients. Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions. L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les documents proposés par défaut dans le logiciel. Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des tâches au sein d’une même société. 2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3 Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous Windows 95 ou supérieurs. Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable (Barres d’outils, barre de raccourcis,…). La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur, directement à partir du logiciel. Présentation du logiciel EBP Agence Immobilière 3 13 LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL : Fonctions générales  Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les photos),  Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),  Nombre illimité de bases de données,  Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,  Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion et affichage des utilisateurs connectés,  Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,  Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet saisies dans la base,  Envoyer des messages électroniques à un contact,  Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,  Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,  Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents fichiers installés,  Aide en ligne contextuelle,  Assistant de démarrage,  Astuces du jour, Saisie des données  A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases (vues, type d’affaires, état général…),  Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,  Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type d’affaire…),  En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout (exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,  Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir rapidement),  Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.  Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être déclenchés au moment de la saisie,  Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une archive,  Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec modification possible ou réédition,  Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou PNG, AVANT DE COMMENCER 14 EBP Agence Immobilière 3  Retouche des images,  Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique compatible TWAIN,  Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,  Mise en forme des mémos, des textes, des annonces. Traitements  Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),  Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,  Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,  Modification des données de rapprochement,  Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,  Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux modèles,  Calcul des commissions dès la vente. Autres Traitements  Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,  Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,  Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou un journal,  Gestion évoluée de la pige,  Gestion de l’historique selon critères,  Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,  Génération de mailings,  Simulation de calculs d’emprunts,  Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,  Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.  Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés. 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000, XP ou NT. 32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du programme. Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée. Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition au préalable. La place disque nécessaire EBP Agence Immobilière 3 15 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo. Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation personnalisée. Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation. 5. LE FICHIER LISEZ-MOI Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. 6. L’AIDE Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1 sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence Immobilière. Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales étapes à suivre. ? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment faire … ». Installation monoposte EBP Agence Immobilière 3 17 INSTALLATION ET LANCEMENT 1. INSTALLATION MONOPOSTE L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom. Si vous avez un lecteur de CD Rom : 1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur. Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4. 2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter 3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom. Un assistant vous accueille. 4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante. 5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière. 1. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de licence en cliquant sur Oui. 2. L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de faire une installation Complète qui installe alors tous les composants. Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors signalés. INSTALLATION ET LANCEMENT 18 EBP Agence Immobilière 3 3. L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier \ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton Parcourir. Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant. 2. INSTALLATION EN RESEAU Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte du logiciel sur votre réseau. 2.1. Liste des réseaux validés Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP. Réseaux Poste à poste Windows 95, Windows 98 Windows NT4 Workstation Serveur dédié Windows NT Server 3.51 / 4.0 Novell Netware 3.12 et supérieur 2.2. Protocoles réseaux validés Vous pouvez utiliser au choix les protocoles : TCP/IP , IPX/SPX NETBEUI (excepté pour Novell). Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur. Installation en réseau EBP Agence Immobilière 3 19 2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié. 2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP). Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ Répertoire de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data Modèles d’impression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report Modèles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document Modèles de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup 2.3.2. Mise en place de l’accès aux données Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez "Partager…"). Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple. 2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers installés. Aussi, vous devez avoir les chemins suivants : Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ Répertoire de données X:\Data Modèles d’impression X\Report Modèles de documents X :\Document Modèles de données X :\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes X :\Backup INSTALLATION ET LANCEMENT 20 EBP Agence Immobilière 3 2.4. Installation et configuration en réseau dédié L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur. ATTENTION : Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume de données. 2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel (seul l’administrateur peut donner ces droits). 2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir § Installation et lancement - 2.3). Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur). 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10 - Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande LOAD OS2.NAM. - Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront installées). - Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD OS2.NAM. - Redémarrer le serveur. Installation en réseau EBP Agence Immobilière 3 21 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter sont les suivantes : - Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG - Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront installées) - Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD LONG - Redémarrez le serveur 2.7. Mises à jour et nouvelles versions Attention ! ! A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une mise à jour. 2.8. Problème d’utilisation IMPORTANT ! ! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : - les câbles réseaux, - les cartes réseaux, - procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. INSTALLATION ET LANCEMENT 22 EBP Agence Immobilière 3 3. LANCEMENT DU LOGICIEL Pour lancer le logiciel, utilisez le menu : Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/ Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel par un double-clic. 4. CODE DE DEBRIDAGE Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau). Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors de travailler en mode complet. Puis validez par Ok. Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères que vous lisez sur le courrier EBP. Lance l’application Lance le fichier d’aide Tapez la raison sociale inscrite sur le courrier. Tapez le code de débridage inscrit sur le courrier. Saisissez votre numéro de licence Versions disponibles EBP Agence Immobilière 3 23 5. VERSIONS DISPONIBLES Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau. La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de débridage. 6. OUVERTURE D’UN DOSSIER Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu /Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement. Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône . Choisissez alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid). PRINCIPES D’UTILISATION 24 EBP Agence Immobilière 3 PRINCIPES D’UTILISATION 1. PRESENTATION Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur. Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données. Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte. 2. LES BARRE D'OUTILS Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement. Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres d'outils. Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à vos besoins. A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée. Icônes Fichiers Nouvelle base de données (Ctrl+N). Ouvrir une base de données (Ctrl +O). Imprime les données en cours. Aperçu à l’écran. Les Barre d'outils EBP Agence Immobilière 3 25 Icônes Edition Annuler (Ctrl + Z). Rétablir (Ctrl + Y). Couper une sélection pour la placer dans le presse-papiers en attente d’un Coller. Copier les données du presse papier. Coller les données du presse papier Rechercher . Rechercher suivant (F3). Propriétés. Icônes Affichage Boîte de regroupement Dimensionnent. Euro activé/désactivé. Icône Navigation Premier. Page précédente. Précédent. Suivant. Page suivante. Dernier. PRINCIPES D’UTILISATION 26 EBP Agence Immobilière 3 Rafraîchir. Rechercher . Rechercher suivant (F3). Nouveau. Supprimer. Enregistrer. Annuler. Marque page. Retrouver marque page. Aller à la page. Enregistrer sous. Icônes Données Acquéreurs. Vendeurs. Négociateurs. Supports publicitaires. Les Barre d'outils EBP Agence Immobilière 3 27 Icône Traitements Agenda. Diaporama. Graphique. Icône Format Remplacer (Ctrl + H). Mettre texte en gras. Mettre texte en italique. Mettre texte en souligné. Aligner le texte à gauche. Centrer le texte. Aligner le texte à droite. Ajouter une puce au paragraphe. Police et Taille du texte. Icônes Outils Options. Paramétrage du modèle. Sauvegarde. PRINCIPES D’UTILISATION 28 EBP Agence Immobilière 3 3. LA BARRE OUTLOOK La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une opération sans ouvrir le menu adéquat. Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs. Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok. Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama. Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois. Commandes du menu Données. Commandes du menu Traitement. Commandes du menu Impression. Commandes du menu Outils. Accès aux outils Microsoft. La Barre d’état EBP Agence Immobilière 3 29 4. LA BARRE D’ETAT La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base de données ouverte. Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette base (exclusif ou partagé). Mode d’ouverture exclusif ou partagé. Nom de la Base de données. PRINCIPES D’UTILISATION 30 EBP Agence Immobilière 3 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton de la barre d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier. F1 Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné. F2 ou Enter Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel Ctrl + Enter F4 Appelle la liste dans un champ liste. F5 Rafraîchir. F6-F7 Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre. ALT + F4 Fermer le programme Agence. Ctrl + Esc Afficher le menu Démarrer. CTRL + X Couper. CTRL + C Copier. CTRL + V Coller. CTRL + Supp supprimer. CTRL + Z Annuler. TAB ou Enter Champ suivant. MAJ + TAB Ou Champ précédent. MAJ + Enter Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification ou ferme la fiche. Enter Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche dans un champ liste. La gestion des fenêtres EBP Agence Immobilière 3 31 6. LA GESTION DES FENETRES Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille, apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran. Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet Détail et l’onglet Texte en même temps. L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le compléter avec les données souhaitées. La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les colonnes affichées. Le détail est la description complète de la fiche. Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée. PRINCIPES D’UTILISATION 32 EBP Agence Immobilière 3 Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres. Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture. Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles. 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre recherche. Il existe deux niveaux de tri dans une grille : - Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des affaires par Secteur. - Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple, faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement. Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est également possible de faire un tri par colonne. Recherche / Tri de la liste / Propriétés EBP Agence Immobilière 3 33 Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par numéro : Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent de rendre visibles ou pas les colonnes. Regroupement par Drag and Drop de la colonne Tri par colonne par simple clic. PRINCIPES D’UTILISATION 34 EBP Agence Immobilière 3 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le bouton ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée / Entrée).  Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées (les champs sont en gras). Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les champs concernés. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton . Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton . L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.  Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné (par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu /Données/Motifs de suppression. Accès au dossier de démonstration EBP Agence Immobilière 3 35 PRISE EN MAIN Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence. 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration », alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers créés par Agence Immobilière apparaît. Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base. Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas dans la barre d’état. Ouvre la base en mode consultation. En réseau, ouvre le dossier en exclusif Demo.aid est le fichier de démonstration. PRISE EN MAIN 36 EBP Agence Immobilière 3 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du logiciel à travers cette société de démonstration. 2.1. Les options du dossier Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes les options par défaut sont modifiables. L’onglet des options Générales Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les options les plus importantes. - Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte par l’utilisateur. - Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix. Les premières informations à saisir EBP Agence Immobilière 3 37 De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous convient le mieux entre TAB et Enter. - Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position de chacune de vos fenêtres. - Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs fenêtres ouvertes. - Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran. 2.2. Les informations société L’onglet Société Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par cet onglet. Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX. Clic ici pour envoyer un message électronique. CEDEX PRISE EN MAIN 38 EBP Agence Immobilière 3 2.3. Initialiser les différentes commissions L’onglet commissions Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez ici. Indiquez les commissions par type d’affaires. Puis donnez la répartition. Les premières informations à saisir EBP Agence Immobilière 3 39 2.4. Les autres options L’onglet Rapprochement Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut sont déterminés en fonction de vos options. La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options. L’onglet Euro Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton . PRISE EN MAIN 40 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Format Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez. L’onglet Répertoires L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau. L’onglet Sauvegarde Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine. L’onglet Documents Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici les modèles de documents à prendre par défaut. De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les documents. Les premières données à saisir EBP Agence Immobilière 3 41 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 3.1. Les données obligatoires L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en place tous ces fichiers de base. Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données. Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la grille. PRISE EN MAIN 42 EBP Agence Immobilière 3 Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires / acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2, Ancien…). Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins. Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à définir avec les sites d’envoi des annonces. Saisissez la description. « Chalet ». Modifiez la description annonce si elle est différente. Par défaut, est reprise la description « Chalet ». Chalet Chalet Définissez la catégorie à laquelle elle appartient. Définissez la correspondance avec les sites pour l’envoi des annonces Les premières données à saisir EBP Agence Immobilière 3 43 Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par ce même procédé. Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu /Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par .  Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la validation d’un vendeur ou d’un acquéreur. Tignes Tignes PRISE EN MAIN 44 EBP Agence Immobilière 3 3.2. Les autres paramètres Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.  N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les données que vous désirez. Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.). Présentation des données vendeurs EBP Agence Immobilière 3 45 CREER SES PREMIERS VENDEURS 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les options au choix : - Menu /Données/Vendeurs, - Barre Outlook et Vendeurs, - Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres. Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées. De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir § Principes d’utilisation – 5.). Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche (dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez découvrir les champs de saisie. CREER SES PREMIERS VENDEURS 46 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.  Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.). 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 2.1. Les étapes à suivre pas à pas permet de créer un nouveau vendeur. Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente, Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire. Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / . 9 1000000 Maison Rambouillet Recopier les coordonnées entre Affaire / vendeur Création d'un nouveau vendeur EBP Agence Immobilière 3 47 L’onglet Détail2 Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les acquéreurs, ces informations sont importantes. Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse. CREER SES PREMIERS VENDEURS 48 EBP Agence Immobilière 3 L’onglet Textes Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple recopie ou différents pour chaque zone. Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une publication de petites annonces. Recopier le texte de l’affichette. Recopier le texte de la petite annonce. Rendre l’annonce active Création d'un nouveau vendeur EBP Agence Immobilière 3 49 L’onglet Gestion Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat après validation de la fiche. La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire. Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans la liste change « Promesse ». L’onglet Mémo Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les mots-clé de la fiche acquéreur. A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par . Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet Photos voir § Traitements Particuliers - 1.). CREER SES PREMIERS VENDEURS 50 EBP Agence Immobilière 3 2.2. Les différents textes pour les éditions Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en euros. « Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH (horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le bouton Affichette. N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte d’impression). « Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée. (menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication). « Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que vous éditez pour un acquéreur intéressé. Le mandat avec le vendeur EBP Agence Immobilière 3 51 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat. Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la fiche du vendeur. Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait une erreur. Différents modèles en fonction du type de mandat. CREER SES PREMIERS VENDEURS 52 EBP Agence Immobilière 3 Après la validation un simple clic sur ouvre la boîte de dialogue pour l’impression. Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.). 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction de l’évolution de l’affaire. Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes). Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.). Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les listes (voir § Traitements particuliers – 6.). A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel/courrier/rendez-vous…). Modifier les données d'un vendeur EBP Agence Immobilière 3 53 4.1. Rechercher un vendeur Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ. Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône . Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux autres fiches. CERF CREER SES PREMIERS VENDEURS 54 EBP Agence Immobilière 3 4.2. Compléter la fiche du vendeur Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. 4.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le bouton Imprimer. N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins. Critères d’édition Historique de la fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 55 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements. Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante. Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton adéquat. Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être pour un acquéreur ou tous, etc… CREER SES PREMIERS VENDEURS 56 EBP Agence Immobilière 3 De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des sélections qui vous intéressent. Présentation des données acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 57 CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les options au choix : - Menu /Données/Acquéreurs, - Barre Outlook et Acquéreurs, - Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres. Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées. De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ; pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement (voir § Principes d’utilisation – 6.). CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 58 EBP Agence Immobilière 3 Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez découvrir les champs de saisie. L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier. 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 2.1. Créer une fiche acquéreur permet de créer un nouvel acquéreur. Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant, utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel. L’onglet Détail 2 Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour. Création d'un nouvel acquéreur EBP Agence Immobilière 3 59 L’onglet Mémo Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur. 2.2. Connaître les critères de son futur achat L’onglet Critère Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type). Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et vendeur. Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur. Validez la fiche par le bouton . Pour créer un nouveau secteur. CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 60 EBP Agence Immobilière 3 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction de son suivi. Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important. Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum. Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions, vous devrez faire un certain nombre de tâches. Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes. Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers - 6.). A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel / courrier / rendez-vous…). Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible par le menu /Traitement/Historique. Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…) Modification de la fiche acquéreur EBP Agence Immobilière 3 61 3.1. Rechercher un acquéreur Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ . Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F. Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder aux autres fiches. 3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. LES ETOILES CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 62 EBP Agence Immobilière 3 3.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le bouton Imprimer.  N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins. Présentation EBP Agence Immobilière 3 63 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 1. PRESENTATION Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la saisie de leur fiche. Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat. Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la fiche acquéreur. Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 64 EBP Agence Immobilière 3 2. FICHE VENDEUR 2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous allez rechercher les acquéreurs potentiels. Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs. De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un acquéreur potentiel. Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères, comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire. Fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 65 Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat. Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver d’autres acquéreurs. 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous. Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans l’appel la référence au vendeur. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 66 EBP Agence Immobilière 3 Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous à venir. Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les actions en cours. Met à jour l’historique vendeur Met à jour l’historique acquéreur Fiche vendeur EBP Agence Immobilière 3 67 2.3. La relance à l'acquéreur Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire. Réfléchit quelques jours avant de se décider ». Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 68 EBP Agence Immobilière 3 3. FICHE ACQUEREUR 3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat. Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier les critères de recherche en fonction des résultats. Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas pour masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous. Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche descriptive, si vous le souhaitez. Cache les infos confidentielles Appelle la fiche de l’affaire Fiche acquéreur EBP Agence Immobilière 3 69 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite. Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera présent dans l’historique. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 70 EBP Agence Immobilière 3 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous aboutissez à une négociation. 4.1. Promesse d’achat La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur. Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur. Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la ligne est d’une autre couleur). Signer une promesse ou un compromis de vente EBP Agence Immobilière 3 71 4.2. La transaction La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette dernière n’étant pas obligatoire. Renseignez alors toutes les données de la transaction. La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en fonction du prix de la vente. L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions. Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la liste) est devenu Acheteur. RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 72 EBP Agence Immobilière 3 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite. Vous souhaitez leur envoyer un courrier. Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé. Effectuer un suivi des acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 73 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous, les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…). Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action enregistrée ici. 6.2. Présenter des nouvelles affaires Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles affaires à un acquéreur. Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles affaires en cours. Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier. Si l’acquéreur vous appelle, alors par simple clic sur Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide. Nouvelle action Négociateur RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 74 EBP Agence Immobilière 3 6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre agence. Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et combinez CTRL+Supp ou . Une boîte de suppression vous demande le motif de suppression. Effectuer un suivi des acquéreurs EBP Agence Immobilière 3 75 Validez la suppression après avoir renseigné le motif.  Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les acquéreurs supprimés. Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée. TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 EBP Agence Immobilière 3 TRAITEMENTS PARTICULIERS 1. FAIRE DES DIAPORAMA Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu. 1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la luminosité). Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP sont reconnus dans le logiciel. Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN. Faire des diaporama EBP Agence Immobilière 3 77 Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image. Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate. Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire « Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence. Interface TWAIN TRAITEMENTS PARTICULIERS 78 EBP Agence Immobilière 3 1.2. Elaborer un diaporama Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama. Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux photos. Préparer la parution des petites annonces EBP Agence Immobilière 3 79 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours. Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin. La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin. La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces concernées. Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour chacune d’entre elles. TRAITEMENTS PARTICULIERS 80 EBP Agence Immobilière 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des sites internet immobiliers. Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont aussi remplies avec les correspondances adéquates. Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :  Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.  Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.  Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.  Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les correspondances de types des sites.  Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les correspondances de types des sites.  Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les correspondances de types des sites. La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces concernées. Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à 2000 caractères pour le site d’ImmoStreet. Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces. Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos panoramiques. Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce (celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos). Préparer la publication des petites annonces EBP Agence Immobilière 3 81 Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1 à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire vendue). Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer. Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces (qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des annonces. Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement. Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce. Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement, en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche le compte rendu de l’envoi. L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont proposés. Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :  123Immo : adresse du site : http://fr.123immo.com/ adresse mail : service.clientele@123immo.com téléphone : 0 826 00 31 31.  SNPI : adresse du site : http://www.snpi.fr/ envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm téléphone : 01.53.64.91.91.  SeLoger : adresse du site : http://www.seloger.com/ demande d’informations à l’adresse : http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm téléphone : 0800 089 089. TRAITEMENTS PARTICULIERS 82 EBP Agence Immobilière 3  ImmoStreet : adresse du site : http://www.immostreet.com/ adresse mail : contact@immostreetpro.com demande d’informations à l’adresse : http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con tacter. Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par site choisi pour l’envoi d’annonces. Préparer les mailings EBP Agence Immobilière 3 83 4. PREPARER LES MAILINGS Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients. Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire. Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings », la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings. Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings », la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs, les destinataires du mailing et générer les mailings. TRAITEMENTS PARTICULIERS 84 EBP Agence Immobilière 3 5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le menu /Traitement/Simulation d’emprunt. Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des deux calculs si la fenêtre est redimensionnée. Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an. En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra, le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce plan sera construit. Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton Différence. Comment faire une pige très rapidement EBP Agence Immobilière 3 85 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur, Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu. Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs, Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour l’ouvrir. TRAITEMENTS PARTICULIERS 86 EBP Agence Immobilière 3 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des statistiques par vendeur ou par acquéreur. Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et propriétés (par exemple modifier les légendes). Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF. La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML. Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles EBP Agence Immobilière 3 87 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression, vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu /Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans lequel vous placez les variables du fichier. Menu /Outils/Paramétrage du modèle TRAITEMENTS PARTICULIERS 88 EBP Agence Immobilière 3 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un nouveau document. L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence. Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de texte simple. Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle. Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre traitement de texte. Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données. Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document. Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons. Personnaliser / créer ses propres documents EBP Agence Immobilière 3 89 Catégorie Nom de votre document Format du fichier AUTRES TRAITEMENTS 90 EBP Agence Immobilière 3 AUTRES TRAITEMENTS 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. La sauvegarde dépend des options que vous avez définies : Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel. Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (images, données, archives). Maintenance de la base de données EBP Agence Immobilière 3 91 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les compteurs. Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur. Index EBP Agence Immobilière 3 93 INDEX A Accès à la démonstration ......................................................................................................35 Acquéreur .............................................................................................................................57 Créer un acquéreur............................................................................................................58 Critères .............................................................................................................................59 Imprimer ...........................................................................................................................62 Mémo................................................................................................................................59 Modifier............................................................................................................................60 Rechercher ........................................................................................................................61 Supprimer un acquéreur....................................................................................................74 Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73 Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19 Assistance technique.............................................................................................................11 B Barre d’état .....................................................................................................................29, 35 Barre Outlook .......................................................................................................................28 C Code de débridage ................................................................................................................22 Commissions ............................................................................................................13, 14, 71 Création Secteur ..............................................................................................................................43 Type d'affaires ..................................................................................................................42 Création du dossier ...............................................................................................................13 Création d'une fiche ..............................................................................................................34 D Diaporama ....................................................................................................14, 48, 76, 77, 78 E E-mail ...................................................................................................................................11 G Gestion des fenêtres..............................................................................................................31 Graphiques......................................................................................................................14, 86 H Horaires ................................................................................................................................11 INDEX 94 EBP Agence Immobilière 3 I Impression ............................................................................................................................87 Créer ses modèles .............................................................................................................88 Liste de données ...............................................................................................................44 Installation Mise à jour........................................................................................................................21 Monoposte ........................................................................................................................17 Réseau ..............................................................................................................................18 Réseau dédié.....................................................................................................................20 Réseau poste à poste .........................................................................................................19 Réseaux validés ................................................................................................................18 L La configuration matérielle...................................................................................................14 La place disque .....................................................................................................................15 Lancement du logiciel...........................................................................................................22 Les Barre d'outils..................................................................................................................24 Icônes................................................................................................................................24 Les points forts .....................................................................................................................12 Ligne téléphonique ...............................................................................................................11 Lisezmoi ...............................................................................................................................15 M Maintenance de la base de données ......................................................................................91 Marque page .........................................................................................................................13 MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37 Messages électroniques ........................................................................................................13 Modifier une fiche ................................................................................................................34 Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19 O Options Commissions ....................................................................................................................38 Documents......................................................................................................................40 Euro ............................................................................................................................39, 40 Générales ..........................................................................................................................36 Rapprochement .................................................................................................................39 Répertoires........................................................................................................................40 Sauvegardes...................................................................................................................40 Société ..............................................................................................................................37 Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23 P Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84 Photos Mise en place des photos ..................................................................................................76 Pige.................................................................................................................................14, 85 Index EBP Agence Immobilière 3 95 Présentation du logiciel.........................................................................................................12 Propriétés d'une liste.............................................................................................................32 Protocoles validés .................................................................................................................18 R Rapprochement...............................................................................................................14, 63 Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68 Dans la fiche Transaction .................................................................................................71 Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64 Promesse d’achat ..............................................................................................................70 Relance de l’acquéreur......................................................................................................67 Vente ................................................................................................................................70 Visite-Compte rendu.........................................................................................................69 Visite–Compte rendu........................................................................................................65 Recherche .......................................................................................................................14, 32 Réseaux validés ....................................................................................................................18 S Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90 Statistiques............................................................................................................................86 Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73 Suivi des affaires ..................................................................................................................72 Supprimer une fiche..............................................................................................................34 T Touches de raccourcis...........................................................................................................30 Tri de la liste.........................................................................................................................32 TWAIN.................................................................................................................................76 V Vendeur ................................................................................................................................45 Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46 Historique .........................................................................................................................55 Informations confidentielles .............................................................................................46 Mandat........................................................................................................................49, 51 Mémo................................................................................................................................49 Modifier ses données ........................................................................................................52 Onglet Détail.....................................................................................................................46 Onglet Détail2...................................................................................................................47 Onglet Gestion..................................................................................................................49 Onglet textes Affichette ......................................................................................................................50 Annonce........................................................................................................................50 Commercial ..................................................................................................................50 Onglet Textes....................................................................................................................48 Rechercher ........................................................................................................................53 Sélection des vendeurs......................................................................................................46 Versions disponibles.............................................................................................................23 EBP Gestion Commerciale PRO Pour Windows® XP et Vista Manuel utilisateur Table des matières Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1 Comparez ......................................................................................................................................... 1 Evaluez ............................................................................................................................................. 1 Achetez............................................................................................................................................. 1 Activez .............................................................................................................................................. 1 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3 Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5 Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5 Dossier ..................................................................................................................................................... 7 Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7 Fermer un dossier ................................................................................................................................ 7 Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 7 Quitter .................................................................................................................................................. 7 Nouveau ............................................................................................................................................... 7 Création d'un dossier ....................................................................................................................... 7 Etape 2 : Identification de la société ................................................................................................ 8 Etape 3 : L'adresse .......................................................................................................................... 8 Etape 4 : Le contact ......................................................................................................................... 8 Etape 5 : Choix de la devise............................................................................................................. 8 Recopie ................................................................................................................................................ 8 La recopie ......................................................................................................................................... 8 Recopie des pièces de ventes ......................................................................................................... 9 Recopie des pièces d'achats ............................................................................................................ 9 Recopie des pièces de stock ........................................................................................................... 9 Recopie des paiements clients ........................................................................................................ 9 Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 10 Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 10 Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 10 Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 10 Utilisateurs ......................................................................................................................................... 10 Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 10 Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 11 Liste des droits ............................................................................................................................... 12 Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 12 Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 13 Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 13 Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 13 Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 13 Droits BANQUE .............................................................................................................................. 13 Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 13 Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 14 Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 14 Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 14 Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 14 Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 14 Droits UNITES ................................................................................................................................ 14 Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 14 Droits DEVISES ............................................................................................................................. 14 Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 14 Droits DEB ...................................................................................................................................... 15 Droits DIVERS ................................................................................................................................ 15 1. VENTES ............................................................................................................................... 15 Droits DEVIS .................................................................................................................................. 15 Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 15 Droits BL ......................................................................................................................................... 15 Droits FACTURES .......................................................................................................................... 15 Table des matières 2. ACHATS ............................................................................................................................... 15 Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 16 Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 16 Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 16 3. STOCKS ............................................................................................................................... 16 Droits ENTREES ............................................................................................................................ 16 Droits SORTIES ............................................................................................................................. 16 Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 16 Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 16 OPERATIONS ................................................................................................................................ 16 OUTILS........................................................................................................................................... 17 INTERNET ..................................................................................................................................... 17 Modification du mot de passe ........................................................................................................ 17 Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 17 Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 17 Historique des connexions ............................................................................................................. 17 Propriétés ........................................................................................................................................... 18 Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 18 Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 18 Le mémo......................................................................................................................................... 18 Infos base de données ................................................................................................................... 18 Coordonnées .................................................................................................................................. 18 Préférences .................................................................................................................................... 19 Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 30 Configuration de l'impression ............................................................................................................. 30 Configuration de l'impression ......................................................................................................... 30 Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 31 Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 31 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 31 La sauvegarde ................................................................................................................................... 31 La sauvegarde ................................................................................................................................ 31 Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 32 Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 32 Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 32 Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 33 Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 33 La restauration ................................................................................................................................... 33 La restauration ............................................................................................................................... 33 Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 33 Type de restauration ...................................................................................................................... 34 Répertoire de destination ............................................................................................................... 34 Affichage ................................................................................................................................................ 35 La barre d'état .................................................................................................................................... 35 Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 35 Le volet de navigation ........................................................................................................................ 35 Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 36 Barres d'outils .................................................................................................................................... 36 Barres d'outils ................................................................................................................................. 36 Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 36 Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 37 Barre d'outils Données ................................................................................................................... 37 Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 38 Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 38 Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 39 Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 39 Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 39 Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 39 Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 40 Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 40 Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 40 Données ................................................................................................................................................ 41 La fiche Affaire ................................................................................................................................... 41 La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 41 La fiche Devise .................................................................................................................................. 42 La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 42 Les filtres ............................................................................................................................................ 42 Stock .................................................................................................................................................. 43 La fiche Dépôt ................................................................................................................................ 43 La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................... 44 La fiche Promotions ou Soldes ...................................................................................................... 44 La fiche Unité ................................................................................................................................. 45 La fiche Localisation ....................................................................................................................... 45 La fiche Gamme ............................................................................................................................. 45 Articles ............................................................................................................................................ 46 Articles collectifs ............................................................................................................................. 59 Familles d'articles ........................................................................................................................... 62 Codes remises ............................................................................................................................... 68 Collections ...................................................................................................................................... 70 Combinaisons ................................................................................................................................. 71 Tiers ................................................................................................................................................... 73 La fiche Contact ............................................................................................................................. 73 Clients............................................................................................................................................. 73 Familles de clients .......................................................................................................................... 89 Fournisseurs ................................................................................................................................... 91 Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 95 Commerciaux ..................................................................................................................................... 96 La fiche Commercial ....................................................................................................................... 96 Onglet Formules de commissions .................................................................................................. 96 Création d'une formule de commissions ........................................................................................ 97 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 98 Onglet Infos .................................................................................................................................... 98 Onglet Région ................................................................................................................................ 98 Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 98 Modes de règlement .......................................................................................................................... 99 La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 99 Les écarts de règlement ............................................................................................................... 100 Les écarts de change ................................................................................................................... 100 Banques ........................................................................................................................................... 101 La fiche Banque ........................................................................................................................... 101 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 101 Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 101 Onglet Infos .................................................................................................................................. 101 Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 102 DEB .................................................................................................................................................. 102 La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 102 La fiche Mode de transport........................................................................................................... 102 La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 102 La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 103 Divers ............................................................................................................................................... 103 La fiche NAF ................................................................................................................................. 103 La fiche Code postal ..................................................................................................................... 103 La fiche Département ................................................................................................................... 104 La fiche Pays ................................................................................................................................ 104 Tableau de bord ............................................................................................................................... 104 Le tableau de bord ....................................................................................................................... 104 Les règlements clients .................................................................................................................. 105 Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 106 Liste des données ............................................................................................................................ 106 La liste des données .................................................................................................................... 106 Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 107 Table des matières Ventes .................................................................................................................................................. 109 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 109 Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 109 L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 109 Appel du client .............................................................................................................................. 110 Type de facturation ....................................................................................................................... 110 Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 111 Saisie des articles ........................................................................................................................ 111 Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 112 Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 112 Onglet Infos .................................................................................................................................. 114 Onglet Règlement ........................................................................................................................ 114 Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 115 Onglet Echéances ........................................................................................................................ 116 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 116 Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 117 La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 117 Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 117 Liste des devis .............................................................................................................................. 118 Liste des commandes .................................................................................................................. 118 Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 119 Liste des factures ......................................................................................................................... 120 L'avoir ........................................................................................................................................... 121 Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 121 Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 125 Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 125 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 126 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 126 Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 126 Livraison des commandes............................................................................................................ 126 La livraison partielle ...................................................................................................................... 127 Traitement des commandes ......................................................................................................... 127 Relances .......................................................................................................................................... 128 Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 128 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 129 Les relances des Devis ................................................................................................................ 129 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 129 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 129 Achats .................................................................................................................................................. 131 Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 131 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 131 Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 131 Entête de pièce ............................................................................................................................ 131 Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 132 Type de facturation ....................................................................................................................... 133 Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 133 Pied de pièce ................................................................................................................................ 133 Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 134 Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 134 La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 134 Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 135 Liste des bons de réception ......................................................................................................... 136 Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 136 La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 137 Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 137 Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 138 Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 138 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 138 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 138 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 139 Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 139 La réception partielle .................................................................................................................... 139 Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 139 Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 139 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 140 Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 140 Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 141 Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 141 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 141 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 141 Stock .................................................................................................................................................... 143 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 143 Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 143 La saisie des articles .................................................................................................................... 143 Onglet Infos .................................................................................................................................. 143 Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 144 La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 144 Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 144 Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 144 Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 144 Liste des inventaires ..................................................................................................................... 145 Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 145 Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 145 Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 145 L'inventaire ................................................................................................................................... 145 Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 146 Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 146 Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 146 Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 146 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 147 Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 147 Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 148 Intervalle de sélection ................................................................................................................... 148 Modification du tarif ...................................................................................................................... 148 Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 148 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 148 Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 149 Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 149 Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 149 Choix des données à modifier ...................................................................................................... 149 Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 150 Intervalle des articles .................................................................................................................... 150 Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 150 Modification du tarif ...................................................................................................................... 150 Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 150 Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 150 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 151 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 151 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 152 Opérations ........................................................................................................................................... 153 Ecart de règlements ......................................................................................................................... 153 Règlements clients ........................................................................................................................... 153 Les règlements clients .................................................................................................................. 153 Affectation du paiement................................................................................................................ 155 Affectation du règlement .............................................................................................................. 155 Remise en banque ........................................................................................................................... 155 La remise en banque .................................................................................................................... 155 Modifier le RIB .............................................................................................................................. 156 Table des matières Lettre de change relevé................................................................................................................ 156 Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 157 Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 157 Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 157 Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 158 Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 159 Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 159 Opération de virement .................................................................................................................. 160 Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 160 Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 160 Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 160 Sélection des clients ..................................................................................................................... 160 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 161 Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 161 Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 161 Génération automatique des paiements ...................................................................................... 161 Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 162 Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 162 Options du transfert comptable .................................................................................................... 162 Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 163 Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 164 Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 164 Lettres de relance ............................................................................................................................ 165 La lettre de relance ....................................................................................................................... 165 Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 166 DEB .................................................................................................................................................. 166 La DEB ......................................................................................................................................... 166 Validation de la DEB .................................................................................................................... 167 Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 167 Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 168 Impression de la DEB ................................................................................................................... 169 Facturation périodique ..................................................................................................................... 169 Génération des factures périodiques ........................................................................................... 169 Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 169 Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 170 Alertes .......................................................................................................................................... 170 Classification des clients .................................................................................................................. 170 Définition des classifications ........................................................................................................ 170 Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 171 Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 172 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 173 Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 174 La mise à jour de la classification ................................................................................................ 175 Une sélection de clients ............................................................................................................... 175 Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 175 Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 175 EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 175 Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 175 Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 181 Impressions ......................................................................................................................................... 183 Sélection des affaires ....................................................................................................................... 183 Sélection des articles ....................................................................................................................... 183 Sélection des clients ........................................................................................................................ 183 Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 183 Sélection des devises ...................................................................................................................... 183 Sélection des familles articles .......................................................................................................... 183 Sélection des familles clients ........................................................................................................... 183 Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 184 Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 184 Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 184 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 184 Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 185 Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 186 Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 186 Impression de la relation client ........................................................................................................ 187 Impression des étiquettes ................................................................................................................ 188 Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 188 Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 189 Impression des encours dépassés .................................................................................................. 189 Impression des paiements ............................................................................................................... 190 Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 190 Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 191 Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 191 Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 192 Pièces .............................................................................................................................................. 192 Impression des pièces .................................................................................................................. 192 Options d'impression des pièces .................................................................................................. 193 Traites .............................................................................................................................................. 193 Impression des traites .................................................................................................................. 193 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 194 Liste des pièces ............................................................................................................................... 194 Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 194 Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 194 Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 195 Journaux .......................................................................................................................................... 195 Ventes .......................................................................................................................................... 195 Achats........................................................................................................................................... 196 Courriers et lettres types .................................................................................................................. 197 Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 197 Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 198 Création d'un classeur .................................................................................................................. 198 Création d'une lettre ..................................................................................................................... 198 Données ........................................................................................................................................... 198 Impression des affaires ................................................................................................................ 198 Impression des articles ................................................................................................................. 199 Impression des clients .................................................................................................................. 199 Impression des commerciaux ...................................................................................................... 200 Impression des familles d'articles................................................................................................. 200 Impression des familles de clients ............................................................................................... 200 Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 201 Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 201 Impression des textes standards ................................................................................................. 202 Articles collectifs ........................................................................................................................... 202 Banques ....................................................................................................................................... 203 Codes remises ............................................................................................................................. 203 Collections .................................................................................................................................... 204 Devises ......................................................................................................................................... 204 Dépôts .......................................................................................................................................... 204 Frais de port ................................................................................................................................. 205 Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 205 Localisations / Rayons ................................................................................................................. 206 Modes de règlement ..................................................................................................................... 206 Promotions ou soldes ................................................................................................................... 207 Unités ........................................................................................................................................... 207 Gammes ....................................................................................................................................... 208 DEB .............................................................................................................................................. 208 Divers ........................................................................................................................................... 210 Historique des ventes ...................................................................................................................... 212 Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 212 Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 213 Table des matières Historique des achats ...................................................................................................................... 213 Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 213 Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 214 Statistiques....................................................................................................................................... 214 Impression des commissions commerciaux................................................................................. 214 Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 215 Articles .......................................................................................................................................... 215 Clients........................................................................................................................................... 217 Fournisseurs ................................................................................................................................. 219 Stock ................................................................................................................................................ 221 Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 221 Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 221 Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 222 Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 222 Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 223 Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 223 Outils .................................................................................................................................................... 225 Recalcul des données ...................................................................................................................... 225 Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 225 Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 225 Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 225 Le journal des évènements .............................................................................................................. 225 Champs personnalisés .................................................................................................................... 226 Les champs personnalisés ........................................................................................................... 226 Agenda ............................................................................................................................................. 226 L'agenda ....................................................................................................................................... 226 Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 227 Options de l'agenda ..................................................................................................................... 227 Suppression de données ................................................................................................................. 227 Suppression de données.............................................................................................................. 227 Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 228 Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 228 Suppression des paiements ......................................................................................................... 228 Archivage des données ................................................................................................................... 228 Archivage des données ................................................................................................................ 228 Import paramétrable ......................................................................................................................... 228 Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 229 Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 229 Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 230 Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 230 Import du fichier articles ............................................................................................................... 231 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 231 Import du fichier clients ................................................................................................................ 232 Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 232 Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 233 Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 233 Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 233 Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 233 Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 234 Export paramétrable ........................................................................................................................ 234 Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 234 Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 234 Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 235 Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 235 Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 235 Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 235 Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 236 Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 236 Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 236 Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 236 Import Devis Flash ....................................................................................................................... 236 Internet ................................................................................................................................................. 241 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 241 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 241 Envoi des données ....................................................................................................................... 241 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 242 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 242 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 242 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 243 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 243 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 243 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 243 La préparation des données ........................................................................................................ 243 Télécharger les commandes............................................................................................................ 244 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 244 Sélection de la période ................................................................................................................. 244 Choix du client .............................................................................................................................. 244 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 245 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 245 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 245 Choix du format d'export .............................................................................................................. 245 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 245 Création du fichier XML ................................................................................................................ 246 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 246 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 246 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 247 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 247 Menu ? ................................................................................................................................................. 249 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 249 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 249 Divers ................................................................................................................................................... 251 Félicitations ...................................................................................................................................... 251 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 251 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 252 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ..................................................................................................... 255 Comment activer le logiciel ? ............................................................................................................... 257 Activation manuelle du logiciel ..................................................................................................... 257 Dossier ................................................................................................................................................. 259 Ouverture d'un dossier ..................................................................................................................... 259 Fermer un dossier ............................................................................................................................ 259 Arrêter toutes les impressions ......................................................................................................... 259 Quitter .............................................................................................................................................. 259 Nouveau ........................................................................................................................................... 259 Création d'un dossier ................................................................................................................... 259 Etape 2 : Identification de la société ............................................................................................ 260 Etape 3 : L'adresse ...................................................................................................................... 260 Etape 4 : Le contact ..................................................................................................................... 260 Etape 5 : Choix de la devise......................................................................................................... 260 Recopie ............................................................................................................................................ 260 La recopie ..................................................................................................................................... 260 Recopie des pièces de ventes ..................................................................................................... 261 Recopie des pièces d'achats ........................................................................................................ 261 Recopie des pièces de stock ....................................................................................................... 261 Recopie des paiements clients .................................................................................................... 261 Recopie des paiements fournisseurs ........................................................................................... 262 Recopie des lignes d'action .......................................................................................................... 262 Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................... 262 Recopie des fichiers de base ....................................................................................................... 262 Utilisateurs ....................................................................................................................................... 262 Gestion des utilisateurs ................................................................................................................ 262 Table des matières Création de droits pour un utilisateur ........................................................................................... 263 Liste des droits ............................................................................................................................. 264 Droits CLIENTS ............................................................................................................................ 264 Droits FOURNISSEURS .............................................................................................................. 265 Droits ARTICLES ......................................................................................................................... 265 Droits COMMERCIAUX ................................................................................................................ 265 Droits MODE DE REGLEMENT ................................................................................................... 265 Droits BANQUE ............................................................................................................................ 265 Droits FRAIS DE PORT ............................................................................................................... 265 Droits FAMILLES ARTICLES ....................................................................................................... 266 Droits FAMILLES CLIENTS ......................................................................................................... 266 Droits FAMILLES FOURNISSEURS ............................................................................................ 266 Droits PROMOTIONS SOLDES ................................................................................................... 266 Droits CODE REMISE .................................................................................................................. 266 Droits UNITES .............................................................................................................................. 266 Droits LOCALISATIONS .............................................................................................................. 266 Droits DEVISES ........................................................................................................................... 266 Droits TEXTES STANDARDS ...................................................................................................... 266 Droits DEB .................................................................................................................................... 267 Droits DIVERS .............................................................................................................................. 267 1. VENTES ............................................................................................................................. 267 Droits DEVIS ................................................................................................................................ 267 Droits COMMANDES ................................................................................................................... 267 Droits BL ....................................................................................................................................... 267 Droits FACTURES ........................................................................................................................ 267 2. ACHATS ............................................................................................................................. 267 Droits COMMANDES FOURNISSEURS ..................................................................................... 268 Droits BONS DE RECEPTION ..................................................................................................... 268 Droits FACTURES D’ACHAT ....................................................................................................... 268 3. STOCKS ............................................................................................................................. 268 Droits ENTREES .......................................................................................................................... 268 Droits SORTIES ........................................................................................................................... 268 Droits ORDRES DE FABRICATION ............................................................................................ 268 Droits INVENTAIRE ..................................................................................................................... 268 OPERATIONS .............................................................................................................................. 268 OUTILS......................................................................................................................................... 269 INTERNET ................................................................................................................................... 269 Modification du mot de passe ...................................................................................................... 269 Changement d'utilisateur .............................................................................................................. 269 Utilisateurs connectés .................................................................................................................. 269 Historique des connexions ........................................................................................................... 269 Propriétés ......................................................................................................................................... 270 Paramétrage de la devise locale .................................................................................................. 270 Barèmes DEEE ............................................................................................................................ 270 Le mémo....................................................................................................................................... 270 Infos base de données ................................................................................................................. 270 Coordonnées ................................................................................................................................ 270 Préférences .................................................................................................................................. 271 Taux de TVA et TPF ..................................................................................................................... 282 Configuration de l'impression ........................................................................................................... 282 Configuration de l'impression ....................................................................................................... 282 Options du convertisseur de fichiers - Excel ................................................................................ 283 Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................. 283 Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................. 283 La sauvegarde ................................................................................................................................. 283 La sauvegarde .............................................................................................................................. 283 Que sauvegarder ? ....................................................................................................................... 283 Où sauvegarder ? ......................................................................................................................... 284 Saisie d'un commentaire .............................................................................................................. 284 Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................. 284 Sauvegarde en ligne .................................................................................................................... 285 La restauration ................................................................................................................................. 285 La restauration ............................................................................................................................. 285 Sélection du fichier de sauvegarde .............................................................................................. 285 Type de restauration .................................................................................................................... 285 Répertoire de destination ............................................................................................................. 286 Affichage .............................................................................................................................................. 287 La barre d'état .................................................................................................................................. 287 Barre de fenêtres ............................................................................................................................. 287 Le volet de navigation ...................................................................................................................... 287 Options du menu Fenêtre ................................................................................................................ 288 Barres d'outils .................................................................................................................................. 288 Barres d'outils ............................................................................................................................... 288 Barre d'outils Dossier ................................................................................................................... 288 Barre d'outils Navigation .............................................................................................................. 289 Barre d'outils Données ................................................................................................................. 289 Barre d'outils Formatage texte enrichi ......................................................................................... 290 Barre d'outils Ventes .................................................................................................................... 290 Barre d'outils Internet ................................................................................................................... 291 Barre d'outils Achats .................................................................................................................... 291 Barre d'outils Stock....................................................................................................................... 291 Barre d'outils Opérations .............................................................................................................. 291 Barre d'outils Tiers........................................................................................................................ 292 Barre d'outils Outils ...................................................................................................................... 292 Barre d'outils Utilisateurs .............................................................................................................. 292 Données .............................................................................................................................................. 293 La fiche Affaire ................................................................................................................................. 293 La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 293 La fiche Devise ................................................................................................................................ 294 La fiche Texte standard ................................................................................................................... 294 Les filtres .......................................................................................................................................... 294 Stock ................................................................................................................................................ 295 La fiche Dépôt .............................................................................................................................. 295 La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 296 La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 296 La fiche Unité ............................................................................................................................... 297 La fiche Localisation ..................................................................................................................... 297 La fiche Gamme ........................................................................................................................... 297 Articles .......................................................................................................................................... 298 Articles collectifs ........................................................................................................................... 309 Familles d'articles ......................................................................................................................... 312 Codes remises ............................................................................................................................. 317 Collections .................................................................................................................................... 319 Combinaisons ............................................................................................................................... 319 Tiers ................................................................................................................................................. 321 La fiche Contact ........................................................................................................................... 321 Clients........................................................................................................................................... 321 Familles de clients ........................................................................................................................ 338 Fournisseurs ................................................................................................................................. 339 Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 344 Commerciaux ................................................................................................................................... 345 La fiche Commercial ..................................................................................................................... 345 Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 345 Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 345 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 346 Onglet Infos .................................................................................................................................. 347 Onglet Région .............................................................................................................................. 347 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 347 Modes de règlement ........................................................................................................................ 347 La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 347 Table des matières Les écarts de règlement ............................................................................................................... 348 Les écarts de change ................................................................................................................... 349 Banques ........................................................................................................................................... 349 La fiche Banque ........................................................................................................................... 349 Onglet Adresse ............................................................................................................................. 350 Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 350 Onglet Infos .................................................................................................................................. 350 Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 350 DEB .................................................................................................................................................. 350 La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 350 La fiche Mode de transport........................................................................................................... 351 La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 351 La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 351 Divers ............................................................................................................................................... 352 La fiche NAF ................................................................................................................................. 352 La fiche Code postal ..................................................................................................................... 352 La fiche Département ................................................................................................................... 352 La fiche Pays ................................................................................................................................ 353 Tableau de bord ............................................................................................................................... 353 Le tableau de bord ....................................................................................................................... 353 Les règlements clients .................................................................................................................. 354 Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 354 Liste des données ............................................................................................................................ 355 La liste des données .................................................................................................................... 355 Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 356 Ventes .................................................................................................................................................. 357 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 357 Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 357 L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 357 Appel du client .............................................................................................................................. 358 Type de facturation ....................................................................................................................... 358 Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 359 Saisie des articles ........................................................................................................................ 359 Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 360 Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 360 Onglet Infos .................................................................................................................................. 362 Onglet Règlement ........................................................................................................................ 362 Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 363 Onglet Echéances ........................................................................................................................ 364 Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 364 Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 365 La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 365 Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 365 Liste des devis .............................................................................................................................. 366 Liste des commandes .................................................................................................................. 366 Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 367 Liste des factures ......................................................................................................................... 368 L'avoir ........................................................................................................................................... 369 Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 369 Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 373 Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 373 Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 373 Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 373 Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 373 Livraison des commandes............................................................................................................ 373 La livraison partielle ...................................................................................................................... 374 Traitement des commandes ......................................................................................................... 374 Relances commandes clients .......................................................................................................... 375 Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 375 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 376 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 376 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 376 Achats .................................................................................................................................................. 379 Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 379 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 379 Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 379 Entête de pièce ............................................................................................................................ 379 Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 380 Type de facturation ....................................................................................................................... 381 Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 381 Pied de pièce ................................................................................................................................ 381 Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 382 Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 382 La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 382 Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 383 Liste des bons de réception ......................................................................................................... 384 Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 384 La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 385 Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 385 Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 386 Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 386 Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 386 Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 386 Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 387 Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 387 La réception partielle .................................................................................................................... 387 Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 387 Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 387 Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 388 Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 388 Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 389 Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 389 Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 389 Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 389 Stock .................................................................................................................................................... 391 Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 391 Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 391 La saisie des articles .................................................................................................................... 391 Onglet Infos .................................................................................................................................. 391 Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 392 La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 392 Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 392 Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 392 Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 392 Liste des inventaires ..................................................................................................................... 393 Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 393 Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 393 Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 393 L'inventaire ................................................................................................................................... 393 Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 394 Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 394 Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 394 Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 394 Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 395 Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 395 Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 396 Intervalle de sélection ................................................................................................................... 396 Modification du tarif ...................................................................................................................... 396 Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 396 Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 396 Table des matières Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 397 Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 397 Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 397 Choix des données à modifier ...................................................................................................... 397 Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 398 Intervalle des articles .................................................................................................................... 398 Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 398 Modification du tarif ...................................................................................................................... 398 Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 398 Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 398 Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 399 Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 399 Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 400 Opérations ........................................................................................................................................... 401 Ecart de règlements ......................................................................................................................... 401 Règlements clients ........................................................................................................................... 401 Les règlements clients .................................................................................................................. 401 Affectation du paiement................................................................................................................ 403 Affectation du règlement .............................................................................................................. 403 Remise en banque ........................................................................................................................... 403 La remise en banque .................................................................................................................... 403 Modifier le RIB .............................................................................................................................. 404 Lettre de change relevé................................................................................................................ 404 Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 405 Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 405 Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 405 Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 406 Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 407 Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 407 Opération de virement .................................................................................................................. 408 Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 408 Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 408 Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 408 Sélection des clients ..................................................................................................................... 408 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 409 Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 409 Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 409 Génération automatique des paiements ...................................................................................... 409 Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 410 Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 410 Options du transfert comptable .................................................................................................... 410 Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 411 Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 412 Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 412 Lettres de relance ............................................................................................................................ 413 La lettre de relance ....................................................................................................................... 413 Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 414 DEB .................................................................................................................................................. 414 La DEB ......................................................................................................................................... 414 Validation de la DEB .................................................................................................................... 415 Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 415 Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 416 Impression de la DEB ................................................................................................................... 417 Facturation périodique ..................................................................................................................... 417 Génération des factures périodiques ........................................................................................... 417 Alertes .......................................................................................................................................... 417 Classification des clients .................................................................................................................. 418 Définition des classifications ........................................................................................................ 418 Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 418 Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 419 Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 420 Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 422 La mise à jour de la classification ................................................................................................ 422 Une sélection de clients ............................................................................................................... 423 Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 423 Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 423 EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 423 Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 423 Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 429 Impressions ......................................................................................................................................... 431 Sélection des affaires ....................................................................................................................... 431 Sélection des articles ....................................................................................................................... 431 Sélection des clients ........................................................................................................................ 431 Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 431 Sélection des devises ...................................................................................................................... 431 Sélection des familles articles .......................................................................................................... 431 Sélection des familles clients ........................................................................................................... 431 Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 432 Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 432 Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 432 Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432 Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 433 Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 434 Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 434 Impression de la relation client ........................................................................................................ 435 Impression des étiquettes ................................................................................................................ 436 Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 436 Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 437 Impression des encours dépassés .................................................................................................. 437 Impression des paiements ............................................................................................................... 438 Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 438 Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 439 Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 439 Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 440 Pièces .............................................................................................................................................. 440 Impression des pièces .................................................................................................................. 440 Options d'impression des pièces .................................................................................................. 441 Traites .............................................................................................................................................. 441 Impression des traites .................................................................................................................. 441 Onglet Pièces ............................................................................................................................... 442 Liste des pièces ............................................................................................................................... 442 Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 442 Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 442 Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 443 Journaux .......................................................................................................................................... 443 Ventes .......................................................................................................................................... 443 Achats........................................................................................................................................... 444 Courriers et lettres types .................................................................................................................. 445 Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 445 Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 446 Création d'un classeur .................................................................................................................. 446 Création d'une lettre ..................................................................................................................... 446 Données ........................................................................................................................................... 446 Impression des affaires ................................................................................................................ 446 Impression des articles ................................................................................................................. 447 Impression des clients .................................................................................................................. 447 Impression des commerciaux ...................................................................................................... 448 Impression des familles d'articles................................................................................................. 448 Table des matières Impression des familles de clients ............................................................................................... 448 Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 449 Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 449 Impression des textes standards ................................................................................................. 450 Articles collectifs ........................................................................................................................... 450 Banques ....................................................................................................................................... 451 Codes remises ............................................................................................................................. 451 Collections .................................................................................................................................... 452 Devises ......................................................................................................................................... 452 Dépôts .......................................................................................................................................... 452 Frais de port ................................................................................................................................. 453 Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 453 Localisations / Rayons ................................................................................................................. 454 Modes de règlement ..................................................................................................................... 454 Promotions ou soldes ................................................................................................................... 455 Unités ........................................................................................................................................... 455 Gammes ....................................................................................................................................... 456 DEB .............................................................................................................................................. 456 Divers ........................................................................................................................................... 458 Historique des ventes ...................................................................................................................... 460 Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 460 Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 461 Historique des achats ...................................................................................................................... 461 Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 461 Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 462 Statistiques....................................................................................................................................... 462 Impression des commissions commerciaux................................................................................. 462 Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 463 Articles .......................................................................................................................................... 463 Clients........................................................................................................................................... 465 Fournisseurs ................................................................................................................................. 467 Stock ................................................................................................................................................ 469 Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 469 Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 469 Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 470 Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 470 Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 471 Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 471 Outils .................................................................................................................................................... 473 Recalcul des données ...................................................................................................................... 473 Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 473 Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 473 Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 473 Le journal des évènements .............................................................................................................. 473 Champs personnalisés .................................................................................................................... 474 Les champs personnalisés ........................................................................................................... 474 Agenda ............................................................................................................................................. 474 L'agenda ....................................................................................................................................... 474 Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 475 Options de l'agenda ..................................................................................................................... 475 Suppression de données ................................................................................................................. 475 Suppression de données.............................................................................................................. 475 Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 476 Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 476 Suppression des paiements ......................................................................................................... 476 Archivage des données ................................................................................................................... 476 Archivage des données ................................................................................................................ 476 Import paramétrable ......................................................................................................................... 476 Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 477 Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 477 Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 478 Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 478 Import du fichier articles ............................................................................................................... 479 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 479 Import du fichier clients ................................................................................................................ 480 Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 480 Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 481 Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 481 Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 481 Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 481 Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 482 Export paramétrable ........................................................................................................................ 482 Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 482 Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 482 Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 483 Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 483 Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 483 Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 483 Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 484 Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 484 Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 484 Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 484 Import Devis Flash ....................................................................................................................... 484 Internet ................................................................................................................................................. 489 La solution Oxatis ............................................................................................................................ 489 Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 489 Envoi des données ....................................................................................................................... 489 Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 490 Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 490 Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 490 Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 491 Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 491 Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 491 Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 491 La préparation des données ........................................................................................................ 491 Télécharger les commandes............................................................................................................ 492 Téléchargement des commandes ................................................................................................ 492 Sélection de la période ................................................................................................................. 492 Choix du client .............................................................................................................................. 492 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 493 Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 493 Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 493 Choix du format d'export .............................................................................................................. 493 Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 493 Création du fichier XML ................................................................................................................ 494 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 494 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 494 Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 495 Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 495 Menu ? ................................................................................................................................................. 497 Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 497 A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 497 Divers ................................................................................................................................................... 499 Félicitations ...................................................................................................................................... 499 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 499 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 500 Index .................................................................................................................................................... 503 1 Ecran d'accueil (logiciel non activé) Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 3 Ecran d'accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez :  Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,  Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,  Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,  Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,  Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. 5 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. 7 Dossier Ouverture d'un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :  A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.  A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.  Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.  A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP). Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Arrêter toutes les impressions La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours. Quitter La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Nouveau Création d'un dossier Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Word PRO Plus 8 Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 2 : Identification de la société Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 3 : L'adresse Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 4 : Le contact Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise Etape 5 : Choix de la devise En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier. Recopie La recopie Dossier 9 Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de ventes Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces d'achats Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de stock Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements clients Word PRO Plus 10 Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements fournisseurs Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des lignes d'action Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des déclarations d'échanges de biens Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base Recopie des fichiers de base Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Utilisateurs Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs. Quelques grands principes Dossier 11 La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts. Comment préparer votre gestion des utilisateurs Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code. Comment créer un utilisateur 1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur Création de droits pour un utilisateur Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Word PRO Plus 12 Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante : 1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire. 2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers. Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance. 3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser. Liste des droits Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.  Paramétrage des impressions DOSSIER  Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration  Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs  Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF FICHIERS  Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord Droits CLIENTS  Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML  Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,  Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)  Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables  Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 13  Suppression clients : Supprimer  Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées  Import/Export clients: Import/Export Droits FOURNISSEURS  Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML  Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,  Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)  Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables  Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression fournisseurs : Supprimer  Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées  Import/Export fournisseurs : Import/Export Droits ARTICLES  Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML  Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage  Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement  Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs  Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression articles : Supprimer  Statistiques articles : Statistiques Articles  Import/Export articles: Import/Export Droits COMMERCIAUX  Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commerciaux: Supprimer  Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux Droits MODE DE REGLEMENT  Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression mode de règlement: Supprimer Droits BANQUE  Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression banque: Supprimer Droits FRAIS DE PORT  Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression frais de port: Supprimer Word PRO Plus 14 Droits FAMILLES ARTICLES  Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles articles: Supprimer  Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles Droits FAMILLES CLIENTS  Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles clients: Supprimer  Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients Droits FAMILLES FOURNISSEURS  Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression famille fournisseurs: Supprimer  Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs Droits PROMOTIONS SOLDES  Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression promotions ou soldes : Supprimer Droits CODE REMISE  Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression code remise: Supprimer Droits UNITES  Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression unités: Supprimer Droits LOCALISATIONS  Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression localisations: Supprimer Droits DEVISES  Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devises: Supprimer Droits TEXTES STANDARDS  Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 15  Suppression textes standards: Supprimer Droits DEB  Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression DEB: Supprimer Droits DIVERS  Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression divers: Supprimer  Import Codes Postaux : Import PIECES  Impression Pièces 1. VENTES  Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier  Impression journaux et historique - Ventes  Impression listes des pièces - Ventes Droits DEVIS  Traitement devis: Regroupement, Transfert  Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devis: Supprimer Droits COMMANDES  Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle  Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes: Supprimer Droits BL  Traitement BL: Regroupement, Transfert  Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression BL: Supprimer Droits FACTURES  Traitement factures: Transfert  Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures: Supprimer 2. ACHATS  Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier Word PRO Plus 16  Impression journaux et historique - Achats  Impression listes des pièces - Achats Droits COMMANDES FOURNISSEURS  Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle  Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes fournisseurs: Supprimer Droits BONS DE RECEPTION  Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert  Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression bons de réception: Supprimer Droits FACTURES D’ACHAT  Traitement factures d'achat: Transfert  Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable  Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures d'achat: Supprimer 3. STOCKS  Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser Droits ENTREES  Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer  Suppression entrées: Supprimer Droits SORTIES  Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer  Suppression sorties: Supprimer Droits ORDRES DE FABRICATION  Suppression ordres de fabrication: Supprimer Droits INVENTAIRE  Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer  Suppression inventaire: Supprimer OPERATIONS  Ecart de règlement: Ecart de règlements  DEB : Déclaration, Impression de la DEB  Transfert comptable : Transfert en comptabilité Dossier 17  Facturation périodique : Facturation périodique  Bascule euros : Basculement en euros OUTILS  Champs personnalisés  Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression  Filtres  Agenda INTERNET  Fonctionnalités Internet Modification du mot de passe Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Changement d'utilisateur Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier. Utilisateurs connectés Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :  Le code de l’utilisateur connecté,  Le nom de l’utilisateur,  Son e-mail,  Sa fonction,  Son numéro de téléphone,  La date de la connexion,  L’heure de la connexion,  Le nombre de connexions,  Le nom de l’ordinateur. Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs. Historique des connexions L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :  Le nom de l’ordinateur, Word PRO Plus 18  La date de connexion,  L’heure de connexion,  Le nom de l’utilisateur. Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre. Propriétés Paramétrage de la devise locale Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise. Barèmes DEEE La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Le mémo Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés. Infos base de données Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données. Coordonnées Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Dossier 19 Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE). Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !! Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données. Préférences Bouton Articles Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles. Choix du tarif Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille. Codification automatique de l'article Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise. Word PRO Plus 20 Libellé des variables de la formule de calcul Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables. Bouton Formats Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Modifier Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé. Supprimer Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un  . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression. Création d'un format Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Dossier 21 Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez :  Le symbole décimal,  Le nombre de chiffres après la virgule,  La devise (symbole et valeur),  Le séparateur de milliers,  L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),  L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),  L’affichage en toutes lettres. Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun. Format Date Déterminez la couleur et le format de date. Format Heure Déterminez la couleur et le format de l’heure. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Bouton Général Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement. Banque Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque). Pays Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut. Activer le mode Client-Serveur IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement. Sauvegarder les informations de l’imprimante Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows. Bouton Décimales Word PRO Plus 22 Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €). Bouton Pièces Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes. Calcul du poids Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif. Génération automatique des factures périodiques ***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations. Comptabilisation des avoirs en négatif Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif. Bouton Devis Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis. Durée de validité des devis La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés. Autoriser la modification des devis en cours Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier. Dossier 23 Bouton Pièces : options pour les ventes Mode de calcul TTC A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Priorité code remise Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement. Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente) Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7. Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client. Avertissement d’une vente à perte Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération. Activer la validation des factures ou avoirs Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. Word PRO Plus 24 En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes. Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable. Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Insérer automatiquement les articles liés Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée. Bouton Pièces : options pour les achats Mode de calcul TTC A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur. Gestion des frais d’approche Dossier 25 Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Bouton Pièces : options pour les stocks Inclure les articles en sommeil Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Inclure les articles non facturables Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Bouton Tiers Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs. Civilités Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs. Clients - Fournisseurs Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001 Modification du N° de Compte Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte. Bouton Divers Word PRO Plus 26 Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité. Transfert ou copie de pièces Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé. Comptabilisation des pièces Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur. Comptabilisation des règlements Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX. Bouton Paramètres du réseau local Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site … Bouton Déclaration d'échanges de biens ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB. Bouton Comptabilité Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable. Dossier Comptabilité Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. Journaux Comptables Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Dossier 27 Transferts Analytiques ***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles. Transfert du pointage ***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement. Bouton Racines de comptes comptables Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés. Client - Fournisseur Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture. Vente - Achat Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences. Banque La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque. Valeurs à l’encaissement Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients. Décaissement Word PRO Plus 28 La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs. Acompte HT Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes. Les comptes du dossier comptable Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces. Ecritures comptables avec ou sans remise J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable. Bouton Numéros de pièces Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression. Numérotation des pièces Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …). Modèle d'impression par défaut Dossier 29 De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC. Bouton Préférences Liaison E-mail Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel. Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Vérifiez les mails entrants toutes les X mins Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Télécharger automatiquement Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation Bouton Gestion des gammes ***Disponible uniquement en version Pro Plus*** Nombre de gammes A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. Codification automatique Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique. Mode de remplissage de l’arbre Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :  Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.  Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché. Word PRO Plus 30  Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement. Paramétrage d'une gamme Cet écran permet de paramétrer chaque gamme. Libellé Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme. Code Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme. Image Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme. Taux de TVA et TPF Taux de TVA Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc… Vente DOM – TOM Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro. Taux de TPF La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc… Configuration de l'impression Configuration de l'impression Dossier 31 Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale. Options du convertisseur de fichiers - Excel Placer toutes les pages sur la même feuille Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente. Options du convertisseur de fichiers - RTF Format de fichier Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF Remplacer les tabulations par des espaces Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF Options du convertisseur de fichiers - Jpeg Résolution Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format Niveau de compression Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg. La sauvegarde La sauvegarde Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Word PRO Plus 32 Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent :  La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,  La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination. Crypter l’archive avec un mot de passe Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe. Ajouter un commentaire à l’archive Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde Sauvegarde Internet Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Saisie d'un commentaire Dossier 33 Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde. Saisie du mot de passe de l'archive Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un. La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination Sélection du fichier de sauvegarde Word PRO Plus 34 Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination Type de restauration Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination Répertoire de destination Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 35 Affichage La barre d'état La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :  Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.  Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule. Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Barre de fenêtres Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Le volet de navigation Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation. Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes  Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,  Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,  Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,  Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne. Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes  Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,  Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,  Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,  Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,  Relation Client : Agenda Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont Word PRO Plus 36 accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème. Options du menu Fenêtre Tout fermer Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes. Barres d'outils Barres d'outils Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :  La barre d’outils Dossier,  La barre d'outils Navigation,  La barre d’outils Données,  La barre d’outils Formatage texte enrichi,  La barre d'outils Ventes,  La barre d’outils Internet,  La barre d'outils Achats,  La barre d’outils Stock,  La barre d’outils Tiers,  La barre d’outils Outils,  La barre d’outils Utilisateurs. Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine. Bulles d’aide La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône. Boutons larges Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale. Barre d'outils Dossier Affichage 37 Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers. Barre d'outils Navigation Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste. Barre d'outils Données Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. Word PRO Plus 38 Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings Barre d'outils Formatage texte enrichi La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces. Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné. Barre d'outils Ventes Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. Affichage 39 : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients. Barre d'outils Internet Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP. Barre d'outils Achats Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs. Barre d'outils Stock Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage. Barre d'outils Opérations Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. Word PRO Plus 40 : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques. Barre d'outils Tiers Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné. Barre d'outils Outils Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés. Barre d'outils Utilisateurs Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs. 41 Données La fiche Affaire L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :  L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,  Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,  L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire. Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Frais de port Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du frais de port à définir. Montant à saisir / Pourcentage/Paliers  Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,  Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi, Word PRO Plus 42  Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer. N° de compte Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est. Soumis à une TVA Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA. La fiche Devise Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités. La fiche Texte standard Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Les filtres Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante. Données 43 Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre. Créer un nouveau filtre Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.  Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.  Dans Relation, sélectionnez la condition.  Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte. Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus. Renommer un filtre Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes. Stock La fiche Dépôt *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Si vous disposez de plusieurs stocks au sein de votre entreprise, vous devez alors créer autant de dépôts que vous avez de stocks différents. Par le menu Données + Stock + Dépôts, vous accédez à la gestion des dépôts. Par défaut, lorsque vous créez un dossier ou après la mise à jour d'un dossier, un dépôt est créé et est coché Principal. Pour créer un nouveau dépôt à partir de la liste des dépôts, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui permet de saisir toutes les informations concernant le dépôt. Vous pouvez y renseigner le code, le libellé, l'adresse ainsi que le contact. L'option Principal permet de définir le dépôt qui sera par défaut proposé lors de la création des pièces. Si vous cochez cette option alors qu'elle est déjà cochée sur un autre dépôt, à la validation de la fiche, cette option sera décochée sur l'autre dépôt. Dans la zone Dernier inventaire, sont indiqués le numéro et la date du dernier inventaire créé sur ce dépôt. Le champ Etat permet de savoir si l'inventaire est validé ou s'il est en cours de création. Un clic sur la date ou le numéro permet d'afficher la pièce. Word PRO Plus 44 Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Grille de tarifs Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Promotions ou Soldes Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés. Période Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée. Remise en Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques Données 45  Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.  Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.  Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille. Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés. La fiche Unité Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Localisation Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Gamme Word PRO Plus 46 Dans les préférences, vous avez défini le nombre de gammes que vous souhaitiez gérer (2 ou 3 gammes). Ces gammes s’appellent par défaut Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3 (libellé que vous pouvez modifier dans les préférences). Par conséquent, dans le menu Données + Stock, il existe une entrée Gamme 1, une entrée Gamme 2 et une entrée Gamme 3. Pour chaque gamme, vous pouvez donc créer des éléments par ce menu. Pour créer une nouvel élément, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche est composée des mêmes champs pour chaque gamme. Indiquez un code et un libellé. Attention ! La longueur du code dépend de la longueur que vous avez indiqué dans les préférences. Par exemple, si, dans les préférences, vous avez indiqué une longueur de code à 5 pour la gamme 1, le code doit être sur 5 caractères Vous pouvez également associer une image à chaque élément. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez l’image. Elle apparaît alors sous l’option. Cette image sera alors reprise dans la combinaison pour cet élément. A défaut d’indiquer une image ici, ce sera l’image indiquée dans les préférences qui apparaîtra dans la combinaison. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Articles La fiche Article Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Tarifs Données 47 Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier. Prix d’achat Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Les frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Barèmes DEEE Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente. TPF Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin. Exemple de frais d'approche Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €. Les différents tarifs Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs. Word PRO Plus 48 Coefficient Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé. Prix de vente HT Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles. Prix de vente TTC Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. TVA Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT. Onglet Complément Nature de l’article Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,  En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,  Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable ! Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles. Facturable (Achats) Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat. Imprimable (Ventes) Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre. Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Données 49 Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Facturation au temps * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Unité de vente Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités. Localisation / Rayon Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons. Grille de Remise Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Article de remplacement En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article. Nomenclature NC8 Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres). Code barre Word PRO Plus 50 Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant. Conditionnement Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis. Poids Brut Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général). Poids Net Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE). Unité Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne. Dimensions Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L'option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, les statistiques articles sont proposées par dépôt et cumulées. Un onglet apparaît pour chaque dépôt et pour le cumul des statistiques (tous dépôts confondus). Onglet Divers Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,  Le numéro et la date du dernier inventaire,  La date de dernière modification de la fiche, Données 51  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient. Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Onglet Composants Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs. Calcul du prix des composants Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage Onglet Infos / Image Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article. Word PRO Plus 52 Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO). Onglet Description longue ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS. Onglet Nouveaux tarifs Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée. Prix d’achat Indiquez le nouveau prix d’achat. Frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis. Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Date de mise en application Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application. Onglet Fournisseurs Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat. TVA sur Achat Données 53 Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce. Stock minimum Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock. Stock d’alerte Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner. Multiple de réappro Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter. Code Fournisseur Saisissez ici le code du fournisseur. Prix d’achat Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs. Référence Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. Word PRO Plus 54 La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Web En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Cette activation donne accès à d'autres options concernant l'envoi de vos articles sur votre site Internet regroupés dans 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Dans cet onglet, vous pouvez également visualiser la dernière date à laquelle l'article a été envoyé sur votre site. Onglet Principal Image Cette option permet d'associer une image à votre famille. Cette image sera envoyée sur votre site Web. Description Saisissez une description de votre famille d'articles. Cette description sera envoyée sur votre site Web eafin d'être utilisée dans votre catalogue Web. Entête Cette information est également utile pour votre catalogue sur le Web. Onglet Stock / Disponibilité Toutes les informations contenues dans cet onglet sont utiles pour les articles de cette famille. A l'enregistrement de la famille, tous les paramètres définis dans cet onglet seront alors appliqués aux articles de cette famille. Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque les articles de cette famille sont disponibles. Afficher le niveau du stock Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock. Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette Données 55 option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité des articles de cette famille. Afficher le délai de disponibilité Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0). Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock. Cause de l'indisponibilité En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune). Onglet Référencement Les informations contenues dans cet onglet permettent de référencer la famille d'articles sur les moteurs de recherche. Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre. Variables Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone. Formule de calcul Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu. En facturation Word PRO Plus 56 Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie. Onglet Numéros de comptes Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Articles liés Cet onglet permet de lier plusieurs articles à un même article. Lors de la facturation, les différents articles pourront être insérés, automatiquement ou manuellement, dans les documents de vente. Liste des articles liés : Code article Saisissez le code de l’article qui sera lié. Quantité Saisir la quantité qui sera indiquée lors de la facturation de l’article principal. Par défaut, lors de la saisie de l’article lié, la quantité se mettra à 1. Multiplié par la quantité facturée Cocher cette case pour indiquer, lors de la facturation de l’article principal, si la ligne de l’article lié reprendra la même quantité que la ligne de l’article principal. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié. Article gratuit Cocher cette case permet de facturer cet article lié avec une remise de 100% quelque soit la quantité figurant dans la pièce. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié. Sélection par défaut Cocher cette case afin d’identifier les articles liés qui seront insérés automatiquement dans le cas où l’option est cochée dans les préférences. Dans le cas contraire, la coche Sélection par défaut Données 57 permettra de présélectionner les articles liés à insérer dans la fenêtre Articles liés situé dans le menu contextuel de la saisie de pièce. Dupliquer une fiche article Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué. Envoi sur le site Web Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK. Historique des mouvements L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre. En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter les mouvements de l'article sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les mouvements du dépôt principal qui sont affichés. Historique des commandes ***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande. En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter cet historique sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les commandes affectés au dépôt principal. Assemblage - Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. Word PRO Plus 58 La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Stock actuel et stock virtuel Stock actuel Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel. Stock virtuel Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs. Valorisation au PMP Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP : Date Nature de l’opération Quantité Prix unitaire Total 1 / 01 Quantité initiale 100 10 1000 2 / 04 Sortie pour ventes -20 3 / 08 Sortie pour ventes -10 4 / 09 Achats 100 15 1500 5 / 10 Sortie pour ventes -110 7 / 10 Sortie pour ventes -30 6 / 11 Achats 200 20 4000 10 / 12 Sortie pour ventes -130 31 / 12 Stock final 100 Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule : Données 59 (Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur Mouvements Stock Q P V Q 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 12.94 2199.80 5 / 10 (110) 12.94 1423.40 60 12.94 776.40 7 / 10 (30) 12.94 388.20 30 12.94 388.20 6 / 11 +200 20 4000 230 19.07 4386.10 10 / 11 (130) 19.078 2480.14 100 19.07 1907 Valorisation au DPR La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus. Mouvements Stock Q P V Q P V 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 15 2200 5 / 10 (110) 15 1650 60 15 550 7 / 10 (30) 15 450 30 15 100 6 / 11 +200 20 4000 230 20 4100 10 / 11 (130) 20 2600 100 20 1500 Articles collectifs L'article collectif L’article collectif peut être défini comme étant une référence à partir de laquelle les articles facturables vont être créés. Pour créer un nouvel article collectif à partir de la liste des articles collectifs (menu Données + Stock + Articles, onglet Articles collectifs), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Cette fiche se compose d’onglets et d’une combinaison. Les onglets sont Statistiques, Description longue, Infos. / Image / Vignette, Tarifs, Complément et Quantité initiale. Word PRO Plus 60 Vous pouvez choisir une codification automatique des articles collectifs. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Gestion des gammes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Onglet Statistiques Dans cet onglet, sont affichées les statistiques de l’article collectif sur les douze derniers mois. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, est alors indiqué le cumul des statistiques de chaque article rattaché au collectif. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, les statistiques correspondent au cumul des articles pour cette gamme. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, les statistiques correspondent aux statistiques de l’article correspondant à l’élément de la gamme 1 et de la gamme 2 sélectionnés. Différentes statistiques sont proposées :  L’état du stock en quantité,  L’état du stock en valeur,  Le chiffre d’affaires et la marge. Si vous avez plusieurs dépôts (uniquement en version PRO Multi-Dépôts), les statistiques sont proposées par dépôt et cumulées, il y a donc un onglet par dépôt et un onglet tous dépôts confondus. Onglet Description longue Dans cet onglet, vous pouvez indiquer une description de l’article au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description est reportée dans les articles rattachés à ce collectif. Onglet Infos. / Image / Vignette Cet onglet permet de saisir une information sur l’article collectif. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...) Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Image Vous pouvez également insérer une photo de l’article (format BMP, JPG ou PCX). Toutes les informations indiquées dans cet onglet sont reportées dans les articles rattachés à ce collectif. Onglet Tarifs Données 61 Cet onglet permet de saisir le prix d’achat, les coefficients, les prix de vente HT , la TVA… pour chaque tarif. Chaque tarif est représenté par un onglet. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, vous devez alors sélectionner dans la liste déroulante, la donnée que vous souhaitez renseigner. La saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 2 en colonne. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie. La valeur est la même pour tous les éléments Gamme 1-Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2sélectionnée et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes. Onglet Complément Cet onglet permet de saisir les informations stockées dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article ainsi que le code barre de l’article. Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors la donnée à saisir dans la liste déroulante,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner la donnée à saisir dans la liste déroulante. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes. Onglet Quantité initiale Cet onglet n’est disponible qu’à la création de l’article et permet de saisir la quantité à entrer en stock sans passer par la saisir d’un bon d’entrée. Word PRO Plus 62 Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors dans la liste déroulante Qté initiale ou Date Initiale,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner dans la liste déroulante Qté initiale ou Date initiale. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, un bon d’entrée est généré contenant tous les articles mouvementés et l’onglet Quantité initiale disparaît. Familles d'articles La fiche Famille d'articles Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées. Onglet Généralités Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera. Localisation / Rayon Données 63 Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement. Grille de remise Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Nomenclature NC8 Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article. Valorisation du stock Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille. Fournisseur Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article. Article Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,  En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.  Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente. En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Word PRO Plus 64 Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Impression des étiquettes par Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes. Totaliser les quantités Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles. Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non. Onglet Frais d'approche Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Données 65 Exemple de frais d'approche Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, vous pouvez consulter les statistiques pour un dépôt en particulier ou pour tous les dépôts. En effet, un onglet est proposé pour chaque dépôt ainsi qu'un onglet pour le cumul de tous les dépôts. Onglet Coefficients / Arrondis Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat. Coefficient Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier. Arrondi sur TTC Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case. Recalcul Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €. Word PRO Plus 66 Onglet TVA / TPF Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier. Barème DEEE Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté. Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles. Variables Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1. Formule de calcul Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable. Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Données 67 Ventilation analytique Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Web En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les familles d’articles dont les articles seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci ainsi que les familles correspondantes. L'activation de cette option donne accès à 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Onglet Principal Classement par catégories Lorsque vous créez un site Web, l'interface par laquelle vous le créez peut vous permettre de gérer des catégories d’articles. Ces catégories correpondent aux « Familles » dans l'application. vous pouvez donc indiquer jusqu'à 3 catégories sachant que la première catégorie correspond à la famille indiquée dans l'entête de la fiche article. Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une). Description Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article : Un nom, une description et une description détaillée. Cette description viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web. Vous pouvez mettre en forme cette description grâce à la barre d'outils Formatage texte enrichi et la mise en forme est également envoyée sur votre site web. Donc, les champs Désignation, Description et Désignation longue de la fiche article correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur le Web. Word PRO Plus 68 Vignette La vignette correspond à la petite image sur votre site. Cette image peut donc être distincte de l'image que vous indiquez dans l'onglet Infos / Image qui est également envoyée sur le site web. La vignette apparaît dans la liste des articles sur le web. Onglet Stock / Disponibilité Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque votre article est disponible. Afficher le niveau du stock Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock. Quantité d'alerte Cette information correspond à la quantité à partir de laquelle un réapprovisionnement doit être déclenché. La valeur indiquée est reprise depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche article. Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité de l'article. Afficher le délai de disponibilité Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0). Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock. Cause de l'indisponibilité En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune). Onglet Référencement Ces informations permettent de référencer l'article dans les moteurs de recherche. Codes remises La fiche Code remise Données 69 Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Ventes Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Grilles de tarifs Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles. Word PRO Plus 70 Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES. Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise. Onglet Achats Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article. Collections Données 71 La fiche Collection Cette fiche correspond à la sous-famille et son libellé est indiqué dans les préférences, bouton Articles. Par défaut, la sous-famille s’appelle Collection mais si vous l’avez modifié, son libellé correspond à votre saisie. Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la collection. Par la suite, ces collections seront rattachées à un article collectif ou à un article. Cette fiche se compose d’un onglet Statistiques qui permet d’avoir un suivi de la collection en terme de stock et de rentabilité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Onglet Statistiques Cet onglet propose différentes statistiques sur la collection :  Les quantités vendues, le chiffre d’affaires et la marge réalisés sur les douze derniers mois,  Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en quantité,  Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en valeur. Combinaisons La fiche Combinaison Une combinaison est un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles ‘’gammés’’ puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Les combinaisons peuvent être créées dans 2 endroits différents :  Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes gammes, en les créant par le menu Données + Stock + Combinaisons, les combinaisons pourront alors servir de modèles,  A l’inverse, si vous les créez depuis la fiche de l’article collectif, elles ne seront utilisables que dans l’article collectif où elles ont été créées. Pour créer une combinaison depuis le menu Données + Stock + Combinaisons, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Indiquez un code (4 caractères) et un libellé. Pour définir une combinaison, sélectionner l’option Ajouter Gamme 1 Gamme 2 Gamme 3 dans le menu contextuel. Dès que la combinaison a été créée, elle apparaît sous forme d’arbre. Depuis cet arbre, vous pouvez effectuer différentes opérations accessibles depuis le menu contextuel ou le volet de navigation :  Ajouter des éléments dans la combinaison,  Supprimer un élément de la combinaison,  Changer l’ordre des gammes. Par défaut, la gamme 1 est le niveau 1, la gamme 2 le niveau 2 et la gamme 3 le niveau 3. Cette option permet d’intervertir les niveaux. Mettre, par exemple, la gamme 1 en niveau 2 ou 3,  Afficher le code ou le libellé des éléments,  Trier les éléments de la combinaison par code ou par libellé. Word PRO Plus 72 Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Ajout de combinaisons Cet assistant permet de définir les gammes et les éléments de gammes qui sont concernés par la combinaison que vous souhaitez créer. Sur cette première étape, sélectionnez les gammes. Les gammes qui apparaissent sont celles qui ont été définies dans les préférences. Par défaut, les 3 gammes sont Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 1 Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 1 Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 2, cliquez ici. Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 3, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 1 dans l’étape précédente. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 1 définis par le menu Données + Stock + Gammes 1. Vous devez donc sélectionner les éléments de la gamme 1 concernés par la combinaison. Par exemple, vous tenez une cave à vins. En fonction de la combinaison que vous créez, toutes les appellations ne vont pas être concernées. Cochez alors uniquement les appellations concernées sinon cliquez sur le bouton Tout cocher. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 2 Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 2 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 2 définis par le menu Données + Stock + Gammes 2. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison. Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 3 Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 3 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 3 définis par le menu Données + Stock + Gammes 3. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison. Données 73 Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici la dernière étape de l’ajout de combinaisons : Récapitulatif Récapitulatif Cet étape précise le nombre de combinaisons qui vont être créées en fonction des éléments que vous avez sélectionné dans les étapes précédentes. En fonction du nombre de combinaisons à créer, l’opération peut être plus ou moins longue. Tiers La fiche Contact Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Clients La fiche Client Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresses Word PRO Plus 74 En version millésimée Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. En version Pro et supérieures Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :  Ajouter,  Enregistrer,  Supprimer,  Enregistrer. Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client. Onglet Contacts ***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses Données 75 utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation. Principal Facturation et Principal Livraison Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris. Mot de passe (Web) Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures). Onglet Vente Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes. Type Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA). N° TVA intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée). Word PRO Plus 76 Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Commercial Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute. Frais de port Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port. Remise Article Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client. Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même. Tarif Appliqué Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Remise Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Remise supplémentaire Données 77 Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Dépôt par défaut *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous facturez votre client, le dépôt indiqué dans ce champ est automatiquement affecté à la pièce. Cependant, vous pouvez le modifier dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce client. Priorité du tarif appliqué Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5% Cas N°2 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. Word PRO Plus 78 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°4 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros. 2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros. Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Données 79 Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 % Cas N°2 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Word PRO Plus 80 Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°4 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses. 4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses. Données 81 Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Onglet Modèles d'impression ***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce. Onglet Champs personnalisés Word PRO Plus 82 Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance. Mode de règlement Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Niveau de relance Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance. Onglet Compte Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client. Relance par télécopie Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client. Numéro de compte Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Encours maximum Données 83 Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas. Code Risque Sélectionnez ici le code risque du client. Client bloqué Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée. Solde échu Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée. Solde à échoir Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Onglet Autres données Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client. Classification La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions). Relation client ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris… Code NAF Word PRO Plus 84 Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône . Web Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée. Dernière pièce de vente Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche. Consultation des écritures comptables Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée. Historique Client Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Graphique Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :  Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,  Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois. Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez : Données 85  Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,  Imprimer le graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :  Le type de graphe,  La couleur de fond,  La couleur du titre. E-mail La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5. Site Web La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet. Dupliquer une fiche Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche. Factures périodiques ** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles. Période de facturation Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation. Word PRO Plus 86 Fréquence Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Générer une facture à partir de la pièce Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques. Options de génération Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine. Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Relation client Données 87 La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :  La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,  Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,  La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,  Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),  L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).  L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option). Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées. Onglet Tous Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action. Remarques Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement. Onglet Appel téléphonique Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée). Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Word PRO Plus 88 Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Onglet Tâches / Rendez-vous Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée). Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Onglet E-mail Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer. Envoi d'un e-mail Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Import d'un e-mail Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles. Importer un e-mail Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période. Données 89 Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire. Onglet Courrier Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ? Remarques L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel. Onglet Vente Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu. Remarque Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas. Familles de clients La fiche Famille de clients Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Word PRO Plus 90 Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles. Onglet Général Type Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Activer la relation client Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients. Racine de compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients. Tarif appliqué Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales. Remise / Remise supplémentaire Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes. Remise article Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client. Ventilation analytique En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Statistiques Données 91 Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Onglet DEB Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Fournisseurs La fiche Fournisseur Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Word PRO Plus 92 Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO). Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,  Saisissez son numéro de compte,  Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,  Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.  Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire. Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Onglet Compte Données 93 Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Onglet Achat Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur. Type Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. N° de TVA Intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise *** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Frais de port Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser. Remise Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Remise supplémentaire Word PRO Plus 94 Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Dépôt par défaut *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous créez des pièces avec ce fournisseur, le dépôt que vous indiquez dans ce champ est automatiquement affecté aux pièces. Cependant, vous pouvez modifier ce dépôt dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce fournisseur. Onglet Articles Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois. Données 95 L’option K divise la valeur par 1000. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Divers Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,  La date de la dernière modification de la fiche. Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Historique fournisseur Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Familles de fournisseurs La fiche Famille de fournisseurs Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles. Onglet Compte / Analytique Word PRO Plus 96 Type Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Racine N° Compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Ventilation analytique Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Onglet D.E.B Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Commerciaux La fiche Commercial Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Formules de commissions Données 97 Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation. Création d'une formule de commissions Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 € Word PRO Plus 98 La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 € Onglet Adresse Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse. Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO) Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Onglet Région Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Onglet Champs personnalisés Données 99 Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Modes de règlement La fiche Mode de règlement Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du mode de règlement. Type Echéance Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100. ATTENTION ! ! Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. N° de compte Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB... Word PRO Plus 100 Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement. Journal Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement. Les écarts de règlement Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688 Les écarts de change Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Données 101 Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 666 411 Si Ecart < 0 411 766 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 666 401 Si Ecart < 0 401 766 Banques La fiche Banque Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse. Onglet Comptabilité ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..) Word PRO Plus 102 Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Onglet RIB / N° Emetteur Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite. Fichier ETEBAC formaté Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne. DEB La fiche Nature des transactions La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Mode de transport Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Condition de livraison Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente. Données 103 Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Nomenclature NC8 Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Divers La fiche NAF Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Code postal Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville. Word PRO Plus 104 Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Département Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Pays Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Tableau de bord Le tableau de bord Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :  Les commandes à traiter,  Les Devis à relancer,  Les rendez-vous du jour,  Mes meilleurs clients,  Le chiffre d'affaires,  Mes meilleurs articles vendus,  Les règlements clients. Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années. Données 105 Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :  La création d’une nouvelle facture,  La modification d’une date d’échéance sur une facture,  Le pointage d’un règlement,  Le dépointage d’un règlement. Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :  L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,  L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,  L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord au format HTML,  Imprimer le tableau de bord,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel. Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce. Sont affichés les devis dont l’état est En cours et dont la date de validité est antérieure à la date du jour. Sont affichés les 5 devis les plus anciens. En cliquant sur Devis à relancer, vous accéderez à la boite d'impression des devis à relancer. En sélectionnant un des devis affiché, vous accéderez à celui-ci. Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé. Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois. Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Les règlements clients Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué. Word PRO Plus 106 Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir) Remarques Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées. Le 2ème tableau de bord Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,  Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre. Consolidation de dossiers ***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques. Liste des données La liste des données La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles. Données 107 1er cas particulier : Liste des articles Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre. 2ème cas particulier : Liste des clients Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :  Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...  Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes... Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations. Bouton de synchronisation et de désynchronisation Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données. Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste. Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante. Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. Les opérations disponibles depuis la liste des données  Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône , Word PRO Plus 108  Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,  Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant. Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues . Propriétés d’une liste Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône . Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes. 109 Ventes Nouvelle pièce Choix du type de pièce à créer Sélectionnez le type de pièce à créer. L'entête de la pièce Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable. Touches à utiliser Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît. Impression automatique d’un BL et d’une facture Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement. Word PRO Plus 110 Grille de tarifs Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué. Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :  L’historique du client,  La consultation des écritures comptables du client,  Les courriers et lettres-types,  Valider,  Valider et Nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier. Appel du client Appel d'un client La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis. Nouveau client Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Ventes 111 Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Le corps de la pièce Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Si vous avez renseigné un dépôt dans la fiche du tiers, c'est ce dépôt qui est indiqué dans le champ Dépôt. En revanche, si aucun dépôt n'a été précisé, il s'agit du dépôt principal. Ce dépôt est alors reporté sur toutes les lignes articles. Vous pouvez, cependant, le modifier sur les lignes articles en affichant la colonne Code dépôt source par l'option Propriétés du menu contextuel. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé. Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats) Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :  Insérer ou supprimer une ligne ,  Insérer des sous-totaux,  Insérer des commentaires par la commande Texte,  Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,  Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,  Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,  Valider,  Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,  Valider et afficher une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes. Saisie des articles Saisie d'un article Word PRO Plus 112 Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article. Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO) Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée. Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO) Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur. Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO) Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés). Nouvel article Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce. Disponibilité du stock par dépôt Si vous possédez la version PRO Multi-Dépôts du logiciel, cette fenêtre apparaît lorsque l'article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné dans le corps de la pièce. Tous les dépôts où l'article est disponible apparaissent et la quantité en stock est alors indiquée pour chacun de ces dépôts. Vous pouvez alors sélectionner un dépôt dans lequel l'article est disponible ou annuler et confirmer le dépôt sélectionné dans le corps. Le pied de la pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Ventes 113 Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. TVA et TPF Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces. Remise Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Remise supplémentaire Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné. Escompte Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Word PRO Plus 114 Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement. Net à payer Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle. Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos. Onglet Règlement Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Ventes 115 Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Cas particulier : les factures d’acomptes A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande. Les factures d'acomptes Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ? Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez. Liste des factures d’acomptes Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées. Impression de la facture d’acompte La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière. Suppression de la facture d’acompte La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée). Transfert comptable de la facture d’acompte La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client Word PRO Plus 116 Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte Génération et impression de la facture finale La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non). Onglet Echéances Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Onglet Champs personnalisés ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Comment ajouter un nouveau champ ? Ventes 117 Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Liste des pièces de ventes La liste des pièces de ventes La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Liste des factures d'acompte Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée. Word PRO Plus 118 Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :  L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,  La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,  L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe. Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation. Liste des devis Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un devis (icône ),  Créer un nouveau devis (icône ),  Supprimer un devis (icône ),  Dupliquer un devis (icône ),  Imprimer un devis (icône ),  Faxer le devis,  Créer un filtre sur les devis (icône ),  Envoyer par e-mail le devis sélectionné,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un devis en commande, BL ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,  Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option). Liste des commandes Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une nouvelle commande (icône ), Ventes 119  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Faxer une commande,  Créer un filtre sur les commandes (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,  Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.  Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients. Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option). Liste des bons de livraison Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un BL (icône ),  Créer un BL (icône ),  Supprimer un BL (icône ),  Dupliquer un BL (icône ),  Imprimer un BL (icône ),  Faxer un BL, Word PRO Plus 120  Créer un filtre sur les BL (icône ),  Envoyer un BL par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un BL en facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option). Liste des factures Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,  Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une pièce,  Créer un filtre sur les factures (icône ),  Envoyer une facture par e-mail,  Imprimer des étiquettes.  Transférer une facture en devis, commande ou BL,  Affecter un code affaire,  Régler une facture,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option), Ventes 121  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé. L'avoir Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir. Opérations depuis la liste des pièces La copie de pièces de ventes La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce. Imprimer une pièce Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.  Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce, Word PRO Plus 122  Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre. Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier. Imprimer avec un autre modèle Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer. Télécopier une pièce Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant. Imprimer des étiquettes Ventes 123 Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu. Envoi d'une pièce par e-mail Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :  Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,  Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée. Le transfert de pièces de ventes Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés. Word PRO Plus 124 Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Transfert en commande fournisseur Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client. Etat des devis ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de mettre en place une gestion des devis. Etat du devis Une liste de quatre états est proposée aux utilisateurs :  En préparation,  En cours,  Refusé  Accepté. Aucun autre état ne pourra être ajouté et ses états ne sont pas modifiable. L’état En préparation est automatiquement affecté Lors de la création d’une pièce. Tant que cet état est sélectionné, la pièce reste modifiable. L’état En cours peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par l’envoi par e-mail ou par fax. Lors de l'envoie par e-mail ou par fax un devis en cours ou en préparation, la date de validité est vérifiée. Si elle est dépassée, un message est affiché pour prévenir que la date de validité n’est plus valable.. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Toutefois, dans les préférences, l’option Autoriser la modification des devis en cours permettra la modification des devis en état En cours. L’état Accepté peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par le transfert ou le regroupement de devis. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. L’état Refusé ne peut être sélectionné que manuellement. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Ventes 125 Il n'est pas possible de rétrograder l'état d'un devis. Par exemple: un devis Accepté ou Refusé ne peut pas de nouveau être En cours ou En préparation. Un devis En cours ne peut pas de nouveau être En préparation. Zone de saisie Cette zone permet de détailler l’état sélectionné. Par exemple : un client qui ne donne pas suite au devis pour des raisons de prix, dans la zone de saisie pour un état Refusé on indiquera prix trop élevés. Règlement de la facture Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.  Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,  Précisez la date du règlement,  Saisissez un commentaire.  Validez l’opération par le bouton OK. Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture. Envoi par e-mail (saisie déportée) Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale. Affecter un code affaire Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client. Regroupement des pièces de ventes Regroupement des pièces de ventes : choix de la période Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces. Word PRO Plus 126 Les regroupements possibles sont :  Devis en Commande, BL ou Facture,  Commandes en BL ou Facture,  BL en Facture. Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer Regroupement des pièces de ventes : choix des clients Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Livraison globale ou partielle des commandes clients Livraison des commandes Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture. Ventes 127 Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes La livraison partielle Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes Traitement des commandes Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Regrouper les pièces d'un même client Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées. Générer un sous-total par Commande Client Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés Word PRO Plus 128 Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible. Relances Les relances Commandes Clients Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de livraison Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Ventes 129 Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Onglet Pièces Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression. Période Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période. N° de pièces Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces. Options Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet. Nombre d’exemplaires La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :  Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.  Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce. Les relances des Devis Ces relances permettent de rééditer la liste des devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances devis du menu Ventes. Date de validité Saisir la date de référence permettant d'indiquer tous les devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Word PRO Plus 130 Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 131 Achats Les relances commandes fournisseurs ***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de réception Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Nouvelle pièce Choix du type de pièce d'achat à créer Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK. Entête de pièce Word PRO Plus 132 Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Touches et icônes à utiliser Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît. Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :  Historique,  Consultation des écritures comptables,  Courriers et lettres types,  Valider,  Valider et affichage d’une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Etiquettes. Appel d'un fournisseur Appel d'un fournisseur Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs. Nouveau fournisseur Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce. Achats 133 Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats Pour saisir très simplement les articles « gammés » dans une pièce d’achat ou de stock, vous devez, dans la colonne Code article du corps de la pièce, saisir le code d’un article collectif. Une fenêtre est alors affichée et permet d’effectuer cette saisie. A gauche de la fenêtre, apparaît la combinaison de l’article collectif. Si vous gérez 2 gammes, le curseur est alors positionné sur Tous dans l’arbre et à droite de l’écran, sont indiqués tous les éléments de la gamme 1 et de la gamme 2 sous forme de tableau à double entrée. En revanche, si vous gérez 3 gammes, le curseur est alors positionné sur le premier élément de la gamme 1 dans l’arbre. Si vous êtes positionnés sur Tous, la saisie s’effectue collectivement c’est-à-dire que vous allez saisir la même information pour toutes les gammes. Dans le champ Sélection, apparaît le type de données que vous allez saisir. Vous pouvez en changer en sélectionnant une autre information dans la liste. Vous pouvez également faire une saisie individuelle pour chaque combinaison de gamme. Il suffit, dans l’arbre de sélectionner l’élément de la gamme 2 pour l’élément de la gamme 1 que vous souhaitez saisir et le tableau, à droite de l’écran se met à jour. En ligne, sont indiqués les éléments de la gamme 2 et en colonne, les informations que vous pouvez saisir. Les informations saisissables dans une pièce d’achats ou une pièce de stock ne sont pas les mêmes :  Pour les pièces de stock, vous disposez de la quantité, du prix de revient et d’un commentaire,  Pour les pièces d’achats, vous disposez de la quantité, du prix unitaire brut, de la remise, du prix unitaire net, de la TVA et du numéro de série. Dès que vous avez effectué votre saisie, validez par le bouton OK. Les articles correspondants aux combinaisons de gammes saisis sont insérés dans le corps de la pièce. Pied de pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce. Attention : Les onglets Règlements et Echéances ne sont pas disponibles en version Standard. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Remise et Remise supplémentaire Word PRO Plus 134 Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais vous pouvez toujours en saisir une manuellement. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement utilisé. Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche fournisseur . Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce. Mise à jour du prix d'achat La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste. Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. Gestion des frais d’approche Si vous avez coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, vous devez saisir, dans vos pièces d ‘achat, vos prix en utilisant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche afin de conserver les frais d’approche que vous avez renseigné dans la fiche article. Dans le cas contraire, si vous ne saisissez pas vos prix dans ces colonnes et que vous avez paramétré des frais d’approche dans votre fiche article, ceux-ci seront écrasés lors de la copie du nouveau prix d’achat. De plus, si vous avez paramétré des opérateurs et des opérandes dans les frais d’approche, ces valeurs seront supprimées et remplacées au profit d’une constante. Si vous n’avez pas coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, lors de la validation du message, le nouveau prix d’achat sera copié dans le champ Prix d’achat de la fiche article et les frais d’approche seront conservés. Liste des pièces d'achats La liste des pièces d'achats La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Achats 135 Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures Fournisseur. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par Date, Code Fournisseur, Raison Sociale ou Numéro de pièce. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Liste des commandes fournisseurs Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une commande (icône ),  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Télécopier une commande,  Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une commande en BR ou facture,  Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Word PRO Plus 136 Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).  Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option), Liste des bons de réception Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée. Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un bon de réception (icône ),  Créer un bon de réception (icône ),  Supprimer un bon de réception (icône )  Dupliquer une pièce (icône ),  Imprimer un bon de réception (icône ),  Télécopier un bon de réception,  Créer un filtre sur les bons de réception (icône ),  Envoyer un bon de réception par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est transféré, vous ne pouvez plus le modifier,  Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option). Liste des factures fournisseurs Achats 137 Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ),  Dupliquer une facture (icône ). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une facture fournisseur,  Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône ),  Envoyer une facture fournisseur par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une facture en commande ou bon de réception,  Régler une facture fournisseur,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Fournisseurs et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. La copie de pièces d'achats La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce. Le transfert de pièces d'achats Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles. Word PRO Plus 138 Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Regroupement des pièces d'achats Regroupement des pièces d'achats : choix de la période Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce d’achat pour plusieurs pièces. Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces d’achats concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces d’achats : Choix des fournisseurs Le type de pièce à générer Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats correspondantes. Voici la dernière étape du regroupement de bons de réception : Le type de pièce à générer Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Achats 139 Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs Réception des commandes fournisseurs Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent. Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler. Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon, sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées. Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception partielle Le traitement des commandes La réception partielle Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la quantité déjà reçue et le reliquat. Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues. Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception des commandes Le traitement des commandes Réapprovisionnement Le réapprovisionnement : choix des articles Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles à commander. Ces articles sont déterminés en fonction du choix du traitement que vous allez effectuer par la suite. Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet Fournisseur). Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur principal. Si aucun fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend automatiquement le premier fournisseur trouvé. La gestion de plusieurs fournisseurs est disponible uniquement à partir de la version PRO. Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles. En version PRO Multi-Dépôts, indiquez le dépôt sur lequel vous souhaitez effectuer le réapprovisionnement. Par défaut, est indiqué le dépôt principal mais vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le dépôt que vous choisissez sera affecté à la commande fournisseur générée par le réapprovisionnement. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : L'intervalle de sélection Le choix du traitement Word PRO Plus 140 Exemple de calcul de réapprovisionnement Le réapprovisionnement : intervalle de sélection Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement automatique. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement Le réapprovisionnement : choix du traitement Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes. Fonctionnement du réapprovisionnement automatique Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel (lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir). Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article. Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :  Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes fournisseurs). Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.  Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte) Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte Calcul des quantités à commander La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de réapprovisionnement sélectionné. Le calcul s’effectue en deux temps : Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :  Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel  Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel  Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement. Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante. Achats 141 Exemple de calcul de réapprovisionnement Résultat du réapprovisionnement Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour honorer vos commandes clients. Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander. Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées. Exemple de calcul du réapprovisionnement Pour l’article CD-ROM : Le stock physique est égal à 650. Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM. Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM. Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs). Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000. Le multiple de réapprovisionnement est de 100. Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner). Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas : Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs). La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600. La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100) La quantité à commander est de 1400. Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150. La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1900. Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte). L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement. Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte). La quantité de référence est le stock actuel : 650. La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1400. Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Word PRO Plus 142 Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 143 Stock Nouvelle pièce Choix du type de pièce de stock à créer Sélectionnez le type de pièce à créer et validez par OK. La saisie des articles Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placez-vous dans la liste des Transferts inter-dépôts, des Bons d’entrée ou des Bons de sortie par le menu Stock + Transferts inter-dépôts, Bons d’entrée ou Bons de sortie puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. La grille de saisie proposée est identique pour les bons d'entrée, les bons de sorties, les transferts inter-dépôts ou l'inventaire. Si vous gérez plusieurs dépôts (uniquement en version PRO Multi-Dépôts), dans le champ Dépôt de l'entête de la pièce, vous devez indiquer le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, c'est le dépôt principal. Ce dépôt est alors reporté sur toutes les lignes articles mais vous pouvez également le modifier sur les lignes articles. Pour les transferts inter-dépôts, vous devez indiquer le dépôt dans lequel les articles doivent être prélevés et le dépôt destinataire. Ces dépôts sont repris dans les lignes articles mais vous pouvez également les modifier. Touches à utiliser  La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,  Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,  La touche F4 ou l'icône permet d'obtenir la liste des articles.  Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre. Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur l’état de stock de l’article saisi. Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la quantité n'a pas été saisie. La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par dépôt (uniquement en version PRO Multi-Dépôts) puis par code article, désignation ou code famille en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce. Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable. Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce, imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage. Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de navigation. Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Word PRO Plus 144 Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Liste des pièces de stock La liste des pièces de stock Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Transferts inter-dépôts et Inventaires. Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou par numéro de pièce. La version PRO Multi-Dépôts vous permet également de trier les pièces en fonction du dépôt : afficher les pièces d'un dépôt ou les pièces tous dépôts confondus. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Liste des bons d’entrées Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon d’entrée,  Supprimer un bon d’entrée (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon d’entrée. Liste des bons de sorties Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon de sortie,  Supprimer un bon de sortie (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités sorties,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon de sortie. Liste des ordres de fabrication Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Visualiser l’ordre de fabrication, Stock 145  Supprimer un ordre de fabrication (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de fabrication. Liste des inventaires Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,  Supprimer un inventaire (icône ). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement, vous ne pouvez plus le supprimer,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans l’inventaire. Liste des transferts inter-dépôts Depuis la liste des transferts inter-dépôts, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un transfert,  Supprimer un transfert (icône ),  Imprimer un transfert,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le transfert. Impression d'une pièce de stock Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock. Cet écran propose différents critères d’impression :  Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,  L’application d’un tri (Option non disponible en version Standard). Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier. Saisie de l'inventaire L'inventaire L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos locaux c’est-à-dire le stock réel. Sur cette étape, vous devez indiquer si vous souhaitez réaliser un inventaire sur tous les articles ou une sélection. Par défaut les articles en sommeil et non facturables ne sont pas pris en compte dans l’inventaire à moins que vous ne cochiez l’option adéquate dans les préférences du dossier. Word PRO Plus 146 Si vous cochez l'option Proposer par défaut la quantité du stock actuel, dans la saisie de l'inventaire, la valeur dans la colonne Quantité correspond au stock actuel de l'article. Dans le cas contraire, cette colonne est à 0. Dans le champ Dépôt, par défaut, est sélectionné le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire : Date de l'inventaire Saisie de l'inventaire Date de l'inventaire Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain. Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/04. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces auront comme date le 26/10/04. Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire : Saisie de l'inventaire Saisie de l'inventaire Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock. En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart. La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante. Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements concernant les mouvements de cet article. La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de cet article dans le logiciel. Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône . Un message de confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y aura aucune conséquence sur le stock. Conséquences de la validation de l’inventaire  Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,  L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,  Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de fabrication sont supprimés,  L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce prix. Mise à jour des tarifs Mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs permet de :  Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente) Stock 147  Réactualiser les prix des articles composés,  Recopier des tarifs entre eux très rapidement,  Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,  Modifier éventuellement la date d’application,  Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,  Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du pourcentage. La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock. Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes. Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier, l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande. Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier, l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande. Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération doit être faite. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : Le choix du type de données à modifier Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le choix du tarif à dupliquer Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour : choix du tarif à modifier Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement. Word PRO Plus 148 Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Choix des articles à modifier Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon différents critères. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Intervalle de sélection Cette étape s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte pour la mise à jour des tarifs. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Le récapitulatif de la mise à jour Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire. Mise à jour de tarifs : la grille de saisie Stock 149 En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider. Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de vente TTC. Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur. Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification. Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez (Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs. Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône puis sur Oui pour valider définitivement la mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler l’opération. Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif à mettre à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour des grilles de tarifs Mise à jour des grilles de tarifs Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs. Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Choix des données à modifier Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle de familles d'articles Modification du tarif Choix des données à modifier La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles d’articles ou sur un intervalle. Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à Word PRO Plus 150 jour s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et des lignes familles d’articles qui composent ces grilles. Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle . Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des grilles de tarifs Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs. Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des familles d'articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise à jour. Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs : Modification du tarif Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Assemblage / Désassemblage Assemblage / Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu Stock (onglet OF). Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape. Stock 151 Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés, une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements), le dépôt à partir duquel l'opération doit être effectuée (uniquement en version PRO Multi-Dépôts) et un commentaire. Par défaut, est indiqué le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage : Word PRO Plus 152 Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : récapitulatif Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent. 153 Opérations Ecart de règlements ***Non disponible en version Standard*** Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements. Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements. Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants. Ecart maximal Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant. Date Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée. Mode de règlement Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart. Commentaire Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les règlements clients ou fournisseurs. Règlements clients Les règlements clients Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes. Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le bouton Régler. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque. La recherche d’un client Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :  Cliquer sur les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des clients. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Word PRO Plus 154 Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode de règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque.  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que le client a réglé toutes ses factures. Dépointer tout Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en cours. Le menu contextuel offre les options suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement, Opérations 155  Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée,  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Affectation du paiement Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Affectation du règlement Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même montant que le règlement saisi. Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date d’échéance. Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le bouton OK. Remise en banque La remise en banque Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en banque. Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la devise dans la liste déroulante. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.  Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Word PRO Plus 156  Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque remise), le libellé et la date de remise en banque. Si lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en avertit.  Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme lettre de change ou prélèvement.  Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.  Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Pointage pour remise des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en banque. Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider. Les règlements de type LCR ou Prélèvement  Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.  Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque.  Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.  L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Modifier le RIB Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la partie basse de la fenêtre. Lettre de change relevé Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR. Validez par OK. Opérations 157 Impression du bordereau de remise en banque Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Règlements fournisseurs Les règlements fournisseurs Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats. Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été saisis soit directement dans ce module soit dans les factures. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements décaissés et ceux à décaisser. La recherche d’un fournisseur Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :  Utiliser les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des fournisseurs. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de cette option, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste fournisseurs, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichés correspondent au fournisseur que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste fournisseur. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Word PRO Plus 158 Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des décaissements.  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne marchera pas. Tout dépointer Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du fournisseur en cours. Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement,  Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Affectation d'un règlement fournisseur Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Opérations 159 Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Décaissements fournisseurs Les décaissements fournisseurs Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements émis à décaisser. Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez. Choix du type de remise Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque décaissement), le libellé et la date de décaissement. Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB. L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini comme étant un chèque. Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque. Pointage pour décaissement des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser. Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel + Valider. Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers. Word PRO Plus 160 La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un premier temps pour les règlements par chèque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Opération de virement Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque où le décaissement va être effectué. Validez par OK. Impression du bordereau de décaissement Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez effectuer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Générer les prélèvements/virements Générer les prélèvements/virements ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de générer automatiquement des règlements clients ou fournisseurs à partir d’échéances non réglées. Cette option est accessible depuis le menu Opérations + Générer les Prélèvements/Virements.  Choisissez le type de tiers à traiter,  Indiquez les dates d’échéances à traiter,  Sélectionnez la devise pour laquelle vous souhaitez régler les échéances. Par défaut, est sélectionnée la devise du dossier. Une seule devise à la fois est traitée,  Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des clients Sélection des fournisseurs Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des clients Dans cette étape, vous devez sélectionner les clients à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  Sur la classification en choisissant un statut,  En indiquant un intervalle de codes clients,  En précisant un intervalle de familles de clients,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Opérations 161 Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des fournisseurs Dans cette étape, vous devez sélectionner les fournisseurs à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  En indiquant un intervalle de codes fournisseurs,  En précisant un intervalle de familles de fournisseurs,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des modes de règlement Sélectionnez les modes de règlements pour lesquels vous souhaitez traiter les échéances correspondantes. Indiquez un intervalle de modes de règlements ou même le type de règlement à traiter. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Voici les autres étapes : Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Date et commentaire de paiement Indiquez la date à laquelle le paiement doit être généré ainsi que le commentaire à affecter à la ligne de paiement. Toutes les échéances trouvées par le logiciel auront la date de paiement et le commentaire saisis. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’opération. Voici la dernière étape : Génération automatique des paiements Génération automatique des paiements Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les échéances non réglées correspondant aux critères définis dans l’assistant. Pour chaque échéance, sont indiqués le code tiers, le mode de règlement, la date de paiement indiquée dans l’assistant, le montant de l ‘échéance, le commentaire saisi dans l’assistant et la date d’échéance. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les échéances affichées. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les échéances pointées. Lorsque vous sélectionnez ces échéances, le champ Total pointé est mis à jour et correspond à l’ensemble des échéances pointées. Le menu contextuel permet de :  Tout pointer,  Tout dépointer, Word PRO Plus 162  Modifier le RIB,  Propriétés. Validez par le bouton OK pour générer les paiements correspondants. Un message de confirmation est affiché. Validez pour les générer ou refusez pour retourner dans la liste des échéances. Après la génération des paiements, vous pouvez accéder à la remise en banque afin de remettre en banque les paiements générés. Transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Cette option permet de transférer directement vos écritures dans EBP Comptabilité. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les écritures doivent être récupérées. Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de ventes, achats, TVA, échéances, règlements clients et fournisseurs enregistrées dans votre gestion commerciale. L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable. ATTENTION !! Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir, compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier. Options du transfert comptable Opérations 163 Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou d'articles selon le choix effectué dans le bouton Comptabilité des préférences du dossier. Il est possible de retransférer des pièces qui ont déjà été comptabilisées. Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. » Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité. Paramétrage du transfert en comptabilité Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements. Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans votre dossier comptable. Paramétrage des numéros de compte Les comptes comptables sont repris soit :  Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),  Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche,  Dans les préférences du dossier (onglet Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la famille. La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est paramétrable uniquement dans les préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations. TVA : Taux, compte comptable et type de TVA Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et de TPF. Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des articles. Tiers : racine de compte Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut. En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois modifiable. Journaux de ventes et d'achat Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement Word PRO Plus 164 Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs). Transfert comptable des règlements Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie : les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque, vous indiquez le compte et le journal de trésorerie. Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. 1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte comptable (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal d’encaissement : 411 au crédit 511 au débit Pour le journal de banque : 511 au crédit 512 au débit 2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement. N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal de banque : 411 au crédit 512 au débit Communication Entreprise-Expert Cette option permet de transférer vos écritures comptables vers un autre logiciel que EBP Comptabilité. Cependant, pour effectuer cette opération, il faut que le logiciel Communication Entreprise Expert soit installé sur votre ordinateur. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Opérations 165 Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et le logiciel Communication Entreprise-Expert sera lancé afin de générer le fichier au format souhaité. Lettres de relance La lettre de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax. La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations. Date de référence La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui. Nombre minimal de jours de dépassement C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence. A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la date de référence plus le nombre de jours de dépassement. Seuils Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse ce seuil. Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera. Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance ne s’éditera. Options Quatre niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes. Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client. Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance. Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel applique la lettre de niveau le plus élevé. Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas. Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client. Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre. Sélection automatique du texte de la relance Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance incrémenté. Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les clients. Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients. Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que vous choisissez dans la liste déroulante. Word PRO Plus 166 Télécopier une lettre de relance Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client. Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro et le nom de l’interlocuteur. DEB La DEB ***Fonction non disponible en version millésimée*** La DEB un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens. Vous avez la possibilité d ‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions (départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée. Seuils depuis le 01/01/2002 : INTRODUCTION EXPEDITION NIVEAU > 2 300 000 € > 2 300 000 € 1 – Détaillé avec valeur statistique > 230 000 € > 460 000 € 2 – Détaillé mais valeur statistique facultative > 100 000 € > 100 000 € 3 – Simplifié < 100 000 € 4 – Simplifié avec données limitées < 100 000 € Pas de déclaration Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes doivent être saisies :  Le numéro d’identification pour votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),  Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences + D.E.B.). Cependant, ces informations restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,  La nomenclature UE et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés sur la UE ( Données + Stock + Articles, onglet Complément), Opérations 167  Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels vous traitez sur la UE (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu Données). Validation de la DEB Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont définis de type UE.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,  Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant, les informations restent modifiables,  Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,  Indiquez la date que la déclaration doit avoir,  Saisissez une référence si besoin,  Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,  Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA réalisées. Quelques explications sur les différentes colonnes : Valeur fiscale : correspond au montant net HT et cette information est éditée sans décimale. Régime : fixe la nature de l’opération Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires et cette valeur est éditée sans décimale. Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1. Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres). Pour obtenir plus d’informations sur la DEB, vous pouvez cliquer sur le lien Plus d’infos sur Internet qui vous connectera au site du ministère des finances et affichera une page concernant la DEB. Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité d’en saisir des supplémentaires. Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône . Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom. C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde auparavant. Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes. Exemple de calcul de la valeur fiscale Le 15 du mois M, la société B expédie les biens à l’attention de la société A. Les biens sont réceptionnés par la société A le 18 du mois M, date à laquelle la société B établit sa facture pour un montant hors taxe de 12 000 €. La facture 18 du mois M établie par la société B à l’attention de la société A se présente schématiquement de la façon suivante : Word PRO Plus 168 Société B Société A Facture n° 150 du 18 M Produits A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % - 1000 € Produits B (NC 15) 3000 € Produits C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % - 1000 € Sous-total 1 10000 € - Remise de 10 % - 1000 € Sous-total 2 9000 € + Divers + 2000 € + Frais de transport + 1000 € Total général 12000 € Dans cette hypothèse, la facture du 18 du mois M emporte exigibilité de la TVA. Afin d’établir sa DEB à l’introduction au titre du mois M, la société A doit, en regard de la facture du 18 du mois M, déterminer, pour chaque produit possédant une nomenclature douanière différente, une valeur fiscale de la façon suivante : Prix d’achat du produit A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % (25 % x 4000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit B (NC 15) 3000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % (20 % x 5000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (40 % x 1000 €) - 400 € + Divers (40 x 2000 €) + 800 € + Frais de transport (40 % x 1000 €) + 400 € soit : 4800 € Génération d'un fichier Intracom Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête de la DEB, soit après la validation de cette dernière. Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour la transmission par voie informatique des informations statistiques. Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre. Depuis la gestion commerciale, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées : 1. Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8. Opérations 169 2. Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code 25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB. Remarque Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB. Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans la Gestion Commerciale (en particulier par rapport aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois. Impression de la DEB Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions. Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens. L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé. Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour effectuer votre déclaration Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs éditées ou sur le bouton Imprimer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Facturation périodique Génération des factures périodiques Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option Factures périodiques. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes. Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer. Mise à jour des facturations périodiques La Mise à jour des facturations périodiques permet de faire un traitement global ou non sur le paramétrage des factures périodique du dossier. La Mise à jours des facturations périodiques s'effectue par le menu Facturation périodique, du menu Opérations. Cet assistant permet d'activer ou désactiver les options Actualiser les prix et Appliquer les promotions dans les fiches de paramétrage des facturation périodiques. Voici les autres étapes de la mise à jour des facturations périodiques : Choix de l'option, Choix des Données à modifier, Choix des fiches à modifier, Intervalle de sélection, Récapitulatif de la mise à jour. Word PRO Plus 170 Récapitulatif de la mise à jour Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire. Alertes Alertes sur la facturation périodique Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les alertes du jour paramétrées sur la facturation périodique. Pour chaque alerte, sont indiquées la date d’alerte et la raison sociale du client concernée par l’alerte. Tant que vous n’avez pas imprimé une alerte, elle est conservée dans cette fenêtre. Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner simultanément toutes les alertes affichées. Le bouton Désélectionner tout permet de décocher toutes les alertes cochées. Le bouton Supprimer permet de supprimer définitivement les alertes de la fenêtre. Aucun traitement ne pourra être effectué sur ces alertes. Dès que vous avez sélectionné les alertes à traiter, cliquez sur le bouton OK. Impression des alertes Pour les alertes sélectionnées, vous devez choisir les impressions à effectuer. Vous pouvez éditer la liste des clients et un courrier. L’édition de la liste des clients affiche la fenêtre d’impression des clients et l’impression d’un courrier affiche la fenêtre des courriers et lettres types. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Les alertes seront alors considérées comme traitées et elles n’apparaîtront plus dans la liste des alertes à traiter. Les boîtes d’impression apparaîtront l’une après l’autre. En cliquant sur le bouton Annuler, vous revenez dans la liste des alertes à traiter. Classification des clients Définition des classifications La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille, laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité. Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation. Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans Opérations + Classifications des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône . Les icônes et permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône pour le supprimer. Remarque Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à aucun des critères. Opérations 171 Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Paramétrage de la grille Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des classifications. Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :  Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour laquelle la condition est remplie,  Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie.  Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé sur la période la plus récente. Légende 1. Activation de l'intervalle de période 5. CA minimum 2. Période la plus proche 6. CA maximum 3. Période la plus éloignée 7. Grille de statuts 4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client. Mise à jour de la classification La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations + classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation. La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille. Word PRO Plus 172 La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option supplémentaire. Exemple de classification sur la périodicité Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? 1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. 2. Créez les statuts Prospect et Client. 3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille. 4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de. 5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant. 6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période. Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004,  En date du 15/02/2004,  En date du 01/01/2004,  En date du 15/12/2003,  En date du 01/11/2003,  En date du 01/01/2000. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003. Opérations 173 Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension. Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas. 2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003, 1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003. Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la condition est remplie, soit la 3ième ligne. Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT. Exemple de classification sur le chiffre d'affaires Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires. Création de factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :  Une facture de 500 Euros HT,  Une facture de 1000 Euros HT,  Une facture de 5000 Euros HT,  Une facture de 30000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de 36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000. Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent. Word PRO Plus 174 Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant : la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite. Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT. 2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN. 3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à 1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE. 4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT, une facture de 10000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de 17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du statut BON. Exemple de classification selon le double critère Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,  En date du 15/02/2004 pour 2000 Euros HT,  En date du 01/01/2004 pour 1500 Euros HT,  En date du 15/12/2003 pour 5000 Euros HT,  En date du 01/11/2003 pour 20000 Euros HT, Opérations 175  En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros, Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros. Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT La mise à jour de la classification La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients ou sur une sélection de clients en précisant l'intervalle dans l'étape suivante. En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais également la classification réelle. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour. Une sélection de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code client. Une sélection de familles de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour. Une sélection de commerciaux Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour. EBP Gescom Pocket Envoi des données vers le PDA En mode socle Envoi des données vers le PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant l’envoi des données vers le PDA en mode mobile, cliquez ici. Avant d’effectuer l’envoi des données, il faut installer le logiciel ActiveSync qui est généralement fourni avec le PDA ou le télécharger sur le site de Microsoft. Après installation de l’application, ActiveSync est automatiquement lancé si le PDA est connecté au PC. Suivez les différentes étapes de paramétrage et dans l’étape de paramétrage des synchronisation, vous devez cocher l’option Fichiers. Word PRO Plus 176 Si l’option Fichiers n’a pas été cochée lors du paramétrage d’ActiveSync, vous pouvez le faire par le menu Outils + Options dans ActiveSync. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Choix du commercial Indiquez le commercial pour lequel vous souhaitez envoyer les données. Si vous cliquez sur l’icône , vous accédez alors à la liste des commerciaux. Seuls les commerciaux pour lesquels vous avez coché l’option Disponible sur PDA apparaissent dans cette liste. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Tous les commerciaux voient tous les clients Lorsque vous envoyez vos données vers le PDA, ce sont les clients du commercial sélectionné qui sont envoyés. Cependant, vous pouvez demander à envoyer tous les clients en cochant l’option Tous les commerciaux voient tous les clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des articles en mode socle Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Sélection des articles en mode socle Pour une aide sur la sélection des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des articles en mode socle Opérations 177 Pour une aide sur l’intervalle des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des familles d’articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des fournisseurs en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Sélection des clients en mode socle Pour une aide sur la sélection des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des clients en mode socle Word PRO Plus 178 Pour une aide sur l’intervalle des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle de familles de clients en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des familles de clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Validation du traitement en mode socle Validation du traitement en mode socle Pour une aide sur la validation du traitement en mode mobile, cliquez ici. La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et l’envoi des clients ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode Socle. Il faut, d’ailleurs, que le PDA soit sur son socle pour pouvoir récupérer les données. En mode mobile Envoi des données vers le PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * L’envoi en mode mobile n’est possible que si vous avez un code de débridage qui mentionne le mode mobile. Si vous allez dans le menu ? + Licence, il doit être indiqué Gescom Pocket (GPRS). Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA en mode mobile. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cochez l’option Envoi en mode mobile. E-mail Cette adresse e-mail vous permet de recevoir le rapport d’envoi des données. Indiquez donc l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir ce rapport. Commerciaux Opérations 179 Vous pouvez envoyer tous les commerciaux ou une sélection de commerciaux. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des commerciaux en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des commerciaux en mode mobile PDA Cette étape n’est affichée que si, dans l’étape précédente, vous avez choisi d’envoyer une sélection de commerciaux. Indiquez donc l’intervalle des commerciaux à traiter pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Word PRO Plus 180 Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Opérations 181 Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle de familles de clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Validation du traitement en mode mobile Validation du traitement en mode mobile La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et la sélection des commerciaux ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode mobile. Réception des commandes passées sur un PDA Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant la réception des pièces passées sur le PDA en mode mobile, cliquez ici. Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors vérifier la présence du fichier Orders.xml dans le répertoire \Mes documents\Nom du PDA Mes documents\EBP. Ce répertoire est également le répertoire d’échange pour l'envoi des données vers le PDA en mode socle. Ce répertoire apparaît sur le bureau du PC. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Pour valider le transfert, le PDA doit être sur son socle. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Word PRO Plus 182 Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. Une fois que le fichier est importé, le fichier n’est pas supprimé du répertoire. Cependant, si on réessaie l’import du même fichier, un message est affiché indiquant qu’aucune pièce n’a été importée. Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cochez l’option Réception en mode GPRS, indiquez la période des pièces à récupérer et cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors interroger le serveur pour vérifier la présence d’un fichier contenant des pièces à importer. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. 183 Impressions Sélection des affaires Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et le nom de la première et dernière affaire. Sélection des articles Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection d'articles :  La définition d'un intervalle d'articles,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des articles et cliquez sur l’icône . Sélection des clients Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de clients :  Le filtre sur la classification. Si vous avez paramétré une classification des clients, les différents statuts clients sont proposés dans une liste déroulante. Vous pouvez ainsi n'imprimer que les clients répondant à une classification précise,  La définition d'un intervalle de clients,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des clients et cliquez sur l’icône . Sélection des commerciaux Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres. Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Sélection des familles articles Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des familles clients Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours. Word PRO Plus 184 Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des familles fournisseurs Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des fournisseurs Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de fournisseurs :  La définition d'un intervalle de fournisseurs,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône . Sélection du dépôt Indiquez le premier et le dernier dépôt à prendre en compte pour l'impression. Si vous souhaitez que l'impression tienne compte de tous les dépôts, cochez l'option du même nom. Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, des fonctions deviennent accessibles par le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou par le volet de navigation. Imprimer Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à imprimer et le nombre de copies. Exporter au format PDF Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert sous ACROBAT. Exporter au format RTF Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un format texte qui est lu par Word. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Impressions 185 Exporter au format JPEG Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format TIFF Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format HTML Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format EXCEL Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Envoyer par mail Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF. Copier Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que WORD. Zoom Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :  200 %,  150 %,  100 %,  50 %,  25 %,  Largeur de page,  Page entière. Impression des billets à ordre ***Non disponible en version millésimée*** Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous devez suivre la procédure suivante : 1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu Données. 2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations + Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment. 3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre. 4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre. Word PRO Plus 186 Dans la fenêtre d’impression :  Précisez la période à prendre en compte.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du portefeuille des devis Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu Impressions. Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, déterminez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du portefeuille des commandes Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille des commandes du menu Impressions. Impressions 187  Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou réception),  Choisissez le type de commandes : Non livrées, Soldées ou Toutes,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition, Le tri par code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes dans lesquelles ils figurent,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de la relation client *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions. Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.  Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,  Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées seront imprimées) ou toutes les actions,  Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses statistiques, sans le détail des actions par affaire,  Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone Type d’action,  Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,  Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,  Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients, Remarque Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :  Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Word PRO Plus 188 Code affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.  Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non exécutées.  Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et positionnez le tri Commercial en premier.  Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.  Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code affaire et positionnez le tri Code affaire en premier. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des étiquettes Pour imprimer des étiquettes fournisseurs, clients ou articles, utilisez la commande Fournisseurs, Clients ou Articles Stock du menu Impressions + Etiquettes. Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de fournisseurs, clients ou articles en personnalisant l’intervalle dans l’onglet Fournisseurs, Clients ou Articles. Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition. Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires souhaité. Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'échéancier ***Fonction non disponible en version millésimée*** Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs. Impressions 189 L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, indiquez une sélection de modes de règlements,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du relevé de factures Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions. Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre,  Les modèles disponibles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des encours dépassés Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions. Word PRO Plus 190 Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le montant du dépassement.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des paiements Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici. Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions. Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs. Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l’onglet Mode de règlement, précisez un intervalle de modes de règlement,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des bordereaux de remise en banque Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu Opérations + Remise en banque. Impressions 191  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Impression des bordereaux de décaissements Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de décaissements qui ont été réalisés par le menu Opérations + Décaissements.  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des lettres-chèque Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations + Décaissements. Word PRO Plus 192  Indiquer les numéros de remise,  Indiquez la période sur laquelle les remises ont été effectuées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du tableau de bord Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions. Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau. Vous avez la possibilité d’éditer en kilos Euros. Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Pièces Impression des pièces Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cela vous permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée. Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.  Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures fournisseurs.  Précisez la période à prendre en compte,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre si besoin afin d’alléger le nombre de pièces à imprimer,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à imprimer.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Impressions 193 Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression des pièces Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Pièces non imprimées Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas contraire, toutes les pièces sont imprimées. Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires. Traites Impression des traites Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions. Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, indiquez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients. Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 194  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Onglet Pièces L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte. Dates déchéances Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer. Liste des pièces Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du menu Impressions + Listes des pièces. Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures. Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.  Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez avoir la liste.  Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères particuliers,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,  Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les pièces de ventes), définissez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression de la liste des pièces de ventes Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes. Impressions 195 Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Options d'impression de la liste des pièces d'achats Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Journaux Ventes Impression du journal de ventes Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,  Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer par Win générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Word PRO Plus 196  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, précisez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression du journal de ventes L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Achats Impression du journal d'achats Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre,  Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs, Impressions 197  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression du journal d'achats L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Courriers et lettres types Courriers et lettres types clients et fournisseurs Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu Impressions. Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs. Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit. Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles. La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Aller dans le répertoire EBP \ GESTION \ LETTRES par l’explorateur Windows, Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur la touche Shift, Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type". Création d’une lettre Pour créer une lettre, cliquez sur le bouton Créer. Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans la Gestion Commerciale (ex : le code client). Word PRO Plus 198 Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client. Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône et elle sera sauvegardée au format RTF. Modification d’une lettre Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier + Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine. Consultation d’une lettre Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type . Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers. Un saut de page est généré entre chaque lettre. Impression d’une lettre Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition. Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs. Envoi d'un mailing commercial par le Net La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail). Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes. Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et les autres destinataires s’inscrivent en CCI. Création d'un classeur Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau puis saisir le nom du classeur. Création d'une lettre Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste. Données Impression des affaires Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition, Impressions 199  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des articles Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des clients Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 200  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des commerciaux Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Commerciaux, indiquez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles d'articles Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles de clients Impressions 201 Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez une sélection de familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles de fournisseurs Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez un intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des fournisseurs Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions, Word PRO Plus 202  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des textes standards Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions + Données. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Articles collectifs Impression des articles collectifs Pour imprimer les articles collectifs, utilisez la commande Articles Collectifs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une liste. Cependant, vous pouvez la personnaliser en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles collectifs, précisez une sélection d’articles collectifs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des articles collectifs Impressions 203 Définissez ici les articles collectifs à prendre en compte pour l’impression de la liste des articles collectifs en indiquant le code et la désignation du premier et du dernier article collectif. Banques Impression des banques Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des banques Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code et le nom de la première et dernière banque. Codes remises Impression des grilles de remise Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante.  Sélection des remises Word PRO Plus 204 Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise. Collections Impression des collections Pour imprimer les collections, utilisez la commande Collections du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle est une liste. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, indiquez une sélection de collections. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des collections Définissez ici les collections à prendre en compte pour l’impression de la liste des collections en indiquant le code et la désignation de la première et dernière collection. Devises Impression des devises Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Dépôts Impression des dépôts Impressions 205 Pour imprimer les dépôts, utilisez la commande Dépôts du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des dépôts ou une fiche détaillée de chaque dépôt en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Dépôts, indiquez une sélection de dépôts. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des dépôts Définissez ici les dépôts à prendre en compte pour l’impression de la liste des dépôts en indiquant le code et le libellé du premier et dernier dépôt. Frais de port Impression des frais de port Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Frais de port, précisez un intervalle de frais de port. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des frais de port Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant le code et le libellé du premier et dernier frais de port. Grilles de tarifs Impression des grilles de tarifs Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions + Données. Word PRO Plus 206  L'option Famille article puis par code article permet de trier dans la partie Articles de la grille de tarifs les articles par code famille puis par code article,  Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des grilles de tarifs Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif. Localisations / Rayons Impression des localisations / rayons Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations / Rayons du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Localisations, définissez l’intervalle de localisations. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des localisations Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation. Modes de règlement Impression des modes de règlement Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé, Impressions 207  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, définissez l’intervalle des modes de règlements. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des modes de règlement Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement. Promotions ou soldes Impression des promotions ou soldes Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou soldes du menu Impressions + Données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Promotions, définissez l’intervalle des promotions ou soldes. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des promotions ou soldes Définissez ici les promotions ou soldes à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions ou soldes en indiquant le code et le libellé de la première et dernière promotion ou solde. Unités Impression des unités Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant, Word PRO Plus 208  Dans l’onglet Unités, indiquez la sélection des unités. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des unités Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code et le libellé de la première et dernière unité. Gammes Impression des gammes Pour imprimer les gammes, allez dans le menu Impressions + Données + Gammes.  Sélectionnez les gammes à imprimer,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des gammes. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Gammes, sélectionnez un intervalle de gammes. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des gammes Dans cet onglet, définissez un intervalle pour chaque gamme en indiquant le premier et le dernier code de la gamme. DEB Conditions de livraison Impression des conditions de livraisons Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Dans l’onglet Conditions de livraisons, précisez un intervalle de conditions de livraison. Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Impressions 209 Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Sélection des conditions de livraison Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison. Modes de transport Impression des modes de transport Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des modes de transport Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport. Nature des transactions Impression des natures de transactions Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Natures de transactions, précisez une sélection de natures de transaction. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options : Word PRO Plus 210  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des natures de transaction Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction. Nomenclatures NC8 Sélection des nomenclatures NC8 Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8. Impression des nomenclatures NC8 Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Divers Impression des départements Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Nom,  Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays. Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Impression des pays Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers. Impressions 211 Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Codes NAF Impression des codes NAF Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes NAF, déterminez une sélection de codes NAF. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des codes NAF Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer. Codes postaux Impression des codes postaux Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Ville,  Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes postaux, indiquez une sélection de codes postaux, Word PRO Plus 212  Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez un intervalle de départements ou pays. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des codes postaux Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal. Sélection des départements et pays Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé du premier et dernier département et pays. Barèmes DEEE Impression des barèmes DEEE Pour imprimer les barèmes DEEE, allez dans le menu Impressions + Données + Divers + Barèmes DEEE.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des barèmes DEEE. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet DEEE, précisez un intervalle de DEEE. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des barèmes DEEE Définissez ici les barèmes DEEE à prendre en compte pour l’impression de la liste des barèmes DEEE en indiquant le libellé du premier et du dernier barème DEEE. Historique des ventes Impression de l'historique des ventes par client Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions + Historique des ventes. L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT. Impressions 213  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez également si les articles vendus par client doivent être triés par code ou par date de vente,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez un intervalle de commerciaux,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'historique des ventes par article Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.  Indiquez la période d'impression,  Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces composants qui seront édités,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  L'option Ne pas imprimer le détail permet d'ignorer le détail pour chaque article et de n'imprimer qu'un total par article,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Historique des achats Impression de l'historique des achats par fournisseur Word PRO Plus 214 Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Historique des achats. L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Articles, sélectionnez un intervalle d'articles,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'historique des achats par article Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des achats. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Statistiques Impression des commissions commerciaux Impressions 215 Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques. Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.  Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le chiffre d’affaires réalisé ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le chiffre d’affaires encaissé,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Synthèse des achats / ventes par collection Pour imprimer la synthèse des achats / ventes par collection, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Synthèse des achats / ventes par collection. Cette édition indique pour chaque fournisseur de chaque collection, les quantités achetées sur la période de réception, les quantités vendues sur les 3 périodes de références et la différence entre les quantités achetées et les quantités vendues.  Indiquez la période de réception et les 3 périodes de référence,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, précisez un intervalle de collections,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Articles Impression des statistiques articles Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Word PRO Plus 216 Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques par famille d'articles Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles d’articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 217 Impression des statistiques par collection Pour imprimer les statistiques par collection, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Articles + Collections. Les statistiques par collection permettent d’obtenir pour chaque collection le chiffre d’affaires, la marge et la quantité sur la période donnée ainsi que le report des mois antérieurs et un total égal à la période + le report. Vous pouvez également éditer des palmarès sur la marge, le chiffre d’affaires et la quantité.  Indiquez la période d’impression,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les collections par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières collections de ce classement,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, définissez l’intervalle des collections. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Clients Impression des statistiques clients Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF, Word PRO Plus 218  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques par famille de clients Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez l’intervalle des familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques comparatives Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.  Définissez les 4 périodes à comparer,  Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,  L’édition peut être effectuée en kilos + devise du dossier en cochant l’option appropriée,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé, Impressions 219  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques croisées clients *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial, Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Fournisseurs Impression des statistiques par famille de fournisseurs Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce classement,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez l’intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 220  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques fournisseurs Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques croisées fournisseurs ***Disponible uniquement en version PRO*** Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé, Impressions 221  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Stock Impression des mouvements de stock Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL, Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires) ou sur une sélection. Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'état de stock Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle d’impression utilisé, vous obtiendrez :  Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,  Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,  Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,  Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report des mois antérieurs et un total.  Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.  Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Par défaut, les articles dont le stock est nul ne sont pas édités. Si vous souhaitez qu'ils soient imprimés, cochez l'option prévue à cet effet,  Dans l'onglet Articles, indiquez une sélection d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Word PRO Plus 222 Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du palmarès de rotation ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,  Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option Imprimer les permet d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du palmarès des commandes ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles commandés par référence.  Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs.  Dans l’onglet Articles, définissez un sélection d’articles.  Choisissez le tri à appliquer : quantité (vendue) ou valeur (chiffre d’affaires).  Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Devises, sélectionnez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. Impressions 223 A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du réapprovisionnement Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de la disponibilité Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande Disponibilité du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes fournisseurs.  Indiquez la date de livraison prévue,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF, Word PRO Plus 224  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. 225 Outils Recalcul des données Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils. Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des articles (entrée / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre un certain temps. Réorganisation des fichiers Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils. La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros fichiers de travail. Paramétrage des modèles Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux solutions :  Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,  Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et cliquez sur le lien Modèle d'impression. Sauvegarde du format d'exportation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement sélectionnés. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Le journal des évènements Le journal des évènements est accessible depuis le menu Outils + Journal des évènements. C’est une édition dans laquelle sont consignées toutes les factures, factures d’acompte et avoirs créés avec une date antérieure à la facture la plus récente. Différentes fonctionnalités du logiciel permettent d’enregistrer ou de générer une facture :  Copie de factures ou avoirs,  Création de factures ou avoirs,  Facturation périodique,  Livraison globale ou partielle, Word PRO Plus 226  Modification de factures ou avoirs,  Regroupement de pièces,  Transfert de pièces. Les pièces qui apparaissent dans l’édition sont donc replacées dans leur contexte (quelle fonctionnalité a permis de créer cette pièce avec une date antérieure). Par défaut, tous les évènements sont affichés mais vous pouvez les demander sur une période précise en indiquant l’intervalle de dates. Champs personnalisés Les champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client, fournisseur ou commercial. Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou le commercial. Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients, fournisseurs et commerciaux. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle. Comment ajouter un nouveau champ ? Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles. Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la fiche Article. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) dépendent des formats définis dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Décimales. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur. Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0. Agenda L'agenda L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda. Outils 227  Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date système de votre ordinateur. Pour afficher une semaine précédente ou suivante, choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre écran,  Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée. Est également indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.  Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Supprimer l'événement par le menu contextuel.  Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus,  A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous avez pu créer par l'agenda ou par la relation client. Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :  des critères d'affichage de la grille (60, 30, 15, 10, 6 et 5 minutes)  Ajouter un nouvel événement. Depuis le volet de navigation, vous avez accès à diverses options de l'agenda. Ajouter un nouvel événement Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.  Indiquez l'objet et l'emplacement du rendez-vous,  Sélectionnez des critères d'affichages,  Indiquez l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,  Indiquez si le rendez-vous est Privé ou si c'est une réunion,  Paramétrez un rappel du rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous.  Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),  Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,  Choisissez le contact en cliquant sur l’icône ,  Validez-le par le bouton OK. Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning. Options de l'agenda Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.  Définissez la vue quotidienne en indiquant une échelle de temps. Par exemple, si vous indiquez 30 minutes, vous aurez 2 plages par heure,  Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi.  Définissez le premier jour de la semaine,  Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant l'heure de début et l'heure de fin,  Vous pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant l’option Compresser les week-end.  Vous pourrez également visualiser les rendez-vous des autres utilisateurs en cochant Afficher l'agenda des autres utilisateurs.  Si vous le souhaitez vous pourrez choisir d'Afficher l'agenda Outlook,  Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher l’Agenda au démarrage.  Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous doivent être effacés. Suppression de données Suppression de données Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression des données. Word PRO Plus 228 Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de réception et les factures fournisseurs transférées. Cette option peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés. La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés aux pièces. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique + Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier + Sauvegarde. Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et Factures) à supprimer du dossier courant. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces d'achat Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Suppression des pièces d'achats Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achat (Commandes, Bons de réception et Factures) à supprimer du dossier courant. Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Suppression des pièces de stock Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Inventaires, Transferts inter-dépôts) à supprimer du dossier courant. Voici la dernière étape de la suppression de données : Suppression des paiements clients Suppression des paiements Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements transférés en comptabilité peuvent être supprimés. Archivage des données Archivage des données Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la fréquence doit être régulière. L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la suppression de données par exemple. Import paramétrable Outils 229 Import paramétrable-1 * Non disponible en version Standard * Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils. L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés. Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 2 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-2 Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Le fichier est au format DOS Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont ignorés et remplacés par un code ASCII. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Word PRO Plus 230 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-3 Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Ignorer les espaces à la fin des champs Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer. Les noms des champs sont sur la première ligne Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette option. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-3 bis Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Outils 231 Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier articles Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé. Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour). Code Famille Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille. Génération automatique des codes articles Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés. Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ? Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous permettra d'indiquer le paramètre à recalculer. Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat dans le fournisseur principal. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le paramètre à recalculer. Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le coefficient. Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le prix d'achat. Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul soit le coefficient soit le prix d'achat. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Word PRO Plus 232 Import du fichier clients Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille - Mode de règlement - Commercial Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de code commercial. Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison. Génération automatique des codes clients Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences ). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier fournisseurs Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille Indiquez le code famille à affecter aux fiches fournisseurs à importer qui n’ont pas de code famille dans le fichier d’import. Mode de règlement Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code mode de règlement associé. Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement. Génération automatique des codes fournisseurs Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Outils 233 Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import des tarifs fournisseurs Pour importer les tarifs fournisseurs, votre fichier doit se composer au moins du code article et du code fournisseur. Les tarifs que vous allez importer vont être recopiés dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. En cochant l’option Recopie du prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Tarifs de la fiche article, vous pouvez recopier les tarifs importés dans l’onglet Tarifs de la fiche article. Si tel est le cas, indiquez la donnée à recalculer : le prix de vente HT ou le coefficient de vente. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier Codes Postaux Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à importer. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-4 Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le bouton Associer. Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à zéro. Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet d’annuler cette association. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Voici la dernière étape de l’import paramétrable : Import paramétrable 5 Import paramétrable-5 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Word PRO Plus 234 Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Export paramétrable Export paramétrable-1 * Fonction non disponible en version Standard * Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils. Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’export. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 2 Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Export paramétrable-2 Outils 235 La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de nouveau les champs à exporter. Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet de le supprimer du fichier généré. Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils apparaissent. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Export paramétrable-3 Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier. Séparateur de champs Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix. Les champs Texte sont entourés par Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués. Séparateur de décimal Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule. La première ligne devra contenir Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur. Voici la dernière étape de l’export paramétrable : Export paramétrable 4 Export paramétrable-4 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct. Enregistrer le format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré Export des données vers le logiciel de cartographie Export des données vers le logiciel de cartographie Word PRO Plus 236 Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques. Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs, les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot Code postal indiqué dans l’adresse. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire dans lequel le fichier doit être généré. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des clients à exporter Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Sélection des clients à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés. Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le logiciel de cartographie. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Sélection des commerciaux à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux répondant aux critères suivants seront exportés :  Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,  Etre rattachés au moins à une vente,  Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente. Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection de la période et des filtres Sélection de la période et des filtres Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez la période sur laquelle les pièces et les actions de la relation client doivent être exportées. Vous pouvez également limiter l’export des données en appliquant des filtres créées sur les pièces et la relation client. Enfin, choisissez le type d’action de la relation client que vous souhaitez exporter. Imports Devis-Flash Import Devis Flash L’importation des données de Devis-Flash dans Gestion Commerciale impose d’abord de générer, depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis Flash, les fichiers. Outils 237 Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale. Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez récupérer les données, et le répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\) Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash, il vous sera demandé lors de l’importation dans Gestion Commerciale Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes : Les articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Description commerciale Résumé Famille Fournisseur Prix de revient Prix de vente HT Taux de TVA Compte vente Compte vente export Compte vente UE Unité Code barre Notes en clair Table clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code Mode de règlement Encours maximum Compte comptable Code famille Table Prospects Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Word PRO Plus 238 Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Fournisseurs Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Unités Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Modes de règlement Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque : CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO, LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP) Echéance (Nb. Jours) Table Contacts Champs exportés depuis Devis Flash Type Codetiers Outils 239 Civilité Fonction Nom Tél T mobile Fax e-mail Table Famille clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Famille articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Remarques : 1. Les prospects de Devis-Flash sont récupérés dans la base Clients d’EBP Gestion Commerciale 2. Les codes familles clients dans Gestion commerciale sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis-Flash, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8 caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Gestion Commerciale. L’importation dans EBP Gestion commerciale est accessible depuis le menu Outils + Imports Devis-Flash L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des données. A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est affiché. 241 Internet La solution Oxatis La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :  Créer votre site,  Consulter votre site créé par OXATIS,  Administrer votre site,  Envoyer le catalogue de vos articles,  Télécharger les commandes effectuées depuis votre site. Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel. Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) Envoi des données Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :  Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,  Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.  Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.  Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web. La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :  Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web, Word PRO Plus 242  Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site. Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5. Forcer l’envoi des données Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Sélection des options de l'envoi des données Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des articles à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des familles d'articles Internet 243 Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection de fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Critères d'envoi des contacts Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des clients à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des familles clients Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données La préparation des données Word PRO Plus 244 Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes. Télécharger les commandes Téléchargement des commandes Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :  Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;  Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;  Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web : o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ; o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification. Voici l’étape suivante : Sélection de la période Sélection de la période Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées Choix du client Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes : Internet 245  L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;  En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet. Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé. Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Sélection par numéro de pièce Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Choix du format d'export Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :  Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,  Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée). Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Coordonnées du destinataire Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Word PRO Plus 246 Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Création du fichier XML Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné. Conserver les numéros de pièces Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Internet 247 Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :  Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),  Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),  Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,  La composition d’un article s’il y a lieu,  La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,  Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,  Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté. Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs Nous pouvons distinguer plusieurs cas :  Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.  Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié. Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale) Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. 249 Menu ? Licence d'utilisation Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20. A propos de Gestion Commerciale Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :  Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),  Changer le code d’activation. 251 Divers Félicitations Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),  Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),  Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),  En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Word PRO Plus 252 Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de Divers 253 l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 255 Ecran d'accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez :  Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,  Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,  Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,  Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,  Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. 257 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. 259 Dossier Ouverture d'un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :  A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.  A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.  Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.  A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP). Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Arrêter toutes les impressions La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours. Quitter La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Nouveau Création d'un dossier Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Word PRO Plus 260 Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 2 : Identification de la société Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 3 : L'adresse Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise Etape 4 : Le contact Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise Etape 5 : Choix de la devise En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier. Recopie La recopie Dossier 261 Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de ventes Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces d'achats Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des pièces de stock Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements clients Word PRO Plus 262 Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des paiements fournisseurs Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des lignes d'action Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base Recopie des déclarations d'échanges de biens Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base Recopie des fichiers de base Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Utilisateurs Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs. Quelques grands principes Dossier 263 La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts. Comment préparer votre gestion des utilisateurs Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code. Comment créer un utilisateur 1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur Création de droits pour un utilisateur Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Word PRO Plus 264 Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante : 1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire. 2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers. Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance. 3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser. Liste des droits Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.  Paramétrage des impressions DOSSIER  Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration  Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs  Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF FICHIERS  Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord Droits CLIENTS  Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML  Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,  Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)  Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables  Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 265  Suppression clients : Supprimer  Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées  Import/Export clients: Import/Export Droits FOURNISSEURS  Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML  Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,  Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)  Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables  Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression fournisseurs : Supprimer  Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées  Import/Export fournisseurs : Import/Export Droits ARTICLES  Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML  Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage  Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement  Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs  Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression articles : Supprimer  Statistiques articles : Statistiques Articles  Import/Export articles: Import/Export Droits COMMERCIAUX  Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commerciaux: Supprimer  Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux Droits MODE DE REGLEMENT  Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression mode de règlement: Supprimer Droits BANQUE  Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression banque: Supprimer Droits FRAIS DE PORT  Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression frais de port: Supprimer Word PRO Plus 266 Droits FAMILLES ARTICLES  Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles articles: Supprimer  Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles Droits FAMILLES CLIENTS  Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression familles clients: Supprimer  Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients Droits FAMILLES FOURNISSEURS  Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression famille fournisseurs: Supprimer  Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs Droits PROMOTIONS SOLDES  Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression promotions ou soldes : Supprimer Droits CODE REMISE  Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression code remise: Supprimer Droits UNITES  Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression unités: Supprimer Droits LOCALISATIONS  Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression localisations: Supprimer Droits DEVISES  Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devises: Supprimer Droits TEXTES STANDARDS  Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer Dossier 267  Suppression textes standards: Supprimer Droits DEB  Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression DEB: Supprimer Droits DIVERS  Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)  Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression divers: Supprimer  Import Codes Postaux : Import PIECES  Impression Pièces 1. VENTES  Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier  Impression journaux et historique - Ventes  Impression listes des pièces - Ventes Droits DEVIS  Traitement devis: Regroupement, Transfert  Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression devis: Supprimer Droits COMMANDES  Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle  Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes: Supprimer Droits BL  Traitement BL: Regroupement, Transfert  Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression BL: Supprimer Droits FACTURES  Traitement factures: Transfert  Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures: Supprimer 2. ACHATS  Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier Word PRO Plus 268  Impression journaux et historique - Achats  Impression listes des pièces - Achats Droits COMMANDES FOURNISSEURS  Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer  Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle  Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression commandes fournisseurs: Supprimer Droits BONS DE RECEPTION  Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert  Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression bons de réception: Supprimer Droits FACTURES D’ACHAT  Traitement factures d'achat: Transfert  Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable  Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer  Suppression factures d'achat: Supprimer 3. STOCKS  Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser Droits ENTREES  Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer  Suppression entrées: Supprimer Droits SORTIES  Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer  Suppression sorties: Supprimer Droits ORDRES DE FABRICATION  Suppression ordres de fabrication: Supprimer Droits INVENTAIRE  Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer  Suppression inventaire: Supprimer OPERATIONS  Ecart de règlement: Ecart de règlements  DEB : Déclaration, Impression de la DEB  Transfert comptable : Transfert en comptabilité Dossier 269  Facturation périodique : Facturation périodique  Bascule euros : Basculement en euros OUTILS  Champs personnalisés  Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression  Filtres  Agenda INTERNET  Fonctionnalités Internet Modification du mot de passe Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Changement d'utilisateur Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier. Utilisateurs connectés Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :  Le code de l’utilisateur connecté,  Le nom de l’utilisateur,  Son e-mail,  Sa fonction,  Son numéro de téléphone,  La date de la connexion,  L’heure de la connexion,  Le nombre de connexions,  Le nom de l’ordinateur. Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs. Historique des connexions L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :  Le nom de l’ordinateur, Word PRO Plus 270  La date de connexion,  L’heure de connexion,  Le nom de l’utilisateur. Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre. Propriétés Paramétrage de la devise locale Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise. Barèmes DEEE La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Le mémo Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés. Infos base de données Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données. Coordonnées Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Dossier 271 Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE). Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !! Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données. Préférences Bouton Articles Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles. Choix du tarif Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille. Codification automatique de l'article Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise. Word PRO Plus 272 Libellé des variables de la formule de calcul Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables. Bouton Formats Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Modifier Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé. Supprimer Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un  . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression. Création d'un format Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Dossier 273 Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez :  Le symbole décimal,  Le nombre de chiffres après la virgule,  La devise (symbole et valeur),  Le séparateur de milliers,  L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),  L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),  L’affichage en toutes lettres. Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun. Format Date Déterminez la couleur et le format de date. Format Heure Déterminez la couleur et le format de l’heure. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Bouton Général Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement. Banque Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque). Pays Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut. Activer le mode Client-Serveur IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement. Sauvegarder les informations de l’imprimante Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows. Bouton Décimales Word PRO Plus 274 Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €). Bouton Pièces Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes. Calcul du poids Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif. Génération automatique des factures périodiques ***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations. Comptabilisation des avoirs en négatif Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif. Bouton Pièces : options pour les ventes Mode de calcul TTC A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Dossier 275 Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Priorité code remise Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement. Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente) Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7. Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client. Avertissement d’une vente à perte Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération. Activer la validation des factures ou avoirs Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes. Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable. Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Word PRO Plus 276 Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Insérer automatiquement les articles liés Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée. Bouton Pièces : options pour les achats Mode de calcul TTC A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer. Choix du mode de TVA ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi. Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons. Recherche des tiers par raison sociale En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur. Gestion des frais d’approche Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire. Exclure le montant DEEE du net à payer Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE. Bouton Pièces : options pour les stocks Inclure les articles en sommeil Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en Dossier 277 sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Inclure les articles non facturables Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie). Bouton Tiers Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs. Civilités Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs. Clients - Fournisseurs Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001 Modification du N° de Compte Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte. Bouton Divers Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité. Transfert ou copie de pièces Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé. Comptabilisation des pièces Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur. Comptabilisation des règlements Word PRO Plus 278 Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX. Bouton Paramètres du réseau local Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site … Bouton Déclaration d'échanges de biens ***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB. Bouton Comptabilité Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable. Dossier Comptabilité Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. Journaux Comptables Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Transferts Analytiques ***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles. Transfert du pointage ***Non disponible en version millésimée*** Dossier 279 Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement. Bouton Racines de comptes comptables Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés. Client - Fournisseur Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture. Vente - Achat Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences. Banque La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque. Valeurs à l’encaissement Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients. Décaissement La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs. Acompte HT Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes. Les comptes du dossier comptable Word PRO Plus 280 Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces. Ecritures comptables avec ou sans remise J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable. Bouton Numéros de pièces Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression. Numérotation des pièces Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …). Modèle d'impression par défaut De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC. Bouton Préférences Liaison E-mail Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel. Dossier 281 Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Vérifiez les mails entrants toutes les X mins Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée. Télécharger automatiquement Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation Bouton Gestion des gammes ***Disponible uniquement en version Pro Plus*** Nombre de gammes A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. Codification automatique Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique. Mode de remplissage de l’arbre Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :  Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.  Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché.  Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement. Paramétrage d'une gamme Cet écran permet de paramétrer chaque gamme. Libellé Word PRO Plus 282 Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme. Code Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme. Image Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme. Taux de TVA et TPF Taux de TVA Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc… Vente DOM – TOM Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro. Taux de TPF La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc… Configuration de l'impression Configuration de l'impression Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Dossier 283 Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale. Options du convertisseur de fichiers - Excel Placer toutes les pages sur la même feuille Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente. Options du convertisseur de fichiers - RTF Format de fichier Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF Remplacer les tabulations par des espaces Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF Options du convertisseur de fichiers - Jpeg Résolution Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format Niveau de compression Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg. La sauvegarde La sauvegarde Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent :  La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,  La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de Word PRO Plus 284 sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination. Crypter l’archive avec un mot de passe Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe. Ajouter un commentaire à l’archive Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde Sauvegarde Internet Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire Saisie d'un commentaire Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde. Saisie du mot de passe de l'archive Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire Dossier 285 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un. La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination Sélection du fichier de sauvegarde Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination Type de restauration Word PRO Plus 286 Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination Répertoire de destination Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 287 Affichage La barre d'état La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :  Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.  Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule. Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Barre de fenêtres Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option. Le volet de navigation Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation. Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes  Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,  Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,  Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,  Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne. Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes  Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,  Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,  Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,  Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,  Relation Client : Agenda Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont Word PRO Plus 288 accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème. Options du menu Fenêtre Tout fermer Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes. Barres d'outils Barres d'outils Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :  La barre d’outils Dossier,  La barre d'outils Navigation,  La barre d’outils Données,  La barre d’outils Formatage texte enrichi,  La barre d'outils Ventes,  La barre d’outils Internet,  La barre d'outils Achats,  La barre d’outils Stock,  La barre d’outils Tiers,  La barre d’outils Outils,  La barre d’outils Utilisateurs. Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine. Bulles d’aide La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône. Boutons larges Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale. Barre d'outils Dossier Affichage 289 Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers. Barre d'outils Navigation Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste. Barre d'outils Données Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. Word PRO Plus 290 Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings Barre d'outils Formatage texte enrichi La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces. Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné. Barre d'outils Ventes Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. Affichage 291 : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients. Barre d'outils Internet Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP. Barre d'outils Achats Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs. Barre d'outils Stock Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage. Barre d'outils Opérations Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. Word PRO Plus 292 : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques. Barre d'outils Tiers Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné. Barre d'outils Outils Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés. Barre d'outils Utilisateurs Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs. 293 Données La fiche Affaire L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :  L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,  Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,  L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire. Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Frais de port Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Libellé Saisissez ici le libellé du frais de port à définir. Montant à saisir / Pourcentage/Paliers  Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,  Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi, Word PRO Plus 294  Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer. N° de compte Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est. Soumis à une TVA Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA. La fiche Devise Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités. La fiche Texte standard Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Les filtres Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante. Données 295 Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre. Créer un nouveau filtre Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.  Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.  Dans Relation, sélectionnez la condition.  Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte. Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus. Renommer un filtre Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes. Stock La fiche Dépôt *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Si vous disposez de plusieurs stocks au sein de votre entreprise, vous devez alors créer autant de dépôts que vous avez de stocks différents. Par le menu Données + Stock + Dépôts, vous accédez à la gestion des dépôts. Par défaut, lorsque vous créez un dossier ou après la mise à jour d'un dossier, un dépôt est créé et est coché Principal. Pour créer un nouveau dépôt à partir de la liste des dépôts, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui permet de saisir toutes les informations concernant le dépôt. Vous pouvez y renseigner le code, le libellé, l'adresse ainsi que le contact. L'option Principal permet de définir le dépôt qui sera par défaut proposé lors de la création des pièces. Si vous cochez cette option alors qu'elle est déjà cochée sur un autre dépôt, à la validation de la fiche, cette option sera décochée sur l'autre dépôt. Dans la zone Dernier inventaire, sont indiqués le numéro et la date du dernier inventaire créé sur ce dépôt. Le champ Etat permet de savoir si l'inventaire est validé ou s'il est en cours de création. Un clic sur la date ou le numéro permet d'afficher la pièce. Word PRO Plus 296 Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Grille de tarifs Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Promotions ou Soldes Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés. Période Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée. Remise en Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques Données 297  Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.  Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.  Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille. Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés. La fiche Unité Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Localisation Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Gamme Word PRO Plus 298 Dans les préférences, vous avez défini le nombre de gammes que vous souhaitiez gérer (2 ou 3 gammes). Ces gammes s’appellent par défaut Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3 (libellé que vous pouvez modifier dans les préférences). Par conséquent, dans le menu Données + Stock, il existe une entrée Gamme 1, une entrée Gamme 2 et une entrée Gamme 3. Pour chaque gamme, vous pouvez donc créer des éléments par ce menu. Pour créer une nouvel élément, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche est composée des mêmes champs pour chaque gamme. Indiquez un code et un libellé. Attention ! La longueur du code dépend de la longueur que vous avez indiqué dans les préférences. Par exemple, si, dans les préférences, vous avez indiqué une longueur de code à 5 pour la gamme 1, le code doit être sur 5 caractères Vous pouvez également associer une image à chaque élément. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez l’image. Elle apparaît alors sous l’option. Cette image sera alors reprise dans la combinaison pour cet élément. A défaut d’indiquer une image ici, ce sera l’image indiquée dans les préférences qui apparaîtra dans la combinaison. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Articles La fiche Article Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Tarifs Données 299 Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier. Prix d’achat Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Les frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Barèmes DEEE Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente. TPF Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin. Exemple de frais d'approche Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €. Les différents tarifs Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs. Word PRO Plus 300 Coefficient Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé. Prix de vente HT Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles. Prix de vente TTC Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. TVA Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT. Onglet Complément Nature de l’article Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,  En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,  Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable ! Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles. Facturable (Achats) Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat. Imprimable (Ventes) Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre. Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Données 301 Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Facturation au temps * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Unité de vente Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités. Localisation / Rayon Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons. Grille de Remise Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Article de remplacement En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article. Nomenclature NC8 Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres). Code barre Word PRO Plus 302 Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant. Conditionnement Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis. Poids Brut Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général). Poids Net Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE). Unité Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne. Dimensions Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L'option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, les statistiques articles sont proposées par dépôt et cumulées. Un onglet apparaît pour chaque dépôt et pour le cumul des statistiques (tous dépôts confondus). Onglet Divers Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,  Le numéro et la date du dernier inventaire,  La date de dernière modification de la fiche, Données 303  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient. Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Onglet Composants Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs. Calcul du prix des composants Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage Onglet Infos / Image Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article. Word PRO Plus 304 Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO). Onglet Description longue ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS. Onglet Nouveaux tarifs Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée. Prix d’achat Indiquez le nouveau prix d’achat. Frais d’approche Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis. Prix de revient Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis. Date de mise en application Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application. Onglet Fournisseurs Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat. TVA sur Achat Données 305 Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce. Stock minimum Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock. Stock d’alerte Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner. Multiple de réappro Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter. Code Fournisseur Saisissez ici le code du fournisseur. Prix d’achat Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs. Référence Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. Word PRO Plus 306 La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre. Variables Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone. Formule de calcul Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu. En facturation Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie. Onglet Numéros de comptes Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Données 307 Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Dupliquer une fiche article Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué. Envoi sur le site Web Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK. Historique des mouvements L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre. En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter les mouvements de l'article sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les mouvements du dépôt principal qui sont affichés. Historique des commandes ***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande. Word PRO Plus 308 En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter cet historique sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les commandes affectés au dépôt principal. Assemblage - Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Stock actuel et stock virtuel Stock actuel Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel. Stock virtuel Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs. Valorisation au PMP Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP : Date Nature de l’opération Quantité Prix unitaire Total 1 / 01 Quantité initiale 100 10 1000 2 / 04 Sortie pour ventes -20 3 / 08 Sortie pour ventes -10 4 / 09 Achats 100 15 1500 5 / 10 Sortie pour ventes -110 Données 309 7 / 10 Sortie pour ventes -30 6 / 11 Achats 200 20 4000 10 / 12 Sortie pour ventes -130 31 / 12 Stock final 100 Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule : (Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur Mouvements Stock Q P V Q 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 12.94 2199.80 5 / 10 (110) 12.94 1423.40 60 12.94 776.40 7 / 10 (30) 12.94 388.20 30 12.94 388.20 6 / 11 +200 20 4000 230 19.07 4386.10 10 / 11 (130) 19.078 2480.14 100 19.07 1907 Valorisation au DPR La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus. Mouvements Stock Q P V Q P V 1 / 01 100 10 1000 2 / 04 (20) 10 200 80 10 800 3 / 08 (10) 10 100 70 10 700 4 / 09 100 15 1500 170 15 2200 5 / 10 (110) 15 1650 60 15 550 7 / 10 (30) 15 450 30 15 100 6 / 11 +200 20 4000 230 20 4100 10 / 11 (130) 20 2600 100 20 1500 Articles collectifs L'article collectif L’article collectif peut être défini comme étant une référence à partir de laquelle les articles facturables vont être créés. Word PRO Plus 310 Pour créer un nouvel article collectif à partir de la liste des articles collectifs (menu Données + Stock + Articles, onglet Articles collectifs), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Cette fiche se compose d’onglets et d’une combinaison. Les onglets sont Statistiques, Description longue, Infos. / Image / Vignette, Tarifs, Complément et Quantité initiale. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles collectifs. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Gestion des gammes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Onglet Statistiques Dans cet onglet, sont affichées les statistiques de l’article collectif sur les douze derniers mois. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, est alors indiqué le cumul des statistiques de chaque article rattaché au collectif. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, les statistiques correspondent au cumul des articles pour cette gamme. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, les statistiques correspondent aux statistiques de l’article correspondant à l’élément de la gamme 1 et de la gamme 2 sélectionnés. Différentes statistiques sont proposées :  L’état du stock en quantité,  L’état du stock en valeur,  Le chiffre d’affaires et la marge. Si vous avez plusieurs dépôts (uniquement en version PRO Multi-Dépôts), les statistiques sont proposées par dépôt et cumulées, il y a donc un onglet par dépôt et un onglet tous dépôts confondus. Onglet Description longue Dans cet onglet, vous pouvez indiquer une description de l’article au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description est reportée dans les articles rattachés à ce collectif. Onglet Infos. / Image / Vignette Cet onglet permet de saisir une information sur l’article collectif. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...) Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Données 311 Image Vous pouvez également insérer une photo de l’article (format BMP, JPG ou PCX). Toutes les informations indiquées dans cet onglet sont reportées dans les articles rattachés à ce collectif. Onglet Tarifs Cet onglet permet de saisir le prix d’achat, les coefficients, les prix de vente HT , la TVA… pour chaque tarif. Chaque tarif est représenté par un onglet. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, vous devez alors sélectionner dans la liste déroulante, la donnée que vous souhaitez renseigner. La saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 2 en colonne. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie. La valeur est la même pour tous les éléments Gamme 1-Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2sélectionnée et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes. Onglet Complément Cet onglet permet de saisir les informations stockées dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article ainsi que le code barre de l’article. Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors la donnée à saisir dans la liste déroulante,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner la donnée à saisir dans la liste déroulante. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Word PRO Plus 312 Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes. Onglet Quantité initiale Cet onglet n’est disponible qu’à la création de l’article et permet de saisir la quantité à entrer en stock sans passer par la saisir d’un bon d’entrée. Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :  Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors dans la liste déroulante Qté initiale ou Date Initiale,  Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,  Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner dans la liste déroulante Qté initiale ou Date initiale. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, un bon d’entrée est généré contenant tous les articles mouvementés et l’onglet Quantité initiale disparaît. Familles d'articles La fiche Famille d'articles Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées. Données 313 Onglet Généralités Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera. Localisation / Rayon Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement. Grille de remise Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises. Nomenclature NC8 Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article. Valorisation du stock Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même. Colisage Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille. Fournisseur Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article. Article Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :  Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,  En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.  Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente. En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps Word PRO Plus 314 * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :  Le stock de ces articles n’est pas tenu,  La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,  En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,  Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,  En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris. Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Impression des étiquettes par Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes. Totaliser les quantités Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles. Disponible sur PDA Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non. Onglet Frais d'approche Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de Données 315 l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Exemple de frais d'approche Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :  Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.  Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,  CA & Marges mois par mois et totalisées. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, vous pouvez consulter les statistiques pour un dépôt en particulier ou pour tous les dépôts. En effet, un onglet est proposé pour chaque dépôt ainsi qu'un onglet pour le cumul de tous les dépôts. Onglet Coefficients / Arrondis Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat. Coefficient Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier. Arrondi sur TTC Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case. Recalcul Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Word PRO Plus 316 Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €. Onglet TVA / TPF Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier. Barème DEEE Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté. Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles. Variables Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1. Formule de calcul Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient. Coefficient multiplicateur Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable. Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Données 317 Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Ventilation analytique Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Codes remises La fiche Code remise Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Ventes Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Grilles de tarifs Word PRO Plus 318 Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles. Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES. Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 Données 319 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise. Onglet Achats Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier. Type Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article. Collections La fiche Collection Cette fiche correspond à la sous-famille et son libellé est indiqué dans les préférences, bouton Articles. Par défaut, la sous-famille s’appelle Collection mais si vous l’avez modifié, son libellé correspond à votre saisie. Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la collection. Par la suite, ces collections seront rattachées à un article collectif ou à un article. Cette fiche se compose d’un onglet Statistiques qui permet d’avoir un suivi de la collection en terme de stock et de rentabilité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Onglet Statistiques Cet onglet propose différentes statistiques sur la collection :  Les quantités vendues, le chiffre d’affaires et la marge réalisés sur les douze derniers mois,  Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en quantité,  Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en valeur. Combinaisons La fiche Combinaison Word PRO Plus 320 Une combinaison est un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles ‘’gammés’’ puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Les combinaisons peuvent être créées dans 2 endroits différents :  Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes gammes, en les créant par le menu Données + Stock + Combinaisons, les combinaisons pourront alors servir de modèles,  A l’inverse, si vous les créez depuis la fiche de l’article collectif, elles ne seront utilisables que dans l’article collectif où elles ont été créées. Pour créer une combinaison depuis le menu Données + Stock + Combinaisons, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Indiquez un code (4 caractères) et un libellé. Pour définir une combinaison, sélectionner l’option Ajouter Gamme 1 Gamme 2 Gamme 3 dans le menu contextuel. Dès que la combinaison a été créée, elle apparaît sous forme d’arbre. Depuis cet arbre, vous pouvez effectuer différentes opérations accessibles depuis le menu contextuel ou le volet de navigation :  Ajouter des éléments dans la combinaison,  Supprimer un élément de la combinaison,  Changer l’ordre des gammes. Par défaut, la gamme 1 est le niveau 1, la gamme 2 le niveau 2 et la gamme 3 le niveau 3. Cette option permet d’intervertir les niveaux. Mettre, par exemple, la gamme 1 en niveau 2 ou 3,  Afficher le code ou le libellé des éléments,  Trier les éléments de la combinaison par code ou par libellé. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Ajout de combinaisons Cet assistant permet de définir les gammes et les éléments de gammes qui sont concernés par la combinaison que vous souhaitez créer. Sur cette première étape, sélectionnez les gammes. Les gammes qui apparaissent sont celles qui ont été définies dans les préférences. Par défaut, les 3 gammes sont Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 1 Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 1 Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 2, cliquez ici. Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 3, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 1 dans l’étape précédente. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 1 définis par le menu Données + Stock + Gammes 1. Vous devez donc sélectionner les éléments de la gamme 1 concernés par la combinaison. Par exemple, vous tenez une cave à vins. En fonction de la combinaison que vous créez, toutes les appellations ne vont pas être concernées. Cochez alors uniquement les appellations concernées sinon cliquez sur le bouton Tout cocher. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Données 321 Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 2 Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 2 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 2 définis par le menu Données + Stock + Gammes 2. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison. Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif Sélection des éléments de la gamme 3 Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 3 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 3 définis par le menu Données + Stock + Gammes 3. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison. Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici la dernière étape de l’ajout de combinaisons : Récapitulatif Récapitulatif Cet étape précise le nombre de combinaisons qui vont être créées en fonction des éléments que vous avez sélectionné dans les étapes précédentes. En fonction du nombre de combinaisons à créer, l’opération peut être plus ou moins longue. Tiers La fiche Contact Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Clients La fiche Client Word PRO Plus 322 Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresses En version millésimée Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. En version Pro et supérieures Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Données 323 Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :  Ajouter,  Enregistrer,  Supprimer,  Enregistrer. Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client. Onglet Contacts ***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation. Principal Facturation et Principal Livraison Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris. Mot de passe (Web) Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Word PRO Plus 324 Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures). Onglet Vente Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes. Type Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA). N° TVA intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Commercial Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute. Frais de port Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port. Remise Article Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client. Données 325 Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même. Tarif Appliqué Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Remise Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Remise supplémentaire Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce. Dépôt par défaut *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous facturez votre client, le dépôt indiqué dans ce champ est automatiquement affecté à la pièce. Cependant, vous pouvez le modifier dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce client. Priorité du tarif appliqué Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5% Cas N°2 Word PRO Plus 326 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros. Cas N°4 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. Données 327 1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros. 2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros. Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même. Cas N°1 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps Word PRO Plus 328 est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 % Cas N°2 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°3 Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses. Cas N°4 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses. Cas N°5 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Données 329 Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%. 3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint. 4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint. Cas N°6 Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client. 3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses. 4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses. Cas N°7 Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille. Cas N°8 Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Word PRO Plus 330 Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Onglet Modèles d'impression ***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance. Mode de règlement Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Niveau de relance Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance. Onglet Compte Données 331 Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client. Relance par télécopie Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client. Numéro de compte Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Encours maximum Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas. Code Risque Sélectionnez ici le code risque du client. Client bloqué Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée. Solde échu Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée. Solde à échoir Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Onglet Autres données Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client. Classification La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. Word PRO Plus 332 En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions). Relation client ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris… Code NAF Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône . Web Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée. Dernière pièce de vente Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche. Consultation des écritures comptables Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée. Historique Client Données 333 Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Graphique Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :  Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,  Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,  Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,  Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois. Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :  Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,  Imprimer le graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :  Le type de graphe,  La couleur de fond,  La couleur du titre. E-mail La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5. Site Web La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet. Dupliquer une fiche Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les Word PRO Plus 334 informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche. Factures périodiques ** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles. Période de facturation Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation. Fréquence Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Générer une facture à partir de la pièce Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques. Données 335 Options de génération Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine. Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Relation client La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :  La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,  Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,  La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,  Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),  L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).  L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option). Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées. Onglet Tous Word PRO Plus 336 Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action. Remarques Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement. Onglet Appel téléphonique Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée). Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Onglet Tâches / Rendez-vous Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :  Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,  Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée). Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Onglet E-mail Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer. Envoi d'un e-mail Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Données 337 Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne. Import d'un e-mail Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles. Importer un e-mail Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période. Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire. Onglet Courrier Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ? Remarques L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel. Onglet Vente Word PRO Plus 338 Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu. Remarque Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas. Familles de clients La fiche Famille de clients Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles. Onglet Général Type Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Activer la relation client Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients. Racine de compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Grille de tarifs Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients. Données 339 Tarif appliqué Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales. Remise / Remise supplémentaire Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes. Remise article Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client. Ventilation analytique En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Onglet DEB Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Fournisseurs La fiche Fournisseur Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Word PRO Plus 340 Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. NPAI Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :  Ajouter un contact,  Enregistrer le contact,  Supprimer un contact,  Composer le N° de téléphone,  Composer le N° de fax,  Composer le N° de portable,  Envoyer un e-mail,  Accéder au site web du contact,  Prendre en rendez-vous,  Modifier les propriétés d’affichage. Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Données 341 Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO). Onglet Banque / Mode de règlement Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,  Saisissez son numéro de compte,  Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,  Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.  Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire. Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements. Onglet Compte Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers. Solde des opérations courantes Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce. Onglet Achat Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur. Type Word PRO Plus 342 Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. N° de TVA Intra-communautaire Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée. Devise *** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce. Frais de port Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser. Remise Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Remise supplémentaire Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur. Délai de livraison Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez. Nombre d’exemplaires Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Dépôt par défaut *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous créez des pièces avec ce fournisseur, le dépôt que vous indiquez dans ce champ est automatiquement affecté aux pièces. Cependant, vous pouvez modifier ce dépôt dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce fournisseur. Onglet Articles Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article Données 343 en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :  Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,  Supprimer l’image,  Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,  Ajuster l’image à son contenu.  Accéder aux propriétés de l’image. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Onglet Divers Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :  Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,  La date de la dernière modification de la fiche. Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce. Historique fournisseur Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Word PRO Plus 344 Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article. Familles de fournisseurs La fiche Famille de fournisseurs Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles. Onglet Compte / Analytique Type Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA. Racine N° Compte Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles. Ventilation analytique Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Onglet Statistiques Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Données 345 Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Onglet D.E.B Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB. Commerciaux La fiche Commercial Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Formules de commissions Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation. Création d'une formule de commissions Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : Word PRO Plus 346 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 € La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 € Onglet Adresse Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse. Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO) Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois Données 347 le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Onglet Région Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :  Insérer,  Supprimer,  Propriétés. La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Onglet Champs personnalisés Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés. Modes de règlement La fiche Mode de règlement Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Code Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire. Word PRO Plus 348 Libellé Saisissez ici le libellé du mode de règlement. Type Echéance Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100. ATTENTION ! ! Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. N° de compte Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB... Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement. Journal Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement. Les écarts de règlement Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Données 349 Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688 Les écarts de change Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 666 411 Si Ecart < 0 411 766 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 666 401 Si Ecart < 0 401 766 Banques La fiche Banque Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Word PRO Plus 350 Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Onglet Adresse Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse. Onglet Comptabilité ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque. Onglet Infos Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..) Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi. Onglet RIB / N° Emetteur Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite. Fichier ETEBAC formaté Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne. DEB La fiche Nature des transactions La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Données 351 Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Mode de transport Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Condition de livraison Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente. Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Nomenclature NC8 Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Word PRO Plus 352 Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Divers La fiche NAF Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Code postal Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Département Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. Données 353 La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. La fiche Pays Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Tableau de bord Le tableau de bord Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :  Les commandes à traiter,  Les Devis à relancer,  Les rendez-vous du jour,  Mes meilleurs clients,  Le chiffre d'affaires,  Mes meilleurs articles vendus,  Les règlements clients. Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années. Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :  La création d’une nouvelle facture,  La modification d’une date d’échéance sur une facture,  Le pointage d’un règlement,  Le dépointage d’un règlement. Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :  L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,  L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,  L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord au format HTML,  Imprimer le tableau de bord,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel. Word PRO Plus 354 Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce. Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé. Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois. Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Les règlements clients Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué. Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir) Remarques Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées. Le 2ème tableau de bord Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Données 355 Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :  Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,  Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,  Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre. Consolidation de dossiers ***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques. Liste des données La liste des données La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles. 1er cas particulier : Liste des articles Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre. 2ème cas particulier : Liste des clients Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :  Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...  Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes... Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Word PRO Plus 356 Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations. Bouton de synchronisation et de désynchronisation Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données. Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste. Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante. Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. Les opérations disponibles depuis la liste des données  Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône ,  Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,  Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant. Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues . Propriétés d’une liste Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône . Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes. 357 Ventes Nouvelle pièce Choix du type de pièce à créer Sélectionnez le type de pièce à créer. L'entête de la pièce Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable. Touches à utiliser Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît. Impression automatique d’un BL et d’une facture Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement. Word PRO Plus 358 Grille de tarifs Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué. Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :  L’historique du client,  La consultation des écritures comptables du client,  Les courriers et lettres-types,  Valider,  Valider et Nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier. Appel du client Appel d'un client La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis. Nouveau client Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Ventes 359 Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Le corps de la pièce Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Si vous avez renseigné un dépôt dans la fiche du tiers, c'est ce dépôt qui est indiqué dans le champ Dépôt. En revanche, si aucun dépôt n'a été précisé, il s'agit du dépôt principal. Ce dépôt est alors reporté sur toutes les lignes articles. Vous pouvez, cependant, le modifier sur les lignes articles en affichant la colonne Code dépôt source par l'option Propriétés du menu contextuel. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé. Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats) Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :  Insérer ou supprimer une ligne ,  Insérer des sous-totaux,  Insérer des commentaires par la commande Texte,  Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,  Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,  Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,  Valider,  Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,  Valider et afficher une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes. Saisie des articles Saisie d'un article Word PRO Plus 360 Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article. Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO) Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée. Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO) Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur. Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO) Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés). Nouvel article Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce. Disponibilité du stock par dépôt Si vous possédez la version PRO Multi-Dépôts du logiciel, cette fenêtre apparaît lorsque l'article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné dans le corps de la pièce. Tous les dépôts où l'article est disponible apparaissent et la quantité en stock est alors indiquée pour chacun de ces dépôts. Vous pouvez alors sélectionner un dépôt dans lequel l'article est disponible ou annuler et confirmer le dépôt sélectionné dans le corps. Le pied de la pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Ventes 361 Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. TVA et TPF Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces. Remise Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Remise supplémentaire Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné. Escompte Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Word PRO Plus 362 Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement. Net à payer Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle. Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos. Onglet Règlement Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Ventes 363 Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Cas particulier : les factures d’acomptes A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande. Les factures d'acomptes Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ? Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez. Liste des factures d’acomptes Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées. Impression de la facture d’acompte La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière. Suppression de la facture d’acompte La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée). Transfert comptable de la facture d’acompte La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client Word PRO Plus 364 Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte Génération et impression de la facture finale La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non). Onglet Echéances Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce. Onglet Champs personnalisés ***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Comment ajouter un nouveau champ ? Ventes 365 Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Liste des pièces de ventes La liste des pièces de ventes La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Liste des factures d'acompte Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée. Word PRO Plus 366 Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :  L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,  La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,  L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe. Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation. Liste des devis Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un devis (icône ),  Créer un nouveau devis (icône ),  Supprimer un devis (icône ),  Dupliquer un devis (icône ),  Imprimer un devis (icône ),  Faxer le devis,  Créer un filtre sur les devis (icône ),  Envoyer par e-mail le devis sélectionné,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un devis en commande, BL ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,  Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option). Liste des commandes Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une nouvelle commande (icône ), Ventes 367  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Faxer une commande,  Créer un filtre sur les commandes (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,  Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.  Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients. Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option). Liste des bons de livraison Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un BL (icône ),  Créer un BL (icône ),  Supprimer un BL (icône ),  Dupliquer un BL (icône ),  Imprimer un BL (icône ),  Faxer un BL, Word PRO Plus 368  Créer un filtre sur les BL (icône ),  Envoyer un BL par e-mail,  Imprimer des étiquettes,  Transférer un BL en facture,  Affecter un code affaire,  Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option). Liste des factures Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,  Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une pièce,  Créer un filtre sur les factures (icône ),  Envoyer une facture par e-mail,  Imprimer des étiquettes.  Transférer une facture en devis, commande ou BL,  Affecter un code affaire,  Régler une facture,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option), Ventes 369  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé. L'avoir Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir. Opérations depuis la liste des pièces La copie de pièces de ventes La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce. Imprimer une pièce Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.  Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce, Word PRO Plus 370  Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre. Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier. Imprimer avec un autre modèle Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer. Télécopier une pièce Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant. Imprimer des étiquettes Ventes 371 Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu. Envoi d'une pièce par e-mail Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :  Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,  Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée. Le transfert de pièces de ventes Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés. Word PRO Plus 372 Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Transfert en commande fournisseur Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client. Règlement de la facture Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.  Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,  Précisez la date du règlement,  Saisissez un commentaire.  Validez l’opération par le bouton OK. Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture. Envoi par e-mail (saisie déportée) Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Ventes 373 Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale. Affecter un code affaire Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client. Regroupement des pièces de ventes Regroupement des pièces de ventes : choix de la période Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces. Les regroupements possibles sont :  Devis en Commande, BL ou Facture,  Commandes en BL ou Facture,  BL en Facture. Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer Regroupement des pièces de ventes : choix des clients Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Livraison globale ou partielle des commandes clients Livraison des commandes Word PRO Plus 374 Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture. Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes La livraison partielle Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes Traitement des commandes Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée. Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Ventes 375 Regrouper les pièces d'un même client Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées. Générer un sous-total par Commande Client Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro. Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible. Relances commandes clients Les relances Commandes Clients Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de livraison Word PRO Plus 376 Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Onglet Pièces Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression. Période Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période. N° de pièces Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces. Options Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet. Nombre d’exemplaires La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :  Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.  Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce. Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ventes 377 Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 379 Achats Les relances commandes fournisseurs ***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats. A partir du Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées. Nombre minimal de jours de dépassement Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement. Appliquer une nouvelle date de réception Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients. Nouvelle pièce Choix du type de pièce d'achat à créer Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK. Entête de pièce Word PRO Plus 380 Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Touches et icônes à utiliser Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :  Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,  En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît. Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :  Historique,  Consultation des écritures comptables,  Courriers et lettres types,  Valider,  Valider et affichage d’une nouvelle pièce,  Imprimer,  Télécopier,  Etiquettes. Appel d'un fournisseur Appel d'un fournisseur Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs. Nouveau fournisseur Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce. Achats 381 Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Type de facturation Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC. Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article. Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats Pour saisir très simplement les articles « gammés » dans une pièce d’achat ou de stock, vous devez, dans la colonne Code article du corps de la pièce, saisir le code d’un article collectif. Une fenêtre est alors affichée et permet d’effectuer cette saisie. A gauche de la fenêtre, apparaît la combinaison de l’article collectif. Si vous gérez 2 gammes, le curseur est alors positionné sur Tous dans l’arbre et à droite de l’écran, sont indiqués tous les éléments de la gamme 1 et de la gamme 2 sous forme de tableau à double entrée. En revanche, si vous gérez 3 gammes, le curseur est alors positionné sur le premier élément de la gamme 1 dans l’arbre. Si vous êtes positionnés sur Tous, la saisie s’effectue collectivement c’est-à-dire que vous allez saisir la même information pour toutes les gammes. Dans le champ Sélection, apparaît le type de données que vous allez saisir. Vous pouvez en changer en sélectionnant une autre information dans la liste. Vous pouvez également faire une saisie individuelle pour chaque combinaison de gamme. Il suffit, dans l’arbre de sélectionner l’élément de la gamme 2 pour l’élément de la gamme 1 que vous souhaitez saisir et le tableau, à droite de l’écran se met à jour. En ligne, sont indiqués les éléments de la gamme 2 et en colonne, les informations que vous pouvez saisir. Les informations saisissables dans une pièce d’achats ou une pièce de stock ne sont pas les mêmes :  Pour les pièces de stock, vous disposez de la quantité, du prix de revient et d’un commentaire,  Pour les pièces d’achats, vous disposez de la quantité, du prix unitaire brut, de la remise, du prix unitaire net, de la TVA et du numéro de série. Dès que vous avez effectué votre saisie, validez par le bouton OK. Les articles correspondants aux combinaisons de gammes saisis sont insérés dans le corps de la pièce. Pied de pièce Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce. Attention : Les onglets Règlements et Echéances ne sont pas disponibles en version Standard. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Remise et Remise supplémentaire Word PRO Plus 382 Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais vous pouvez toujours en saisir une manuellement. Frais de port Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Divers TTC Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant. Acompte déjà comptabilisé Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé. Règlement reçu Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement utilisé. Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture. Echéance Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche fournisseur . Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce. Mise à jour du prix d'achat La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste. Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. Gestion des frais d’approche Si vous avez coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, vous devez saisir, dans vos pièces d ‘achat, vos prix en utilisant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche afin de conserver les frais d’approche que vous avez renseigné dans la fiche article. Dans le cas contraire, si vous ne saisissez pas vos prix dans ces colonnes et que vous avez paramétré des frais d’approche dans votre fiche article, ceux-ci seront écrasés lors de la copie du nouveau prix d’achat. De plus, si vous avez paramétré des opérateurs et des opérandes dans les frais d’approche, ces valeurs seront supprimées et remplacées au profit d’une constante. Si vous n’avez pas coché l’option Gestion des frais d’approche dans les préférences, lors de la validation du message, le nouveau prix d’achat sera copié dans le champ Prix d’achat de la fiche article et les frais d’approche seront conservés. Liste des pièces d'achats La liste des pièces d'achats La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Achats 383 Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures Fournisseur. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par Date, Code Fournisseur, Raison Sociale ou Numéro de pièce. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche. Liste des commandes fournisseurs Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier une commande (icône ),  Créer une commande (icône ),  Supprimer une commande (icône ),  Dupliquer une commande (icône ),  Imprimer une commande (icône ),  Télécopier une commande,  Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône ),  Envoyer une commande par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une commande en BR ou facture,  Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,  Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Word PRO Plus 384 Tris disponibles Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).  Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option), Liste des bons de réception Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée. Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :  Modifier un bon de réception (icône ),  Créer un bon de réception (icône ),  Supprimer un bon de réception (icône )  Dupliquer une pièce (icône ),  Imprimer un bon de réception (icône ),  Télécopier un bon de réception,  Créer un filtre sur les bons de réception (icône ),  Envoyer un bon de réception par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est transféré, vous ne pouvez plus le modifier,  Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option). Liste des factures fournisseurs Achats 385 Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Modifier une facture (icône ),  Créer une facture (icône ),  Supprimer une pièce (icône ),  Dupliquer une facture (icône ). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,  Imprimer une facture (icône ),  Télécopier une facture fournisseur,  Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône ),  Envoyer une facture fournisseur par e-mail,  Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B,  Transférer une facture en commande ou bon de réception,  Régler une facture fournisseur,  Modifier les propriétés d'affichage (icône ). Tris disponibles Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :  Les filtres créés par l'utilisateur,  Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,  Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),  Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),  Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),  Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option). Propriétés de la grille Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Fournisseurs et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. La copie de pièces d'achats La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce. Le transfert de pièces d'achats Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles. Word PRO Plus 386 Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert. Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :  La date de la pièce à générer,  Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine. Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert. Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro. Recopier les lignes de texte Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert. Regroupement des pièces d'achats Regroupement des pièces d'achats : choix de la période Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce d’achat pour plusieurs pièces. Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces d’achats concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces d’achats : Choix des fournisseurs Le type de pièce à générer Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats correspondantes. Voici la dernière étape du regroupement de bons de réception : Le type de pièce à générer Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de regroupement. Regrouper les articles Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail. Copier les lignes Textes Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces. Générer un sous-total Achats 387 Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles. Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs Réception des commandes fournisseurs Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent. Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler. Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon, sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées. Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception partielle Le traitement des commandes La réception partielle Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la quantité déjà reçue et le reliquat. Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues. Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue. Voir les différentes étapes de la réception des commandes : La réception des commandes Le traitement des commandes Réapprovisionnement Le réapprovisionnement : choix des articles Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles à commander. Ces articles sont déterminés en fonction du choix du traitement que vous allez effectuer par la suite. Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet Fournisseur). Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur principal. Si aucun fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend automatiquement le premier fournisseur trouvé. La gestion de plusieurs fournisseurs est disponible uniquement à partir de la version PRO. Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles. En version PRO Multi-Dépôts, indiquez le dépôt sur lequel vous souhaitez effectuer le réapprovisionnement. Par défaut, est indiqué le dépôt principal mais vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le dépôt que vous choisissez sera affecté à la commande fournisseur générée par le réapprovisionnement. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : L'intervalle de sélection Le choix du traitement Word PRO Plus 388 Exemple de calcul de réapprovisionnement Le réapprovisionnement : intervalle de sélection Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement automatique. Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique : Le choix du traitement Exemple de calcul de réapprovisionnement Le réapprovisionnement : choix du traitement Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes. Fonctionnement du réapprovisionnement automatique Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel (lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir). Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article. Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :  Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes fournisseurs). Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.  Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.  Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte) Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte Calcul des quantités à commander La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de réapprovisionnement sélectionné. Le calcul s’effectue en deux temps : Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :  Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel  Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel  Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement. Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante. Achats 389 Exemple de calcul de réapprovisionnement Résultat du réapprovisionnement Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour honorer vos commandes clients. Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander. Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées. Exemple de calcul du réapprovisionnement Pour l’article CD-ROM : Le stock physique est égal à 650. Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM. Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM. Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs). Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000. Le multiple de réapprovisionnement est de 100. Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner). Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas : Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs). La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600. La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100) La quantité à commander est de 1400. Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients. La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150. La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1900. Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs. La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte). L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement. Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte). La quantité de référence est le stock actuel : 650. La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100). La quantité à commander est donc de 1400. Recherche sur les lignes de pièces Recherche sur les lignes de pièces Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler. Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Word PRO Plus 390 Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone. Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces. 391 Stock Nouvelle pièce Choix du type de pièce de stock à créer Sélectionnez le type de pièce à créer et validez par OK. La saisie des articles Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placez-vous dans la liste des Transferts inter-dépôts, des Bons d’entrée ou des Bons de sortie par le menu Stock + Transferts inter-dépôts, Bons d’entrée ou Bons de sortie puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. La grille de saisie proposée est identique pour les bons d'entrée, les bons de sorties, les transferts inter-dépôts ou l'inventaire. Si vous gérez plusieurs dépôts (uniquement en version PRO Multi-Dépôts), dans le champ Dépôt de l'entête de la pièce, vous devez indiquer le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, c'est le dépôt principal. Ce dépôt est alors reporté sur toutes les lignes articles mais vous pouvez également le modifier sur les lignes articles. Pour les transferts inter-dépôts, vous devez indiquer le dépôt dans lequel les articles doivent être prélevés et le dépôt destinataire. Ces dépôts sont repris dans les lignes articles mais vous pouvez également les modifier. Touches à utiliser  La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,  Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,  La touche F4 ou l'icône permet d'obtenir la liste des articles.  Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre. Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur l’état de stock de l’article saisi. Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la quantité n'a pas été saisie. La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par dépôt (uniquement en version PRO Multi-Dépôts) puis par code article, désignation ou code famille en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce. Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable. Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce, imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage. Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de navigation. Onglet Infos Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Word PRO Plus 392 Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Liste des pièces de stock La liste des pièces de stock Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Transferts inter-dépôts et Inventaires. Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou par numéro de pièce. La version PRO Multi-Dépôts vous permet également de trier les pièces en fonction du dépôt : afficher les pièces d'un dépôt ou les pièces tous dépôts confondus. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Liste des bons d’entrées Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon d’entrée,  Supprimer un bon d’entrée (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon d’entrée. Liste des bons de sorties Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un bon de sortie,  Supprimer un bon de sortie (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités sorties,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon de sortie. Liste des ordres de fabrication Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Visualiser l’ordre de fabrication, Stock 393  Supprimer un ordre de fabrication (icône ), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de fabrication. Liste des inventaires Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,  Supprimer un inventaire (icône ). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement, vous ne pouvez plus le supprimer,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans l’inventaire. Liste des transferts inter-dépôts Depuis la liste des transferts inter-dépôts, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :  Créer une nouvelle pièce (icône ),  Visualiser un transfert,  Supprimer un transfert (icône ),  Imprimer un transfert,  Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le transfert. Impression d'une pièce de stock Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock. Cet écran propose différents critères d’impression :  Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,  L’application d’un tri (Option non disponible en version Standard). Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier. Saisie de l'inventaire L'inventaire L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos locaux c’est-à-dire le stock réel. Sur cette étape, vous devez indiquer si vous souhaitez réaliser un inventaire sur tous les articles ou une sélection. Par défaut les articles en sommeil et non facturables ne sont pas pris en compte dans l’inventaire à moins que vous ne cochiez l’option adéquate dans les préférences du dossier. Word PRO Plus 394 Si vous cochez l'option Proposer par défaut la quantité du stock actuel, dans la saisie de l'inventaire, la valeur dans la colonne Quantité correspond au stock actuel de l'article. Dans le cas contraire, cette colonne est à 0. Dans le champ Dépôt, par défaut, est sélectionné le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire : Date de l'inventaire Saisie de l'inventaire Date de l'inventaire Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain. Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/04. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces auront comme date le 26/10/04. Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire : Saisie de l'inventaire Saisie de l'inventaire Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock. En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart. La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante. Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements concernant les mouvements de cet article. La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de cet article dans le logiciel. Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône . Un message de confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y aura aucune conséquence sur le stock. Conséquences de la validation de l’inventaire  Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,  L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,  Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de fabrication sont supprimés,  L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce prix. Mise à jour des tarifs Mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs permet de :  Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente) Stock 395  Réactualiser les prix des articles composés,  Recopier des tarifs entre eux très rapidement,  Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,  Modifier éventuellement la date d’application,  Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,  Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du pourcentage. La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock. Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes. Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier, l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande. Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier, l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande. Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération doit être faite. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : Le choix du type de données à modifier Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le choix du tarif à dupliquer Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix du tarif à modifier Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour : choix du tarif à modifier Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement. Word PRO Plus 396 Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Choix des articles à modifier Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon différents critères. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : L'intervalle de sélection La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Intervalle de sélection Cette étape s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte pour la mise à jour des tarifs. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs : Par modification d’un des paramètres : La modification du tarif Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Par recopie : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres : Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Le récapitulatif de la mise à jour Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents éléments et de revenir en arrière si nécessaire. Mise à jour de tarifs : la grille de saisie Stock 397 En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider. Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de vente TTC. Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur. Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification. Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez (Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs. Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône puis sur Oui pour valider définitivement la mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler l’opération. Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif à mettre à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie : Le choix des articles à modifier L'intervalle de sélection Le récapitulatif de la mise à jour La grille de saisie Mise à jour des grilles de tarifs Mise à jour des grilles de tarifs Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs. Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Choix des données à modifier Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle de familles d'articles Modification du tarif Choix des données à modifier La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles d’articles ou sur un intervalle. Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à Word PRO Plus 398 jour s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et des lignes familles d’articles qui composent ces grilles. Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle . Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des grilles de tarifs Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des grilles de tarifs Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs. Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour. Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs : Intervalle des familles d'articles Modification du tarif Intervalle des familles d'articles Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise à jour. Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs : Modification du tarif Modification du tarif La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la fiche. Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant. Assemblage / Désassemblage Assemblage / Désassemblage Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler. La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu Stock (onglet OF). Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape. Stock 399 Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés, une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des articles Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des familles d'articles Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Intervalle des fournisseurs Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage. Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage : Le choix de la quantité Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements), le dépôt à partir duquel l'opération doit être effectuée (uniquement en version PRO Multi-Dépôts) et un commentaire. Par défaut, est indiqué le dépôt principal. Vous pouvez le modifier en le sélectionnant dans la liste déroulante. Contrôler la disponibilité des articles composants Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :  Imprimer la liste des articles composants non disponibles,  Effectuer un réapprovisionnement automatique,  Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles. Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage : Word PRO Plus 400 Le récapitulatif Assemblage / Désassemblage : récapitulatif Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent. 401 Opérations Ecart de règlements ***Non disponible en version Standard*** Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements. Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements. Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants. Ecart maximal Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant. Date Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée. Mode de règlement Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart. Commentaire Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les règlements clients ou fournisseurs. Règlements clients Les règlements clients Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes. Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le bouton Régler. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque. La recherche d’un client Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :  Cliquer sur les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des clients. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Word PRO Plus 402 Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode de règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque.  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que le client a réglé toutes ses factures. Dépointer tout Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en cours. Le menu contextuel offre les options suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement, Opérations 403  Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée,  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Affectation du paiement Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Affectation du règlement Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même montant que le règlement saisi. Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date d’échéance. Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le bouton OK. Remise en banque La remise en banque Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en banque. Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la devise dans la liste déroulante. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.  Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Word PRO Plus 404  Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque remise), le libellé et la date de remise en banque. Si lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en avertit.  Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme lettre de change ou prélèvement.  Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.  Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Pointage pour remise des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en banque. Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider. Les règlements de type LCR ou Prélèvement  Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.  Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque.  Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.  L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Modifier le RIB Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la partie basse de la fenêtre. Lettre de change relevé Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR. Validez par OK. Opérations 405 Impression du bordereau de remise en banque Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Règlements fournisseurs Les règlements fournisseurs Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :  Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,  Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,  Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats. Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été saisis soit directement dans ce module soit dans les factures. Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements décaissés et ceux à décaisser. La recherche d’un fournisseur Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :  Utiliser les icônes de navigation ,  Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des règlements, vous avez la liste des fournisseurs. Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors de la prochaine utilisation de cette option, les fenêtres seront automatiquement positionnées. Ensuite, dans la liste fournisseurs, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez. Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à cette icône , automatiquement, les règlements qui sont affichés correspondent au fournisseur que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste fournisseur. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des échéances s’effectue devise par devise. Word PRO Plus 406 Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée. Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier. Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement. Saisie d’un règlement  Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des décaissements.  Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire, vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances. Affectation automatique des règlements Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez. Tout pointer Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne marchera pas. Tout dépointer Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton Echéances. Imprimer Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du fournisseur en cours. Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :  Insérer une ligne de règlement,  Supprimer une ligne de règlement,  Affecter une échéance à un règlement,  Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,  Dépointer tous les règlements,  Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour. Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée  Imprimer l’échéancier,  Imprimer les paiements,  Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés. Affectation d'un règlement fournisseur Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance. Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le règlement à pointer. Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer (=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé). Opérations 407 Affectation du règlement Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre. Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction. Dépointer Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement. Décaissements fournisseurs Les décaissements fournisseurs Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements émis à décaisser. Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. En version PRO, vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez. Choix du type de remise Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche automatiquement). Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque (uniquement pour la Version PRO qui, permet de gérer plusieurs banques, donc d’indiquer une banque différente à chaque décaissement), le libellé et la date de décaissement. Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB. L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations. Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini comme étant un chèque. Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque. Pointage pour décaissement des valeurs A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser. Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel. Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel + Valider. Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers. Word PRO Plus 408 La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un premier temps pour les règlements par chèque. Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables correspondantes pourront être générées. Opération de virement Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque où le décaissement va être effectué. Validez par OK. Impression du bordereau de décaissement Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez effectuer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Générer les prélèvements/virements Générer les prélèvements/virements ***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de générer automatiquement des règlements clients ou fournisseurs à partir d’échéances non réglées. Cette option est accessible depuis le menu Opérations + Générer les Prélèvements/Virements.  Choisissez le type de tiers à traiter,  Indiquez les dates d’échéances à traiter,  Sélectionnez la devise pour laquelle vous souhaitez régler les échéances. Par défaut, est sélectionnée la devise du dossier. Une seule devise à la fois est traitée,  Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des clients Sélection des fournisseurs Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des clients Dans cette étape, vous devez sélectionner les clients à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  Sur la classification en choisissant un statut,  En indiquant un intervalle de codes clients,  En précisant un intervalle de familles de clients,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Opérations 409 Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des fournisseurs Dans cette étape, vous devez sélectionner les fournisseurs à traiter. Vous pouvez effectuer cette sélection :  En indiquant un intervalle de codes fournisseurs,  En précisant un intervalle de familles de fournisseurs,  En appliquant un filtre. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante. Voici les autres étapes : Sélection des modes de règlement Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Sélection des modes de règlement Sélectionnez les modes de règlements pour lesquels vous souhaitez traiter les échéances correspondantes. Indiquez un intervalle de modes de règlements ou même le type de règlement à traiter. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Voici les autres étapes : Date et commentaire de paiement Génération automatique des paiements Date et commentaire de paiement Indiquez la date à laquelle le paiement doit être généré ainsi que le commentaire à affecter à la ligne de paiement. Toutes les échéances trouvées par le logiciel auront la date de paiement et le commentaire saisis. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’opération. Voici la dernière étape : Génération automatique des paiements Génération automatique des paiements Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les échéances non réglées correspondant aux critères définis dans l’assistant. Pour chaque échéance, sont indiqués le code tiers, le mode de règlement, la date de paiement indiquée dans l’assistant, le montant de l ‘échéance, le commentaire saisi dans l’assistant et la date d’échéance. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les échéances affichées. Le bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les échéances pointées. Lorsque vous sélectionnez ces échéances, le champ Total pointé est mis à jour et correspond à l’ensemble des échéances pointées. Le menu contextuel permet de :  Tout pointer,  Tout dépointer, Word PRO Plus 410  Modifier le RIB,  Propriétés. Validez par le bouton OK pour générer les paiements correspondants. Un message de confirmation est affiché. Validez pour les générer ou refusez pour retourner dans la liste des échéances. Après la génération des paiements, vous pouvez accéder à la remise en banque afin de remettre en banque les paiements générés. Transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Cette option permet de transférer directement vos écritures dans EBP Comptabilité. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les écritures doivent être récupérées. Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de ventes, achats, TVA, échéances, règlements clients et fournisseurs enregistrées dans votre gestion commerciale. L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable. ATTENTION !! Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir, compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier. Options du transfert comptable Opérations 411 Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou d'articles selon le choix effectué dans le bouton Comptabilité des préférences du dossier. Il est possible de retransférer des pièces qui ont déjà été comptabilisées. Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. » Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité. Paramétrage du transfert en comptabilité Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements. Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans votre dossier comptable. Paramétrage des numéros de compte Les comptes comptables sont repris soit :  Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),  Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche,  Dans les préférences du dossier (onglet Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la famille. La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est paramétrable uniquement dans les préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations. TVA : Taux, compte comptable et type de TVA Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et de TPF. Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des articles. Tiers : racine de compte Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut. En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois modifiable. Journaux de ventes et d'achat Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale. Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement Word PRO Plus 412 Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs). Transfert comptable des règlements Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie : les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque, vous indiquez le compte et le journal de trésorerie. Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. 1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement. Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte comptable (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal d’encaissement : 411 au crédit 511 au débit Pour le journal de banque : 511 au crédit 512 au débit 2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement. N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512). En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes : Pour le journal de banque : 411 au crédit 512 au débit Communication Entreprise-Expert Cette option permet de transférer vos écritures comptables vers un autre logiciel que EBP Comptabilité. Cependant, pour effectuer cette opération, il faut que le logiciel Communication Entreprise Expert soit installé sur votre ordinateur. Période Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont été réalisées. Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de faire une sauvegarde avant transfert. Comptabiliser les Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés (Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés. L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte. Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc, afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans la Gestion Commerciale et celle exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés. La zone Options permet de faire différents choix pour le transfert comptable. Opérations 413 Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’opération. Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Gestion Commerciale, vous aurez un message sur le nombre d’écritures générées et le logiciel Communication Entreprise-Expert sera lancé afin de générer le fichier au format souhaité. Lettres de relance La lettre de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax. La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations. Date de référence La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui. Nombre minimal de jours de dépassement C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence. A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la date de référence plus le nombre de jours de dépassement. Seuils Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse ce seuil. Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera. Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance ne s’éditera. Options Quatre niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes. Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client. Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance. Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel applique la lettre de niveau le plus élevé. Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas. Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client. Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre. Sélection automatique du texte de la relance Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance incrémenté. Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les clients. Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients. Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que vous choisissez dans la liste déroulante. Word PRO Plus 414 Télécopier une lettre de relance Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client. Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro et le nom de l’interlocuteur. DEB La DEB ***Fonction non disponible en version millésimée*** La DEB un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens. Vous avez la possibilité d ‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions (départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée. Seuils depuis le 01/01/2002 : INTRODUCTION EXPEDITION NIVEAU > 2 300 000 € > 2 300 000 € 1 – Détaillé avec valeur statistique > 230 000 € > 460 000 € 2 – Détaillé mais valeur statistique facultative > 100 000 € > 100 000 € 3 – Simplifié < 100 000 € 4 – Simplifié avec données limitées < 100 000 € Pas de déclaration Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes doivent être saisies :  Le numéro d’identification pour votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),  Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences + D.E.B.). Cependant, ces informations restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,  La nomenclature UE et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés sur la UE ( Données + Stock + Articles, onglet Complément), Opérations 415  Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels vous traitez sur la UE (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu Données). Validation de la DEB Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont définis de type UE.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,  Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant, les informations restent modifiables,  Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,  Indiquez la date que la déclaration doit avoir,  Saisissez une référence si besoin,  Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,  Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA réalisées. Quelques explications sur les différentes colonnes : Valeur fiscale : correspond au montant net HT et cette information est éditée sans décimale. Régime : fixe la nature de l’opération Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires et cette valeur est éditée sans décimale. Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1. Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres). Pour obtenir plus d’informations sur la DEB, vous pouvez cliquer sur le lien Plus d’infos sur Internet qui vous connectera au site du ministère des finances et affichera une page concernant la DEB. Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité d’en saisir des supplémentaires. Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône . Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom. C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde auparavant. Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes. Exemple de calcul de la valeur fiscale Le 15 du mois M, la société B expédie les biens à l’attention de la société A. Les biens sont réceptionnés par la société A le 18 du mois M, date à laquelle la société B établit sa facture pour un montant hors taxe de 12 000 €. La facture 18 du mois M établie par la société B à l’attention de la société A se présente schématiquement de la façon suivante : Word PRO Plus 416 Société B Société A Facture n° 150 du 18 M Produits A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % - 1000 € Produits B (NC 15) 3000 € Produits C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % - 1000 € Sous-total 1 10000 € - Remise de 10 % - 1000 € Sous-total 2 9000 € + Divers + 2000 € + Frais de transport + 1000 € Total général 12000 € Dans cette hypothèse, la facture du 18 du mois M emporte exigibilité de la TVA. Afin d’établir sa DEB à l’introduction au titre du mois M, la société A doit, en regard de la facture du 18 du mois M, déterminer, pour chaque produit possédant une nomenclature douanière différente, une valeur fiscale de la façon suivante : Prix d’achat du produit A (NC 05) 4000 € - Remise de 25 % (25 % x 4000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit B (NC 15) 3000 € - Remise de 10 % (30 % x 1000 €) - 300 € + Divers (30 % x 2000 €) + 600 € + Frais de transport (30 % x 1000 €) + 300 € soit : 3600 € Prix d’achat du produit C (NC 25) 5000 € - Remise de 20 % (20 % x 5000 €) - 1000 € - Remise de 10 % (40 % x 1000 €) - 400 € + Divers (40 x 2000 €) + 800 € + Frais de transport (40 % x 1000 €) + 400 € soit : 4800 € Génération d'un fichier Intracom Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête de la DEB, soit après la validation de cette dernière. Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour la transmission par voie informatique des informations statistiques. Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre. Depuis la gestion commerciale, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées : 1. Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8. Opérations 417 2. Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code 25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB. Remarque Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB. Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans la Gestion Commerciale (en particulier par rapport aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois. Impression de la DEB Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions. Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens. L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé. Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour effectuer votre déclaration Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs éditées ou sur le bouton Imprimer. Export au format PDF Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat. Facturation périodique Génération des factures périodiques Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option Factures périodiques. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes. Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer. Alertes Alertes sur la facturation périodique Dans cette fenêtre, apparaissent toutes les alertes du jour paramétrées sur la facturation périodique. Pour chaque alerte, sont indiquées la date d’alerte et la raison sociale du client concernée par l’alerte. Tant que vous n’avez pas imprimé une alerte, elle est conservée dans cette fenêtre. Le bouton Sélectionner tout permet de sélectionner simultanément toutes les alertes affichées. Le bouton Désélectionner tout permet de décocher toutes les alertes cochées. Le bouton Supprimer permet de supprimer définitivement les alertes de la fenêtre. Aucun traitement ne pourra être effectué sur ces alertes. Dès que vous avez sélectionné les alertes à traiter, cliquez sur le bouton OK. Impression des alertes Word PRO Plus 418 Pour les alertes sélectionnées, vous devez choisir les impressions à effectuer. Vous pouvez éditer la liste des clients et un courrier. L’édition de la liste des clients affiche la fenêtre d’impression des clients et l’impression d’un courrier affiche la fenêtre des courriers et lettres types. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Les alertes seront alors considérées comme traitées et elles n’apparaîtront plus dans la liste des alertes à traiter. Les boîtes d’impression apparaîtront l’une après l’autre. En cliquant sur le bouton Annuler, vous revenez dans la liste des alertes à traiter. Classification des clients Définition des classifications La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille, laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité. Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation. Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans Opérations + Classifications des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône . Les icônes et permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône pour le supprimer. Remarque Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à aucun des critères. Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Paramétrage de la grille Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des classifications. Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :  Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour laquelle la condition est remplie,  Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie.  Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé sur la période la plus récente. Opérations 419 Légende 1. Activation de l'intervalle de période 5. CA minimum 2. Période la plus proche 6. CA maximum 3. Période la plus éloignée 7. Grille de statuts 4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client. Mise à jour de la classification La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations + classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation. La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille. La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option supplémentaire. Exemple de classification sur la périodicité Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? 1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications. 2. Créez les statuts Prospect et Client. 3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille. 4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de. Word PRO Plus 420 5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant. 6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période. Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004,  En date du 15/02/2004,  En date du 01/01/2004,  En date du 15/12/2003,  En date du 01/11/2003,  En date du 01/01/2000. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003, 5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003. Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension. Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas. 2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : 1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003, 1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003. Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la condition est remplie, soit la 3ième ligne. Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT. Exemple de classification sur le chiffre d'affaires Opérations 421 Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires. Création de factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :  Une facture de 500 Euros HT,  Une facture de 1000 Euros HT,  Une facture de 5000 Euros HT,  Une facture de 30000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de 36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000. Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent. Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant : la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la condition est remplie. Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite. Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT. 2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN. 3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à 1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE. Word PRO Plus 422 4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT, une facture de 10000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de 17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du statut BON. Exemple de classification selon le double critère Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril. Comment le traduire dans la grille de statuts ? Création des factures pour illustrer l’exemple 1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :  En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,  En date du 15/02/2004 pour 2000 Euros HT,  En date du 01/01/2004 pour 1500 Euros HT,  En date du 15/12/2003 pour 5000 Euros HT,  En date du 01/11/2003 pour 20000 Euros HT,  En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT. Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros, Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros, Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros. Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT La mise à jour de la classification La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients ou sur une sélection de clients en précisant l'intervalle dans l'étape suivante. En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais également la classification réelle. Opérations 423 Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour. Une sélection de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code client. Une sélection de familles de clients Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour. Une sélection de commerciaux Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape précédente. Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône afin d'indiquer le premier et le dernier code famille clients. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour. EBP Gescom Pocket Envoi des données vers le PDA En mode socle Envoi des données vers le PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant l’envoi des données vers le PDA en mode mobile, cliquez ici. Avant d’effectuer l’envoi des données, il faut installer le logiciel ActiveSync qui est généralement fourni avec le PDA ou le télécharger sur le site de Microsoft. Après installation de l’application, ActiveSync est automatiquement lancé si le PDA est connecté au PC. Suivez les différentes étapes de paramétrage et dans l’étape de paramétrage des synchronisation, vous devez cocher l’option Fichiers. Si l’option Fichiers n’a pas été cochée lors du paramétrage d’ActiveSync, vous pouvez le faire par le menu Outils + Options dans ActiveSync. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Choix du commercial Indiquez le commercial pour lequel vous souhaitez envoyer les données. Si vous cliquez sur l’icône , vous accédez alors à la liste des commerciaux. Seuls les commerciaux pour lesquels vous avez coché l’option Disponible sur PDA apparaissent dans cette liste. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Word PRO Plus 424 Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Tous les commerciaux voient tous les clients Lorsque vous envoyez vos données vers le PDA, ce sont les clients du commercial sélectionné qui sont envoyés. Cependant, vous pouvez demander à envoyer tous les clients en cochant l’option Tous les commerciaux voient tous les clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des articles en mode socle Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Sélection des articles en mode socle Pour une aide sur la sélection des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des articles en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des articles en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles d'articles en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des familles d'articles en mode socle Opérations 425 Pour une aide sur l’intervalle des familles d’articles en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des fournisseurs en mode socle Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des fournisseurs en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des fournisseurs en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Sélection des clients en mode socle Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Sélection des clients en mode socle Pour une aide sur la sélection des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des clients en mode socle Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle des clients en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode socle. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Intervalle des familles de clients en mode socle Validation du traitement en mode socle Intervalle de familles de clients en mode socle Pour une aide sur l’intervalle des familles de clients en mode mobile, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode socle. Indiquez donc la première et la dernière famille de Word PRO Plus 426 clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode socle : Validation du traitement en mode socle Validation du traitement en mode socle Pour une aide sur la validation du traitement en mode mobile, cliquez ici. La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et l’envoi des clients ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode Socle. Il faut, d’ailleurs, que le PDA soit sur son socle pour pouvoir récupérer les données. En mode mobile Envoi des données vers le PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * L’envoi en mode mobile n’est possible que si vous avez un code de débridage qui mentionne le mode mobile. Si vous allez dans le menu ? + Licence, il doit être indiqué Gescom Pocket (GPRS). Cette option vous permet d’envoyer vos articles, clients vers le PDA en mode mobile. Pour accéder à l’option d’envoi des données vers le PDA, il faut que l’option Disponible sur PDA soit cochée dans l’onglet Adresse des fiches commerciaux. Pour accéder à l’envoi des données vers le PDA, allez dans le menu Opérations + EBP Gescom pocket + Envoi des données vers le PDA. Cochez l’option Envoi en mode mobile. E-mail Cette adresse e-mail vous permet de recevoir le rapport d’envoi des données. Indiquez donc l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir ce rapport. Commerciaux Vous pouvez envoyer tous les commerciaux ou une sélection de commerciaux. Envoyer les Cochez les données que vous souhaitez envoyer vers le PDA. Concernant les articles, les données de la gestion commerciale exploitées dans la fiche article du PDA sont les suivants : Code article, Libellé, Famille, Prix de vente HT (tarif 1), Taux de TVA (1) et Description longue. Concernant les clients, les données de la gestion commerciale exploitée dans la fiche client du PDA sont les suivants : Code, Raison sociale, Adresse de facturation, Code postal, Téléphone (contact principal), Télécopie (contact principal), E-mail (contact principal), Interlocuteur (contact principal), Commercial et Remise. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des commerciaux en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Opérations 427 Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des commerciaux en mode mobile PDA Cette étape n’est affichée que si, dans l’étape précédente, vous avez choisi d’envoyer une sélection de commerciaux. Indiquez donc l’intervalle des commerciaux à traiter pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des articles en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les articles vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les articles ou une sélection d’articles. Cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles d’articles et les fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous avez inséré des images dans les fiches articles, par défaut, elles sont également envoyées vers le PDA. En cochant cette option, elles ne le seront pas. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des articles en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Sélectionnez donc le premier et le dernier article que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles d'articles en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Word PRO Plus 428 Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des familles d'articles en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles d’articles dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille d’articles que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux familles d’articles compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des fournisseurs en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des fournisseurs en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de fournisseurs dans l’étape Sélection des articles en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier fournisseur que vous souhaitez traiter. Seuls les articles rattachés aux fournisseurs compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Sélection des clients en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Sélection des clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé dans l’étape 1 à envoyer les clients vers le PDA. Indiquez si vous souhaitez envoyer tous les clients ou une sélection de clients. Cette sélection peut s’effectuer sur les clients et les familles de clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des clients en mode mobile Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle des clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de clients dans l’étape Sélection des clients en mode mobile. Indiquez donc le premier et le dernier client que vous souhaitez traiter. Voici les autres étapes de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Intervalle des familles de clients en mode mobile Validation du traitement en mode mobile Intervalle de familles de clients en mode mobile Cette étape n’est proposée que si vous avez demandé à envoyer un intervalle de familles de clients dans l’étape Sélection de clients en mode mobile. Indiquez donc la première et la dernière famille de clients que vous souhaitez traiter. Seuls les clients rattachés aux familles de clients compris dans cet intervalle seront envoyés. Voici la dernière étape de l’envoi des données vers le PDA en mode mobile : Opérations 429 Validation du traitement en mode mobile Validation du traitement en mode mobile La validation de l’envoi des données vers le PDA peut intervenir sur n’importe quelle étape. En effet, si, par exemple, vous avez demandé à n’envoyer que les articles et l’ensemble des articles, les étapes concernant la sélection des articles et la sélection des commerciaux ne seront pas proposées, donc le bouton Terminer apparaîtra dans l’étape 2. Dès que vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel examine les articles, clients et commerciaux pour connaître ceux répondant aux différents critères sélectionnés dans l’envoi des données vers le PDA. Pour les articles, il faut que l’option Disponible sur PDA soit également cochée dans l’onglet Divers de la fiche article. Ensuite, un message est affiché indiquant le nombre d’articles, le nombre de clients et le nombre de commerciaux à envoyer. Si tout est correct, vous pouvez alors confirmer l’envoi de vos données vers le PDA en mode mobile. Réception des commandes passées sur un PDA Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode socle * Fonction non disponible en version Standard * Pour une aide concernant la réception des pièces passées sur le PDA en mode mobile, cliquez ici. Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cliquez sur le bouton Terminer. Le logiciel va alors vérifier la présence du fichier Orders.xml dans le répertoire \Mes documents\Nom du PDA Mes documents\EBP. Ce répertoire est également le répertoire d’échange pour l'envoi des données vers le PDA en mode socle. Ce répertoire apparaît sur le bureau du PC. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Pour valider le transfert, le PDA doit être sur son socle. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. Une fois que le fichier est importé, le fichier n’est pas supprimé du répertoire. Cependant, si on réessaie l’import du même fichier, un message est affiché indiquant qu’aucune pièce n’a été importée. Réception des pièces enregistrées sur un PDA en mode mobile * Fonction non disponible en version Standard * Pour récupérer les pièces enregistrées sur le PDA, il faut aller dans le menu Opérations + EBP Gescom Pocket + Réception des commandes passées sur un PDA. Cochez l’option Réception en mode GPRS, indiquez la période des pièces à récupérer et cliquez sur le bouton Terminer. Word PRO Plus 430 Le logiciel va alors interroger le serveur pour vérifier la présence d’un fichier contenant des pièces à importer. Lorsque vous demandez à transférer les pièces depuis le PDA, vous pouvez soit transférer les pièces de date à date soit transférer les pièces en attente. Lors de la réception du fichier dans la Gestion Commerciale, toutes les pièces présentes dans le fichier sont créées avec un numéro de pièce propre à la gestion commerciale. Le numéro de la pièce sur le PDA est récupéré dans le champ Référence de l’entête de la pièce. Sur le PDA, vous pouvez créer des clients, donc lors de l’import des pièces, les clients non présents dans la Gestion commerciale sont créés et toutes les informations implémentées sur le PDA sont également récupérées dans la fiche client créée. Lors de l’import d’un fichier, pour vérifier l’existence d’un client ou non dans la gestion commerciale, le logiciel compare la raison sociale et l’e-mail du client indiqués dans le fichier avec ceux dans la gestion commerciale. Si la raison sociale dans le fichier est identique à une raison sociale dans la gestion commerciale mais que l’adresse e-mail est différente ou inversement, une fenêtre est affichée proposant de choisir un client existant sinon, vous pouvez le créer. 431 Impressions Sélection des affaires Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et le nom de la première et dernière affaire. Sélection des articles Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection d'articles :  La définition d'un intervalle d'articles,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des articles et cliquez sur l’icône . Sélection des clients Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de clients :  Le filtre sur la classification. Si vous avez paramétré une classification des clients, les différents statuts clients sont proposés dans une liste déroulante. Vous pouvez ainsi n'imprimer que les clients répondant à une classification précise,  La définition d'un intervalle de clients,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier des clients et cliquez sur l’icône . Sélection des commerciaux Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres. Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Sélection des familles articles Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des familles clients Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours. Word PRO Plus 432 Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des familles fournisseurs Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours. Filtre Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier commerciaux et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir. Sélection des fournisseurs Dans cet onglet, vous disposez de plusieurs critères pour imprimer ou exporter une sélection de fournisseurs :  La définition d'un intervalle de fournisseurs,  Le filtre qui permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône . Sélection du dépôt Indiquez le premier et le dernier dépôt à prendre en compte pour l'impression. Si vous souhaitez que l'impression tienne compte de tous les dépôts, cochez l'option du même nom. Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, des fonctions deviennent accessibles par le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou par le volet de navigation. Imprimer Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à imprimer et le nombre de copies. Exporter au format PDF Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert sous ACROBAT. Exporter au format RTF Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un format texte qui est lu par Word. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Impressions 433 Exporter au format JPEG Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format TIFF Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format HTML Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Exporter au format EXCEL Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré. Envoyer par mail Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF. Copier Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que WORD. Zoom Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :  200 %,  150 %,  100 %,  50 %,  25 %,  Largeur de page,  Page entière. Impression des billets à ordre ***Non disponible en version millésimée*** Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous devez suivre la procédure suivante : 1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu Données. 2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations + Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment. 3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre. 4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre. Word PRO Plus 434 Dans la fenêtre d’impression :  Précisez la période à prendre en compte.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du portefeuille des devis Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu Impressions. Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, déterminez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du portefeuille des commandes Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille des commandes du menu Impressions. Impressions 435  Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou réception),  Choisissez le type de commandes : Non livrées, Soldées ou Toutes,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition, Le tri par code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes dans lesquelles ils figurent,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de la relation client *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions. Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.  Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,  Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées seront imprimées) ou toutes les actions,  Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses statistiques, sans le détail des actions par affaire,  Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone Type d’action,  Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,  Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,  Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients, Remarque Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :  Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Word PRO Plus 436 Code affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.  Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non exécutées.  Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et positionnez le tri Commercial en premier.  Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.  Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code affaire et positionnez le tri Code affaire en premier. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des étiquettes Pour imprimer des étiquettes fournisseurs, clients ou articles, utilisez la commande Fournisseurs, Clients ou Articles Stock du menu Impressions + Etiquettes. Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de fournisseurs, clients ou articles en personnalisant l’intervalle dans l’onglet Fournisseurs, Clients ou Articles. Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition. Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires souhaité. Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'échéancier ***Fonction non disponible en version millésimée*** Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs. Impressions 437 L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, indiquez une sélection de modes de règlements,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du relevé de factures Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions. Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre,  Les modèles disponibles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des encours dépassés Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions. Word PRO Plus 438 Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le montant du dépassement.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des paiements Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici. Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions. Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs. Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l’onglet Mode de règlement, précisez un intervalle de modes de règlement,  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des bordereaux de remise en banque Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu Opérations + Remise en banque. Impressions 439  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Impression des bordereaux de décaissements Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de décaissements qui ont été réalisés par le menu Opérations + Décaissements.  Indiquez un intervalle de numéros de pièces,  Précisez une période de dates de remises,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des lettres-chèque Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions. Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations + Décaissements. Word PRO Plus 440  Indiquer les numéros de remise,  Indiquez la période sur laquelle les remises ont été effectuées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du tableau de bord Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions. Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau. Vous avez la possibilité d’éditer en kilos Euros. Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Pièces Impression des pièces Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cela vous permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée. Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.  Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client, Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures fournisseurs.  Précisez la période à prendre en compte,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Appliquez un filtre si besoin afin d’alléger le nombre de pièces à imprimer,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à imprimer.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients.  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux.  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Impressions 441 Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression des pièces Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Pièces non imprimées Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas contraire, toutes les pièces sont imprimées. Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires. Traites Impression des traites Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions. Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Pièces, indiquez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances.  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients. Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 442  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Onglet Pièces L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte. Dates déchéances Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer. Liste des pièces Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du menu Impressions + Listes des pièces. Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures. Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.  Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez avoir la liste.  Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères particuliers,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,  Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les pièces de ventes), définissez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression de la liste des pièces de ventes Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes. Impressions 443 Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Options d'impression de la liste des pièces d'achats Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats. Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs. Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont éditées. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Journaux Ventes Impression du journal de ventes Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,  Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer par Win générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Word PRO Plus 444  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, précisez une sélection de commerciaux,  Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression du journal de ventes L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par client et par commercial. En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par commercial et également par jour, mois et semaine. Achats Impression du journal d'achats Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux. Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.  Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,  Appliquez un filtre,  Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le modèle,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs, Impressions 445  Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,  Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Options d'impression du journal d'achats L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression. N° de Pièces Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont prises en compte. Tri Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au sous-total par fournisseur. En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi que par jour, mois et semaine. Courriers et lettres types Courriers et lettres types clients et fournisseurs Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu Impressions. Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs. Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit. Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également créer de nouveaux modèles. La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Aller dans le répertoire EBP \ GESTION \ LETTRES par l’explorateur Windows, Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur la touche Shift, Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option "Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type". Création d’une lettre Pour créer une lettre, cliquez sur le bouton Créer. Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans la Gestion Commerciale (ex : le code client). Word PRO Plus 446 Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client. Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône et elle sera sauvegardée au format RTF. Modification d’une lettre Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier + Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine. Consultation d’une lettre Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type . Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers. Un saut de page est généré entre chaque lettre. Impression d’une lettre Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition. Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs. Envoi d'un mailing commercial par le Net La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail). Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes. Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et les autres destinataires s’inscrivent en CCI. Création d'un classeur Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau puis saisir le nom du classeur. Création d'une lettre Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste. Données Impression des affaires Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition, Impressions 447  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des articles Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des clients Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 448  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des commerciaux Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Commerciaux, indiquez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles d'articles Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles de clients Impressions 449 Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez une sélection de familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des familles de fournisseurs Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez un intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des fournisseurs Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions, Word PRO Plus 450  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des textes standards Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions + Données. Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Articles collectifs Impression des articles collectifs Pour imprimer les articles collectifs, utilisez la commande Articles Collectifs du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une liste. Cependant, vous pouvez la personnaliser en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles collectifs, précisez une sélection d’articles collectifs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des articles collectifs Impressions 451 Définissez ici les articles collectifs à prendre en compte pour l’impression de la liste des articles collectifs en indiquant le code et la désignation du premier et du dernier article collectif. Banques Impression des banques Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des banques Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code et le nom de la première et dernière banque. Codes remises Impression des grilles de remise Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante.  Sélection des remises Word PRO Plus 452 Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise. Collections Impression des collections Pour imprimer les collections, utilisez la commande Collections du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle est une liste. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, indiquez une sélection de collections. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des collections Définissez ici les collections à prendre en compte pour l’impression de la liste des collections en indiquant le code et la désignation de la première et dernière collection. Devises Impression des devises Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des devises Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le code et le libellé de la première et dernière devise. Dépôts Impression des dépôts Impressions 453 Pour imprimer les dépôts, utilisez la commande Dépôts du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Vous avez le choix entre imprimer la liste des dépôts ou une fiche détaillée de chaque dépôt en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Dépôts, indiquez une sélection de dépôts. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des dépôts Définissez ici les dépôts à prendre en compte pour l’impression de la liste des dépôts en indiquant le code et le libellé du premier et dernier dépôt. Frais de port Impression des frais de port Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Frais de port, précisez un intervalle de frais de port. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des frais de port Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant le code et le libellé du premier et dernier frais de port. Grilles de tarifs Impression des grilles de tarifs Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions + Données. Word PRO Plus 454  L'option Famille article puis par code article permet de trier dans la partie Articles de la grille de tarifs les articles par code famille puis par code article,  Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des grilles de tarifs Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif. Localisations / Rayons Impression des localisations / rayons Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations / Rayons du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Localisations, définissez l’intervalle de localisations. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des localisations Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation. Modes de règlement Impression des modes de règlement Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé, Impressions 455  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Modes de règlements, définissez l’intervalle des modes de règlements. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des modes de règlement Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement. Promotions ou soldes Impression des promotions ou soldes Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou soldes du menu Impressions + Données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Promotions, définissez l’intervalle des promotions ou soldes. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Filtres,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des promotions ou soldes Définissez ici les promotions ou soldes à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions ou soldes en indiquant le code et le libellé de la première et dernière promotion ou solde. Unités Impression des unités Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant, Word PRO Plus 456  Dans l’onglet Unités, indiquez la sélection des unités. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des unités Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code et le libellé de la première et dernière unité. Gammes Impression des gammes Pour imprimer les gammes, allez dans le menu Impressions + Données + Gammes.  Sélectionnez les gammes à imprimer,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des gammes. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Gammes, sélectionnez un intervalle de gammes. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des gammes Dans cet onglet, définissez un intervalle pour chaque gamme en indiquant le premier et le dernier code de la gamme. DEB Conditions de livraison Impression des conditions de livraisons Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Dans l’onglet Conditions de livraisons, précisez un intervalle de conditions de livraison. Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Impressions 457 Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Exporter l’aperçu ***Non disponible en version STANDARD*** Cette fonction permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de l’impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d’édition d’origine, vous pouvez personnaliser celui-ci par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel. Sélection des conditions de livraison Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison. Modes de transport Impression des modes de transport Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des modes de transport Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport. Nature des transactions Impression des natures de transactions Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Natures de transactions, précisez une sélection de natures de transaction. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options : Word PRO Plus 458  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des natures de transaction Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction. Nomenclatures NC8 Sélection des nomenclatures NC8 Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8. Impression des nomenclatures NC8 Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions + Données + DEB.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Divers Impression des départements Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Nom,  Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays. Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions pour l’adapter selon vos besoins. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’édition. Depuis cet aperçu, vous pourrez imprimer l’édition et l’exporter sous différents formats. Impression des pays Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers. Impressions 459 Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs prévus à cet effet les deux bornes. Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Codes NAF Impression des codes NAF Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes NAF, déterminez une sélection de codes NAF. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des codes NAF Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer. Codes postaux Impression des codes postaux Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions + Données + Divers.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Ville,  Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Codes postaux, indiquez une sélection de codes postaux, Word PRO Plus 460  Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez un intervalle de départements ou pays. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des codes postaux Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal. Sélection des départements et pays Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé du premier et dernier département et pays. Barèmes DEEE Impression des barèmes DEEE Pour imprimer les barèmes DEEE, allez dans le menu Impressions + Données + Divers + Barèmes DEEE.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Le seul modèle disponible est une liste des barèmes DEEE. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet DEEE, précisez un intervalle de DEEE. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Sélection des barèmes DEEE Définissez ici les barèmes DEEE à prendre en compte pour l’impression de la liste des barèmes DEEE en indiquant le libellé du premier et du dernier barème DEEE. Historique des ventes Impression de l'historique des ventes par client Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions + Historique des ventes. L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT. Impressions 461  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Choisissez également si les articles vendus par client doivent être triés par code ou par date de vente,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez un intervalle de commerciaux,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'historique des ventes par article Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.  Indiquez la période d'impression,  Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces composants qui seront édités,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  L'option Ne pas imprimer le détail permet d'ignorer le détail pour chaque article et de n'imprimer qu'un total par article,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Historique des achats Impression de l'historique des achats par fournisseur Word PRO Plus 462 Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Historique des achats. L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Articles, sélectionnez un intervalle d'articles,  Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'historique des achats par article Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Historique des achats. Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT…  Indiquez la période d'impression,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,  Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Statistiques Impression des commissions commerciaux Impressions 463 Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques. Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.  Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le chiffre d’affaires réalisé ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le chiffre d’affaires encaissé,  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Synthèse des achats / ventes par collection Pour imprimer la synthèse des achats / ventes par collection, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Synthèse des achats / ventes par collection. Cette édition indique pour chaque fournisseur de chaque collection, les quantités achetées sur la période de réception, les quantités vendues sur les 3 périodes de références et la différence entre les quantités achetées et les quantités vendues.  Indiquez la période de réception et les 3 périodes de référence,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, précisez un intervalle de collections,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Articles Impression des statistiques articles Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Word PRO Plus 464 Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques par famille d'articles Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Impressions + Statistiques + Articles. Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles d’articles de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impressions 465 Impression des statistiques par collection Pour imprimer les statistiques par collection, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Articles + Collections. Les statistiques par collection permettent d’obtenir pour chaque collection le chiffre d’affaires, la marge et la quantité sur la période donnée ainsi que le report des mois antérieurs et un total égal à la période + le report. Vous pouvez également éditer des palmarès sur la marge, le chiffre d’affaires et la quantité.  Indiquez la période d’impression,  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris classent les collections par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières collections de ce classement,  Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Collections, définissez l’intervalle des collections. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Clients Impression des statistiques clients Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF, Word PRO Plus 466  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques par famille de clients Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces différentes données.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de clients de ce classement,  Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles clients, définissez l’intervalle des familles clients. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques comparatives Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.  Définissez les 4 périodes à comparer,  Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,  L’édition peut être effectuée en kilos + devise du dossier en cochant l’option appropriée,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,  Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé, Impressions 467  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques croisées clients *** Disponible uniquement en version PRO *** Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Clients. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial, Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,  Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Fournisseurs Impression des statistiques par famille de fournisseurs Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,  Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce classement,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Familles fournisseurs, précisez l’intervalle de familles fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer, Word PRO Plus 468  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques fournisseurs Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période. Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression des statistiques croisées fournisseurs ***Disponible uniquement en version PRO*** Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs. Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.  Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont prises en compte,  Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,  Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Mois, Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,  Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé, Impressions 469  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Stock Impression des mouvements de stock Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL, Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires) ou sur une sélection. Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé par le bouton Paramétrer ou le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de l'état de stock Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle d’impression utilisé, vous obtiendrez :  Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,  Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,  Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,  Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report des mois antérieurs et un total.  Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos articles.  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.  Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Par défaut, les articles dont le stock est nul ne sont pas édités. Si vous souhaitez qu'ils soient imprimés, cochez l'option prévue à cet effet,  Dans l'onglet Articles, indiquez une sélection d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs. Word PRO Plus 470 Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du palmarès de rotation ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,  Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option Imprimer les permet d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du palmarès des commandes ***Non disponible en version millésimée*** Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé. Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu Impressions + Stock.  Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles commandés par référence.  Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs.  Dans l’onglet Articles, définissez un sélection d’articles.  Choisissez le tri à appliquer : quantité (vendue) ou valeur (chiffre d’affaires).  Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,  Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Dans l'onglet Articles, indiquez un intervalle d'articles,  Dans l'onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,  Dans l'onglet Devises, sélectionnez un intervalle de devises. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. Impressions 471 A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression du réapprovisionnement Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.  Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,  Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF,  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. Impression de la disponibilité Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande Disponibilité du menu Impressions + Stock. Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes fournisseurs.  Indiquez la date de livraison prévue,  Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,  Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,  Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,  Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles. Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités sont disponibles. A côté du bouton Aperçu, l’icône permet d’accéder à différentes options :  Imprimer,  Générer un PDF, Word PRO Plus 472  Export avancé,  Paramétrage du modèle,  Configurer l'imprimante. 473 Outils Recalcul des données Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils. Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des articles (entrée / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre un certain temps. Réorganisation des fichiers Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils. La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros fichiers de travail. Paramétrage des modèles Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux solutions :  Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,  Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et cliquez sur le lien Modèle d'impression. Sauvegarde du format d'exportation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement sélectionnés. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Le journal des évènements Le journal des évènements est accessible depuis le menu Outils + Journal des évènements. C’est une édition dans laquelle sont consignées toutes les factures, factures d’acompte et avoirs créés avec une date antérieure à la facture la plus récente. Différentes fonctionnalités du logiciel permettent d’enregistrer ou de générer une facture :  Copie de factures ou avoirs,  Création de factures ou avoirs,  Facturation périodique,  Livraison globale ou partielle, Word PRO Plus 474  Modification de factures ou avoirs,  Regroupement de pièces,  Transfert de pièces. Les pièces qui apparaissent dans l’édition sont donc replacées dans leur contexte (quelle fonctionnalité a permis de créer cette pièce avec une date antérieure). Par défaut, tous les évènements sont affichés mais vous pouvez les demander sur une période précise en indiquant l’intervalle de dates. Champs personnalisés Les champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client, fournisseur ou commercial. Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou le commercial. Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients, fournisseurs et commerciaux. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements. Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle. Comment ajouter un nouveau champ ? Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles. Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la fiche Article. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) dépendent des formats définis dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Décimales. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. Une variable de type Entier est une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur. Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0. Agenda L'agenda L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda. Outils 475  Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date système de votre ordinateur. Pour afficher une semaine précédente ou suivante, choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre écran,  Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée. Est également indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.  Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Supprimer l'événement par le menu contextuel.  Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus,  A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous avez pu créer par l'agenda ou par la relation client. Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :  des critères d'affichage de la grille (60, 30, 15, 10, 6 et 5 minutes)  Ajouter un nouvel événement. Depuis le volet de navigation, vous avez accès à diverses options de l'agenda. Ajouter un nouvel événement Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.  Indiquez l'objet et l'emplacement du rendez-vous,  Sélectionnez des critères d'affichages,  Indiquez l’heure et la date de début et de fin du rendez-vous,  Indiquez si le rendez-vous est Privé ou si c'est une réunion,  Paramétrez un rappel du rendez-vous, un commentaire ainsi que la périodicité de ce rendez-vous.  Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),  Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,  Choisissez le contact en cliquant sur l’icône ,  Validez-le par le bouton OK. Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning. Options de l'agenda Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.  Définissez la vue quotidienne en indiquant une échelle de temps. Par exemple, si vous indiquez 30 minutes, vous aurez 2 plages par heure,  Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi.  Définissez le premier jour de la semaine,  Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant l'heure de début et l'heure de fin,  Vous pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant l’option Compresser les week-end.  Vous pourrez également visualiser les rendez-vous des autres utilisateurs en cochant Afficher l'agenda des autres utilisateurs.  Si vous le souhaitez vous pourrez choisir d'Afficher l'agenda Outlook,  Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher l’Agenda au démarrage.  Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous doivent être effacés. Suppression de données Suppression de données Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression des données. Word PRO Plus 476 Attention, cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de réception et les factures fournisseurs transférées. Cette option peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés. La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés aux pièces. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique + Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier + Sauvegarde. Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et Factures) à supprimer du dossier courant. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces d'achat Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Suppression des pièces d'achats Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achat (Commandes, Bons de réception et Factures) à supprimer du dossier courant. Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées. Voici les autres étapes de la suppression de données : Suppression des pièces de stock Suppression des paiements clients Suppression des pièces de stock Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication, Inventaires, Transferts inter-dépôts) à supprimer du dossier courant. Voici la dernière étape de la suppression de données : Suppression des paiements clients Suppression des paiements Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements transférés en comptabilité peuvent être supprimés. Archivage des données Archivage des données Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la fréquence doit être régulière. L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la suppression de données par exemple. Import paramétrable Outils 477 Import paramétrable-1 * Non disponible en version Standard * Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils. L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés. Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 2 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-2 Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Le fichier est au format DOS Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont ignorés et remplacés par un code ASCII. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Word PRO Plus 478 Import paramétrable 3 Import paramétrable 3 bis Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-3 Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Ignorer les espaces à la fin des champs Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer. Les noms des champs sont sur la première ligne Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette option. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-3 bis Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Outils 479 Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import du fichier clients Import du fichier fournisseurs Import du fichier codes postaux Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier articles Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé. Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour). Code Famille Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille. Génération automatique des codes articles Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés. Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ? Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous permettra d'indiquer le paramètre à recalculer. Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat dans le fournisseur principal. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le paramètre à recalculer. Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le coefficient. Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer, soit le prix de vente HT soit le prix d'achat. Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul soit le coefficient soit le prix d'achat. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Word PRO Plus 480 Import du fichier clients Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille - Mode de règlement - Commercial Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de code commercial. Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison. Génération automatique des codes clients Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences ). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier fournisseurs Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import). Famille Indiquez le code famille à affecter aux fiches fournisseurs à importer qui n’ont pas de code famille dans le fichier d’import. Mode de règlement Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code mode de règlement associé. Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement. Génération automatique des codes fournisseurs Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans le bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Attribution automatique d'un numéro de compte Outils 481 Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte comptable (racine de compte définie dans les Préférences). Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import des tarifs fournisseurs Pour importer les tarifs fournisseurs, votre fichier doit se composer au moins du code article et du code fournisseur. Les tarifs que vous allez importer vont être recopiés dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article. En cochant l’option Recopie du prix d’achat du fournisseur principal dans l’onglet Tarifs de la fiche article, vous pouvez recopier les tarifs importés dans l’onglet Tarifs de la fiche article. Si tel est le cas, indiquez la donnée à recalculer : le prix de vente HT ou le coefficient de vente. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import du fichier Codes Postaux Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à importer. Voici les autres étapes de l’import paramétrable : Import paramétrable 4 Import paramétrable 5 Import paramétrable-4 Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le bouton Associer. Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à zéro. Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet d’annuler cette association. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Voici la dernière étape de l’import paramétrable : Import paramétrable 5 Import paramétrable-5 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Word PRO Plus 482 Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également la perte de ces formats. Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire de la Gestion (par défaut C:\ Program Files \ EBP \ Gestion). Export paramétrable Export paramétrable-1 * Fonction non disponible en version Standard * Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils. Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un format prédéfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter seront automatiquement sélectionnés. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’export. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 2 Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Export paramétrable-2 Outils 483 La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier à obtenir. Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de nouveau les champs à exporter. Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet de le supprimer du fichier généré. Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils apparaissent. Voici les autres étapes de l’export paramétrable : Export paramétrable 3 Export paramétrable 4 Export paramétrable-3 Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier. Séparateur de champs Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractère de votre choix. Les champs Texte sont entourés par Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués. Séparateur de décimal Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule. La première ligne devra contenir Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur. Voici la dernière étape de l’export paramétrable : Export paramétrable 4 Export paramétrable-4 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct. Enregistrer le format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré Export des données vers le logiciel de cartographie Export des données vers le logiciel de cartographie Word PRO Plus 484 Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques. Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs, les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot Code postal indiqué dans l’adresse. Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire dans lequel le fichier doit être généré. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des clients à exporter Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Sélection des clients à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés. Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le logiciel de cartographie. Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection des commerciaux à exporter Sélection de la période et des filtres Sélection des commerciaux à exporter Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux répondant aux critères suivants seront exportés :  Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,  Etre rattachés au moins à une vente,  Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente. Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie : Sélection de la période et des filtres Sélection de la période et des filtres Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez la période sur laquelle les pièces et les actions de la relation client doivent être exportées. Vous pouvez également limiter l’export des données en appliquant des filtres créées sur les pièces et la relation client. Enfin, choisissez le type d’action de la relation client que vous souhaitez exporter. Imports Devis-Flash Import Devis Flash L’importation des données de Devis-Flash dans Gestion Commerciale impose d’abord de générer, depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis Flash, les fichiers. Outils 485 Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale. Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez récupérer les données, et le répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\) Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash, il vous sera demandé lors de l’importation dans Gestion Commerciale Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes : Les articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Description commerciale Résumé Famille Fournisseur Prix de revient Prix de vente HT Taux de TVA Compte vente Compte vente export Compte vente UE Unité Code barre Notes en clair Table clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code Mode de règlement Encours maximum Compte comptable Code famille Table Prospects Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Word PRO Plus 486 Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Fournisseurs Champs exportés depuis Devis Flash Code Civilité Nom Adresse Adresse suite Code Postal Ville Pays Téléphone Mobile Fax Email Site Web NAF N° TVA Intracommunautaire Code famille Table Unités Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Modes de règlement Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque : CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO, LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP) Echéance (Nb. Jours) Table Contacts Champs exportés depuis Devis Flash Type Codetiers Outils 487 Civilité Fonction Nom Tél T mobile Fax e-mail Table Famille clients Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Table Famille articles Champs exportés depuis Devis Flash Code Libellé Remarques : 1. Les prospects de Devis-Flash sont récupérés dans la base Clients d’EBP Gestion Commerciale 2. Les codes familles clients dans Gestion commerciale sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis-Flash, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8 caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Gestion Commerciale. L’importation dans EBP Gestion commerciale est accessible depuis le menu Outils + Imports Devis-Flash L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des données. A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est affiché. 489 Internet La solution Oxatis La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide. Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis qui donne toutes les informations concernant le e-commerce. La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par le menu Internet + Créer un site Important ! ! L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de licence. Après création de votre site, vous devez impérativement Sauver les paramètres d’accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :  Créer votre site,  Consulter votre site créé par OXATIS,  Administrer votre site,  Envoyer le catalogue de vos articles,  Télécharger les commandes effectuées depuis votre site. Cette fenêtre s'affiche automatiquement au lancement du logiciel. L'option Ne plus afficher la page e-Solution au démarrage permet que cette fenêtre ne soit plus affiché à chaque lancement du logiciel. Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) Envoi des données Dans un premier temps, vous devez indiquer les paramètres d’accès à votre site e-commerce en cliquant sur l’option Paramètres d’accès au site e-commerce … Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :  Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer, dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,  Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche, ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.  Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de la Gestion Commerciale viendra écraser celui du site.  Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la commande soit effectuée par téléphone ou sur le web. La synchronisation entre les données d’EBP et les données du site Web fonctionne ainsi :  Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web, Word PRO Plus 490  Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site. Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5. Forcer l’envoi des données Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Sélection des options de l'envoi des données Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Sélection des options de l'envoi des données Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de fournisseurs. Ne pas inclure les images Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case. Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer les articles du logiciel. Voici les autres étapes de l’envoi des données: Intervalle de sélection des articles Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des articles à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle des articles à prendre en compte pour l’envoi des données, et seuls les articles dont la case En vente sur le Web aura été cochée (onglet Web de la fiche article) seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des familles d'articles Internet 491 Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles appartenant à ces familles seront pris. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des fournisseurs Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection de fournisseurs Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les articles rattachés à ces fournisseurs seront pris en compte. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Critères d'envoi des contacts Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Critères d'envoi des contacts Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de clients et de familles clients. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des clients Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des clients à envoyer Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Voici les autres étapes de l’envoi des données : Intervalle de sélection des familles clients Préparation des données Intervalle de sélection des familles clients Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients appartenant à ces familles seront pris. Voici la dernière étape de l’envoi des données : Préparation des données La préparation des données Word PRO Plus 492 Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations. Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes précédentes. Télécharger les commandes Téléchargement des commandes Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Gestion commerciale les commandes que vos clients ont effectuées sur votre site. Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de règlements, clients, articles et frais de port. Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande générée. Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale. Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :  Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;  Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc pas recréé ;  Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web : o Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va vous permettre de contrôler cette identification ; o En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette identification. Voici l’étape suivante : Sélection de la période Sélection de la période Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées Choix du client Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans votre Gestion Commerciale. Vous vous trouvez dans une des deux situations suivantes : Internet 493  L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de la Gestion Commerciale ;  En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est strictement identique à celle du client Internet. Cliquez sur l’icône pour sélectionner un autre client ; ou Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ; ou Répondez Annuler, et le client sera créé. Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes ou des devis de leurs clients dans EBP Gestion Commerciale et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles. Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis la liste des pièces de ventes clients en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème Opérations du volet de navigation. Indiquez le type de pièces de vente à envoyer ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Sélection par numéro de pièce Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Sélection par numéro de pièce Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple. Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes : Choix du format d'export Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Choix du format d'export Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :  Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,  Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée). Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes : Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML Coordonnées du destinataire Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire. Word PRO Plus 494 Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG + le type de pièces envoyé. Remarques En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Création du fichier XML Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces de ventes dans un fichier XML. Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook Express. La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le logiciel l'interrogation de votre messagerie. Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Cette opération qui consiste à interroger la boîte de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte de mails). Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation. Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et l'adresse e-mail de l'émetteur. Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client concerné. Conserver les numéros de pièces Pour tous les types de pièces, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans l’onglet Infos de la pièce en début de zone. Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible d’importer une partie des pièces présentes dans le mail. Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception. Internet 495 Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être générée. Par conséquent, sont récupérés :  Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison, référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),  Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),  Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,  La composition d’un article s’il y a lieu,  La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison, la description longue,  Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,  Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté. Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs Nous pouvons distinguer plusieurs cas :  Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.  Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié. Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé, mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous choisissez de créer un nouvel article. Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale) Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans un autre dossier. Les factures de vente ne peuvent pas être importées dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées). Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône pour sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération. Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées. 497 Menu ? Licence d'utilisation Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel ou par la commande Activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L’activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de génération ODBC est également disponible. Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies. La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette date et rectifiez la si besoin est. Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance. Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 90 80 20. A propos de Gestion Commerciale Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Gestion Commerciale :  Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),  Changer le code d’activation. 499 Divers Félicitations Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,  Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),  Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),  Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),  En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Word PRO Plus 500 Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de Divers 501 l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 503 Index A Acompte ............................................... 115, 363 Acrobat ................................................ 184, 432 ActiveSync ........................................... 175, 423 Affaire .................................................... 43, 293 Archivage ............................................. 228, 476 Articles [Fiche]48, 49, 50, 52, 53, 54, 55, 57, 58, 298, 299, 300, 302, 303, 304, 305, 306, 307 Articles [Impression] ............................ 199, 447 Avoir ..................................................... 121, 369 B Banque ................................................ 101, 348 Banques [Impression] .......................... 202, 450 Barre d état ............................................ 37, 287 Barre de fenêtres ................................... 37, 287 Billet à ordre [Impression] .................... 185, 433 Bons de livraison ................................. 119, 367 Bordereaux de remise en banque [Impression] ......................................................... 190, 438 C Choix du client ..................................... 244, 492 Classification........................................ 170, 417 Clients [Fiche]74, 75, 82, 83, 84, 90, 321, 328, 329, 330, 337 Clients [Impression] ............................. 199, 447 Clôturer une commande client............. 118, 366 Clôturer une commande fournisseur ... 135, 383 Code postal.......................................... 104, 350 Codes NAF [Impression] ..................... 210, 458 Codes postaux [Impression] ................ 211, 459 Collection ............................................... 72, 318 Combinaison .......................................... 72, 319 Commande .......................................... 118, 366 Commandes fournisseurs .................... 135, 383 Commerciaux [Impression] .................. 199, 447 Commissions commerciaux [Impression] ... 214, 462 Composants d un article ........................ 52, 302 Comptes du dossier comptable ............. 29, 279 Conditions de livraison [Impression] .... 208, 456 Configurer .............................................. 32, 282 Copier une pièce de vente ................... 121, 369 Courriers .............................................. 197, 445 Création d un nouveau format ............... 22, 272 Création d'un classeur ......................... 198, 446 Création d'une nouvelle lettre .............. 198, 446 D DEB ..................................................... 166, 414 DEB [Impression] ................................. 168, 416 Décaissements fournisseurs ............... 159, 407 Département ........................................ 104, 351 Départements [Impression] ................. 210, 458 Dépôt ..................................................... 45, 295 Description longue ................................. 53, 303 Devises [Impression] ........................... 204, 452 Disponibilité [Impression] ..................... 222, 470 Dossier [Barre d outils] .......................... 38, 288 Dupliquer ............................................... 86, 333 E Ecart de règlements ............................ 153, 401 Echéancier (Impression) ..................... 188, 436 E-mail .................................................... 86, 332 Encours dépassés [Impression] .......... 189, 437 Envoi d'un mailing commercial par le Net .. 198, 446 Envoi d'une pièce par e-mail ............... 123, 371 Envoi par e-mail .................................. 123, 371 Envoyer par mail ................................. 184, 432 Etat de stock ....................................... 220, 468 Etat des devis ............................................. 124 Etiquettes ............................................ 188, 436 Export paramétrable ........................... 234, 482 F Facturation périodique .................. 86, 169, 333 Facturation périodique [paramétrage]86, 169, 333 Factures .............................................. 120, 368 Factures d acomptes .......................... 115, 363 Factures fournisseurs ......................... 136, 384 Famille d articles ................................... 64, 312 Famille de clients .................................. 90, 337 Famille de fournisseurs ......................... 96, 342 Familles d articles [Impression] .......... 200, 448 Familles de clients [Impression] .......... 200, 448 Familles de fournisseurs [Impression] 201, 449 Fenêtres [Barre de] ............................... 37, 287 Fermer un dossier ................................... 9, 259 Fichier Intracom .................................. 168, 416 Fichiers [Barre outils] ............................ 39, 289 Filtres .................................................... 44, 294 Format EBP Comptabilité ................... 162, 410 Formatage texte enrichi [barre d outils] 40, 290 Formats ................................................. 21, 271 Fournisseurs [Impression] .................. 201, 449 Frais d approche ................................... 48, 298 Frais de port .......................................... 43, 293 Frais de port [Impression] ................... 205, 453 G Graphique client .................................... 85, 332 Grilles de remise [Impression] ............ 203, 451 H Historique des achats ......................... 213, 461 Historique des achats par article ........ 213, 461 Historique des commandes .................. 59, 307 Historique des connexions .................... 19, 269 Historique des ventes par client .......... 212, 460 I IDEP/CN8 ........................................... 168, 416 Import Paramétrable ........................... 229, 477 Imprimante BL ....................................... 32, 282 Intracom .............................................. 168, 416 J Journal des achats .............................. 195, 443 Journal des ventes .............................. 195, 443 Word PRO Plus 504 L Les factures d acompte ....................... 115, 363 Lettre de relance .................................. 165, 413 Lettres types ........................................ 197, 445 Liste des droits ...................................... 14, 264 Livraison des commandes ................... 126, 373 Livraison partielle ................................. 127, 374 Localisation ............................................ 47, 297 Localisations [Impression] ................... 206, 454 M Mise à jour des tarifs ........................... 146, 394 Mise à jour du prix d achat .................. 134, 382 Mode de règlement ................................ 99, 346 Mode socle .......................................... 175, 423 Modèles ............................................... 225, 473 Modes de règlement [Impression] ....... 206, 454 Modes de transport [Impression] ......... 208, 456 Mouvements de stock [Impression] ..... 220, 468 N NAF ...................................................... 103, 350 Natures de transaction [Impression] .... 209, 457 Navigation [Barre d outils] ..................... 39, 289 Nomenclature UE .................................. 50, 300 Numéroteur téléphonique ...................... 75, 321 O Opérations [Barre d outils] ..................... 41, 291 P Paiements (Impression) ....................... 190, 438 Palmarès de rotation ........................... 221, 469 Palmarès des commandes .................. 221, 469 Paramétrage ........................................ 225, 473 Pays ..................................................... 104, 351 Pays [Impression] ................................ 210, 458 PDA175, 176, 177, 178, 179, 180, 181, 423, 424, 425, 426, 427, 428, 429 PDF ...................................................... 184, 432 Pièce de stock [Impression] ................. 145, 393 Pièces (onglet de l'impression des relances commandes clients) ......................... 129, 376 Pièces de stock [Liste] ........ 144, 145, 392, 393 Portefeuille des commandes ............... 186, 434 Portefeuille des devis .......................... 186, 434 Promotions............................................. 46, 296 Propriétés de l agenda ........................ 227, 475 R Réapprovisionnement ......... 139, 141, 387, 389 Réapprovisionnement [Impression] ..... 222, 470 Recalcul des données ......................... 225, 473 Réception des commandes ................. 138, 386 Réception partielle ............................... 139, 387 Recherche lignes de pièces 129, 141, 376, 389 Recopie .................................................. 10, 260 Règlement d une facture ..................... 125, 372 Règlements clients .............................. 153, 401 Règlements fournisseurs ..................... 157, 405 Regroupement des pièces d achats ... 138, 386 Relances Commandes Clients ........... 128, 375 Relances Commandes Fournisseurs .. 131, 379 Relances Devis Clients ............................... 129 Relation client ..... 87, 88, 89, 90, 334, 335, 336 Relevés de factures (Impression) ....... 189, 437 Remise .................................................. 70, 317 Réorganisation des fichiers ................ 225, 473 Réorganiser les icônes ......................... 38, 288 S Saisie déportée ................................... 245, 493 Sauvegarde du format d exportation .. 225, 473 Sauvegarde du format d importation .. 234, 482 Site Web ............................................... 86, 332 Soldes ................................................... 46, 296 Statistiques articles ............................. 215, 463 Statistiques clients .............................. 216, 464 Statistiques comparatives ................... 218, 466 Statistiques croisées clients ................ 218, 466 Statistiques croisées fournisseurs ...... 219, 467 Statistiques fournisseurs ..................... 219, 467 Statistiques par famille d'articles......... 215, 463 Statistiques par famille de fournisseurs ..... 218, 466 Stock actuel .......................................... 59, 308 Stock virtuel .......................................... 59, 308 Suppression de données .................... 227, 475 T Tableau de bord (Impression) ............. 192, 440 Téléchargement des commandes ...... 244, 492 Télécopier une lettre de relance ......... 166, 414 Télécopier une pièce........................... 122, 370 Textes standards [Impression] ............ 201, 449 Tiers [Barre d outils] .............................. 42, 292 Transfert comptable [Paramétrage] .... 163, 411 Transfert comptable des règlements .. 164, 412 Transfert de pièces ............................. 123, 371 Transferts inter-dépôts ........................ 145, 393 U Unité ...................................................... 47, 297 Unités [Impression] ............................. 207, 455 Utilisateurs ................ 12, 13, 19, 262, 263, 269 Utilisateurs [Barre d outils] .................... 42, 292 Utilisateurs connectés ........................... 19, 269 V Vente à perte ........................................ 24, 274 Ventilation analytique [famille article] .... 68, 316 Ventilation analytique [famille client] ..... 91, 337 Ventilation analytique [famille fournisseur] .. 96, 343 W Web [Fiche article] ........................................ 55 Z Zoom ................................................... 184, 432 4 Les solutions de la ligne PME offrent une interface de travail proche des usages quotidiens en informatique. Leur ergonomie intuitive facilite la prise en main du logiciel. Une ergonomie proche des usages quotidiens La similitude avec les outils bureautiques utilisés chaque jour (Word, Excel, Outlook®...) permet de conserver ses habitudes de travail. Les flèches « suivant » et « précédent » comme si vous naviguiez sur Internet. La barre de navigation comme dans Outlook et la gestion de vos e-mails. Des menus regroupés par situations de travail : cycle des ventes, des achats, gestion des règlements... Une navigation facilitée par les Open Guide. Dans le menu Ventes, vous pouvez créer vos clients, vos factures, vos devis, saisir vos règlements... Un Open Guide est disponible dans chaque situation de travail, pour accéder facilement aux fonctionnalités du logiciel. Astuce ! N’hésitez pas à sauvegarder à tout moment les modifications effectuées dans les fenêtres du logiciel (taille des colonnes, nombre de colonne, ...) pour les consulter ultérieurement. Une ergonomie intuitive La recherche intelligente Elle permet de rechercher tous types d’informations : une date, un montant, un nom... et ce sur toutes les colonnes. Elle permet aussi d’effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant simultanément. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du logiciel. Ici, on recherche les factures adressées aux mairies en 2008. Le logiciel vous propose les factures correspondant à ces critères.Ligne PME 5 Les filtres, le regroupement d’informations La consultation des informations, telles que le nombre de clients, les devis en cours, etc., constitue une part importante de l’activité quotidienne de l’entreprise. Il faut être très réactif et manipuler les données de façon très souple. 2. Regrouper les informations Le PGI Open Line TM permet de manipuler les listes dans tous les sens. C’est-à-dire de regrouper les informations de différentes manières : les ajouter, les associer, les déplacer, les filtrer... Vous souhaitez regrouper votre liste de livraison par jour et par nom de client ? Etape 1 : Etape 2 : Un simple clic sur la colonne « date » et l’utilisation de la fonction « cliquer – déposer » est nécessaire. Le regroupement des informations est proposé par date. Etape 3 : Pour associer un nouveau regroupement, ici dans l’exemple par nom de client, il suffit de répéter la manipulation effectuée en étape 2. A l’aide d’un clic droit, accédez au panneau de regroupement. Ici, l’en-tête de la colonne a été déplacée dans la zone de regroupement. Vos données sont instantanément filtrées par date. Ici, l’en-tête de colonne « nom de client » s’est ajoutée au regroupement précé- dent « date ». Vos données sont instantanément filtrées par date et par nom de client. 1. Filtrer les données Filtrez vos données sur n’importe quelle colonne et dans n’importe quelle liste du logiciel. Effectuez un filtre pour classer vos données par ordre croissant ou décroissant… …ou effectuez des filtres personnalisés. Les filtres personnalisés permettent d’appliquer des conditions : « est égal à », « n’est pas égal à », « est plus petit que »...6 La synchronisation des données Les logiciels de la ligne PME sont des solutions communicantes, permettant de synchroniser automatiquement les données entre la gestion commerciale et la comptabilité. Le logiciel tout-en-un L’intégration de la gestion commerciale et de la comptabilité permet de gérer son entreprise dans un seul et même logiciel. Accédez à la comptabilité depuis votre gestion commerciale et inversement. L’intégration des données Dans la gestion commerciale d’une entreprise, les informations saisies en facturation doivent souvent être récupérées en comptabilité. D’ou l’intérêt d’un logiciel intégré. En effet, de nombreux éléments modifiés en gestion commerciale seront automatiquement intégrés en comptabilité et inversement. La synchronisation permet de gagner du temps au quotidien et de garantir la cohérence des informations du logiciel. Prenons un exemple : Etape 1 : Dans la fiche client de la gestion commerciale, inté- grez sa nouvelle adresse. Etape 2 : Sauvegardez les informations. Etape 3 : Elles sont automatiquement enregistrées en comptabilité, dans la fiche « compte » de votre client.Ligne PME 7 Pour aller plus loin… L’intégration propose d’aller encore plus loin, avec la consultation depuis la comptabilité des factures qui ont permis la génération d’une écriture comptable. Prenons un exemple : L’Expert-Comptable souhaite valider les écritures de l’entreprise. Pour cela, il a besoin de retrouver l’origine de certaines écritures. Ce logiciel intégré permet d’ouvrir, depuis l’écriture comptable, la facture correspondante dans la gestion commerciale. Etape 1 : Etape 2 : Le logiciel ouvre la facture correspondant à l’écriture comptable, depuis la gestion commerciale. La synchronisation permet également d’enregistrer automatiquement une facture en comptabilité sans aucune ressaisie. Depuis votre facture, cliquez sur « valider » pour enregistrer automatiquement les informations en comptabilité. L’état « provisoire » se transforme alors en « transféré en comptabilité ». Sans aucune ressaisie, votre facture est enregistrée en comptabilité. Il est possible de choisir le transfert manuel (sur demande) ou automatique des données (à chaque validation de document, de règlement ou d’inventaire).8 La personnalisation Pour utiliser au mieux son logiciel, il est important de pouvoir le personnaliser en fonction de ses habitudes de travail et de ses besoins. La personnalisation permet, entre autres, de gagner du temps au quotidien dans la gestion de son entreprise et d’obtenir l’information sous la forme choisie. Les vues Après plusieurs mois d’activité et d’utilisation du logiciel, une base de données se constitue. Elle contient la liste de l’ensemble des documents de vente (devis, factures, commandes…), des contacts, des articles... Il s’avère essentiel de pouvoir utiliser cette source d’informations à des fins commerciales. Encore faut-il posséder l’outil qui permette de les utiliser à bon escient. Grâce à la notion de « vues », disponible dans les logiciels de la ligne PME, il est possible de personnaliser la consultation de ses données en fonction de ses besoins. Prenons un exemple : Faire des relances téléphoniques à partir de la liste de vos clients. Pour cela, vos commerciaux ont besoin d’un fichier répertoriant leurs coordonnées téléphoniques et les devis en cours. Etape 1 : Depuis votre liste, lancez l’éditeur de vues. Etape 2 : Dans l’éditeur de vues, choisissez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître (nom du client, téléphone…). Etape 3 : Pour ne voir apparaître que les clients dont le numéro de téléphone est renseigné, faites des exclusions. Etape 4 : Pour associer à chaque client les devis en cours, associez la liste des documents de vente. Etape 5 : Choisissez les colonnes qui vous intéressent dans la liste des documents de vente : date, état du document, net à payer…Ligne PME 9 Astuce ! L’import-export des vues permet de récupérer des éléments d’une société à l’autre. Cette personnalisation des listes peut être utile, par exemple, en cas de gestion de plusieurs entreprises. Créez et sauvegardez un nombre de vues illimité, dans toutes les listes du logiciel. Le résultat peut être présenté sous forme de ligne ou de « carte ». Vous pouvez personnaliser la présentation de vos résultats avec le mode « carte » par exemple. Etape 6 : Consultez les résultats. Visualisation des clients avec n° de tél renseigné. Vous pouvez personnaliser le résultat avec de la couleur, effectuer des sous-totaux… Le « + » permet de faire apparaître, ou non, les devis associés aux clients.10 Un générateur d’états puissant Les logiciels de la ligne PME disposent d’un générateur d’états qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer TM permet d’exploiter l’ensemble des données saisies dans le logiciel. Ces données pourront être classées et triées… Des fonctions et des formules de calculs sont disponibles pour obtenir les résultats souhaités, ainsi que de nombreuses personnalisations : insertion de logo, polices, cadres, etc. La création des modèles d’impression Une partie « conception » permet de mettre en forme le modèle. Les volets « Propriétés », « Dictionnaire » et « Arborescence » sont disponibles pour les champs et les composants. Une barre d’outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. La partie « Page 1 » permet de mettre en forme le modèle. C’est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de votre modèle, insérer les champs et autres composants. L’onglet « Aperçu » permet de visualiser, sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. L’onglet « Prévisualisation HTML » permet de visualiser les changements apportés au modèle au format HTML. La barre d’insertion de composants et de bandes est nécessaire à la conception du modèle.Ligne PME 11 … aux modèles les plus complexes Pour ajouter un champ dans un document, il suffit simplement de le sélectionner dans le dictionnaire des données et d’effectuer un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité. Pour ajouter la date, le compteur de pages ou l’heure d’impression du document, plusieurs variables systèmes sont également accessibles à partir du dictionnaire des données. Des plus simples aux plus complexes, il est possible d’élaborer ses propres modèles d’impression grâce à Open Report Designer TM . Il est également possible d’insérer un total, d’imprimer le nombre d’éléments d’une liste ou de calculer une moyenne grâce aux fonctions « Systèmes » regroupées dans l’arborescence « Total » du dictionnaire. Cliquez et faites glisser la variable choisie dans votre modèle. De la simple modification... Il est possible d’afficher une image stockée sur le disque dur ou d’afficher le logo de la société paramétré préalablement dans les options du dossier. Créez des modèles de factures à l’image de l’entreprise. Grâce aux différentes formes disponibles, chaque cadre peut être modifié pour obtenir l’apparence désirée dans le modèle. Choisissez et créez votre modèle à la carte : modifier la police, l’apparence... A la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement.12 Les champs personnalisés Les champs personnalisés permettent de créer dans les solutions de la ligne PME des informations dynamiques pour que le logiciel s’adapte au plus près à l’activité de la PME. Les spécificités d’une entreprise peuvent donc être gérées plus facilement. Le champ personnalisé dans la fiche article Un onglet supplémentaire est consacré à la gestion des champs personnalisés. Le champ personnalisé est disponible et prêt à l’emploi. La création d’un champ personnalisé Toutes sortes de champs personnalisés peuvent être créés qu’il s’agisse d’un texte, de date/heure, d’un champ booléen, d’un menu déroulant et ce, dans de nombreuses tables du logiciel : clients, fournisseurs, articles, documents de stock, d’achat et de vente, lignes de documents de vente… Liste des tables du logiciel accessibles pour la création des champs personnalisés. Paramétrage des champs de type texte, entier, date, booléen... Intégration des valeurs. Longueur maximale jusqu’à 250 caractères. Nom du champ personnalisé à afficher.Ligne PME 13 Les champs personnalisés dans les lignes de document Dans les logiciels de la ligne PME, il est possible d’ajouter des champs en ligne de document afin d’intégrer une information plus précise sur un article. Grâce à l’ajout d’une colonne supplémentaire, l’utilisateur renseigne la valeur souhaitée du champ personnalisé. Astuces ! Ces champs apparaissent dans les documents de vente, les modèles d’impression et peuvent également être intégrés dans les vues. Un tri peut être effectué sur un champ personnalisé. Ajout du ou des colonnes champs personnalisés dans les lignes du document. Intégration de champ de type booléen. Intégration de champ de type texte.14 Un mode réseau performant La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs sur les mêmes dossiers. A partir de 5 postes, les logiciels de la ligne PME sont proposés avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. L’installation du serveur dédié Lors d’une installation réseau sur un serveur de fichier, le moteur de base de données Microsoft SQL Server doit uniquement être installé. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l’option « Poste serveur ». Les avantages de la technologie Microsoft® SQL Server 2008 : • La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume des données stockées dans le logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. • La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Pour 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d’accès aux données commerciales est le même que s’il n’y avait qu’un utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l’accès aux données du PGI Open Line TM reste disponible. • La sécurité de vos données stratégiques Protégez les données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur le serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. L’installation poste à poste Lors d’une installation réseau en « poste à poste », le moteur de base de données Microsoft® SQL Server ainsi que le logiciel de la ligne PME doivent être installés sur le poste qui fera office de serveur. Tous les dossiers créés dans le logiciel EBP seront stockés sur ce poste. Dans ce type de configuration, vous devez choisir l’option « Poste Client + serveur ».Ligne PME 15 La gestion des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs La version réseau des logiciels de la ligne PME permet le paramétrage des droits d’utilisateurs, mais aussi la création de groupes d’utilisateurs. Les droits attribués aux groupes seront automatiquement affectés aux utilisateurs faisant partie de ce même groupe. Cependant, il est tout à fait possible de gérer des exceptions dans un groupe. Certains droits peuvent être affectés par rubriques, qui elles-mêmes contiennent des « sous-informations » qui peuvent être paramétrées. Astuce ! Pour gagner du temps, indiquez les droits d’accès à la rubrique et automatiquement les informations qui composent cette rubrique hériteront de ces mêmes droits. La gestion des droits par colonne Par exemple, dans la « gestion des articles », vous pouvez interdire l’accès au pourcentage de la marge/articles, au prix d’achat/article… Prenons un exemple : Créez autant d’utilisateurs que vous le souhaitez. Attribuez des mots de passe par utilisateur. Affectez vos utilisateurs à un groupe ou vice et versa. Gérez les droits en donnant accès à la création, la visualisation, la modification, la suppression, ou l’impression... Guide Report Designer Guide d’initiation et de prise en main Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, version 1.0, édition Janvier 2009Table des matières PRESENTATION 4 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXISTANT...............................................................................4 2. PRESENTATION DE L’OUTIL.....................................................................................................................................................5 COMMENT FAIRE ? 6 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ?...................................................................6 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? ................................................................................6 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? ............................................................................................................................................7 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?................................................8 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?.......................................9 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ?......................................................................... 10 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ?......................................................................................................... 11 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ?................................................................................................................................... 12 CREATION D’UN MODELE LISTE CLIENT PAS A PAS 13 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 15 2. MISE EN FORME DU MODELE................................................................................................................................................ 19 2.1. Insertion date du jour.................................................................................................................................................... 21 2.2. Insertion d’un titre de modèle....................................................................................................................................... 24 2.3. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 28 2.4. Insertion des données................................................................................................................................................... 29 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes................................................................................................ 33 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 37 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS.................................................................................................. 39 CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 40 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 40 2. MISE EN FORME DU MODELE :.............................................................................................................................................. 47 2.1. Insertion date du jour :.................................................................................................................................................. 48 2.2. Insertion titre du modèle :............................................................................................................................................. 51 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes :.................................................................... 54 2.4. Insertion des données : ................................................................................................................................................ 56 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes :.............................................................................................. 60 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 64 2.7. Formatage des champs : .............................................................................................................................................. 65 2.8. Insertion d’un total ........................................................................................................................................................ 67 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR :..................................................... 68 CREATION D’UN DOCUMENT DE VENTE, DEVIS, PAS A PAS 70 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 70 1.1. Sélection de la table « Options ».................................................................................................................................. 70 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » ............................................................................................ 72 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » ........................................................................... 78 2. MISE EN FORME DU MODELE................................................................................................................................................ 80 2.1. Conception du modèle .................................................................................................................................................. 80 2.2. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 88 2.3. Insertion des champs.................................................................................................................................................... 89 2.4. Formatage des champs................................................................................................................................................. 90 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes................................................................................................ 92 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS ............................................................................................................................... 95Présentation 4 Report Designer Présentation Le logiciel EBP Compta Gestion Commerciale Open Line TM dispose d’un générateur d’état qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer permet d’exploiter l’ensemble des données saisies dans votre logiciel. Ces données pourront être classées et triées…Des fonctions et des formules de calculs sont à votre disposition pour obtenir les résultats que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de personnaliser la présentation de vos documents (insertion de logo, polices, cadres, etc.….) A travers ce guide, vous verrez les différentes étapes nécessaires à la modification puis à l’élaboration de quelques modèles. 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXISTANT L’accès au générateur d’état de votre logiciel s’effectue depuis le volet de navigation par exemple dans le menu « Ventes »/ « Impressions » (1). Sélectionnez la catégorie « Devis », le modèle d’impression (2) puis cliquez sur l’icône « Modifier » (3) dans la barre d’outils. Vous pourrez ainsi effectuer des modifications sur ce modèle. Lors de la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement. 1 3 2Report Designer 5 2. PRESENTATION DE L’OUTIL Open Report Designer peut être découpé en 4 parties : 1- Une barre d’outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. 2- Une barre d’insertion de composants et de bandes nécessaires à la conception du modèle (barre verticale à gauche de l’écran). 3- Un volet « Propriétés », « Dictionnaire » et « Arborescence » disponible pour les champs et les composants. 4- Une partie Conception qui permet de mettre en forme le modèle. Cette partie est elle-même composée de trois onglets : Page 1, Aperçu et Prévisualisation HTML - La partie « Page1 » permet de mettre en forme le modèle. C’est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de notre modèle, insérer les champs et autres composants. - L’onglet « Aperçu » permet de visualiser à l’écran sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. - L’onglet HTML « Prévisualisation HTML » permet de visualiser à l’écran les changements apportés au modèle au format HTML. 1 2 4 3Comment faire ? 6 Report Designer Comment faire ? Comment faire ? Dans ce chapitre, nous allons vous indiquer comment réaliser les principales modifications que vous pouvez effectuer sur un modèle. Pour accéder au paramétrage d’un modèle, placez-vous dans le volet de navigation « Vente – Impressions - Documents de vente – Devis (ou commandes …) »par exemple. Sélectionnez le modèle à paramétrer et cliquez sur « Modifier » dans la barre d’outils. 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ? Chaque champ peut avoir des caractéristiques différentes. Pour changer la police d’un champ, sélectionnez-le en cliquant dessus. Le champ est alors entouré par des petits carrés noirs . Ensuite à l’aide de la barre d’outils , vous pouvez changer la taille, la police … Vous pouvez également modifier l’alignement de chaque champ grâce à cette barre d’outils . Remarque : Cette modification ne peut pas être effectuée sur les champs de type Mémo (voir partie Ajout d’un champ de donnée) pour lesquels une police par défaut, et des attributs (gras, italique, couleur etc..) peuvent être paramétrés directement dans le logiciel. 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? Pour formater un champ de type montant par exemple, vous devez sélectionner la variable souhaitée en cliquant dessus, puis cliquer sur l’icône qui apparaît à droite de la variable et sélectionner « Format du texte ». L’assistant suivant s’ouvre : Sélectionnez le format à appliquer, et validez par la touche OK.Comment faire ? Report Designer 7 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? Il est possible d’ajouter une image ou le logo de votre entreprise. Pour cela, à partir de la barre d’outils cliquez sur « Image » Cliquez à l’endroit ou vous souhaitez ajouter cette image. Une fenêtre « Image » s’ouvre. Il est alors possible de sélectionner et d’afficher une image stockée sur votre disque dur en cliquant sur le bouton « Ouvrir » de cette même fenêtre. Il est aussi possible d’afficher le logo de votre société (ajouté préalablement dans les options de votre dossier). Pour cela, à partir de la fenêtre « image », cliquez sur « Colonne des données », puis déroulez l’arborescence des « Options » et sélectionnez la variable « Logo ».Comment faire ? 8 Report Designer 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Pour ajouter un champ dans votre document, placez-vous sur le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données (sources de données…) le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle.Comment faire ? Report Designer 9 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Les champs proposés dans le dictionnaire, correspondent aux champs sélectionnés à la création du modèle. Par défaut, toutes les données d’une table ne sont pas disponibles dans le dictionnaire. Pour ajouter un nouveau champ, placez-vous dans le dictionnaire des données (volet situé à droite de l’écran). Sont alors visibles les tables et les champs utilisés à la création du modèle. Sélectionnez une table à partir du dictionnaire, puis par le clic droit, sélectionnez Propriétés . L’éditeur de requêtes s’ouvre et affiche les tables et les champs proposés dans le dictionnaire. Placez-vous sur la table concernée, et cliquez sur « Ajouter une colonne ». Comment faire ? 10 Report Designer La liste de tous les champs de la table est alors visible, cochez le(s) champ(s) à ajouter puis validez votre sélection en cliquant sur « OK ». Le(s) champ(s) ajouté(s) est (sont) alors visible(s) dans la liste des champs du dictionnaire. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle. 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ? Pour ajouter sur votre document, la date, le compteur de pages ou l’heure d’impression du document, vous disposez de plusieurs variables systèmes accessibles à partir du dictionnaire des données (Volet situé à droite de l’écran), « Variables systèmes » que vous pouvez glisser / déplacer sur votre modèle. Pour les variables de type « date », il est possible de les formater (CF point 2. Comment modifier le format d’affichage d’une variable ? ).Comment faire ? Report Designer 11 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ? Pour insérer un total, imprimer le nombre d’éléments d’une liste ou calculer une moyenne, vous disposez dans le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran (cf. ci-dessous) de plusieurs Fonctions systèmes regroupées dans l’arborescence «Totals» du dictionnaire. Déroulez cette arborescence, sélectionnez ensuite le type de total souhaité et faites un glisser-déplacer de la variable sur votre modèle. Double cliquez ensuite sur la variable que vous venez de glisser sur votre modèle. La fenêtre suivante apparaît : Dans la fenêtre affichée, vous pourrez alors modifier le type de calcul à effectuer dans la partie « Fonction résumé ». Sélectionnez ensuite la bande de données sur laquelle se trouve la variable à totaliser dans la partie « Bande de données» Enfin, dans la partie « Colonne de données », indiquez le nom de la variable sur laquelle s’effectue le calcul en déroulant la liste des variables. Remarque : Dans la partie « Résumé en cours d’exécution », cochez « Rapport » si vous souhaitez que le calcul se fasse sur la dernière page de l’impression. Cochez « Page », si vous souhaitez que le calcul s’affiche sur chaque page de l’impression. Comment faire ? 12 Report Designer 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ? Pour supprimer un champ dans un document, sélectionnez-le en cliquant dessus. Des petits points noirs apparaissent autour du champ : appuyez alors sur la touche « Suppr » de votre clavier pour le supprimer du modèle.Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 13 Création d’un modèle liste client pas à pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Une case à cocher, vous permet d’afficher ou non un assistant de création de modèle. Pour utiliser l’assistant de création de modèle, cochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » : Une fois les choix de la catégorie et de l’assistant de création définis, validez en cliquant sur « OK ». La fenêtre « Données» est proposée. Elle contient une sélection de champs pré-paramétrés correspondant à la catégorie sélectionnée précédemment. Cochez les champs que vous souhaitez voir figurer sur votre impression. Vous pouvez également cocher « En-tête » et « Pied » si vous souhaitez avoir des titres de colonne : Validez votre sélection en cliquant sur « OK ».Création d’un modèle liste client pas à pas 14 Report Designer Le modèle d’impression sera automatiquement créé : Et vous obtiendrez une liste exploitable sans devoir la retoucher : Si vous souhaitez réaliser vous-même votre propre modèle, suivez les différentes étapes décrites ci-après : La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple « Création de la liste des clients », les données nécessaires sont : - Code (tiers) - Nom - Adresse 1 (Facturation) - Code Postal (Facturation) - Ville (Facturation) - Téléphone fixe (Facturation).Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 15 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et celui de « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » :Création d’un modèle liste client pas à pas 16 Report Designer La fenêtre « Editeur de requêtes » apparaît. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser notre fiche client, sélectionnez la table « Client » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 17 Puis cliquez sur « OK ». La table «Requête Client » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionnez ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur notre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » :Création d’un modèle liste client pas à pas 18 Report Designer La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez en cochant chacune des variables que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 19 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de notre modèle « Liste des clients » vous allez trier le modèle par « code client ». Pour cela, cliquez sur la variable « Code client » et sélectionnez « Ascendant » en type de tri, dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre. Indiquez également un indice de tri à 0 dans le cas où le tri est effectué sur une donnée uniquement ou un ordre de priorité dans le cas où le tri est effectué sur plusieurs données : 2. MISE EN FORME DU MODELE Les manipulations précédentes vous ont permis d’ajouter la table « Client » et les variables souhaitées, dans le dictionnaire des données du modèle d’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, la table « Client » ainsi que les variables préalablement sélectionnées:Création d’un modèle liste client pas à pas 20 Report Designer Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception » Pour cela, vous allez utiliser différents types de bande dans lesquelles vous ajouterez vos variables.Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 21 2.1. Insertion date du jour Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : N.B : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmanter ou diminuer la hauteur de cette bande. Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bandeCréation d’un modèle liste client pas à pas 22 Report Designer Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 23 Cette variable doit être formatée avec le style de date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas de la partie de droite : Cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut » du champ « Format du texte » : Sélectionnez l’onglet « Date ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et validez en cliquant sur « OK ».:Création d’un modèle liste client pas à pas 24 Report Designer 2.2. Insertion d’un titre de modèle L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titre ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône , sur la partie gauche de la fenêtre, et sélectionnez « Titre » : Puis cliquez sur la page. La bande « Titre » vient se positionner après la bande « Entête de page » : Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle puis cliquer sur la bande « Titre ». Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 25 La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Vous pouvez alors saisir votre texte, « Liste des clients » par exemple et en cliquant sur « OK ». Vous obtenez alors le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela, sélectionnez le texte et utilisez l’icône dans la barre d’outils. Une palette de couleurs vous est proposée, sélectionnez celle que vous souhaitez. Création d’un modèle liste client pas à pas 26 Report Designer Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle et sélectionnez « Forme » : Cliquer sur la bande « Titre ». Ajustez ensuite le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des clients » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 27 Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis » : Le résultat obtenu est :Création d’un modèle liste client pas à pas 28 Report Designer 2.3. Insertion des titres des colonnes Notre liste sera réalisée sous forme de tableau. Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et sélectionnez la bande « En-tête ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête » se positionne en dessous de la bande « Titre » : A l’aide de l’icône , vous pouvez saisir le titre de première colonne : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 29 Suite à la validation de cette première colonne, vous devez recommencer l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées : 2.4. Insertion des données De la même manière que les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Données » :Création d’un modèle liste client pas à pas 30 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Double-cliquez sur la table « Clients », visible dans l’onglet « Source de données », afin de l’associer à la bande de données ajoutée précédemment : La bande « Données ; Source de données : Clients » apparaît sous la bande « En-tête » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 31 Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Clients » afin de visualiser les variables disponibles : A partir du dictionnaire, sélectionnez les variables une à une et glissez-les sur la bande de « Données » : Variable « Code client » sélectionnée et glissée vers la bande « Données »Création d’un modèle liste client pas à pas 32 Report Designer Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ensuite, ajoutez la bande « Pied ». Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Pied » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 33 Cliquez sur la page du rapport. La bande pied apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, ajoutez des traits de séparation entre chaque colonne. Afin d’encadrer les titres des différentes colonnes, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle :Création d’un modèle liste client pas à pas 34 Report Designer Cliquez sur la bande « En-tête » : Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèleCréation d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 35 De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le de façon à ce qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied » : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle: Deuxième cadre inséréCréation d’un modèle liste client pas à pas 36 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent commencer sur la bande « En-tête » et finir sur la bande « Pied » : Cette opération est à répéter autant de fois qu’il y a de colonnes. Le résultat obtenu est : Trait inséréCréation d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 37 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône et sélectionner la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite du modèle). Sélectionnez la variable système «PageNumber » : Faites-la glisser dans la bande « PiedDePage1 » :Création d’un modèle liste client pas à pas 38 Report Designer Votre modèle « Liste des clients » est maintenant réalisé. Voici un aperçu de l’impression obtenue :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 39 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS Pour enregistrer votre modèle et lui donner un nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » : La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Clients » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est maintenant ajouté à la liste des modèles déjà existants.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 40 Report Designer CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple, les données nécessaires sont : - Code article, - Code du fournisseur, - Description commerciale, - Libellé, - Prix de revient, - PV HT, - PV TTC, - Code Famille Articles (Code famille Articles -> Familles Articles), - Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur), - Taux de TVA (Code TVA (article) -> TVA). 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » correspond aux tables des options du dossier et celui « Données d’ensemble de requêtes » correspond aux tables des données.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 41 Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » : La fenêtre « Editeur de requêtes » apparait. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser votre fiche article, sélectionnez la table « Article » : Puis cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 42 Report Designer La table « Article » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionner ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 43 La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre impression : NB : A la fin de la liste des champs de la table « Article », apparaît en gras un certain nombre d’autres tables déjà jointes avec la table « Article » parce qu’elles ont un identifiant commun. Par exemple, pour afficher le libellé de la famille article, vous ne pouvez pas l’afficher depuis la table « Article ». Seul le champ « Code famille articles » est disponible. Pour récupérer le libellé, il faut utiliser la table « Famille articles » et cocher le champ « Famille articles ». Cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 44 Report Designer Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes : Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Liste articles par fournisseur » vous allez trier le modèle par « Code article » et aussi par « Code du fournisseur » compte tenu du regroupement par fournisseur. Pour cela, cliquez sur les variables « Code du fournisseur » puis « Code article » et sélectionnez « Ascendant » dans « Type de tri », dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre. Vous devez également indiquer un indice de tri qui va définir l’ordre de priorité du tri : 0 pour le premier champ trié, dans notre cas « code fournisseur », puis 1 pour le second champ, « Code article ». Dans le cas d’un seul type de donnée à trier, il faut toujours utiliser 0 en indice de tri.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 45 Vous pouvez, également filtrer vos données, ici pour les articles, et faire une distinction entre les articles de type « Bien » et les articles de type « Service ». Vous allez donc réaliser un filtre pour afficher uniquement les articles de type « Bien ». Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une condition ». Dans la liste des champs, sélectionnez « Type d’article », puis cliquez sur « OK ». Maintenant, il faut définir le filtre : - pour l’opérateur, sélectionnez « Egal », - pour la valeur, choisissez « Bien ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 46 Report Designer Validez votre requête en cliquant sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 47 2. MISE EN FORME DU MODELE : Les manipulations précédentes vous ont permis de créer la table « Article » et d’ajouter les champs souhaités pour l’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, dans l’onglet « Dictionnaire », la table « Article » avec les champs sélectionnés au préalable. Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 48 Report Designer Pour cela, utilisez différentes types de bandes dans lesquelles vous y ajouterez nos variables. 2.1. Insertion date du jour : Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bandeCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 49 Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » : Cette variable doit être formatée avec le style date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 50 Report Designer Dans la rubrique, « 1- Texte », sélectionnez « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez « Date ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et valider par « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 51 2.2. Insertion titre du modèle : L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titre ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception et sélectionnez « Titre ». Puis cliquez sur la page. La bande « Titre » vient se positionner après la bande « Entête de page » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 52 Report Designer Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Titre ». La fenêtre d’éditeur de texte apparaît. Tapez votre texte, « Liste des articles par fournisseur » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Ajustez votre champ avec les outils de disposition et de formatage disponibles afin d’obtenir le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela sélectionnez le champ correspondant au texte et utilisez l’icône situé dans la barre d’outils. Pour notre exemple, utilisez la couleur « Gris clair ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 53 Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Forme ». Cliquez sur la bande « Titre ». Ajustez le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des articles par fournisseur ». Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 54 Report Designer Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis ». Le résultat obtenu est : 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes : Notre liste sera regroupée par fournisseur, il faut donc ajouter la bande « Entête de groupe ». Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône et sélectionner « En-tête de groupe». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête de groupe » vient se positionner en dessous de la bande « Titre », et la fenêtre des conditions de regroupement apparaît. Sélectionnez le champ « Code du fournisseur » dans la requête « Article », puis cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 55 Dans un premier temps, pour distinguer le regroupement, il faut afficher le nom du fournisseur. Pour cela, cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis cliquez sur la bande « Entête de groupe », l’éditeur de texte s’ouvre. Ensuite, double cliquez sur le champ « Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur) », la variable apparaît dans l’onglet « Expression ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 56 Report Designer L’étape suivante consiste à saisir les titres des colonnes. Cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis sur la bande entête de groupe et saisissez votre texte : Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : 2.4. Insertion des données : De la même manière que dans les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Données » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 57 Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Cliquez sur la table « Requête Article », visible dans l’onglet « Source de données », et cliquez sur « OK » afin de l’associer au rapport d’impression. La bande « Données ; Source de données : Requête Article » apparaît sous la bande « En-tête de groupe» :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 58 Report Designer Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Article » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant il suffit de sélectionner les variables à afficher sur votre impression en les glissant dans la bande « Données ». Si ce n’est pas déjà le cas, décocher l’option « Créer un label » pour ajouter uniquement le champ de données.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 59 Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ajoutez ensuite la bande « Pied de groupe». Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied de groupe » : Variable « Code article » sélectionnée et glissée vers la bande « Données »CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 60 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La bande « Pied de groupe » apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes : Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, créez le colonage avec des traits de séparation et des cadres. Afin d’encadrer les titres des colonnes, cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtre :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 61 Cliquez sur la bande « En-tête de groupe» : Ajustez le cadre pour qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèleCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 62 Report Designer De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied de groupe» : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtre : Deuxième cadre inséréCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 63 Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête de groupe » et descendre jusqu’à la bande « Pied de groupe » : Trait inséréCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 64 Report Designer Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est : 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite de la fenêtre). Sélectionnez la variable système «PageNumber », et faites la glisser dans la bande « PiedDePage » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 65 2.7. Formatage des champs : Par défaut, les champs ne sont pas formatés, pour que la liste soit lisible. Un formatage est donc à effectuer. Pour votre liste les champs « Libellé » et « Famille » peuvent être long, il faut donc les ajuster. Pour cela, sélectionnez le champ « Libellé » (idem pour « Famille ») dans la bande « Données ». Dans l’onglet « Propriétés » à droite, mettez « Retour automatique à la ligne » et « Auto-extensible » à « Oui ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 66 Report Designer Formatez aussi les champs numériques (Prix de revient, PV HT, TVA, PV TTC). Pour cela, sélectionnez les variables une à une et sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- Texte », « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 67 2.8. Insertion d’un total Pour insérer le total d’une colonne, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et positionnez le champ dans la bande « Pied de groupe ». L’éditeur de texte s’ouvre, sélectionnez l’onglet « Résumé ». Dans « Fonction résumé » prenez « Sum », dans « Bande de données » choisir » Données1 ». Dans « Colonne de données » double-cliquez sur PV TTC. Puis cliquez sur « OK ». Ensuite rajoutez un texte « Total », et formatez le champ au format « Nombre ». Votre modèle « Liste des articles par fournisseurs » est maintenant terminé. Voici un aperçu de l’impression obtenue :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 68 Report Designer 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR : Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 69 La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Article » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de données, il s’ajoute alors à la liste des modèles.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 70 Report Designer Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « Nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Sélectionnez la catégorie « Devis » dans l’arborescence « Documents de vente », décochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » et validez par « OK ». La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. 1. SELECTION DES DONNEES Un document de vente quel qu’il soit est composé d’une entête de document, d’un corps de document et d’un pied de document. Les données concernant l’entête et le pied du document sont stockés dans la table « Document de vente ». Les données concernant le corps du document sont stockées dans la table « Lignes du document de vente ». Une relation entre la table « Document de vente » et « Lignes de document de vente » est alors nécessaire pour afficher à l’impression les informations d’entête et de pied de chaque document ainsi que le détail des lignes correspondant à ce même document. Cette partie du paramétrage sera développée dans ce chapitre. 1.1. Sélection de la table « Options » Vous avez besoin de la table de données « Options » pour afficher les coordonnées de votre société. Nous allons maintenant voir la procédure à suivre. Dans un modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’objets métiers » et cliquez sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 71 Une fenêtre s’affiche avec deux choix possibles : « Filtres utlisateurs » et « Options ». Cochez « Options » et cliquez sur « Ok ». La table des options du dossier est alors ajoutée dans le dictionnaire des données. C’est à partir de cette table que vous pourrez imprimer les coordonnées de votre société.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 72 Report Designer 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » et validez en cliquant sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 73 La fenêtre « Editeur de requêtes » s’affiche. Seul le bouton « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 74 Report Designer Afin de réaliser votre devis, sélectionnez la table « Document de vente» : Puis cliquez sur « OK ». La table « Document de vente» apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 75 Sélectionnez les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur le modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » : La fenêtre suivante apparaît :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 76 Report Designer Sélectionnez (en cliquant sur les cases à cocher à gauche de la variable) chacune des données que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 77 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Devis » vous allez trier le modèle par « Numéro de document». Pour cela, cliquez sur la variable « Numéro de document», dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre, indiquer « Ascendant » en type de tri et 0 en indice de tri. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 78 Report Designer 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » A partir de l’ »Editeur de requêtes », placez-vous sur « Requêtes de détail », Faites un clic droit et sélectionnez « Ajouter une requête de détail ». Plusieurs propositions sont disponibles, cliquez sur « Ligne de document de vente (Depuis Code document) ». Vous obtenez une nouvelle table dans l’éditeur de requêtes :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 79 Sélectionner les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne », cochez les champs à afficher sur le modèle et validez votre sélection en cliquant sur « OK » jusqu’à ce que vous sortiez de l’éditeur de requêtes.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 80 Report Designer 2. MISE EN FORME DU MODELE Après les manipulations précédentes, vous disposez des champs nécessaires pour conception de votre devis. Vous pouvez alors passer à l’étape suivante : la conception du modèle. 2.1. Conception du modèle Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés dans la barre à gauche du modèle que nous appellerons « Barre de conception » : Pour cela, vous allez utiliser différentes types de bandes dans lesquelles vous ajouterez vos variables. La première étape consiste à ajouter l’entête du document. Pour cela, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez l’onglet « Données » :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 81 Cliquez ensuite sur la page de modèle vierge. Une bande de données apparaît et une fenêtre « Paramétrage des données » s’affiche. Par défaut, la bande de données n’est affectée à aucune table. Il faut donc l’associer à la table de données « Document de vente » afin que les informations d’entête des devis s’impriment dans cette partie du modèle. Sélectionnez « Document de vente » et validez en cliquant sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 82 Report Designer La bande de données est alors affectée à la table « Document de vente » : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Cliquez sur la bande de données. A partir de l’onglet « Propriétés » du volet de navigation, déroulez l’arborescence « Comportement ». Sélectionnez « Nouvelle page » et mettez cette option à « Oui ». Cette fonctionnalité permet d’imprimer chaque document sur une page indépendante. Pour afficher les lignes du document, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « En-tête », cliquez ensuite sur le modèle. Une bande « En tête » s’affiche en dessous de la bande de données. Cette bande vous permettra d’afficher le colonage du corps du document. Flèche permettant d’augmenter ou de diminuer la taille de la bandeCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 83 Une fois la bande « En-tête » ajoutée, ajoutez une nouvelle bande de données dans laquelle s’imprimeront les informations relatives au corps du document. Pour cela, procéderez de la même façon que précédemment. Cliquez sur l’icône de la barre de conception, sélectionnez « Données» et cliquez sur le modèle. Une nouvelle bande de données, s’ajoute sur le modèle avec une fenêtre « Paramétrage des données » qui s’ouvre afin d’affecter cette nouvelle bande à une table. Dans la source de données, sélectionnez la table « Ligne de document de vente (depuis code document) »Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 84 Report Designer Cliquez ensuite sur « Relation » et sélectionnez « Document de vente » Cliquez enfin sur « Composant maître », sélectionnez « Données 1 » et validez en cliquant sur « OK ». La bande de données est alors affectée à la table « Ligne de document de vente » :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 85 La dernière étape consiste à ajouter le pied du document. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied ». Cliquez ensuite sur le modèle. Une nouvelle bande est ajoutée. Lorsque la bande « Pied » est ajoutée, cliquez sur l’onglet « Propriétés » du volet de navigation. A partir de l’onglet « Comportement », sélectionnez « Imprimer en bas » et mettez cette option sur « Oui ». Cette option permet d’imprimer le pied du document en pied de document :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 86 Report Designer Vous pouvez maintenant créer les cadres du modèle et ajouter les champs qui seront imprimés par la suite. Vous avez vu précédemment que la bande de données « Document de vente », sera utilisée pour la partie en-tête du document. A partir du dictionnaire des données, glissez et déplacez vos champs dans cette bande de données à partir de la table document de vente. Pour saisir un libellé de champ, par exemple « Numéro de document », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Données 1». La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Saisissez votre texte, « Numéro de document » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Vous obtiendrez alors le résultat suivant :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 87 Attention : Par défaut l’option « Créer un label » est cochée dans le générateur d’état, les libellés sont alors ajoutés automatiquement avec la variable déposées sur le modèle. Pour désactiver cette fonctionnalité, il suffit de décocher « Créer un label » comme suit : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 88 Report Designer 2.2. Insertion des titres des colonnes Votre modèle de document nécessite un colonage pour les différentes colonnes que vous retrouverez dans le corps du document. A l’aide de l’icône , créez les différents libellés qui serviront de titres de colonnes et placez-les dans la bande « En-tête ». Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : Montant TTC.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 89 2.3. Insertion des champs De la même manière que les points précédents, ajoutez les champs nécessaires à l’impression du corps du document. Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Lignes de document de vente » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant, il vous suffit de sélectionner les bonnes variables et de les glisser sur la page du rapport dans la bande « Données 2» : Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données 2». Variable « Description» sélectionnée et glissée vers la bande « Données 2»Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 90 Report Designer 2.4. Formatage des champs Ensuite, il faut formater les champs numériques (PV HT, TVA, Montant TTC). Pour cela, sélectionnez les variables et sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- Texte », puis « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 91 Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur OK. Dernière étape : ajoutez les champs nécessaires au pied du document. Pour cela, procédez de la même manière que précédemment. Ces champs seront insérés sur la bande pied du document. Il suffit alors de les glisser – déplacer à partir du dictionnaire des données et de la table « Document de vente ». Créez ensuite les libellés des variables. Vous obtenez alors le résultat suivant : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 92 Report Designer A cette étape de la conception, le modèle est quasiment finalisé. Ne reste plus qu’à insérer les cadres pour que l’impression soit plus lisible. 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Afin d’encadrer les titres des colonnes, vous devez cliquer sur l’icône situé dans la barre de conception. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête ». Un cadre s’affiche. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête » : Cadre inséré dans le modèleCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 93 Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes de gauche à droite. Le résultat attendu sera comme suit : De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied ». Une fois les cadres insérés, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception. Deuxième cadre inséréCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 94 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête » et descendre jusqu’à la bande « Pied ». Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est le suivant : Votre modèle de devis est maintenant terminé. Voici un aperçu : Trait inséréCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 95 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… ». La fenêtre « Enregistrer le modèle » s’affiche. Saisissez le nom du modèle dans le champ « Nom du modèle » et sélectionnez « Devis » dans la partie « Catégorie du modèle ». Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de modèles et s’ajoute à la liste des modèles déjà proposée. Paye PRO Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Paye PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 14 1. AVANT DE COMMENCER.............................................................................14 1.1. Accès au service technique.........................................................................14 1.2. Configuration minimale conseillée ...............................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 16 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL.....................................................................................18 PRISE EN MAIN ................................................................................................19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 19 1.2. Les autres options ....................................................................................... 19 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 2. COMMENT GERER LES EFFECTIFS ? ........................................................ 20 3. COMMENT CREER UN SALARIE ?...............................................................20 3.1. Comment créer un salarié manuellement ? ................................................. 20 3.2. Onglet adresse............................................................................................ 20 3.3. Onglet contrat..............................................................................................20 3.4. Onglet paye................................................................................................. 21 3.5. Onglet congés payés................................................................................... 21 3.6. Onglet Prévoyance / Assurance .................................................................. 21 3.7. Onglet règlement.........................................................................................21 3.8. Onglet bulletins............................................................................................ 21 3.9. Onglet déclarations......................................................................................21 3.10. Comment créer un salarié par l’assistant ? ................................................ 21 4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?............................................. 21 4.1. Comment créer une constante ?................................................................. 21 4.2. Comment créer une variable ?....................................................................22 4.3. Comment créer une rubrique ?....................................................................22 4.4. Comment créer une table de calcul ? ......................................................... 2212 4.5. Comment créer une nature de rubrique ? .................................................... 23 4.6. Comment créer une fonction ?..................................................................... 23 4.7. Comment créer un cumul ? .........................................................................23 4.8. Comment créer une grille de variables ?...................................................... 24 4.9. Comment créer une grille de cumuls ? ........................................................ 24 5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ........................ 25 6. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ? ............................. 25 7. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? ................................... 26 7.1. Comment saisir dans un bulletin ?...............................................................26 7.2. Comment saisir sur un salarié ? .................................................................. 26 8. COMMENT CREER UN BULLETIN ?............................................................. 26 9. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?.......................................................... 27 9.1. Les actions du bulletin.................................................................................27 9.2. Les informations modifiables du bulletin ...................................................... 27 9.3. Le volet de navigation.................................................................................. 28 10. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.......................................... 28 11. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?.................................. 29 11.1. Historique des transferts comptables......................................................... 29 12. COMMENT FAIRE UNE DUCS ?................................................................. 30 13. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................... 30 13.1. Comment Dévalider les bulletins ?............................................................. 30 14. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? ................................................ 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 32 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 32 18. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ...........................................................................................................................32 18.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 33 18.2. Les utilisateurs ..........................................................................................33 18.3. Les droits utilisateurs.................................................................................33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE......................................................... 35 1.1. Message de mise à jour du paramétrage..................................................... 35 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage....................................................... 352. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES............................................ 36 2.1. Fenêtre de Bienvenue .................................................................................36 2.2. Filtres ..........................................................................................................36 2.3. Mises à jour................................................................................................. 36 2.4. Contrôle et modification............................................................................... 36 2.5. Résumé des paramètres .............................................................................37 2.6. Traitements de la mise à jour....................................................................... 37 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................37 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 37 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES..................................... 37 6. L’HISTORISATION.........................................................................................38 7. LES VIREMENTS...........................................................................................38 8. LE ROL ..........................................................................................................38 8.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 39 8.2. Principe .......................................................................................................39 8.3. La mise en place des publications ...............................................................39 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié ................................... 39 8.5. La consultation de votre espace de publication............................................ 40 8.6. L’administration de votre espace de publication........................................... 40 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 41 INDEX................................................................................................................420BINSTALLATION 14 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). RemarqueComment installer mon logiciel ? Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Paye PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.0BINSTALLATION 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention "Démonstration"… Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre. Cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que celui que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER, en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licenceIn Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.0BINSTALLATION 18 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigationIn Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable, dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences…..  Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes…  Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 1BPRISE EN MAIN 20 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EFFECTIFS ? EBP Paye PRO offre la possibilité de gérer plusieurs effectifs : FNAL, transport, Fillon, prévoyance + 2 autres compteurs de votre choix. La gestion des effectifs se fait salarié par salarié. Par défaut, les salariés comptent tous pour +1 pour chaque compteur. Pour le changer, il vous suffit d’aller dans la fiche salarié, onglet Déclarations et de modifier le nombre qui y est affiché. Vous avez la possibilité de consulter l’effectif de chaque compteur à partir de la fiche établissement, onglet Effectifs. Si toutefois, vous constatez des erreurs, vous pouvez effectuer une régularisation par le bouton Faire une reprise. Les effectifs sont utilisables dans les formules de calcul. Par exemple, pour calculer le coefficient de la réduction Fillon, il faut connaître l’effectif moyen de l’entreprise sur l’exercice précédent. La syntaxe à utiliser est : Entreprise.effectiffillon.moyeexerciceprecedent Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les syntaxes à utiliser dans les formules. 3. COMMENT CREER UN SALARIE ? 3.1. Comment créer un salarié manuellement ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat. 3.2. Onglet adresse Dans l’onglet Adresse, vous devez renseigner les informations liées à l’adresse, l’état civil et la situation familiale de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 3.3. Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations.In 3.4. Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations. 3.5. Onglet congés payés Dans l’onglet Congés payés, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences. 3.6. Onglet Prévoyance / Assurance Dans l’onglet Prévoyance / Assurance, vous devez affecter les salariés aux différents contrats de prévoyance et/ou d’assurance. Ce paramétrage est important pour déclarer les informations dans votre fichier N4DS. 3.7. Onglet règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes. 3.8. Onglet bulletins Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin. 3.9. Onglet déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options DADS-U. 3.10. Comment créer un salarié par l’assistant ? Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible dans le volet des tâches. Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et lancer la création. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche salarié. 4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? 4.1. Comment créer une constante ? Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ».1BPRISE EN MAIN 22 Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou plafonds. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Plafonds et smic. 4.2. Comment créer une variable ? Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 4.3. Comment créer une rubrique ? Il existe plusieurs types de rubriques :  Les rubriques de brut,  Les rubriques de cotisation,  Les rubriques de net,  Les rubriques de commentaire,  Les rubriques intermédiaires. Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 4.4. Comment créer une table de calcul ? Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.In Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles :  Index : à une valeur correspond une autre valeur,  Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,  Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 4.5. Comment créer une nature de rubrique ? Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :  SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)  CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 4.6. Comment créer une fonction ? Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 4.7. Comment créer un cumul ? Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de type « Formules ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît.1BPRISE EN MAIN 24 Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul.  Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles,  Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul,  Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),  Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,  Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné,  Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné.  Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. 4.8. Comment créer une grille de variables ? Pour créer une grille de variables, vous devez accéder à la liste des grilles de saisie par le menu Paramètres de paye – Variables – Grilles de saisie mais également à partir des tâches de la liste des variables. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de variables servent à filtrer sur les variables les plus couramment utilisées. Vous pouvez créer autant de grilles de variables que vous le souhaitez. Par exemple, une grille de saisie pour le service administratif, une autre pour le service commercial… Les grilles de variables servent pour la grille de saisie de variables en masse ou bien encore pour des impressions telles que la fiche individuelle ou l’état des variables. 4.9. Comment créer une grille de cumuls ? Pour créer une grille de cumuls, vous devez accéder à la liste des grilles de cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Grilles de cumuls mais également à partir des tâches de la liste des cumuls. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Les grilles de cumuls servent à filtrer sur les cumuls les plus couramment utilisés. Vous pouvez créer autant de grilles de cumuls que vous le souhaitez. Les grilles de cumuls servent à l’impression du journal de paye. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité chaque fiche.In 5. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :  Congés,  Embauche CDD,  Embauche CDI,  Portabilité du droit individuel à la formation,  Portabilité de la prévoyance,  Sanctions,  Sortie salarié,  Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Tous les documents sont conservés. Si vous souhaitez les modifier ou bien encore les réimprimer vous le pouvez à partir de la liste des documents administratifs. Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de documents. Pour cela, accédez à la liste des modèles de documents administratifs, ensuite utilisez la tâche Nouveau modèle de document administratif. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ? Pour créer une attestation de salaire, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs par le menu Salariés – Administratif – Modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. La création d’une attestation passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de création d’une lettre ou d’un contrat. Parmi la liste des modèles proposés, sélectionnez le modèle d’attestation souhaité puis sélectionnez le salarié concerné. Passez à l’étape en cliquant sur le bouton Suivant.1BPRISE EN MAIN 26 Complétez les différents champs puis cliquez sur le bouton Lancer. L’attestation se créée et s’ouvre. L’attestation est totalement modifiable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 7. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? 7.1. Comment saisir dans un bulletin ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. 7.2. Comment saisir sur un salarié ? Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis ouvrir le salarié concerné. Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin. Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 8. COMMENT CREER UN BULLETIN ? Pour créer un bulletin, vous avez plusieurs possibilités. 1/ A partir de la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer le bulletin à partir du profil salarié : les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer le bulletin sans profil : le bulletin sera vide.In 2/ A partir de la préparation des bulletins en masse par le menu Bulletins – Bulletins – Préparation des bulletins. Vous disposez de plusieurs filtres pour vous aider dans votre préparation : établissements, services, profils, salariés. Une fois les filtres sélectionnés, utilisez le menu Préparer les bulletins à partir du volet des tâches. Une fenêtre Préparation des bulletins s’ouvre. Seuls les salariés sélectionnés au préalable apparaissent. Plusieurs actions sont possibles à partir de cette fenêtre : - Voir le salarié (ce bouton est grisé dans le cas d’une multi-sélection), - Modifier la période d’emploi : permet de modifier en masse la période d’emploi des bulletins, - Modifier la date de paiement : permet de modifier en masse la date de paiement des bulletins, - Modifier le moyen de paiement : permet de modifier en masse le moyen de paiement des bulletins. Pour consulter ou modifier les bulletins préparés, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 9. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 9.1. Les actions du bulletin  Paye inversée : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net.  Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.  Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.  Duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors de l’aperçu ou de l’impression. Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs).  Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences….  Saisir période : permet d’indiquer une période liée à une ligne de paye. Par exemple, une prime de 13 ème mois correspond à une période du 01/01 au 31/12.  Explication d’une ligne : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. 9.2. Les informations modifiables du bulletin  La période d’emploi : ce champ permet d’indiquer la période d’emploi du bulletin. Par défaut, la période indiquée va du 1 er au dernier jour du mois.  La période de paye : ce champ permet d’indiquer la période de paye du bulletin. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1. Si vous pratiquez1BPRISE EN MAIN 28 le décalage de paye pour une période de paye de janvier, vous aurez une période d’emploi du 01/12/N-1 au 31/12/N-1.  La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.  Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié.  Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable)  Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.  Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 9.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :  Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.  Congés payés / absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours ou par anticipation  Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin.  Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.  Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.  Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin, vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). EBP Paye PRO vous offre la possibilité de dévalider un bulletin sur M-1 sans passer par la déclôture périodique. 10. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres. Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Vous pouvez interroger plusieurs éléments de paye en même temps. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples :In Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualisation 11.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables1BPRISE EN MAIN 30 La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 12. COMMENT FAIRE UNE DUCS ? EBP paye PRO Open Line vous offre la possibilité d’effectuer une DUCS à destination des URSSAF et des caisses de Retraite / Prévoyance. Pour effectuer une DUCS, vous devez accéder à l’assistant de préparation par le menu Opérations – DUCS – Préparer une nouvelle DUCS. Vous accédez à l’assistant de préparation DUCS. Vous aurez à sélectionner :  Le type de DUCS,  Le ou les établissements,  La période de la déclaration,  Le ou les organismes,  Le mode de paiement. Après avoir renseigné ces informations, vous aurez la possibilité soit de générer un fichier EDI, soit d’imprimer un état préparatoire de la DUCS. Si vous faîtes le choix de générer un fichier EDI, un éditeur s’ouvre et présente les données du fichier. Vous avez alors la possibilité de contrôler et modifier les données si nécessaire. Puis une fois le fichier vérifié et/ou corrigé vous pourrez l’envoyer à votre organisme par le menu Opérations – DUCS – Envoyer une DUCS déjà préparée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant DUCS pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 13. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 13.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider.In  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « validé ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Outils / Clôture périodique ou bien encore par le volet des tâches disponible à partir de la liste des établissements. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Si votre dossier comporte plusieurs établissements, vous pouvez les clôturer indépendamment ou en même temps. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Outils / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.1BPRISE EN MAIN 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 18. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? La version Ligne PRO vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.In 18.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 18.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. 1BPRISE EN MAIN 34 Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).In Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.1. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 2 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage » . Si vous choississez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendrera la perte de vos modifications.2BLES FONCTIONS AVANCEES 36 Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent. 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour. 2.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour. 2.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont : • un intervalle d'établissement, • un intervalle de salariés, • un intervalle de natures d’emplois, • un intervalle de dates d’entrées dans le contrat, • un statut de présence • un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 2.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 2.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente.In 2.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer. 2.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de mise à jour des salariés. 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ; • Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés. • Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul.2BLES FONCTIONS AVANCEES 38 Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit :  sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche,  lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul. 6. L’HISTORISATION L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment :  les différents taux et plafonds,  les définitions des cumuls,  les définitions des rubriques,  les définitions des variables,  les définitions des tables de calcul,  les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation, il est possible :  de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement) 7. LES VIREMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements (aux formats ETEBAC ou CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements – Virements des salaires. Complétez la fiche, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. 8. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. In 8.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 8.2. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels sont à retenir : • Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. • Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 8.3. La mise en place des publications Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : • La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents, • La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes, • La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : • Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.2BLES FONCTIONS AVANCEES 40 Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. • Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 8.5. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus. 8.6. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).In Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : • Voir tous les documents diffusés, • Voir les comptes, • Supprimer les publications, • Supprimer des documents, • Mise à jour des publications sur le site ROL. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du modèle de base de bulletin,  Choix du style du bulletin,  Choix des données présentes dans l'entête du bulletin,  Choix des données présentes dans le corps du bulletin,  Choix des données présentes dans le pied du bulletin,  Choix du nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.3BINDEX 42 Index A Accès au service technique..................................................................................14 Assistant de mise à jour des salariés....................................................................36 C Clôture annuelle...................................................................................................32 Clôture périodique................................................................................................31 Code d'activation..................................................................................................16 Communication Entreprise-Expert........................................................................37 Configuration minimale.........................................................................................14 Création d’un cumul .............................................................................................24 Création d’une constante......................................................................................22 Création d’une fonction ........................................................................................23 Création d’une nature de rubrique ........................................................................23 Création d’une rubrique........................................................................................22 Création d’une table de calcul ..............................................................................23 Création d’une variable ........................................................................................22 Création de dossier..............................................................................................17 Création de modèle..............................................................................................41 D Dévalidation des bulletins.....................................................................................31 Documents administratifs .....................................................................................25 Droits utilisateurs..................................................................................................34 DUCS...................................................................................................................30 Duplicata de bulletin.............................................................................................28 E Ecran de travail ....................................................................................................18 Effectifs ................................................................................................................20 G Gestion des fenêtres ............................................................................................20 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................33In I Initialisation du dossier.........................................................................................19 Installation............................................................................................................15 L L’historisation .......................................................................................................38 L’interrogation des données de paye....................................................................29 Lancement du logiciel...........................................................................................16 Lier un dossier d'une autre application .................................................................33 M Mise à jour du paramétrage..................................................................................35 Modèle .................................................................................................................41 Mot de passe........................................................................................................19 O Options du dossier ...............................................................................................19 P Paye inversée ......................................................................................................28 Préparation des bulletins......................................................................................27 R Reports On Line...................................................................................................39 S Saisie des congés et absences ............................................................................28 Saisie des variables .............................................................................................28 Saisie semi-automatique des formules .................................................................38 Salarié............................................................................................................20, 21 Sauvegarde..........................................................................................................32 Statut de bulletin ..................................................................................................28 T Tableau de bord...................................................................................................37 Transfert comptable .............................................................................................30 U Utilisateurs ...........................................................................................................34 V Validation des bulletins.........................................................................................313BINDEX 44 Virements.............................................................................................................39In Notes3BINDEX 46 NotesIn Notes3BINDEX 48 Notes Paye Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20122 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 5 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 6 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 8 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Paye Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.11 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 14 1. AVANT DE COMMENCER.............................................................................14 1.1. Accès au service technique.........................................................................14 1.2. Configuration minimale conseillée ...............................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 16 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL.....................................................................................18 PRISE EN MAIN ................................................................................................19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 19 1.2. Les autres options ....................................................................................... 19 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 2. COMMENT CREER UN SALARIE ?...............................................................20 2.1. Onglet adresse............................................................................................ 20 2.2. Onglet contrat..............................................................................................20 2.3. Onglet paye................................................................................................. 20 2.4. Onglet congés payés................................................................................... 20 2.5. Onglet règlement.........................................................................................20 2.6. Onglet bulletins............................................................................................ 20 2.7. Onglet déclarations......................................................................................20 2.8. Comment créer un salarié par l’assistant ?.................................................. 21 3. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?............................................. 21 3.1. Comment créer une constante ?................................................................. 21 3.2. Comment créer une variable ?....................................................................21 3.3. Comment créer une rubrique ?....................................................................21 3.4. Comment créer une table de calcul ? ......................................................... 22 3.5. Comment créer une nature de rubrique ? .................................................... 22 3.6. Comment créer une fonction ?..................................................................... 22 3.7. Comment créer un cumul ? .........................................................................2312 4. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ........................ 24 5. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? ................................... 24 5.1. Comment saisir dans un bulletin ?...............................................................24 5.2. Comment saisir sur un salarié ? .................................................................. 24 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ?............................................................. 25 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?.......................................................... 25 7.1. Les actions du bulletin.................................................................................25 7.2. Les informations modifiables du bulletin ...................................................... 26 7.3. Le volet de navigation.................................................................................. 26 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE............................................ 26 9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?.................................... 27 9.1. Historique des transferts comptables...........................................................28 10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................... 28 10.1. Comment Dévalider les bulletins ?............................................................. 28 11. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? ................................................ 28 12. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 29 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 29 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 31 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE......................................................... 31 1.1. Message de mise à jour du paramétrage..................................................... 31 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage....................................................... 31 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES............................................ 32 2.1. Fenêtre de Bienvenue .................................................................................32 2.2. Filtres ..........................................................................................................32 2.3. Mises à jour................................................................................................. 32 2.4. Contrôle et modification............................................................................... 32 2.5. Résumé des paramètres .............................................................................33 2.6. Traitements de la mise à jour....................................................................... 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................33 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 33 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES..................................... 33 6. L’HISTORISATION.........................................................................................3413 7. LES VIREMENTS...........................................................................................34 8. LE ROL ..........................................................................................................34 8.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 35 8.2. Principe .......................................................................................................35 8.3. La mise en place des publications ...............................................................35 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié ................................... 35 8.5. La consultation de votre espace de publication............................................ 36 8.6. L’administration de votre espace de publication........................................... 36 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 37 INDEX................................................................................................................380BINSTALLATION 14 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). RemarqueComment installer mon logiciel ? 15 Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Paye Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.0BINSTALLATION 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 3 mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention "Démonstration"… Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre. Cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que celui que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER, en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licenceComment créer mon dossier ? 17 Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.0BINSTALLATION 18 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 19 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable, dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie des absences…..  Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les comptes, le formatage des comptes…  Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 1BPRISE EN MAIN 20 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN SALARIE ? Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat. 2.1. Onglet adresse Dans l’onglet Adresse, vous devez renseigner les informations liées à l’adresse, l’état civil et la situation familiale de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.2. Onglet contrat Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions et les déclarations. 2.3. Onglet paye Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations. 2.4. Onglet congés payés Dans l’onglet Congés payés, vous devez renseigner les informations liées aux congés payés et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour le décompte et le calcul des absences. 2.5. Onglet règlement Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des salaires et des acomptes. 2.6. Onglet bulletins Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin. 2.7. Onglet déclarations Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers, aux options DADS-U.comment créer un élément de paye ? 21 2.8. Comment créer un salarié par l’assistant ? Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible dans le volet des tâches. Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et lancer la création. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche salarié. 3. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ? 3.1. Comment créer une constante ? Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de type « Plafonds et smic ». Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu Paramètres de paye – Constantes – Taux ou plafonds. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type Plafonds et smic. 3.2. Comment créer une variable ? Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de type « Formules ». Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type d’activité. L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ». L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y renseigner la formule voulue. 3.3. Comment créer une rubrique ? Il existe plusieurs types de rubriques :  Les rubriques de brut,  Les rubriques de cotisation,  Les rubriques de net,  Les rubriques de commentaire,  Les rubriques intermédiaires.1BPRISE EN MAIN 22 Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si c’est une rubrique d’absence). L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et éventuellement la nature de rubrique. L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique. 3.4. Comment créer une table de calcul ? Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…) Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu Paramètres de paye – Tables de calcul. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité. L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions. Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la dimension, 3 choix possibles :  Index : à une valeur correspond une autre valeur,  Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,  Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent. 3.5. Comment créer une nature de rubrique ? Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu Paramètres de paye – Natures de rubriques. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description. L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations. Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :  SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)  CAT_Code de nature (dans les cumuls formules) 3.6. Comment créer une fonction ? Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres de paye – Fonctions. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.comment créer un élément de paye ? 23 Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le type d’activité. L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue. Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. 3.7. Comment créer un cumul ? Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de type « Formules ». Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description. L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous cochez cette option un onglet Formule apparaît. Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter le cumul.  Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le cumul. Plusieurs choix sont possibles,  Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer le cumul,  Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),  Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,  Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné,  Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à cocher pour le type de rubrique sélectionné.  Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les rubriques. L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux, l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité chaque fiche.1BPRISE EN MAIN 24 4. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif. Choix du modèle : Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :  Congés,  Embauche CDD,  Embauche CDI,  Portabilité du droit individuel à la formation,  Portabilité de la prévoyance,  Sanctions,  Sortie salarié,  Autres documents. Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement. Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer. Remarque Les modèles de documents ne sont pas conservés. 5. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? 5.1. Comment saisir dans un bulletin ? Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à partir du volet de navigation. Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité. N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter. 5.2. Comment saisir sur un salarié ? Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis ouvrir le salarié concerné. Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection. En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin. Comment créer un BULLETIN ? 25 Remarque La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin. Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. COMMENT CREER UN BULLETIN ? Pour créer un bulletin, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Ensuite, utilisez une des tâches suivantes : - Préparer le bulletin à partir du profil salarié : les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique dans le profil du salarié, - Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles du bulletin précédent, - Préparer le bulletin sans profil : le bulletin sera vide. Si vous lancer la préparation d’un seul bulletin, il s’ouvrira automatiquement et vous pourrez le modifier si nécessaire. Si vous lancer la préparation de plusieurs bulletins, ils ne s’ouvriront pas automatiquement. Pour les consulter ou les modifier, vous devez accéder à la liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 7. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet de navigation. 7.1. Les actions du bulletin  Paye inversée : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant des éléments du net.  Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.  Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.  Duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le duplicata se génère lors d’un aperçu ou d’une l’impression.  Remarque Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs). 1BPRISE EN MAIN 26  Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que les dates de congés payés pris, les dates d’absences….  Explication d’une ligne : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin. 7.2. Les informations modifiables du bulletin  La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à M+1.  La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.  Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche salarié.  Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc modifiable) ou validé (donc non modifiable)  Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive. Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.  Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée lors d’un bulletin complémentaire. 7.3. Le volet de navigation Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :  Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.  Congés payés / absences : permet de saisir les périodes de congés et d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours  Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le bulletin.  Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.  Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.  Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique sélectionnée. Remarque Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin (du mois en cours seulement), vous avez la possibilité d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin). 8. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs. Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres.Comment faire un transfert comptable ? 27 Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ». Une seule interrogation à la fois est possible. Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples : Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) : Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule s’affiche alors dans la partie Résultats. Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer. 9. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ? Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le menu Opérations – Transfert en comptabilité. Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres : - Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures comptables à transférer, - Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des écritures comptables à transférer, - Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir un transfert des écritures de salaires et / ou de règlements, pour les bulletins validés ou non. Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualisation1BPRISE EN MAIN 28 9.1. Historique des transferts comptables Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert. 10. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Valider. La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon. 10.1. Comment Dévalider les bulletins ? La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours. Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :  De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins / Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez sur Dévalider.  Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches, cliquez sur Dévalider. La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « validé ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Outils / Clôture périodique. La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la clôture périodique. Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.comment cloturer un exercice ? 29 12. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les éléments de paye de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Outils / Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…). Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement. Remarque Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir partie Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.1BPRISE EN MAIN 30 Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.25BLa mise à jour du paramétrage 31 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Paye Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.1. Message de mise à jour du paramétrage Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 2 choix possibles : - Mettre à jour le paramétrage système, - Plus tard. Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre « Mise à jour du paramétrage » . Si vous choississez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée. Remarque Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Mettre à jour le paramétrage. 1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets : - Mise à jour, - Ajout. Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendra la perte de vos modifications.2BLES FONCTIONS AVANCEES 32 Remarque Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage, ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage. Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier. Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent. 2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistant de mise à jour des salariés. Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour. 2.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour. 2.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de filtres. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont : • un intervalle d'établissement, • un intervalle de salariés, • un intervalle de natures d’emplois, • un intervalle de dates d’entrées dans le contrat, • un statut de présence • un statut de sommeil Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 2.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 2.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente.In 33 2.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer. 2.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de mise à jour des salariés. 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ; • Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés. • Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure. 4. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 5. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul.2BLES FONCTIONS AVANCEES 34 Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des paramètres disponibles, vous pouvez, soit :  sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche,  lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos attentes, faire les touches Tabulation et Entrée. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul. 6. L’HISTORISATION L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye. Elle sert à historiser notamment :  les différents taux et plafonds,  les définitions des cumuls,  les définitions des rubriques,  les définitions des variables,  les définitions des tables de calcul,  les définitions des fonctions. Grâce à l’historisation il est possible :  de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)  de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement). 7. LES VIREMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements (aux formats ETEBAC ou CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements – Virements des salaires. Complétez la fiche, sélectionner les bulletins de salaire concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou SEPA. 8. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. In 35 8.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 8.2. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels sont à retenir: • Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. • Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 8.3. La mise en place des publications Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : • La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents, • La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes, • La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 8.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : • Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. • Automatiquement2BLES FONCTIONS AVANCEES 36 La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 8.5. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus. 8.6. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : • Voir tous les documents diffusés,In 37 • Voir les comptes, • Supprimer les publications, • Supprimer des documents, • Mise à jour des publications sur le site ROL. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 9. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de modèles d’impression. Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur avancé. Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ». Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du modèle de base de bulletin,  Choix du style du bulletin,  Choix des données présentes dans l'entête du bulletin,  Choix des données présentes dans le corps du bulletin,  Choix des données présentes dans le pied du bulletin,  Choix du nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.3BINDEX 38 Index A Accès au service technique..................................................................................14 Assistant de mise à jour des salariés....................................................................32 C Clôture annuelle...................................................................................................29 Clôture périodique................................................................................................28 Code d'activation..................................................................................................16 Communication Entreprise-Expert........................................................................33 Configuration minimale.........................................................................................14 Création d’un cumul .............................................................................................23 Création d’une constante......................................................................................21 Création d’une fonction ........................................................................................22 Création d’une nature de rubrique ........................................................................22 Création d’une rubrique........................................................................................21 Création d’une table de calcul ..............................................................................22 Création d’une variable ........................................................................................21 Création de dossier..............................................................................................17 Création de modèle..............................................................................................37 D Dévalidation des bulletins.....................................................................................28 Documents administratifs .....................................................................................24 Duplicata de bulletin.............................................................................................25 E Ecran de travail ....................................................................................................18 G Gestion des fenêtres ............................................................................................20 I Initialisation du dossier.........................................................................................19 Installation............................................................................................................15In 39 L L’historisation .......................................................................................................34 L’interrogation des données de paye....................................................................27 Lancement du logiciel...........................................................................................16 Lier un dossier d'une autre application .................................................................30 M Mise à jour du paramétrage..................................................................................31 Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................19 O Options du dossier ...............................................................................................19 P Paye inversée ......................................................................................................25 Préparation des bulletins......................................................................................25 R Reports On Line...................................................................................................35 S Saisie des congés et absences ............................................................................26 Saisie des variables .............................................................................................26 Saisie semi-automatique des formules .................................................................34 Salarié............................................................................................................20, 21 Sauvegarde..........................................................................................................29 Statut de bulletin ..................................................................................................26 T Tableau de bord...................................................................................................33 Transfert comptable .............................................................................................27 V Validation des bulletins.........................................................................................28 Virements.............................................................................................................344BNOTES 40 Notes Mon Association Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 20113 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A10  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.12 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 3.1. Lancement du produit.................................................................................. 16 3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les tables annexes...................................................................................... 23 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 23 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 23 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 24 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 25 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 29 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 29 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 32 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 32 7.2. Les règlements divers ................................................................................. 32 7.3. Les remboursements................................................................................... 32 7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 32 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 33Avant de commencer 13 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 33 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 33 8.1. La fiche remise............................................................................................ 33 8.2. La liste des remises..................................................................................... 34 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 34 9.1. Généralités.................................................................................................. 34 9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 34 9.3. Les onglets.................................................................................................. 35 10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 36 11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 36 12. LE PLANNING.............................................................................................. 36 12.1. Planning matériels..................................................................................... 36 12.2. Planning activités ...................................................................................... 36 12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 36 13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 37 13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 37 13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 37 13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 37 13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 37 13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 38 13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 38 13.7. Lettres de relance...................................................................................... 38 13.8. Export des états ........................................................................................ 38 13.9. Modèles personnels .................................................................................. 38 14. LES COURRIERS........................................................................................ 39 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 39 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 39 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 40 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 40 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 40 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 41 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 41 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43 1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 4314 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43 3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44 5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44 INDEX................................................................................................................ 45Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local »  Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).16 Les systèmes d'exploitation supportés sont :  Windows XP SP3  Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits  Windows 7 32 bits & 64 bits Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso16.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2012 16.0.Comment Activer mon logiciel ? 17 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’évaluer le logiciel,  D’acheter le logiciel  D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones :  Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…  Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. »Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord20Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes :  Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi.  Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord.  Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.  Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment.  Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).22  Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ».  Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses  Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents.  Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires des matériels et des remises en banque.  Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères.  Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et des activités.  Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistants.  SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de paramétrer les informations d’envoi du ou des services. 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur le dossier.Comment créer une cotisation ? 23 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci.24 Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets :  L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier.  L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.  L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité. Comment créer un matériel ? 25  L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation.  L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste.  L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité.  L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates.  L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :26  L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets :  Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel.  Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour.  Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement.  Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel.  Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel. Boutons :  Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive.  Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement.Comment créer un matériel ? 27  Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement.28 Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt.  Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel.Comment créer un Contact / partenaire? 29 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :  La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association.  La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :30  Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.  L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton Adresse secondaire.  Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.  Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).  Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.  L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation.Comment créer un adhérent ? 31 La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ?  La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Attention la suppression est définitive.  Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent.32 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Comment saisir une remise ? 33 Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner.34 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreriesEnregistrement des opérations 35 Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case « Racine ». Remarques Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte. Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures.36 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité.Les Impressions 37 Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :  Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale.  Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.  Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des remises en banque Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des remises en banque. A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné peuvent être remis en banque.38 13.5. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.6. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.8. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.9. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle.Les courriers 39 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :  Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,  Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,  Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes.40 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier.La suppression d’un dossier 41 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers.42éditeur d’état 43 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures.LES FONCTIONS AVANCEES 44 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association. Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association. Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent. Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv. Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à l’aide en ligne.Index 45 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Activités ........................................................................................................24, 31 Adhérent..............................................................................................................29 Affichage des colonnes........................................................................................23 Aide sur Association ...........................................................................................11 C Cartographie & Décisions ...................................................................................44 Champs personnalisés .........................................................................................31 Chéquiers.............................................................................................................35 Code d’activation ................................................................................................17 Code d'activation.................................................................................................17 Comptes comptables............................................................................................35 Configuration minimale.......................................................................................15 Contacts.........................................................................................................24, 29 Cotisations.....................................................................................................23, 30 Courriers..............................................................................................................39 Création dossier...................................................................................................18 D Dons aux oeuvres ................................................................................................38 E Ecran d'accueil.....................................................................................................17 Ecran de travail....................................................................................................19 Editeur d'état........................................................................................................43 En sommeil..........................................................................................................30 Enregistrements des opérations (généralités).......................................................34 Enveloppes - Etiquettes.......................................................................................39 Export des adhérents ...........................................................................................43 Export des écritures.................................................................................35, 43, 44INDEX 46 Export des états ...................................................................................................38 G Générer les écritures............................................................................................35 Graphiques ..........................................................................................................36 I Import des adhérents ...........................................................................................43 Impression des lettres de relance .........................................................................38 Impressions .........................................................................................................37 Initialisation du dossier........................................................................................21 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 Logo ....................................................................................................................22 M Matériels..............................................................................................................25 Modèles personnels.............................................................................................38 Modes de règlements.....................................................................................33, 34 Mot de passe........................................................................................................22 P Partenaires.....................................................................................................24, 29 Payeur.................................................................................................................30 Planning...............................................................................................................36 Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques.......................................................34 Publipostage Email..............................................................................................39 R Récapitulatif ........................................................................................................37 Recopier un dossier .............................................................................................40 Reçu fiscal...............................................................................................21, 32, 38 Règlements..........................................................................................................32 Régler une activité / cotisation ............................................................................31 Remboursements.................................................................................................32 Remise...........................................................................................................33, 34 Réparer un dossier...............................................................................................41 Restaurer un dossier ............................................................................................40Index 47 S Sauvegarder un dossier........................................................................................40 Supprimer un dossier...........................................................................................41 T Tableau de bord...................................................................................................36 Trésorerie ............................................................................................................35 V Vérifier un dossier...............................................................................................41 Virements............................................................................................................35 W Web Asso ............................................................................................................44NOTES 48 NOTES Gestion de Contacts Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : x L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine x la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : x le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) x la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. x l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. x les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) x la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP x la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : x l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A x la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. ECRAN DE DEMARRAGE............................................................................. 22 2. COMMENT CREER UNE PISTE ?................................................................. 23 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? ............................................................ 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 24 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? ......................................................... 25 5.1. Création d’une activité................................................................................. 25 5.2. Rappel......................................................................................................... 25 5.3. Suivre une activité ....................................................................................... 26 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................. 26 6.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 26 6.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 26 7. L’AGENDA..................................................................................................... 27 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................... 28 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 28 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 29 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?........................................................... 2913 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ............................................... 29 2.1. Publipostage par courrier............................................................................. 30 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)............................................................. 30 3. L’ENVOI DE MAIL.......................................................................................... 31 4. COMMENT ENVOYER DES SMS.................................................................. 31 5. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES........................................................... 31 6. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 32 7. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 32 8. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 32 9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ..................... 33 9.1. La solvabilité ............................................................................................... 33 9.2. La géolocalisation........................................................................................ 33 10. LA CONVERSION DE PISTE....................................................................... 33 11. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR.......................................................... 33 11.1. Des pistes ................................................................................................. 33 11.2. Des contacts.............................................................................................. 34 11.3. Des comptes ............................................................................................. 34 11.4. Des activités.............................................................................................. 34 12. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES.................. 35 12.1. Duplication de fiche ................................................................................... 35 12.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 35 13. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 4014INSTALLATION 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP® SP3, Windows Vista® SP1 (32 bits & 64 bits), Windows® 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécuter sous Vista. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion de Contacts Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les prérequis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.INSTALLATION 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.INSTALLATION 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail s’articule de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque le menu Contacts est ouvert, dans la barre des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4PRISE EN MAIN 21 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos prospects et clients et ainsi de leur assurer un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 22 1. ECRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes : ce sont des prospects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qualifiée et intéressée c’est-à-dire dont on sait que l’on pourra faire des affaires avec. - Comptes : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents…PRISE EN MAIN 23 - Activités : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) afin d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec votre compte. - Agenda : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer une piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.24 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. Remarque Une fiche contact ne peut être enregistrée sans le nom du contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.PRISE EN MAIN 25 L’onglet Liste de contacts vous permet d’avoir un accès direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également créer de nouveaux contacts et ouvrir les fiches des contacts de la liste. Remarque Une fiche compte ne peut être enregistrée sans nom et code. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’activité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour accéder aux activités, cliquez sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou allez dans le menu Actions - Activités. 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une case Rappel que vous pouvez cocher ou décocher. Une fois cochée, cette option vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes.26 Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser ou en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez impérativement renseigner le champ « Nom ». 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Etape en cours et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec). Ainsi dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 32). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment ou vous en êtes dans votre activité commerciale.PRISE EN MAIN 27 Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’Agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning : - En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). - En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. - En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : - Sélectionnez un créneau horaire à la date sur laquelle vous souhaitez ajouter un événement, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée, renseignez les différentes zones puis enregistrer, l’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. - Sélectionner un créneau horaire à la date sur laquelle vous souhaitez ajouter une activité, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionner le type de tâche à ajouter.28 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents. L'impression d'un document peut être activée : - Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. - Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. - Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui ou se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).LES FONCTIONS AVANCÉES 29 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP Gestion de Contacts Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils- Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Remarque Pour importer un fichier, celui-ci doit auparavant être enregistré au format csv… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou email (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Le logiciel EBP Gestion de Contacts contient des modèles types de lettre ainsi que des thèmes d’envois que vous pouvez modifier et adapter selon vos besoins. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing.30 2.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. L’assistant de publipostage par courrier s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Word 2003 ou version plus élevée. 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Word et Outlook 2003 ou version plus élevée doivent être installés sur votre ordinateur.LES FONCTIONS AVANCÉES 31 3. L’ENVOI DE MAIL Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 4. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 5. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches.32 6. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Une fiche collaborateur ne peut être enregistrée sans nom et code. 7. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. LES FONCTIONS AVANCÉES 33 9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 9.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 9.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 10. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 11. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR 11.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. 34 Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 11.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 11.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 11.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur.LES FONCTIONS AVANCÉES 35 Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos activités selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 12. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 12.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : - Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. - Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 12.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.36 13. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).INDEX 37 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................15 Actions.........................................................................................................................................25 Actions contextuelles ..................................................................................................................20 Activités .................................................................................................................... 21, 23, 25, 27 Agenda ..................................................................................................................................23, 27 Archivage.....................................................................................................................................35 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................34 Comptes .................................................................................................................................34 Contacts..................................................................................................................................34 Pistes ......................................................................................................................................33 B Barre de navigation .....................................................................................................................20 Barre de statut.............................................................................................................................20 C Clients..........................................................................................................................................24 Code d'activation.........................................................................................................................17 Collaborateurs .............................................................................................................................32 Comptes ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Configuration minimale ...............................................................................................................15 Contacts ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Convention d’utilisation .................................................................................................................3 Conversion ..................................................................................................................................33 Création de dossier.....................................................................................................................19 D Désarchivage ..............................................................................................................................35 Documents associés ...................................................................................................................31 Duplication...................................................................................................................................35 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................22 Ecran de travail ...........................................................................................................................20 E-mailing......................................................................................................................................30 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................31 Evénements ................................................................................................................................2738 F Familles de comptes ...................................................................................................................32 Fonctions avancées ....................................................................................................................29 Fonctions pratiques.....................................................................................................................35 G Géolocalisation............................................................................................................................33 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................19 I Import ..........................................................................................................................................29 Imprimer ......................................................................................................................................28 Installation .............................................................................................................................15, 16 Itinéraire.......................................................................................................................................33 L Lancement du logiciel .................................................................................................................17 M Menus..........................................................................................................................................20 N Notes ...........................................................................................................................................31 O Opportunités................................................................................................................... 21, 23, 26 Options ........................................................................................................................................19 P Pistes........................................................................................................................ 21, 22, 23, 33 Plan .............................................................................................................................................33 Prise en main ..............................................................................................................................21 Prospects.....................................................................................................................................24 Publipostage..........................................................................................................................29, 30 Publipostage par courrier............................................................................................................30 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................30 R Rappel .........................................................................................................................................25 Restaurer mon dossier................................................................................................................36 S Sauvegarde .................................................................................................................................28 SMS.............................................................................................................................................31 Solvabilité ....................................................................................................................................33INDEX 39 T Tableau de bord ..........................................................................................................................32 Tiers.......................................................................................................................................23, 2440 NOTES Gestion Commerciale Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 23 3.1. Création d’un client...................................................................................... 23 3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 23 3.3. Création d’un contact................................................................................... 23 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 24 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 24 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 26 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 27 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 27 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 28 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 29 5.1. Comment commander ? .............................................................................. 29 5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 30 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 3014 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ........................................................................................................................... 30 6.1. Transfert...................................................................................................... 30 6.2. Regroupement............................................................................................. 31 6.3. Duplication .................................................................................................. 31 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 31 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 32 8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 32 8.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 32 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?................. 33 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 34 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?............................................ 34 9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 34 9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 36 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 36 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 38 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 38 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 39 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 39 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 39 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 40 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 40 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 41 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 41 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 41 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 42 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 42 3.2. Filtres ..................................................................................................... 42 3.3. Mises à jour............................................................................................ 43 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 43 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 43 3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 43 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 43 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 44 4.2. Les options de la société ............................................................................. 44 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 4415 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 44 5.1. Les options.................................................................................................. 45 5.2. Les données................................................................................................ 45 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 45 5.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 45 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 46 6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 46 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 47 7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 47 8. LES HISTORIQUES....................................................................................... 48 8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 48 8.2. Historique du document............................................................................... 48 8.3. Historique des ventes .................................................................................. 48 8.4. Historique des achats .................................................................................. 49 9. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 49 10. LES RELANCES .......................................................................................... 50 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 50 12. LES STATISTIQUES.................................................................................... 50 13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 51 13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 51 14. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 53 15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 53 16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 54 17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 54 18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 55 19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 55 20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 56 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 56 INDEX................................................................................................................ 5716 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock) ou dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.22 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un Tiers ? 23 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.24 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).Comment gérer les ventes ? 25 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)26  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.Comment gérer les ventes ? 27 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer  La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…)  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. 28 Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ».  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment gérer les achats ? 29 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.30 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?). 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 31 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.32 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.Le suivi financier des clients et fournisseurs 33 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 8.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » 8.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.34 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles - Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant.Comment gérer les stocks ? 35 La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.36 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles - Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n’avez pas lié votre dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale) ou  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion commerciale) La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).Comment transférer les éléménts en compta ? 37 La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables :  les libellés des écritures,  les comptes de stock pour chaque fiche articles.  la méthode de comptabilisation des stocks,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...). De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.38 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 39 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.40 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications.Le Tableau de bord 41 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (tous les clients, clients/prospects, famille clients, sous famille client, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (tous les articles, articles, familles articles et sous famille articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs.42 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clients  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)La Gestion de l’éco-contribution 43 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.44 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.Le service à la personne 45 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 5.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu’il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : Chèque Emploi Service Universel (CESU) et Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP). Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1.46 Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".  Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».La gestion des commissions 47 6.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. 7. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions.48 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la listeLes échéanciers 49 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 9. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.50  Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. 10. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 12. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line 51 13. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 13.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 13.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 13.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.52 13.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 13.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.Remplacement de code 53 13.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line. 14. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour :  Les pays  Les banques  Les moyens de paiement  Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 15. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1.54 16. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 17. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.Comment réaliser un export paramétrable 55 Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 18. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/Prospects, Famille clients/Prospects, Sous familles clients/Prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 19. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. 56 Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 20. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.57 Index A Accès au service technique..................................................................................16 Achats..................................................................................................................29 Acompte...............................................................................................................32 Actualiser la TVA des documents.........................................................................26 Aide sur EBP Gestion Commerciale Classic Open Line........................................11 Archivage.............................................................................................................55 Articles ...........................................................................................................21, 22 B Barème des commissions ....................................................................................47 Barème eco-contribution ......................................................................................43 BL ........................................................................................................................27 Bon d’entrée.........................................................................................................34 Bon de livraison....................................................................................................27 Bon de retour .......................................................................................................27 Bon de sortie........................................................................................................34 BR........................................................................................................................27 C Clients..................................................................................................................23 Code d'activation..................................................................................................18 Commande ..........................................................................................................26 Commandes fournisseurs.....................................................................................29 Commerciaux.......................................................................................................47 Commissions........................................................................................................47 Communication Entreprise-Expert........................................................................53 Configuration minimale.........................................................................................16 Contact ................................................................................................................23 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................5458 D Décaissement ......................................................................................................33 Devis....................................................................................................................24 Documents d’achat...............................................................................................29 Documents de stock.............................................................................................34 Documents de vente ............................................................................................24 Droits utilisateurs..................................................................................................40 Duplication de documents ....................................................................................31 Dupliquer en.........................................................................................................25 E Echéances .....................................................................................................28, 49 Echéancier...........................................................................................................49 Eco-contribution ...................................................................................................43 e-Commerce ........................................................................................................56 Ecran de travail ....................................................................................................20 e-mail...................................................................................................................31 Expert Comptable ..........................................................................................22, 50 Export paramétrable.............................................................................................55 F Facture...........................................................................................................28, 30 Facture d’acompte................................................................................................32 Fonctions avancées .............................................................................................41 Fournisseurs ........................................................................................................23 Frais de port.........................................................................................................46 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................39 H Historique client....................................................................................................25 Historique de la ligne............................................................................................48 Historique des achats...........................................................................................49 Historique des ventes...........................................................................................48 Historique du document..................................................................................25, 48 Historique eco-contribution...................................................................................4459 I Import paramétrable.............................................................................................54 Imprimer...............................................................................................................38 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 Intervenant ...........................................................................................................45 Inventaire .............................................................................................................34 J Journal des événements ......................................................................................56 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Liaison de dossiers...............................................................................................40 Livrer une commande...........................................................................................27 M Marqué comme imprimé.......................................................................................25 Marqué comme non imprimé................................................................................25 Mise à jour du taux de TVA ..................................................................................42 Modèle .................................................................................................................54 Mot de passe........................................................................................................22 Mouvements de stock ..........................................................................................36 N Numerotation........................................................................................................21 O Options du dossier ...............................................................................................21 P Pointage entre échéance......................................................................................49 Promotions...........................................................................................................41 Prospects .............................................................................................................23 R Récéptionner une commande...............................................................................30 Règlement......................................................................................................32, 33 Règlement client ..................................................................................................32 Règlement fournisseur .........................................................................................32 Regroupement de documents ..............................................................................31 Relances..............................................................................................................5060 Relances devis.....................................................................................................50 Remise en banque ...............................................................................................33 Remplacement de code........................................................................................53 Reports On Line...................................................................................................51 ROL .....................................................................................................................51 S Sauvegarde..........................................................................................................38 Service à la personne...........................................................................................45 SMS.....................................................................................................................26 Statistiques ..........................................................................................................50 Stocks ..................................................................................................................34 T Tableau de bord...................................................................................................41 Tarif article ...........................................................................................................22 Tarifs....................................................................................................................41 Transfert comptable .............................................................................................36 Transfert de documents........................................................................................30 TVA......................................................................................................................21 U Utilisateurs ...........................................................................................................39 V Ventes..................................................................................................................24 Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d‟un million d‟euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l‟acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l‟objet d‟un nantissement ou d‟une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l‟article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s‟engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s‟ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l‟exécution de sa commande, par un numéro d‟appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l‟un de ses préposés fait une demande d‟activation au moyen du N° de licence du produit et d‟une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l‟exécution commence immédiatement à compter de l‟activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d‟assistance d‟EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l‟usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s‟engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l‟utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d‟EBP qui font l‟objet d‟un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n‟incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L‟utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l‟informatique une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu‟il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l‟absence d‟une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l‟impact des dommages qui pourraient résulter d‟une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu‟il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d‟un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n‟assume que des obligations de moyens à l‟exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d‟adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d‟un contrat d‟assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu‟EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d‟ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d‟activité, pertes d‟informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d‟un retard ou d‟un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l‟absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d‟un fonctionnement non conforme, d‟un dysfonctionnement, d‟une inaptitude particulière ou d‟une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d‟aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d‟assistance. L‟utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu‟il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d‟appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d‟un million d‟euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l‟entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d‟ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d‟abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d‟effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l‟échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d‟EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d‟une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d‟exécution immédiatement à compter de l‟acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d‟un identifiant composé principalement d‟un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d‟accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d‟EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L‟assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d‟une mise à jour au moyen d‟une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d‟une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d‟exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d‟un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d‟impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d‟un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l‟article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d‟erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l‟attente d‟une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L‟intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d‟EBP et dans le cadre d‟une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu‟avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d‟effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l‟entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s‟engage à détruire, dès la bonne fin de l‟intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d‟email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s‟il apparaît que le Client n‟a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d‟EBP ne peuvent se substituer aux conseils d‟un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d‟une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d‟un problème tel que décrit à l‟article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n‟aurait pas pu être déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l‟informatique » une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu‟il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d‟un défaut du logiciel, d‟une correction tardive d‟un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d‟une insuffisance d‟efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d‟EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l‟année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l‟interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d‟un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l‟achat d‟une licence d‟utilisation limitée à une durée d‟un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d‟un niveau au moins équivalent à celui d‟un service « Privilège » ou d‟un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d‟utilisation du progiciel, le client devra payer à l‟échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d‟EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d‟acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l‟aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l‟aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d‟un Sommaire, d‟un Index qui affiche l‟ensemble des informations traitées dans l‟aide et d‟un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l‟aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d‟évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d‟activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d‟activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25 3.1. Création d‟un client...................................................................................... 25 3.2. Création d‟un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d‟un contact................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 29 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 31 5.1. Facturation par copie................................................................................... 31 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 3214 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 32 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 33 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 33 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?33 7.1. Transfert...................................................................................................... 33 7.2. Regroupement............................................................................................. 34 7.3. Duplication .................................................................................................. 34 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 35 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 35 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 35 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 36 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 38 10.1. Autoriser les stocks négatif........................................................................ 38 10.2. Comment créer un bon d‟entrée ou de sortie ?.......................................... 38 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 38 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 40 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 40 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ? ........................................................ 42 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 42 12.2. Le principe général.................................................................................... 42 12.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 43 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 43 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 44 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 44 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 45 17.1. Les groupes d‟utilisateurs .......................................................................... 46 17.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 46 17.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 47 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 47 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 4815 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 49 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 49 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 49 2.1 Regroupement des tarifs/promotions ...................................................... 50 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 51 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 51 3.2. Filtres ..................................................................................................... 51 3.3. Mises à jour............................................................................................ 52 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 52 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 52 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 52 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION..................................................... 52 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 53 4.2. Les options de la société ............................................................................. 53 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 53 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 53 5.1. Les options.................................................................................................. 53 5.2. Les données................................................................................................ 54 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 54 5.4. L‟attestation fiscale...................................................................................... 54 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 55 6.1. Création d‟un frais de port ........................................................................... 55 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 56 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 56 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 56 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 57 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 57 9.2. Historique du document............................................................................... 57 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 58 9.4. Historique des achats .................................................................................. 58 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 58 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 58 11. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 61 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS................... 62 13. LES RELANCES .......................................................................................... 62 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 6316 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 64 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 64 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 64 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 64 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 64 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 65 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 66 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 67 23. MAP POINT ................................................................................................. 67 INDEX................................................................................................................ 69Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu‟à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l‟acquisition préalablement à l‟installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l‟utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l‟installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d‟exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l‟ordinateur. L‟écran d‟accueil s‟affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l‟unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L‟écran d‟accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l‟installation d’EBP Gestion commerciale PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L‟assistant d‟installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l‟installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S‟ils n‟existent pas, l‟installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L‟installation et l‟utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d‟utilisation de ce produit, autrement, l‟installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l‟étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d‟installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l‟installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d‟installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d‟installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l‟assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l‟installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d‟activation n‟a pas été saisi, le logiciel reste en version d‟évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l‟ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l‟ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l‟acquisition d‟un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d‟activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L‟activation du logiciel se faisant via le site Internet d‟EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d‟Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l‟écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d‟Internet sur votre ordinateur un message d‟information s‟affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d‟activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l‟écran de d‟accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L‟assistant de création s‟ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module. Toutes ces étapes sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l‟assistant.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d‟un document (vente, achat, stock), dans la saisie d‟un règlement, dans la création d‟un rapprochement ou le lettrage d‟un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d‟article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24 1.2. Les autres options D‟autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d‟option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l‟aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d‟article « Bien » ou « Service ». Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l‟aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d‟achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d‟achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l‟onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L‟onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 vous permet d‟avoir plus de détail sur la fiche article.Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D‟une barre d‟outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d‟un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l‟onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d‟informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s‟ajoutent :  L‟onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l‟onglet Détail, vous pouvez d‟indiquer un montant d‟acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché.  La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L‟onglet Facturation contient l‟adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L‟onglet Livraison contient l‟adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L‟onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d‟impression du document ainsi que le nombre d‟exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l‟option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s‟effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L‟onglet Notes de saisir une référence, d‟associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l‟historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L‟historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n‟étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l‟envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.28 - Un abonnement ou une offre d‟essais auprès d‟un fournisseur d‟accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d‟acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s‟affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l‟acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d‟un devis, vous avez la possibilité d'appeler l‟action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Les actions d‟une Commande sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».Comment gérer les ventes ? 29 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d‟une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d‟un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d‟un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d‟un devis.30 Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d‟une facture sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité.  Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l‟option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l‟échéance pointée.Comment créer une facturation périodique ? 31 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s‟offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose :  D‟un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l‟option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D‟un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d‟associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.32 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L‟entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n‟y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l‟ancienneté minimum des bons de livraison. 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d‟achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d‟achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d‟acompte. Remarque En saisie d‟une commande, d‟un bon de réception ou d‟une facture, si on modifie le prix d‟achat brut ou prix d‟achat net d‟un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d‟achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1.Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 33 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d‟une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l‟onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d‟achats, détaille l‟ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d‟un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 34 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s‟oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d‟un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d‟outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l‟objet et le message du mail s‟affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s‟affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d‟acompte doit être émise pour tout versement d‟acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d‟acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l‟onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d‟attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l‟aide de la souris, sur l‟échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d‟échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements).36 Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l‟option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l‟intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L‟option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L‟option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l‟état des règlements associés n‟est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »Le suivi financier des clients et fournisseurs 37 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n‟oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l‟action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l‟aide en ligne (F1).38 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s‟effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d‟entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatif Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l‟option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d‟un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l‟onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d‟entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d‟un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d‟inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L‟assistant de préparation de l‟inventaire s‟ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Comment gérer les stocks ? 39 Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l‟inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l‟inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d‟inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d‟inventaire. La feuille d‟inventaire s‟ouvre sur l‟onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d‟articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l‟inventaire s‟étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.40 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l‟historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l‟entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l‟aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d‟origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d‟EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d‟achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n‟avez pas lié votre dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale) ou  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion commerciale) La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l‟état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).Comment transférer les éléménts en compta ? 41 La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l‟écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables :  les libellés des écritures,  les comptes de stock pour chaque fiche articles.  la méthode de comptabilisation des stocks,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...). De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.42 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ? L‟analytique permet d‟effectuer une répartition des coûts sur des centres d‟analyse. Il s‟agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l‟électricité, téléphone etc... C‟est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l‟analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2. Le principe général Analyser des coûts s‟effectue selon différents axes, par exemple l‟entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d‟analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l‟application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l‟application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s‟appelle la clef de répartition, la facture d‟achat de matières premiers se répartie à 50% pour l‟atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l‟application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l‟article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L‟analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s‟agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité.Comment gérer l’analytique ? 43 12.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont :  Commerciaux  Familles Commerciaux  Secteurs Géographiques  Clients  Familles Clients  Sous- Familles Clients  Catégories Tarifaires Clients  Groupe 1 Clients  Groupe 2 Clients  Fournisseurs  Familles Fournisseurs  Sous- Familles Fournisseurs  Catégories Tarifaires Fournisseurs  Groupe 1 Fournisseurs  Groupe 2 Fournisseurs  Articles  Familles Articles  Sous- Familles Articles  Groupe 1 Articles  Groupe 2 Articles 12.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c‟est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d‟attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.44 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l‟état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l‟un des menus de l‟application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d‟associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d‟exemplaires. Remarque Dans les fenêtres d‟impression, l‟action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d‟effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l‟aide en ligne (F1).Comment archiver mes données ? 45 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d‟après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l‟archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l‟art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c‟est lors de la clôture de l‟exercice ou de la période comptable que la procédure d‟archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l‟assistant d‟archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l‟emplacement des fichiers à générer puis lancez l‟opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l‟en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel‟application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l‟utilisateur a répondu par l‟affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d‟inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d‟après l‟article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d‟utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d‟utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.46 17.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d‟utilisateurs, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 17.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d‟« interdire la connexion » de l‟utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d‟utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l‟aide en ligne (F1).Comment gérer les champs personnalisés ? 47 17.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d‟une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l‟impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d‟application des droits, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l‟option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l‟identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.48 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d‟une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applicationsLe Tableau de bord 49 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO. L‟utilisation de ces fonctions est détaillée dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d‟affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d‟utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l‟icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d‟associer l‟utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d‟un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d‟une période, des quantités ou du chiffre d‟affaires et d‟une population. Un tarif est défini par la sélection d‟une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d‟une sélection d‟articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu‟à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L‟application d‟une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s‟ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s‟utilise de la même façon pour les fournisseurs.50 Remarque Il est possible d‟affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1 Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l‟identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont :  Tous les clients ou Tous les fournisseurs  Client /Prospect ou Fournisseur  Famille clients/prospects ou Fournisseur  Sous famille client ou Sous famille fournisseur  Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est :  Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n‟y aura pas de regroupement.Assistants de mise à jour 51 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clients  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)52 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l‟étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n‟est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l‟éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.Le service à la personne 53 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l‟éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L‟option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l‟éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l‟ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d‟une réduction ou d‟un crédit d‟impôt et d‟un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l‟ensemble des paramètres tél que : le numéro d‟agrément simple et sa date d‟obtention ; le numéro d‟agrément qualité et sa date d‟obtention ; l‟intervenant principal. Ainsi que l‟option « Service à la personne inclus dans l‟attestation fiscale ».54 5.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu‟il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L‟option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S‟il n‟y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n‟est pas renseigné, c‟est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d‟heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d‟un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d‟intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l‟option « Nombre d‟heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l‟attestation de l‟année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l‟attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.La gestion des frais de port 55 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l‟onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d‟indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".  Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu‟à » et « Valeur ».56 6.1.3. Compte comptable de la fiche L‟onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d‟un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l‟onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l‟onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l‟onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s‟applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d‟un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s‟effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer.Les historiques 57 Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d‟article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d‟un document permet de visualiser le parcours d‟un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d‟imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l‟onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document.58 L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.Reports On Line 59 Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l‟espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l‟application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l‟aperçu d‟un document, dans la barre d‟outils, vous disposez d‟une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C‟est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c‟est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l‟onglet Liste des documents  La possibilité d‟indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l‟onglet Comptes  La proposition d‟une diffusion immédiate au moment de l‟enregistrement de votre publication si vous n‟avez pas défini une diffusion automatique à travers l‟onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n‟est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l‟action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l‟assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d‟une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d‟une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d‟utiliser vos applications EBP simultanément.60 La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l‟ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d‟un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l‟adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l‟ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d‟accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l‟espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Les échéanciers 61 11. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 11.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l‟échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.62 11.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s‟ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l‟option sur l‟exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent :  Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures.  Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d‟échéances créés dans la partie ventilation.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n‟ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d‟échéance de la partie ventilation à une ligne d‟échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS A partir d‟une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 13. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d‟envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.Le publipostage 63 Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d‟éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fiche « Lettre de relance » pour de plus amples renseignements. 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s‟effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d‟un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s‟effectue alors dans Word. Il est possible d‟envoyer le document par mail ou de l‟imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L‟assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l‟envoi par mail ou l‟impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients.64 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque‟ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l‟assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l‟impression de vos factures, avoirs, documents d‟acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d‟obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c‟est à dire de réaliser des exportations d‟écritures du logiciel EBP vers d‟autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1.assistant de creation de modele de document 65 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes)  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats)  Bons d‟entrée, Bons de sorite  Inventaires  Règlements client / fournisseurs  Barèmes des éco-contributions  Groupes  Secteurs géographiques66 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes)  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats)  Bons d‟entrée, Bons de sorite  Inventaires  Règlements client / fournisseurs  Barèmes des éco-contributions  Groupes  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment gérer le e-Commerce 67 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d‟outils située au-dessus des onglets permet d‟exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Carte‟ et de calculer l‟itinéraire d‟après toutes les adresses de la sélection courante. L‟ordonnancement des étapes n‟est pas disponible pour le moment. L‟itinéraire est donc calculé dans l‟ordre des adresses présentes dans le tableau de l‟onglet „Données‟.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Géocoder‟ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. .69 Index A Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................32 Acompte...............................................................................................................35 Activation .............................................................................................................19 Actualiser la TVA des documents.........................................................................28 Aide sur EBP Gestion commerciale Open Line PRO ...........................................11 Analytique ............................................................................................................42 Archivage.............................................................................................................45 Articles ...........................................................................................................23, 24 Assistants de mise à jour......................................................................................51 Attestation fiscale .................................................................................................54 B Barème des commissions ....................................................................................56 Barème eco-contribution ......................................................................................52 BL ........................................................................................................................29 Bon d‟entrée.........................................................................................................38 Bon de livraison....................................................................................................29 Bon de retour .......................................................................................................29 Bon de sortie........................................................................................................38 BR........................................................................................................................29 C Champs personnalisés.........................................................................................47 Clients..................................................................................................................25 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................28 Commandes fournisseurs.....................................................................................32 Commerciaux.......................................................................................................56 Commissions........................................................................................................56 Communication Entreprise-Expert........................................................................64 Configuration minimale.........................................................................................17 Contact ................................................................................................................25 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................6570 D Décaissement ......................................................................................................36 Devis....................................................................................................................26 Documents d‟achat...............................................................................................32 Documents de stock.............................................................................................38 Documents de vente ............................................................................................26 Droits utilisateurs..................................................................................................47 Duplication de documents ....................................................................................34 Dupliquer en.........................................................................................................27 E Echéances .....................................................................................................30, 61 Echéancier...........................................................................................................61 Eco-contribution ...................................................................................................52 Ecran de travail ....................................................................................................21 e-mail...................................................................................................................34 ETEBAC...............................................................................................................37 Expert Comptable ..........................................................................................24, 64 Export paramétrable.............................................................................................66 F Facturation périodique..........................................................................................31 Facture...........................................................................................................30, 33 Facture d‟acompte................................................................................................35 Fonctions avancées .............................................................................................49 Fournisseurs ........................................................................................................25 Frais de port.........................................................................................................55 G Génération automatique des règlements ..............................................................62 Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grilles analytiques................................................................................................42 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................46 H Historique client....................................................................................................27 Historique de la ligne............................................................................................57 Historique des achats...........................................................................................58 Historique des ventes...........................................................................................58 Historique du document..................................................................................27, 57 Historique eco-contribution...................................................................................5371 I Import paramétrable.............................................................................................65 Imprimer...............................................................................................................44 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................54 Inventaire .............................................................................................................38 J Journal des événements ......................................................................................45 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettre de relance ..................................................................................................62 Liaison de dossier ................................................................................................48 Livrer une commande...........................................................................................29 M MAP Point............................................................................................................67 Marqué comme imprimé.......................................................................................27 Marqué comme non imprimé................................................................................27 Modèle .................................................................................................................65 Modèle par tiers ...................................................................................................44 Mouvements de stock ..........................................................................................40 N Numerotation........................................................................................................23 O Options du dossier ...............................................................................................23 P Plans analytiques .................................................................................................42 Pointage entre échéance......................................................................................61 Postes analytiques ...............................................................................................42 Promotions...........................................................................................................49 Prospects .............................................................................................................25 Publipostage ........................................................................................................63 R Récéptionner une commande...............................................................................33 Règlement............................................................................................................3572 Règlement client ..................................................................................................35 Règlement fournisseur .........................................................................................35 Regroupement de documents ..............................................................................34 Regroupement des tarifs ......................................................................................50 Relances..............................................................................................................62 Relances devis.....................................................................................................62 Remise en banque ...............................................................................................36 Remplacement de code........................................................................................64 Reports On Line...................................................................................................58 ROL .....................................................................................................................58 S Sauvegarde..........................................................................................................44 SEPA ...................................................................................................................37 Service à la personne...........................................................................................53 SMS.....................................................................................................................27 Statistiques ..........................................................................................................64 Stock négatif ........................................................................................................38 Stocks ..................................................................................................................38 T Tableau de bord...................................................................................................49 Tableau de bord personnalisable .........................................................................49 Tarif article ...........................................................................................................24 Tarifs....................................................................................................................49 Taxes ...................................................................................................................56 Transfert comptable .............................................................................................40 Transfert de documents........................................................................................33 TVA......................................................................................................................23 U Utilisateurs ...........................................................................................................46 V Ventes..................................................................................................................26 Facturation Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Facturation Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Avant de commencer 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 20 1.2. Les autres options ....................................................................................... 20 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 21 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 21 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 22 4.2. Le corps ...................................................................................................... 22 4.3. Le pied ........................................................................................................ 22 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 4.5. Fiche devis .................................................................................................. 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 25 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 269. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 26 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 27 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 28 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Les options de la société ............................................................................. 30 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 31 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 31 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 31 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 31 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 31 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 31 4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 32 4.1. Les options.................................................................................................. 32 4.2. Les données................................................................................................ 32 4.3. Les documents............................................................................................ 32 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 33 5. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 33 6. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 34 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 34 9. LES STATISTIQUES...................................................................................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 34 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 37 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 37 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Facturation Pratic Open line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationPrise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Permet de saisir les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment créer un article ? 21 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les coordonnées du client/prospect ainsi que le/s contact/s associé. L’onglet Gestion, permet de saisir le compte comptable, les options de facturation, règlement…4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).Comment saisir un devis ? 23 Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client/prospect" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.5. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de la fiche article.5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.  Valider : Permet de valider une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider : Permet de dévalider une facture afin de pouvoir la modifier qu’elle soit validée ou transférée en comptabilité.Comment transférer, dupliquer un document ? 25 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de documents sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Depuis le menu Paramètres/Société, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.Comment transférer les éléménts en compta ? 27 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,  la destination du fichier de transfert comptable. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 31 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une/des fiche/s article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont :  un intervalle d'articles  un intervalle de familles articles  un type d'article (biens, services)  un taux de TVA de l'article Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tel que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.Historique des ventes 33 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions – Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 6. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients, les filtres moyens de paiement et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients/prospects, Familles clients/prospects  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 9. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Reports On Line 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents.  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes.  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Comment archiver mes données ? 37 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Actualiser la TVA des documents........................................................... 23 Aide sur EBP Facturation Pratic Open Line............................................ 11 Archivage................................................................................................ 37 Articles.............................................................................................. 20, 21 B Barème eco-contribution......................................................................... 29 C Clients..................................................................................................... 21 Code d'activation .................................................................................... 17 Corps du devis........................................................................................ 22 Création de dossier................................................................................. 19 D Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 25 Expert Comptable............................................................................. 20, 34 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29INDEX 39 G Gestion des fenêtres............................................................................... 21 H Historique client ...................................................................................... 23 Historique des ventes ............................................................................. 33 Historique eco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 34 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 20 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 32 J Journal des événements......................................................................... 37 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 31 Mot de passe .......................................................................................... 20 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 20 O Options du dossier.................................................................................. 20 P Pied de devis .......................................................................................... 22 Prospects................................................................................................ 21R Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 34 ROL ........................................................................................................ 34 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 32 SMS........................................................................................................ 23 Statistiques ............................................................................................. 34 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 21 Transfert comptable................................................................................ 27 Transfert de documents.......................................................................... 25 Devis et Facturation Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 23 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 23 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 24 4.3. Le pied ........................................................................................................ 24 4.4. Les autres onglets ....................................................................................... 24 4.5. Les actions d'un devis ................................................................................. 25 4.6. Fiche devis ............................................................................................. 25 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 26 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?..................... 26 6.1. Transfert de documents............................................................................... 26 6.2. Regroupement............................................................................................. 27 6.3. Duplication .................................................................................................. 27 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 2714 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 28 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 28 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 29 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 30 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 30 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 31 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 31 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 31 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 32 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 33 2.1. Création du barème..................................................................................... 34 2.2. Les options de la société ............................................................................. 34 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 34 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 35 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 35 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 35 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 35 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 35 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 35 4. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 36 4.1. Les options.................................................................................................. 36 4.2. Les données................................................................................................ 36 4.3. Les documents............................................................................................ 36 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 37 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 37 5.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 37 5.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 38 6. LES HISTORIQUES....................................................................................... 38 6.1. Historique de la ligne article......................................................................... 38 6.2. Historique du document............................................................................... 38 6.3. Historique des ventes .................................................................................. 39 7. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 3915 8. LES RELANCES ............................................................................................ 40 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 40 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 41 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 41 11. LES STATISTIQUES.................................................................................... 43 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 43 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 43 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 44 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 44 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 INDEX................................................................................................................ 4616 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic.. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.22 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat ou de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un client ? 23 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Comment créer un contact ? Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.24 4.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres - Société - Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire.Comment saisir un devis ? 25 4.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de TVA de la fiche article.26 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable. L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ».  Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.Comment envoyer un document par e-mail ? 27 Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.28 Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Options Comptables - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.Comment transférer les éléménts en compta ? 29 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres - Société - Options Comptables :  le chemin de destination du fichier de transfert  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.30 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 31 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe utilisateurs ou utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).32 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications.Le Tableau de bord 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.34 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 35 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une fiche article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont : - un intervalle d'articles, - un intervalle de familles articles, - un type d'article (biens, services), - un taux de TVA de l'article. Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.36 4. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche famille article, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.La gestion des frais de port 37 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 5.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 5.1.1 Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 5.1.2 Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». 5.1.3 Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 38 5.2. Utilisation des frais de port 5.2.1 Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable (onglet Récapitulatif). 5.2.2 Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l’onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 6. LES HISTORIQUES 6.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 6.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document.Les échéanciers 39 Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 6.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 7. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée.40 Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. 8. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Reports On Line 41 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2 La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3 La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication.42 Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5 L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : Voir tous les documents diffusés ; Voir les comptes ; Supprimer les publications ; Supprimer des documents ; Mise à jour des publications sur le site Reports On Line.Les statistiques 43 11. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils, Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.44 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients, Famille clients  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients, Famille clients  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment archiver mes données ? 45 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nom de l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.46 Index A Accès au service technique .................................................................... 16 Acompte ................................................................................................. 28 Actualiser la TVA des documents........................................................... 25 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic Open Line............................ 11 Archivage................................................................................................ 45 Articles.............................................................................................. 21, 22 B Barème eco-contribution......................................................................... 33 C Clients..................................................................................................... 23 Code d'activation .................................................................................... 18 Communication Entreprise-Expert.......................................................... 43 Configuration minimale ........................................................................... 16 Contact ................................................................................................... 23 Corps du devis........................................................................................ 24 Création de dossier................................................................................. 19 Création de modèle ................................................................................ 43 D Devis....................................................................................................... 23 Droits utilisateurs .................................................................................... 32 Duplication de documents ...................................................................... 27 E Echéances........................................................................................ 26, 39 Echéancier.............................................................................................. 39 Eco-contribution...................................................................................... 33 Ecran de travail....................................................................................... 20INDEX 47 e-mail...................................................................................................... 27 Expert Comptable............................................................................. 22, 40 Export paramétrable ............................................................................... 44 F Facture ................................................................................................... 26 Facture d’acompte.................................................................................. 28 Fonctions avancées................................................................................ 33 Frais de port ........................................................................................... 37 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 Groupe d'utilisateurs............................................................................... 31 H Historique client ...................................................................................... 25 Historique de la ligne .............................................................................. 38 Historique des ventes ............................................................................. 39 Historique du document.................................................................... 25, 38 Historique eco-contribution ..................................................................... 34 I Import paramétrable ............................................................................... 44 Imprimer ................................................................................................. 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 17 Intervenant.............................................................................................. 36 J Journal des événements......................................................................... 45 L Lancement du logiciel............................................................................. 18 Liaison de dossiers ................................................................................. 32 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 35 Modèle.................................................................................................... 43 Mot de passe .......................................................................................... 2248 N Nouveau devis........................................................................................ 23 Nouvelle Facture..................................................................................... 26 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 21 P Pied de devis .......................................................................................... 24 Pointage entre échéance........................................................................ 39 Prospects................................................................................................ 23 R Règlement .............................................................................................. 28 Regroupement de devis.......................................................................... 27 Relances................................................................................................. 40 Relances devis ....................................................................................... 40 Reports On Line...................................................................................... 41 ROL ........................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................ 30 Service à la personne............................................................................. 36 SMS........................................................................................................ 25 Statistiques ............................................................................................. 43 T Tableau de bord...................................................................................... 33 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert comptable................................................................................ 29 Transfert de documents.......................................................................... 26 TVA......................................................................................................... 21 U Utilisateurs.............................................................................................. 31 Devis et Facturation Bâtiment Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 20113 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas 8 d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.1213 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 3014 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local »  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits et Windows 7 32 bits & 64 bits.INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic…Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtresINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...)Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment Classic incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée.Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment Classic, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment Classic a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats.PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées.LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment Classic vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic ..................................................11 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32NOTES 40 NOTES CRM PRO Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : x L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine x la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : x le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) x la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. x l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. x les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) x la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP x la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : x l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A x la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE............................................................................. 22 2. COMMENT CREER UNE PISTE ?................................................................. 23 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? ............................................................ 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 24 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ......................................................... 25 5.1. Création d’une activité................................................................................. 25 5.2. Rappel......................................................................................................... 25 5.3. Suivre une activité ....................................................................................... 26 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................. 26 6.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 26 6.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 26 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ?....................................................... 27 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 27 9. COMMENT GERER LES DEVIS ?................................................................. 28 9.1. L'entête du devis ......................................................................................... 28 9.2. Le corps ...................................................................................................... 28 9.3. Le pied ........................................................................................................ 2813 9.4. Les autres onglets ....................................................................................... 29 9.5. Les actions d'un devis ................................................................................. 29 10. L’AGENDA ................................................................................................... 29 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 30 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 30 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 31 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 31 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 31 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 32 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 32 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 34 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 34 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 34 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 35 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 35 3.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 35 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ?................................................. 35 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ?....................................................... 36 5.1. Comment préparer une campagne ? ........................................................... 36 5.2. Comment suivre une campagne ? ............................................................... 37 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ............................................... 38 6.1. Publipostage par courrier............................................................................. 38 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)............................................................. 39 7. L’ENVOI DE MAIL.......................................................................................... 39 8. COMMENT ENVOYER DES SMS.................................................................. 39 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES........................................................... 40 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ?.............................................. 40 11. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 40 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................. 40 13. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR.......................................................... 4114 13.1. Des articles ............................................................................................... 41 13.2. Des pistes ................................................................................................. 41 13.3. Des contacts.............................................................................................. 41 13.4. Des comptes ............................................................................................. 42 13.5. Des activités.............................................................................................. 42 14. LA CONVERSION DE PISTE....................................................................... 43 15. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?......................................................... 43 16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE .............................. 43 17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ............................. 44 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES.................. 45 18.1. Duplication de fiche ................................................................................... 45 18.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 45 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 46 19.1. La solvabilité.............................................................................................. 46 19.2. La géolocalisation...................................................................................... 46 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 46 INDEX................................................................................................................ 47INSTALLATION 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows® XP SP3, Windows® Vista SP1(32 bits & 64 bits), Windows® 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.Comment installer mon logiciel ? 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.INSTALLATION 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment activer mon logiciel ? 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.INSTALLATION 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Écran de travail 20 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4PRISE EN MAIN 21 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM PRO Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM PRO Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. Écran de démarrage 22 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, …PRISE EN MAIN 23 - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 43 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.Comment créer un contact ? 24 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.PRISE EN MAIN 25 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels.Comment gérer une opportunité ? 26 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 40). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale.PRISE EN MAIN 27 Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 37 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. Comment gérer les devis ? 28 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : x D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). x D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). x D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (puis les générer dans votre liste d’article à l’aide du bouton Générer l’article). x D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC).PRISE EN MAIN 29 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : x L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. x L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. x L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire x L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : x Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis x Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. x Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. x Envoyer par e-mail : Permet d’envoyer en pièce jointe le devis au format Word par e-mail à l’adresse mail renseignée dans le compte client. Une activité sera créée avec le document associé. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning : x En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). x En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. x En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : x Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.Comment imprimer une fiche ? 30 x Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : x Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. x Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. x Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).PRISE EN MAIN 31 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportezvous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.Comment gérer les champs personnalisés ? 32 Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : x Visualisation et Modification x Exécution x Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen.PRISE EN MAIN 33 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applicationsComment créer un collaborateur ? 34 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact.LES FONCTIONS AVANCÉES 35 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter.Comment gérer une campagne ? 36 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accédez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. Comment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires).LES FONCTIONS AVANCÉES 37 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. Comment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches.Comment utiliser le publipostage ? 38 5.2.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou email (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur.LES FONCTIONS AVANCÉES 39 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : x Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. x Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité.Notes et documents associés 40 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. LES FONCTIONS AVANCÉES 41 13. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR 13.1. Des articles L’assistant de mise à jour des articles vous permet d’affecter en nombre le Type d’article et le taux de TVA. Pour modifier vos articles par lot, sélectionnez les articles à modifier depuis la liste des articles puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des articles, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Articles. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos Articles selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.2. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.3. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;Les assistants de Mise à jour 42  Lancer la modification par lot. 13.4. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.5. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot.LES FONCTIONS AVANCÉES 43 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Pistes clients/prospects x Pistes fournisseurs x Contacts x Comptes clients/prospects x Famille clients/prospects x Comptes fournisseurs x Familles fournisseurs x Collaborateurs x Familles collaborateurComment RÉALISER un Export PARAMÉTRABLE 44 x Groupes x Secteurs géographiques x Origine d’une piste x Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : x le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), x le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, x les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes : x Articles x Pistes clients/prospects x Pistes fournisseurs x Contacts x Comptes clients/prospects x Famille clients/prospects x Comptes fournisseurs x Familles fournisseurs x Collaborateurs x Familles collaborateur x Groupes x Secteurs géographiques x Origine d’une piste Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : x filtrer les données à exporter si nécessaire, x exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), x indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.LES FONCTIONS AVANCÉES 45 En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : x Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. x Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : x Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. x Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : x Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. x Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.informations complémentaires sur les comptes 46 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................15 Actions.........................................................................................................................................25 Actions contextuelles ..................................................................................................................20 Activités .......................................................................................................................... 21, 23, 29 Agenda ..................................................................................................................................23, 29 Archivage.....................................................................................................................................45 Articles...................................................................................................................................27, 28 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................42 Articles ....................................................................................................................................41 Comptes .................................................................................................................................42 Contacts..................................................................................................................................41 Pistes ......................................................................................................................................41 B Barre de navigation .....................................................................................................................20 Barre de statut.............................................................................................................................20 C Campagnes Activités ..................................................................................................................................37 Ciblage....................................................................................................................................36 Coûts.......................................................................................................................................36 Fiche .......................................................................................................................... 23, 27, 35 Modèles ..................................................................................................................................37 Opportunités de ventes ..........................................................................................................37 Statistiques .............................................................................................................................38 Vérifier les cibles ....................................................................................................................36 Champs personnalisés................................................................................................................32 Clients..........................................................................................................................................24 Code d'activation.........................................................................................................................17 Collaborateurs .............................................................................................................................34 Comptes Clients.....................................................................................................................................21 Fournisseurs ...........................................................................................................................40 Comptes clients...........................................................................................................................24 Comptes Clients ..........................................................................................................................22 Comptes prospects .....................................................................................................................24 Configuration minimale ...............................................................................................................15Contacts ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Convention d’utilisation .................................................................................................................3 Conversion ..................................................................................................................................43 Création de dossier.....................................................................................................................19 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................23 Désarchivage ..............................................................................................................................45 DEVIS..........................................................................................................................................28 Documents associés ...................................................................................................................40 Droits utilisateurs.........................................................................................................................32 Duplication...................................................................................................................................45 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................22 ÉCRAN de travail ........................................................................................................................20 E-mailing......................................................................................................................................39 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................39 Evénements ................................................................................................................................29 F Familles de comptes ...................................................................................................................41 Fonctions avancées ....................................................................................................................34 G Géolocalisation............................................................................................................................46 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................19 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................31 I Import paramétrable..............................................................................................................43, 44 Import paramétrables ..................................................................................................................43 Import/Export de contacts ...........................................................................................................34 Imprimer ......................................................................................................................................30 Installation .............................................................................................................................15, 16 Itinéraire.......................................................................................................................................46 L Lancement du logiciel .................................................................................................................17 Liaison de dossier .......................................................................................................................33 M Menus..........................................................................................................................................20 N Notes ...........................................................................................................................................40O Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................26 Etapes en cours......................................................................................................................26 Montant estimé .......................................................................................................................27 Montant réalisé .......................................................................................................................27 Motif de clôture .......................................................................................................................26 Opportunités d’achats .................................................................................................................40 Opportunités de ventes ............................................................................................ 21, 23, 26, 28 Options ........................................................................................................................................19 P Pistes........................................................................................................................ 21, 22, 23, 43 Plan .............................................................................................................................................46 Prise en main ..............................................................................................................................21 Prospects.....................................................................................................................................24 Publipostage................................................................................................................................38 Publipostage par courrier............................................................................................................38 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................39 R Rappel .........................................................................................................................................25 Restaurer mon dossier................................................................................................................46 S Sauvegarde .................................................................................................................................30 SMS.............................................................................................................................................39 Solvabilité ....................................................................................................................................46 T Tableau de bord ....................................................................................................................26, 40 Tiers.......................................................................................................................................23, 24 U Utilisateurs...................................................................................................................................31NOTESNOTESNOTES Compta Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ƒ La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ƒ Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................... 21 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 21 2.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 22 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? .......................................... 22 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? .......................................... 22 3.1. Comment saisir un encaissement client ? ...................................... 22 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? ............................. 22 3.3. Comment saisir une autre opération ? ............................................ 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? .................................................. 23 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? ............................................... 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES.................................................. 24 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................. 25 OPERATIONS COMPTABLES ............................................................. 27 1. GESTION DES EXERCICES ............................................................ 27 1314 2. CREATION D’UN COMPTE .............................................................. 27 3. CREATION D’UN JOURNAL ............................................................. 28 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ......................................... 28 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 28 6. DECLARATION DE TVA ................................................................... 29 7. VALIDATION DES ECRITURES ....................................................... 29 8. CLOTURES MENSUELLES .............................................................. 30 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX ........................................ 30 10. LES RELEVES BANCAIRES ........................................................... 30 INDEX.................................................................................................... 33Avant de commencer INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ƒ Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ƒ Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ƒ Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ƒ Mémoire : 3 Go ƒ Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ƒ Espace disque libre : 2.0 Go Systèmes d'exploitation supportés : ƒ Windows XP SP3, ƒ Windows Vista SP1 32 bit & 64 bits, ƒ Windows 7 32 bits & 64 bits. 150BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 16Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite, les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activez Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). 170BINSTALLATION • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ƒ Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ƒ Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.0BINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. ƒ Indiquez la date de la facture. ƒ Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. ƒ Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche. ƒ Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. ƒ Saisissez le total TTC. ƒ Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. ƒ Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. ƒ Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. 211BPRISE EN MAIN 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ». ƒ Sélectionnez « Encaissement client ». ƒ Indiquez la date de l’encaissement. ƒ Choisissez la banque ou la caisse concernée. ƒ Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. ƒ Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ƒ A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.Comment lettrer un tiers ? 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ƒ Les encaissements ƒ Les décaissements ƒ Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ƒ Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie– Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionner une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 231BPRISE EN MAIN 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. 24Comment sauvegarder mon dossier ? 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).1BPRISE EN MAIN 26Gestion des Exercices Opérations comptables 1. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 2. CREATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, échéance et TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Facturation contient les coordonnées des tiers. 272BOPERATIONS COMPTABLES L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 3. CREATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie : ƒ Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal. ƒ Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. 28Déclaration de TVA Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. DECLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o l’aperçu de la déclaration, o un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration, o un onglet avec les lignes non déclarées, car des erreurs sont détectées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 7. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 292BOPERATIONS COMPTABLES 8. CLOTURES MENSUELLES Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir. ƒ Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie– Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. 30les releves bancaires 31 Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 2BOPERATIONS COMPTABLES 32les releves bancaires Index A A nouveaux ............................................................................................. 30 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Pratic Open Line ................................................. 11 Avoir ....................................................................................................... 22 B Balance d’ouverture ................................................................................ 30 C Clôture annuelle...................................................................................... 30 Clôture mensuelle ................................................................................... 30 Code d'activation .................................................................................... 17 Compte ................................................................................................... 27 Configuration minimale ........................................................................... 15 Création de dossier ................................................................................. 18 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 27 Décaissement ......................................................................................... 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 29 E Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecriture comptable .................................................................................. 28 Encaissement ......................................................................................... 22 Exercices ................................................................................................ 27 exercices comptables ............................................................................. 27 F Facture d’achat ....................................................................................... 21 Facture de vente ..................................................................................... 22 333BINDEX I Impressions ............................................................................................ 24 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 28 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage .................................................................................................. 23 M Ma trésorerie .......................................................................................... 22 Mes achats ............................................................................................. 21 Mes ventes ............................................................................................. 21 N Numérotation des pièces ........................................................................ 28 P Pointage ................................................................................................. 23 Pointage de banque ................................................................................ 24 R Rapprochement bancaire ....................................................................... 24 relevés bancaires .................................................................................... 30 Remise ................................................................................................... 22 Remise de chèques ................................................................................ 23 S Sauvegarde ............................................................................................ 25 T Ticket Z ................................................................................................... 28 TVA ......................................................................................................... 29 34les releves bancaires 35 V Validation des écritures .......................................................................... 29 Ventes comptoir ...................................................................................... 28 Virement ................................................................................................. 23 Comptabilité Open Line TM PRO pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Novembre 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité Open Line TM PRO et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières CONVENTION D’UTILISATION D’EBP ................................................... 3 FELICITATIONS ! .................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES........................................................................ 13 INSTALLATION ..................................................................................... 17 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 17 1.1. Accès au service technique ............................................................ 17 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 19 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 21 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 22 PRISE EN MAIN .................................................................................... 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 23 1.2. Les autres options .......................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 24 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 24 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 25 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 25 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 25 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 25 5.2. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 27 6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 6.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 136.2. Le corps .......................................................................................... 28 6.3. Le pied ............................................................................................ 28 6.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?..................................... 29 9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................... 30 10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 13.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................... 32 13.2. Comment générer les A Nouveaux ? ............................................ 32 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?..................................... 32 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................... 33 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ... 34 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................. 34 19.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................. 34 19.2. Les utilisateurs .............................................................................. 35 19.3. Les droits utilisateurs .................................................................... 36 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 37 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 37 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 37 3. SAISIE AU KILOMETRE ................................................................... 38 4. RECHERCHE D’ECRITURES ........................................................... 38 5. REGLEMENTS DES TIERS .............................................................. 38 1415 6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ........................... 38 7. LETTRAGE AUTOMATIQUE............................................................. 38 8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 39 9. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 39 10. LA PREVISION DE TRESORERIE.................................................. 39 11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS ........................................ 39 12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ................................................. 39 13. LES BUDGETS................................................................................ 40 14. LES RELANCES / RAPPELS .......................................................... 40 15. LES GROUPES D’ECRITURES ...................................................... 40 16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES ...................................... 40 INDEX.................................................................................................... 43Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). 170BINSTALLATION Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Open Line TM PRO . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). 18Comment lancer mon logiciel ? Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité à 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 190BINSTALLATION 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 20Comment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 210BINSTALLATION 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus De raccourcis. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 22Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion : ƒ Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève (module Compta). ƒ Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… 231BPRISE EN MAIN 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 24Comment créer un Compte ? 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 251BPRISE EN MAIN 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ƒ Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ƒ Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ƒ N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ƒ Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 26Comment consulter un compte ? 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ƒ Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ƒ Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 6.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. 271BPRISE EN MAIN Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ƒ l’intitulé du compte, ƒ le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ƒ le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 6.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 6.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 6.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionnez une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Vous pouvez également lettrer vos lignes d’écritures à partir du menu Consultation – Consultation/lettrage. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 28Comment rapprocher un compte ? 29 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 1BPRISE EN MAIN 9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ƒ Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ƒ Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ƒ Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 30comment valider mes ecritures ? 11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 311BPRISE EN MAIN 13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? 13.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). 13.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. ƒ automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres - Société. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être activée : ƒ Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre…). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ƒ Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ƒ Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. 32Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 331BPRISE EN MAIN Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? La version Pro vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 19.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... 34Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 19.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 351BPRISE EN MAIN 19.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 36Le Tableau de bord Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Open Line TM PRO. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • Les échéances échues ; • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. D’autres données sont disponibles en cliquant sur Ajouter. Vous pouvez ajouter, supprimer et positionner les données comme vous le souhaitez pour obtenir un tableau de bord personnalisé. Il vous suffit ensuite de le sauvegarder. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ƒ Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ƒ Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 372BLES FONCTIONS AVANCEES 3. SAISIE AU KILOMETRE Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette option doivent d’abord être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 4. RECHERCHE D’ECRITURES La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 5. REGLEMENTS DES TIERS Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer un Nouveau règlement. 6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie et d’importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 7. LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l’une de ces fenêtres, vous pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 38Le grand Livre interactif 8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 9. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 10. LA PREVISION DE TRESORERIE Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptables que vous saisirez manuellement. 11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Trésorerie. 12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Le logiciel vous permet d’effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un niveau de postes. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. 392BLES FONCTIONS AVANCEES Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale. 13. LES BUDGETS Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 14. LES RELANCES / RAPPELS Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d’accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients. 15. LES GROUPES D’ECRITURES Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de celles concernant l’établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. 16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. 40Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES 412BLES FONCTIONS AVANCEES 42Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES INDEX A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 17 Aide sur EBP Comptabilité Open Line TM PRO ........................................ 11 Archivage ................................................................................................ 34 B balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 39 Budgets .................................................................................................. 40 C Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 19 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 37 Comptabilité analytique .......................................................................... 39 Compte ................................................................................................... 25 Configuration minimale ........................................................................... 17 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 21 D Dates d'exercices ................................................................................... 24 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 Droits utilisateurs .................................................................................... 36 E échéances .............................................................................................. 39 Ecran de travail ....................................................................................... 22 Ecritures de simulation ........................................................................... 26 exercices comptables ............................................................................. 24 Expert Comptable ................................................................................... 24 F Fonctions avancées ................................................................................ 37 Frais et pénalités de retard ..................................................................... 40 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 24 Grand Livre interactif .............................................................................. 39 groupe d’écritures ................................................................................... 40 Groupe d'utilisateurs ............................................................................... 35 I Imprimer ................................................................................................. 32 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 23 Installation .............................................................................................. 18 J Journal .................................................................................................... 25 Journal des événements ......................................................................... 34 L Lancement du logiciel ............................................................................. 19 Lettrage automatique ........................................................................ 38, 39 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Liaison de dossier ................................................................................... 33 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 25 O OD analytique ......................................................................................... 40 Options du dossier .................................................................................. 23 P Prévision de trésorerie ............................................................................ 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES R Rapprochement bancaire ................................................................. 29, 38 Rapprochement bancaire automatique ................................................... 38 Recherche d’ecritures ............................................................................. 38 Reglements des tiers .............................................................................. 38 Relances / Rappels ................................................................................. 40 S Saisie au kilometre ................................................................................. 38 Saisir dans un guide ............................................................................... 27 Saisir dans un journal ............................................................................. 25 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 37 Tableau de bord personnalisable ........................................................... 37 Traitements sur les écritures .................................................................. 26 TVA ............................................................................................. 23, 25, 30 U Utilisateurs .............................................................................................. 35 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Virements et Prélèvements ..................................................................... 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25 3.1. Création d’un client...................................................................................... 25 3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d’un contact................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 30 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 31 5.1. Comment commander ? .............................................................................. 3114 5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 31 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ........................................................................................................................... 32 6.1. Transfert...................................................................................................... 32 6.2. Regroupement............................................................................................. 32 6.3. Duplication .................................................................................................. 33 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34 8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 8.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?................. 35 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 36 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?............................................ 36 9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 37 9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 38 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 41 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 41 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ........................................................... 42 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 42 14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 42 14.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................. 44 14.3. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 44 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........ 44 15.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................ 44 15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 44 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement.............................. 45 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR .............................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 46 17.1. L’en-tête .................................................................................................... 46 17.2. Le corps .................................................................................................... 46 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 47 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4715 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 48 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 49 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 49 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 50 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 51 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 27.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 51 27.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 52 27.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 55 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 55 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 55 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR ................................................................. 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 58 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 59 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 59 5.1. Les options.................................................................................................. 59 5.2. Les données................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 60 5.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 61 6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 61 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 6216 7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 62 8. LES HISTORIQUES....................................................................................... 63 8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 63 8.2. Historique du document............................................................................... 63 8.3. Historique des ventes .................................................................................. 64 8.4. Historique des achats .................................................................................. 64 9. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 64 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS................... 66 11. LES RELANCES .......................................................................................... 66 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 66 13. LES STATISTIQUES.................................................................................... 66 14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 67 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 67 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 69 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 70 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 71 21. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 72 22. LES RELEVES BANCAIRES........................................................................ 72 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 72 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 73 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 73 INDEX................................................................................................................ 75Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Comment lancer mon logiciel ? 19 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation22Comment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Socitété du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts divers, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)28  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.Comment gérer les ventes ? 29 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer  La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…)  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture.30 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ».  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment gérer les achats ? 31 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?).32 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.34 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 8.1.1.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » 8.1.1.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.36 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.Comment gérer les stocks ? 37 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles - Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.38 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles - Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.Comment transférer les éléménts en compta ? 39 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  la méthode de comptabilisation des stocks,  les comptes de stock pour chaque fiche articles,  la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.40 Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir... ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.comment gerer les Exercices ? 41 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte.42 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.Comment saisir une ecriture comptable ? 43  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : La saisie du numéro de document est libre.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 14.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.  Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.  Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 14.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.44 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 15.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.Saisie des ventes comptoir 45 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :  Les encaissements  Les décaissements  Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)  Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.46 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte :  l’intitulé du compte,  le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,  le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.Comment lettrer un compte ? 47 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les.48 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, c’est-à-dire celles sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.Comment valider mes ecritures ? 49 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.50 En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.Comment sauvegarder mon dossier ? 51 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 27.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.52 27.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 27.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « Compta & Gestion commerciale », il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54Le tableau de bord 55 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ;  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs.56 Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)Assistants de mises à jour 57 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clients  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour.58 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC.Le service à la personne 59 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 5.2. Les données  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu’il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. 60  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.La Gestion des frais de port 61 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".  Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».62 6.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. 7. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions.Les historiques 63 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.64 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 9. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.Les échéanciers 65 Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l’option définie dans les Paramètres - Société et dans les fiches comptes. Sur les lignes de Factures et dans les journaux de type achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures, qui vous permet de saisir les échéances des factures. Il se décompose en deux parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Cette ventilation reste modifiable. Sur les lignes d’Avoir ou de Règlement et dans les journaux de type trésorerie, vous pouvez accéder à Pointages, qui vous permet de pointer votre règlement avec une échéance de facture.66 Il se décompose deux parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone Reste à affecter calcule la différence existant entre le montant du règlement et le montant des échéances pointées.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldés. Seul le champ Montant imputé est saisissable. Le bouton Pointer ? permet de pointer une ligne d’échéance avec le règlement sélectionné. 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 11. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 13. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line 67 14. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 14.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 14.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.68 14.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 14.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.Remplacement de code 69 14.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour :  Les pays  Les banques  Les moyens de paiement  Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.70 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux/collaborateurs, Familles commerciaux/collaborateurs  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques  Comptes  Journaux  EcrituresComment réaliser un export paramétrable 71 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.72 21. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 22. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.Comment gérer le e-Commerce ? 73 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code,  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.75 Index A A nouveaux ..........................................................................................................49 Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................31 Acompte...............................................................................................................34 Actualiser la TVA des documents.........................................................................28 Aide sur EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line .......................11 Archivage.............................................................................................................72 Articles ...........................................................................................................23, 24 Attestation fiscale .................................................................................................60 B Balance interactive...............................................................................................72 Barème des commissions ....................................................................................62 Barème eco-contribution ......................................................................................58 BL ........................................................................................................................30 Bon d’entrée.........................................................................................................36 Bon de livraison....................................................................................................30 Bon de retour .......................................................................................................30 Bon de sortie........................................................................................................36 BR........................................................................................................................30 C Clients..................................................................................................................25 clôture annuelle....................................................................................................41 Clôture annuelle...................................................................................................49 Clôture mensuelle ................................................................................................49 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................28 Commandes fournisseurs.....................................................................................31 Commerciaux.......................................................................................................62 Commissions........................................................................................................62 Communication Entreprise-Expert........................................................................69 Compte ................................................................................................................41 Configuration minimale.........................................................................................17Consultation d'un compte .....................................................................................46 Contact ................................................................................................................25 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................70 D Dates d'exercices ...........................................................................................20, 41 Décaissement ......................................................................................................35 Déclaration de TVA ..............................................................................................48 Devis....................................................................................................................26 Documents d’achat...............................................................................................31 Documents de stock.............................................................................................36 Documents de vente ............................................................................................26 Droits utilisateurs..................................................................................................52 Duplication de documents ....................................................................................33 Dupliquer en.........................................................................................................27 E Echéances .....................................................................................................30, 64 Echéancier...........................................................................................................64 Eco-contribution ...................................................................................................58 Ecran de travail ....................................................................................................21 Ecritures de simulation .........................................................................................42 e-mail...................................................................................................................33 Encaissement.......................................................................................................45 exercices comptables...........................................................................................41 Expert Comptable ..........................................................................................24, 66 Export paramétrable.............................................................................................71 F Facture...........................................................................................................30, 32 Facture d’achat ....................................................................................................44 Facture d’acompte................................................................................................34 Facture de vente ..................................................................................................44 Fonctions avancées .............................................................................................55 Fournisseurs ........................................................................................................25 Frais de port.........................................................................................................61 G Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grand Livre interactif............................................................................................71 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................5177 H Historique client....................................................................................................27 Historique de la ligne............................................................................................63 Historique des achats...........................................................................................64 Historique des ventes...........................................................................................64 Historique du document..................................................................................27, 63 Historique eco-contribution...................................................................................59 I Import paramétrable.............................................................................................70 Imprimer...............................................................................................................50 indemnités kilométriques ......................................................................................48 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................59 Inventaire .............................................................................................................37 J Journal .................................................................................................................42 Journal des événements ......................................................................................73 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettrage automatique ...........................................................................................71 Lettrer un compte .................................................................................................47 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livrer une commande...........................................................................................29 M Marqué comme imprimé.......................................................................................27 Marqué comme non imprimé................................................................................27 Modèle .................................................................................................................70 Mot de passe........................................................................................................24 Mouvements de stock ..........................................................................................38 N notes de frais........................................................................................................48 Numerotation........................................................................................................23 Numérotation des pièces......................................................................................42 O Options du dossier ...............................................................................................23P Plan comptable ....................................................................................................20 Pointage entre échéance......................................................................................65 Promotions...........................................................................................................55 Prospects .............................................................................................................25 R Racines non autorisées........................................................................................42 Rapprochement bancaire .....................................................................................47 Récéptionner une commande...............................................................................31 Règlement............................................................................................................34 Règlement client ..................................................................................................34 Règlement fournisseur .........................................................................................34 Regroupement de documents ..............................................................................32 Relances..............................................................................................................66 Relances devis.....................................................................................................66 Relevés bancaires................................................................................................72 Remise de chèques..............................................................................................45 Remise en banque ...............................................................................................35 Remplacement de code........................................................................................69 Reports On Line...................................................................................................67 ROL .....................................................................................................................67 S Saisir dans un guide.............................................................................................44 Saisir dans un journal...........................................................................................42 Sauvegarde..........................................................................................................51 Service à la personne...........................................................................................59 SMS.....................................................................................................................28 Statistiques ..........................................................................................................66 Stocks ..................................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................55 Tarif article ...........................................................................................................24 Tarifs....................................................................................................................55 Traitements sur les écritures ................................................................................42 Transfert comptable .............................................................................................39 Transfert de documents........................................................................................32 TVA..........................................................................................................23, 41, 48 U Utilisateurs ...........................................................................................................5279 V Validation des écritures ........................................................................................49 Ventes..................................................................................................................26 Virement...............................................................................................................45 Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d‟un million d‟euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l‟acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l‟objet d‟un nantissement ou d‟une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l‟article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s‟engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s‟ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l‟exécution de sa commande, par un numéro d‟appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l‟un de ses préposés fait une demande d‟activation au moyen du N° de licence du produit et d‟une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l‟exécution commence immédiatement à compter de l‟activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d‟assistance d‟EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l‟usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s‟engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l‟utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d‟EBP qui font l‟objet d‟un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n‟incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L‟utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l‟informatique une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu‟il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l‟absence d‟une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l‟impact des dommages qui pourraient résulter d‟une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu‟il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d‟un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n‟assume que des obligations de moyens à l‟exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d‟adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d‟un contrat d‟assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu‟EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d‟ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d‟activité, pertes d‟informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d‟un retard ou d‟un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l‟absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d‟un fonctionnement non conforme, d‟un dysfonctionnement, d‟une inaptitude particulière ou d‟une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d‟aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d‟assistance. L‟utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu‟il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d‟appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d‟un million d‟euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l‟entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d‟ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d‟abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d‟effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l‟échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d‟EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d‟une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d‟exécution immédiatement à compter de l‟acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d‟un identifiant composé principalement d‟un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d‟accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d‟EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L‟assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d‟une mise à jour au moyen d‟une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d‟une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d‟exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d‟un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d‟impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d‟un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l‟article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d‟erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l‟attente d‟une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L‟intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d‟EBP et dans le cadre d‟une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu‟avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d‟effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l‟entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s‟engage à détruire, dès la bonne fin de l‟intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d‟email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s‟il apparaît que le Client n‟a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d‟EBP ne peuvent se substituer aux conseils d‟un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d‟une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d‟un problème tel que décrit à l‟article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n‟aurait pas pu être déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l‟informatique » une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu‟il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d‟un défaut du logiciel, d‟une correction tardive d‟un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d‟une insuffisance d‟efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d‟EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l‟année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l‟interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d‟un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l‟achat d‟une licence d‟utilisation limitée à une durée d‟un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d‟un niveau au moins équivalent à celui d‟un service « Privilège » ou d‟un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d‟utilisation du progiciel, le client devra payer à l‟échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d‟EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d‟acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l‟aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l‟aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d‟un Sommaire, d‟un Index qui affiche l‟ensemble des informations traitées dans l‟aide et d‟un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l‟aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d‟évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d‟activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d‟activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 23 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 23 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 24 3.1. Création d‟un client...................................................................................... 24 3.2. Création d‟un fournisseur............................................................................. 24 3.3. Création d‟un contact................................................................................... 24 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 25 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 25 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 27 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 28 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 28 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 29 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 30 5.1. Facturation par copie................................................................................... 30 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 30 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 3113 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 31 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 31 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?32 7.1. Transfert...................................................................................................... 32 7.2. Regroupement............................................................................................. 33 7.3. Duplication .................................................................................................. 33 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 35 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 36 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 37 10.1. Autoriser les stocks négatifs ...................................................................... 37 10.2. Comment créer un bon d‟entrée ou de sortie ?.......................................... 37 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 37 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 38 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ........................................................... 40 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 40 12.2. Le principe général............................................................................. 40 12.3. Mise en place de votre gestion analytique .......................................... 41 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ............................................... 42 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 42 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 43 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ?........................................................... 43 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 43 16.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 43 16.2. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 45 17.1. L‟en-tête .................................................................................................... 45 17.2. Le corps .................................................................................................... 45 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 46 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4614 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 47 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 47 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 48 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 48 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 48 24.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................................ 48 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? ......................................................... 48 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 49 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 49 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 50 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 50 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 29.1. Les groupes d‟utilisateurs .......................................................................... 51 29.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 51 29.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 52 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 54 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 54 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 54 2.1. Regroupement des tarifs/promotions ........................................................... 55 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION..................................................... 57 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 58 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 5815 5.1. Les options.................................................................................................. 58 5.2. Les données................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 59 5.4. L‟attestation fiscale...................................................................................... 59 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 6.1. Création d‟un frais de port ........................................................................... 60 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 61 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 61 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 62 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 62 9.2. Historique du document............................................................................... 62 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 62 9.4. Historique des achats .................................................................................. 62 10. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 63 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS................... 64 12. LES RELANCES .......................................................................................... 64 13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 65 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 65 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 68 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 68 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 68 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 69 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 69 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 71 23. MAP POINT ................................................................................................. 72 24. SAISIE AU KILOMETRE .............................................................................. 72 25. RECHERCHE D‟ECRITURES...................................................................... 7216 26. REGLEMENTS DES TIERS......................................................................... 72 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE....................................... 73 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE ....................................................................... 73 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 73 30. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 73 31. LA PREVISION DE TRESORERIE............................................................... 73 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...................................................... 74 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE............................................................... 74 34. LES BUDGETS ............................................................................................ 74 35. LES RELANCES / RAPPELS....................................................................... 74 36. LES GROUPES D‟ECRITURES................................................................... 75 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 75 INDEX................................................................................................................ 76Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu‟à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l‟acquisition préalablement à l‟installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l‟utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l‟installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d‟exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l‟ordinateur. L‟écran d‟accueil s‟affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l‟unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L‟écran d‟accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l‟installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L‟assistant d‟installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l‟installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S‟ils n‟existent pas, l‟installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L‟installation et l‟utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d‟utilisation de ce produit, autrement, l‟installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l‟étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d‟installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l‟installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d‟installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d‟installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l‟assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l‟installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d‟activation n‟a pas été saisi, le logiciel reste en version d‟évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l‟ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l‟ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l‟acquisition d‟un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d‟activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L‟activation du logiciel se faisant via le site Internet d‟EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d‟Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l‟écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d‟Internet sur votre ordinateur un message d‟information s‟affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d‟activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l‟écran de d‟accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L‟assistant de création s‟ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d‟un document (vente, achat, stock), dans la saisie d‟un règlement, dans la création d‟un rapprochement ou le lettrage d‟un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève (module Compta).  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d‟article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.Comment créer un article ? 23 1.2. Les autres options D‟autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d‟option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l‟aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d‟article « Bien » ou « Service ».. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l‟aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d‟achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d‟achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l‟onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L‟onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d‟avoir plus de détail sur la fiche article.24 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les informations concernant votre contact.Comment gérer les ventes ? 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D‟une barre d‟outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d‟un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l‟onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d‟informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s‟ajoutent :  L‟onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l‟onglet Détail, vous pouvez d‟indiquer un montant d‟acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.26  L‟onglet Facturation contient l‟adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L‟onglet Livraison contient l‟adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L‟onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d‟impression du document ainsi que le nombre d‟exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l‟option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s‟effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L‟onglet Notes de saisir une référence, d‟associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l‟historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L‟historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n‟étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l‟envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d‟essais auprès d‟un fournisseur d‟accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). - Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.Comment gérer les ventes ? 27 Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d‟acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s‟affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l‟acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d‟un devis, vous avez la possibilité d'appeler l‟action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d‟une Commande sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».28 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d‟une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d‟un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d‟un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d‟un devis.Comment gérer les ventes ? 29 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d‟une facture sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l‟option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l‟échéance pointée.30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s‟offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose :  D‟un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l‟option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D‟un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d‟associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L‟entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n‟y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l‟ancienneté minimum des bons de livraison.Comment gérer les achats ? 31 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d‟achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d‟achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d‟acompte. Remarque En saisie d‟une commande, d‟un bon de réception ou d‟une facture, si on modifie le prix d‟achat brut ou prix d‟achat net d‟un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d‟achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1. 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d‟une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »).32 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l‟onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d‟achats, détaille l‟ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d‟un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s‟oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d‟un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d‟outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l‟objet et le message du mail s‟affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s‟affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d‟acompte doit être émise pour tout versement d‟acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d‟acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l‟onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d‟attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l‟aide de la souris, sur l‟échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d‟échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l‟option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l‟intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L‟option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L‟option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d‟afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l‟état des règlements associés n‟est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ».36 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n‟oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l‟action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations suivantes sont renseignées : raison sociale du dossier, coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement et du tiers présente sur le règlement, informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l‟aide en ligne (F1).Comment gérer les stocks ? 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s‟effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d‟entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatifs Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l‟option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d‟un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l‟onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d‟entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d‟un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d‟inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L‟assistant de préparation de l‟inventaire s‟ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l‟inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l‟inventaire.38 Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d‟inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d‟inventaire. La feuille d‟inventaire s‟ouvre sur l‟onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d‟articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l‟inventaire s‟étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l‟historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l‟entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l‟aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d‟origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. Comment transférer les éléménts en compta ? 39 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d‟achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  la méthode de comptabilisation des stocks,  les comptes de stock pour chaque fiche articles,  la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l‟état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l‟écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.40 Remarque Afin des pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE L‟analytique permet d‟effectuer une répartition des coûts sur des centres d‟analyse. Il s‟agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l‟électricité, téléphone etc... C‟est avant tout d‟une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l‟analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2.Le principe général Analyser des coûts s‟effectue selon différents axes, par exemple l‟entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d‟analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l‟application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l‟application par des POSTES.Comment gérer l’analytique 41 La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s‟appelle la clef de répartition, la facture d‟achat de matières premiers se répartie à 50% pour l‟atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l‟application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l‟article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L‟analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s‟agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 12.3.Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont :  Commerciaux  Familles Commerciaux  Secteurs Géographiques  Clients  Familles Clients  Sous- Familles Clients  Catégories Tarifaires Clients  Groupe 1 Clients  Groupe 2 Clients  Fournisseurs  Familles Fournisseurs  Sous- Familles Fournisseurs  Catégories Tarifaires Fournisseurs  Groupe 1 Fournisseurs  Groupe 2 Fournisseurs  Articles  Familles Articles  Sous- Familles Articles  Groupe 1 Articles  Groupe 2 Articles42 12.4.La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c‟est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d‟attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d‟abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d‟exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L‟exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l‟exercice courant dans la barre de titre de l‟application. La définition de l‟exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.Comment créer un Compte ? 43 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l‟intitulé. Dans l‟onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l‟opération et l‟option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l‟établissement de la déclaration de TVA. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l‟onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d‟écritures du journal. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 16.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 16.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l‟exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ.44 16.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d‟une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d‟une écriture. Il possible de modifier le statut d‟une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l‟écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 16.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.  Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.  Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.Comment consulter un compte ? 45 16.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d‟un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l‟exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 16.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d‟écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d‟une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d‟une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.. 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l‟état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n‟importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte :  l‟intitulé du compte,  le solde du compte à la fin de l‟exercice sélectionné,  le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l‟exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l‟en-tête.46 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n‟ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s‟affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionnez une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu‟elles sont lettrées.  Répétez l‟opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Vous pouvez également lettrer vos lignes d‟écritures à partir du menu Consultation – Consultation/lettrage. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d‟écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S‟il n‟y a pas d‟écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l‟icône de l‟imprimante.comment établir une déclaration de TVA ? 47 Si l‟écart de rapprochement n‟est pas à zéro à la fin de l‟opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n‟ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n‟ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L‟aperçu de la déclaration. o Les lignes d‟écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d‟importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d‟elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies.48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l‟écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d‟empêcher la modification du journal. Les écritures qu‟il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d‟un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l‟exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? 24.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l‟exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L‟exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d‟un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l‟exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches.  automatiquement, à la création d‟un exercice ou à la clôture d‟un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres - Société. D‟autre part, lors de la création d‟un dossier ou d‟un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d‟ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.Comment imprimer un document ? 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l‟état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l‟un des menus de l‟application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d‟impression, l‟action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d‟associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d‟exemplaires. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d‟effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l‟aide en ligne (F1).50 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d‟après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l‟archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l‟art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c‟est lors de la clôture de l‟exercice ou de la période comptable que la procédure d‟archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l‟assistant d‟archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l‟emplacement des fichiers à générer puis lancez l‟opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l‟en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel‟application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l‟utilisateur a répondu par l‟affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d‟inventaire ou de document,  le changement de code,  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d‟un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d‟après l‟article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 51 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d‟utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d‟utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 29.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 29.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d‟« interdire la connexion » de l‟utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d‟utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.52 29.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d‟une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l‟impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d‟application des droits, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l‟option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l‟identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d‟une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l‟application est un intégré « EBP Compta et Gestion Commerciale Open Line PRO », il n‟est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. L‟utilisation de ces fonctions est détaillée dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d‟affaires ;  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ;  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d‟utilisateurs, vous devez cliquer sur l‟icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d‟associer l‟utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d‟un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d‟une période, des quantités ou du chiffre d‟affaires et d‟une population. Un tarif est défini par la sélection d‟une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d‟une sélection d‟articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu‟à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise.La gestion des tarifs et promotions 55 L‟application d‟une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s‟ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s‟utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarque Il est possible d‟affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1. Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l‟identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont :  Tous les clients ou Tous les fournisseurs  Client /Prospect ou Fournisseur  Famille clients/prospects ou Fournisseur  Sous famille client ou Sous famille fournisseur  Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est :  Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n‟y aura pas de regroupement.56 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clientsLa gestion de l’éco-contribution 57  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l‟étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n‟est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l‟éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.58 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l‟éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L‟option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l‟éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l‟ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d‟une réduction ou d‟un crédit d‟impôt et d‟un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l‟ensemble des paramètres tél que : le numéro d‟agrément simple et sa date d‟obtention ; le numéro d‟agrément qualité et sa date d‟obtention ; l‟intervenant principal. Ainsi que l‟option « Service à la personne inclus dans l‟attestation fiscale ».La Gestion du service à la personne 59 5.2. Les données  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu‟il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L‟option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S‟il n‟y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n‟est pas renseigné, c‟est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d‟heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d‟un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d‟intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l‟option « Nombre d‟heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l‟attestation de l‟année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l‟attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l‟onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d‟indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : Palier sur Montant HT facturé, Palier sur Poids total Brut, Palier sur Nombre total de colis, Palier sur Quantité totale, Palier sur volume total. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu‟à » et « Valeur ». 6.1.3. Compte comptable de la fiche L‟onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d‟un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. La gestion des autres taxes 61 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l‟onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l‟onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l‟onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s‟applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d‟un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s‟effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d‟article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci.62 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d‟un document permet de visualiser le parcours d‟un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d‟imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l‟onglet « Par articles », ensuite sur l‟icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document outransféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte.Les échéanciers 63 10. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion commerciale, la consultation des échéances s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 10.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l‟échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.64 10.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s‟ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l‟option sur l‟exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent :  Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures.  Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d‟échéances créés dans la partie ventilation.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n‟ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d‟échéance de la partie ventilation à une ligne d‟échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS A partir d‟une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 12. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d‟envoi.Reports On Line 65 Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d‟éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. 13. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l‟espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l‟application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l‟aperçu d‟un document, dans la barre d‟outils, vous disposez d‟une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".66 C‟est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c‟est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l‟onglet Liste des documents  La possibilité d‟indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l‟onglet Comptes  La proposition d‟une diffusion immédiate au moment de l‟enregistrement de votre publication si vous n‟avez pas défini une diffusion automatique à travers l‟onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n‟est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l‟action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l‟assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d‟une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d‟une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d‟utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.Reports On Line 67 Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l‟ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d‟un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l‟adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l‟ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d‟accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l‟espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.68 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s‟effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d‟un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s‟effectue alors dans Word. Il est possible d‟envoyer le document par mail ou de l‟imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L‟assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l‟envoi par mail ou l‟impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque‟ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l‟assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l‟impression de vos factures, avoirs, documents d‟acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Les statistiques 69 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d‟obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c‟est à dire de réaliser des importations d‟écritures d‟autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c‟est à dire de réaliser des exportations d‟écritures du logiciel EBP vers d‟autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟assistant de comptabilité Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟assistant.70 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,  Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,  Contacts,  Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),  Bons d‟entrée, Bons de sorite,  Inventaires,  Règlements client / fournisseurs,  Barèmes des éco-contributions,  Groupes,  Secteurs géographiques,  Comptes,  Journaux,  Ecritures. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.Comment réaliser un export paramétrable 71 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs),  Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,  Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,  Contacts,  Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),  Bons d‟entrée, Bons de sortie,  Inventaires,  Règlements client / fournisseurs,  Barèmes des éco-contributions,  Groupes,  Secteurs géographiques. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.72 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d‟outils située au-dessus des onglets permet d‟exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Carte‟ et de calculer l‟itinéraire d‟après toutes les adresses de la sélection courante. L‟ordonnancement des étapes n‟est pas disponible pour le moment. L‟itinéraire est donc calculé dans l‟ordre des adresses présentes dans le tableau de l‟onglet „Données‟.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Géocoder‟ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 24. SAISIE AU KILOMETRE Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie , vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette option doivent d‟abord être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 25. RECHERCHE D‟ECRITURES La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d‟effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 26. REGLEMENTS DES TIERS Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l‟ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.Rapprochement bancaire automatique 73 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d‟effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie et d‟importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d‟écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l‟une de ces fenêtres, vous pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d‟un ou plusieurs comptes à l‟écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l‟échéancier d‟une ligne ou le document lié à cette ligne. 30. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d‟afficher à l‟écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d‟un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 31. LA PREVISION DE TRESORERIE Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d‟établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptabilité que vous saisirez manuellement.74 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l‟assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Trésorerie. 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Le logiciel vous permet d‟effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un niveau de postes. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l‟analytique vous permet d‟accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale. 34. LES BUDGETS Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l‟onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 35. LES RELANCES / RAPPELS Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d‟accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.Les groupes d’ECRITURES 75 36. LES GROUPES D‟ECRITURES Le logiciel vous permet d‟appliquer un groupe d‟écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l‟établissement A de celles concernant l‟établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d‟activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l‟assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.76 Index A A nouveaux ..........................................................................................................48 Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................31 Acompte...............................................................................................................34 Actualiser la TVA des documents.........................................................................27 Aide sur EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO...........................11 Analytique ............................................................................................................40 Archivage.............................................................................................................50 Articles ...........................................................................................................22, 23 Assistants de mise à jour......................................................................................56 Attestation fiscale .................................................................................................59 B Balance interactive...............................................................................................73 Barème des commissions ....................................................................................61 Barème eco-contribution ......................................................................................57 Bon d‟entrée.........................................................................................................37 Bon de livraison / BL ............................................................................................28 Bon de retour / BR................................................................................................28 Bon de sortie........................................................................................................37 Budgets................................................................................................................74 C Champs personnalisés.........................................................................................52 Clients..................................................................................................................24 Clôture annuelle...................................................................................................48 Clôture mensuelle ................................................................................................48 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................27 Commandes fournisseurs.....................................................................................31 Commerciaux.......................................................................................................61 Commissions........................................................................................................61 Communication Entreprise-Expert........................................................................69 Comptabilité analytique ........................................................................................74 Compte ................................................................................................................43INDEX 77 Configuration minimale.........................................................................................17 Consultation d'un compte .....................................................................................45 Contact ................................................................................................................24 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................69 D Dates d'exercices .................................................................................................42 Décaissement ......................................................................................................35 Déclaration de TVA ..............................................................................................47 Devis....................................................................................................................25 Documents d‟achat...............................................................................................31 Documents de stock.............................................................................................37 Documents de vente ............................................................................................25 Droits utilisateurs..................................................................................................52 Duplication de documents ....................................................................................33 Dupliquer en.........................................................................................................26 E Echéances .....................................................................................................29, 63 Echéancier...........................................................................................................63 Eco-contribution ...................................................................................................57 e-Commerce ........................................................................................................71 Ecran de travail ....................................................................................................21 Ecritures de simulation .........................................................................................44 e-mail...................................................................................................................33 ETEBAC...............................................................................................................36 exercices comptables...........................................................................................42 Expert Comptable ..........................................................................................23, 68 Export paramétrable.............................................................................................71 F Facturation périodique..........................................................................................30 Facture...........................................................................................................29, 32 Facture d‟acompte................................................................................................34 Fonctions avancées .............................................................................................54 Fournisseurs ........................................................................................................24 Frais de port.........................................................................................................60 Frais et pénalités de retard...................................................................................74 G Génération automatique des règlements ..............................................................64 Gestion des fenêtres ............................................................................................2378 Grand Livre interactif............................................................................................73 Grilles analytiques................................................................................................41 Groupe d‟écritures................................................................................................75 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................51 H Historique client....................................................................................................26 Historique de la ligne............................................................................................62 Historique des achats...........................................................................................62 Historique des ventes...........................................................................................62 Historique du document..................................................................................26, 62 Historique eco-contribution...................................................................................58 I Import paramétrable.............................................................................................70 Imprimer...............................................................................................................49 indemnités kilométriques ......................................................................................47 Initialisation du dossier.........................................................................................22 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................59 Inventaire .............................................................................................................37 J Journal .................................................................................................................43 Journal des événements ......................................................................................50 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettrage automatique ...........................................................................................73 Lettre de relance ..................................................................................................64 Lettrer un compte .................................................................................................46 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livrer une commande...........................................................................................27 M MAP Point............................................................................................................72 Marqué comme imprimé / Marqué comme non imprimé .......................................26 Modèle .................................................................................................................69 Modèle par tiers ...................................................................................................49 Mouvements de stock ..........................................................................................38 N notes de frais........................................................................................................47INDEX 79 Numerotation........................................................................................................22 Numérotation des pièces......................................................................................43 O OD analytique ......................................................................................................74 Options du dossier ...............................................................................................22 P Plans analytiques .................................................................................................40 Pointage entre échéance......................................................................................63 Postes analytiques ...............................................................................................40 Prévision de trésorerie .........................................................................................73 Promotions...........................................................................................................55 Prospects .............................................................................................................24 Publipostage ........................................................................................................68 R Rapprochement bancaire ...............................................................................46, 73 Rapprochement bancaire automatique.................................................................73 Récéptionner une commande...............................................................................31 Recherche d‟ecritures ..........................................................................................72 Règlement............................................................................................................34 Règlement client ..................................................................................................34 Règlement fournisseur .........................................................................................34 Reglements des tiers............................................................................................72 Regroupement de documents ..............................................................................33 Regroupement des tarifs/promotions....................................................................55 Relances..............................................................................................................64 Relances / Rappels ..............................................................................................74 Relances devis.....................................................................................................64 Remise en banque ...............................................................................................35 Remplacement de code........................................................................................68 Reports On Line...................................................................................................65 ROL .....................................................................................................................65 S Saisie au kilometre...............................................................................................72 Saisir dans un guide.............................................................................................45 Saisir dans un journal...........................................................................................43 Sauvegarde..........................................................................................................49 SEPA ...................................................................................................................36 Service à la personne...........................................................................................58 SMS.....................................................................................................................26 Statistiques ..........................................................................................................6980 Stocks ..................................................................................................................37 Stocks négatifs.....................................................................................................37 T Tableau de bord...................................................................................................54 Tableau de bord personnalisable .........................................................................54 Tarif article ...........................................................................................................23 Tarifs....................................................................................................................54 Taxes ...................................................................................................................61 Traitements sur les écritures ................................................................................44 Transfert comptable .............................................................................................39 Transfert de documents........................................................................................32 TVA..........................................................................................................22, 43, 47 U Utilisateurs ...........................................................................................................51 V Validation des écritures ........................................................................................48 Ventes..................................................................................................................25 Virements et Prélèvements ..................................................................................74 Compta Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A 910 • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et   conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION ..................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21 1.2. Les autres options .......................................................................... 21 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 23 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25 5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ............................................................................................................... 26 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26 6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26 1314 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 8.2. Le corps .......................................................................................... 28 8.3. Le pied ............................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37 7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38 INDEX.................................................................................................... 39Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 150BINSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence 170BINSTALLATION Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 0BINSTALLATION Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ƒ Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. ƒ Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. ƒ Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 211BPRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ƒ Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ƒ Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. 231BPRISE EN MAIN Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ƒ Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ƒ Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ƒ N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ N° de document : La saisie du numéro de document est libre. ƒ Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ƒ Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ƒ Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ƒ Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 251BPRISE EN MAIN 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 6.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ƒ Les encaissements ƒ Les décaissements ƒ Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ƒ Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ƒ l’intitulé du compte, ƒ le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ƒ le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 271BPRISE EN MAIN 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionner une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 291BPRISE EN MAIN 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ƒ Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ƒ Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ƒ Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 311BPRISE EN MAIN 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux. ƒ automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 331BPRISE EN MAIN Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ƒ Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ƒ Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 352BLES FONCTIONS AVANCEES 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : • Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...), • Choix du style de l'entête du document, • Choix des données présentes dans l'entête du document, • Choix des données présentes dans le corps du document, • Choix des données présentes dans le pied du document, • Choix de la mise en forme du modèle, • Nom du modèle, • Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de • Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 7. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 372BLES FONCTIONS AVANCEES 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11 Archivage ................................................................................................ 37 B Balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 37 C clôture annuelle ...................................................................................... 22 Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 17 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35 Compte ................................................................................................... 23 Configuration minimale ........................................................................... 15 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 18 Création de modèle ................................................................................ 36 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 E Echéancier .............................................................................................. 37 Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecritures de simulation ........................................................................... 24 Encaissement ......................................................................................... 26 393BINDEX exercices comptables ............................................................................. 22 F Facture d’achat ....................................................................................... 26 Facture de vente ..................................................................................... 26 Fonctions avancées ................................................................................ 35 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 21 Grand Livre interactif .............................................................................. 37 I Import paramétrable ............................................................................... 36 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 23 Journal des événements ......................................................................... 38 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage automatique .............................................................................. 37 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33 M Modèle .................................................................................................... 36 Mot de passe .......................................................................................... 21 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 23 O Options du dossier .................................................................................. 21 41 P Plan comptable ....................................................................................... 18 R Racines non autorisées .......................................................................... 23 Rapprochement bancaire ....................................................................... 29 Relevés bancaires .................................................................................. 37 Remise de chèques ................................................................................ 26 S Saisir dans un guide ............................................................................... 25 Saisir dans un journal ............................................................................. 23 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 35 Ticket Z ................................................................................................... 27 Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31 TVA ............................................................................................. 21, 23, 30 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Ventes comptoir ...................................................................................... 27 Virement ................................................................................................. 26 EBP Assistants Juridiques Open Line TM pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 15 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 19 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 21 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE .................................................. 21 1.2. La vue Document ........................................................................................... 23 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? .......................................................... 24 3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................... 25 3.1. Le texte constant ............................................................................................ 25 3.2. Les zones réservées ...................................................................................... 25 3.3. Les parties à compléter .................................................................................. 25 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ....................................... 25 4. L’EDITEUR DE TEXTE ..................................................................................... 25 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ ...................................................................... 25 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................... 26 5.1. Mise en forme du texte ................................................................................... 26 6. SUIVI DE LA LETTRE ....................................................................................... 29 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 30 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 30 INDEX ................................................................................................................... 31 1314Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go 150BInstallation Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP A Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, 16Comment lancer mon logiciel ? - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : 170BInstallation • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 18Comment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 190BInstallation 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. 20Comment utiliser une bibliothèque Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les documents d’un assistant juridique. 1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ? Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données. Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran. La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre. 1.1.2. Le sommaire Présentation du sommaire Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments : ƒ les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre. ƒ les documents, représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône. Déplacement rapide dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : 211BPrise en main + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. 1.1.1. Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’applique sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés : Cliquez sur le document qui vous intéresse. 1.1.1. Les signets de la bibliothèque Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet. 22Comment utiliser une bibliothèque Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet. Dès qu’un 1 er signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets. Accès à un signet Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document sont automatiquement mis à jour. 1.2. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise à jour. 1.2.1. Guide d’un document L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils. 1.2.2. Acte type d’un document L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables. 231BPrise en main 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? 1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 217), l’acte-type qui doit vous servir de modèle, 2. Cliquer sur l’icône l’éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l’acte-type (voir page 251), 3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 262), 4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2), 5. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 295), 6. Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6). 24L’Acte-type 3. L’ACTE-TYPE L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de quatre types de données différents : 3.1. Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. 3.2. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) 3.3. Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. 4. L’EDITEUR DE TEXTE Pour réaliser votre lettre, le logiciel Assistants Juridiques utilise votre éditeur de texte par défaut : ƒ Un éditeur interne, ƒ Microsoft Word. 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. 251BPrise en main 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE 5.1. Mise en forme du texte 5.1.1. Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot 5.1.2. Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de tout le texte Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. 5.1.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne 26Les fonctions de l’acte-type ¾ Retour à la ligne avec fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. ¾ Retour à la ligne simple La combinaison de touches × + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe ¾ Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. 5.1.4. Déplacement /Copie de paragraphe ¾ Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : 1. Sélectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur à l’endroit désiré, 4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. ¾ La copie de texte correspond à un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. 5.1.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir de la barre Format et de la barre Standard. La barre Format La barre Standard 271BPrise en main 28 Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué. Suivi de la lettre 6. SUIVI DE LA LETTRE 6.1.1. Enregistrement de la lettre à partir de l’assistant Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. 6.1.2. Fermeture de l’assistant Pour fermer l’assistant, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix ou sur le bouton Fermer. 291BPrise en main 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être activée : ƒ Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ƒ Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ƒ Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 30INDEX Index A Accès au service technique .................................................................................. 15 Acte-type ............................................................................................................. 23 Aide sur EBP Compta Ligne PME Open Line .................................................... 11 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 21 Attributs de texte ................................................................................................. 27 C Clôture mensuelle ................................................................................................ 30 Code d'activation ................................................................................................. 17 Configuration minimale....................................................................................... 15 Copie de texte ...................................................................................................... 27 Création de dossier .............................................................................................. 19 D Déplacement dans le sommaire ........................................................................... 21 Déplacement dans le texte ................................................................................... 26 Déplacement de texte .......................................................................................... 27 Développement du sommaire .............................................................................. 21 Dictionnaire ......................................................................................................... 28 Document ............................................................................................................ 23 E Ecran de travail .................................................................................................... 20 F Fermer une fenêtre ............................................................................................... 29 Fin de ligne .......................................................................................................... 26 Fin de texte .......................................................................................................... 26 312BIndex 32 G Guide ................................................................................................................... 23 I Imprimer .............................................................................................................. 30 Initialisation du dossier........................................................................................ 24 Installation ........................................................................................................... 16 L Lancement du logiciel ......................................................................................... 17 Lettre Enregistrer ....................................................................................................... 29 Ligne vierge......................................................................................................... 27 O Ouvrir une bibliothèque ....................................................................................... 21 R Recherche d’un mot ............................................................................................. 22 Retour à la ligne .................................................................................................. 27 S Saisie de texte ...................................................................................................... 26 Sauvegarde .......................................................................................................... 30 Sélection d’une partie .......................................................................................... 26 Sélection de mot .................................................................................................. 26 Sélection de tout le texte ...................................................................................... 26 Signet .................................................................................................................. 22 Sommaire ............................................................................................................ 21 Suppression de texte ............................................................................................ 26 T Texte Attributs ............................................................................................................... 27 Copie ................................................................................................................... 27 Déplacement ........................................................................................................ 27 Saisie ................................................................................................................... 26 Suppression ......................................................................................................... 26 Auto-entrepreneur Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 21 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 22 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 23 4.3. Le pied ........................................................................................................ 23 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 26 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 26 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 2614 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ......................................................... 27 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?......................................................... 27 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? .............................................................................................. 27 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? .............................................................................. 28 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 31 3.1. Les options.................................................................................................. 31 3.2. Les données................................................................................................ 31 3.3. Les documents............................................................................................ 32 3.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 32 4. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 32 5. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 6. LES STATISTIQUES...................................................................................... 33 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 33 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................... 34 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go (2 Go pour Windows Vista)  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-EntrepreneurPratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 22 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Comment saisir un devis ? 23 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et de saisir le numéro de TVA intracommunautaire. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.24  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque A l’enregistrement du premier devis, apparaîtra le message d’information suivant : « La loi oblige à indiquer certaines mentions légales sur vos devis : - nombre de jours pour lequel l'offre est valable - nombre de jour maximum pour lesquels la prestation et/ou livraison est réalisable à compter de la réception de l'acceptation (L'article L114-1 du Code de la consommation) Veuillez compléter les mentions légales des devis dans les « Paramètres - Société - Documents de ventes » pour qu’elles correspondent à votre activité et vos obligations légales » 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). Comment Transferer, dupliquer un document ? 25 En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.26 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance.Comment saisir une Recette ? 27 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs - Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses. 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisations et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.28 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, prestation de service, etc… L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les statistiques des ventes ;  Un graphique représentant l’évolution de vos recettes et de vos dépenses ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.30 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au net à payer) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Net à payer" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Net à payer du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.La Gestion du service à la personne 31 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. 3.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 3.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale.32 3.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 3.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions - Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 4. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de documents à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.Les échéanciers 33 5. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 6. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients/prospects, Familles clients/prospects  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. 34 Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Reports On Line 35 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  la sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ;  la possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ;  la proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.36 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions « Mettre à jour le planificateur » et « Supprimer la tâche du planificateur » depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créé. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la Gestion Commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de documents non encore lus.Reports On Line 37 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés,  Voir les comptes,  Supprimer les publications,  Supprimer des documents,  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.38 Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line ................................ 11 Archivage................................................................................................ 34 Articles.............................................................................................. 21, 22 Attestation fiscale.................................................................................... 32 B Barème éco-contribution......................................................................... 29 C Charges sociales .................................................................................... 27 Clients..................................................................................................... 22 Code d'activation .................................................................................... 17 Configuration minimale ........................................................................... 15 Corps du devis........................................................................................ 23 Cotisation à la formation professionnelle................................................ 27 Création de dossier................................................................................. 19 D Dépenses ............................................................................................... 27 Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Echéancier.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 26Index 39 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 H Historique clients .............................................................................. 23, 32 Historique éco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 33 Impôts..................................................................................................... 27 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 31 J Journal des événements......................................................................... 34 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 Liste des devis........................................................................................ 23 Livre des recettes ................................................................................... 28 M Mot de passe .......................................................................................... 21 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 2140 P Pied de devis .......................................................................................... 23 Prospects................................................................................................ 22 R Recettes ................................................................................................. 27 Registre des achats ................................................................................ 28 Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 35 ROL ........................................................................................................ 35 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 31 SMS........................................................................................................ 24 Statistiques ............................................................................................. 33 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert de documents.......................................................................... 25